KARMØY FOLKEBIBLIOTEK KONKURRANSEGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV RFID-UTSTYR OG SELVBETJENINGSAUTOMATER

1 KARMØY FOLKEBIBLIOTEK KONKURRANSEGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV RFID-UTSTYR OG SELVBETJENINGSAUTOMATER Saksnummer 15/720 måned år februar 2015

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Pkt. Side 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN -------------------------------- 4 1.1. Oppdragsgiver ------------------------------------------------------------------------------- 4 1.2. Kontaktperson ------------------------------------------------------------------------------- 4 1.3. Dokumenter ---------------------------------------------------------------------------------- 4 1.4. Fremdriftsplan ------------------------------------------------------------------------------- 4 1.5. Konkurransen gjelder ---------------------------------------------------------------------- 5 1.6. Omfang av avtalen ------------------------------------------------------------------------- 5 2. BESTEMMELSER FOR GJENNOMFØRING ---------------------------- 6 2.1. Anskaffelsesprosedyre--------------------------------------------------------------------- 6 2.2. Regler for konkurransen ------------------------------------------------------------------ 6 2.3. Kostnad for deltakelse i konkurransen ------------------------------------------------ 6 2.4. Kommunikasjon ----------------------------------------------------------------------------- 6 2.5. Feil og uklarheter i konkurransegrunnlaget ----------------------------------------- 6 2.6. Rettelser, supplering og endringer i konkurransegrunnlaget ------------------- 6 2.7. Utsettelse av tilbudsfrist ------------------------------------------------------------------ 7 2.8. Oppdragsgivers forbehold --------------------------------------------------------------- 7 2.9. Avvisning av tilbud med forbehold, feil, uklarheter, m.m. ---------------------- 7 2.10. Tilbakekalling av tilbud ------------------------------------------------------------------- 7 2.11. Registrering av tilbud ---------------------------------------------------------------------- 7 2.12. Tilbudsåpning ------------------------------------------------------------------------------- 7 2.13. Tildeling av kontrakt ----------------------------------------------------------------------- 7 3. AVTALEN -------------------------------------------------------------------------- 8 3.1. Kontraktpresedens -------------------------------------------------------------------------- 8 3.2. Forrang ---------------------------------------------------------------------------------------- 8 3.3. Pris og prisendringer ----------------------------------------------------------------------- 8 3.4. Betaling og fakturering -------------------------------------------------------------------- 8 3.5. Statistikk og statusmøter ------------------------------------------------------------------ 9 3.6. Oppsigelse ------------------------------------------------------------------------------------ 9 3.7. Ekstraordinær oppsigelse ----------------------------------------------------------------- 9 3.8. Transport av avtalen ----------------------------------------------------------------------- 9 3.9. Underleverandører ------------------------------------------------------------------------- 9

3 3.10. Levering --------------------------------------------------------------------------------------- 9 3.11. Universell utforming ----------------------------------------------------------------------- 9 3.12. Opplæring ------------------------------------------------------------------------------------ 9 3.13. Serviceavtale --------------------------------------------------------------------------------- 9 3.14. Garantier ------------------------------------------------------------------------------------ 10 3.15. Øvrige krav --------------------------------------------------------------------------------- 10 4. KRAV TIL TILBUDET -------------------------------------------------------- 10 4.1. Tilbudets utforming ---------------------------------------------------------------------- 10 4.2. Inndeling av tilbudsperm --------------------------------------------------------------- 10 4.3. Levering ------------------------------------------------------------------------------------- 11 4.4. Tilbudsfrist --------------------------------------------------------------------------------- 11 4.5. Vedståelsesfrist ---------------------------------------------------------------------------- 11 4.6. Forbehold ----------------------------------------------------------------------------------- 11 4.7. Taushetsbelagte opplysninger og innsyn i tilbud og protokoller ------------ 12 4.8. Språk ----------------------------------------------------------------------------------------- 13 5. KVALIFIKASJONSKRAV --------------------------------------------------- 13 5.1. Skatt, merverdiavgift og HMS --------------------------------------------------------- 13 5.2. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling ----------------------------- 14 5.3. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling ------------------------------- 15 5.4. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner ------------------------------ 15 5.5. Rettskraftig dom for deltakelse i kriminell organisasjon, korrupsjon, mm. 15 6. KRITERIER FOR TILDELING ---------------------------------------------- 16 6.1. Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) ----------------------------------- 16 7. NÆRMERE OM ANSKAFFELSEN ---------------------------------------- 16 7.1. Beskrivelse av behov --------------------------------------------------------------------- 16 7.2. Alarmportaler ------------------------------------------------------------------------------ 19 7.3. Pristilbud alarmportaler ----------------------------------------------------------------- 19 7.4. Radiobrikker (RFID-brikker)----------------------------------------------------------- 20 7.5. Pristilbud radiobrikker ------------------------------------------------------------------ 20 7.6. Hyllerydder/letepinne/leteenhet ------------------------------------------------------ 20 7.7. Pristilbud hylleskanner/leteenhet ----------------------------------------------------- 20 7.8. Konverteringsvogn/RFID-brikkemaskin -------------------------------------------- 20

