HJELPEMIDDELSENTRAL HEDMARK SERVICEVEILEDER TEKNISKE TJENESTER NAV Hjelpemiddelsentral Hedmark SIDE 1
NAV HJELPEMIDDELSENTRAL HEDMARK (HMS-H) ADRESSE / TELEFONER HJELPEMIDDELSENTRALEN I HEDMARK HAMARVEIEN 112 2418 ELVERUM Telefon: 62 02 33 00 Telefaks 62 02 33 01 Epost: nav.hjelpemiddelsentral.hedmark@nav.no Vakttelefon 48 29 80 60 (utenom ordinær åpningstid) Systemrevisjon DATO ENDRET SIGN. 26.mars 2009 Endret liste over hjelpemidler som kan OMZ beholdes i kommunene 2.april 2009 Endret liste over hjelpemidler som kan OMZ beholdes i kommunen (Etac Cross og Bellis) 18.mai 2009 Oppdatert liste over prioritet OMZ 2.juni 2010 Fjernet fax nr til teknisk OMZ 17.aug 2010 Samtale forsterkere kan beholdes av kommunen OMZ 30.nov 2010 Endret på liste over hjelpemidler som beholdes OMZ av kommunen 15. juni 2012 Diverse oppdateringer OMZ 23.apr.2013 Endret liste over hjelpemidler som beholdes av OMZ kommunen 3.juni 2013 Endret tekst side 17 OMZ 11.sept. 2013 Endret liste over hjelpemidler som beholdes av OMZ kommunen 21.mai 2014 Generell oppdatering OMZ 24.april 2015 Endret liste over hjelpemidler som kan OMZ beholdes i kommune 5.mai 2015 Endring i kap.1.1, tatt inn info om sykkel OMZ 26.aug 2015 Endret gi bort liste OMZ 15.mars 2016 Tatt ut seng og personløfter bestillingsord OMZ 4.juli 2016 Endret gi bort liste NAV Hjelpemiddelsentral Hedmark SIDE 2
Iverksatt 1 Oktober 2003 INNHOLD KAPITTEL 1 REPARASJONER / DEMONTERING Innledning side 4 1.0 Generelle rutiner for reparasjon side 5 1.1 Reparasjoner - enklere reparasjoner / rutiner side 6 1.2 Reparasjoner - spesialkompetanse side 10 1.3 Reparasjoner - akuttrep. Utenfor åpningstid side 10 1.4 Servicegrad for reparasjoner utført av hjelpemiddelsentralen side 12 1.5 Oppdrag utført av firma / samarbeidspartnere side 13 1.6 Gjenanskaffelse side 13 1.7 Vedlikehold av hjelpemidler side 13 1.8 Ulykke / nesten ulykke side 13 1.9 Garanti på hjelpemidler side 14 1.10 DEMONTERING side 15 1.11 Tilbakelevering av hjelpemidler side 16 KAPITTEL 2 TILPASSING / TILBEHØR / BYTTE 2.0 TILPASSING - generelt side 18 2.1 Tilpassing - enklere ettertilpassing side 20 2.2 Tilpassing - spesialtilpassing side 20 2.3 TILBEHØR side 20 NAV Hjelpemiddelsentral Hedmark SIDE 3
INNLEDNING Målsetting med serviceveileder Skape forutsigbare tekniske tjenester fra hjelpemiddelsentralen Hjelpemiddel for ansatte i kommunene i Hedmark Ansvarsavklaring mellom hjelpemiddelsentralen, kommunen, bruker og leverandør av hjelpemidler Ansatte i kommunene Brukere/brukerorganisasjoner Andre samarbeidspartnere Målgruppe NAV Hjelpemiddelsentral Hedmark SIDE 4
KAPITTEL 1. RUTINER VED BESTILLING AV TEKNISKE TJENESTER 1.0 REPARASJON - GENERELLE RUTINER REPARASJONER inndeles i ; 1. enklere reparasjoner 2. reparasjoner som krever spesialkompetanse 3. reparasjoner på elektromedisinsk utstyr, spesialkompetanse Alle reparasjoner og vedlikehold av folketrygdens hjelpemidler skal kanaliseres gjennom lokal formidler / kontaktperson eller kommunal servicemann. Denne skal avklare om oppdraget skal utføres av kommunen, eller om oppdraget skal utføres av hjelpemiddelsentralen. Unntak er brukere med brukerpass som har egen individuell avtale. Det oppfordres til å ta kontakt med oss via Epost nav.hjelpemiddelsentral.hedmark@nav.no Hjelpemiddelsentralen skal alltid kontaktes før reparasjon foretas ved pkt. 2 og 3, og ved rekvirering av reparasjonsdeler til enklere reparasjoner. Hjelpemiddelsentralen kontaktes ved å sende utfylt meldeskjema til hjelpemiddelsentralen Som beskrevet nedenfor. Skjema Melding til/fra Hjelpemiddelsentralen Skjemaet har to funksjoner og skal ; Brukes av 1. linjetjeneste/hjelpemiddelsentralen for å gi melding om forhold som har med hjelpemiddel og gjøre, f.eks melding om behov for: