Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Rørleggertjenester ved Politiets lokasjoner i Oslo og omegn DL201600390 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 1
INNHOLD 1 ANSKAFFELSEN... 3 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 3 1.2 OPPDRAGSGIVER... 3 1.3 ANSKAFFELSENS FORMÅL... 3 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG... 3 1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET... 4 1.6 ALTERNATIVE TILBUD... 4 1.7 ANTALL LEVERANDØRER... 4 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT... 4 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON... 4 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON... 4 3.2 HENVENDELSER... 5 3.3 TILBYDERKONFERANSE... 5 3.4 TAUSHETSPLIKT... 5 4 KONTRAKT... 5 5 KVALIFIKASJONSKRAV... 6 5.1 LOVPÅLAGTE KRAV... 7 5.2 TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 7 5.3 TILBYDERENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING... 7 5.4 TILBYDERENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER... 7 6 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING... 8 7 FRISTER... 9 7.1 TILBUDSFRIST... 9 7.2 VEDSTÅELSESFRIST... 9 7.3 FREMDRIFTSPLAN... 9 8 TILDELINGSKRITERIER... 9 9 INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING... 9 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 2
1 ANSKAFFELSEN 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 1.2 OPPDRAGSGIVER Politi- og lensmannsetaten leier et betydelig antall eiendommer og bygningsmasse av varierende bruksmål, størrelse og geografisk spredning. Politiets fellestjenester (PFT), heretter kalt oppdragsgiver, er tillagt ansvaret for anskaffelse, forvaltning, drift og vedlikehold av etatens bygningsmasse. Ansvarsområdet dekker hele landet og omfatter vel 700.000 leide kvadratmeter fordelt på ca. 350 lokasjoner. For mer informasjon om oppdragsgiver: www.politi.no. 1.3 ANSKAFFELSENS FORMÅL Oppdragsgiver skal inngå rammeavtale med en leverandør for utførelse av planlagte og akutte rørleggertjenester som oppstår i forbindelse med drift og vedlikehold av bygningsmassen i Oslo og omegn 1. For enkelte oppdrag så kan gårdeier kreve bruk av egne avtaler. Oppdragsgiver vil fortløpende ut i fra behov foreta avrop på rammeavtalen. Leverandøren plikter å levere i samsvar med det som følger rammeavtalen. Oppdragsgiver krever at leverandøren har kapasitet til å igangsette og utføre oppdrag innen avtalt frist. Se kravspesifikasjon for responstid. Om ikke tilbyder har kapasitet til å gjennomføre oppdrag, vil Oppdragsgiver kunne gå utenom denne rammeavtalen og gjennomføre en egen konkurranse i markedet. Ved oppdrag estimert over kr 300.000,- eks mva eller ved spesielle behov, som eksempelvis sikkerhetsanskaffelser, kan Oppdragsgiver velge å gå utenom avtalen og lyse ut egen konkurranse. Mer informasjon om anskaffelsen er tatt inn i Vedlegg A Kravspesifikasjon. 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG På grunnlag av tidligere års forbruk kan omfanget av denne avtalen estimeres til kr. 5-8 MNOK eks mva, inklusive materialkostnader i avtaleperioden. Estimatet er kun et anslag og ikke bindende for oppdragsgiver. Enkelte lokasjoner er knyttet opp mot andre kontrakter ved avtaleinngåelse, men skal inngå i denne kontrakten når gjeldende kontrakt er avsluttet. 1 Se vedlegg F for oversikt over lokasjoner som omfattes av anskaffelsen. Oversikten er ikke uttømmende. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 3
DEL 2 (Kontrakt) DEL 1 Avtaleperiode Avtaleperioden er 2 år regnet fra avtalen er signert av begge parter. Opsjon på forlengelse Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge avtalen med de samme betingelser med 1+1 år slik at total mulig avtalelengde blir 4 år. 1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET Tilbud på deler av oppdraget aksepteres ikke. 1.6 ALTERNATIVE TILBUD Alternativt tilbud aksepteres ikke. 1.7 ANTALL LEVERANDØRER Oppdragsgiver vil inngå avtale med 1 leverandør 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT Dette konkurransegrunnlag inneholder følgende dokumenter: Administrative bestemmelser Vedlegg 1 - Tilbudsskjema Vedlegg 2 - Referanseliste Vedlegg 3 - Forpliktelseserklæring Vedlegg 4 Oversikt ansatte Vedlegg A Kravspesifikasjon Vedlegg B Priser Vedlegg C Standard kontraktsvilkår Vedlegg D Kontrakt om kjøp av håndverkstjenester Vedlegg E Forbehold Vedlegg F Lokasjonsoversikt Vedlegg G Annen dokumentasjon fra tilbyder Del 1 skal styre konkurransen frem mot kontrakt, og Del 2 vil utgjøre dokumentene i kontrakten. 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Willy Vestavik e-post: willy.vestavik@politiet.no Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 4