4 1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN 1.1. Oppdragsgiver Oppdragsgiver for konkurransen er Karmøy folkebibliotek, heretter kalt oppdragsgiver. 1.2. Kontaktperson All korrespondanse og spørsmål i konkurransen, skal rettes til denne kontaktpersonen. Navn: Hanne Mulelid Telefon: 0047 52 81 17 85 / 0047 99 72 94 93 e-post: Hmu02@karmoy.kommune.no 1.3. Dokumenter Kunngjøring i Doffin/TED og dette dokument med følgende vedlegg utgjør grunnlaget for konkurransen: Vedlegg A: Alminnelige innkjøpsvilkår for Karmøy kommune Vedlegg B: Lønns- og arbeidsvilkår Vedlegg C: HMS-Erklæring Vedlegg D: Kravspesifikasjon varegruppe A Vedlegg E: Kravspesifikasjon varegruppe B Vedlegg F: Kravspesifikasjon garanti, service m.m. Vedlegg G: Tilbudsskjema Når det i dette dokument og vedlegg skrives konkurransegrunnlag eller KG, menes dette dokument med vedlegg dersom annet ikke er særskilt beskrevet. Dette dokument og alle vedlegg der det kreves utfylling/signatur skal leveres inn som den del av tilbudet. 1.4. Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED 24.02.2015 Siste utlevering 07.04. 2015 Frist for spørsmål 07.04.2015 Frist for å levere tilbud 14.04.2015 kl 12.00 Tilbudsåpning 15.04.2015 kl 12.00 Evaluering Uke 16-18 2015 Valg av leverandør og meddelelse til Etter at evalueringen er avsluttet leverandører Karenstid 15 dager etter at meddelelse om valg

5 av leverandør er sendt ut. Kontraktsinngåelse Etter at karenstiden er utløpt Vedståelsesfrist 14.07.2015 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 1.5. Konkurransen gjelder Oppdragsgiver ber om tilbud på levering av: RFID- utstyr, hyllerydder/letepinne, selvbetjeningsautomater og arbeidsstasjoner. RFID brikker. Den juridiske avtalepart vil være Karmøy kommune. 1.6. Omfang av avtalen Antatt verdi, eksklusive merverdiavgift er ukjent, men vi har en ramme på inntil kr 1.600.000,- ekskl. mva. Selvbetjente utlåns og innleveringsautomat RFID arbeidsstasjoner Alarmporter Hyllerydder/letepinne RFID-brikker Serviceavtaler, opplæring, montering og garanti Konkurransen oppdeles i følgende varegrupper: Varegruppe Varegruppe navn nr. 1 Selvbetjente utlånsautomater, innleverings/sorteringsautomat, hyllerydder/letepinne og RFID arbeidsstasjoner. 2 RFID brikker. Innhold Selvbetjente utlåns og innleveringsautomater, RFID arbeidsstasjoner, hyllerydder/letepinne. Alarmporter. Serviceavtaler, opplæring, montering og garanti. Opsjon: leie av portabel konverteringsstasjon.

