Dato:13.02.2014 MØTEINNKALLING Utvalg: Fakultetsstyret for Det helsevitenskapelige fakultet Møtested: Rådsrommet/U7.220, MH Møtedato: 20.02.2014 Tidspunkt: 08:30 Eventuelt forfall må meldes snarest på e-post til ashild.strommesen@uit.no eller på tlf. 44601. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side1
Saksliste Saksnr Tittel/beskrivelse U.off. Arkivref. FS 1/14 Godkjenning av saksliste og møteinnkalling FS 2/14 Referat fra fakultetsstyremøte 2. desember 2013 2013/11 OS 1/14 Orienteringssaker Orientering fra dekan Arnfinn Sundsfjord OS 2/14 Orienteringssak om evalueringen av NAFKAM 2014/115 OS 3/14 Årsresultat 2013 - Det helsevitenskapelige fakultet 2012/6137 OS 4/14 Muntlig orientering om bruken av midlertidige stillinger ved Helsefak OS 5/14 Utvikling i personalkostnader ved Det helsevitenskapelige fakultet OS 6/14 Orientering om fondene som forvaltes av Det helsevitenskapelige fakultet OS 7/14 FS 3/14 Orientering om årshjulet til Det helsevitenskapelige fakultet Budsjettfordeling 2014 for Det helsevitenskapelige fakultet 2014/907 2014/948 2014/37 x vedlegg2 2013/2568 FS 4/14 Årsplan 2014 for Det helsevitenskapelige fakultet 2013/5689 FS 5/14 FS 6/14 FS 7/14 FS 8/14 Strategievaluering av Det helsevitenskapelige fakultet ved Universitetet i Tromsø - Norges arktiske universitet Avsetninger og balanse pr. 31.12.2013 ved Det helsevitenskapelige fakultet Høringsuttalelse fra Det helsevitenskapelige fakultet angående de reviderte retningslinjer for fordeling av FoU-termin ved UiT Norges arktiske universitet Strategiprosess ved UiT (UiT 2020) og Helsefak (Helsefak 2020) x 2014/1032 2012/6137 2009/6820 2014/510 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side2
FS1/14Godkjenningavsakslisteogmøteinnkalling/ Side3
Det helsevitenskapelige fakultet Arkivref: 2013/11/ASS032 Dato: 12.02.2014 SAKSFRAMLEGG Til: Møtedato: Sak: Fakultetsstyret for Det helsevitenskapelige fakultet 20.02.2014 2/14 Referat fra fakultetsstyremøte 2. desember 2013 Innstilling til vedtak: Referatet godkjennes med de merknader som kom i møte. Arnfinn Sundsfjord dekan Tom Mikalsen fakultetsdirektør Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur Saksbehandler: Åshild Strømmesen Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side4
Det helsevitenskapelige fakultet Arkivref: 2013/11 ASS032 Dato: 02.11.2013 MØTEREFERAT/-PROTOKOLL Utvalg/møte i: Møteleder/referent: Fakultetsstyret ved Det helsevitenskapelige fakultet Åge Danielsen/Åshild Strømmesen Møtedato: 2. desember 2013, kl. 08.30-14.00 Til stede: Forfall: Åge Danielsen, styreleder Marit Lind, nestleder Margrethe Hagerupsen, ekstern styremedlem Åshild Fause, representant for vitenskapelige tilsatte Eiliv Lund, representant for vitenskapelige tilsatte Britt Vigdis Ekeli, representant for vitenskapelige tilsatte Ole Morten Seternes, representant for vitenskapelige tilsatte Kristin B. Borch, representant for midlertidig vitenskapelige tilsatte Vibeke Guddingsmo, representant for teknisk/administrativt tilsatte Harald Lind, representant for teknisk/administrativt tilsatte Bjørn Anders Karstensen, studentrepresentant Ørjan Pettersen, studentrepresentant Cathrine Finvåg, vara studentrepresentant kom kl.10.30 Ole Martin Ellingbø Nilssen, studentrepresentant FS HELSEFAK 37-13 MØTEINNKALLING/SAKSLISTE Godkjent FS HELSEFAK 38-13 REFERAT FRA FAKULTETSSTYREMØTE 9. OKTOBER 2013 Referatet godkjennes. ORIENTERINGSSAKER Orientering ved dekan Arnfinn Sundsfjord MH II har fått oppstarts bevilgning og det blir oppstartsmøte 12.12.13 for å gjennomgå byggetegningene slik de foreligger per i dag. En overordnet prosjektledelse vil bestå av medlemmer fra KD, statsbygg og universitetsdirektøren. Det vil bli ansatt en prosjektleder og en teknisk prosjektgruppe. Brukerorganisasjon og medvirkning vil bli satt så snart som mulig i samarbeid med Universitetsdirektøren. Det vurderes en samling av kjernefasiliteter for basal biologi i MHII. Andre biologimiljøer vil derfor bli invitert med i planleggingen. Bygget vil medføre en økning i areal på 19 000 kvm². Byggetid er 3 år og forventes ferdigstilt i 2017. Finansiering av bygg ved UiT må finansieres gjennom kutt i basis og vil medføre et mindre handlingsrom for fakultetene. Det samlede kutt i basis på grunn av egenfinansierte bygg er ikke endelig klarlagt. Modulbygg med lesesal for medisinerstudenter og kontor for ansatte er under oppføring og vil bli ferdigstilt våren 2014. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side5
Utvidet regionalisering av medisinerutdanningen til Finnmark er positivt mottatt. Ledelsen av Helsefak har avtalt møte med Helse Nord 12.12.13. for å drøfte saken. Utfordringer knyttet til rekruttering av ansatte ved Institutt for klinisk odontologi. Den kritiske fasen antas å vare i tre til fire år før instituttet har klart å rekrutterte/utdanne egne vitenskapelige ansatte. Det er sterkt fokus på rekrutteringsarbeid i nør dialog med UiB, UiO, HOD og Fakultetsledelsen. Fakultetsledelsen besøkte Universitetet i Linköping og det er inngått en MoU-avtale og tilsetting av professor II i helsefaglig pedagogikk med fokus på tverrfaglig profesjonsutdanning. Fakultetsdirektør Tom Mikalsen vil fratre sin stilling i siste halvdel av februar. Det vil bli gjort en gjennomgang av kapasitet og behov i administrasjonen fremover. Stillingen lyses ut så snart som mulig. Det utarbeides en felles studieplan for bachelor i sykepleie fra høsten 2015. Fakultetsledelsen og instituttledelsen planlegger en felles tur til campus Hammerfest. Budsjett 2014 ble trukket som styresak til Universitetsstyret og det vil bli innkalt til ekstraordinært styremøte 16. januar 2014 for behandling av budsjettet. Sykepleierutdanningen i Hammerfest er årlig blitt subsidiert med to millioner fra campus Alta i tidligere HiF. Universitetsdirektøren vil se på den samlede finansieringen av utdanningen i forbindelse med budsjettet for 2014. Forskningsrapporten UiT 2012 Fakultetet vil komme tilbake med forslag til tiltak i fakultetets forskningsmelding. Merknad: Styret ønsker fokus på rekruttering av gode forskningskandidater, ekstern forskningsfinansiering, evaluering av forskningsgrupper og indikatorer for forskningsmål. Orientering om evaluering av forbedringsprosesser 2013 Styret tar saken til orientering. Merknad: Marit Lind orienterte at UNN skal se på lederutviklingstiltak og vil invitere Helsefak. Orientering om utvikling i personalkostnader Styret tar saken til orientering. Merknad: Styret ønsker å se på utviklingen i fordeling mellom fakultetet og instituttene. Presentasjonen sendes styret. Styret ønsker å få presentert utvikling mellom fast og midlertidig vitenskapelige tilsatte på fakultetsnivå. Økonomirapport per 31. oktober 2013 Styret tar saken til orientering. Merknad: Styret ønsker at fakultetet finansierer interne stipendiater ved mindreforbruk. Styret ønsker en analyse på hvorfor BOA bevilgninger går ned. Presentasjonen legges ved referatet. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2 Side6
