Konkurransebeskrivelsen åpen konkurranse kontrakt Totalentreprisentreprise ventilasjonsanlegg Henningsvær skole Dato: 06.05.2016
1 Innbydelsen 1.1 Kort om anskaffelsen Nytt ventilasjonsanlegg Henningsvær skole. Skolen er dimensjonert for 50 elever,. 1.2 Om oppdragsgiver Vågan Eiendom KF 1.3 Forbehold om tillatelser eller finansiering Det tas forbehold om finansiering av prosjektet og forbehold om endelig byggetillatelse/godkjenning av kommunestyret. 2 Anskaffelsesprosedyrer og konkurranseregler 2.1 Anskaffelsesprosedyren Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse, hvilket innebærer at det ikke vil bli gjennomført en «prekvalifiseringsprosess» med utvelgelse av hvem som skal få levere tilbud, og at det ikke er tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. 2.2 Konkurranseregler Lov om offentlige anskaffelser 69.1999 og forskrift om offentlige anskaffelser FOR 2006-04- 07 nr 402 gjelder for konkurransen. 2.3 Kunngjøringen Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-databasen (www.doffin.no) den 09.07.2015, ref. nr. [ ] 2.4 Tilbudsåpning Tilbyderne vil ikke få adgang til å være tilstede ved åpning av tilbudene og tilbyderne vil heller ikke få tilsendt utskrift av protokollen. 3 Grunnlag for tilbudet 3.1 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget består av: Konkurransegrunnlagets del I ( Konkurransereglene ). Dette dokumentet med vedlegg. Enkel beskrivelse Tegninger Konkurransebeskrivelsen åpen konkurranse ventilasjon Henningsvær skole 2
Konkurransegrunnlaget med vedlegg(tegninger) lastes ned fra Doffin i elektronisk format. Anlegget skal tilfredstille krav til ventilasjon i skolebygg. 3.2 Spørsmål og svar til konkurransegrunnlaget Tilbyderen oppfordres til å ta kontakt med oppdragsgiver i god tid før tilbudsfristen utløp dersom han finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller endres. Spørsmålet skal fremsettes skriftlig. Dersom spørsmål fremsettes pr telefon, skal den bekreftes med skriftlig henvendelse. Oppdragsgiver vil sende ut skriftlig meddelelse til samtlige registrerte tilbydere hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. Dersom spørsmål stilles kort tid før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver vurdere om tilbudsfristen skal forlenges. Alternativet er å fastholde fristen, men unnlate å besvare spørsmålet. Spørsmål skal stilles til: Navn: Postadresse: Tord Nilsen Vågan Eiendom KF, Kongsvatnveien 15, 8300 Svolvær Besøksadresse: Kongsvatnveien 15 e-post: tord.nilsen@vagan.kommune.no Telefon 90627254 3.3 Befaring og informasjonsmøte Det vil bli avholdt et informasjonsmøte med etterfølgende befaring. Tilbyderne oppfordres til å gjennomgå konkurransegrunnlaget grundig før informasjonsmøtet, og eventuelt sende inn skriftlige spørsmål i god tid. Det vil også bli anledning til å stille spørsmål på informasjonsmøtet. Tilbydere skal delta på den etterfølgende befaringen. Dersom en tilbyder har unnlatt å delta på befaringen, vil oppdragsgiver legge til grunn at tilbyderen har samme kunnskap om rammebetingelsene for kontraktsarbeidene som de tilbydere som deltok på befaringen. Det føres referat fra møtet/befaringen som vil bli distribuert til samtlige registrerte tilbydere. Referatet er en del av konkurransegrunnlaget. Konkurransebeskrivelsen åpen konkurranse ventilasjon Henningsvær skole 3
