KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurranse med forhandling Anskaffelse av innredning for oppdrett av livkylling KONKURRANSEGRUNNLAG INNREDNING FOR OPPDRETT AV LIVKYLLING 1 av 9
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OM ANSKAFFELSEN... 3 1.1 Anskaffelsens innhold... 3 1.2 Anskaffelsens oppdragsgiver... 3 1.3 Oppdragsgivers kontaktperson... 3 1.4 Kontrakt... 3 1.5 Anskaffelsens omfang... 3 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 2.1 Generelle regler og prosedyre... 4 2.2 Tilbudsfrist... 4 2.3 Fremdrift i konkurransen... 4 2.4 Levering av tilbud... 4 2.5 Krav til tilbud... 4 2.6 Tilbudsåpning... 5 2.7 Vedståelsesfrist... 5 2.8 Deltilbud... 5 2.9 Bruk av underleverandører... 5 2.10 Behandling av tilbud... 5 2.11 Forbehold i tilbudet... 5 2.12 Tilleggsopplysninger... 5 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 6 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav... 6 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 6 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 6 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 7 3.5 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere... 7 4 TILDELINGSKRITERIER... 8 4.1 Pris... 8 4.2 Løsningsforslag... 8 5 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN... 9 6 VEDLEGG... 9 KONKURRANSEGRUNNLAG INNREDNING FOR OPPDRETT AV LIVKYLLING 2 av 9
1 OM ANSKAFFELSEN 1.1 Anskaffelsens innhold Akershus fylkeskommune (AFK) ved Hvam videregående skole ønsker tilbud på ny innredning til oppdrett av livkylling. Avtale skal inngås med 1 tilbyder som kan levere komplett innredning i henhold til vedlagte kravspesifikasjon (se vedlegg 1). 1.2 Anskaffelsens oppdragsgiver Denne anskaffelsen gjennomføres av Akershus fylkeskommune (AFK), på vegne av Hvam videregående skole, i det følgende kalt oppdragsgiver. For mer informasjon om oppdragsgiver se http://www.akershus.no og http://www.hvam.vgs.no Se for øvrig kravspesifikasjon. 1.3 Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Stian Tyvand Horne E-postadresse : stian.tyvand.horne@akershus-fk.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.4 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontraktsbestemmelser. 1.5 Anskaffelsens omfang Kjøp av ny innredning til oppdrett av livkylling ved Hvam videregående skole, montert og satt i drift hos oppdragsgiver. Det vil bli gjennomført befaring første halvdel av uke 9 (se vedlegg 1, kravspesifikasjon). KONKURRANSEGRUNNLAG INNREDNING FOR OPPDRETT AV LIVKYLLING 3 av 9
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Generelle regler og prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og II, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. 2.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal leveres innen klokken 10.00, 4. mars 2015. Tilbud som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen, vil bli avvist. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i postgangen og lignende. 2.3 Fremdrift i konkurransen Det er planlagt følgende fremdriftsplan for konkurransen: Uke 8: Kunngjøring av konkurranse Uke 10: Tilbudsfrist Uke 10/11: Forhandlinger Uke 10/11: Utsending av melding om valg av leverandør Uke 11/12: Signering av avtalen 2.4 Levering av tilbud Tilbudet skal leveres innpakket i lukket og nøytral forsendelse merket: Tilbud - innredning for oppdrett av livkylling" Leveringsadresse: Schweigaardsgate 4, hovedresepsjonen plan 2, 0185 Oslo. 2.5 Krav til tilbud Tilbudet og dets tilhørende dokumenter skal være skrevet på norsk. Tilbudet skal ikke stiftes, limes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør kopiering. Tilbudet skal leveres i ringperm (A4 format), og ha følgende kronologisk rekkefølge: Dokumentasjon Skilleark Signert tilbudsskjema (se vedlegg 3) (skal signeres av person med fullmakt.) 1 Attest for skatt og merverdiavgift jf. punkt 3.1 2 HMS-egenerklæring (se vedlegg 5) jf. punkt 3.1 3 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling jf. punkt 3.2 4 Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske stilling jf. punkt 3.3 5 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner jf. punkt 3.4 6 Besvarelse av kravspesifikasjonen (se vedlegg 1) 7 Besvarelse av tildelingskriteriene 8 Eventuelle forbehold 9 Eventuell annen dokumentasjon 10 Tilbudet skal leveres i to eksemplar på papir og ett på minnepinne. Ved motstrid mellom papir- og elektronisk versjon, har papirversjonen forrang. KONKURRANSEGRUNNLAG INNREDNING FOR OPPDRETT AV LIVKYLLING 4 av 9