Økonomikurs Styret takket for økonomikurset. Gjennomgang av økonomisk utvikling 2010-2014 Styret tar saken til orientering. DISKUSJONSSAKER FS HELSEFAK 39-13 FAKULTETETS ÅRSPLANTILTAK INNEN UTDANNING OG FORSKNING FOR 2014 (2013/5689) Styret tar saken til orientering. Merknader: Tydeliggjøre både fakultets- og større instituttspesifikke mål innen utdanning og forskning. Implementering av kulturplakaten og revisjon av bachelor sykepleie må synliggjøres i årsplanen Styret ønsker en orientering om fakultetets arbeid mot Horizon2020 på neste styremøte. FS HELSEFAK 40-13 FORDELING AV ARBEIDSOPPGAVER MELLOM OPPTAKSKOMITEEN FOR PH.D-PROGRAMMET OG TILSETTINGSUTVALGET VED DET HELSEVITENSKAPELIGE FAKULTET (ephorte 2013/656) Forslag til vedtak: Fakultetsstyret gir Tilsettingsutvalget fullmakt til å gjøre midlertidig opptak til ph.d.-programmet i helsevitenskapelige fag samtidig som de gjør vedtak om tilsetting av stipendiater. En ph.d.- student fra opptakskomiteen for ph.d.-programmet tiltrer som ekstra representant i Tilsettingsutvalget når tilsetting og opptak av stipendiat/ph.d.-student behandles. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. FS HELSEFAK 41-13 STYRESAMMENSETNINGEN VED INSTITUTT FOR HELSE OG OMSORGSFAG (ephorte 2013/105) Forslag til vedtak: 1. Instituttstyret ved Institutt for helse- og omsorgsfag får følgende styresammensetning: Instituttleder 3 fast vitenskapelige ansatte 1 teknisk/administrativt ansatt 2 studenter 2 eksterne medlemmer 2. Studentrepresentantene velges i egne møter som arrangeres av Studentutvalget 3. Fakultetsstyret oppnevner de eksterne styremedlemmene. 4. Instituttstyrets funksjonsperiode blir fra valg er gjennomført og fram til 31.7.2017 5. Fakultetsstyret ber valgstyret gjennomføre valg slik at det nye instituttstyret kan være i funksjon senest 3.2.22014. Innstilling ble enstemmig vedtatt. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 3 Side7
FS HELSEFAK 42-13 OPPNEVNING AV EKSTERNE STYREMEDLEMMER TIL INSTITUTTSTYRET VED INSTITUTT FOR HELSE- OG OMSORGSFAG (ephorte 2013/1059) Forslag til vedtak: 1. I henhold til vedtak i FS Helsefak 31-09 om eksterne styremedlemmer i instituttstyret ved Institutt for helse- og omsorgsfag oppnevnes følgende til styremedlemmer: Ragnhild Hellesø Ole Petter Rekvig 2. Funksjonsperioden er fram til 31.7.2017. Innstilling ble enstemmig vedtatt. FS HELSEFAK 43-13 MANDAT FOR GJENNOMGANG AV FORDELING AV BASIS (ephorte 2012/4408) Forslag til vedtak: 1. Fakultetsstyret gir dekanen fullmakt til å utnevne arbeidsgruppe til gjennomgang av basistildeling i tråd med saksfremlegget. 2. Fakultetsstyret godkjenner arbeidsgruppens mandat slik det fremkommer i saksfremlegget og med eventuelle endringer som fremkommer i fakultetsstyremøte. Følgende forslag ble fremmet og vedtatt: 1. Fakultetsstyret gir dekan fullmakt til å utnevne arbeidsgruppe der de sju berørte instituttene er representert (bestående av instituttleder, kontorsjef eller økonomirådgiver) til gjennomgang av basistildeling i tråd med saksfremlegget. 2. Fakultetsstyret godkjenner arbeidsgruppens mandat slik det fremkommer i saksfremlegget og med de endringer som fremkom i fakultetsstyremøte. FS HELSEFAK 44-13 PRINSIPPER FOR BUDSJETTFORDELING 2014 (ephorte 2013/2568) Styret tar saken til orientering. FS HELSEFAK 45-13 TILSETTING AV INSTITUTTLEDER VED INSTITUTT FOR FARMASI Forslag til vedtak: 1. Fakultetsstyret ved Det helsevitenskapelige fakultet tilsetter Thrina Loennechen i 100 % stilling som instituttleder (kode 1475) ved Institutt for farmasi. 2. Tilsettingen gjelder for 4 år. 3. Dersom hun takker nei, tilbys stillingen til Kåre Magne Nielsen, for en periode på 4 år, med mulighet for tilsetting i ytterligere to fire års perioder etter utlysning. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. FS HELSEFAK 46-13 STRATEGIPROSESS -ORIENTERING TIL STYRINGSGRUPPEN Forslag til vedtak: 1. Styringsgruppen tar informasjonen om fremdriften i strategiarbeidet til orientering. 2. Styringsgruppen utvider begge arbeidsgruppene med en plass slik at organisasjonene med formelle rettigheter kan oppnevne en felles representant til hver arbeidsgruppe. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 4 Side8
Innstillingen ble enstemmig vedtatt. FS HELSEFAK 47-13 OPPNEVNING AV EKSTERNE STYREMEDLEMMER TIL INSTITUTTSTYRET VED INSTITUTT FOR PSYKOLOGI Forslag til vedtak: 1. Fakultetsstyret ved Det helsevitenskapelige fakultet oppnevner Per Håkon Brøndbo med Thomas Lie som vararepresentant til instituttstyret ved Institutt for psykologi. 2. Oppnevningen gjelder fra 9.12.2013 og frem til 31.7.2017. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Åge Danielsen styreleder Arnfinn Sundsfjord dekan UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 5 Side9
Orienteringssaker Side10
Orienteringssaker Side11
Det helsevitenskapelige fakultet Arkivref: 2014/115/ASS032 Dato: 13.02.2014 ORIENTERINGSSAK Til: Møtedato: Sak: Fakultetsstyret for Det helsevitenskapelige fakultet 20.02.2014 2/14 Orientering om evalueringen av NAFKAM Evalueringsrapporten om den interne evalueringen av Nasjonalt forsknings-senter innen komplementær og alternativ medisin NAFKAM som senter ved Institutt for samfunnsmedisin legges frem for fakultetsstyret som orienteringssak. Arnfinn Sundsfjord dekan Tom Mikalsen fakultetsdirektør Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side12
Intern evaluering av NAFKAM som senter ved ISM/HELSEFAK Side13
Innholdsfortegnelse 1. BAKGRUNN FOR INTERNEVALUERING... 1 2. BESKRIVELSE AV NÅ-SITUASJONEN... 2 BAKGRUNN FOR ORGANISERING AV NAFKAM... 2 NAFKAM SOM EN DEL AV UNIVERSITETET... 2 UOFFISIELL ORGANISERING PÅ 4. NIVÅ... 2 LEDELSE... 2 ANSVAR OG MYNDIGHET... 2 KONTORSJEFSTILLINGEN... 3 INSTITUTTSTYRE... 3 ADMINISTRASJON... 3 FAGLIG VIRKSOMHET... 3 LOKALER... 4 ØKONOMI... 4 3. UTFORDRINGER MED DAGENS ORGANISERING SETT FRA NAFKAMS STÅSTED... 5 INFORMASJONSFLYT/ AKTUELLE FORA... 5 PERSONALUTVIKLING... 6 ADMINISTRASJON... 6 ØKONOMI... 6 4. UTFORDRINGER MED DAGENS ORGANISERING SETT FRA ISMS STÅSTED... 8 NAFKAM SOM SENTER VED ISM... 9 MOMENTER VEDRØRENDE ØKONOMI... 9 AVSLUTTENDE MERKNADER... 10 Side14
1. Bakgrunn for internevaluering Kontrakten mellom Universitetet i Tromsø og Helsedirektoratet om drift av NAFKAM utløp 31. desember 2011. Universitetet sentralt, fakultetet, ISM og NAFKAM har hatt flere møter for å diskutere aktuelle forhold ved fornyelse av kontrakt. Helsedirektoratet besluttet å avvente fornying av kontrakten inntil en ekstern evaluering av NAFKAM var gjennomført. Ekstern evaluering skal gjøres høsten 2013. I påvente av en ekstern evaluering og fornyelse av kontrakt har universitets- og fakultetsledelsen bedt NAFKAM og ISM om å evaluere internt erfaringene med NAFKAM som et senter ved ISM. Dokumentet er delt inn i tre deler. Først beskrives de faktiske forhold med hensyn til organisering, ledelse, administrasjon, økonomi etc. Dette er forhold Institutt for Samfunnsmedisin og NAFKAM er enige om. Når det gjelder utfordringene med dagens organisering har instituttet og NAFKAM divergerende synspunkter. Vi har derfor valgt å beskrive disse to ulike nivåenes ståsted hver for seg. Universitetet i Tromsø, 07.01.2014 Vinjar Fønnebø Laila J Salomonsen NAFKAM Magritt Brustad Bjørn Straume Anne Fismen ISM 1 Side15