6 Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå avtaler med en eller to leverandører. Det er mulig å innlevere tilbud på en eller begge varegruppene. En ytterligere oppdeling aksepteres ikke. Bruk av underleverandør er akseptert, men dersom dette benyttes, er det leverandøren som står ansvarlig og skal være avtalepartner overfor oppdragsgiver. 2. BESTEMMELSER FOR GJENNOMFØRING 2.1. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsesprosedyren er åpen anbudskonkurranse Anbudskonkurranser gir ikke anledning til forhandlinger om tilbudet. 2.2. Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 (LOA) og forskrift om offentlig anskaffelser (FOA) av 7.4.2006 med senere endringer. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. Informasjon om regelverket kan blant annet finnes på Fornyings- og administrasjonsdepartementets Internettsider. 2.3. Kostnad for deltakelse i konkurransen Tilbyder må selv dekke alle egne kostnader i samband med konkurransen. 2.4. Kommunikasjon Henvendelser rettes normalt til kontaktpersonen pr e-post, og eventuelle telefoniske henvendelser skal alltid følges opp skriftlig dersom de kan forventes behandlet. All kommunikasjon i løpet av konkurransen, og kommunikasjon av kontraktsmessig art i avtaleperioden skal rettes til Karmøy folkebibliotek v/hanne Mulelid. Mulelid skal gi skriftlig aksept dersom dette i særskilte tilfeller kan avvikes. Både muntlig og skriftlig kommunikasjon skal foregå på norsk. 2.5. Feil og uklarheter i konkurransegrunnlaget Vi opplever ofte å motta tilbud som ikke er i henhold til alle sider av konkurransegrunnlaget. Dette medfører at vi ofte må avvise tilbud, noe som er svært uheldig både for tilbyder og Oppdragsgiver. Vi oppfordrer derfor på det sterkeste at potensielle tilbydere, så tidlig som mulig, leser grundig gjennom konkurransegrunnlag med vedlegg, og snarest tar kontakt med Oppdragsgivers kontaktperson om eventuelle uklarheter, direkte feil, misvisende eller urimelig. 2.6. Rettelser, supplering og endringer i konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter.

7 Spørsmål fra mulige tilbydere vil bli anonymiserte og spørsmål med tilhørende svar vil bli lagt fortløpende ut på Doffin-basen. Tilbyderne må sjekke utlysingen med jevne mellomrom for å forsikre seg om at de ikke går glipp av informasjon som er lagt ut. 2.7. Utsettelse av tilbudsfrist Dersom rettelser, suppleringer eller endringer som nevnt i pkt. 2.6 kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. En eventuell forlengelse av tilbudsfristen vil bli annonsert på Doffin-basen. 2.8. Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver tar forbehold om å delavlyse konkurransen, dersom anskaffelsen blir for dyr i forhold til rammen av midler vi har til disposisjon. Med delavlysning mener vi å ta ut innleveringsautomaten 2.9. Avvisning av tilbud med forbehold, feil, uklarheter, m.m. Tilbud som inneholder forbehold, feil eller er uklare eller ufullstendige m.m. og som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenlignet med de andre tilbudene, skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser. Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de vilkår og føringers om fremgår av dette konkurransegrunnlaget. 2.10. Tilbakekalling av tilbud Innlevert tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil innleveringsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. 2.11. Registrering av tilbud Tilbudene blir påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal tilbyder få en skriftlig bekreftelse om når et tilbud er mottatt. 2.12. Tilbudsåpning Kun utvalgte ansatte fra Oppdragsgiver har rett til å være tilstede ved åpning av tilbudene. Det vil være minst 2 representanter fra Oppdragsgiver tilstede ved åpningen. 2.13. Tildeling av kontrakt Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt samtidig til leverandørene senest 10 dager før kontrakt inngås. Kontrakt er inngått på det tidspunkt da kontrakten er signert av begge parter.