Den elektroniske versjonen av tilbudet skal, i tillegg til det ovenfor nevnte, inneholde en sladdet utgave av tilbudet. For hjelp til sladdearbeidet, se vedlegg 6 "Veiledning sladding". 2.6 Tilbudsåpning Åpning av tilbudene vil finne sted i AFKs lokaler klokken 12.00, 4. mars 2015. Tilbyderne har ikke anledning til å være tilstede. 2.7 Vedståelsesfrist Tilbyderen skal vedstå seg sitt tilbud til klokken 10.00, 29. mai 2015. 2.8 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi deltilbud 2.9 Bruk av underleverandører Det er tillatt å bruke underleverandører. 2.10 Behandling av tilbud Tilbud vil ikke bli returnert til tilbyderne. 2.11 Forbehold i tilbudet Forbehold som ikke medfører avvisning, vil bli skjønnsmessig priset av oppdragsgiver. 2.12 Tilleggsopplysninger Henvendelse om tilleggsopplysninger sendes konkurransens kontaktperson på e-post, merket «Anskaffelse av innredning for oppdrett av livkylling» i e-postens emnefelt. Vi ber om at eventuelle henvendelser sendes før klokken 10, mandag 2. mars 2015. Spørsmål og svar vil bli formidlet til konkurransedeltakerne i anonymisert form. KONKURRANSEGRUNNLAG INNREDNING FOR OPPDRETT AV LIVKYLLING 5 av 9
3 KVALIFIKASJONSKRAV Oppdragsgiver stiller nedenfor nevnte kvalifikasjonskrav til tilbyder. Dokumentasjon innleveres som en del av tilbudet. Vurdering av om kravene er oppfylt, vil bli vurdert på grunnlag av de dokumenter som fremlegges. Tilbyder som ikke oppfyller konkurransens kvalifikasjonskrav vil bli avvist. 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Norske leverandører skal fremlegge følgende dokumenter: Dokument: Attest for skatt og merverdiavgift* HMS-egenerklæring Dokumentets dato: Ikke eldre enn 6 måneder i forhold til tilbudsfrist. Tilbyder skal vedlegge HMS-erklæring i samsvar med gjeldende forskrift, se vedlegg 4. *Fom. oktober 2014 gjelder en felles skatteattest for skatt og merverdiavgift. Denne bestilles i Altinn. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal være registrert i Dokumentasjon som viser at leverandøren er faglige register, handelsregister eller registrert i faglige register, handelsregister eller foretaksregister, for eksempel annet foretaksregister som foreskrevet i Foretaksregisteret i Brønnøysund. lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal ha den finansielle og Utdrag fra foretakets årsregnskap for 2014 og økonomiske kapasitet som oppdraget revisors revisjonsberetning. Dersom dette ikke er krever. ferdigstilt skal det vedlegges foretakets årsregnskap for 2013 og revisors revisjonsberetning. Foretak som ikke kan oppfylle kravet til utdrag av årsregnskap, kan alternativt fremlegge forretningsplan med overordnet plan for finansiering. Ved vurderingen av leverandørens finansielle og økonomiske stilling innhenter oppdragsgiver selv kredittvurdering fra Dun & Bradstreet Norge AS via StartBank. KONKURRANSEGRUNNLAG INNREDNING FOR OPPDRETT AV LIVKYLLING 6 av 9