Informasjonsmøtet/befaringen avholdes Torsdag den 23. 05 2016 klokken 12.00 Adresse: Henningsvær skole, 8315 Henningsvær 4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudets utforming 4.1.1 Organisering av tilbudsdokumentene Tilbyder skal levere tilbudsbrev som minimum inneholder følgende opplysninger: Entreprise Ventilasjon Henningsvær skole Firmanavn og adresse Organisasjonsnummer Navn, telefonnummer og e-postadresse til tilbyders representant Uttømmende liste over eventuelle forbehold og avvik, jf. pkt. 4.2.1. Tilbudet skal inneholde de tilbudsvedlegg som er angitt i tabellen over kvalifikasjonskriterier i pkt. 5 nedenfor, og tabellen over tildelingskriterier i pkt. 6 nedenfor, jf. kolonne C: Dokumentasjonskrav. Dokumentasjonen skal systematiseres i hht. den vedleggsstrukturen som fremgår av kolonne D:. 4.1.2 Språk Tilbudet skal utformes på norsk. 4.2 Tilbudets innhold 4.2.1 Avvik og forbehold Forbehold og avvik vil kunne føre til avvisning. I stedet for å gi tilbud med forbehold/avvik bør leverandørene stille spørsmål underveis i gjennomføringen av anskaffelsen, jf. pkt. 3.2. Eventuelle forbehold og avvik skal beskrives i tilbudsbrevet. Alle forbehold og avvik skal være presise og entydige og skal inneholde en henvisning til hvilke (t) punkt (er) i konkurransegrunnlaget som ikke er oppfylt. Tilbyderen kan ikke påberope forbehold og avvik som er beskrevet på annen måte. 4.2.2 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. Tilbud på andre løsninger enn de spesifiserte eller som på annen måte ikke er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget vil derfor anses som tilbud med forbehold eller avvik, jf. pkt. 4.2.1 ovenfor. Konkurransebeskrivelsen åpen konkurranse ventilasjon Henningsvær skole 4
4.2.3 Deltilbud a) Det er ikke adgang til å gi tilbud på bare deler av beskrevet arbeidsomfang. 4.3 Offentlighetslova I henhold til 23 i lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd av 19. mai 2006 nr 16 ( Offentleglova ), er tilbud unntatt offentlighet kun frem til leverandør er valgt. Oppdragsgiver har taushetsplikt om forretningshemmeligheter i tilbudene, jf. anskaffelsesforskriftens 3-6. Ved begjæring om innsyn i leverandørens tilbud vil Oppdragsgiver ta kontakt med leverandøren for å avklare hvilke opplysninger som er å anse som forretningshemmeligheter. Oppdragsgiver har plikt til å gjøre en selvstendig vurdering av hva som er omfattet av taushetsplikten, og leverandørens vurderinger kan derfor ikke automatisk legges til grunn. 4.4 Levering av tilbudet 4.4.1 Leveringsadresse Adresse for levering av tilbud pr. post (Postadresse) Vågan Eiendom KF, Kongsvatnveien 15, 8300 Svolvær Adresse for levering av tilbud med bud (Besøksadresse) Vågan Eiendom KF, Kongsvatnveien 15, 8300 Svolvær 4.4.2 Innpakning, format, kopier Tilbudet skal legges i lukket (gjenklistret eller forseglet på annen måte) konvolutt eller pakke. Tilbud skal således ikke sendes pr. e-post eller telefaks. (Dette gjelder også for eventuell ekstra kopi av tilbudet). Tilbudet skal utformes i et originaleksemplar på papir og et eksemplar i elektronisk format på minnepinne eller på CD. Dersom det er avvik mellom papirutgaven og elektronisk utgave, går papirutgaven foran. Konvolutten eller pakken skal merkes på følgende måte: Tilbud Entreprise Ventilasjon Henningsvær skole 4.4.3 Tilbudsfrist Tilbudet skal være mottatt av oppdragsgiver, dvs. kommet frem til angitt postadresse eller besøksadresse, innen følgende frist: Konkurransebeskrivelsen åpen konkurranse ventilasjon Henningsvær skole 5
