Follo byggetilsyn Felles tilsynskontor for kommunene: Oppegård, Ski, Nesodden, Frogn, Ås og Enebakk. Dok. nr. 4.02 Sist rev.: 05.01.2012 - hpg Fasefordelte oppgaver relatert til tilsynskategoriene Utøvelse av tilsyn tilrettelegges og ordnes på 3 nivåer med inndeling på kategori, fase og oppgave. Det er definert fem ulike kategorier med fordeling i 4 faser og med (x) antall oppgaver. Antall oppgaver varierer med hvilken kategori og fase disse tilhører. Hver kategori tilordnes en overordnet rutinebeskrivelse. Hver fase tilordnes en rutine med sjekklister. Hver oppgave tilordnes en sjekkliste med unike dokumentmaler. Se for øvrig dok. nr. 4, strategi for tilsyn i byggesaker. Innhold Side 1 Revisjonstilsyn... 2 1.1 Planlegging... 2 1.2 Gjennomføring... 3 1.3 Oppfølging... 4 1.4 Avslutning... 6 2 Inspeksjonstilsyn - varslet... 6 2.1 Planlegging... 6 2.2 Gjennomføring... 7 2.3 Oppfølging... 8 2.4 Avslutning... 8 3 Inspeksjonstilsyn - ikke varslet... 8 3.1 Planlegging... 8 3.2 Gjennomføring... 9 3.3 Oppfølging... 10 3.4 Avslutning... 10 4 Dokumenttilsyn... 10 4.1 Planlegging... 10 4.2 Gjennomføring... 11 4.3 Oppfølging... 12 4.4 Avslutning... 12 5 Enkelt tilsyn... 12 5.1 Planlegging... 12 5.2 Gjennomføring... 13 5.3 Oppfølging... 13 5.4 Avslutning... 13 6 Dokumenthistorikk... 14 4.02 FBT_Fasefordelte oppgaver relatert til tilsynskategoriene.doc 1
1 Revisjonstilsyn 1.1 Planlegging 1 I tilknytning til at kommunen skal velge tilsynsobjekt må det på grunn av lovpålagte fristbestemmelser tas hensyn til om det eventuelt er innkommet søknad om midlertidig brukstillatelse eller ferdigattest. Byggesaksbehandler i samråd med bygningssjef Det tas stilling til om midlertidig brukstillatelse kan gis på foreliggende grunnlag. Det sendes foreløpig varsel, både om mbt og tilsyn, adressert til ansvarlig søker eventuelt til tiltakshaver. innen frist for behandling av søknaden. NB! Søknad om ferdigattest behandles ikke før tilsynet er avsluttet. 2 Kommunen velger objekt for tilsynet og sender bestilling til Follo byggetilsyn. 3 Bestilling av tilsyn legges inn i tilsynsprogram for FBT og byggesaksbehandler varsles om hvem som utpekes som tilsynsleder. Byggesaksbehandler i samråd med bygningssjef Kontorleder i FBT 4 uker før forventet gjennomføring av tilsyn Umiddelbart etter av bestilling 4 Gjennomgang av byggesaken. Nærmere drøfting, avgrensning og valg av tilsynstema. Normalt bør tilsynet avgrenses til ett foretak og ett fagområde. Sette opp plan og agenda for tilsynet. et. 3 uker før tilsynet. 5 Sende innkallingsbrev med plan og agenda for tilsynet. Tilsynsleder 3 uker før tilsynet Sendes både som ordinær post og som vedlegg til elektronisk beramming av tilsynet. 6 Utarbeide spørsmålsliste/sjekkliste for tilsynet. byggesaksbehandler 2 uker før tilsynet 7 Forberede tilsynsprotokoll, tilsynsrapport, avviksrapporter og forslag til oppfølgingsbrev fra kommunen. Tilsynsleder Snarest og i forkant av tilsynet 4.02 FBT_Fasefordelte oppgaver relatert til tilsynskategoriene.doc 2
