EHF Dokumentasjon Brukerstøtte for EHF - Fakturering
Page 2 of 8 OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 1.0 EHF Fakturering 12.08.2013 AaGH 2.0 06.11.2013 BDR 3.0 Kontaktpersoner: Sylvi E Hansen Aage Gade Halvorsen Berthe Reistad sylvi.hansen@visma.com aage.halvorsen@visma.com berthe.reistad@visma.com
Page 3 of 8 INNHOLDSFORTEGNELSE OM DETTE DOKUMENTET... 2 VERSJONSHISTORIKK... 2 Kontaktpersoner:... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 3 Forord:... 4 Oppsett og valg av aksesspunkt... 4 Oppsett av kunder... 4 Avvik fra standard når det gjelder Enkelt faktura.... 5 Avvik fra standard når det gjelder informasjon omkring ordrenummer i EHF filen.... 5 Bruk og overvåking.... 6 Logg i CS16... 6 Omkjøring i CS40 av fakturaer... 7 Øresavrunding med bruk av EHF format.... 8
Page 4 of 8 Forord: EHF er overføring av fakturatranser i XML format til kunder av butikkene. Alt i forbindelse med ordre og fakturering er standard CS. Så dokumentet referer kun til spesifikke EHF varianter, alt er basert på CS standard system for EHF. Tilpasninger skal kostnadsestimeres av våre utviklere. Oppsett og valg av aksesspunkt Visma Retail må kontaktes for å sette opp aksess punktet som skal motta filene. (Dette er normalt utført i forbindelse med bestilling av EHF faktureringen. Hvis kunde har ordrer i OF10 må disse settes til E for enkelt faktura før fakturering, eller alle ordre må faktureres før oppstart med EHF. (Nedenstående link viser informasjons side for nødvendig opplysninger.) http://www.anskaffelser.no/e-handel/faktura/slik-kommer-du-i-gang Oppsett av kunder Visma Retail må kontaktes for å sette opp aksesspunktet som skal motta filene. BD60 Disse felt er påkrevet: Etternavn/Firma Boks adr Gateadr Postnr/sted N på fakturagebyr Enkeltfaktura (se egen informasjon For samlefaktura) Fakturatype Orgnr Så skal overføringsparametere settes opp pr kunde. Hvis kunden har flere kundenr skal dette bildet settes opp likt på alle aktuelle kundenr.(kundenr på samme organisasjonsnr kan settes opp likt)
Page 5 of 8 Avvik fra standard når det gjelder Enkelt faktura. dvs. en ordre/bestilling danner en faktura. I praksis har enkelte statlige og kommunale kunder bedt om at det må kunne overføres en form for samlefakturaer via EHF. Det er av den grunn lagt inn en mulighet ved at det ikke settes E = Enkeltfaktura i styringsfeltet, da vil systemet sende en faktura som inneholder flere ordre. Fakturaen vil ha ordrehenvisning mot en ordre i EHF, men informasjon om øvrige ordre vil ligge på linjenivå. Avvik fra standard når det gjelder informasjon omkring ordrenummer i EHF filen. Enkelte mottakere av EHF fakturaer har stilt avvikende ønsker til hvordan ordrereferansene skal overføres, dette har resultert i at feltet for ordrereferanse på den enkelte kundes aksesspunkt har fått en viktig betydning. Legges det inn en fast ordre referanse kommer den eksakte ordlyden med i overføringen. Legges ordet NEI i feltet tilsier det at ingen ordrereferanse skal overføres Dersom feltet er blankt, følges standard EHF overføring av ordrereferanse og det aktuelle ordrenummer blir overført.
Page 6 of 8 Bruk og overvåking. Ved fakturering går alt automatisk fra fakturaprogrammet OF20P. Vanlige kunder blir skrevet ut på printer, kunder med e-post blir sendt pr e-post, kunder med E2B blir overført med ftp, og kunder med EHF blir overført til aksesspunktet de er knyttet mot. Logg i CS16 Logg på ftp blir arkivert på dato for overføring i CS16, du finner informasjonen ved å bruke knappen Oppslag loggfil
Page 7 of 8 Omkjøring i CS40 av fakturaer Det er mulig å overføre EHF manuelt på nytt. Dette gjøres i CS40. Oversikten viser følgende felt som er vesentlig: Type overføring : H=EHF format B=Bankgiro E=E2b format M=epost Kolonnen Sendt viser: Antall ganger overført. På EHF vises antall vellykket ftp overføring.
Page 8 of 8 Svar N for å overføre fakturaen på nytt. Ved J skrives fakturaen ut på printer. Øresavrunding med bruk av EHF format. Dersom du har brukt kode 99 for avrunding på faktura total, må denne nå slettes. Det kommunale- og statlige EHF format tillater ikke avrundinger.