2. Beskrivelse av NÅ-situasjonen Bakgrunn for organisering av NAFKAM Da NFR etablerte et kompetansemiljø for alternativ medisin ved Universitetet i Tromsø var det en forutsetning at det ble lagt til det daværende medisinske fakultet. Interne diskusjoner på fakultetet resulterte at institutt-tilknytningen ble Institutt for Samfunnsmedisin (ISM). Dette skjedde etter at man på daværende tidspunkt var helt klar på at all faglig virksomhet skulle utføres med institutt-tilknytning. Det alternative institutt ville vært IKM, men siden alternativ behandling i all hovedsak utføres som en førstelinjetjeneste var egentlig ISM det naturlige valg. Fra 2007 har NAFKAM også driftet NIFAB. NAFKAM som en del av universitetet Den kredibiliteten NAFKAM har ved å være en del av Det helsevitenskapelige fakultet gjør at det hittil ikke har vært vurdert annen organisasjonsform. NAFKAM bidrar til at universitetet opprettholder sitt image som innovativt og uredd. NAFKAM bidrar økonomisk til universitetsfellesskapet gjennom dekningsbidrag etter gjeldende satser (fratrukket kostnader til de tjenester vi selv står for). Samtidig genererer NAFKAM insentivbaserte inntekter til universitetet gjennom sin undervisning, publikasjoner og eksternt (for NAFKAM) finansierte forsknings- og koordinasjonsprosjekter. Uoffisiell organisering på 4. nivå NAFKAM er organisert på et uoffisielt 4. nivå. Administrative prosedyrer og myndighet ellers på universitetet legges opp etter kun 3 nivå. Det uoffisielle 4. nivå inkluderes ikke i universitetets generelle prosesser omkring organisasjonsutvikling. Ledelse Direktøren er øverste leder, daglig administrativt ansvar er delegert til kontorsjef. Ansvar og myndighet Ledelsen på NAFKAM har økonomi- og personalansvar. Ledelsen har likevel ingen formell budsjett-, anvisnings- eller attestasjonsmyndighet. Den formelle myndighet som utøves på instituttnivå har begrenset oversikt over aktiviteten og det reelle ansvaret. 2 Side16
Kontorsjefstillingen Det fins lite ledermiljø eller lederstøtte for denne stillingen annet enn det interne lederteamet som NAFKAM har. Stillingen innebærer ansvar som kan sammenlignes med kontorsjefen på et mindre institutt. Det samme gjelder for direktørstillingen, men det er internt ikke like synlig fordi kontakten opp mot institutt og fakultet er mer sjelden. Instituttstyre NAFKAM har ikke lokalt styre, men styres gjennom instituttstyret ved ISM. Styret for ISM godkjenner regnskap og budsjett, men utover det er de i liten grad involvert i de valg som tas av NAFKAMs ledelse. Administrasjon NAFKAM har en egen administrasjon bestående av 4 ansatte: Kontorsjef som har ansvar for daglig drift som personal, økonomi, kontakt med Hdir, ISM, fakultetet etc, førstekonsulent som tar hånd om fakturaer, post, forefallende administrative oppgaver, nettside og en del forskningsstøtte, rådgiver som er daglig leder for Register for eksepsjonelle sykdomsforløp og har i tillegg ansvar for kurs, seminarer, konferanser og undervisning og en rådgiver som jobber med forskningsadministrasjon. I tillegg ivaretar informasjonssjefstillingen på NAFKAM senterets interne og eksterne kommunikasjon. Administrasjonen på NAFKAM yter i all hovedsak den service NAFKAM trenger (når vi ser bort fra fakultets- og sentraladministrasjonen). ISM yter NAFKAM noe administrativ service, i hovedsak som et rådførings- og kontrollorgan med attestasjons- og anvisningsmyndighet. ISM utgjør første ledd i tjenestevei for NAFKAM, og ser gjerne at NAFKAM ivaretar flest mulig administrative oppgaver selv. Administrativt ansatte inviteres med i personal/økonomi/forskningsadministrative fora på ISM og fakultetet. Faglig virksomhet NAFKAMs faglige virksomhet overlapper i liten grad med den øvrige faglige virksomheten ved ISM. Det gjør at den fysiske lokalisering i Forskningsparken i liten grad oppleves som et problem for noen av partene 3 Side17
Lokaler NAFKAM har forholdsvis gode kontorlokaler i Forskningsparken, bygg I. Økonomi Basisbevilgning NAFKAM er i sin helhet finansiert av årlige bevilgninger fra HOD. Man er dermed sårbar for politiske omprioriteringer, og den økonomiske situasjonen oppleves som anstrengt. På grunn av altfor lang ventetid på kontrakten mellom Uit og HOD var det i sin tid nødvendig å tilby fast stilling til alle faglige ansatte. Dette gjør at NAFKAM har for liten andel tidsbegrensede stillinger, noe som hindrer oppbygging av en solid vitenskapelig kompetanse på professor/førsteamanuensisnivå. En langsiktig forutsigbar basisøkonomi er helt nødvendig dersom NAFKAM skal kunne rekruttere og beholde høyt kvalifisert personell. Indirekte kostnader NAFKAM betegnes som et bidragsfinansiert prosjekt ved UiT, er fullfinansiert eksternt, og betaler indirekte kostnader etter retningslinjene for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet. Fordi NAFKAM har egen administrasjon som betjener senteret og dermed dekker en del kostnader selv er noen kostnadselementer etter avtale med ISM bortfalt eller redusert etter følgende tabell: Indirekte kostnader Vit stillinger Adm stillinger Kostnadselementer Kontorplass (arealer) m/inventar 38 720 25 031 Felles IT- og telefonitjenester 29 000 20 000 Bibliotektjenester 34 000 Fellesadministrative tjenester 75 000 52 631 Lokale administrative tjenester 24 000 16 842 Kontorhold, inkludert PC Sum indirekte kostnader 200 720 114 504 4 Side18
For prosjekter som er eksterne for NAFKAM og ekstern-ekstern for ISM foreligger det enda ikke en avtale om fordeling av dekningsbidrag. Incentiv- og premiemidler NAFKAM tildeles normalt ikke incentiv- og resultatmidler fra ISM på grunnlag av publisering og ekstern-ekstern finansiering. For enkelte år er det blitt gjort unntak, men det er ikke klarlagt om dette er en ordning som skal fortsette. Internt utlyste midler på Uit NAFKAM har mulighet til å søke om midler som er internt utlyst. Søknader fra NAFKAM må i første omgang konkurrere med søknader internt på instituttet og det er instituttet som rangerer søknadene før de sendes samlet til rette enhet. 3. Utfordringer med dagens organisering sett fra NAFKAMs ståsted NAFKAM har en sterk internasjonal posisjon og er ansett for å være ledende innen forskning på og informasjon om alternativ behandling. NAFKAM er også myndighetenes rådgivende organ på fagfeltet. Den vitenskapelige produksjonen er høy. Sammenlignet med de øvrige 52 forskergruppene ved det helsevitenskapelige fakultet er NAFKAM rangert som nummer 3 i antall vitenskapelig publikasjoner. Hvis man fordeler på antall vitenskapelige årsverk beholder NAFKAM rankingen. Det har vært tatt opp til diskusjon flere ganger om NAFKAM fortsatt skal være et senter organisert ved Institutt for Samfunnsmedisin eller om det er ønskelig å plassere NAFKAM på universitetets tredje nivå, på linje med instituttene. Det er flere utfordringer med å være organisert på et uoffisielt 4. nivå så lenge organiseringen, rutinene, ansvarsfordeling mm. hovedsakelig tar hensyn til de 3 offisielle nivåene. Konsekvensene av denne uryddigheten merkes kanskje best på 4. nivå. Informasjonsflyt/ aktuelle fora Selv om NAFKAM i prinsippet er organisert på samme måte som et institutt med, i stor grad, de samme utfordringene, både mht forskning, økonomi, personal og ledelse, opplever ansatte på NAFKAM ikke å få informasjon om, eller invitasjon til, viktige møter, seminarer og kurs. 5 Side19
