KONTROLLUTVALGET I GJERDRUM KOMMUNE Kontrollutvalgets medlemmer Thor Werner Togstad, leder Hanne Huser, nestleder Ingrid Kristiansen Jon K. Ødegaard Svein Kogstad Kopi av innkallingen sendes: Revisjon Ordfører Anders Østensen Rådmann Frits Arne Eriksen Øvre Romerike revisjonsdistrikt INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid Tirsdag 19. november 2013, kl. 09.00 Sted Gjerdrum herredshus, formannskapssalen Sekretær Rådgiver (Forfall må meldes så snart som mulig til tlf. 67 93 45 82 90 11 88 74, ev. kjnord@lorenskog.kommune.no) SAKSLISTE Sak nr. Sak 30/2013 Referater 31/2013 Egenvurdering oppdragsansvarlig revisor 32/2013 Orientering om overordnet revisjonsstrategi 2013 33/2013 Forvaltningsrevisjonsrapport sykefravær og tjenestekvalitet 34/2013 Kontrollutvalgets årsplan 2014 35/2013 Orientering ved revisjonen 36/2013 Saker til oppfølging 37/2013 Møteplan 2014 38/2013 Eventuelt Tor Werner Togstad (sign.) Kontrollutvalgets leder Lørenskog, den 11. november 2013 Rådgiver
30/2013 Referater 19.11.13 1. Kontrollutvalgets postliste 2. Kopi av klage på saksbehandling 3. NKRF s kontrollutvalgskonferanse 2014 Ad. 2 Kopi av klagen er oversendt fra kommunen etter anmodning fra klager. Saken gjelder flytting/klipping av hekk i Sagveien. Vedleggene til klagen utgjør 98 sider og vedlegges ikke her. Referatene tas til orientering. 2
31/2013 Egenvurdering oppdragsansvarlig revisor 19.11.13 Egenvurdering I følge revisjonsforskriftens 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Oppdragsansvarlig revisors egenvurdering tas til orientering. 3
32/2013 Orientering om overordnet revisjonsstrategi 2013 19.11.13 I følge Internasjonal regnskapsstandard 300, planlegging av revisjon av et regnskap, skal revisor utarbeide en overordnet revisjonsstrategi. Denne skal beskrive revisjonens innhold, når den skal utføres og angrepsmåte, samt gi veiledning for utarbeidelse av revisjonsplanen. Revisjonen vil gi en orientering i møtet. av den overordnede strategien for regnskapsrevisjon inngår som en del av utvalgets påse-ansvar overfor revisor, jfr. kontrollutvalgsforskriftens 6. Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse til orientering. 4
33/2013 Forvaltningsrevisjonsrapport sykefravær og tjenestekvalitet 19.11.13 Forvaltningsrevisjonsrapport sykefravær og tjenestekvalitet (sendt medlemmene tidligere) (v/øvre Romerike revisjonsdistrikt IKS) Prosjektet er gjennomført med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon 2013-2016 vedtatt av kontrollutvalgene i Eidsvoll, Gjerdrum, Hurdal, Nannestad og Ullensaker. Sykefravær og tjenestekvalitet er av kontrollutvalgene sett på som et prioritert område for felles forvaltningsrevisjonsprosjekt. Prosjektet er derfor gjennomført i alle fem kommunene. Formålet med prosjektet er å vurdere kommunenes tiltak når det gjelder forebygging og reduksjon av sykefravær generelt, og hvordan disse tiltakene har fungert i pleie- og omsorgssektoren spesielt. Det er også fokus på konsekvenser av høyt sykefravær for tjenestekvaliteten. Problemstillingen for denne undersøkelsen er følgende: 1. I hvilken grad har kommunen iverksatt tiltak for å redusere sykefravær? 2. I hvilken grad har tiltakene vært egnet til å forebygge og redusere sykefravær i pleie- og omsorgssektoren? 3. På hvilken måte kan høyt sykefravær innen pleie- og omsorgssektoren påvirke tjenestekvaliteten? Revisjonen har utarbeidet følgende revisjonskriterier: For den første problemstillingen er det utarbeidet et revisjonskriterie med tre underpunkter: o Kommunen skal sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær, dette innebærer å: - Føre statistikk over sykefravær - Utarbeide dokumenterte mål for arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær - Føre oversikt over tiltakene de har iverksatt for å forebygge og følge opp sykefravær For den andre problemstillingen er det utarbeidet to revisjonskriterier: o Tiltakene bør være egnet til å forebygge og redusere sykefraværet. o Tiltakene bør være toppforankret både politisk og administrativt. For den tredje og siste problemstillingen er det utarbeidet tre revisjonskriterier. Revisjonen presiserer at revisjonskriteriene er utledet med tanke på at revisjonen har undersøkt om høyt sykefravær kan 5
påvirke tjenesteytingen med tanke på disse kravene og således ikke om disse kravene isolert sett er oppfylt: o Brukerne skal få tjenester tilsvarende behov til rett tid, og det skal gis et helhetlig, samordnet og fleksibelt tjenestetilbud som ivaretar kontinuitet i tjenesten. o Brukerne skal få tilfredsstilt grunnleggende behov, blant annet forutsigbarhet, å unngå uønsket sengeopphold, samt varierte og tilpassede aktiviteter. o Tilstrekkelig kompetanse må sikres for å oppnå en forsvarlig tjeneste. Revisjonens konklusjoner i rapporten vedrørende Gjerdrum kommune er følgende: Revisjonen konkluderer med at kommunen fører statistikk over sykefraværet. Da revisjonen gjorde sine undersøkelser ble det derimot ikke rapportert sykefraværsstatistikk