service/rep, demontering, spesialtilpasning, deler/tilbehør, bytte av defekt hjelpemiddel. Danne grunnlag for intern bearbeiding ved hjelpemiddelsentralen/i kommunen. Kommunen skal påføre nødvendige brukeropplysninger, hjelpemiddeldata, og kort beskrive oppdraget/behovet/problemet. (I de tilfellene hjelpemiddelet sendes inn til hjelpemiddelsentralen for reparasjon må alle kolli merkes med brukers navn) Uklare eller mangelfulle skjema blir returnert til rekvirent. Skjema sendes hjelpemiddelsentralen pr. post / fax/epost. NAV Hjelpemiddelsentral Hedmark SIDE 5
1.1 REPARASJON - ENKLERE REPARASJONER Hjelpemiddelsentralens virksomhet og ansvar gitt med hjemmel i lov om folketrygd 20-8. Utgifter til installasjon, montering, demontering, reparasjon og vedlikehold kan dekkes av folketrygden når arbeidet krever spesialkompetanse. Hjelpemiddelsentralen har tatt initiativ til å inngå samarbeidsavtaler med offentlige myndigheter, der siktemålet er ansvarsavklaring, koordinering og best mulig ressursutnyttelse. Sentrale samarbeidspartnere er kommunene som etter lov om helsetjeneste i kommunene har ansvar for bl.a. formidling og oppfølging av hjelpemidler. Ved henvendelse til Hjelpemiddelsentralen vedrørende enklere installering, demontering, og reparasjoner / service som ikke krever spesialkompetanse, vil vi opplyse om at disse skal utføres av kommunens personell. ( Jfr. samarbeidsavtale mellom kommunen og hjelpemiddelsentralen. ) Reservedeler til slike rep. dekkes og formidles av NAV Hjelpemiddelsentral. Delene bestilles på skjema Melding til/fra. Nedenfor er det gitt eksempler på oppdrag som ansees som en del av kommunens oppfølgingsansvar, og som vurderes til å være av en slik art at de ikke krever spesialkompetanse. Manuelle rullestoler Slanger, dekk, kompakte dekk, sommer / vinterdekk, hjul, eikebeskytter, drivringer, armstøtter, benstøtter, rygger, hodestøtter, klesbeskyttere, bremser, wirer, antitipp, sikkerhetsbelter, skruer og muttere etc, samt alt manuelt tilbehør som ikke krever spesialtilpassing. NAV Hjelpemiddelsentral Hedmark SIDE 6
Sykkel NAV Hjelpemiddelsentral står for reparasjoner knyttet til elektronikk, batteri/ladning, drivmotorer, skader på rammer og levering av spesialdeler som ikke finnes i vanlig handel. Andre typer reparasjoner utføres av kommune eller bruker. Sykkel er et alminnelig transportmiddel som krever vedlikehold, dette er vedlikehold som alle må utføre som har sykkel. Brukere som har utlånt sykkel må derfor utføre vanlig vedlikehold i egen regi. Dette gjelder følgende oppgaver: Vedlikehold som lade batteri, pumpe luft i dekk, vask og rengjøring. Vedlikehold i form av smøring av kjede, wirer og andre bevegelige deler. Reparasjon/utskifting av slitasjedeler som dekk/slanger og bremser. (gjelder deler som finnes i vanlige handel) Reparasjon/utskifting av standard deler i form av hendler, pedaler, skjermer o.l. (gjelder deler som finnes i vanlige handel) Justering av gear Vedlikehold/reparasjon av lysutstyr. Innkjøp av deler som trengs til service og reparasjon som vanlige sykler er utstyrt med. Ansvaret for punktene over må bruker stå for selv om bruker må benytte et sykkelverksted. Rollator Alle typer reparasjoner og monteringsarbeid Manuelle arbeidsstoler Alle typer reparasjoner og monteringsarbeid. Bad og toalettutstyr Alle typer reparasjoner og monteringsarbeid. ( Ikke elektrisk utstyr) Datatekniske hjelpemidler Kommune / skole er ansvarlig for opplæring og oppfølging i bruk av hjelpemiddelet. Bruker utfører driftsmessig oppfølging på bakgrunn av opplæring gitt av kommune / skole. Sikkerhetskopi av egne dokumenter. Erstatte og montere forbruksmateriell som blekkpatroner, toner, papir o.l. Kontrollere at strømforsyning, kabler og andre mekaniske innretninger er riktig montert. Kommune / skole er ansvarlig for pedagogisk programvare som installeres til bruk i skolesammenheng. Kommune / skole bør utbedre feil som skyldes programvare, og tilbakeføre system backup. Hvis dette ikke er tilstrekkelig, skal eventuelt Hjelpemiddelsentralen/leverandøren ha datamaskinen inn til reparasjon. Hjelpemiddelsentralen/leverandøren vil slette alle data på maskinens harddisk, og opprinnelig programvare vil bli installert. NAV Hjelpemiddelsentral Hedmark SIDE 7
