Fremtidens skole Sauherad Kommunestyrets vedtak 2.5.2013 pkt. 5 KS-023/13 Vedtak: Kommunestyret ber rådmannen legge fram for kommunestyret så snart som mulig eit forslag til plan for planprosess, for bygging av ny skule på Gvarv, og der ein tek med i planprosessen ei vurdering av heile eller delar av eksisterande skulebygg skal behaldas. 1
Prosjektet - mandat Bakgrunnen er politisk vedtak om å utrede fremtidens behov når det gjelder grunnskolen i Sauherad. Hensikt Hensikten med utredningsfasen er å få beskrevet hvilke behov, mål og krav som eksisterer knyttet til fremtidens grunnskole behov i Sauherad, samt å få vurdert ulike alternativer til løsning slik at det foreligger mest mulig informasjon tilgjengelig når det senere skal tas et investeringsvalg. Dette mandatet gir føringer og retningslinjer knyttet til arbeidet i utredningsfasen. Fasen skal inkluderer følgende aktiviteter: Kartlegge og analysere behov, målsetninger og krav Definere ulike konsepter for å dekke behovene, minimum to alternativer i tillegg til nullalternativet Sammenligne konseptene Utarbeide grunnlag for konseptvalg og anbefale konsept Drøfte kontraktsstrategi Planlegge / klargjøre for neste fase Utarbeide saksframlegg og forslag til mandat for planleggingsfasen 2
Prosjektmodell Modellen skal bidra til riktig utvelgelse og gjennomføring av kommunens fremtidige grunn skole behov gjennom investeringer blir iverksatt basert på konsekvensutredet behov forutsigbare og støttende rammebetingelser tydelige interne ansvarsforhold i beslutningsprosessene og i overgang mellom ulike faser effektiv gjennomføring av prosjektet fokus på måloppnåelse og sikring av at gevinster/effekter blir realisert etter prosjektavslutning 3
Beslutningspunkter B0 B1 B2 B3 B4 Bestille oppdrag Konseptvalg Bevilgning Overlevering Avslutning 4
5
B0 Bestille oppdraget Hensikten med B0 er å ta stilling til om det skal settes i gang et arbeid med å utrede konsepter for å løse et behov. Kommunestyret har besluttet at dette arbeidet skal igangsettes. 6
Fase 1 - Utredning Beskrive hvilke behov, mål og krav som eksisterer knyttet til fremtidens grunnskolebehov i Sauherad, samt få vurdert ulike alternativer til løsning Aktiviteter (ikke uttømmende): Etablere team for utredningsfasen og definere roller og ansvar Kartlegge og analysere behov, mål og krav Definere ulike konsepter for å dekke behovene, minimum 2 alternativer i tillegg til nullalternativet Sammenligne konseptene Utarbeide grunnlag for konseptvalg og anbefale konsept Planlegge / klargjøre for neste fase Utarbeide saksframlegg og forslag til mandat for planleggingsfasen 7
B1 - Konseptvalg Hensikten med B1 er å velge et av de framlagte konseptene, samt beslutte om planleggingsfasen skal iverksettes for det valgte konseptet. Beslutningsdokumenter: Saksframlegg, forslag til mandat for planleggingsfasen, konseptvalgutredning, ev. kvalitetssikringsrapport Fire mulige utfall: Prosjektet avsluttes eller blir utsatt Prosjektet videreføres som en ny utredning med andre konsepter (går tilbake til B0) Prosjektet videreføres til planleggingsfasen med endrede forutsetninger Prosjektet videreføres til planleggingsfasen 8
Fase 2 - Planlegging Produsere et plangrunnlag for gjennomføringen av prosjektet Aktiviteter (ikke uttømmende): Planlegge fasen med tilhørende leveranser Etablere team for planleggingsfasen og definere roller og ansvar. Kontrahere eventuelle rådgivere som skal benyttes i fasen. Produsere planer for prosjektgjennomføring. For byggeprosjektet dekker denne fasen skisseprosjekt og forprosjekt, men ikke detaljprosket. Utarbeide saksframlegg 9
B2 - Bevilgning Hensikt med B2 er å ta stilling til om det planlagte prosjektet skal gjennomføres og bevilge midler til gjennomføringen Beslutningsdokumenter: Saksframlegg, styringsdokument, ev. kvalitetssikringsrapport Tre mulige utfall: Prosjektet avsluttes uten gjennomføring Prosjektet gjennomføres under forutsetning av at noen forhold endres Prosjektet gjennomføres 10
Fase 3 - Gjennomføring Gjennomføre prosjektet innenfor de angitte resultatmål Aktiviteter (ikke uttømmende): Etablere team for gjennomføringsfasen og definere roller og ansvar Detaljprosket Planlegge og gjennomføre anskaffelser Gjennomføring (bygging) Overtakelsesforretning(er) Overlevering Planlegge neste fase (avslutning) av prosjektet 11
B3 - Overlevering Hensikten med B3 er å sikre at leveransene fra prosjektet er overlevert og akseptert av bruker og forvalter. Beslutningsdokumenter: Overleveringsprotokoll (for bruker og forvalter) To mulige utfall: Prosjektets leveranser blir ikke godkjent, og prosjektet må gjøre utbedringer Prosjektets leveranse blir godkjent 12
Fase 4 - Sluttfase Formelt avslutte prosjektet og sikre at de erfraringer som prosjektet har gjort seg blir tatt vare på. Normalt skjer dette innen et år etter overlevering for byggeprosjekter. Aktiviteter (ikke uttømmende): Evaluere prosjektet Avslutte prosjektregnskapet Utarbeide sluttrapport og saksframlegg 13
Organisering Politikere Prosjekteier (Rådmann kommunalsjef) Oppdragsleder (Eiendomssjef) Styringsgruppe Prosjektleder Referansegruppe(r) Delprosjekt Delprosjekt 14
Roller Prosjekteier/ Leder av styringsgruppen Overordnet ansvarlig for at prosjektet når sine mål og at gevinst realiseres. Skal sikre at prosjektet til enhver tid er i tråd med overordnede strategier og føringer, lover og regler Har vetorett i styringsgruppen Disponerer prosjektets usikkerhetsreserver ( kan fordele noe av reserven til oppdragsleder og prosjektleder) Bruker Ansvarlig for å påse at prosjektet vil kunne tilfredsstille brukernes behov Oppdragsleder Har den «daglige» kontakten med prosjektleder og er ansvarlig for oppfølgningen av prosjektet fra prosjekteiers side. Kvalitetssikre beslutningsunderlag ved faseoverganger Godkjenne mindre endringer iht. fullmakt. 15