Dette er, etter vår mening, uheldig både for fakultetet, instituttet og NAFKAM, og kan resultere i at NAFKAM ikke har optimal informasjon, og dermed kan risikere å utforme strategier som er ute av takt med fakultet og institutt. Dette kan, i neste omgang, påvirke muligheten til å få tilslag på eksterne midler. Personalutvikling Ivaretakelse av personale på det uoffisielle 4. nivå er utelatt fra UiTs personalutvikling. Direktørstillingen, kontorsjefstillingen og andre lederstillinger på NAFKAM inkluderes ikke i lederforum/organisasjonsutvikling/lederutvikling etc. For eksempel møtes kontorsjefene på instituttene i ulike lederfora og tas med i lederutvikling på fakultetet mens kontorsjefstillingen på NAFKAM inviteres bare i de fora hvor førstekonsulenter og rådgivere også inviteres. Det finnes ingen lederfora utover de som NAFKAM skaper selv, og det oppleves utfordrende og til tider demotiverende å inneha lignende ansvar og arbeidsoppgaver, og likevel ikke inkluderes i de støttesystemer som er laget for tilsvarende stillinger. Administrasjon I praksis er det institutt NAFKAM tilhører et kontrollorgan med myndighet for et ansvar som NAFKAM ivaretar selv. Det oppleves utfordrende å ha et ansvar i praksis, men ikke ha det formelle ansvaret. Økonomi For å sikre at alle parter har samme bakgrunnsinformasjon for hvordan pengestrømmen på UiT går har vi bedt om en redegjørelse fra administrativ ledelse på Helsefakultet. Under hvert punkt har vi en kommentar som gjelder NAFKAM. 1. Budsjettfordeling: Enhetene (fakultetene og instituttene) får tildelt sitt budsjett i form av basisbevilgning, resultatbasert uttelling og resultatbasert omfordeling (RBO), samt eventuelle strategiske (øremerkede) tildelinger. Basisbevilgningen er fjorårets tildeling justert for nye aktiviteter, utgående aktiviteter og nivåendring. Strategisk ramme er rekrutteringsstillinger (PhD og Postdoc), vitenskapelig utstyr, formidling og strategiske prioriteringer. Utdanningsmidler gis på bakgrunn av resultater to år tilbake i tid. Det gis også uttelling for utvekslingsstudenter. Den resultatbaserte omfordeling (RBO) skjer på bakgrunn av midler generert på bakgrunn av avlagte doktorgrader, vitenskapelig publisering samt EU og NFR midler (også fra 4. nivå), samt øvrig BOA. 6 Side20
Fakultetet fordeler sine budsjettmidler videre til sine enheter etter budsjettfordelingsmodellen. Instituttene velger selv om de ønsker å viderefordele midler gitt på bakgrunn av RBO til enheter på 4. nivå (evt. Instituttene har egne budsjettfordelingsmodeller for viderefordeling til 4. nivå). Kommentar: NAFKAMs grunnfinansiering er med på å finansiere øvrig drift av universitetet blant annet i form av resultatmidler av ikke ubetydelig størrelse. Så langt vi har oversikt velger ISM i liten grad å videreføre midler til NAFKAM. 2. Indirekte kostnader (DB): Universitetsdirektøren tar DB kvartalsvis på bakgrunn av regnskapsført aktivitet i eksternøkonomien foregående år. Dette bidrar til å dekke kostnader som institusjonen har for å drive fellestjenester m.v. samt administrative støtteoppgaver. Den del av dekningsbidraget som blir igjen på instituttene kommer i tillegg til tildelt budsjett. 7 % av det som er postert inn på eksternøkonomien er ment å dekke felleskostnadene som UiT/Fakultet har for å drive eksterne prosjekter. Kommentar: NAFKAM er finansiert av Hdir, og overfører dekningsbidrag til universitetet ihht. BOA-reglementet. Fellestjenestene ytes av fakultetet eller UiT sentralt, og ISM skal ivareta lokale administrative tjenester. NAFKAM bekoster/betjener en stor del av de lokale administrative tjenestene selv og noen av utgiftene er fratrukket satsene for dekningsbidrag. All den tid NAFKAM betaler sine utgifter fullt ut ved å være en del av universitetet, og genererer inntekter ser vi ingen grunn til at ikke NAFKAM skal få en større del av insentivmidlene på linje med andre eksternt finansierte enheter på universitetet (for eksempel RKBU Nord). Dagens situasjon medfører at NAFKAM i praksis må belaste grunnbevilgningen fra Hdir for utgifter knyttet til prosjekter finansiert fra kilder utenfor NAFKAM. NAFKAM er kjent med hvordan det økonomiske mellomværende mellom RKBU Nord (eksternt finansiert av sentrale myndigheter) og fakultetet er organisert. Det ser ut til å være en ryddig modell hvor RKBU Nord bidrar med et prosentvis dekningsbidrag til fakultetet, og samtidig mottar insentivmidler på lik linje med andre institutter. En lignende modell er mulig å få til i forholdet mellom NAFKAM og ISM selv om man her snakker om et forhold mellom tredjenivå og et uoffisielt fjerdenivå i universitetssystemet. NAFKAM og ISM kan bli enige 7 Side21
om et dekningsbidrag som utgjør en prosentsats av grunnbevilgningen og andre eksterne bevilgninger. Konklusjon Utfordringene vi har skissert ovenfor er de to faktorene med størst konsekvenser for NAFKAMs personale og for den generelle utvikling av senteret. Vi er klar over at den første utfordringen må finne sin løsning på et overordnet fakultets/universitetsnivå. Den økonomiske utfordringen vil også løses ved en annen nivåplassering av NAFKAM. Dersom så ikke skjer, ligger løsningen i en fornyet, åpen dialog mellom NAFKAM og ISM med eventuelle innspill fra Hdir som er den eksterne hovedfinansieringskilde. At NAFKAM har optimale vekstvilkår kommer alle parter, ikke minst universitetet, til gode i form av godt ivaretatt personale, økte inntekter og bred anerkjennelse. 4. Utfordringer med dagens organisering sett fra ISMs ståsted ISM har 4 sentra knyttet til seg, alle finansiert fra HOD og i de seinere år administrerte gjennom HDir. De har i stor grad blitt etablert gjennom initiativer fra vitenskapelig ansatte ved ISM. NAFKAM skiller seg noe fra dette ved at initiativtaker også her var ansatt i fast vitenskapelig stilling ved ISM, men forankringen på ISM kom etter en mangeårig prosess, der NAFKAM først var et NFR-forankret prosjekt som ble overført til finansiering på statsbudsjettet og en tidkrevende avklaring mellom de daværende helse- og kunnskapsdepartementene om organisering av barnet innenfor universitetsstrukturen. Det må bemerkes at den interdepartementale avklaringen ikke har vært veldig klargjørende i prosessen med å integrere sentra ved instituttet. I den avsluttende fasen med å plassere NAFKAM i universitetssystemet var det også klart at NAFKAMs ledelse ønsket en forankring på øverste nivå der flere andre sentra på det tidspunktet var organisert, men denne organiseringen ble generelt avviklet ved UiT. 8 Side22