1. Datatekniske hjelpemidler som er gitt som tilskudd uten inkludert serviceavtale i disse tilfellene er bruker selv ansvarlig for eventuelt service/rep. behov, bruker kan eventuell tegne egen serviceavtale med firma. 2. Datatekniske hjelpemidler som er gitt som utlån Hjelpemiddelsentralen installerer / monterer utstyr spesifisert etter vedtak gjort av folketrygden. Når feil eller mangler oppstår med dette utstyret, og kommunen / skolen ikke kan utbedre feilen, ( Jfr. Ovenfor stående punkter) skal hjelpemiddelsentralen kontaktes. Hovedregelen er at hjelpemiddelet skal innleveres til hjelpemiddelsentralen for reparasjon. Utstyret leveres da til kommunalt mottakssted, for videreforsendelse til hjelpemiddelsentralen. Skjema skal medfølge hjelpemiddelet NB! Alle kolli må merkes med brukers navn. Etter reparasjon returneres hjelpemiddelet til kommunalt mottakssted. Mange av hjelpemiddelsentralens leverandører setter som krav at ved eventuelle garantisaker, skal produktet sendes i retur i original emballasje. Vi oppfordrer derfor bruker / skole / kommune til å ta vare på denne, og også benytte denne ved forsendelser til hjelpemiddelsentralen. Datamaskinen er forseglet og skal ikke åpnes uten avtale med hjelpemiddelsentralen. I de tilfeller hvor bruker velger å legge inn egen programvare, oppkobling til Internett etc., vil dette skje for brukers/foresattes egen regning og risiko. For at dette skal gjøres på en forsvarlig måte, jf. aktsomhetskravet, skal dette utføres av personer med datakompetanse, fortrinnsvis et datafirma. Vi gjør oppmerksom på at hjelpemiddelsentralen da ikke lenger har ansvar for service og reparasjon av utstyret, med mindre det kan påvises at feilen ikke skyldes egenhåndtering. Vi forventer at PC-er som blir koblet opp mot Internett blir beskyttet mot virusangrep ved hjelp av et antivirusprogram. Slikt program dekkes ikke av folketrygden. NAV Hjelpemiddelsentral Hedmark SIDE 8
RUTINE VED BEHOV FOR ENKLERE REPARASJONER Ved behov for reparasjon / teknisk bistand av hjelpemidler, som betraktes som enklere reparasjoner, skal teknisk personale i kommunen kontaktes. TEKNISKE RUTINER 1. 1. linjetjeneste / bruker kontakter kommunal servicemann som vurderer / reparerer hjelpemiddelet. Hjelpemiddelsentralen skal kun kontaktes når det er nødvendig med reparasjonsdeler. Om nødvendig kan informasjon og teknisk bistand formidles pr. telefon. 2. Ved behov for reparasjonsdeler rekvireres disse på skjema Melding til/fra Hjelpemiddelsentralen. Hjelpemiddelsentralen sender reparasjonsdeler til mottaker / mottakssted. Reparasjonsdeler kan også hentes på hjelpemiddelsentralen etter avtale med teknisk på hjelpemiddelsentralen. Reparasjonsdeler som ikke er på lager, blir omgående rekvirert fra leverandør. 3. 1. Linjetjeneste i kommunen utfører reparasjonsoppdraget. Arbeid / reise kostnader ved enklere reparasjoner dekkes ikke av hjelpemiddelsentralen. REPARASJONSDELER og TILBEHØR sendes fra hjelpemiddelsentralen ; Med ordinær varerute, eller med posten/bring prioritet på oppdraget. - alt ettersom NAV Hjelpemiddelsentral Hedmark SIDE 9