Fredag 10.06. 2016 kl. 12.00 4.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende frem i 3 måneder fra tilbudsfristens utløp. 4.6 Tilbudskostnader Leverandøren må selv dekke kostnader til å utarbeide tilbud og andre kostnader han påføres ved å delta i konkurransen. 5 Kvalifikasjonskrav 5.1 Obligatoriske krav til skatt og HMS A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjonskrav D: Skatteattester Obligatorisk Norske leverandører skal fremlegge følgende attester: 1. Skatteattest for merverdiavgift (Utstedes av skattefogden i tilbyders fylke) 2. Skatteattest for skatt (Utstedes av kemner/ kommunekasserer der tilbyder har sitt hovedkontor) Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. (Den som støtter seg på andre norske foretak skal vedlegge tilsvarende dokumentasjon fra disse foretakene, samt forpliktelseserklæring, jf innledende tekst i dette punkt 5.2 tredje avsnitt bokstav b.) 1.1 1.2 5.2 Øvrige kvalifikasjonskrav For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil kriterier, krav og dokumentasjon beskrevet i tabellen nedenfor legges til grunn. Konkurransebeskrivelsen åpen konkurranse ventilasjon Henningsvær skole 6
I tillegg til den dokumentasjonen tilbyder har levert, vil oppdragsgiver selv kunne innhente kredittopplysning av deltakerne og vektlegge denne. Videre vil oppdragsgiver, i tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert, vektlegge eventuelle egne erfaringer med tilbyderen. Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle de krav til økonomisk og finansiell kapasitet og/ eller tekniske og faglige kvalifikasjoner som er gjengitt nedenfor. Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører for å oppfylle kravene til tekniske og faglige kvalifikasjoner må a) underleverandørenes kvalifikasjoner dokumenteres i tråd med dokumentasjonskravene angitt i tabellen nedenfor og b) det vedlegges en underskrevet erklæring fra hver av de aktuelle underleverandører med følgende tekst: Undertegnede firma [underleverandøren må fylle inn eget navn og organisasjonsnummer] forplikter seg til å utføre følgende arbeider [underleverandøren må fylle inn hvilke arbeider som han skal utføre for tilbyder] for entreprenør [navn på tilbyderen] i prosjekt [navn på prosjektet]. Tilbudet skal bestå av tilbudsbrev og de tilbudsvedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell, jf. nærmere i pkt. 4 om tilbudet. A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjonskrav D: Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dersom tilbudet leveres av en gruppe av leverandører, skal hvert enkelt gruppemedlem være et lovlig etablert foretak. Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert (Den som støtter seg på andre foretak skal vedlegge tilsvarende dokumentasjon fra disse foretakene, samt forpliktelseserklæring, jf punkt 5.2 tredje avsnitt bokstav b.) Firmaregistrering 1.4 Økonomisk og finansiell stilling Foretaket skal ha en tilfredsstillende økonomi til å gjennomføre kontrakten. Foretakets årsregnskap, eller utdrag fra dette, for de siste tre år. Dersom leverandøren ikke kan fremlegge ovennevnte dokumentasjonen, eller ønsker å dokumentere at denne gir et misvisende bilde av hans økonomiske situasjon, skal han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling ved hjelp av 1.5 Konkurransebeskrivelsen åpen konkurranse ventilasjon Henningsvær skole 7