3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal disponere over ressurser som har kompetanse og gjennomføringsevne innen de fagområder som oppdraget krever. Leverandøren skal gi en beskrivelse av sin organisasjon, samt hvordan organisasjonen vil bli brukt til gjennomføring av avtalen. Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 2 tilsvarende oppdrag. Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste 5 år, herunder opplysninger om tidspunkt og oppdragsgiver. 3.5 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle de krav til økonomisk og finansiell kapasitet eller teknisk og faglige kvalifikasjoner, som er gjengitt i tabellen ovenfor. Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører for å oppfylle kravene til teknisk og faglige kvalifikasjoner må: a) Underleverandørens kvalifikasjoner dokumenteres i tråd med dokumentasjonskravene angitt i tabellen ovenfor. b) Tilbudet vedlegges en underskrevet erklæring (se vedlegg 5) fra hver av de aktuelle underleverandører. KONKURRANSEGRUNNLAG INNREDNING FOR OPPDRETT AV LIVKYLLING 7 av 9
4 TILDELINGSKRITERIER Tildeling av avtale vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende kriterier med tilhørende vekt: Tildelingskriterier Vekt Pris 60 % Løsningsforslag 25 % Service 15 % 4.1 Pris Totalsum i tilbudsskjema (se vedlegg 3). Alle kostnader som er nødvendig for en komplett leveranse skal være medtatt, inklusive montering ferdig på plass i hønsehuset, opplæring av brukere, samt tilbudte garantier. Laveste totalpris vil gi maksimal score 60 poeng. Øvrige tilbydere vil gis poeng etter tilbudt pris i forhold til laveste pris i henhold til følgende formel: Laveste tilbudt TOTAL PRIS Tilbudt TOTAL PRIS X 60 = Poengscore pris 4.2 Løsningsforslag Det vil bli gitt inntil 25 poeng til den enkelte tilbyder for tildelingskriteriet løsningsforslag. Kriteriet vurderes ut i fra tilbyders besvarelse av kravspesifikasjonen samt eventuell vedlagt dokumentasjon/beskrivelse av tilbudt løsning. Ved vurdering vill oppdragsgiver særlig vektlegge innredningens løsninger, funksjonalitet, kvalitet og brukervennlighet i drift. 4.3 Service Det vil bli gitt inntil 15 poeng til den enkelte tilbyder for tildelingskriteriet service. Kriteriet service er inndelt i følgende undertildelingskriterier: Underkriterier Opplæring og idriftsettelse Service Garantier Dokumentasjon Tilbudt opplæring og idriftsettelse i forbindelse med leveransen skal beskrives utførlig. Ved evaluering av tilbudt opplæring vil oppdragsgiver vektlegge opplæringens innhold, omfang, i hvilken grad leverandør tilbyr flere gjennomføringer, samt dokumentasjon og brukerveiledninger. Tilbudt opplæring skal være inkludert i kjøpsprisen. Vurderes ut i fra leverandørens besvarelse av kravspesifikasjonens punkt 2.1 (krav 15-18). Leverandøren skal utførlig beskrive hvilke garantier som omfattes av kjøpsprisen. KONKURRANSEGRUNNLAG INNREDNING FOR OPPDRETT AV LIVKYLLING 8 av 9
5 Gjennomføring av forhandlinger Konkurransen tillater forhandlinger med leverandørene som har levert tilbud, om alle sider ved de innleverte tilbudene. Forhandlingen vil kunne forløpe i flere faser og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. Reduksjon vil i så fall skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. Forhandlinger vil kunne foregå som møter eller per e-post. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til ikke å forhandle med tilbyderne, hvis et av tilbudene vurderes som tilfredsstillende. Vi oppfordrer derfor leverandørene til å inngi sitt beste tilbud første gang. 6 Avslutning av konkurransen Tilbydere som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding vedrørende hvilken leverandør oppdragsgiver vil inngå kontrakt med, begrunnelse for valget, samt lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. Driften av anlegget er et samarbeid mellom oppdragsgiver og Norsk genressurssenter. Oppdragsgiver utarbeider for tiden en driftsavtale med Norsk genressurssenter. Oppdragsgiver tar forbehold om at denne driftsavtalen er klar før denne anskaffelsens avtale signeres. 7 Vedlegg 1 Kravspesifikasjon 2 Avtaledokument med kontraktsbestemmelser 3 Tilbudsskjema 4 HMS-egenerklæringsskjema 5 Forpliktelseserklæring for bruk av underleverandør 6 Veiledning sladding *** 18.02.2015 Per Corneliussen Rektor Hvam videregående skole Dokumentet er elektronisk godkjent. KONKURRANSEGRUNNLAG INNREDNING FOR OPPDRETT AV LIVKYLLING 9 av 9