1.2 REPARASJON - SPESIALKOMPETANSE Utgifter til installasjon, montering, demontering, reparasjon og vedlikehold kan dekkes av folketrygden, når arbeidet krever spesialkompetanse som kommunen normalt ikke har. Reparasjon meldes på skjema Melding til/fra hjelpemiddelsentralen Hjelpemiddelsentralen, vurderer hver reparasjonsordre, og utfører reparasjonen selv, bytter hjelpemidlet eller bestiller reparasjonsoppdrag fra leverandører vi samarbeider med. Reparasjoner meldes til Hjelpemiddelsentralen på skjema som beskrevet i pkt. 1.0 Hjelpemiddelsentralen skal alltid kontaktes, og skal koordinere alle reparasjonsoppdrag som beskrevet under dette punkt. Reparasjoner som hjelpemiddelsentralen vurderer som enklere reparasjoner, blir returnert til rekvirent med følgeskriv. 1.3 REPARASJONER VED AKUTT BEHOV INNLEDNING. Hensikten med å utvikle en nasjonal standard for reparasjon av hjelpemidler ved akutt behov er å sikre at denne ordningen følger samme prosedyre i hele landet. Brukernes situasjon er bestemmende for om det skal utløses akutt reparasjon. Det er brukerens vurdering av situasjonens alvor og hjelpemiddelets betydning for å fungere selvstendig som skal være grunnlaget for å få hjelp. Akutt reparasjon gis i de tilfellene hvor brukeren ikke fungerer uten hjelpemidlet, og at det fører til urimelige store konsekvenser i dagliglivet å være det foruten. Ordningen omfatter alle hjelpemidler som kan sette bruker i en nødsituasjon ved feil/sammenbrudd og som ut fra sakens karakter krever omgående tiltak. Ordningene er ikke en rettighet, men et tilbud. VEILEDENDE OM AKUTT REPARASJON. Brukere kan kontakte vakttelefonen ved fylkets hjelpemiddelsentral for å få assistansen til reparasjon av eget hjelpemiddel når det er akutt behov. Vaktordningen har som mål å tilstreve 24 timers løsningstid for alminnelige hjelpemidler, men det tas forbehold om tilfredsstillende løsninger for spesialtilpassede hjelpemidler, da det til enhver tid vil være styrt av delelager og tilgjengelig fagkunnskap. NAV Hjelpemiddelsentral Hedmark SIDE 10
I henhold til Forskrift om habilitering og rehabilitering, 11 er det kommunenes ansvar å utføre enklere tilpasning, montering, service og reparasjoner på enklere hjelpemidler, samt å yte pleie og omsorg i de tilfeller brukeren blir uten nødvendige hjelpemidler på grunn av reparasjonsarbeider. VAKTTELEFONEN. Ordningen med akutt reparasjon gjelder fra kl. 1500 til kl. 2400 på alminnelige virkedager, og mellom kl. 0800 og kl. 2400 i helger og ved høytidsdager. Vakttelefonene bemannes etter arbeidstid med personell fra hjelpemiddelsentralene som hjemmevakt. Telefonnummer for vakten i Hedmark er: 48 29 80 60 Ved brukerhenvendelser vil vakten vurdere, og avtale med brukerne hvilke tiltak som skal iverksettes ut i fra brukernes situasjonsbeskrivelse. Etter behov koordinerer og organiserer vaktbetjenten aktivitetene til eksterne samarbeidspartnere. Hjelpemiddelsentralene, kommunene og avtaletilknyttede samarbeidspartnere skal i samarbeide finne de beste løsningene for brukerne innen avtalte løsningsfrister. På dagtid (mellom kl. 0900 til kl. 1500) meldes akuttreparasjoner inn til vårt ordinære telefonmottak på 620 23300. VAKTORDNINGENS FUNKSJONSVERKTØY. Vakttelefonsbetjeningen kan rykke ut for å utføre feilrettinger hos brukere utenfor ordinær arbeidstid. Vakten har adgang til en av sentrales servicebiler. Alternativt kan vaktbetjeningen benytte eksterne samarbeidspartnere for å løse en akutt oppgave. UTPLASSERING AV HJELPEMIDLER OG DELER I KOMMUNE. I samarbeid med kommunene finner Hjelpemiddelsentralen egnede lokaler for utplasserte hjelpemidler i kommunene. Hjemmevakten må vite hvor og hva som er i de enkelte lagrene. I samarbeid med kommunene, for eksempel kommunevaktmesterne, foretas det løpende vurderinger av hva de enkelte kommunale delelagrene kan inneholde av deler til enklere vedlikehold, ettersyn og reparasjoner til enhver tid. DOBLE SETT. Hvor bruker og hjelpemiddelsentralen finner det tjenlig kan bruker utstyres med doble sett hjelpemidler. REISER I NORGE. Brukerne på reise i andre fylker henvender seg til vakttelefonen i eget fylke når behov for akuttreparasjon oppstår. Hjemmefylkets vaktordning vi ta kontakt med vaktordningen i besøksfylket for eventuell bistand til bruker. Hjelpemiddelsentralene i besøksfylkene kan ikke avvise brukere med tilfeldige feil på sine hjelpemidler. NAV Hjelpemiddelsentral Hedmark SIDE 11
