KRAVSPESIFIKASJON For pasientreiser landeveis INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING 2 2 OMFANG 2 3 TJENESTEKATEGORIENE 2 4 KRAV TIL TJENESTEN 3 5 AVVIK 5 6 MILJØ OG SAMFUNNSANSVAR 5 7 IKT-LØSNING FOR ADMINISTRASJON OG DRIFT AV PASIENTREISER 5 8 FAKTURAHYPPIGHET 6 Revidert pr 16.12.2010 1
1 Innledning Kravspesifikasjonen beskriver oppdragsgivers behov, samt de krav og forventninger som stilles til tjenesten. Krav og forventninger gjelder begge transportkategorier (se punkt 2) med mindre annet er særskilt beskrevet. 2 Omfang Tilbudsforespørselen omfatter rekvisisjonsbetalte pasientreiser i to kategorier, i de anbudsområder som fremgår av vedlegg 2, tabell A. Anbudsområdene faller i hovedsak sammen med kommunegrensene, men enkelte unntak forekommer. Omfanget av transport er angitt i vedlegg 2. Det gjøres oppmerksom på at omfanget er stipulert på bakgrunn av erfaringstall, og at variasjoner kan forekomme. Oppdragsgivers stipulerte behov for større kjøretøy og rullestoltilpasset kjøretøy fremgår av vedlegg 2. Det gjøres oppmerksom på at leverandører kan inngi deltilbud, herunder tilbud på et avgrenset geografisk område innen et anbudsområde jf også konkurransegrunnlagets punkt 4.8 og 6.2. Definisjoner: Mindre kjøretøy: Kjøretøy registrert for 5 personer inkl sjåfør. Større kjøretøy: Kjøretøy med mer enn 4 seter egnet for pasientreiser. Samordnede turer: Samordning gjort av Pasientreiser eller transportør for å utnytte transportkapasitet. Kommuneinterne reiser skal samordnes av leverandør i den utstrekning det er mulig. 3 Tjenestekategoriene 3.1 Transportkategori 1 turer internt i anbudsområdet Leverandøren skal være tilgjengelig for oppdrag 24 timer i døgnet for oppdrag innen anbudsområdet (kommuneinterne turer) og for turer som krysser anbudsområdets grenser og som ikke omfattes av kategori 2. Tilbudt materiell skal være stasjonert innenfor anbudsområdet. Leverandøren skal oppgi hvilket eller hvilke stasjoneringssteder han vil ha sitt materiell (bilskjema, vedlegg 7). I den utstrekning oppdragsgiver anser det hensiktsmessig kan kategori 1 også omfatte tilkjøring til kategori 2. Behov for reservekapasitet i kategori 2, vil utløse tildeling av oppdrag til leverandør(er) i kategori 1 i samsvar med den prioritet leverandøren har i denne kategorien. 3.2 Transportkategori 2 turer inn og ut av et anbudsområde Turer inn og ut av anbudsområdet (kommuneeksterne turer), som gjennomføres i tidsrommet mandag fredag 0600 1800, med unntak av bevegelige helg- og høytidsdager. Oppdragsgiver forutsetter at mesteparten av transporten innenfor denne kategori vil gjennomføres med oppstart og avslutning innenfor disse tidsrom. Mindre forskyvning i tidspunktene for oppstart og avslutning på grunn av logistikkmessige og/eller geografiske Revidert pr 16.12.2010 2
forhold kan forekomme. Det vises for øvrig til vedlegg 3, kontraktsvilkår, pkt 10, prisbetingelser. For kategori 2 kreves oppgitt et eller flere startpunkt i anbudsområdet, som vil være utgangspunktet for betaling. Deler av bilparken som tilbys i kategori 2 skal være registrert for mer enn 5 personer inkl sjåfør i de anbudsområder hvor oppdragsgiver har oppgitt slikt behov. Pr i dag blir turer i kategori 2 som hovedregel samordnet (bestilt) av pasientreisekontoret, jf vedlegg 8, Retningslinjer for pasientreiser i Nordlandssykehuset HF. 4 Krav til tjenesten 4.2 Kvalitet Oppdragsgivers forventer en fleksibel tjeneste som legger til rette for tilpasset transport der behovet for slik er tilstede, og en tjeneste som sikrer at pasienten når frem til fastsatt undersøkelses eller behandlingstidspunkt. Pasienter som mottar spesialtransport av medisinske årsaker skal gis en transport tilpasset deres helsetilstand. Mange av disse har behov for regulerbar stol og/eller romslig plass tilsvarende et forsete, særlig på lengre turer. Andel av passasjerplasser med forsetekvalitet, dvs seter med tilsvarende setebredde