Forankring på instituttnivå innebærer at instituttet har det faglige og administrative ansvaret for senteret. Faglig har direktøren ved NAFKAM i samråd med det oppnevnte fagrådet, det det utøvende ansvar. Når det gjelder det administrative ansvaret innebærer det at alle tilsettingssaker ved sentrene skal behandles administrativt av instituttet før saken legges frem for instituttstyret og/eller instituttleder og at alle økonomiske disposisjoner, inkludert søknader og kontrakter skal godkjennes av instituttleder eller kontorsjef, som har budsjettdisponeringsmyndighet. NAFKAM som senter ved ISM For ISM har det overordnede hensyn vært at de 4 sentrene ved instituttet skal håndteres på samme vis. NAFKAM hadde en lang forhistorie før tilknytningen til ISM mens de andre tre sentrene også i sine forskjellige forløpere var tettere integrert med instituttet. Dette har medført at NAFKAM har ønsket å videreføre etablerte tidligere ordninger som ikke har vært ønskelig for de andre sentrene; dette dreier seg først og fremt egne administrative og faglige sekretariatsfunksjoner. På instituttet har det over tid vært utviklet et system der forsknings- og undervisningsstøtte har blitt organisert som fellesfunksjoner for alle seksjoner/forskningsgrupper og tilsvarende har også administrativ og økonomisk kompetanse blitt organisert som fellesfunksjoner. I utgangspunktet har det vært ønskelig at dette også kunne omfattet sentre, men det alternativet som har vært fremmet fra ledelsens side de seinere år har vært at et fellessekretariat for sentrene kunne være en løsning som også ville forenkle forholdet til HDir som alle sentrene har sin finansiering fra. Da det ble klart at sentrene ved ISM inngår i den pågående gjennomgangen av alle sentre knyttet til primærhelsetjenesten som HDir nå gjennomfører, har prosessen internt på instituttet blitt satt på vent. Det er også et moment at det nå gjennomføres en separat ekstern evaluering av NAFKAM. For ISM vil tenkningen om å bygge kompetente fellesfunksjoner også være styrende for organisering av sentrene etter HDirs gjennomgang. I NAFKAMs beskrivelse av NÅ-situasjonen er det flere momenter som vil være relevante i en slik sammenheng. Momenter vedrørende økonomi For ledelsen ved ISM framstår økonomiske spørsmål som en av de interdepartementale avklaringene som ikke har blitt tilstrekkelig gjennomført. Også på nasjonalt nivå har departementenes ulike vurderinger om økonomiske ansvarsområder vært tydelige. For 9 Side23
instituttet likestilles sentrene med annen ekstern finansiert aktivitet og er underlagt UiTs regler som gjelder for fullbudsjettering, dekningsbidrag og egeninnsats. Det har vært nødvendig å påpeke overfor både helseforetak og våre sentra at universitetene finansieres etter en modell med flere komponenter der den såkalte resultatbaserte omfordelingen knyttet til forskningsvirksomheten er en del av grunnbevilgningen til universitetene der omfordelingen er mellom universitetene/høyskolene og ikke en betaling for forskningsproduksjon. Når nå HOD har utviklet et eget system med resultatbasert finansiering av forskning til helseforetak (og forskningsutførende institutter?) burde det være åpenbart at sentrene arbeider for å komme innenfor sitt departements ordninger for forskningspremiering. Hoveddelen av den resultatbaserte finansieringen til universitetene gjelder studiepoengproduksjonen, og på samme måte som det leies inn hjelpelærere når nødvendig kompetanse mangler er det ønskelig at det betales for ekstern veiledning på samme måte. De interne modellene for å disponere universitetsmidlene er irrelevante for eksternt finansierte prosjekter. ISM har overfor NAFKAM akseptert at de sekretariatsfunksjonene som NAFKAM ønsker å ivareta selv gir grunnlag for en reduksjon i dekningsbidraget og har også overført midler knyttet til EU- og NFR-midler og til doktorgrads- og publikasjonspoeng-produksjon også utover det som personer i delte stillinger tilkommer. Avsluttende merknader ISMs ledelse ønsker nå å avvente HDirs gjennomgang av sentre etc. innen primærhelsetjenesten og den separate evalueringen av NAFKAM før det gjøres endringer i de ordninger som er etablert og som ikke er optimale sett fra ISMs side. Mange av momentene som er trukket fram fra NAFKAM er åpenbart relevante. ISM har prøvd å få på plass kontrakter med HOD/HDir for alle sentrene etter modell fra den som fantes mellom Universitetet i Tromsø og Helsedirektoratet om drift av NAFKAM fram til utgangen av 2011. En viktig erfaring som ISMs ledelse har gjort er at de økonomiske forholdene som har vært gjenstand for uenigheter bør inngå i kontrakten og på grunnlag av at de involverte departementene gjør nødvendige avklaringer. 10 Side24
Det helsevitenskapelige fakultet Arkivref: 2012/6137/SHO037 Dato: 12.02.2014 SAKSFRAMLEGG Til: Møtedato: Sak: Fakultetsstyret for Det helsevitenskapelige fakultet 20.02.2014 3/14 Årsresultat 2013 - Det helsevitenskapelige fakultet Innstilling til vedtak: Fakultetsstyret tar saken til orientering. 1. Innledning Sak om årsresultat 2013 legges fram for at fakultetsstyret skal få kjennskap til den økonomiske situasjonen ved Det helsevitenskapelige fakultet ved utgangen av 2013. Rapporteringen omfatter både fakultetets bevilgningsøkonomi (BEV) og bidragsoppdragsfinansierte aktiviteter (BOA). I tabellene angis mindreforbruk 1 med negativt fortegn, og merforbruk 2 angis med positivt fortegn. Inntekter og kostnader angis med hhv. negativt og positivt fortegn. Budsjettavvik framkommer som regnskap minus budsjett. og 2. Hovedtrekk Årsregnskapet for 2013 viser at kostnadene har vært 4 mill. kr høyere enn inntektene. Det foreligger et mindreforbruk på 2,5 mill. kr i BEV, og et merforbruk på 6,5 mill. kr i BOA. Årsresultatet er et brudd med tidligere års trend med oppbygging av avsetninger. Merforbruk kan knyttes til aktiviteter som er eksternt finansiert eller finansiert med øremerkede midler fra kunnskapsdepartementet (KD). Dette bidrar til å redusere fakultetets avsetninger til disse formålene. Derimot viser regnskapet mindreforbruk for ordinære driftsaktiviteter (protype 10), samt aktiviteter som er finansiert med øremerkede midler fra UiT/fakultet (protype 12). Inntektene i 2013 var 22 mill. kr høyere enn i 2011. I løpet av samme periode har personalkostnadene økt med 66 mill. kr. Inntektene i BOA har en negativ utvikling i både 2012 og 2013. I BEV har en stor del av inntektsveksten i 2013 blitt benyttet til å finansiere økte personalkostnader tilknyttet ordinær drift (protype 10). 1 Mindreforbruk: Inntektene overstiger kostnadene i regnskapsperioden (overskudd). Mindreforbruk i forhold til budsjett: Inntektene overstiger budsjetterte inntekter, ev. kostnadene er lavere enn budsjett. 2 Merforbruk: Kostnadene overstiger inntektene i regnskapsperioden (underskudd). Merforbruk i forhold til budsjett: Kostnadene overstiger budsjetterte kostnader, ev. inntektene er lavere enn budsjett. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side25