8 3. AVTALEN 3.1. Kontraktpresedens Kontrakten vil inneholde den hele og endelige avtale mellom partene. Den vil oppheve enhver beskrivelse, betingelse, avtale og annet før kontraktsinngåelsen. Dette gjelder muntlige, så vel som skriftlige framstillinger. Kontrakten vil, i prioritert rekkefølge, bestå av: Undertegnet forside, dette konkurransegrunnlag med relevante vedlegg, eventuelle avklaringer og leverandørens tilbud med relevante vedlegg. 3.2. Forrang Hvis det oppstår motstrid mellom dette konkurransegrunnlaget med alle vedlegg utenom vedlegg A, og vedlegg A, Alminnelige innkjøpsvilkår, har disse forrang foran vedlegg A. 3.3. Pris og prisendringer Denne avtalen gjelder kjøp av selvbetjente automater m.m. til Karmøy folkebibliotek, og har en ramme på inntil NOK 1 600 000 eks. mva. Tilbudet skal inneholde totalpris, ekskl. mva. Eventuelle kjørekostnader og alle andre reisekostnader skal inkluderes inn i prisen, og det kan heller ikke legges gebyrer eller annet tillegg til denne. Det vil si at faktura til biblioteket kun skal inneholde den avtalte pris + mva. Ved etterbestillinger av RFID-brikker forutsettes det at leverandøren følger prisene i markedet. Dersom leverandøren kommer i utakt med markedet og ikke justerer sine priser, forbeholder oppdragsgiver seg retten til å bestille hos annen leverandør. Ved første bestilling er oppdragsgiver ikke bundet av det antallet RFID-brikker som er oppgitt i vedlegg E og F. Ved denne bestilling av et mindre antall skal tilbudt pris benyttes uavhengig av det antallet som bestilles. For serviceavtalen skal prisene være faste det første avtaleåret, og kan deretter justeres en gang per år. Evt. prisendringer skal varsles før utgangen av avtaleåret. Prisendringene skal ikke overstige endringene i Statistisk Sentralbyrås konsumprisindeks. (KPI). 3.4. Betaling og fakturering Faktura skal baseres på en betalingsfrist i henhold til Karmøy kommunes innkjøpsvilkår, og sendes i henhold til den enkelte kommunes fakturahåndteringsrutiner. Leverandøren skal, som alternativ til papirformat, også kunne sende faktura, purring og kreditnota elektronisk i standard format i henhold til krav satt av Direktoratet for forvaltning og IKT. Se bl.a. http://www.anskaffelser.no/e-handel/dokumenter/ehandel.no-formatet. Det kreves at leverandøren strekker seg langt for å tilfredsstille ønskene rundt fakturaoppsettet fra kommunen.

9 Det skal ikke belastes fakturagebyr, adm. gebyr eller lignende. 3.5. Statistikk og statusmøter Statusmøter avholdes etter behov og partene dekker egne kostnader i forbindelse med disse. Karmøy folkebibliotek er møtested. 3.6. Oppsigelse Avtalepartene aksepterer at oppsigelse av avtalen eller enhver endring av avtalen som følge av pålegg fra norske myndigheter, eller EØS-organer ikke medfører erstatningsplikt partene imellom. 3.7. Ekstraordinær oppsigelse Dersom KOFA eller domstolene kommer til at beslutning om valg av leverandør for denne kontrakten er i strid med regelverket for offentlige anskaffelser kan Oppdragsgiver si opp avtalen med 6 måneders varsel. 3.8. Transport av avtalen Partene kan ikke overdra sine rettigheter og forpliktelser etter denne avtalen uten skriftlig godkjenning fra den andre part. 3.9. Underleverandører Dersom tilbudet inkluderer leveranser fra andre leverandører, skal leverandøren stå ansvarlig for disse når det gjelder oppfyllelse av kontrakten. 3.10. Levering Varene skal leveres DDP (INCOTERMS 2010) fritt levert brukersted, det vil si hovedbibliotek og filialer. Kostnader i forbindelse med montering og idriftsetting skal være inkludert. 3.11. Universell utforming Tilbyderen må dokumentere at tilbudte produkter/løsning tilfredsstiller kravene til universell utforming. 3.12. Opplæring Opplæringen av ansatte skal skje i Karmøy folkebiblioteks lokaler. Tidspunkt for opplæring bør skje snarest etter montering. 3.13. Serviceavtale Utstyret vi ber om skal ha tilbud om serviceavtale som skal gjelde i 2 år etter garantitidens utløp, med opsjon for oppdragsgiver på forlengelse med ytterligere 8 år. Forlengelse skal skje automatisk for et år av gangen dersom oppdragsgiver ikke gir skriftlig varsel om at serviceavtalen skal opphøre før forlengelsen trer i kraft.