1.2 Gjennomføring 1 Gjennomføre åpningsmøte Presentere formålet med tilsynet (og tilsynslaget) for aktuelle foretak Tilsynsleder 2 Gjennomføre intervju etter oppsatt møteplan og spørsmålsliste. Tilsynslaget (intervju styres av 3 Sørge for at all relevant dokumentasjon er tilgjengelig, evt at kontrollert utførelse er tilgjengelig for tilsynslag 4 Gjennomføre inspeksjon etter oppsatt plan, enten ved befaring på byggetiltaket eller gjennomgang av medbrakt dokumentasjon. Ansvarlig foretak Tilsynslaget (inspeksjon styres av Undersøke/påvise om kontrolldokumentasjon stemmer overens med tillatelse. Evt at utførelse er i samsvar med prosjekteringen/tillatelse. 5 Internmøte i tilsynslaget. Drøfte hvilke fakta som er framkommet og oppsummere funn. Skrive utkast til protokoll. 6 Gjennomføre sluttmøte med skriving og omfordeling av protokoll Tilsynslaget Alle (møtet styres av 7.a Lage utkast til tilsynsrapport med avviksrapporter. Sende rapportene til et for sidemannskontroll. uke etter 7.b Sidemannskontroll av tilsynsrapport Merknader meldes tilbake til tilsynsleder. et Snarest og innen 2 7.c Innarbeide merknader i tilsynsrapporten. Distribuere endelig rapport til oppsatte ere. 8 Ferdigskrive forslag til oppfølgingsbrev med anbefaling om reaksjonsnivå (1, 2 eller 3). Forslaget formidles til et Tilsynsleder Snarest og innen 2 Tilsynsleder Snarest og innen 2 4.02 FBT_Fasefordelte oppgaver relatert til tilsynskategoriene.doc 3
1.3 Oppfølging 1 Kvalitetssikring og ekspedisjon av oppfølgingsbrev fra kommunen til ansvarlig foretak, med beslutning om reaksjonsnivå (1, 2 eller 3) Snarest og innen 4 1.a Reaksjonsnivå 1 Ved mindre feil og mangler. Oppfølgingsbrev med varsel om at tilsynet avsluttes 1.b Reaksjonsnivå 2 Ved registrert svikt i kontroll. Svikt er likevel ikke vurdert som vesentlig. Brev med krav om lukking av avvik og med advarsel Snarest og innen 4 Snarest og innen 4 1.b.1 Tilbakemelding fra ansvarlig foretak på rapporter og oppfølgingsbrev. Avvik lukket (eventuelt ikke lukket). Ansvarlig foretak innen 2 1.b.1a Brev til ansvarlig foretak. Dersom avvik er lukket gis det varsel om at tilsynet avsluttes. (samråd med bygningssjef og innen 2 1.b.1b Brev til ansvarlig foretak. Dersom avvik ikke er lukket, med fornyet krav om lukking av avvik, forsterket advarsel og varsel om at tilbaketrekking av ansvarsrett blir vurdert. (samråd med bygningssjef og innen 2 1.b.1b1 Tilbakemelding på fornyet krav, advarsel og varsel om tilbaketrekking Ansvarlig foretak innen 2 1.b.1b2 Dersom foretaket har etterkommet krav sendes brev om at tilsynet avsluttes (samråd med bygningssjef og innen 2 1.b.1b3 Dersom foretaket ikke har etterkommet krav, tas nærmere oppfølging opp til drøfting i kommunen. (samråd med bygningssjef og innen 2 (eventuell tilbaketrekking av ansvarsrett med melding til BE) 4.02 FBT_Fasefordelte oppgaver relatert til tilsynskategoriene.doc 4