Sammenlignet med budsjett viser regnskapet at det er brukt 53 mill. kr mindre enn planlagt. De fleste enhetene viser mindreforbruk i forhold til budsjett. Budsjettavviket har blant annet sammenheng med at budsjettene viser en urealistisk høy bruk av avsetninger fra tidligere år, innfasing av flerårige budsjett i BOA, mangel på budsjett, samt lavere aktivtetsnivå enn planlagt. Den økonomiske situasjonen ved utgangen av 2013 anses som tilfredsstillende. 3. Hovedtall for Helsefak I hovedtallene fra regnskapet 3 inngår bevilgningen fra Kunnskapsdepartementet, ekstern finansiering fra andre finansieringskilder, samt internhusleie. I del 4 og 5 vil henholdsvis bevilgningsøkonomien (BEV) og bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) bli nærmere omtalt. Tabell 1 - Totaløkonomi. Resultat og budsjettavvik pr. 31. desember 2013 Kontoklasse (beløp i 1000 kr) Regnskap Budsjett Avvik 3 - Inntekter -792 220-789 044-3 176 4 - Investeringer 16 358 11 616 4 741 5 - Lønn 529 085 543 299-14 214 6 - Drift 119 217 163 515-44 298 7 - Drift reiser 38 304 42 812-4 508 8 - Finansposter -118 0-118 9 - Interne transaksjoner 93 377 84 412 8 964 Totalt 4 002 56 610-52 608 Tabellen viser regnskap, budsjett og budsjettavvik. Regnskapet viser at kostnadene har vært 4 mill. kr høyere enn inntektene. I budsjettet var det i planlagt at kostnadene skulle være 57 mill. kr høyere enn inntektene. Sammenlignet med budsjett viser regnskapet at det er brukt 53 mill. kr mindre enn planlagt. Fakultetets årsresultat kan dekomponeres med utgangspunkt i ulike finansieringskilder og aktiviteter. I bevilgningsøkonomien kategoriseres fakultetets økonomi i ulike prosjekttyper; protype 10 4, protype 12 5 og protype 13 6. I Tabell 1-1 dekomponeres årsresultatet i disse kategoriene, samt BOA-aktiviteter. 3 Regnskapet avregnes tertialvis. For å gi et rettvisende bilde av regnskapet er følgende avregningskonti utelatt fra tabellene: 3240, 3409, 3419, 3424, 3429, 3434, 3439, 3449, 3459, 3468, 3469, 3499, 8900, 8901, 8902 og 8903. I tillegg er tiltak 100996 - Eiendeler utelatt for å kunne sammenligne regnskap 2013 med tidligere årsregnskap. Regnskapstall for ulike perioder er nominelle størrelser. 4 Det meste av BEV består av protype 10-aktiviteter som er finansiert innenfor budsjettåret. Dersom det ved årsavslutningen er avsetninger knyttet til udisponerte protype 10-midler, kan disse omdisponeres av fakultetsstyret iht. Helsefaks retningslinjer for behandling av avsetninger (ephorte 2011/510-67). 5 Protype 12-aktiviteter er finansiert med øremerkede midler fra instituttet, fakultetet eller universitetet. Dersom det ved årsskifte gjenstår ubrukte midler, overføres disse til neste år så lenge formålet ikke er innfridd eller aktiviteten er avsluttet. Tildelende enhet kan omdisponere ubenyttede midler. 6 Protype 13-aktiviteter er finansiert med øremerkede midler fra Kunnskapsdepartementet. Eventuelle ubrukte midler overføres til neste år dersom formålet ikke er innfridd. Midlene kan ikke omdisponeres til andre formål av institusjonen. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2 Side26
Tabell 1-1 - Totaløkonomi. Dekomponering av årsresultat 2013 Aktivitet (beløp i 1000 kr) Regnskap Budsjett Avvik BEV - protype 10 - Drift -2 492 3 401-5 892 BEV - protype 12 - Øremerket UiT -5 178 7 285-12 463 BEV - protype 13 - Øremerket KD 5 103 17 265-12 162 BOA 6 569 28 659-22 090 Totalt 4 002 56 610-52 608 Regnskapet viser at kostnadene har vært høyere enn inntektene for aktiviteter som er eksternt finansiert eller finansiert med øremerkede midler fra KD. Dette reduserer avsetningene til disse formålene. For aktiviteter som har mottatt øremerket tildeling fra UiT/fakultet har kostnadene derimot vært lavere enn inntektene. Dette innebærer at fakultetets interne avsetninger øker også i 2013. Protype 10-aktiviteter er i svært liten grad finansiert med avsetninger fra tidligere år, dvs. at aktivitetene må finansieres innenfor fakultetets årlige rammetildeling. Et eventuelt merforbruk i forhold til protype 10-budsjettet ville indikert at det ble gjennomført aktiviteter som ikke var finansiert. Regnskapet viser derimot at kostnadene har vært 2,5 mill. kr lavere enn inntektene, og at det foreligger et mindreforbruk i forhold til budsjett på 6 mill. kr. Årsresultatet medfører at fakultetets avsetninger er redusert med 4 mill. kr i løpet av 2013. Dette anses som en positiv utvikling siden merforbruk kan knyttes til aktiviteter som har akkumulert betydelige avsetninger fra tidligere år. Diagram 1 Totaløkonomi. Årsresultat, budsjett og budsjettavvik pr. 31. desember 2013 Enhetenes årsresultat vs. budsjettert årsresultat i 2013 Merforbruk (beløp i mill. kr) Mindreforbruk -6-4 -2 0 2 4 6 8 10 12 14 Regnskap Budsjett Diagram 1 sammenligner enhetenes årsresultat med budsjettert årsresultat. Differansen mellom søylene viser budsjettavvik. De fleste enhetene viser mindreforbruk i forhold til budsjett, noe som blant annet har sammenheng med at budsjettene viser en urealistisk høy bruk av avsetninger fra tidligere år. I tillegg vil innfasingen av flerårige budsjetter i BOA medføre at berørte prosjekter UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 3 Side27
har urealistiske budsjett i 2013. Faglig felles viser derimot merforbruk i forhold til budsjett, noe som skyldes at enheten ikke har lagt budsjett i BOA. Tabell 2 - Totaløkonomi. Utvikling i resultat pr. 31. desember 2011-2012 - 2013 Kontoklasse (beløp i 1000 kr) Regnskap 2011 Regnskap 2012 Regnskap 2013 Endring i % 2011-2012 Endring i % 2012-2013 3 - Inntekter -770 918-775 594-792 220 0,6 % 2,1 % 4 - Investeringer 21 304 24 765 16 358 16,2 % -33,9 % 5 - Lønn 462 737 494 587 529 085 6,9 % 7,0 % 6 - Drift 118 695 106 023 119 217-10,7 % 12,4 % 7 - Drift reiser 47 378 44 352 38 304-6,4 % -13,6 % 8 - Finansposter 73-539 -118-839,2 % -78,2 % 9 - Interne transaksjoner 79 887 91 042 93 377 14,0 % 2,6 % Totalt -40 845-15 364 4 002 Tabellen sammenligner regnskapet for 2013 med årsregnskapet for i 2011 og 2012. I løpet av perioden har årsresultatet gått fra et betydelig mindreforbruk til et merforbruk på 4 mill. kr. Et markant utviklingstrekk er en stabil, men høy veksten i personalkostnadene. Et annet trekk er lav vekst i inntekten. Samlet sett er drifts- og reisekostnadene noe høyere enn i 2012, men lavere enn i 2011. Diagram 2 Totaløkonomi. Utvikling i avsetninger pr. 31. desember 2010 2011 2012-2013 -90-80 -70 Utvikling i ubrukte midler/avsetninger Beløp i mill. kr -60-50 -40-30 -20-10 BEV BOA 0 31.12.2010 31.12.2011 31.12.2012 31.12.2013 Fakultetets totale avsetninger er lavere ved utgangen av 2013 enn ved årets begynnelse. Avsetningene i BEV øker litt, men med avtakende vekstrate. Avsetningene i BOA er derimot redusert, og er ved utgangen på 2013 på samme nivå som to år tidligere. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 4 Side28