10 Dersom utstyret byttes eller ikke lengere er i bruk vil serviceavtalen opphøre med øyeblikkelig virkning. Tilbyder skal inkludere alle reisekostnader i tilbudsprisen. Som reisekostnader regnes alle direkte kostnader og forbrukt reisetid/ventetid o.l. Avtalen skal inkludere support, rask responstid, reservedeler, reisekostnader, reisetid og oppgraderinger. Oppgraderinger av programvare og maskinvare skal også inkluderes dersom nye tjenester krever slikt. 3.14. Garantier Garantitid på utstyr og programvare skal være 2 år dato utstyret er satt i drift. 3.15. Øvrige krav Biblioteket bruker pr. i dag biblioteksystemet Bibliofil. Utstyr og programvare må være tilpasset bruk av dette biblioteksystemet, men må også kunne tilpasses andre system som evt. måtte bli tatt i bruk ved Karmøy folkebibliotek. 4. KRAV TIL TILBUDET 4.1. Tilbudets utforming Tilbudet skal være skriftlig, datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbud med alle vedlegg skal leveres i 2 eksemplarer på papirformat (den ene merkes original og den andre kopi) og på elektronisk på flyttbart medium. Den elektroniske versjonen skal bestå av alle dokumenter samlet i en pdf-fil. Prisskjemaet (vedlegg C) leveres i tillegg som regneark. Ved motstrid mellom papir- og elektronisk versjon er det original papirversjon som gjelder. Dersom tilbyder anser det som relevant skal det leveres ytterligere en kopi som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger. jf. pkt. 4.7. Den sladdede versjon leveres elektronisk sammen med tilbudet som en egen pdf-fil. Denne merkes særskilt som sladdet versjon. Tilbudet skal utformes i henhold til kravene konkurransegrunnlaget. Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares, belyses og dokumenteres. Alle utfyllingsfelt i skal besvares og det skal ikke gjøres endringer i konkurransegrunnlaget. Utfylt konkurransegrunnlag skal leveres inn som en del av tilbudet. 4.2. Inndeling av tilbudsperm Da vi ofte mottar store dokumentmengder i våre konkurranser, ønsker vi å forenkle arbeidet med disse. Tilbudet skal derfor inndeles med skilleark på følgende måte:

11 Innholdsfortegnelse 1. Tilbudsbrev 2. Utfylt og signert konkurransegrunnlag (hoveddokument) 3. Dokumentasjon i h.h.t pkt. 5 Kvalifikasjonskrav 4. Vedlegg D, E og F: Kravspesifikasjon 5. Vedlegg G: Tilbudsskjema 6. Fra dette punket og utover stilles tilbyder fritt Tilbudet skal leveres i ringperm eller lignende. Sidene skal nummereres. 4.3. Levering Tilbudet, inkludert alle opplysninger og vedlegg som er forlangt i denne innbydelse, leveres/sendes i lukket forsendelse til: Karmøy kommune Servicetorget Rådhuset 4250 Kopervik og merkes «Selvbetjeningsautomater/saksnummer 15/720» og avsenders navn og adresse. Oppdragsgiver kan ikke garantere at forsendelser som ikke er riktig adressert og merket blir med i konkurransen. Tilbud sendt elektronisk eller på telefaks aksepteres ikke. 4.4. Tilbudsfrist Tilbudet skal være oss i hende innen 14. april 2015 kl. 12.00 Tilbud som er mottatt på servicetorget etter fristens utløp vil bli avvist, og returnert uåpnet. Uansett forsinkelsens årsak er det tilbyders ansvar å sørge for at tilbudet er oppdragsgiver i hende før tilbudsfristens utløp. 4.5. Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til 14. juli 2015 kl 24.00 4.6. Forbehold Det er anledning til å ta forbehold som ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder forbehold utover dette vil kunne bli avvist. Forbehold skal klart fremgå i tilbudsbrevet under eget avsnitt eller i eget vedlegg merket forbehold, for å være gyldige. Dersom det benyttes eget vedlegg skal det refereres til dette under eget avsnitt i tilbudsbrevet.

