1 Ullllensvang herad Sekretariat for kontrollutvalet Kontrollutvalet Bergen 08.11.2013 Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet Fredag 15.11.2013 kl. 08:45 Møterom kantina, heradshuset i Kinsarvik MERK TID OG STAD! Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er til Kjartan Haugsnes, tlf. 55 23 94 18/901 89 542, kjartan.haugsnes@hfk.no eller til Hogne Haktorson, tlf. 55 23 94 53/911 05 982, hogne.haktorson@hfk.no. Det er planlagt at Kjartan Haugsnes møter frå sekretariatet på dette møtet. Varamedlemene vil få eiga melding dersom dei skal møte. Isak Reisæter Kontrollutvalsleiar /s/ Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Varamedlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Ullensvang herad Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Rådmannen i Ullensvang herad (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) (Innkalla) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 18 Mobil: 901 89 542 E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
2 Sakliste: Saknr. Sak Merknad 27/13 Godkjenning av innkalling og sakliste 28/13 Godkjenning av protokoll frå møte 27.09.2013 Vedlegg 29/13 Ny rådmann møter kontrollutvalet 30/13 Prosjektplan forvaltningsrevisjon Pleie og omsorg Vedlegg 31/13 Meldingar Vedlegg 32/13 Orienteringssaker Vedlegg 33/13 Orientering frå IHR Vedlegg Ymse 2
3 Ullllensvang herrad MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 27.09.2013 Kl.: 09:00 12:20 Stad: Heradshuset i Ullensvang Saknr.: 19/13 26/13 MØTELEIAR Isak Reisæter DESSE MØTTE Jorunn Børve Marianne Haakonsdatter Kvestad (gjekk 11.15) FORFALL DESSUTAN MØTTE Indre Hordaland Revisjonsdistrikt v/ revisjonssjef Odd J. Storebø Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet ved Spesialrådgjevar Kjartan Haugsnes Sakliste: Saknr. Sak 19/13 Godkjenning av innkalling og sakliste 20/13 Godkjenning av protokoll frå møte 08.05.2013 21/13 Budsjett for kontroll tilsyn og revisjonsarbeidet i Ullensvang herad 2014 22/13 Forvaltningsrevisjonsrapport Kommunalt vedlikehald i Ullensvang herad 23/13 Kontrollutvalet sin møterett i generalforsamlingar 24/13 Tinging av prosjektplan forvaltningsrevisjon etter plan 25/13 Meldingar 26/13 Orienteringssaker Ymse 1
4 19/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. HANDSAMING I MØTET: Det framkom ikkje merknader til sakliste. VEDTAK: Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. 20/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ MØTE 08.05.2013 HANDSAMING I MØTET: Det framkom ikkje merknader til møtebok VEDTAK: Protokollen frå møtet 08.05.2013 vart samrøystes vedteken 21/13 BUDSJETT FOR KONTROLL, TILSYNS OG REVISJONSARBEIDET I ULLENSVANG HERAD 2014. FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet godkjenner budsjettframlegget slik det ligg føre. Budsjettframlegget vert å sende Ullensvang herad til vidare handsaming. HANDSAMING I MØTET: Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK: Kontrollutvalet godkjenner budsjettframlegget slik det ligg føre. Budsjettframlegget vert å sende Ullensvang herad til vidare handsaming. 22/13 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT KOMMUNALT VEDLIKEHALD I ULLENSVANG HERAD Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport, Kommunalt vedlikehald i Ullensvang herad Rapport. Indre Hordaland Revisjonsdistrikt, IHR rapport nr 5/2013 FORSLAG TIL INNSTILLING Heradsstyret merkar seg IHR sine forslag til tilrådingar i kapittel 6.2 i den framlagde revisjonsrapporten. På bakgrunn av dette ber heradsstyret rådmannen kome attende med ein plan for gjennomføring av slike tiltak innan utgangen av 2013: 2
Utforme ein eigarstrategi for bygg Samle inn tilstandsdata for bygg og vegar heradet eig Utarbeide ein vedlikehaldsplan Etablere rutinar for registrering av gjennomførte vedlikehaldstiltak Etablere ein rutine for særskild rapportering til politisk nivå av gjennomført innsats og forventa framtidig behov 5 HANDSAMING I MØTET: Odd Storebø frå IHR orienterte kort om rapporten. Etter sams drøfting i utvalet vart slikt nytt punkt 2 framsett: Heradsstyret viser til rådmannen sin uttale til rapporten og ber administrasjonen synleggjere vedlikehald på kommunale bygg og vegar i budsjett for 2014 og økonomiplanen. Forslag til innstilling inkludert nytt punkt 2 vart samrøystes vedteke. INNSTILLING 1. Heradsstyret merkar seg IHR sine forslag til tilrådingar i kapittel 6.2 i den framlagde revisjonsrapporten. På bakgrunn av dette ber heradsstyret rådmannen kome attende med ein plan for gjennomføring av slike tiltak innan utgangen av 2013: Utforme ein eigarstrategi for bygg Samle inn tilstandsdata for bygg og vegar heradet eig Utarbeide ein vedlikehaldsplan Etablere rutinar for registrering av gjennomførte vedlikehaldstiltak Etablere ein rutine for særskild rapportering til politisk nivå av gjennomført innsats og forventa framtidig behov 2. Heradsstyret viser og til rådmannen sin uttale til rapporten, og ber administrasjonen synleggjere vedlikehald på kommunale bygg og vegar i budsjett for 2014 og økonomiplanen. 3
23/13 KONTROLLUTVALET SIN MØTERETT I GENERALFORSAMLINGAR. FORSLAG TIL VEDTAK. 6 1. Kontrollutvalet gjev leiar fullmakt til å vurdere om nokon frå kontrollutvalet skal delta på generalforsamlingar i selskap som heradet har eigarskap i etter kommunelova 80, samt kven som skal delta. 2. Kontrollutvalet ber heradsadministrasjonen fortløpande oversende innkalling til generalforsamlingar i heileigde kommunale selskap til kontrollutvalet ved sekretariatet og revisjon. HANDSAMING I MØTET: Odd Storebø frå IHR orienterte om at det er ikkje kome innkallingar til generalforsamlingar i Hardanger Energi. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK. 1. Kontrollutvalet gjev leiar fullmakt til å vurdere om nokon frå kontrollutvalet skal delta på generalforsamlingar i selskap som heradet har eigarskap i etter kommunelova 80, samt kven som skal delta. 2. Kontrollutvalet ber heradsadministrasjonen fortløpande oversende innkalling til generalforsamlingar i heileigde offentlege selskap til kontrollutvalet ved sekretariatet og revisjon. 24/13 TINGING AV PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON ETTER PLAN. FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet ber IHR gjennomføre forvaltningsrevisjon på: 2. Det vert teke utgangspunkt i desse problemstillingane: A B C D 3. Kontrollutvalet ber IHR legga fram prosjektplan innan:.. 4. Utvalsleiar får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan / bestilling i samråd med sekretariatet. 5. På kontrollutvalet sitt neste møte vert framdrift i prosjektet referert, og tidsplan for prosjektet teke opp til handsaming. 4