i tertialrapporteringen. Det skyldes innføringen av nytt lønns- og personalsystem. Revisjonen vil vektlegge at kommunen har fokus på å sikre at fraværsstatistikken ved innføringen av nytt lønns- og personalsystem er riktig og at den er tilgjengelig til enhver tid. Revisjonen synes det er uheldig at kommunen ikke har kunnet holde oversikt over sykefraværet under innføringen av det nye lønns- og personalssystemet og mener at dette kan medføre at man ikke har hatt samme grunnlag for å kunne følge med på og følge opp sykefraværet i kommunen i denne perioden. Revisjonens konklusjon er at kommunen har dokumenterte mål for arbeidet med forebygging og oppfølging av sykefraværet. Revisjonen vil påpeke at det er lite samsvar mellom administrasjonens interne målsetning om sykefraværsprosent og målet som er fastlagt av politikerne for Hjemmebaserte tjenester. Før å gjøre arbeidet med oppfølging og forebygging av sykefravær mer systematisk kan kommunen inkludere alle tiltakene i en felles oversikt. Revisjonens konklusjon er at IA-avtalens egnethet vil være avhengig av at man har tid og ressurser å avsette til oppfølging. Et nytt kontor for mottak og tildeling av pleie- og omsorgstjenester vil derfor kunne frigjøre tid for virksomhetslederne som kan føre til at man i større grad får prioritert sykefraværsarbeidet. For at tiltak skal kunne være egnet er det en forutsetning at disse er kjent og blir benyttet i virksomheten. Undersøkelsen kan tyde på at det er mindre fokus på tiltak i virksomheten Institusjon, enn i virksomheten Hjemmebaserte tjenester og at det her er et potensiale for i større grad å vektlegge tiltak for å forebygge og redusere sykefraværet. Revisjonen anser at kommunens tiltak er forankret både administrativt og politisk. Undersøkelsen tyder på at høyt sykefravær i mange tilfeller vil føre til svekket tjenestekvalitet, noe som er problematisk med tanke på virksomhetenes muligheter til å følge de krav loven setter. Særlig fremheves lav grunnbemanning som et problem med tanke på dette. Dette fremheves særlig ved sykehjemmet. Revisjonen anser det som viktig at kommunen har fokus på kompetanse til vikarene og at de gis tilstrekkelig opplæring. Revisjonens anbefalinger til Gjerdrum kommune er følgende: o Kommunen bør sikre at fraværsstatistikken ved innføringen av nytt lønns- og personalsystem er riktig og at statistikken er tilgjengelig til enhver tid. 6
o Det bør i større grad være samsvar mellom administrasjonens interne målsetning knyttet til sykefravær ved Hjemmebaserte tjenester og mål fastlagt av politikerne. o For å gjøre arbeidet med oppfølging og forebygging av sykefravær mer systematisk bør kommunen inkludere alle kommunens tiltak i en felles oversikt. o Kommunen bør vektlegge å sørge for en organisering som legger til rette for at virksomhetsledere har tilstrekkelig med tid til å følge opp tiltak for å forebygge og redusere sykefraværet. o Kommunen bør ha økt fokus på tiltak for å forebygge og redusere sykefraværet på virksomheten Institusjon. o Kommunen bør ha fokus på å opprettholde tjenestekvaliteten også ved sykefravær. o Kommunen bør ha fokus på kompetanse til vikarer og at de gis tilstrekkelig opplæring. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar rapporten til orientering og ber rådmannen følge opp følgende punkter: o Kommunen må sikre at fraværsstatistikken ved innføringen av nytt lønns- og personalsystem er riktig og at statistikken er tilgjengelig til enhver tid. o Det skal i større grad være samsvar mellom administrasjonens interne målsetning knyttet til sykefravær ved Hjemmebaserte tjenester og mål fastlagt av politikerne. o For å gjøre arbeidet med oppfølging og forebygging av sykefravær mer systematisk må kommunen inkludere alle kommunens tiltak i en felles oversikt. o Kommunen må vektlegge å sørge for en organisering som legger til rette for at virksomhetsledere har tilstrekkelig med tid til å følge opp tiltak for å forebygge og redusere sykefraværet. o Kommunen må ha økt fokus på tiltak for å forebygge og redusere sykefraværet på virksomheten Institusjon. o Kommunen må ha fokus på å opprettholde tjenestekvaliteten også ved sykefravær. o Kommunen må ha fokus på kompetanse til vikarer og at de gis tilstrekkelig opplæring. 7
8
34/2013 Kontrollutvalgets årsplan 2014 19.11.13 Forslag til årsplan 2014 Forslag til årsplan vedtas som kontrollutvalgets årsplan 2014. 9
35/2013 Orientering ved revisjonen 19.11.13 Saken er satt opp i tilfelle revisjonen har noe å orientere om, ut over de saker som er satt opp på sakslista. 10
36/2013 Saker til oppfølging 19.11.13 Saker til oppfølging Saken tas til orientering. 11
37/2013 Møteplan 2014 19.11.13 I 2013 er det avholdt 4 ordinære møter og 2 møter i fellesarrangement med de andre utvalgene på Øvre Romerike. Det foreslås samme antall ordinære møter i 2014. Kontrollutvalget avholder følgende møter i 2014: Tirsdag 25. februar Tirsdag 6. mai Tirsdag 23. september Tirsdag 25. november 12
38/2013 Eventuelt 19.11.13 13