1.c Reaksjonsnivå 3 Ved registrert vesentlig svikt i kontroll. Oppfølgingsbrev med varsel om at kommunen vurderer tilbaketrekking av ansvarsrett, eventuell stansing av byggetiltaket, krav til tiltakshaver/ansvarlig søker om kompenserende ansvarsdekning. Snarest og innen 4 1.c.1 Tilbakemelding fra ansvarlig foretak på rapporter og oppfølgingsbrev. Foretakets uttalelse og eventuell lukking av registrerte avvik. Ansvarlig foretak innen 2 1.c.1a Vurdering av foretakets tilbakemelding. Dersom uttalelsen er avklarende og avvik er lukket gis det varsel om at kommunen vurderer å avslutte tilsynet. (samråd med bygningssjef og innen 2 1.c.1b Vurdering av foretakets tilbakemelding. Dersom uttalelsen ikke er avklarende og avvik ikke er lukket, fatter kommunen vedtak om tilbaketrekking av ansvarsrett. (samråd med bygningssjef og innen 2 Vedtak sendes til ansvarlig foretak. 1.c.2a Dersom klage på vedtak under pkt. 1.c.1b ikke mottas innen fristens utløp, videreføres byggesaken og tilsynet avsluttes. Byggesaksbehandler (samråd med bygningssjef) 4 ekspedert vedtak (dvs. etter at frist etter fvl 29) er utløpt. 1.c.2b Tilbakemelding fra ansvarlig foretak med eventuell klage på vedtak, jf. pkt. 1.c.1b Ansvarlig foretak Innen 3 av vedtak. (jf. klagefrist etter fvl 29). 1.c.2b1 Behandling av klage på vedtak, jf. pkt. 1.c.1b Eventuell avslutning av tilsynet må stilles i bero inntil klagesak er endelig avgjort. (samråd med bygningssjef og innen frist gitt etter SAK10 7-1. 4.02 FBT_Fasefordelte oppgaver relatert til tilsynskategoriene.doc 5
2 Dersom det tilkommer behov for ny gjennomgang bør det vurderes å innkalle til et oppfølgende tilsynsmøte. Det bør i så fall vurderes drøftes nærmere hvilke prosedyrer som skal følges. Bygningssjef, byggesaksbehandler og tilsynsleder. Tidligst mulig i tilsynsprosessen. 1.4 Avslutning 1 Avslutning av tilsynet kan vurderes etappevis oppfølging, se pkt. <1.a>, <1.b.1a>, <1.b.1b2>, <1.c.1a>, Bygningssjef og <1.c.2a>, <1.c.2b1>. Eventuelt i samråd med tilsynsleder Gjennomgang og oppsummering, dokumentasjon og verifikasjon sjekkes mot grunnlaget for tilsynet. innen 2 av siste tilbakemelding fra foretaket. 2 Kontroll mot nærmere kriterier for når tilsyn kan avsluttes. Brev med varsel om endelig avslutning av tilsynet sendes, eventuelt med kopi til BE. Bygningssjef og Eventuelt i samråd med tilsynsleder innen 1 uke etter gjennomgang og oppsummering. 2 Inspeksjonstilsyn - varslet 2.1 Planlegging 1 I tilknytning til at kommunen skal velge tilsynsobjekt må det på grunn av lovpålagte fristbestemmelser tas hensyn til om det eventuelt er innkommet søknad om midlertidig brukstillatelse eller ferdigattest. Byggesaksbehandler i samråd med bygningssjef innen frist for behandling av søknaden. Det tas stilling til om midlertidig brukstillatelse kan gis på foreliggende grunnlag. NB! Søknad om ferdigattest behandles ikke før tilsynet er avsluttet. Det sendes foreløpig varsel, både om mbt og tilsyn, adressert til ansvarlig søker eventuelt til tiltakshaver. 2 Kommunen velger objekt for tilsynet og sender bestilling til Follo byggetilsyn. Byggesaksbehandler i samråd med bygningssjef 3 uker før tiltenkt tidspunkt for tilsyn 4.02 FBT_Fasefordelte oppgaver relatert til tilsynskategoriene.doc 6