HANDSAMING I MØTET: 7 Etter sams drøfting i utvalet vart slikt forslag til vedtak samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet ber IHR gjennomføre forvaltningsrevisjon på: Pleie og omsorg leiing, kommunikasjon og tenester. 2. Det vert teke utgangspunkt i desse problemstillingane/momenta: A Arbeidsmiljø og trivsel for tilsette i pleie og omsorgsektoren B Leiarstruktur C Kommunikasjon til pårørande/brukarar Brukarundersøking. D Intern kommunikasjon og samhandling i tenesteområdet 3. IHR vert beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve innan 30.10.2013 4. Prosjektplanen skal handsamast i møte i kontrollutvalet 15.11.2013 VEDTAK. 1. Kontrollutvalet ber IHR gjennomføre forvaltningsrevisjon på: Pleie og omsorg leiing, kommunikasjon og tenester. 2. Det vert teke utgangspunkt i desse problemstillingane/momenta: A Arbeidsmiljø og trivsel for tilsette i pleie og omsorgsektoren B Leiarstruktur C Kommunikasjon til pårørande/brukarar Brukarundersøking. D Intern kommunikasjon og samhandling i tenesteområdet 3. IHR vert beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve innan 30.10.2013 4. Prosjektplanen skal handsamast i møte i kontrollutvalet 15.11.2013 25/13 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 7 IHM Protokoll frå møte i representantskapet 8 Ullensvang herad Vedtak i HST rekneskap 2012 9 Ullensvang herad Vedtak i HST Standard atterhald 10 Ullensvang herad Vedtak i HST Tertialrapport 1-2013 11 Ullensvang herad Vedtak i HST Samanslåing IHR Sogn og Fjordane revisjon IKS FORSLAG TIL VEDTAK Meldingane vert tekne til orientering 5
HANDSAMING I MØTET: 8 Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK. Meldingane vert tekne til orientering 26/13 ORIENTERINGSSAKER 1 Sekretariatet Vidare arbeid med kurstilbod for kontrollutvala i 2014 2 IHR Revisjonsstrategi for Ullensvang herad 3 IHR Løypemelding samanslåingsprosessen IHR SF revisjon 4 KRD Rundskriv, om iverksetting av endringer i kommuneloven m.m FORSLAG TIL VEDTAK Orienteringssakene vert tekne til orientering HANDSAMING I MØTET: 1 Sekretariatet Vidare arbeid med kurstilbod for kontrollutvala i 2014 6. og 7. mars på Solstrand. Invitasjon vert sendt ut i neste veke. Alle kontrollutval, revisjonar og sekretariat i Hordaland vert invitert. 2 IHR Revisjonsstrategi for Ullensvang herad Odd Storebø frå IHR orienterte. 3 IHR Løypemelding samanslåingsprosessen IHR SF revisjon Odd Storebø frå IHR orienterte og svarte på spørsmål. - Selskapsavtale er no til kvalitetssikring hjå KS - Styreleiar skriv pt. saksførebuing til kommunane - Det vart spurt om tidshorisont for samanslåinga i høve vedtaket i heradsstyret i Ullensvang sak 033/13 Odd Storebø frå IHR svara slik: Samanslåing frå og med 01.01.2014 Rekneskapsrevisjon i eksisterande selskap ferdig 01.07.2014 Siste frist for endeleg samanslåing: 01.07.2014 Atterhalda i sak 033/12: 1) Berre ein kommune i Sogn har handsama dette. 2) kontakt med ein person, ikkje formell avtale 3) pensjonsordning i høve tidlegare tilsette er på plass. Det vart og spurt om selskapsavtalen kjem til kontrollutvalet for innstilling til heradsstyret Odd Storebø frå IHR svara slik: Dette er tenkt direkte til heradsstyret IHR undersøker og gjev attendemelding på om dette må til kontrollutvalet først. 6
4 KRD Rundskriv, om iverksetting av endringer i kommuneloven m.m 9 Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK. Orienteringssakene vart tekne til orientering YMSE Ingen saker meldt. 7
10 Ullllensvang herad Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 15.11.2013 Sakshandsamar: Haugsnes, Kjartan Kopi til: Sak: 29/13 29/13 NY RÅDMANN MØTER KONTROLLUTVALET. FORSLAG TIL VEDTAK Orienteringa vart teken til orientering Bakgrunn for saka. Etter avtale med utvalsleiar vart rådmann Hedvig Moe Øren invitert til å kome i kontrollutvalet 15.11.2013 for å presentere seg sjølv, og orientere om pågåande arbeid i Ullensvang herad. Det er og tenkt at kontrollutval og sekretariat fortel litt om sitt arbeid. Rådmannen har i epost til sekretariatet 31.10.2013 meldt frå at ho kjem til utvalet denne dagen kl. 08.45 Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 18 Mobil: 901 89 542 E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
11 Ullllensvang herad Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 15.11.2013 Sakshandsamar: Haugsnes, Kjartan Kopi til: Sak: 30/13 30/13 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON PLEIE OG OMSORG FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet ber IHR gjennomføre forvaltningsrevisjon innan Pleie og omsorg leiing, kommunikasjon og tenester i Ullensvang herad i tråd med den føreslåtte prosjektplanen og inkludert dei endringane som kom fram i møtet. 2. Revisjonen skal gjennomførast innafor ei tidsramme på inntil 200 timar. 3. Revisjonsrapport, ferdig verifisert og med uttale frå administrasjonen innarbeidd, skal leggjast fram for kontrollutvalet til handsaming i andre møte i 2014. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i møte 27.09.2013: 1. Kontrollutvalet ber IHR gjennomføre forvaltningsrevisjon på: Pleie og omsorg leiing, kommunikasjon og tenester. 2. Det vert teke utgangspunkt i desse problemstillingane/momenta: A Arbeidsmiljø og trivsel for tilsette i pleie og omsorgssektoren B Leiarstruktur C Kommunikasjon til pårørande/brukarar Brukarundersøking. D Intern kommunikasjon og samhandling i tenesteområdet 3. IHR vert beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve innan 30.10.2013 4. Prosjektplanen skal handsamast i møte i kontrollutvalet 15.11.2013 Drøfting: Kontrollutvalet formulerte ikkje ut eit klart føremål for forvaltningsrevisjonen i sitt møte 27.09.2013. Revisor har lagt fram eit slikt forslag til føremål: Undersøke det psykososiale arbeidsmiljøet og trivsel ved Bråvolltunet sjukeheim, samt undersøke kommunikasjon/samarbeid mellom tilsette og leiing, og med heimetenesta. Sekretariatet oppmodar kontrollutvalet til å ta ein grundig diskusjon på om dette er dekkande for utvalet si tinging av dette prosjektet. I overordna analyse som er utarbeida av PWC kan ein mellom anna lese dette om temaet: Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 18 Mobil: 901 89 542 E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
Pleie og omsorg leiing, kommunikasjon og tenester Pleie og omsorg er saman med skule den sektoren i kommunen som er størst med omsyn til budsjett. Sektorane tok i 2011 49 % av driftsutgiftene i kommunen. Ein funksjon innanfor pleie og omsorg som fleire respondentar peika på i fellesmøte, var leiing. Leiinga innanfor pleie og omsorg har ansvar for både fag og administrasjon. Ein revisjon opp i mot leiing vil kunne ha fokus på ulike tema innanfor både fag og administrasjon; ivaretaking av leiaransvaret. Eit konkret område innanfor pleie og omsorg som vart peika på i møte, var kommunikasjon innafor sektoren. Dette kan vere eit aktuelt område for forvaltningsrevisjon, til dømes om kommunikasjon vert tatt i vare på tenleg måte både for brukarar og tilsette. I etterkant av tinginga frå kontrollutvalet sak 24/13 har revisor vore i kontakt med sekretariatet i høve å få hjelp til ei presisering av tinginga. Dette var vanskeleg, og ein kan sjå at vedtaket kontrollutvalet gjorde når dei tinga prosjektplan ikkje var optimalt. Det har ikkje vore enkelt for revisor å operasjonalisere vedtaket ut i ein prosjektplan. Revisor har på bakgrunn av kontrollutvalet sitt vedtak formulert ut følgjande forslag til problemstillingar: 12 1. Er noko av sjukefråværet til tilsette ved Bråvolltunet sjukeheim arbeidsrelatert, og kva vert i så fall oppgjeve som årsak? 2. Korleis vurderer tilsette ved Bråvolltunet sjukeheim det psykososiale arbeidsmiljøet og er det i tråd med krav i arbeidsmiljøloven? (derunder kommunikasjon og samarbeid med leiinga) 3. Korleis fungerer kommunikasjonen/samarbeidet mellom Bråvolltunet og heimetenesta? I høve drøfting og vedtak i forrige kontrollutvalsmøte har revisor gjort nokre avgrensingar, mellom anna er brukarundersøking tatt bort. Dette er etter sekretariatet si meining riktig. Rapporten bør fokusere enten på utføring av tenesta eller på mottakarar av tenesta. Det kan vere vanskeleg å få på plass begge deler i same rapporten. Dette må kontrollutvalet diskutere grundig. Utvalet må og diskutere om rapporten skal avgrensast til Bråvolltunet eller om Utneheimen og skal vere ein del av prosjektet. Konklusjon. Sekretariatet tilrår at kontrollutvalet i møtet tek ein grundig diskusjon om forslag til prosjektplan samsvarar med dei forventningar kontrollutvalet har i høve kva som skal vere tema for forvaltningsrevisjonen. Kontrollutvalet bør og diskutere revisor sitt forslag til timeressursar for denne forvaltningsrevisjonen. I kommunar på Ullensvang sin storleik er det vanleg med prosjekt på 200 til maksimalt 250 timar. Forslaget til revisor på 300 timar verkar høgt og sekretariatet vil tilrå at prosjektet vert gjennomført på inntil 200 timar. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar 2