ethvert annet dokument som har relevans til foretakets regnskapstall/økonomi. Leverandøren skal særlig begrunne hvorfor den etterspurte dokumentasjonen eventuelt ikke kan leveres eller gir et misvisende bilde. (Den som støtter seg på andre foretak skal vedlegge tilsvarende dokumentasjon fra disse foretakene, samt forpliktelseserklæring, jf punkt 5.2 tredje avsnitt bokstav b.) Tekniske og faglige kvalifikasjoner Foretaket skal ha tilfredsstillende tekniske og faglige kvalifikasjoner Foretakets viktigste arbeider de siste fem årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. (Den som støtter seg på andre foretak skal vedlegge tilsvarende dokumentasjon fra disse foretakene, samt forpliktelseserklæring, jf punkt 5.2 tredje avsnitt bokstav b.) 1.6 Redegjørelse for tilbyderens prosjektorganisasjon for å løse dette oppdraget med navn og CV for alle nøkkelpersoner. CV skal angi formell utdannelse og arbeidserfaring. 1.7 (Den som støtter seg på andre foretak skal vedlegge tilsvarende dokumentasjon fra disse foretakene, samt forpliktelseserklæring, jf innledende tekst i dette punkt 5.2 tredje avsnitt bokstav b.) 6 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig ut fra tildelingskriteriene som fremgår av nedenstående tabell. Tilbudet skal bestå av standard tilbudsbrev og de tilbudsvedlegg som er angitt i kolonne D i nedenstående tabell, jf. nærmere i pkt. 4 om tilbudet. Konkurransebeskrivelsen åpen konkurranse ventilasjon Henningsvær skole 8
Pris* 80% Utfylt tilbudsskjema (vedlagt konkurransegrunnlagets del I) med opplysninger om totalpris og øvrige priselementer. A: Kriterier B: Vekt C: Dokumentasjonskrav D: 2.1 Utfylt mengdebeskrivelse (konkurransegrunnlagets del II, dokumentgruppe B1) med opplysning om enhetspriser [ og opsjoner ] Eventuelle forbehold og/eller avvik 2.2 Tilbudsbrev et Leveringstid** 20% Leverandør må beskrive sin fremdrift 2.5 Merknader til tabellen: * I evalueringen av pris vil den tilbyder som har lavest pris får poengsummen 10. Øvrige tilbydere får et fratrekk i poeng som tilsvarer prosentvis avstand fra laveste tilbyder. 10% høyere pris enn laveste tilbud gir således poengsummen 9 (10 minus 10% av 10). Poengene avrundes normalt til en desimal, men ved liten prisforskjell benyttes så mange desimaler som er nødvendig for å skille mellom tilbudene. ** I evalueringen av leveringstid vil den tilbyder som har tilbudt kortest leveringstid få poengsummen 10. Øvrige tilbydere vil få et fratrekk på 0,1 poeng for hver uke med lengre leveringstid. 7 Ventilasjonsanlegg Henningsvær skole 7.1 Ventilasjonsanlegg Ventilasjonsanlegget skal prosjekteres ihht krav for skolebygg 7.2 Prøvedrift Det stilles krav om min 3 mnd prøvedrift før overlevering. Konkurransebeskrivelsen åpen konkurranse ventilasjon Henningsvær skole 9
8 Vedlegg til konkurransebeskrivelsen 8.1 Mal for tilbudsvedlegg 2.1: Tilbudsskjema Her må oppdragsgiver utarbeide og vedlegge et dokument som inneholder rubrikker som tilbyderen skal benytte for å angi: Totalpris (og eventuelle delpriser) Timepriser for mannskap og evt maskiner Påslagsfaktorer for materialer ved regningsarbeid, tiltransport, administrasjon etc. Pris for eventuelle opsjoner (alternativet er å la disse opplysningene fremgå av mengdefortegnelsen, dvs dokumentgruppe C2) Det skal ikke være et avkryssingsfelt for avvik og forbehold. Eventuelle avvik og forbehold skal inntas i tilbudsbrevet. Det kan eventuelt redegjøres for hvilken mengde timer og hvilket omfang materialer etc. som vil bli lagt til grunn for evalueringen av timepriser og påslag. Dokumentet må ikke inneholde rubrikk for å gi opplysning om leveringstid. Slike opplysninger skal kun gis hvis leveringstid er et tildelingskriterium og da skal de gis i eget tilbudsvedlegg, jf. tabell i punkt 6. Dersom dokumentet skal inneholde en rubrikk for å angi underleverandører bør det presiseres at den som støtter seg på andre foretak skal vedlegge etterspurt dokumentasjon fra disse foretakene, samt forpliktelseserklæring, jf innledende tekst i konkurransegrunnlagets del I, punkt 5.2. Konkurransebeskrivelsen åpen konkurranse ventilasjon Henningsvær skole 10