4. Hovedtall bevilgningsøkonomi (BEV) Bevilgningsøkonomien til Helsefak finansieres med midler fra Kunnskapsdepartementet. I tillegg inngår noen mindre salgs- og driftsinntekter. Tabell 3 - BEV. Resultat og budsjettavvik pr. 31. desember 2013 Kontoklasse (beløp i 1000 kr) Regnskap Budsjett Avvik 3 - Inntekter -573 889-564 986-8 903 4 - Investeringer 7 550 8 433-884 5 - Lønn 388 073 393 495-5 422 6 - Drift 79 293 104 224-24 930 7 - Drift reiser 25 556 24 704 852 8 - Finansposter 20 0 20 9 - Interne transaksjoner 70 829 62 080 8 750 Totalt -2 567 27 950-30 517 Regnskapet viser at kostnadene har vært 2,5 mill. kr lavere enn inntektene. I budsjettet var det planlagt at kostnadene skulle være 28 mill. kr høyere enn inntektene. Sammenlignet med budsjett viser regnskapet at det er brukt 30,5 mill. kr mindre enn planlagt. Budsjettavviket kan i stor grad knyttes til driftsaktiviteter. Diagram 3 BEV. Årsresultat, budsjett og budsjettavvik pr. 31. desember 2013 Merforbruk (beløp i mill. kr) Mindreforbruk -6-4 -2 0 2 4 6 8 10 Enhetenes årsresultat vs. budsjettert årsresultat i 2013 BEV Regnskap Budsjett I bevilgningsøkonomien viser de fleste enhetene mindreforbruk i forhold til budsjett. Dette har dels sammenheng med at aktivitetsnivået har vært lavere enn planlagt, dels budsjett med urealistisk høy bruk av avsetninger fra tidligere år. ISM og RKBU har derimot merforbruk i forhold til budsjett. De største budsjettavvikene har IKO, IHO og fakultetsadministrasjonen. IFA og Faglig felles har de minste budsjettavvikene i BEV. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 5 Side29
Tabell 4 - BEV. Utvikling i resultat pr. 31. desember 2011-2012 - 2013 Kontoklasse (beløp i 1000 kr) Regnskap 2011 Regnskap 2012 Regnskap 2013 Endring i % 2011-2012 Endring i % 2012-2013 3 - Inntekter -535 625-546 738-573 889 2,1 % 5,0 % 4 - Investeringer 9 295 8 688 7 550-6,5 % -13,1 % 5 - Lønn 343 469 357 939 388 073 4,2 % 8,4 % 6 - Drift 78 022 74 773 79 293-4,2 % 6,0 % 7 - Drift reiser 27 131 26 613 25 556-1,9 % -4,0 % 8 - Finansposter 30 27 20-10,6 % -25,0 % 9 - Interne transaksjoner 60 151 69 364 70 829 15,3 % 2,1 % Totalt -17 528-9 333-2 567 Tabellen sammenligner regnskapet for 2013 med årsregnskapet for 2011 og 2012. I løpet av perioden har kostnadene økt mer enn inntektene, dette på tross av betydelig høyere inntekter i 2013 sammenlignet med 2012. Personalkostnadene er markant høyere enn i 2011 og 2012. I 2012 var vekstraten i personalkostnadene høyere i BOA enn i BEV. I 2013 er det motsatte tilfelle. Samlet sett er driftsog reisekostnadene litt høyere enn i 2012, og på samme nivå som i 2011. Tabell 4-1 - BEV. Utvikling i inntekter pr. 31. desember 2011-2012 - 2013 Kontoklasse 3 - Inntekter (beløp i 1000 kr) Regnskap 2011 Regnskap 2012 Regnskap 2013 Endring i % 2011-2012 Endring i % 2012-2013 Protype 10 - Drift -454 463-459 594-496 282 1,1 % 8,0 % Protype 12 - Øremerket UiT -27 165-41 505-32 010 52,8 % -22,9 % Protype 13 - Øremerket KD -53 997-45 638-45 597-15,5 % -0,1 % Totalt -535 625-546 738-573 889 2,1 % 5,0 % Tabell 4-1 viser hvordan inntekten i BEV er fordelt til å finansiere ordinære aktiviteter (protype 10) og øremerkede aktiviteter (protype 12 og 13). I 2012 var inntektene 11 mill. kr høyere enn i 2011. Samtidig ble øremerkede tildelinger fra KD redusert med 8 mill. kr sammenlignet med forrige år, noe som innebar reduserte føringer på hva rammetildelingen kunne benyttes til. Fakultet øremerket det meste av inntektsøkningen til spesifikke formål (protype 12). I 2013 var inntektene 27 mill. kr høyere enn i 2012. De øremerkede tildelingene fra KD var på samme nivå som tidligere, men fakultetet satte av mindre til spesifikke formål sammenlignet med 2012. Det generelle aktivitetsnivået har økt de senere år, og noe av aktivitetsøkningen har vært finansiert av uspesifiserte avsetninger fra tidligere år. Ved inngangen til 2013 gjensto det i liten grad slike midler, noe som gjorde det nødvendig å benytte den økte rammetildelingen til å finansiere løpende aktiviteter (protype 10). UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 6 Side30
Tabell 4-2 - BEV. Utvikling i personalkostnader pr. 31. desember 2011-2012 - 2013 Kontoklasse 5 - Lønn (beløp i 1000 kr) Regnskap 2011 Regnskap 2012 Regnskap 2013 Endring i % 2011-2012 Endring i % 2012-2013 Protype 10 - Drift 295 002 308 907 336 064 4,7 % 8,8 % Protype 12 - Øremerket UiT 12 268 15 069 13 065 22,8 % -13,3 % Protype 13 - Øremerket KD 36 198 33 964 38 945-6,2 % 14,7 % Totalt 343 469 357 939 388 073 4,2 % 8,4 % Tabell 4-2 dekomponerer personalkostnadene i BEV for perioden 2011 til 2013. Personalkostnadene har økt betydelig i perioden, men kan i begrenset grad knyttes til aktiviteter som er finansiert med øremerkede midler fra UiT eller KD. Derimot har personalkostnadene til ordinære driftsaktiviteter økt mer enn generell lønnsvekst tilsier. Dette innebærer at en stor del av inntektsveksten i 2013 har blitt benyttet til å finansiere økte personalkostnader tilknyttet ordinære drift (protype 10). Diagram 4 BEV. Utvikling i avsetninger pr. 31. desember 2010 2011 2012-2013 -40-35 -30 Utvikling i ubrukte midler/avsetninger BEV Beløp i mill. kr -25-20 -15-10 -5 Protype 10 - Drift Protype 12 - Øremerket UiT Protype 13 - Øremerket KD 0 31.12.2010 31.12.2011 31.12.2012 31.12.2013 Diagram 4 viser utviklingen i fakultetets avsetninger i BEV; dekomponert i protype 10, 12 og 13. Protype 10 viser uspesifisert avsetninger, dvs. ubrukte midler fra tidligere år som ikke er knyttet til spesifikke formål i regnskapssystemet. I 2011 ble det innført ny økonomimodell ved UiT, noe som gjør det mulig å bruke regnskapssystemet til å spesifisere hvilke aktiviteter de ubrukte midlene fra tidligere år skal benyttes til. Dette har medført at avsetningene på protype 12 og 13 har økt, og at protype 10- avsetningene er kraftig redusert. I tillegg skyldes økningen i protype 12-avsetningen at noe av de årlige tildelingene er satt av til spesifikke formål. Protype 10-avsetningene er også redusert som følge av en økning i det generelle aktivitetsnivået i perioden. Avsetningene knyttet til øremerkede midler fra KD er redusert i løpet av 2013. Dette skyldes at IKO har investert i utstyr. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 7 Side31
De uspesifiserte avsetningene på protype 10 har økt litt i løpet av 2013, og de ubrukte midlene foreslås omdisponert i sak om Avsetninger og balanse pr. 31.12.2013 ved Det helsevitenskapelige fakultet. 5. Hovedtall bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA Helsefaks bidrags- og oppdragsfinansierte aktiviteter finansieres av eksterne midler fra for eksempel EU og NFR. I tillegg inngår midler fra BEV i form av egeninnsats i prosjektene. Tabell 5 - BOA. Resultat og budsjettavvik pr. 31. desember 2013 Kontoklasse (beløp i 1000 kr) Regnskap Budsjett Avvik 3 - Inntekter -218 331-224 059 5 727 4 - Investeringer 8 808 3 183 5 625 5 - Lønn 141 011 149 804-8 792 6 - Drift 39 923 59 291-19 367 7 - Drift reiser 12 748 18 108-5 360 8 - Finansposter -138 0-138 9 - Interne transaksjoner 22 547 22 333 215 Totalt 6 569 28 659-22 090 Regnskapet viser at kostnadene har vært 6,5 mill. kr høyere enn inntektene. I budsjettet var det i planlagt at kostnadene skulle være 28,5 mill. kr høyere enn inntektene. Sammenlignet med budsjett viser regnskapet at det er brukt 22 mill. kr mindre enn planlagt. Diagram 5 BOA. Årsresultat, budsjett og budsjettavvik pr. 31. desember 2013 Merforbruk (beløp i mill. kr) Mindreforbruk -4-2 0 2 4 6 8 10 12 Enhetenes årsresultat vs. budsjettert årsresultat i 2013 BOA Regnskap Budsjett UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 8 Side32