13 Indre Hordaland Revisjonsdistrikt Forvaltningsrevisjon Rekneskapskontroll Intern kontroll Rådgjeving og oppdrag Forvaltningsrevisjon Ullensvang herad Pleie og omsorg leiing, kommunikasjon og tenester Forslag til prosjektplan Oppdrag for kontrollutvalet 31 oktober 2013
Prosjektplan for forvaltningsrevisjon - Pleie og omsorg leiing, kommunikasjon og tenester 14 1. Bakgrunn Indre Hordaland Revisjonsdistrikt har med utgangspunkt i bestilling frå kontrollutvalet i Ullensvang herad i sak 24/13, 27. september 2013, utarbeidd prosjektplan for forvaltningsrevisjon av pleie og omsorg leiing, kommunikasjon og tenester. 2. Føremål og problemstillingar I tinginga til kontrollutvalet sto desse momenta: (a) Arbeidsmiljø og trivsel for tilsette i pleie og omsorgsektoren (b) Leiarstruktur (c) Kommunikasjon til pårørande/brukarar Brukarundersøking. (d) Intern kommunikasjon og samhandling i tenesteområdet Merknad: Me har nummerert kontrollutvalets moment (a-d) sidan me kjem til å vise til dei lenger ned. Det var ikkje formulert eit føremål for prosjektet. 3. Konkretisering og avgrensing Ifølge Standard for forvaltningsrevisjon RSK001 skal revisor operasjonalisere problemstillingane til kontrollutvalet slik at dei blir tilstrekkeleg konkretisert og avgrensa til å kunne besvarast. Revisor meiner at momenta som kontrollutvalet har lista opp til saman lett kan verta til fleire forvaltningsrapportar. Berre ein forvaltningsrevisjon av punkt (a) Arbeidsmiljø og trivsel for tilsette i pleie og omsorgssektoren kan til dømes verta svært omfattande og dekkje: - sjukefråver (statistikk over sjukemeldte, arbeidsrelaterte årsaker til sjukefråver som bemanning, arbeidspress, sikkerheit og skader) - psykososialt arbeidsmiljø (sosialt miljø, motivasjon, samarbeid og kommunikasjon med leiinga, medbestemmelse) - fysisk arbeidsmiljø (på avdeling/kontor, hjå tenestemottaker, hjelpemidler, transport) - registering og handtering av uønska avvik, klager, feil og ulykker - tiltak iverksett for å bedre arbeidsmiljøet, redusere sjukefråværet og skaderelaterte avvik Revisor har forstått det slik at samhandling i tenesteområdet under moment (d) gjeld samhandlingsreforma dette i seg sjølv er eit breidt tema. At moment (c) har fokus på brukarar i motsetning til dei andre punkta bidreg til breidda på bestillinga. Faren ved ei omfattande bestilling/vide problemstillingar er at undersøkinga ikkje blir tilstrekkeleg målretta og fokusert, jf. kontrollutvalshåndboka. Det er difor viktig å avgrensa bestillinga. Dette har revisor gjort under, men revisor ser for seg at komande kontrollutvalsmøte vert brukt til ein god diskusjon om temaet for å tilpasse, konkretisere og avgrensa problemstillinga best mogleg slik at prosjektet vert mest føremålstenleg. Forslag til problemstillingar 1. Er noko av sjukefråværet til tilsette ved Bråvolltunet sjukeheim arbeidsrelatert, og kva vert i så fall oppgjeve som årsak? 2. Korleis vurderer tilsette ved Bråvolltunet sjukeheim det psykososiale arbeidsmiljøet og er det i tråd med krav i arbeidsmiljøloven? (derunder kommunikasjon og samarbeid med leiinga) 3. Korleis fungerer kommunikasjonen/samarbeidet mellom Bråvolltunet og heimetenesta? Forslag til formål Undersøke det psykososiale arbeidsmiljøet og trivsel ved Bråvolltunet sjukeheim, samt undersøke kommunikasjon/samarbeid mellom tilsette og leiing, og med heimetenesta. 1 Indre Hordaland Revisjonsdistrikt side 1
Prosjektplan for forvaltningsrevisjon - Pleie og omsorg leiing, kommunikasjon og tenester 15 4. Revisjonskriterium Revisjonskriterier er den målestokken som revisor vurderer innsamla datamateriale opp mot. Kriterier for dette prosjektet kan m.a. verta utleda frå: - Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. (arbeidsmiljøloven) LOV-2005-06-17-62 5. Metode Prosjektet vil bli utført i samsvar med Norges kommunerevisorforbunds Standard for forvaltningsrevisjon RSK 001. Revisjonen vil svare på problemstillingane ved hjelp av: - dokumentanalyse - intervju/samtale med områdeleiar, tillitsvalte, verneombud, tilsette ved Bråvolltunet. - spørjeundersøking til tilsette ved Bråvolltunet og heimetenesta 6. Prosjektorganisering og ressursbehov Prosjektansvarleg Odd J. Storebø Prosjektleiar Linda V.M. Præstiin Prosjektperiode Antall timar 300 Vedtaksorgan Kontrollutvalet i Ullensvang herad 7. Milepælsplan Milepæl Ferdig Prosjektplan utarbeidd Prosjektplan godkjent i kontrollutvalet Data innhenta Rapport utarbeidd og kvalitetssikra Rapport sendt på høyring Rapport sendt kontrollutvalets sekretariat 2. kvartal 2014 2 Indre Hordaland Revisjonsdistrikt side 2
16 Ullllensvang herad Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 15.11.2013 Sakshandsamar: Haugsnes, Kjartan Kopi til: Sak: 31/13 31/13 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 12 Ullensvang herad 2. tertialrapport 2013 FORSLAG TIL VEDTAK Meldingane vert tekne til orientering Hogne Haktorson Kontrollsjef Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 18 Mobil: 901 89 542 E-postadresse: kjartan.haugsnes@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
17 Ullensvang herad Sakspapir SAKSGANG Styre, utval, del. vedtaksmynde. Møtedato Saksnr Sakshands. Eldrerådet 17.10.2013 034/13 MSTE Råd for funksjonshemma 17.10.2013 031/13 MSTE Formannskapet 21.10.2013 059/13 MSTE Heradsstyret 06.11.2013 060/13 MSTE Endeleg vedtak i: Heradsstyret Saksansv.: Magnus Steigedal Arkiv: N-103 Objekt: J.post id. 13/9480 Arkivsaknr 13/581-12 TERTIALRAPPORT 2-2013 Dokumentliste: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 14 X 02.10.2013 Rekneskapslister 2 tertial 13 X 02.10.2013 Tilbakemeldingar frrå einingane 2 tertial 15 I 14.10.2013 Fylkesmannen i Hordaland Statsbudsjett 2014 - Kommuneopplegget Vedlegg: Saksdokument nr. 13 og 14. Saksutgreiing: Innleiing Etter økonomireglementet skal heradsstyret, i tillegg til årsrekneskapen, handsama tertialrapportar per 30. april og 31. august. Rapportane skal vurdera verksemda i høve til vedtekne budsjettrammer, mål og premissar; ved avvik skal det setjast i verk tiltak for å attvinna budsjettbalansen. Rekneskapslistene som er vedlagde, viser utgifter som gjeld dei første åtte månadene i året. Oversynet per 31. august syner eit netto forbruk på 63% av driftsbudsjett for resultateiningane, som er noko under fjorårets forbruk (65%). Rekneskapsbalansen før finanstransaksjonar viser eit overskot på 12 millionar mot underskot på 1,1 million i fjor for same tidsrom. Listene viser ikkje noko avslutta delrekneskap og er i seg sjølv ikkje nokon god reiskap for å dra konklusjonar om rekneskapsresultatet for året.