1.4 SERVICEGRAD VED REPARASJONER UTFØRT AV HMS - H Hjelpemiddelsentralen utfører service og reparasjoner fortløpende avhengig av tilgjengelige ressurser ved avdelingen. Alle reparasjoner meldes av 1.linjetjeneste på skjema Melding til/fra Hjelpemiddelsentralen. Ventetid på service / reparasjoner inndeles etter hjelpemiddelets art og viktighet for brukeren. Målsettingen er at brukerne skal ha hjelp snarest mulig, men reparasjonsoppdragene vil bli gitt prioritering som følger; PRIORITET 1 : Bruker skal ha hjelp innen 24 timer. Reparasjon av hjelpemidler ved akutt behov (akutt reparasjoner) PRIORITET 2 : Bruker skal ha hjelp innen 7 dager. Overvåkingsalarm Stemmevibrator Elektrisk pasientløfter Sikkerhetsbryter Manuell pasientløfter Omgivelseskontroll Takheis Talemaskiner El. rullestol kombinert El. Arbeidsstol Man. Rullestoler Toa-Dusj Transportvogner Badeløftere Trappeheiser Løfteplattform Sjakteheiser Data Kommunikasjonstavler Lese TV Lysluper Telefoner Teleslyngeanlegg Høyttalende telefoner Samtaleforsterkere Varsling/blink/lysanlegg Skolehjelpemidler (hjelpemidler som brukes i skole sammenheng) Senger El.rullestol ute Sykler Porttelefoner Ramper Klokker / ur Avspillere/opptakere Andre hjelpemidler PRIORITET 3 : Skal brukes når det blir gjort annen avtale med bruker, eller ved tilpasning/spesialtilpasninger. Det kan innføres spesielle brukeravtaler i relasjon til arbeidsplass/skole. Brukere med akuttserviceavtale defineres under prioritet 1. NAV Hjelpemiddelsentral Hedmark SIDE 12
1.5 OPPDRAG UTFØRT AV FIRMA / SAMARBEIDSPARTNERE Oppdrag her definert som: installasjoner, demontering, reparasjoner, spesialtilpassing etc. Avhengig av oppdragsmengde og kapasitet må hjelpemiddelsentralen kjøpe tjenester av firma / samarbeidspartnere. Alle oppdrag skal koordineres av hjelpemiddelsentralen. Tildeling av oppdrag Oppdrag oversendes samarbeidspartner i form av bestilling av teknisk service. Fakturaer uten vedlagt eller ikke utfylte rubrikker på bestilling av teknisk servicebestilling honoreres ikke. Oppdrag utført uten hjelpemiddelsentralens godkjennelse honoreres ikke. Tidsfrister Våre samarbeidspartnere skal utføre oppdraget så raskt som mulig og innenfor gitte tidsfrister som beskrevet i Pkt. 1.6. Oppdraget påbegynnes når bestillingsnummeret er mottatt, eller etter annen avtale med hjelpemiddelsentralen. Utførelse av oppdrag Leverandøren skal benytte personell med relevant fagbrev / godkjenninger / opplæring. Oppdraget skal utføres på en profesjonell måte hva angår personlig fremtreden og teknisk utførelse. Hvis oppdraget ikke er i samsvar med bestillingen skal samarbeidspartner gi hjelpemiddelsentralen tilbakemelding før oppdraget påbegynnes. Hjelpemiddelsentralen skal alltid kontaktes hvis reparasjonsoppdraget overstiger 30% av hjelpemiddelets innkjøpspris hvis ikke annet er avtalt i bestillingen. Samarbeidspartner pålegges å undersøke om hjelpemiddelsentralen har kostbare reservedeler tilgjengelig slik at disse kan benyttes. Byttedeler returneres til hjelpemiddelsentralen. Tilbakemelding Etter utførelse av oppdraget skal samarbeidspartner gi skriftlig tilbakemelding på rekvisisjonsskjema fra hjelpemiddelsentralen som vedlegges faktura. Skjemaet skal utfylles nøyaktig og fremstå som dokumentasjon for oppdraget. Et stikkord her er sporbarhet - hva er gjort, av hvem, når, hvor, og hvilke deler er forbrukt etc. Rekvisisjonsskjema skal være signert av bruker. Taushetsplikt Samarbeidspartner og de som representerer denne har taushetsplikt om noens personlige forhold eller om en virksomhets innretninger eller forretningsforhold han eller hans ansatte får kjennskap til ved gjennomføring av oppdraget. Taushetsplikten er avtalefestet med servicepartner. NAV Hjelpemiddelsentral Hedmark SIDE 13
