Enkel tilgang til byggdokumentasjon ved behov. Mulighetsstudium. Konkurransegrunnlag Økonomisk ramme: 300.000 kr eks mva. Sak 16/566 Bakgrunn... 2 Plan og bygningslovens krav... 3 21-10. Sluttkontroll og ferdigattest... 3 SAK10 8-2. Overlevering av dokumentasjon for forvaltning, drift og vedlikehold... 4 TEK10 Kapittel 4. Dokumentasjon for forvaltning, drift og vedlikehold (FDV)... 4 Beskrivelse av anskaffelsen... 4 Økonomiske rammer... 5 Metode... 5 Rapportering... 5 Fremdriftsplan (tentativ)... 5 Tildelingskriterier og vekting... 6 Anskaffelsesprosedyre... 6 Vedlegg:... 6 Evaluering av leveranse... 6
Bakgrunn I forbindelse med oppføring og endring av bygninger inngår det mye dokumentasjon av hvilke materialer og komponenter som er brukt og dokumentasjon på hvordan disse er satt sammen i form av produsentanvisninger, tegninger og byggebeskrivelser. Hvordan kan denne dokumentasjonen bli gjort tilgjengelig for senere bruk? Samfunnet bruker i dag mye ressurser på å gjenfinne og gjenskape tapt dokumentasjon. DiBK ønsker med dette oppdraget å få hjelp til å kartlegge og beskrive muligheter for hvordan dokumentasjonen kan gjøres enkelt tilgjengelig. Målet er at informasjonen skal være lett tilgjengelig når man trenger den gjennom bygnings livsløp. Det vil si når man skal drifte, vedlikehold, skifte ut, bygge om, bygge på eller rive. Eller når bank eller forsikring eller takstmenn og meglere spør etter dokumentasjon. Myndighetene både etterspør dokumentasjon i forbindelse med godkjenning og tilsyn av bygg og produserer dokumentasjon i form av godkjenninger og tilsynsrapporter for den aktuelle bygningen. Bygningseier må kunne dokumentere tilstand og forutsetninger for bygget. For bygningseier er det ønskelig å ha enkel tilgang til denne offentligrettslige dokumentasjonen. Figuren under illustrerer verdikjeden med leverandører og mottakere av byggdokumentasjon. Figuren illustrerer de som leverer og de som benytter dokumentasjon i hele verdikjeden inkludert myndighetene som fører tilsyn med at byggenes godkjente forutsetninger er ivaretatt.
Primære mottakere og brukere av dokumentasjon er EIER (ORGANISASJONEN) eiere forvaltere, driftspersonell (vaktmestere, driftsoperatører, renholdsledere) byggherre (nybygg/ombygging/rehabilitering) brukere og leietakere LEVERANDØRER arkitekter og rådgivere (prosjekterende) utførende (entreprenører og håndverkere) leverandører produsenter ANDRE BRUKERE tilsynsmyndigheter takstmenn og eiendomsmeglere) bank forsikring Plan og bygningsloven stiller krav om at dokumentasjon for et søknadspliktig byggearbeid som er ansvarsbelagt skal overleveres til eier. Eieren av byggverket er pålagt å ta vare på dokumentasjonen. En kartlegging av dagens praksis utført av Ipsos i november 2015 viser at bygningseiere i liten grad er klar over at de plikter å ta vare på dokumentasjonen. Undersøkelsen viser også at dokumentasjonen ofte er mangelfull og at bygningseiere i liten grad har systemer for å ta vare på den. Bygningseierne ønsker at dokumentasjonen skal være tilgjengelig når de trenger den fra skyen. Direktoratet ønsker med dette oppdraget å kartlegge og vurdere alternative muligheter for at dokumentasjon blir tatt vare på for senere gjenbruk. Plan og bygningslovens krav 21-10. Sluttkontroll og ferdigattest Plan og bygningsloven stiller krav til dokumentasjon av søknadspliktige tiltak på følgende måte: Søknadspliktige tiltak skal avsluttes med ferdigattest, som utstedes av kommunen når det foreligger nødvendig sluttdokumentasjon og erklæring om ferdigstillelse fra tiltakshaver eller ansvarlig søker. For tiltak som krever uavhengig kontroll skal det foreligge dokumentasjon for utført sluttkontroll, jf. 24-2. Sluttdokumentasjonen skal vise at tiltaket er utført i samsvar med tillatelsen og bestemmelser i eller i medhold av denne lov. Kommunen kan utstede ferdigattest også der det foreligger bagatellmessige overtredelser av krav i eller i medhold av denne lov. Ved ferdigattest skal det fra tiltakshavers eller de ansvarlige foretaks side foreligge tilstrekkelig dokumentasjon over byggverkets, herunder byggeproduktenes, egenskaper som grunnlag for forvaltning, drift og vedlikehold av bygget.