18 Det store overskotet i rekneskapslistene pr 31. august kjem av høge skatteinntekter og rammetilskott som me må forventa vert korrigert/nedjustert mot budsjettnivå i løpet av året. Inntekter frå kraftsal ligg også inne med eit forholdsmessig høgt a-konto nivå pr. 31 august. Tidlegare saker / meldingar i år Av saker / meldingar med verknad for økonomien som har vore handsama til no i år, kan i denne tertialrapporten nemnast: o Heradsstyresak 13/423: Strategi for heradet sitt sal av kraft o Heradsstyresak 13/039: Tertialrapport 1 2013 o Heradsstyresak 13/5906: Ombygging Opedal Skule Fylkesmannen si vurdering Fylkesmannen gjev tilbakemelding til kommunane om budsjett og økonomiplan, for vår del i brev frå fylkesmannen av 07.02.2013. Ei av tilbakemeldingane er at dei frie inntektene våre er om lag 0,8 mill for høge i høve til inntektsprognosane. Heradet har vore i kontakt med fylkesmannen om dette, og dei har etter nye prognosar justert ned dette talet til 0,2 millionar. For ytterlegare detaljar så fylgjer tilbakemeldinga frå fylkesmannen som vedlegg til saka. Revidert nasjonalbudsjett / kommuneproposisjonen Regjeringa la 07.05.13 fram revidert nasjonalbudsjett (RNB) og kommuneproposisjonen. Fylkesmannen har brev av 10.05.13 til kommunane orientert både om RNB og endringane som det er framlegg om frå 2013. Brevet vart sendt ut til formannskapet etter fsk.møte 27.05.13 og er vedlagt denne saka. Regjeringa reknar med slike endringar for kommunane i år som nemnt nedanfor, i høve til det opphavlege opplegget i statsbudsjettet for 2013. o Redusert kostnadsvekst i høve statsbudsjettet med 0,3% til 3,0%, lønsveksten utgjer skilnaden då denne prognosen er endra frå 4% til 3,5 % o Prognosen for skattenivået i 2013 er tilnærma uendra frå statsbudsjettet. Om lag 5% auke ifrå 2012 (på landsbasis). o Nokre andre mindre element, sjå brevet frå fylkesmannen Frå kommuneproposisjonen for 2014 er det signal om ein realvekst i dei frie inntektene for primærkommunane med mellom 4 og 4,5 milliardar, rekna i høve til inntektsnivået i år som no vert lagt til grunn i RNB. Det er føresett at veksten i dei frie inntektene bl.a. skal dekka auka ressursinnsats i kommunane til meirutgifter som følgje av demografi (endra folketal og alderssamansetnad), veksten i pensjonskostnadene samd styrking av helsetenesta. Det vert utarbeidd lister som viser kor mykje realveksten i dei frie inntektene vil utgjera for kvar kommune, men desse listene er ikkje klare frå fylket endå. Endringar i kriteria i inntektssystemet for 2014, bl.a. vil endringar i folketal og alderssamansetnad påvirka kor mykje me vil ha til disposisjon. Førebels prognosar for vår del er negative i så måte pga folkevekst. Det er grunn til å merka seg at fylkesmannen i brevet sitt bl.a. skriv slik: Som følgje av uvissa knytt til auka pensjonskostnader i 2014, er det og uvisse knytt til kor mykje av veksten i dei frie inntektene som vil bli igjen etter auka utgifter til befolkningsutvikling, pensjon og dei nemnde styrka helsetjenestene. Det er likevel lagt til grunn i opplegget at det skal vere attståande inntekter av realveksten frå 2013 til 2014. Viktige inntekts- og utgiftspostar
19 Frie inntekter (skatt på formue og inntekt inkl. naturressursskatt, rammetilskot) Skatteinngangen per 31. august var litt over 61 millionar som er ein oppgang på 6,7 % i høve til same tidsrom i fjor og utgjer 83,9 % av budsjettert skatteinngang på 73,9 millionar. Tilsvarande tal for 2012 var i rekkjefølgje 58,1 millionar og 79,1%. Skatteprognosen i vårt budsjett for 2013 er auka med 0,56% i høve til faktisk inngang i 2012. Staten reknar i RNB med at skatteveksten i primærkommunane vil bli 5% i høve til fjoråret. Til og med august ligg skatteinngangen i år over budsjettet, med oppgang i høve til 2012. Sjølv om det er for tidleg å seia noko om korleis det vil gå for heile året, er det sannsynleg at ein vil halda budsjett. På grunn av koplinga mot inntektssystemet har endringa i folketalet mykje å seia for dei samla frie inntektene. Ullensvang har frå 2009 til 2012 hatt ein auke på 66 personar. Men i 2012 var det ein nedgang slik at folketalet pr 1.1.2013 no er 3 403. Pr. 01.07.2013 er folketalet 3 387. Endringar i alderssamansetnaden, med færre born og færre av dei eldste eldre, gjev minka rammetilskot. Når ein er på eit så lågt nivå i skatteinngangen, vert ein fanga opp av ei dobbelt sikring i inntektssystemet. Ei endring i vår eigen skatteinngang på 1,0 million på dette nivået vil gje ein effekt på sum av skatt og rammetilskot berre på kring kr 50 000. Kompensasjon for meirverdiavgift Kompensasjonen som gjeld driftsdelen inngår i einingane sine budsjettområde, og me reknar ikkje med vesentlege avvik i høve budsjettet. For investeringsdelen er budsjettert med kr 2.000.000, som tilsvarar at det vert investert for over 10 millionar kr inkl. mva i prosjekt som gir grunnlag for kompensasjon. Dei fire første månadene i år er utrekna krav for kompensasjon for investeringsdelen kr 2 488 000 (124 % av budsjett). Kva ein får inn for heile året, har direkte samanheng med framdrifta for investeringar som gir grunnlag for kompensasjon. Opedal skule er ferdigstilt i 2. tertial og flytting av Sekse Barnehage til Sekse Skule vil utgjera største delen av kompensasjonen for 3. tertial. Minst 80% av kompensasjonen som gjeld investeringsdelen, skal etter gjeldande forskrifter overførast til investeringsrekneskapen i 2013. Frå 2014 skal heile denne kompensasjonen inntektsførast i investering. Lønsoppgjeret I revidert statsbudsjett er prognosen for lønsvekst redusert frå 4 % til 3,5 %. Lønnsoppgjer organiserte og uorganiserte er gjennomført og prognosane visar at 1,5 mill av lønsreserven vil fordelast ut på inneværande år. I budsjettet er det sett av ein sentral reservepost for løn på 2 millionar, resterande sum vert brukt til å dekka opp ekstra kostnadar til pensjon og vikarar. Pensjonskostnadene Det er budsjettert med 22,7 millionar som samla pensjonskostnader i 2013, ein auke på ca 8,0% i høve til rekneskapen for 2012. Talet er med 10,6% arbeidsgjevaravgift og gjeld kostnadene til pensjon som inkluderer både årets premieavvik og amortisering av tidlegare års avvik. Sjølv om ein skulle få endra premieutbetalingar i år vil ikkje dette påverka balansen i årets rekneskap særleg, men skal fordelast over dei neste 10 åra (Høringsutkast i disse dagar angåande endring til 5 eller 7 års amortifiseringstid som vil medføra økte kostnadar pr år). Dei siste prognosane frå pensjonsleverandørane viser at kostnadene i 2013 truleg ikkje vil avvika særleg frå det som ligg i vårt budsjett.