1.6 GJENANSKAFFELSE - TEKNISK VURDERING Hjelpemiddelsentralen skal vurdere alle hjelpemidler som vurderes utskiftet på grunn av feil eller tekniske mangler. Hver enkelt reparasjonsordre blir vurdert i forhold til det enkelte hjelpemiddel sin alder, funksjon og kostnad. Blir kostnaden ved reparasjon vurdert å være for stor, vil hjelpemidlet bli gjenanskaffet med et tilsvarende. Ved bytte kreves nytt måleskjema utfylt av begrunner. Det er teknisk på hjelpemiddelsentralen som har myndighet til å avgjøre om et hjelpemiddel kan gjenskaffes. Nytt krav / vedtak kreves ved gjenanskaffelse der hjelpemiddelet skal erstattes av et nytt med andre / flere funksjoner, eller dersom brukers behov er endret. 1.7 VEDLIKEHOLD AV HJELPEMIDLER For å bevare hjelpemiddelet så funksjonelt som mulig, er det viktig med regelmessig rengjøring og enklere vedlikehold av hjelpemiddelet. Dette er en viktig del av brukers plikter og ansvar som lånetaker av folketrygdens hjelpemiddel. Kan ikke brukeren selv ivareta disse pliktene må pårørende eller 1. linjetjenesten i kommunen koordinere disse oppgavene. For hjelpemidler som inneholder elektroniske komponenter som skal lades, er det viktig at angitt ladeprosedyre følges. Hvis ikke regelmessig lading foretas vil batteriene utlades og ødelegges. Mange ladere er ikke dimensjonert til å kunne lade batteriene opp igjen, når batterispenningen er blitt for lav. Det er derfor viktig at hjelpemiddelet lades regelmessig, også i perioder når det ikke brukes. Når det gjelder ladeprosedyrer henvises det til leverandørens bruksanvisning (kan normalt hentes ned hos leverandørens hjemmeside på internett) 1.8 REGISTRERING AV ULYKKE / NESTEN ULYKKE Alle ulykker / nesten ulykker med hjelpemidler skal rapporteres snarest til Hjelpemiddelsentralen. Hjelpemiddelet må ikke brukes før det er undersøkt og funnet forsvarlig. Hjelpemiddelsentralen/kommunen har rapporteringsplikt til DSB (Direktoratet for Samfunnssikkerhet og Beredskap) for ulykker / nesten ulykker for de hjelpemidlene som er definert som elektromedisinsk utstyr, NAV Hjelpemiddelsentral Hedmark SIDE 14
1.9 GARANTI PÅ HJELPEMIDLER Alle prisforhandlede hjelpemidler er garantert fri for feil og mangler i minimum to år, f.eks Elektriske rullestoler har garantitid på tre år. Hjelpemiddelsentralen kan kontaktes for nærmere informasjon. Ved feil på nyere hjelpemidler må vaktmester oppgi om feil på hjelpemiddel skyldes feil bruk av hjelpemiddel eller om feilen kan omfattes av leverandørens garanti. VIKTIG! Hjelpemiddelsentralen må få melding om feil og mangler med hjelpemidlene i garantitiden. Henvisning av reparasjon i garantitiden til hovedforhandler, skal gjøres av hjelpemiddelsentralen. 1.10 DEMONTERING ENKLERE DEMONTERING Enklere demontering utføres av kommunal servicemann. Demontert utstyr må merkes med brukeropplysninger, og fraktes til kommunalt mottakssted for videreforsendelse til Hjelpemiddelsentralen. Tilbakeleveringsskjema må utfylles og medfølge hjelpemiddelet til Hjelpemiddelsentralen. DEMONTERING UTFØRT AV HJELPEMIDDELSENTRALEN Hjelpemiddelsentralen har ansvar for demontering av større installasjoner som; heiser / løfteplattformer trappeheiser kjøreramper omgivelseutstyr All demontering av hjelpemidler som skal utføres av hjelpemiddelsentralen, skal meldes på skjema Melding til/fra hjelpemiddelsentralen Ønsket tidspunkt for demontering, kontaktperson og telefonnummer oppgis ved rekvirering. Etter demontering vil det ikke kunne tilstås «full oppussing» av rom, trappeoppganger o.l. Det er vanlig å «flikke» sår som har oppstått etter trappeheiser, omgivelseutstyr, døråpnere o.l. Spørsmål vedrørende demontering rettes til hjelpemiddelsentralen NAV Hjelpemiddelsentral Hedmark SIDE 15
