Til Fakultetsstyret for Fakultet for samfunnsvitenskap Postboks 5003 1432 Ås Kopi til Mari Sundli Tveit, Birger Kruse, Siri Margrethe Løksa Vår ref. 14/0751 Vår saksbehandler Deres ref. Ingeborg Hauge Høyland, tlf. ingeborg.hoyland@nmbu.no Vår dato 20.05.2015 Møtebok fra fakultetsstyremøte ved Fakultet for samfunnsvitenskap 20. mai 2015 Til stede: Jon P. Knudsen (leder), Cecilie Rolstad Denby (instituttleder IMT) Gunnar M. Sørbø (seniorforsker CMI), Hilde Lorentzen (instituttleder NIBR) og Ingrid L.P. Nyborg(førsteamanuensis), Kristine Lien Skog (stipendiat), Anne Moxnes Jervell (forsker)ingunn Andersen (seniorrådgiver), Jon Furru (student), Sigri Rosø (student) Forfall: Ola Bettum, Ole Gjølberg og Lars Mørk Fra administrasjonen: Eva Falleth (dekan), Ingeborg Hauge Høyland (seniorrådgiver) Sakliste 14/2015 Godkjenning av innkalling og sakliste Innkalling og sakliste godkjennes 15/2015 Referat fra ID-møte 18.5.2015 Referatet ble utdelt i møtet. Referatet tas til orientering. 1 av 6
16/2015 Førsteamanuensis Ingrid Nyborg, Noragric: Presentasjon «Community Based Policing and post Conclict Police Reform. Et Horizon 2020 Collaborative Partner Research Project Fakultetsstyret takker for orienteringen. 17/2015 Dekanen orienterer: Søkertallene for fakultetets studieprogram er gode Det er inngått avtale med SUA om innbetaling av utestående fordringer De pågående programevalueringene ved HH og ILP går etter planen. Studieleder ved Noragric Kirsti Stuvøy orienterte om oppfølgingsarbeidet etter programevalueringene ved instituttet. Torborg Storaas, personal- og organisasjonsavdelinga, orienterte om arbeidsmiljøundersøkelsen ved NMBU og presenterte en del av resultatene ved fakultetets institutter. Fakultetsstyret tar orienteringene til etterretning. 18/2015 Fremragende utdanning og forskning 1. Fakultetsstyret gir sin tilslutning til rektors ambisjon og satsing på fremragende forskning og utdanning ved NMBU. Fakultetsstyret ber dekan i samarbeid med fakultetets ledergruppe om å gjøre en prioritering av tiltakene. 2. Fakultetsstyret ber om at det arbeides videre med forslaget knyttet til toppforskning. 3. Grunnleggende infrastruktur som hensiktsmessige undervisningslokaler, kontorarealer, faglige hjem, bibliotektjenester, IT-løsninger mm, er en forutsetning for å nå målene. 19/2015 NMBU i Horisont 2020 og ERA og forslag om nye tiltak for å øke deltakelsen Fakultetsstyret ber om at arbeidet med EU-forskning får høy prioritet i inneværende rektorperiode. Fakultetsstyret støtter en prioritering av et administrativt EU støtteapparat under forutsetning av at stillingene finansieres gjennom omprioritering av universitets administrative ressurser. 2 av 6
20/2015 Opptaksrammer for studieåret 2015 Fakultetsstyret viser til sitt vedtak i sak 45/2014 og tilrår ingen endring i opptaksrammen for 2015/16 før de kapasitetsutfordringer Fakultet for samfunnsvitenskap opplever, er møtt. 21/2015 Areal og bygg på Fakultet for samfunnsvitenskap 1. Fakultetsstyret ønsker at ILP samles i et nytt bygg, subsidiært at KA utvides slik at instituttets aktivitet samles. Handelshøgskolen bør disponere Tårnbygningen og Noragric disponere Tivoli og Parkgården, forutsatt tilstrekkelige arealer i disse byggene. 2. Studentene bør i størst mulig grad ha undervisning på sentrale campus og ha fortrinnsrett på undervisningsarealer i Urbygningen og Tårnbygningen. 3. Arbeidet med areal og bygg ved fakultetet, samordnes med Strategisk Campusplan. 4. Det må arbeids aktivt med tiltak for å avhjelpe situasjonen på kort sikt. 5. Fakultetsstyret holdes løpende orientert. 22/2015 Styret si eigenevaluering Det utarbeides en oppsummering som styrets medlemmer godkjenner og som legges ved møteboka. 23/2015 Forberedelse til styringsdialoger Saken utgikk 24/2015 Pilot for utvikling av studieadministrasjon Fakultetsstyret tar saken til orientering og ber dekan å følge opp foreslåtte tiltakene. 25/2015 Referatsaker Møtebok - fakultetsstyremøte 11.2.2015 (godkjent på e-post) Referat fra instituttstyremøter (kun på nett) Sakene tas til etterretning. 3 av 6
26/2015 Eventuelt Kristiane Lien Skog fremmet to saker: 1. Størrelsen på og praksis for bruk av matpakkepenger til phd studenter 2. Praksis ved sykdom som gir rett til forlengelse og rettigheter for småbarnsforeldre/mødre Dekan følger opp sakene administrativt og avklarer videre saksbehandling av sakene. Jon P. Knudsen styreleder 4 av 6