Ved siste årsskifte var oppsamla premiavvik (intern gjeld som skal tilbakeførast) 15,5 millionar inklusive arbeidsgjevaravgift. Etter dei siste prognosane vil det i 2013 bli eit premieavvik minus amortisering av tidlegare års avvik på 3 millionar, slik at oppsamla premieavvik komande årsskifte vil bli nær 18,5 millionar. Beløpet skal utgiftsførast dei komande åra, noko som vil bli ei utfordring. Situasjonen skal vera tilsvarande i dei fleste andre kommunar. Kraftinntekter og eigedomsskatt Generelt Etter økonomireglementet (sist endra i heradsstyresak 092/08) skal avvik i høve budsjettet for alle kraftinntekter og all eigedomsskatt setjast av / dekkjast av reservefondet for kraftsal. Ved siste årsskifte var saldo på fondet kr 10 983 000, til frådrag kjem budsjettert bruk av fondet i 2013 med 4,4 millionar. Med dei endringane ein kjenner til så langt og som er nemnt i kvart av dei fem avsnitta nedanfor, reknar ein med at kraftrelaterte inntekter og eigedomsskatt blir 0,5 millionar høgre enn budsjettert, medan utbytte frå kraftlaget vert 2,2 millionar lægre enn budsjettert. Tap eller vinst på områdedifferanse kjem til frådrag eller tillegg. Over halvparten av heimfallskrafta vert selt på spot der ein får den marknadsprisen som til kvar tid gjeld. Saman med uvissa kring områdedifferansen gjer dette at prognosen for kraftinntektene i 2013 er nokså usikker. Me har og levert skatteoppgjer for 2012 som kan medføre 600 000 mindre i skattekostnad for inneverande år Kraftinntektene for 2012 og utsiktene framover for desse inntektene er omhandla i eiga heradsstyresak 11/1629 i møte 11. mars. Som nemnt der, har det vore eit sterkt fall i kraftprisane dei siste åra, og dette vil verta ei stor utfordring for økonomien i heradet. Prisane for levering av kraft for 2013 og seinare år har gått litt ned sidan sakene som nemnt, vart skrivne. I heradsstyresak 13/423 i møte 6. mai vart det lagt fram nye rettningslinjer for kraftsal, der me tar sikte på og sikra/spreie risikoen for kraftsalet for kvart år framover. Oversyn i 1 000 kroner: 20 2008 2009 2010 2011 2012 Budsjett Progn ose Kraftomsetnad * 20 487 22 390 20 957 19 257 22 274 15 250 15 250 Heimfall, kraftomsetnad 3 390 3 390 Heimfallsinntekter 4 634 5 751 5 484 4 396 2 180 2 200 2 200 Eigedomsskatt 2 832 2 934 3 238 3 421 3 532 3 500 4 000 Utbyte HE (frå året før) 2 634 2 588 3 352 3 994 3 595 4 000 1 800 Skatt 2012 600 SUM 30 587 33 663 33 031 37 154 31 581 28 340 27 240 Pris øre / kwh 36,4 39,2 38,2 36,2 32,5 32,1 32,1 Saldo kraftfond 1. jan. 6 854 8 355 10 018 11 700 12 521 10 983 Sett av / brukt av fondet 1 501 1 663 1 682 821-1 538-4 400 *) Inkludert verdi av kraft i eigne bygg, og fråtrekt fellesutgifter som juridisk hjelp og kontingent LVK. Inntekter frå kraftomsetnad (utanom heimfall) For 2013 er prisen sikra for heile kraftkvantumet på 75 Gwh til ein pris på 32,1 øre per kwh. Dette er ein god pris i høve til det ein ville fått ved sal på kontrakt no (30 øre). Konsesjonskraftprisen, som er den prisen heradet betalar for krafta, er fastsett til 10,86 øre for 2013. Dette er ein auke på 1,0% frå 2012. Avgifter som skal betalast kan ikkje reknast ut nøyaktig på førehand. Det er budsjettert med 18,6 millionar i netto inntekt frå sal av kraft i 2013, og ein kan rekna med noko meir om ein held utanfor den såkalla områdeprisdifferansen (skilnaden
21 på kraftprisen for Sør-Noreg og systemprisen). Så langt i år har denne differansen vore positiv, men talet kan variere mye dei siste månadane. Prognosen i budsjettet ser ut til å helda i år, det usikre ligg i spotprisen for resterande kvantum av heimfall. Heimfallsinntekter, delen med kraftomsetnad Frå 2011 får heradet etter 1964-avtalen tildelt 57,3 Gwh (millionar kwh) som vert selt på marknaden, og som heradet betalar konsesjonskraftpris for. Men det vert gjort frådrag for grunnrenteskatt og inntektsskatt for Statkraft, som er berekna til 38,4% av nettoprisen. Til frådrag kjem òg kostnader med forvaltning (for tida 0,5 øre per kwh) og avgifter. Av nettoinntekta skal det betalast 28% skatt til staten. For å synleggjera kor stort utslag ulik salspris vil gje, kan det setjast opp slikt oversyn (1 000 kroner): Salspris Brutto Kostnad Frådrag Forvaltn., Inntekt heradet øre / kwh inntekt kraftkjøp Statkraft avgifter Før skatt Etter skatt Alt. 1 50,0 28 650 6 183 8 627 1 100 12 740 9 173 Alt. 2 40,0 22 920 6 183 6 427 1 100 9 210 6 631 Alt. 3 32,1 18 393 6 183 4 689 1 100 6 422 4 624 Alt. 4 30,0 17 190 6 183 4 227 1 100 5 680 4 090 Alt. 5 20,0 11 460 6 183 2 026 1 100 2 151 1 548 Føresetnader for tabellen: o Tildelt kvantum på 57 300 000 kwh o Kjøpspris = konsesjonskraftpris i 2013 som er 10,86 øre per kwh o Avtala pris for forvaltning på 0,5 øre per kwh som utgjer kr 287 000. o Avgifter tilsvarande faktisk kostnad i 2012 + 3% = kr 840 000. Stor skilnad i salsprisen vil altså gje stort utslag i vår nettoinntekt, frå over 9 millionar i nettoinntekt med ein salspris på 50 øre og berre 1,5 millionar dersom prisen er så låg som 20 øre. Heimfallsinntekter, Tysso II Denne delen går som tidlegare, med utbyteutbetaling i pengar frå Statkraft, som det ikkje skal betalast skatt av. Også denne vil variera med kraftprisen. Budsjettert 2,2 millionar. Eigedomsskatt, verk og bruk Eigedomsskatt er for 2012 skriven ut med kr 4 millionar mot budsjettert 3,5 millionar. Makstaket for berekning av eigedomsskatt for store kraftverk vart auka med 5% for 2012 og vidare med 11% i 2013. Auka i makstaket utgjer mykje av årsaka til den auka eigedomsskatten i 2013. Eigedomsskatt, frå 2014 Ullensvang heradsstyre vedtok 10.09.2012 at frå skatteåret 2014 skal eigedomsskatten utvidast til å gjelda all fast eigedom i heile heradet. Arbeidet med å innføra eigedomsskatt på all fast eigedom skjer i 2013. Det er så langt grunn til å tru at det vil verta ei overskriding på 1,5 mill (usikkert tal) i forhold til budsjettet for 2013. Meirutgiftene her vil i hovudsak vera knytt til engasjement av takseringsfirma, samt ekstra kostnadar til korrigeringar av matrikkel og føringar i eigedomsskatteprogram. Utbyte frå Hardanger Energi AS (HE) I budsjettet har heradsstyret rekna med eit utbyte frå HE på 4,0 millionar. Styret for Kraftlaget har i møte den 24. mai tilrådd eit utbyte for 2012 til eigarane med 5 millionar. Med 36,3% av aksjane gjev dette Ullensvang herad kr 1 800 000.