1.11 TILBAKELEVERING AV HJELPEMIDLER Når behovet for hjelpemiddelet opphører eller når kriteriene for å låne hjelpemiddel er falt bort skal hjelpemiddelet returneres til hjelpemiddelsentralen. Ta kontakt med kontaktpersonen i kommunen når hjelpemidler skal returneres. Returtransport fra kommunalt mottakssted til hjelpemiddelsentralen skjer etter fast transportrute. Ved tilbakelevering av hjelpemidler skal blankett 5.18, «Kvittering for tilbakeleverte tekniske hjelpemidler» benyttes. Skjemaet ligger på ligger på hjemmesiden til hjelpemiddelsentralen. Skjemaet fylles ut med brukers navn, fødselsnummer, adresse m.m., legges i en konvolutt og festes på ett av hjelpemidlene som returneres fra bruker. NB! Alle hjelpemidler fra samme bruker må merkes godt med brukers navn og fødselsdato! dvs alle kolli må merkes! Viktig! Påse at alle deler og tilbehør medfølger hjelpemiddelet ved innlevering. Mindre batteriladere må festes godt til hjelpemiddelet. Hjelpemidler som kan beholdes ved flytting til institusjon: - Individuelt tilpassede manuelle og elektriske rullestoler eller andre spesialstoler med samme funksjon som rullestol for et permanent behov og til personlig bruk. Herunder hører det også nødvendig tilleggsutstyr på slike rullestoler/spesialstoler. - Gåstativ/gåstol/rollatorer som anskaffes for permanent behov og til personlig bruk. - Kommunikasjonshjelpemidler, lesehjelpemidler, hørselshjelpemidler og skrivehjelpemidler til personlig bruk. - Hjelpemidler som er beregnet til bruk etter utskrivning når dato for utskrivning er fastsatt, men hvor hjelpemidlene må anskaffes under oppholdet i institusjonen p.g.a. opplæring i bruken av hjelpemidlene. - Hygieneseil til personlig bruk Hvis hjelpemidlene har vært utsatt for smitte skal alltid kommunen desinfisere hjelpemidlene før de leveres tilbake, hvis dette ikke er mulig skal kommunen ta kontakt med hjelpemiddelsentralen for å avgjøre avhendingsmetode. I tillegg kan beholdes: - Tempurmadrasser (ikke lovfestet, men blir kassert etter utlån) og hjelpemidler som står på liste over det kommunen kan beholde. NAV Hjelpemiddelsentral Hedmark SIDE 16
Hjelpemidler som kan beholdes av kommunene Kommunen kan overta hjelpemidlene som står oppført i listen nedenfor kostnadsfritt etter at behovet hos opprinnelig bruker er opphørt. Det oppfordres til at 5.18 skjema (innleveringsskjema) sendes til HMS på hjelpemidler som skal beholdes av kommunen. Dette for at HMS får slettet utlånene på brukeren. Det forutsettes at hjelpemidlene benyttes til å dekke behov hos funksjonshemmede i kommunen. Ved behov for reservedeler kan disse rekvireres kostnadsfritt fra hjelpemiddelsentralen. Kommunen har ansvar for at tilfredsstillende rengjøring utføres på hjelpemidlet før det blir tatt i bruk av ny bruker. Beskrivelse Hjelpemidler som inngår i bestillingsordningen Løfte/hvilestoler eldre enn 4år Hjulspark/sparkerollator Lupelamper Alle puter (f.eks RoHo puter) Dacapo Top overmadrass eller tilsvarende modell Seil for personløftere Rullestol Rea Bellis Rullestol Etac Cross, Breezy Rubix, Legend Merknad Unntaket er følgende hjelpemidler: (disse skal tilbakeleveres til hjelpemiddelsentralen) - Arbeidsstol med coxite sete - Flexiblink røykvarsler, ny type sendere og mottakere Overtagelse avtales skriftlig med hjelpemiddelsentralen. Avtales ved å sende mail til: nav.hjelpemiddelsentral.hedmark@nav.no I mailen der det bes om avtale for å overta stol må det i tillegg oppgis hvilke bruker stol er registrert på. NAV Hjelpemiddelsentral Hedmark SIDE 17