Vedlegg til sak 22/2015 Styret si eigenevaluering Fakultet for samfunnsvitenskap. Oppsummering av styrets vurdering av eget arbeid. Fakultetsstyret ved Fakultet for samfunnsvitenskap har gjennomført en evaluering av eget arbeid. Evalueringen ble foretatt som del av styremøtet 20. mai 2015. Det var forhåndsbestilt to innledninger. Den ene ble holdt av studentrepresentantene, Jon Furru og Sigri Rosø. Den andre ble holdt av eksternt styremedlem, Hilde Lorentzen, NIBR. Disse innledningene dannet utgangspunkt for en etterfølgende diskusjon i styret. Et av styremedlemmene, som selv ikke kunne møte, hadde levert inn synspunkter per epost. Fremstillingen nedenfor gir en sammenfatning av det som fremkom i prosessen: Overordnet Fakultetsnivået er nytt ved NMBU, og dette har preget rammene om styrets arbeid det første året. Det er ulike syn på om forutsetningene for og målet med styrets arbeid er klart. Styringsreglementet tegner en strategisk rolle for styret, men synes i sin nåværende form noe upresist og til dels selvmotsigende. Det er også ulike holdninger i styret til fakultets status. Et mindretall i styret ønsker fakultetsnivået bort. Styrets flertall ser på sin side fakultetsmodellen som en normalmodell for universitetsstyring og dermed også en modell som over tid må finne sin form ved NMBU. Dette forholdet må være gjenstand for dialog mellom fakultet og universitetsledelse. Slik fakultetsstyret ser det, har det i dag begrenset innflytelse, og handlingsrommet er også svært begrenset. Styret opplever selv både å ha kompetanse og vilje til å spille en aktiv rolle i styringskjeden, men opplever å ha for få virkemidler til å kunne spille den strategiske rollen det kunne ha hatt. Styret vurderer at det er en styrke med både eksterne og interne medlemmer. Dette gir impulser fra andre miljøer inn i en ny styringsmodell ved NMBU og fakultetet. Nærmere om rollen Den store strømmen av små og store saker (ofte kun til informasjon) gjør det vanskelig å jobbe på overordnet strategisk nivå noe som er styrets formål. Styret drøftet om en vei videre kan være å arbeide mer selektivt mht hvilke saker som bringes inn for styret og heller jobb dypt, grundig og innovativt med få saker, enn å jobbe bredt og noe overfladisk med mange. Fakultetsstyret opplever oftere å ha enn rådgivende rolle og i mindre grad en strategiske og styrende funksjon. Fakultetsstyret er usikkert på egen betydning i forhold til universitetsstyret og ønsker derfor 5 av 6
tilbakemelding på hvilken merverdi fakultetsstyret har og kan for NMBU. Når det gjelder møtenes innhold og styrets faktiske innflytelse, er dette fundamentale spørsmål som må spilles inn til universitetets sentrale ledelse, og som styret ønsker dialog rundt. Arbeidsform Møtene fungerer stort sett godt og er godt ledet. Det oppleves av enkelte medlemmer som en belastning, at fakultetets eksistensberettigelse trekkes inn i diskusjoner i enkeltsaker, men styret erkjenner samtidig at ulike prinsipielle holdninger til fakultetet må farge styrets diskusjoner. Det ble etterlyst en tydeligere markering av forskjeller mellom sakene når det gjelder viktighet og plass i møtet. Det kan være vanskelig i forkant av møtene å skjønne «statusen» til saken og hvordan man skal prioritere egne forberedelser. Når detaljnivået i diskusjoner i enkelte saker og blir for stort, blir det gjerne utfordrende for de eksterne medlemmene å delta i disse. Arbeidsformen kan forbedres med tydeligere forventning om involvering fra alle medlemmene kanskje gjennom oftere å be om forberedte innlegg, runder rundt bordet e.l. Styrets medlemmer kjenner hverandre kanskje også for dårlig til å få god flyt i diskusjonene. Styret ønsker deg derfor et eget seminar der det jobbes med styrets strategiske rolle. Sakspapirer Sakspapirene vurderes ulikt. Det er mye å lese om saker som ikke får en viktig plass i møtene. Dette kan henge sammen med styrets begrensede mandat og myndighet. Vedtak og konklusjoner er stort sett klare, men det er behov for tydeligere referering og opplysning om revisjon av dokumenter og prosesser som følge av styrets diskusjoner. Dette har betydning for å kunne følge saker og forløp over tid. Møtefrekvens synes å være grei. 6 av 6