3 Bestilling av tilsyn legges inn i tilsynsprogram for FBT og byggesaksbehandler varsles om hvem som utpekes som tilsynsleder. 4 Gjennomgang av byggesaken. Nærmere drøfting, avgrensning og valg av tilsynstema. Normalt bør tilsynet avgrenses til ett foretak og ett fagområde. Sette opp plan og agenda for tilsynet. Kontorleder i FBT et. Umiddelbart etter av bestilling 2 uker før tilsynet. 5 Sende innkallingsbrev med plan og agenda for tilsynet. Tilsynsleder 2 uker før tilsynet Sendes både som ordinær post og som vedlegg til elektronisk beramming av tilsynet. 6 Utarbeide spørsmålsliste/sjekkliste for tilsynet. 7 Forberede tilsynsprotokoll, tilsynsrapport, avviksrapporter og forslag til oppfølgingsbrev fra kommunen. et. Tilsynsleder 1 uke før tilsynet Snarest og i forkant av tilsynet 2.2 Gjennomføring 1 Gjennomføre åpningsmøte Presentere formålet med tilsynet. Tilsynsleder 2 Sørge for at all relevant dokumentasjon er tilgjengelig, evt at kontrollert utførelse er tilgjengelig for tilsynslag 3 Befaring med inspeksjon etter oppsatt plan. Observere og påvise eventuelle funn. Eventuelt intervju av representant(er) for ansvarlig foretak. Ansvarlig foretak Tilsynslaget (eventuelt intervju styres av 4 Gjennomføre sluttmøte med skriving og omfordeling av protokoll Alle (møtet styres av 4.02 FBT_Fasefordelte oppgaver relatert til tilsynskategoriene.doc 7
5.a Lage utkast til tilsynsrapport med avviksrapporter. Sende rapportene til et for sidemannskontroll. uke etter 5.b Sidemannskontroll av tilsynsrapport Merknader meldes tilbake til tilsynsleder. et Snarest og innen 2 5.c Innarbeide merknader i tilsynsrapporten. Distribuere endelig rapport til oppsatte ere. Tilsynsleder Snarest og innen 2 6 Ferdigskrive forslag til oppfølgingsbrev med anbefaling om reaksjonsnivå (1, 2 eller 3). Forslaget formidles til et Tilsynsleder Snarest og innen 2 2.3 Oppfølging Standard oppfølging (som gitt under pkt. 1.3). 2.4 Avslutning Standard avslutning (som gitt under pkt. 1.4). 3 Inspeksjonstilsyn - ikke varslet 3.1 Planlegging 1 Tilsynsobjekt velges på grunnlag av observasjon gjort i tilknytning til saksbehandling og/eller oppfølging i byggesaken. Byggesaksbehandler Snarest etter at observasjonen er gjort. På grunn av lovpålagte frister i byggesaksbehandlingen bør det foretas en gjennomgang av byggesaken, snarest etter at søknad og/eller dokumenter i saken er innregistrert. Dette med sikte på å kunne observere eventuelle tilsynsobjekt tidligst mulig. Søknad om ferdigattest behandles ikke før tilsynet er avsluttet. 4.02 FBT_Fasefordelte oppgaver relatert til tilsynskategoriene.doc 8
2 Kommunen tar stilling til omfang av bistand fra FBT. (kan spenne fra full tilsynsledelse til enklere veiledning) Bestilling sendes til FBT 3 Bestilling av tilsyn legges inn i tilsynsprogram for FBT og byggesaksbehandler varsles om hvem som utpekes som tilsynsleder. Byggesaksbehandler i samråd med bygningssjef. Kontorleder i FBT Snarest etter at observasjonen er gjort. Umiddelbart etter av bestilling 4 Gjennomgang av byggesaken. Nærmere drøfting, avgrensning og valg av tilsynstema. Sette opp plan og agenda for tilsynet. 5 Utarbeide spørsmålsliste/sjekkliste for tilsynet. et. 1 uke etter bestilling. Snarest og i forkant av tilsynet 6 Forberede tilsynsprotokoll, tilsynsrapport, avviksrapporter og forslag til oppfølgingsbrev fra kommunen. Tilsynsleder Snarest og i forkant av tilsynet 3.2 Gjennomføring 1 Befaring med inspeksjon etter oppsatt Tilsynslaget plan. Gjennomføre åpningsmøte med presententasjon av formålet med tilsynet. Observere og påvise eventuelle funn. (eventuelt intervju og skriving av protokoll styres av Gjennomføre sluttmøte med skriving og omfordeling av protokoll Eventuelt intervju av representant for ansvarlig foretak. 