22 Rekneskapsresultatet for 2012; det generelle reservefondet Rekneskapen for 2012 vart gjort opp med eit netto driftsresultat på knapt 1,16 millionar (0,4% av driftsinntektene). Etter avsetjing og bruk av fond og overføring til investering har rekneskapen eit underskot på kr 1 538 000. Dette er eliminert ved bruk av reservefondet for kraft, slik at rekneskapen går i null. Investeringsrekneskapen er gjort opp i balanse. Det generelle reservefondet er redusert med kr 101 000, saldo ved årsskiftet var kr 4 373 000. Avkasting på likvide midlar og lånekostnader Med tilvising til eige avsnitt nedanfor om finansforvaltinga, kan det verta ei netto innsparing på finanskostnader som følgje av god avkasting og ei rente som har halde seg låg. Stipulert meirinntekt/innsparing kr 300 000, men talet er usikkert og vil variera med renta og avkastning på fond. Nokre lån betalar me berre renter på og dei medfører ein lågare kostnad i finansforvaltninga for 2013, sjå eiga heradsstyresak 102/12 frå 05.11.2012. Disse låna må me byrja å betala på igjen innan rimeleg tid. Budsjettet for 2013 visar renteutgifter på 850 000 mindre enn i 2012 (lågare flytande rente) og avdrag på 2,3 millionar mindre enn i 2012 (pga Låna med avdragfridom). Oppsummering av større inntekts- og utgiftspostar, reservepostar I heradet sitt budsjett er det sett av ein liten reserve på kr 500 000 i tilfelle inntektene skulle svikta. Dersom ein tek omsyn til denne og dei andre hovudpostane, viser tala at dei nemnde utgifts- og inntektspostane fører til ein svekka budsjettbalanse med nokre millionar. Ein føreset at prognosen for inntektssida framleis held seg, med unntak av utbytte som alt er stadfesta med ei mindreinntekt på 2,2 millionar. Det er grunn til å minna om at forbruket av reservefond i budsjettet for 2013 er svært høgt frå før, på heile 4,4 millionar. Vurdering og innspel frå stabs- og resultateiningane Det vert vist til fleire detaljar i vedlagde notat. Som det går fram der, er det frå fleire av einingane vist til meirkostnader, som dei meiner ikkje kan dekkjast innanfor vedteke budsjett. Oversyn: Helse og velferd o Meirforbruk grunna auke i avlastningstilbod for ressurskrevjande brukarar, overgang til kommunal lege på Lofthus, samt ekstra utgifter til sosialtenesta. o Mindreforbruk i barnevernstenesta. o Totalt ser budsjettet ut til å gå i balanse for året. Samhandlingsreforma o Meirkostnadar til samahandlingsreforma med totalt kr 800 000 Pleie og Omsorg o Meirkostnadar til vikarar på Bråvolltunet med kr 350 000 Skular/Barnehagar o Bemanningsauke grunna fleir born og ekstraordinære spesialpedagogiske tiltak gjev noko meirforbruk. Stort vikarbruk i ei eining. Det er og ekstra kostnadar til skuleskyss og kjøp av plassar i Granvin. o Totalt ca 1,2 mill over budsjett for året Næring- og utvikling o Meirforbruk grunna ekstra utgifter til vedlikehald av kommunale bygg og veier, utsetjing av nødvendig vedlikehald frå tidligare år medførar større uføresette utgifter. o Totalt prognose på ca 3 mill over budsjett for året
Samla oppsummering for driftsbudsjettet: 23 Auka inntekt Minka utgift Minka inntekt Auka utgift Skatteinntekter / rammetilskot Kraftinntekter (skatt 2012/økt eigedomsskatt) 1 100 000 Utbytte HE as 2 200 000 Netto finansutgifter inkl. rentekompensasjon 350 000 Generell reservepost 500 000 Innføring av utvida eigedomsskatt 1 500 000 SUM større inntekts- og utgiftspostar 1 950 000 3 700 000 Pleie og Omsorg 350 000 Helse og velferd 0 Samhandlingsreforma 800 000 Skular og barnehagar 1 200 000 Næring og utvikling 3 000 000 Sum avvik einingane / andre element 0 5 350 000 Forverra resultat drift 7 100 000 Budsjettert bruk av reservefond 4 400 000 Prognose bruk av reservefond 2013 11 500 000 Inneståande på reservefonda (det generelle + kraftfondet) per 31.12.2012 var kr 15 356 000. Fleire av prognosane er usikre, til dels svært usikre. Røynslene frå tidlegare år er at den endelege rekneskapen viser avvik som ikkje har vore melde i tertialrapportane, både pluss og minus. Oftast har det gått betre enn frykta, men ikkje alltid. Næring og utvikling har store utfordringar med kapasitet til å fylgja opp prioriterte oppgåver, og har elles eit svært stramt budsjett, som også skal dekka fleire uføresette postar. Mykje av slike uføresette postar skuldast manglande løyvingar til vedlikehald over fleire år. Investeringsbudsjettet og låneopptak Ved utgangen av august månad, var det rekneskapsført 11 millionar på investeringsprosjekt. Det er ikkje meldt om meirforbruk i høve budsjett / kostnadsoverslag på prosjekt. Investeringsrekneskapen skal sjåast i samanheng, slik at meirforbruk på ulike prosjekt som regel let seg ordna ved å ta finansiering frå andre prosjekt med mindreforbruk eller seinka framdrift, og / eller av frie kapitalinntekter som t d sal av bustadtomter. Det er og budsjettert med ein reserve som er nytta til ulike føremål, sjå nedanfor. Investeringsbudsjettet for 2013 på 12,3 millionar er fordelt slik: o Spesifiserte, ordinære prosjekt kr 9 700 000 o Eigenkapitalinnskot KLP kr 600 000 o Reserve for meirkostnader / avrunding kr 2 000 000