3.2 HENVENDELSER Alle henvendelser skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson per e-post med kopi til post.fellestjenester@politiet.no. E-posten skal minimum merkes med anskaffelsens referansenummer i emnefeltet. Ved spørsmål og/eller dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning og/eller det oppdages feil, kan de skriftlig henvende seg til oppdragsgivers kontaktperson. Tilbyderen oppfordres til å ta kontakt i god tid før tilbudsfristens utløp, slik at PFT har muligheten til å vurdere om konkurransegrunnlaget skal endres, presiseres eller utdypes. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver, eventuelt andre enheter i Politiet, hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktpersoner. Henvendelser mottatt etter 30.09.2016, kan ikke påregnes å bli besvart. Kopi av spørsmålene og PFT's svar og eventuelle rettelser av konkurransegrunnlaget legges kun ut i Doffin, og de som har registrert sin interesse for konkurransen vil få varsel per e-post fra Doffin. 3.3 TILBYDERKONFERANSE Det vil ikke bli avholdt tilbyderkonferanse. 3.4 TAUSHETSPLIKT Tilbyderne har taushetsplikt med hensyn til enhver opplysning om oppdragsgiver, oppdragsgivers systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med denne anbudskonkurransen, jf. Forvaltningsloven 13. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter likeledes å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 3-6. 4 KONTRAKT Avtaleforholdet reguleres av Del 2 Kontraktsvilkår samt alle vedlegg i Del 2. Kontrakten anses som akseptert av tilbyderen, med mindre det tas uttrykkelig forbehold. Slike forbehold skal føres i Vedlegg E Forbehold, og ny formulering og/eller endrede kostnader skal anføres. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyderen. Det bemerkes at tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist. Tilbudet vil likeledes bli avvist dersom det på grunn av forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. I tillegg til standard kontraktsbestemmelser gjelder: Lærlingklausul for oppdrag over kr 250.000,- eks mva. Det er et krav at lærlinger skal delta i utførelsen av kontraktarbeidet. Kravet kan oppfylles av leverandøren eller en eller flere av hans underleverandører. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 5
Arbeidstimene utført av en eller flere lærlinger skal utgjøre minimum 5 % av arbeidstimene knyttet til produksjon i utførende fag (de fag som omfattes av utdanningsprogrammet for byggog anleggsteknikk samt anleggsgartnerfaget) på prosjektet regnet frem til overtakelse. Utenlandske entreprenører kan oppfylle lærlingekravet ved å benytte lærlinger som er tilknyttet offentlig godkjent lærlingeordning eller tilsvarende ordning i annet EU/EØS- land. Leverandøren skal ved oppstart, og på anmodning under gjennomføringen av kontraktsarbeidet, sannsynliggjøre at kravene vil bli oppfylt. Ved kontraktsavslutning skal det fremlegges oversikt over antall lærlingetimer. Timelister skal fremlegges på anmodning. Kravet gjelder ikke for arbeider som det ikke eksisterer lærlingeordning for, eller arbeider som ikke er egnet ut fra arbeidets art og helse, miljø og sikkerhet. Kravet gjelder heller ikke dersom entreprenøren kan dokumentere at det i rimelig omfang er annonsert etter lærlinger, og at en fylkeskommune eller annen relevant institusjon etter en konkret henvendelse fra leverandøren, ikke har sett seg i stand til å formidle lærlinger. 5 KVALIFIKASJONSKRAV Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav (pkt 5.1 5.4) ikke er tilfredsstilt, vil tilbyderens tilbud ikke bli vurdert. I de tilfeller tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon, kan oppdragsgivers kontaktperson, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. Dersom leverandøren må støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene (pkt. 5.3 5.4), skal det dokumenteres at han har råderett over tilbudte ressurser i hele avtaleperioden. Dette gjøres ved å fylle ut og levere Vedlegg 3. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 6
5.1 LOVPÅLAGTE KRAV Krav Tilbyder skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. Skatteattest, felles attest for skatt og merverdiavgift, som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbud. (Attesten, skjema RF-1316, bestilles hos skatteoppkrever eller Skatteetaten, alternativt bestilles og hentes ut i Altinn). Utenlandske tilbydere skal fremlegge egenerklæring der det fremgår at forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt i det landet der tilbyder er etablert. Alternativt kan det legges frem dokumentasjon fra offentlig myndighet på at forpliktelsene er oppfylt. 5.2 TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Krav Tilbyder skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. 5.3 TILBYDERENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING Krav Det kreves at tilbyder skal være ha tilfredsstillende økonomisk gjennomføringsevne. Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyder er etablert. Attesten bør ikke være eldre enn 12 måneder. Tilbyder skal fremlegge kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsbyrå inkludert hele rapporten med tre års regnskap og revisjonsberetning. Kredittvurderingen skal ikke være eldre enn 6 måneder. Oppdragsgiver forbeholder seg rett til å innhente egen kredittvurdering. 5.4 TILBYDERENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER Krav Tilbyder skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag. Tilbyderen skal dokumentere erfaring fra relevante og sammenlignbare oppdrag siste 3 år. Tilbyder skal ha tilstrekkelig kompetanse og kapasitet for å kunne ivareta oppdraget. Tilbyder skal ha et godt og velfungerende system for kvalitetssikring/-styring for Vedlegg 2 Referanseliste skal benyttes Det skal gis en oversikt over foretakets ansatte, hvor det fremkommer fagområde og kompetansenivå (mesterbrev/fagbrev/ufaglært e.l.), samt oversikt over antall som utfører rørleggerarbeider som har fagbrev. Dersom Tilbyder skal støtte seg på underleverandør for å oppfylle kravet, skal dokumentasjonen ovenfor også gjelde for underleverandør. Benytt vedlegg 4. Det presiseres at det ikke skal legges ved CV. Tilbyder skal beskrive sitt system for kvalitetssikring/ -styring og hvordan dette etterleves i praksis. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 7
Krav gjennomføring av denne type oppdrag. Tilbyder skal ha en miljøpolicy som beskriver hvordan tilbyder jobber for å redusere belastningen på miljøet i forbindelse med denne type oppdrag. Dersom tilbyder er sertifisert i henhold til standard for kvalitetssikring/-styring, er det tilstrekkelig at kopi av utstedt sertifikat vedlegges. Dersom tilbyder ikke er sertifisert, må kvalitetssystemet dokumenteres. Dokumentasjonen skal minimum omfatte prosedyrer/rutiner for: avviks- og reklamasjonsbehandling godkjenning av underleverandør prosessen fra mottak og registrering av bestillinger til levering hos kunde har skjedd godkjennelse av timelister pr oppdrag/mnd forhåndsgodkjennelse av overtid spesifisert materielloversikt pr oppdrag/faktura Tilbyder skal redegjøre for policyen. Dersom tilbyder er sertifisert er det nok å levere kopi av sertifikat. 6 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING Tilbudet skal: 1. være skriftlig og inneholde utfylt tilbudsskjema som er datert og signert av person som har fullmakt til å forplikte tilbyder. 2. Leveres direkte Politiets Fellestjenester Fridtjof Nansens vei 14, 0369 Oslo, alternativt sendes med post (bedriftspakke) til Politiets Fellestjenester Postboks 8031 Dep. 0030 Oslo: v/willy Vestavik. Tilbudet skal ikke avgis med elektronisk middel (e-post). 3. utformes på norsk. Det samme gjelder alle vedlegg. Der tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon (eks. skatteattest) på det forespurte språk kan oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt dokumentasjon på annet språk kan aksepteres. 4. leveres med: kvalifiseringsdokumentene og tilbudsdokumentene leveres i ringperm med skilleark i 2 eksemplarer. Dokumentene skal ikke limes, stiftes eller innbindes. Det skal brukes skilleark mellom hver inndeling av permene i henhold til strukturen i Vedlegg 1 Tilbudsskjema. ett elektronisk eksemplar (minnepinne). Dersom det er plass til all dokumentasjon på samme medium, kan det leveres ett eksemplar. Tilbyder er ansvarlig for å verifisere at minnepinne er lesbar og identisk med dokumentene i permene. Tilbudet bør leveres/oversendes i lukket forsendelse, og merkes «Tilbud Rørleggertjenester, referansenr. DL201600390». Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 8
7 FRISTER 7.1 TILBUDSFRIST Tilbudsfrist er satt til 7.10.2016 kl. 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på leveringsadressen før utløpet av tilbudsfristen. Det er tilbyderens ansvar at tilbudet kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 7.2 VEDSTÅELSESFRIST Tilbyderen er bundet av tilbudet frem til 16.12.2016 kl. 12.00. 7.3 FREMDRIFTSPLAN Oppdragsgiver har som mål at leverandør skal være valgt innen 26.10.2016. Fastsettelse av endelig fremdriftsplan frem mot leveranser vil skje etter kontraktsignering. Tabell 1 Aktivitet Fast/tentativ Dato/uke Kunngjøring i Doffin Fast 23.08.2016 Tilbudsfrist Fast 07.10.2016 Evaluering/meddelelse om tildeling Tentativ Uke 41-44 Karenstid Tentativ + 10 dager Kontraktsinngåelse Tentativ Uke 45-47 8 TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer utelukkende ut fra hvilket tilbud som har den laveste prisen. Tabell 2 Kriterium Vekt Pris Timepriser Fastpris på hasteoppdrag (oppmøte) 90 % 10 % Vedlegg B Priser 9 INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Det vil være en karensperiode på 10 kalenderdager etter meddelelsen. Når karensperioden er utløpt, har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. Fristen regnes fra dagen etter at meddelelsen er sendt. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 9