2.a Utarbeide utkast til tilsynsrapport for sidemannskontroll. uke etter tilsynet 2.b Gjennomgang med sidemannskontroll av tilsynsrapport og avviksrapport. Merknader innarbeides i endelig rapport. et Snarest og innen 1 uke etter tilsynet 4.02 FBT_Fasefordelte oppgaver relatert til tilsynskategoriene.doc 9
2.c Ekspedere endelig rapport til oppsatte ere. uke etter tilsynet 3 Ferdigskrive forslag til oppfølgingsbrev fra kommunen, med anbefaling om reaksjonsnivå (1, 2 eller 3). Forslaget formidles til et uke etter tilsynet 3.3 Oppfølging Standard oppfølging (som gitt under pkt. 1.3). 3.4 Avslutning Standard avslutning (som gitt under pkt. 1.4). 4 Dokumenttilsyn 4.1 Planlegging Nr Oppgave Ansvar Når 1 Tilsynsobjekt velges på grunnlag av observasjon gjort i tilknytning til saksbehandling og/eller oppfølging i byggesaken. Byggesaksbehandler Snarest etter at observasjonen er gjort. På grunn av lovpålagte frister i byggesaksbehandlingen bør det foretas en gjennomgang av byggesaken, snarest etter at søknad og/eller dokumenter i saken er innregistrert. Dette med sikte på å kunne observere eventuelle tilsynsobjekt tidligst mulig. Søknad om ferdigattest behandles ikke før tilsynet er avsluttet. 2 Kommunen tar stilling til omfang av bistand fra FBT. (kan spenne fra full tilsynsledelse til enklere veiledning) Bestilling sendes til FBT 3 Bestilling av tilsyn legges inn i tilsynsprogram for FBT og byggesaksbehandler varsles om hvem som utpekes som tilsynsleder. Byggesaksbehandler i samråd med bygningssjef. Kontorleder i FBT Snarest etter at observasjonen er gjort. Umiddelbart etter av bestilling 4.02 FBT_Fasefordelte oppgaver relatert til tilsynskategoriene.doc 10
4 Gjennomgang av byggesaken. Nærmere drøfting, avgrensning og valg av tilsynstema. Sette opp plan/agenda for tilsynet. 5 Utarbeide spørsmålsliste/sjekkliste for tilsynet. 6 Forberede tilsynsprotokoll, tilsynsrapport, avviksrapporter og forslag til oppfølgingsbrev fra kommunen. et. Tilsynsleder 1 uke etter bestilling. Snarest og i forkant av tilsynet Snarest og i forkant av tilsynet 4.2 Gjennomføring Nr Oppgave Ansvar Når 1 Brev til ansvarlig foretak med krav om innsending av dokumentasjon for tilsyn. (særskilt brevmal) Tilsynsleder 1 uke etter bestilling av tilsyn 2 Sende inn etterspurt dokumentasjon Ansvarlig foretak Innen 1 uke etter av brev. 3 Gjennomgang og vurdering av mottatt dokumentasjon. Registrering av funn. Vurdere behov for ytterligere dokumentasjon. Skrive protokoll fra møte nr.1. I tilsynsmøte nr. 1 4 Sende ut brev med krav om ytterligere dokumentasjon for tilsyn. (særskilt brevmal) Tilsynsleder Umiddelbart etter tilsynsmøte nr. 1 5 Sende inn etterspurt dokumentasjon Ansvarlig foretak Innen 1 uke etter av brev 6 Gjennomgang og vurdering av mottatt dokumentasjon. Registrering av funn. Skrive protokoll fra møte nr.2. I tilsynsmøte nr. 2 7.a Utarbeide utkast til tilsynsrapport for sidemannskontroll. uke etter siste tilsynsmøte. 4.02 FBT_Fasefordelte oppgaver relatert til tilsynskategoriene.doc 11