Departementet kan gi forskrift om innhold, avlevering og oppbevaring av slik dokumentasjon. Departementet har utdypet kravet i TEK kapittel 4 og SAK kap 8. SAK10 8-2. Overlevering av dokumentasjon for forvaltning, drift og vedlikehold Søker skal senest ved søknad om ferdigattest påse at nødvendig dokumentasjon for driftsfasen som angitt i byggteknisk forskrift 4-1, er fremlagt av de ansvarlige foretak innenfor sine ansvarsområder. Søker skal overlevere dokumentasjonen til byggverkets eier mot kvittering. TEK10 Kapittel 4. Dokumentasjon for forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) 4-1.Dokumentasjon for driftsfasen (1) Ansvarlig prosjekterende og ansvarlig utførende skal, innenfor sitt ansvarsområde, framlegge for ansvarlig søker nødvendig dokumentasjon som grunnlag for hvordan igangsetting, forvaltning, drift og vedlikehold av byggverk, tekniske installasjoner og anlegg skal utføres på tilfredsstillende måte. (2) I tilfeller der slik dokumentasjon åpenbart er overflødig, bortfaller kravet. 4-2.Oppbevaring av dokumentasjon for driftsfasen Dokumentasjon for driftsfasen skal overleveres til og oppbevares av eier av byggverket. Direktoratet har gitt veiledning til saksforskriften og til teknisk forskrift. Her beskrives mer detaljert hvilken dokumentasjon som skal overleveres. Beskrivelse av anskaffelsen Mer og mer av grunnlagsinformasjonen som byggeiere trenger i forbindelse med drift, vedlikehold og salg med mer finnes i digitale kilder. Dette gjelder produktdata som finnes i nasjonale registre (NOBB, EELFO, NRF), CRM-systemer, produktleverandørers egen dokumentasjon, verktøy som utførende firmaer bruker til å dokumentere sitt arbeid, i økonomisystemer som brukes til å lage og sende faktura med mer. Anskaffelsen er en mulighetsstudie som ser på alternativ organisering av dataflyten når det gjelder dokumentasjon. Sentrale tema i undersøkelsen vil være: Er det mulig å etablere løsninger der relevant informasjon kan bli tilgjengelig på forespørsel ved behov? Hvilke virkemidler vil være aktuelle for å sikre at utførende aktører får tilgang til informasjon? Hvilke løsninger vil passe best for folk flest? Vil det være behov for egne løsninger for de aller største aktørene som har store og profesjonelle FDV-systemer basert på BIM? Vurdere i hvilken grad vanlige boligeiere, borettslag og ulike deler av proffmarkedet har samme behov for dokumentasjon, og på hvilke form denne dokumentasjonen bør være (papir, nett, programvare, app). Mulighetsstudien vil være med å danne grunnlag for framtidige regelendringer.
Anskaffelsen omfatter en mulighetsanalyse av hvordan byggdokumentasjon i fremtiden kan gjøres tilgjengelig for forvaltning, drift, vedlikehold, ombygging, rivning, taksering, salg, reklamasjon, m.m. Det forutsettes at det legges vekt på å se mulighetene i lys av teknologiske trender og offentlige rammebetingelser for teknologiutvikling. Det vil være naturlig å se til andre sektorer også utenfor byggsektoren som har kommet langt i digitalisering. Økonomiske rammer Mulighetsstudien gjennomføres innenfor en økonomisk ramme på 300.000 kr. eks mva. Metode Fremgangsmåte/metode (intervjuer, samtaler, gruppeintervjuer, workshops og andre metoder) foreslås i tilbudet og utarbeides i samråd med oppdragsgiver. Leverandøren rekrutterer informanter som skal delta i undersøkelsen i samråd med DiBK. Rapportering Det skal utarbeides en rapport i powerpointformat. Utkast til rapport skal forelegges DiBK for kommentarer og innspill før endelig rapportering. Fremdriftsplan (tentativ) Dato Milepæl 17.02.16 Utlysning på DOFFIN 01.03.16 kl 14-15 04.03.16 kl 12 10.03.16 kl 9-12 14.03.16 17.03.16 kl 13-14 April/mai Informasjonsmøte med interesserte leverandører Leverandørene leverer sine tilbud Forhandlinger med 3-5 leverandører Underretning om valgt leverandør med begrunnelse til deltakerne. Oppstartmøte Workshop med aktuelle aktører 01.06.15 Avslutning med presentasjon av endelig rapport
Tildelingskriterier og vekting Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Forståelse av oppdraget 30% Ved tildeling blir det lagt vekt på - Innsikt i hvordan tilsvarende utfordringer er løst på andre samfunnsområder enn byggsektoren. Foreslått fremgangsmåte og samarbeids-form Kompetanse som skal benyttes til å løse oppdraget 30 % Ved tildeling blir det lagt vekt på: - Hvordan oppdraget er tenkt løst - Hvordan samarbeid og fremdrift er foreslått ivaretatt 40 % Ved tildeling blir det lagt vekt på: - CV på personene som skal gjennomføre undersøkelsen med opplysninger om hvem som skal utføre hvilke oppgaver Anskaffelsesprosedyre Konkurransen reguleres av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Denne anskaffelsens anslåtte verdi er under den nasjonale terskelverdi på kr 500 000 ekskl. mva. og er fritatt fra kunngjøringsplikten. Konkurransen gjennomføres etter forskriftens alminnelige bestemmelser (del I) og de bestemmelsene som følger av dette konkurransegrunnlag. Oppdragsgiver vil gjennomføre forhandlinger med et tilstrekkelig antall tilbydere. En eventuell reduksjon av antall tilbydere, vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier. Vedlegg: Som bakgrunnsmateriale for arbeidet vises det til: Byggnettstrategien FDV-dokumentasjon fra papir til nett for tiltaksklasse 1 Ipsos rapport fra kartlegging Multiconsultrapport om myndighetetens informasjon om bygningsmassen Evaluering av leveranse Direktoratet vil avslutte oppdraget med en evaluering ved bruk av vedlagt evalueringsskjema. http://anskaffelser.no/art/bygg-anleggeiendom/dokumenter/evaluering-av-tjenesteleveranse-nkf-dibk-nho-ks-og-difi