og som er regulerbare i lengderetning og har regulerbar rygg vil vektlegges. Leverandøren skal påse at rekvisisjoners beskrivelse av særlige behov for tilpasset transport ivaretas, og at pasientens gis en transport som tar hensyn til pasientenes verdighet og med en komfort som ikke påfører pasienten urimelige belastninger eller forverrer pasientens helsetilstand. Sjåføren skal alltid forsikre seg om at personale fra mottakende enhet har overtatt ansvaret for pasienter som trenger særskilt assistanse før oppdraget kan anses fullført. Sjåføren skal også forsikre seg om at pasienter med særskilte behov kommer seg inn på bestemmelsesstedet, og ved hjemreise, inn i egen bolig. Ved behov skal pasienten, med eventuell bagasje, hjelpes helt fra hentested og fram til bestemmelsesstedet. Det forventes at pasientene møtes på en vennlig og hyggelig måte, og at transporten utføres slik at pasientene opplever reisen som sikker og trygg. Bruk av radio og telefon skal tilpasses passasjerenes rett til ro under transport og det skal ikke være unødvendige pauser i kjøringen. Tjenesten skal forøvrig leveres i henhold til gjeldende reisepolicy for Helse Nord, se vedlegg 10. 4.3 Mottak av bestilling Oppdragsgiver forutsetter at han kan forholde seg til kun ett bestillingsmottak. Leverandøren skal være organisert som en enhet med en ledelse, og ha fullmakt til å opptre på vegne av eventuelle underleverandører. Revidert pr 16.12.2010 3
Leverandøren skal bekrefte at han eller eventuelt hans underleverandør(er) vil kunne motta og bekrefte elektroniske bestillinger fra Pasientreiser. Tid fra bestilling av ikke forhåndsbestilte turer frem til pasientens hentested skal som hovedregel ikke overstige 1 time. Dersom tilbud gis på deler av omfanget innen et anbudsområde, må det angis hvilket geografisk område han vil dekke med utgangspunkt i sitt/sine stasjoneringssteder. Leverandøren skal angi om det foreligger øvrige forpliktelser som kan ha innvirkning/begrensning på oppdragsgivers bruk av materiell. Dersom 1. prioritets leverandør ikke kan gjennomføre turen pga manglende kapasitet plikter denne å videreformidle bestillingen til 2. prioritets leverandør innenfor et tidsrom som sikrer at 2. prioritets leverandør kan løse oppdraget i samsvar medpasientens avtale. Leverandøren skal bekrefte at han forplikter seg til slik videreformidling. Leverandøren(e) skal bidra til å oppfylle oppdragsgivers målsetting om økt samordning, og han skal planlegge og utføre reisen slik at oppdragsgiver ikke påføres unødvendige utgifter. Dette omfatter også kontroll av at hente og avleveringssted er korrekt. Oppdragsgiver forbeholder seg rett til å gjøre unntak fra hovedregelen om max 3 passasjerer i biler som er registrert for 5 personer inkl. sjåfør, ved behov og der det faller seg naturlig. 4.4 Materiell En vanlig 5 seters bil har normalt ikke mer enn 3 hensiktsmessige passasjerplasser for lengre turer, og er f. eks. ikke egnet til lang transport av 2 pasienter med hver sin ledsager. Geografiske forhold, reisemønster, samordningsmuligheter mv tilsier at det i kategori 1 er viktig å ha et tilstrekkelig antall kjøretøy. I kategori 2 er det viktig å ha et visst antall kjøretøy med mer enn 4 plasser egnet for pasienttransport. Behovet er nærmere angitt i vedlegg 2. Vedlegg 7, bilskjema skal fylles ut presist, herunder med så konkret angivelse av hvor materiellet vil være stasjonert som mulig. Kjøretøy som leverandøren ikke har pr i dag, men som han vil skaffe seg til gjennomføring av kontrakt, skal dokumenteres med innhentet tilbud eller annen dokumentasjon. Leverandør som gir tilbud i områder hvor oppdragsgiver har behov for rullestol, men som ikke selv eier slike, må dokumentere tilgangen til slikt materiellet ved f. eks. intensjonsavtale om leie/kjøp, underleverandøravtale eller annet. Samtlige kjøretøy må være registrert for 5 personer eller flere og som hovedregel ikke eldre enn 7 år i løpet av avtaleperioden*). For øvrig skal materiellet ha: Godkjent taksameter eller gyldig taksameterfritak gitt av rette myndighet. Taksameterpåbudet gjelder også turvognløyver. For ikke taksameterpliktig løyve kan oppdragsgiver i unntaksvise tilfeller gi fritak for avtalens taksameterplikt. Nødvendig utstyr for elektronisk kommunikasjon med oppdragsgivers IKT-system jf pkt. 9. Revidert pr 16.12.2010 4