I BOA har de fleste enhetene mindreforbruk i forhold til budsjett. En stor del av budsjettavviket skyldes dels budsjett med urealistisk høy bruk av avsetninger fra tidligere år, dels innfasingen av flerårige budsjett. De største budsjettavvikene har IMB, ISM og Faglig felles. Sistnevnte har et betydelig merforbruk i forhold til budsjett, noe som skyldes at enheten ikke har lagt budsjett i BOA. Tabell 6 - BOA. Utvikling i resultat pr. 31. desember 2011-2012 - 2013 Kontoklasse (beløp i 1000 kr) Regnskap 2011 Regnskap 2012 Regnskap 2013 Endring i % 2011-2012 Endring i % 2012-2013 3 - Inntekter -235 293-228 856-218 331-2,7 % -4,6 % 4 - Investeringer 12 008 16 076 8 808 33,9 % -45,2 % 5 - Lønn 119 268 136 648 141 011 14,6 % 3,2 % 6 - Drift 40 673 31 250 39 923-23,2 % 27,8 % 7 - Drift reiser 20 248 17 739 12 748-12,4 % -28,1 % 8 - Finansposter 43-566 -138-1411,0 % -75,7 % 9 - Interne transaksjoner 19 735 21 678 22 547 9,8 % 4,0 % Totalt -23 317-6 031 6 569 Tabellen sammenligner regnskapet for 2013 med årsregnskapet for 2011 og 2012. I løpet av perioden har inntektene falt og kostnadene økt. I 2013 var kostnadene høyere enn inntektene. Personalkostnadene var i sterk vekst fra 2011 til 2012. I 2013 er lønnsveksten moderat. Samlet sett er drifts- og reisekostnadene litt høyere enn i 2012, men lavere enn i 2011. Inntektene har en negativ utvikling i både 2012 og 2013. Tabell 6-1 - BOA. Utvikling i inntekter pr. 31. desember 2011-2012 - 2013 Kontoklasse 3 - Inntekter (beløp i 1000 kr) Regnskap 2011 Regnskap 2012 Regnskap 2013 Endring i % 2011-2012 Endring i % 2012-2013 EU -8 024-6 176-2 978-23 % -52 % NFR -38 267-33 245-33 941-13 % 2 % Statlige etater/institusjoner -132 825-139 896-155 729 5 % 11 % Organisasjoner -8 560-12 321-4 507 44 % -63 % Stiftelser -14 167-17 225-11 468 22 % -33 % Næringsliv/private -25 502-9 932-3 519-61 % -65 % Andre -7 949-10 061-6 189 27 % -38 % Totalt -235 293-228 856-218 331-2,7 % -4,6 % Tabell 6-1 viser utviklingen i inntektene fra ulike finansieringskilder. Totalt sett var inntektene i BOA 17 mill. kr lavere i 2013 sammenlignet med 2011. Tildelinger fra EU er redusert i både 2012 og 2013. Finansiering fra næringsliv og private har falt markant i perioden. Tildelinger fra NFR er marginalt høyere i 2013 enn i 2012, men likevel lavere enn i 2011. Derimot viser regnskapet vekst i inntektene fra andre statlige etater/institusjoner. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 9 Side33
Diagram 6 BOA. Utvikling i avsetninger pr. 31. desember 2010 2011 2012-2013 -50 Utvikling i ubrukte midler/avsetninger - BOA -40 Beløp i mill. kr -30-20 -10 EU NFR Statlige etater/institusjoner Organisasjoner Stiftelser Næringsliv/private Andre 0 31.12.2010 31.12.2011 31.12.2012 31.12.2013 Diagram 6 viser utviklingen i fakultetets avsetninger i BOA; spesifisert på ulike finansieringskilder. Sett under ett har avsetningene i BOA økt i løpet av 2011 og 2012, men er noe redusert ved utgangen av 2013. Et markant trekk er at avsetningene knyttet til andre statlige etater og institusjoner har økt og utgjør en stadig større andel av avsetningene i BOA. 6. Avsluttende kommentarer Avsetningene til Helsefak har økt mye de senere år. Helsefak har i 2013 et årsresultat som viser merforbruk, noe som innebærer et brudd med denne trenden. Dette anses som en positiv utvikling siden merforbruk kan knyttes til aktiviteter som har akkumulert betydelige avsetninger. For å sikre en forsvarlig nedbygging av fakultetets avsetninger er det nødvendig å kontrollere at ev. merforbruk i løpet av 2014 har dekning i ubrukte midler fra tidligere år. Protype 10-aktiviteter vil i liten grad være finansiert med tidligere års avsetninger, men likevel stå for den største delen av virksomheten i 2014. Dette impliserer at budsjettavvik tilknyttet protype 10-aktiviteter bør vies stor oppmerksomhet i 2014. Arnfinn Sundsfjord dekan Tom Mikalsen fakultetsdirektør Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur Saksbehandler: Seksjonsleder Ann-Sofie Rydningen og rådgiver Stein-Bjørnar Holmbukt, seksjon for personal- og økonomitjenester UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 10 Side34
OS4/14MuntligorienteringombrukenavmidlertidigestillingervedHelsefak/ Side35
Det helsevitenskapelige fakultet Arkivref: 2014/907/HRL022 Dato: 10.02.2014 ORIENTERINGSSAK Til: Møtedato: Sak: Fakultetsstyret for Det helsevitenskapelige fakultet 20.02.2014 5/14 Utvikling i personalkostnader ved Det helsevitenskapelige fakultet Fakultetsstyre ved Det helsevitenskapelige fakultet har tidligere fått fremlagt orienteringssaker i oktober og desember 2013 om utvikling i personalkostnader for tidsperioden 2010 2013. Fakultetsstyre har i møtet 2.desember 2013 bedt om at presentasjonen gis en høyere oppløselighet og at endringene synliggjøres ned på enhetene ved fakultetet. Styret har også ønsket å få se på om økningen har skjedd innenfor BEV- eller BOA-økonomien, samt utvikling mellom fast og midlertidig vitenskapelige tilsatte på fakultetsnivå. Tabell 1: Faste og midlertidige årsverk; 2010 2013 med finansiering Faste 2010 Faste 2013 Midlertidig 2010 Midlertidig 2013 Intern Ekstern Intern Ekstern Intern Ekstern Intern Ekstern FAK 51,6 61,8 4 12,1 0,7 11,6 2,1 IFA 26 26 27 8,1 17,2 12 IHO 72,3 2 93 27 6,7 34,3 10,9 IKM 34,2 40,7 1,5 38,6 21,5 24,4 37,4 IKO 17,2 20,3 12,6 0,5 12,4 2 IMB 75 88 2,0 47,9 32,1 35,4 36,8 IPS 25,6 29,1 15,4 6 25,2 3,6 ISM 31,5 17,4 36,5 25,6 30,7 45,3 25,2 37,9 RKBU 18 31,3 2,0 11,5 TOTAL 333,3 37,4 394,4 64,4 211,2 135,3 187,5 154,1 Viser ellers til presentasjon som vil fremlegges i møtet 20.februar 2014. Arnfinn Sundsfjord Dekan Tom Mikalsen Fakultetsdirektør Dokumentet er elektronisk godkjent og krever ikke signatur Saksbehandler: Ann-Sofie Rydningen, seksjonsleder for Seksjon for personal- og økonomitjenester Harald Roar Lind, personalrådgiver Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no Side36
FS HELSEFAK Orienteringssak Utvikling i personalkostnader ved Det helsevitenskapelige fakultet Fakultetsstyremøte 20.februar 2014 Side37
Utvikling i personalkostnader ved Det helsevitenskapelige fakultet Utdyping av orienteringssak fremlagt til FS 9.oktober 2013 og 2.desember 2013. Grunnlagsmateriale fra PagaWeb august 2010 og august 2013. Datamaterialet er fordelt på DBH-kategorier Faste og midlertidige stillinger Fakultetets enheter Intern og ekstern finansiering Side38
Utvikling i totale årsverk 600 500 469,9 529,5 400 300 200 159,5 182 100 87,6 88,8 0 Administrative stillinger Støttestillinger Vitenskapelige stillinger August 2010 August 2013 Side39
Utvikling av faste årsverk 300 250 246,7 200 195,3 150 100 50 113,5 137,7 61,9 74,6 0 Administrative stillinger Støttestillinger Vitenskapelige stillinger August 2010 August 2013 Side40
Utvikling av midlertidige årsverk 300 250 274,6 282,8 200 150 100 50 0 46 44,3 25,8 14,5 Administrative stillinger Støttestillinger Vitenskapelige stillinger August 2010 August 2013 Side41
Utvikling 2010 2013 faste vitenskapelige årsverk totalt 77,5 60,8 38,7 46 31,6 15 16 19,3 22,5 12,2 14,7 19,2 20 24 16,2 2 2,2 FAK IFA IHO IKM IKO IMB IPS ISM RKBU 2010 2013 Side42
Utvikling 2010 2013 faste administrative årsverk 51 38,3 23,5 19,9 3 3 13,5 15,5 8 5,2 5 5,6 11,2 10,7 4,4 7,3 13,1 FAK IFA IHO IKM IKO IMB IPS ISM RKBU 2010 2013 Side43