7.b Gjennomgang med sidemannskontroll av tilsynsrapport og avviksrapport. Merknader innarbeides i endelig rapport. et Snarest og innen 1 uke etter siste tilsynsmøte. 7.c Ekspedere endelig rapport til oppsatte ere. 8 Ferdigskrive forslag til oppfølgingsbrev fra kommunen, med anbefaling om reaksjonsnivå (1, 2 eller 3). Forslaget formidles til et uke etter siste tilsynsmøte. uke etter 4.3 Oppfølging Standard oppfølging (som gitt under pkt. 1.3). 4.4 Avslutning Standard oppfølging (som gitt under pkt. 1.4). 5 Enkelt tilsyn 5.1 Planlegging Nr Oppgave Ansvar Når 1 Tilsynsobjekt velges på grunnlag av observasjon gjort i tilknytning til saksbehandling og/eller oppfølging i byggesaken. Byggesaksbehandler Snarest etter at observasjonen er gjort. På grunn av lovpålagte frister i byggesaksbehandlingen bør det foretas en gjennomgang av byggesaken, snarest etter at søknad og/eller dokumenter i saken er innregistrert. Dette med sikte på å kunne observere eventuelle tilsynsobjekt tidligst mulig. Søknad om ferdigattest behandles ikke før tilsynet er avsluttet. 2 Kommunen tar stilling til omfang av bistand fra FBT. (kan spenne fra full tilsynsledelse til enklere veiledning) Bestilling sendes til FBT Byggesaksbehandler i samråd med bygningssjef. Snarest etter at observasjonen er gjort. 4.02 FBT_Fasefordelte oppgaver relatert til tilsynskategoriene.doc 12
3 Bestilling av tilsyn legges inn i tilsynsprogram for FBT og byggesaksbehandler varsles om hvem som utpekes som tilsynsleder. 4 Gjennomgang av byggesaken. Nærmere drøfting, avgrensning og valg av tilsynstema. Sette opp plan/agenda for tilsynet. 5 Utarbeide spørsmålsliste/sjekkliste for tilsynet. 6 Forberede tilsynsprotokoll, tilsynsrapport, avviksrapporter og forslag til oppfølgingsbrev fra kommunen. Kontorleder i FBT et. Tilsynsleder Umiddelbart etter av bestilling 1 uke etter bestilling. Snarest og i forkant av tilsynet Snarest og i forkant av tilsynet 5.2 Gjennomføring Nr Oppgave Ansvar Når 1 Gjennomgang og vurdering observasjonene relatert til foreliggende forutsetninger i byggesaken. Funn registreres i protokoll fra tilsynsmøtet. I tilsynsmøte 2.a Utarbeide utkast til tilsynsrapport for sidemannskontroll. uke etter tilsynet. 2.b Gjennomgang med sidemannskontroll av tilsynsrapport og avviksrapport. Merknader innarbeides i endelig rapport. et Snarest og innen 1 uke etter tilsynet. 2.c Ekspedere endelig rapport til oppsatte ere. 3 Ferdigskrive forslag til oppfølgingsbrev fra kommunen, med anbefaling om reaksjonsnivå (1, 2 eller 3). Forslaget formidles til et uke etter tilsynet. uke etter tilsynet 5.3 Oppfølging Standard oppfølging (som gitt under pkt. 1.3). 5.4 Avslutning Standard oppfølging (som gitt under pkt. 1.4). 4.02 FBT_Fasefordelte oppgaver relatert til tilsynskategoriene.doc 13
6 Dokumenthistorikk Dato for endring 30.09.2010 06.01.2011 31.03.2011 12.04.2011 05.01.2012 Rev. Nr. 1 2 3 4 5 Endret av: hpg hpg hpg hpg hpg Endring godkj. Av Endringer Tilrettelagt for bruk andre halvår 2010 Korrektur og oppdatering Korrektur og oppdatering Korrektur og oppdatering Korrektur og oppdatering 4.02 FBT_Fasefordelte oppgaver relatert til tilsynskategoriene.doc 14