12 Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold som ikke er priset (innebærer at leverandøren vil kunne frafalle forbeholdet mot denne prisen og at prisen vil bli lagt til grunn ved evalueringen), eller som ikke lar seg kostnadsberegne, vil kunne føre til at tilbudet anses som ufullstendig og blir avvist. Forbehold som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene kan medføre avvisning. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene. Tar leverandøren forbehold? Kryss av: Ja [ ] Nei [ ] Hvis ja, i tilbudsbrev eller vedlegg nr.? Dato: Sign: 4.7. Taushetsbelagte opplysninger og innsyn i tilbud og protokoller Oppdragsgiver har taushetsplikt etter forvaltningsloven 13. Dette gjelder bl.a. opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. I henhold til ny offentlighetslov som gjelder fra 1.1.2009 vil anbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse dokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er personlige forhold (men vanligvis ikke fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerskap, sivilstand, yrke, bopel), og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser). Dersom tilbudet inneholder opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte skal dette tilkjennegis i tilbudet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver likevel uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet nedenfor. Inneholder tilbudet slike dokument eller opplysninger? Kryss av: Ja [ ] Nei [ ]

13 Dersom ja, er det lagt ved en komplett elektronisk kopi av alle tilbudsdokumenter i sladdet versjon Dato: Sign: Kryss av Ja [ ] Nei [ ] 4.8. Språk Tilbudet, vedlegg og dokumentasjon skal foreligge på norsk. All kommunikasjon skal foregå på norsk. Eventuell oversettelse av dokumenter skjer for leverandørens egen kostnad. 5. KVALIFIKASJONSKRAV Oppdragsgiver stiller krav til leverandørens tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Ved vurderingen vil det bli lagt vekt på at tilbyderen har det grunnlaget som anses å være nødvendig for å kunne oppfylle forpliktelsene i kontrakten. Tilbydere som ikke tilfredsstiller kvalifikasjonskravene vil bli avvist. Ved vurdering av om tilbyder er egnet vil følgende bli vektlagt: 5.1. Skatt, merverdiavgift og HMS Krav Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter Dokumentasjonskrav 1. At tilbyder har ordnede forhold med innbetaling av skatter og trygdeavgifter dokumentert med relevant attest (henvendelse til kemner/ kommunekasserer for skjema RF-1244). Attest skal ikke være eldre enn 6 måneder. 2. At tilbyder har ordnede forhold med innbetaling av merverdiavgift, dokumentert med relevant attest. (henvendelse til skattefogd for skjema RF-1244). Attest skal ikke være eldre enn 6 måneder Skjema kan også lastes ned fra Altinn. Skjema nr. RF-1316 Attestbestilling Se også: http://www.skatteetaten.no/no/alt-om/skatteattest/ Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedr. avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. Foretaket skal oppfylle lovbestemte krav i Utfylt og undertegnet vedlegg D, HMS egenerklæring i samsvar med vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser

14 Krav Norge innen helse, miljø og sikkerhet Dokumentasjonskrav Er skatteattest for skatt vedlagt? Kryss av: Ja [ ] Nei [ ] Vedlegg nr.: Dato: Sign: Er skatteattest for merverdiavgift vedlagt? Kryss av: Ja [ ] Nei [ ] Vedlegg nr.: Dato: Sign: Er HMS-egenerklæring vedlagt? Vedlegg nr.: Kryss av: Ja [ ] Nei [ ] Dato: Sign: 5.2. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskap: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som forskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Er firmaattest eller annen tilsvarende dokumentasjon vedlagt? Kryss av: Ja [ ] Nei [ ] Vedlegg nr.: Dato: Sign:

15 5.3. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon Oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med annen dokumentasjon som Oppdragsgiver kan akseptere Er kredittvurdering eller annen tilsvarende dokumentasjon vedlagt? Kryss av: Ja [ ] Nei [ ] Vedlegg nr.: Dato: Sign: 5.4. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag Dokumentasjonskrav Leverandøren skal vedlegge en liste over de 3 viktigste sammenlignbare leveransene i perioden 2012-2014. Det skal opplyses om kundens navn, verdi, innhold, tidspunkt og mottakers kontaktperson (navn, telefon og e- post). Kontaktpersoner vil kun bli kontaktet ved behov Er liste over min. 3 relevante leveranser med øvrige etterspurte opplysninger vedlagt? Kryss av: Ja [ ] Nei [ ] Vedlegg nr.: Dato: Sign: 5.5. Rettskraftig dom for deltakelse i kriminell organisasjon, korrupsjon, mm. Oppdragsgiver skal avvise leverandører som oppdragsgiver kjenner til er rettskraftig dømt for deltakelse i en kriminell organisasjon eller for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, og hvor ikke allmenne hensyn gjør det nødvendig å inngå kontrakt med leverandøren. Leverandøren skal bekrefte at det ikke foreligger slik dom i forhold til foretaket, daglig leder eller styreleder. Oppdragsgiver kan avvise leverandører som ved en rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel. Leverandøren skal bekrefte

16 om det foreligger eller ikke foreligger slik dom i forhold til foretaket, daglig leder eller styreleder nedenfor. Egenerklæring, Er foretaket, daglig leder eller styreleder i løpet av de siste 3 kalenderår ved en rettskraftig dom kjent skyldig i forhold som nevnt ovenfor i dette punkt? Kryss av: Ja [ ] Nei [ ] Ved avkrysning av Ja redegjør for forholdet på eget ark. Vedlegg nr.: Dato: Sign: 6. KRITERIER FOR TILDELING 6.1. Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) Ved evaluering av tilbudene vil følgende bli lagt til grunn: Oppdragsgiver vil velge det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, basert på følgende kriterier: Nr. Tildelingskriterier 1 Pris 40-50 % 2 Funksjonalitet 50-60 % Vekting i prosent 1. Pris Oppdragsgiver vil legge vekt på pris både på produktet (Totalsum prisskjema vedlegg F) og på serviceavtalen. Serviceavtalen beregnes ut fra 10 års forbruk. 2 Funksjonalitet Tilbyderne skal, i evalueringsfasen, legge til rette for at oppdragsgiver kan vurdere det tilbudte utstyrets brukervennlighet og integrasjon mot tilsvarende biblioteksystem som Karmøy folkebibliotek har i dag. 7. NÆRMERE OM ANSKAFFELSEN 7.1. Beskrivelse av behov Karmøy kommune har ca 42 000 innbyggere, noe som gjør Karmøy folkebibliotek til det tredje største folkebiblioteket i Rogaland. Hovedbiblioteket ligger i Kopervik, adresse: Festplassen, 4250 Kopervik. Biblioteket har tre filialer:

17 Skudeneshavn filial, adresse: Dr. Jensens vei 2, 4280 Skudeneshavn. Åkrehamn filial, adresse: Rådhusveien 71, 4270 Åkrehamn. Norheim filial, adresse: Moksheimstien 10, 5542 Karmsund. Utlånstallene varierer rundt 225-245 000 utlån per år, ca 12-15 000 av de i Skudeneshavn, 20 000 utlån på Norheim og 20 000 på Åkrehamn. Besøkstall ligger på rundt 120 000 til sammen. Rundt 20 000 av besøkene er på hver av filialene på Norheim og Åkrehamn, og 10 000 besøk i Skudeneshavn. Selvbetjening: Vi ønsker å tilby brukerne selvbetjening, og trenger derfor selvbetjente utlåns- og innleveringsautomater, samt en ren innleverings- og sorteringsautomat i Kopervik. Det skal installeres 2 stk. utlåns- og innleveringsautomater på hovedbiblioteket i Kopervik, og 1 stk. på hver av våre 3 filialer som er i Åkrehamn, Skudeneshavn og på Norheim Av hensyn til krav til universell utforming skal automatene kunne betjenes av rullestolbruker så vel som høye personer. Det skal være motorisert hev/ senk løsning. Øvrige krav (krysses av i vedleggd): Justerbar høyde Mulighet til både vegg- og gulvmontering Skal kunne lese strekkoder i tillegg til RFID brikke Skal kunne lese strekkodekort og digitale lånekort. Pinkodetastatur Skjul pinkode-inntasting Skal markere at boken er utlånt. Skal kommunisere med biblioteksystemet (som pr. i dag er Bibliofil). Skal kunne oppdatere lånerstatus Låner skal kunne fornye lånetid. Valg av minst 2 språk (norsk, engelsk) Innebygd feildiagnostikk Mulighet for fjernstyring for problemløsning Håndtering av RFID brikke i en samling (plater i språkkurs, lydbok, osv) Mulighet for noen lokale tilpasninger i form av layout, info, tekst knyttet til brukermenyen. Nettverk: Ethernet/kabel Nettverk: WI FI Berøringsskjerm minst 22" Skal kunne brukes sammen med alle tilgjengelige biblioteksystem. Mulighet for Betalingsterminal til bankkort for gebyrer