KAPITTEL 2 RUTINE FOR BESTILLING AV TJENESTENE TILPASSING, TILBEHØR, BYTTE 2.0 TILPASSING -GENERELT TILPASSING inndeles i ; 1. enklere ettertilpassing 2. spesialtilpassing Kommunene har ansvar for medisinsk rehabilitering, herunder formidling og oppfølging av hjelpemidler. Utgifter i forbindelse med utredning, utprøving, opplæring og enklere tilpassing er en del av kommunes oppgaver og dekkes ikke av folketrygden. Nødvendig opplæring i hjelpemiddelet sin funksjon kan likevel dekkes av folketrygden dersom den må gis av personell med spesialkompetanse som det ikke kan forventes at kommunen har. 2.1 TILPASSING - ENKLERE ETTERTILPASSING Enklere ettertilpassing av hjelpemidler utføres av kommunens eget personale. Hjelpemiddelsentralen effektuerer ikke oppdrag som ansees å være enklere ettertilpassing. Eksempel på enklere ettertilpassing ; Justering av setehøyde / setevinkel / rygghøyde på rullestol. Bestilling av nødvendige standarddeler - f.eks. svinghjulsgaffel, hjul o.l., se Rutine som for bestilling av reparasjonsdeler pkt. 1.2. Søknad kreves ikke ved bestilling av deler til enklere ettertilpassing, men rekvireres på skjema Melding til/fra hjelpemiddelsentralen. NAV Hjelpemiddelsentral Hedmark SIDE 18
2.2 TILPASSING - SPESIALTILPASSING Spesialtilpassing - konstruksjon av nye, individuelle løsninger, når tilpassing med standard tilbehør ikke er tilstrekkelig. Brukers behov må utredes av 1. linjetjeneste. Teknisk vurdering gjøres av hjelpemiddelsentralen Ved behov for spesialtilpassing sendes søknad med beskrivelse av behovet for spesialtilpasning og begrunnelse til hjelpemiddelsentralen. For at oppdraget skal bli raskt effektuert er det viktig at en oppgir hjelpemiddeltype / fabrikat, og at en spesifiserer oppdraget nøyaktig. Hvis det er behov for hjelp til vurdering/utredning/beskrivelse av behovet for spesialtilpasning fylles skjema Henvisning for bistand til utredning og utprøving ut og sendes hjelpemiddelsentralen, hjelpemiddelsentralen vil i disse tilfellene gi råd/bistand i den aktuelle saken. Når man i disse tilfellene er kommet fram til hensiktsmessig løsning, beskrives denne mest mulig presist som beskrevet ovenfor og sendes som vanlig søknad til hjelpemiddelsentralen. Uklare eller mangelfulle behovsutredninger blir returnert til rekvirent. Hjelpemiddelsentralen utfører / effektuerer fortløpende arbeidsordrer, eller kontakter annen samarbeidspartner, der dette er hensiktsmessig for å få oppdraget utført. NAV Hjelpemiddelsentral Hedmark SIDE 19
2.3 TILBEHØR Tilbehør til et hjelpemiddel, er her definert som deler utover det som er standard prisforhandlet på hjelpemiddelet. Ny søknad / vedtak kreves ved bestilling av alle typer tilbehør*, som har en samlet pris større en 10% av G- inkl. mva. Bestilling av tilbehør med pris under 10% av G,- gjøres på skjema Melding til/fra hjelpemiddelsentralen Unntak: Programvare til datamaskiner krever alltid ny søknad. Hjelpemiddelsentralen mottar bestillingen og vurderer oppdraget til ; 1) å være enklere montering av manuelt tilbehør. Tilbehør sendes fra hjelpemiddelsentralen, eller bestilles fra leverandør, som sender tilbehør til angitt mottaker/mottakssted/kommune for montering. 2) å være av en oppgave for hjelpemiddelsentralen å montere. Oppdraget utføres av hjelpemiddelsentralen eller av samarbeidspartnere / firma. * Har bruker et hjelpemiddel med tilbehør, og tilbehøret er defekt, gjelder rutiner som beskrevet under reparasjoner. NAV Hjelpemiddelsentral Hedmark SIDE 20