Ett fast mobilnummer. Nødvendig sikringsutstyr inkludert barneseter for ulike vektklasser skal være tilgjengelig. *) Dersom særlige grunner foreligger, kan oppdragsgiver gjøre unntak for bruk av eldre materiell. Leverandøren skal bekrefte at taksameter vil programmeres slik at priselementene blir benyttet som avtalt, og at taksameterkvittering enkelt kan kontrolleres opp mot gjeldende avtale. Materiellet skal for øvrig være av alminnelig god standard, og gjerne med trepunkts sikkerhetsbelter. Oppdragsgiver har rett til å besiktige kjøretøyet for å se om det holder den kvalitetsmessige standard som er nødvendig. Det kan kreves at kjøretøyet oppgraderes eller eventuelt ikke benyttes til pasientreiser. 4.5 Personell Leverandørens utførende personell skal være uniformert, beherske norsk muntlig og skriftlig og ha grunnleggende kjennskap til førstehjelp. Før reisen starter, skal føreren forsikre seg om at reisen er en rekvisisjonstur og den til enhver tid rimeligste kjøreruten skal velges. Transportøren har meldeplikt til oppdragsgiver iht. retningslinjene, vedlegg 8. 5 Avvik Gjeldende reisepolicy skal følges. Samtlige avvik skal rapporteres skriftlig og fortløpende inn til pasientreisekontoret. Avviksskjema skal være tilgjengelig for passasjerer i kjøretøyet. Leverandør skal bekrefte at rutiner for avviksmeldinger er etablert ved kontraktsstart. 6 Miljø og samfunnsansvar Helse Nord er opptatt av at det ytre miljø påvirkes i minst mulig grad, og vil legge vekt på leverandørens ansvar for å redusere skader på det ytre miljø. Det som blir vektlagt er bilparkens alder. Den største miljøgevinsten ligger i å utnytte transportkapasiteten på en best mulig måte, og oppdragsgivers forventning om samordning vil bli fulgt opp gjennom fastsatte oppfølgings og utviklingsmøter. 7 IKT-løsning for administrasjon og drift av pasientreiser Pasientreisekontorene i Helse Nord har innført nasjonal IKT- løsning for pasientreiser og taksameterleverandørene utvikler sine taksameter for å ivareta kravene dette medfører. Tilknytningen skjer gjennom standard datagrensesnitt kalt SUTI. Pr i dag omfatter løsningen elektronisk rekvisisjon, elektronisk overføring av bestillinger og statusmeldinger og automatisk registrering av egenandel. I henhold til Helseregisterloven er all overføring av turbestilling for pasientreiser å regne som utlevering av helseopplysninger. Helseregisterloven og tilhørende forskrifter samt eventuelle retningslinjer gitt av Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS gjelder derfor også for Revidert pr 16.12.2010 5
overføring av turbestillinger. Dette betyr for eksempel at leverandøren må forholde seg til taushetsplikt, krav til sletting og rett til innsyn i opplysninger. Leverandør skal bekrefte at han benytter et turbestillings- og taxametersystem som støtter elektronisk overføring av bestillinger og statusmeldinger i henhold til dokumentet " SUTI Integrasjon Pasient Transport, versjon 1.6 av 17. juni 2010". Alternativt: PDA eller tilsvarende utviklet for pasientreiser som kommuniserer via SUTI og som ivaretar behovet for teknisk løsning. Leverandør skal bekrefte at han vil behandle turbestillingsinformasjon i henhold til gjeldende regelverk, og at hans personell vil få nødvendig opplæring i systemet og at de vil følge rutiner nødvendig for korrekt overføring og behandling av opplysninger. 8 Fakturahyppighet Leverandør skal bekrefte at de vil fakturere og oversende oppgjørsinformasjon til Kunden hver 14.dag jf kontraktens punkt 12.1. Revidert pr 16.12.2010 6