NOTAT Saksbehandler: Trude Larsen Sak: 2016/1606 Dato: 13.12.2016 Tlf. direkte: 74 16 80 86 E-post: fmnttla@fylkesmannen.no Avdeling: Landbruksavdelingen Arkivnr: 510 Rapport fra dokumentkontroll Midtre Namdal samkommune 2016 I denne rapporten presenteres resultatene av Fylkesmannen (FM) sin gjennomførte dokumentkontroll i Midtre Namdal samkommune (MNSK) for ordningen «Spesiell miljøtiltak i jordbruket» i 2016. Sammendrag Rapporten beskriver de funn (avvik og merknader) som ble avdekket. Det ble konstatert 6 avvik og 2 merknader. er mangel på oppfyllelse av krav til forvaltningen av ordningen som er fastsatt i eller i henhold til: Reglement for økonomistyring i staten 14 og 15 andre ledd Styrende dokumenter Regelverk og/eller retningslinjene for ordningen Merknad er forhold som ikke er i strid med krav, men der FM finner grunn til å påpeke behov for forbedring. Fylkesmannen har observert at flere saker er behandlet samme dag som søknaden er datert, og at flere søknader er ufullstendig med hensyn til plan, kart og kostnadsoverslag. FM har behov for å presisere at kommunen må gjennomgå sine interne rutiner og saksbehandlingsregler knyttet til arbeidsdelingen mellom søker og saksbehandler. Det er søker sitt ansvar å legge fram plan og kostnadsoverslag for omsøkte tiltak. Disse skal være av en slik kvalitet at kommunen kan foreta en forsvarlig søknadsbehandling. Kommunen må årlig følge opp arbeidsfrister, slik at midler ikke bindes opp og kan benyttes til andre tiltak. Generelt om kommunen Midtre Namdal samkommune, Miljø og landbruk betjener kommunene Namdalseid, Namsos, Fosnes og Overhalla. Overhalla kommune har arbeidsgiveransvaret for de ansatte. Hjemmel for kontrollen Fylkesmannen har det regionale ansvaret for å sikre at statlige midler brukes og forvaltes i samsvar med forutsetningene. Fylkesmannen gjennomfører derfor kontroller av kommunens tilskuddsforvaltning med utgangspunkt i følgende hjemler: a) Reglement for økonomistyring i staten av 12.desember 2003 15, om Kontroll av underliggende virksomheter og andre som utøver forvaltningsmyndighet samt tilskuddsmottakere.
Side 2 av 5 Av bestemmelsens første ledd framgår at Overordnede virksomheter skal ivareta at kontroll med at underliggende virksomheter og enheter utenfor statsforvaltningen som utøver forvaltningsmyndighet, utfører sine oppgaver på en forsvarlig måte og i henhold til 14 (om internkontroll). Vedtaksmyndighet i landbrukssaker er delegert kommunene ifølge forskrifter, men det er Landbruksdirektoratet som er utbetalende og regnskapsførende enhet. Kommunen må derfor medvirke til at Fylkesmannen kan gjennomføre forvaltningskontroller, slik at den statlige landbruksforvaltning kan overholde kravene i økonomireglementets 15. Kontrollen gjennomføres med utgangspunkt i følgende regelverk: FOR-2004-02-04-448 Forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak i jordbruket, med endringer av 16. og 17. februar 2015. Rundskriv 2005-7 Forvaltning av forskrift om spesielle miljøtiltak i jordbruket, for saker avgjort før 2015 Rundskriv 2015-17 Kommentarer til forskrift om spesielle miljøtiltak i jordbruket Gjennomføring av kontrollen Varsel om forvaltningskontroll ble gitt i brev av 15.mars 2016 der det i vedlegget fremgikk hvilke saker fylkesmannen ønsket oversendt. Kommunen sendte over sakene til FM i begynnelsen av april 2016. Pga. kapasitetsutfordringer hos landbruksavdelingen ble kontrollen utsatt til høsten 2016. Kontrollområder registreringer og funn Hele forskriften var ikke gjenstand for kontroll. Det er enkelte tema som ble plukket ut for en gjennomgang. Er saken tilstrekkelig opplyst til å kunne være behandlet etter SMIL-forskriften Er sluttregnskapet i tråd med innvilgning og utbetaling Praksis ved utgåtte arbeidsfrister, og innvilgning av nye frist Tabell 1 viser avvik og tabell 2 viser merknader. Der ikke annet er nevnt, er det henvisninger til forskrift om tilskudd til spesielle miljøtiltak av 4.2.2004 og tilhørende gjeldende rundskriv på det tidspunktet saken ble behandlet av kommunen.