24 I tillegg er det eit etterslep frå 2012 og tidlegare år på 12 millionar (som tidligare er finansiert), slik at det samla er føresett investert for om lag 22 millionar kr i 2013 på nær 25 ulike prosjekt, store og små. Det var pr 31.12.2012 ei manglande finansiering på 873 000 kr som er føresett dekka av reserveposten på 2 mill kroner til investeringar i 2013. Budsjettet har ikkje vore endra så langt i år, og reserveposten på 2 millionar kr har hittil vorte nytta til: Fjellsikring 250 000 Websak/arkiv 250 000 Eigedomsskatteprogram 500 000 Kinsarvik barnehage 200 000 Tilbakekjøp av tomt 100 000 Omprioritering Opedal -500 000 Traktor/plenklyppar 250 000 Manglande finansiering 873 000 Totalt 1 923 000 av budsjett på 2 000 000 Merk : Tidligare overforbruk av reserveposten er dekka inn av omfordeling frå oppussing av Opedal Skule (HST 12/1185 66) Spelemidlar til idrettsanlegg Kultur- og ressursutvalet i fylkeskommunen skal i møte. Ullensvang herad har søkt om tilskot til prosjekta som er lista opp nedanfor. Prosjekta må ferdigstillast før me kan få utbetalt fullt tilskot. Heradet har forskottert tilskot frå spelemidlane ved låneopptak. Tala som nemnde, er det heradet reknar med å få i tilskot: 1. Skotamyra kunstgrasbane kr 1 600 000 a. Tilsagn 1 000 000 i 2013, rest kan søkast på i 2014 2. Hordatun klubbhus kr 2 800 000 Finansforvaltninga; avkasting og lånekostnader Bakgrunn, generell utvikling i perioden I reglementet om finansforvaltninga som heradsstyret sist endra den 28.09.2009, heiter det at rapport om finansforvaltninga skal gjevast i eigen rapport for heile året og som eige punkt i rekneskapsrapportane for kvart tertial. I tillegg utarbeider økonomikontoret månadlege rapportar. Det generelle rentenivået er framleis svært lågt. Noregs Bank si styringsrente har lege på 1,50% frå 14.03.2012. Bankindeksen 1 mnd NIBOR (nominell) var for august 1,63% mot 1,96% i gjennomsnitt for 2012. Rentenivået har innverknad både på den flytande lånerenta og innskotsrenta. Den flytande lånerenta i Kommunalbanken, der heradet har dei fleste låna, har lege på 2,25% hittil i år.
Plassering av midlar Heradet har bankavtale med Sparebanken Vest (SPV), og har alle midlar som ikkje er plassert i verdipapirfond i denne banken, bortsett frå eit innskot på særvilkår i Storebrand Bank. Avtalen med SPV vart fornya etter tilbodskonkurranse sommaren 2010 og gjeld til 01.07.2013. Me har fornya denne for eit år til. Ny anbodskonkurranse vil gjennomførast våren 2014. I tillegg er det midlar plassert i verdipapirfond i selskapa KLP Fondsforvaltning AS, Skagen AS og Holberg Fondsforvaltning AS. For tida er ca 10 millionar kr plassert som fastrenteinnskot i SPV. Oversyn over alle plasseringane (beløp i 1000 kroner, berekna avkasting i % p.a.): 25 Avkasting 1. jan. August Gj.snitt Beløp % p.a. 1 Obl.fondet Skagen Avkasting 2 577 2 625 2 601 48 2,8 % 2 Aksjefondet Skagen Vekst 1 038 1 160 1 099 123 17,8 % 3 Aksjefondet Skagen Global 1 644 1 917 1 780 273 25,0 % 4 SPV fastrente "SPV 31" 5 141 5 141 5 141 0 0,0 % 5 SPV fastrenteinnskot 5 060 5 060 5 060 0 0,0 % 6 SPV, 1 mnd NIBOR + margin 24 699 11 504 18 101-13 195 2,7 % 7 Storebrand Bank, fastrente 5 404 5 519 5 462 115 3,2 % 8 Andre bankinnskot 26 26 26 0 0,0 % 9 KLP Pengemarked 4 738 4 810 4 774 72 2,3 % 10 Skagen Høyrente Institusjon 5 567 5 661 5 614 94 2,5 % 11 Holberg Likviditet 7 626 7 770 7 698 144 2,9 % Sum likviditet 63 519 51 192 57 356-12 327 3,6 % Av dette langsiktige midlar 10 400 10 842 10 621 ü Gjennomsnitt saldo i tabellen ovanfor er rekna i høve saldo ved utgangen av kvar månad for bankinnskot, for obligasjons- og aksjefond gjennomsnitt av 1. jan / 31. august. Aksjefonda fall mykje i verdi i 2008 og 2011 som følgje av finanskrisene og generell børsnedgang. 2012 starta og dårleg, men tok seg opp utover året. I 2013 har me ein jamn oppgang på fonda våre, og me legg til grunn at fonda gjev rimeleg god avkastning ut året. Avkasting på heradet sine inneståande midlar er budsjettert med 1,6 millionar, med grunnlag i ein prognose på 2,4% av 65 millionar inneståande i gjennomsnitt. Kr 361 000 av avkastinga er rekna å tilhøyra bundne fond og gåvemidlar, som skal leggjast til hovudstolen. Det endelege resultatet for året er avhengig av rentenivået, korleis det går med aksjefonda og kor mykje pengar ein har til forrenting. Så langt har avkastinga vore på kr 1 446 000, medan 2/3 av budsjettet utgjer kr 1 067 000, så ein bør kunna rekna med å få inn ein del meir enn budsjettert. For budsjettbalansen må ein korrigera for avkasting som høyrer til bundne fond. Innlån Det er i 2013 tatt opp 3 millionar i Startlån til vidare utlån i Husbanken. Utover dette er det ingen nye lån eller ekstraordinære nedbetalingar. Gjennomsnittleg lånekostnad for heradet i 1-2. tertial er berekna til 2,62 % p.a., av dette 2,25% for låna med flytande rente. Av lånegjelda på 158 millionar har 37,3 millionar eller 22% bunde rente (utanom Startlån men ikkje korrigert for betalte avdrag i år). Rentebindinga for dei fem låna med fast rente går ut på følgjande tidspunkt :
4,9 millionar til 3,60%, bindinga går ut 01.08.2014 (lån 9216) 8,8 millionar til 3,76%, bindinga går ut 15.12.2015 (lån 9115) 8,8 millionar til 3,54%, bindinga går ut 13.08.2016 (lån 9107) 8,0 millionar til 3,59%, bindinga går ut 01.12.2016 (lån 9118) 6,7 millionar til 5,14%, bindinga går ut 15.05.2017 (Kai Hovland) I årsbudsjettet for 2013 er det rekna med ei gjennomsnittleg rente på lån på med flytande rente på 2,5% tilsvarande ei renteutgift på kr 4 400 000, medrekna fastrentelåna og ein liten reserve. Om den flytande renta i gjennomsnitt for året endrar seg med 1,0 prosentpoeng, gjev dette ei endra renteutgift på om lag 1,2 millionar. Men endra rente verkar også inn på avkastinga og andre element; nettoverknaden av ei slik endring i rentenivået vil vera om lag kr 400 000. For 2013 synest det å vera realistisk med ei gjennomsnittleg flytande rente på noko under budsjettert. Oppsummering og eiga vurdering av finansforvaltninga: Med det som er nemnt ovanfor, synest det no å vera realistisk å rekna med ein netto auka inntekt / sparte utgifter pr. 2 tertial. Effekten på sjølvkostområdet (vatn og avløp) er ikkje berekna, men lågare rente enn budsjettert vil gje negativ effekt på budsjettbalansen. Det er i perioden ein positiv differanse på 0,9%, rekna i prosent p.a., på det heradet har betalt i rente på låna (2,7%) og det ein har fått som avkasting på dei likvide midlane som står til forrenting (3,6%). Det er eit mål at denne skilnaden skal vera nær null, så dette bør vera akseptabelt. Heradet tapar litt på rentebinding på innlån, rekna i høve til om alt hadde vore på flytande vilkår. Men sidan rentebindinga har lite omfang er det tale om relativt små beløp, og ein må sjølvsagt sjå resultatet for heile rentebindingsperioden for det enkelte