Side 3 av 5 Tabell 1 nr. 1 fra Tilstrekkelig opplyst, kostnadsoverslag. Kommunen har behandlet søknad fra foretaket XXXXXXXXXX uten at søknaden inneholder kostnadsoverslag. 5 andre ledd: Tilskudd innvilges på grunnlag av godkjent kostnadsoverslag for gjennomføring av tiltaket. Det er søker (eller representant for søker) som bør utarbeide kostnadsoverslag. I søknad fra foretaket XXXXXXXXXX har kommunen godkjent kostnadsoverslag som kommunen har laget. nr. 2 Søknad etter at tiltak er gjennomført MNSK har innvilget tilskudd til tiltak som er gjennomført før de er omsøkt hos foretakene XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX (2013 og 2015) og XXXXXXXXXXXXXXXXX. fra Bestemmelser om økonomistyring i staten kapittel 6.2 og 6.3: SMIL er en tiltaksrettet ordning og det følger at det må fremmes søknad før tiltaket gjennomføres. RS 2015-17, punkt 3,4: Vi anbefaler at det av hensyn til planlegging og prioritering for bruk av midlene, normalt ikke gis tilskudd til prosjekt/tiltak som allerede er påbegynt eller utført. I disse søknadene er tiltakene gjennomført før de er omsøkt, og sakene burde vært avvist. Kostnadsoverslag i søknadene er faktura som viser at tiltakene er gjennomført før de er omsøkt. nr. 3 Skriftlig anmodning om utbetaling. MNSK har fortatt sluttutbetaling selv om skriftlig anmodning mangler i søknad fra foretakene XXXXXXXXXXXX (2013), XXX XXXXX og XXXXXXXXXXXXXXXXX. MNSK har foretatt delutbetaling uten at det forelegger skriftlig anmodning i søknad fra foretaket XXXXXXXXX. fra 7: Innvilget tilskudd utbetales etter skriftlig anmodning fra tilskuddsmottaker og når prosjektet eller tiltaket har fått godkjent sluttregnskapet. Det kan likevel foretas utbetalinger på bakgrunn av godkjent dokumentasjon etter hvert som deler av prosjektet eller tiltaket utføres. Minst 25 % av tilskuddet holdes tilbake inntil arbeidet er fullført og sluttregnskapet er godkjent. Kommunen skal ikke foreta utbetaling før det foreligger skriftlig anmodning
Side 4 av 5 nr. 4 Sluttregnskap. MNSK har foretatt sluttutbetaling i søknad fra foretaket XXXXXXXXXXX (2013) uten at sluttregnskap foreligger. fra 7: Innvilget tilskudd utbetales etter skriftlig anmodning fra tilskuddsmottaker og når prosjektet eller tiltaket har fått godkjent sluttregnskapet. Kommunen skal ikke foreta en utbetaling før det foreligger sluttregnskap. nr. 5 fra Arbeidsfrister MNSK innvilget søknad fra foretakene XXXXXXXXXX og XXXXX XXXXX i juni 2011 med arbeidsfrist 31.12.2012 (1,5 år). Kommunen ga utsatt arbeidsfrist til 01.07.2016 etter søknad datert 15.02.2016. Rundskriv 2005-7, til 3 Vilkår: Frist for gjennomføring av prosjekt/tiltak er 3 år fra tilskuddet ble innvilget, med mindre kommunen har satt en kortere frist. For mindre og enklere prosjekt/tiltak kan det være hensiktsmessig at kommunen fastsetter kortere frist. Fristen kan etter søknad forlenges med inntil 2 år, slik at maksimal arbeidsfrist blir 5 år fra innvilgningstidspunktet. Arbeidsfristen kan forlenges med inntil 2 år. Ny arbeidsfrist burde være omsøkt før 31.12.2012, og blitt 31.12.2014. nr. 6 fra Plan og kostnadsoverslag laget av saksbehandler. MNSK har laget plan og kostnadsoverslag i søknad fra foretakene XXXXXXXXXXXXXXXXXXX og XXXXXXXXXXXXXX I søknad fra foretakene XXXXXXXXXXXXXX og XXXXXXXXXXX blir det i søknaden vist til plan og kostnadsoverslag i vedtaket. Rundskriv 2005-7, til 6 Søknad: Kommunen skal ikke lage plan og kostnadsoverslag på vegne av søker, og så i neste omgang behandle søknaden.
Side 5 av 5 Tabell 2 Merknader Merknad nr. 1 Merknad nr. 2 Referanse Referanse Tilstrekkelig opplyst, kart. MNSK har behandlet søknad fra foretaket XXXXXXXX ut fra et oversiktskart der tiltaket ikke er kartfestet. RS 2005-7, til 6 Søknad: MNSK burde i slike saker, ikke starte saksbehandlingen før søknad med vedlegg er fullstendig. Tiltaket burde vært kartfestet slik at det på befaring for sluttutbetalingen kan sjekkes at tiltaket er gjennomført som planlagt. Nå gjeldende forskrift 6 sier: Foretaket skal vedlegge en plan der miljøtiltaket beskrives og kartfestes, og der det redegjøres for målene med prosjektet eller tiltaket. Tilstrekkelig opplyst, plan. MNSK har behandlet søknader fra foretaket XXXXXXXXXX (2013 og 2015) og foretaket XXXXXXXXXX uten at det forelå plan. RS 2005-7, til 6 Søknad: MNSK burde i slike saker, ikke starte saksbehandlingen før søknad med vedlegg er fullstendig. Det er ikke medsendt plan for tiltaket i søknadene. I søknadene vises det til plan som er beskrevet i vedtaket skrevet av MNSK. Der er søker, og ikke kommunen som skal lage plan for tiltaket. Nå gjeldende forskrift 6 sier: Foretaket skal vedlegge en plan der miljøtiltaket beskrives og kartfestes, og der det redegjøres for målene med prosjektet eller tiltaket.