lånet. Det er òg ein risiko for at ein vil tapa på å ikkje ha bunde renta, i tilfelle renta går mykje opp framover. Oppfølging av 1. tertialrapport På bakgrunn av heradsstyret si handsaming av 1. tertialrapport 2013 (i møte 17.06.2013) har rådmannen sendt ut skriv til alle einingane med pålegg om å bruka minst mogleg pengar resten av året, herunder at inntak av vikarar skal avgrensast så langt det er forsvarleg, og at det ikkje skal tilsetjast i ledige stillingar utan etter særskild godkjenning av rådmannen. Tilbakemeldingane frå einingane kan i all hovudsak oppsummerast til at einingane gjer alt det dei kan for å halda budsjetta sine, ev. redusera utgiftene i høve til budsjettet. Det førelegg elles ikkje konkrete forslag til innsparingar frå einingane så langt. Vurdering: 26 Rådmannen viser til samla saksutgreiing ovanfor. Utgangspunktet er eit budsjett med underskot, og det er pr. 31.08.2013 signalisert til dels stort meirforbruk frå fleire av einingane. Anten det skuldast tilhøve som ikkje kan påverkast, for dårleg budsjettgrunnlag eller manglande budsjettdisiplin, så må det handterast. Heradet sine driftsutgifter har over tid auka altfor mykje i høve til driftsinntektene, og det må fortløpande arbeidast med tiltak som gjer det mogleg å tilpassa utgiftsnivået til disponible driftsinntekter, og slike tiltak må gje reelle innsparingar. Ei stor utfordring i denne samanheng er at det stadig kjem til nye utgifter som er svært vanskelege å unngå.
27 Som tabellen på side 7 viser er det fleire driftsområde som viser overforbruk etter 2. tertial 2013. Rådmannen vil gå gjennom desse områda spesielt og vurdera om det kan gjerast innsparingar ved å ikkje iverksetta budsjetterte tiltak. Rådmannen sitt framlegg til vedtak: 1. Heradsstyret har merka seg innhaldet i tertialrapporten, og føreset at rådmannen syter for at det ikkje vert meirforbruk i høve budsjettet ut over det som er heilt nødvendig for ei forsvarleg drift og akseptabelt tenestetilbod. 2. Rådmannen har høve til å ta standpunkt til å ikkje setja i verk kostnadskrevjande tiltak som er føresett i driftsbudsjettet. Heradsstyret ber om at det vert gjeve melding attende til formannskapet om kva for konkrete tiltak som vert eller har vorte gjennomført for å redusera driftsutgiftene. Rådmannen viser i den samanheng også til budsjettvedtak 2013 om at alle vakante stillingar skal vurderast særskilt av rådmann. 3. Rådmannen ynskjer betre sentral styring av kostnadene på NU, der ein reknar med eit overforbruk på ca 3.000.000 i år. Rådmannen har difor innført innkjøpsstopp på NU med verknad frå 30. september 2013. Det vil seie at alle tiltak som samla sett vil kosta 10.000 kr eller meir, skal godkjennast av rådmannen. 17.10.2013 ELDRERÅDET Røysting: Rådmannen sitt framlegg til vedtak vart samrøystes tilrådd. ER-034/13 TILRÅDING: 1. Heradsstyret har merka seg innhaldet i tertialrapporten, og føreset at rådmannen syter for at det ikkje vert meirforbruk i høve budsjettet ut over det som er heilt nødvendig for ei forsvarleg drift og akseptabelt tenestetilbod. 2. Rådmannen har høve til å ta standpunkt til å ikkje setja i verk kostnadskrevjande tiltak som er føresett i driftsbudsjettet. Heradsstyret ber om at det vert gjeve melding attende til formannskapet om kva for konkrete tiltak som vert eller har vorte gjennomført for å redusera driftsutgiftene. Rådmannen viser i den samanheng også til budsjettvedtak 2013 om at alle vakante stillingar skal vurderast særskilt av rådmann. 3. Rådmannen ynskjer betre sentral styring av kostnadene på NU, der ein reknar med eit overforbruk på ca 3.000.000 i år. Rådmannen har difor innført innkjøpsstopp på NU med verknad frå 30. september 2013. Det vil seie at alle tiltak som samla sett vil kosta 10.000 kr eller meir, skal godkjennast av rådmannen. 17.10.2013 RÅD FOR FUNKSJONSHEMMA Røysting. Rådmannen sitt framlegg vart samrøystes tilrådd.
28 RFU-031/13 TILRÅDING: 1. Heradsstyret har merka seg innhaldet i tertialrapporten, og føreset at rådmannen syter for at det ikkje vert meirforbruk i høve budsjettet ut over det som er heilt nødvendig for ei forsvarleg drift og akseptabelt tenestetilbod. 2. Rådmannen har høve til å ta standpunkt til å ikkje setja i verk kostnadskrevjande tiltak som er føresett i driftsbudsjettet. Heradsstyret ber om at det vert gjeve melding attende til formannskapet om kva for konkrete tiltak som vert eller har vorte gjennomført for å redusera driftsutgiftene. Rådmannen viser i den samanheng også til budsjettvedtak 2013 om at alle vakante stillingar skal vurderast særskilt av rådmann. 3. Rådmannen ynskjer betre sentral styring av kostnadene på NU, der ein reknar med eit overforbruk på ca 3.000.000 i år. Rådmannen har difor innført innkjøpsstopp på NU med verknad frå 30. september 2013. Det vil seie at alle tiltak som samla sett vil kosta 10.000 kr eller meir, skal godkjennast av rådmannen. 21.10.2013 FORMANNSKAPET Røysting. Rådmannen sitt framlegg vart samrøystes tilrådd. FSK-059/13 TILRÅDING: 1. Heradsstyret har merka seg innhaldet i tertialrapporten, og føreset at rådmannen syter for at det ikkje vert meirforbruk i høve budsjettet ut over det som er heilt nødvendig for ei forsvarleg drift og akseptabelt tenestetilbod. 2. Rådmannen har høve til å ta standpunkt til å ikkje setja i verk kostnadskrevjande tiltak som er føresett i driftsbudsjettet. Heradsstyret ber om at det vert gjeve melding attende til formannskapet om kva for konkrete tiltak som vert eller har vorte gjennomført for å redusera driftsutgiftene. Rådmannen viser i den samanheng også til budsjettvedtak 2013 om at alle vakante stillingar skal vurderast særskilt av rådmann. 3. Rådmannen ynskjer betre sentral styring av kostnadene på NU, der ein reknar med eit overforbruk på ca 3.000.000 i år. Rådmannen har difor innført innkjøpsstopp på NU med verknad frå 30. september 2013. Det vil seie at alle tiltak som samla sett vil kosta 10.000 kr eller meir, skal godkjennast av rådmannen.
29
30
31
32
33
34
35
36
37