18 Lesefelt og lese styrke skal ha god kapasitet, minimum 5-7 bøker samtidig. Enheten skal vise status for låner. Kvitteringsskriver Låner skal kunne få utskrift over sin lånerstatus. Automatene må derfor ha kvitteringsskriver som gir låner tydelig oversikt over hva som er lånt/innlevert/fornyet. Kvitteringen skal også inneholde lånernummer, dagens dato og innleveringsfrist. Det må være enkelt å skifte papir i kvitteringsskriveren. Det er ønskelig at bruker selv kan velge å skrive ut kvittering, eller la det være. Det er også ønskelig at bruker kan velge å få kvitteringen sendt pr e-post, sms eller utskrift. Systemansvarlig skal kunne endre/tilpasse og legge til tekster på kvitteringen. Automatene skal følge internasjonal standard med norsk profil, se http://www.biblev.no/rfid-no.html Selvbetjente innlevering/sorteringsautomat.: Bøker og CD/DVD og andre media skal kunne leveres inn via sorteringsautomat. Det er avsatt et rom for dette på Hovedbiblioteket. Rommet er 295 cm x 302 cm. Det er ikke spesielt godt lydisolert. Et sorteringsanlegg med minst mulig støy verdsettes. Krav til sorteringsautomaten: Den skal sortere til minimum 5 trillbare sorteringsbeholdere. Den skal være utvidbar til flere sorteringer. Det skal være tilfredsstillende funksjon for å kunne ta unna fulle sorteringsbeholdere uten at sortering til vedkommende fraksjon stopper. Det skal gis alarm når en sorteringsbeholder nærmer seg full Betjeningstablå skal ha funksjon for låner til å tilkalle personale for hjelp ved feilbetjening, eks knapp på/ved betjeningstablå. Det skal være lett tilgjengelig nødstopp i sorteringsrommet. Det skal være lettforklarlig betjeningsinstruks for låner på innleveringsstedet, med valg av minst 2 språk (norsk, engelsk) Krav til universell utforming sier at betjeningstablå skal ha høyde på 0,8 1,1 meter over gulv. Dette kravet gir føringer for høyden på innleveringsstedet som da må komme i tilsvarende høyde. Responstid for reparasjon: Det oppgis responstid for eventuelt nødvendig reparasjonsbesøk ved driftsstans. Støy: Det ønskes lavt støynivå.

19 Det bes oppgitt nødvendig åpning i vegg for innlevering, bredde høyde og posisjon. Denne opplysningen vil ikke inngå i evaluering, men ønskes likevel. Arbeidsstasjoner: I forbindelse med overgang til RFID-merking er det nødvendig med. RFID-arbeidsstasjoner. RFID arbeidsstasjon innebygd med strekkodeleser Hybrid håndterer strekkoder og RFID på materiale RFID arbeidsstasjoner Standardmodeller som kan lett flyttes fra en stasjon til annen Pristilbud Pristilbudet skal dekke levering, evt. montering, idriftsetting og opplæring. RFID arbeidsstasjon/skrankeenhet Antall: 6 stk (3 stk. på Hovedbiblioteket og 1 på hver filial. (Åkrehamn, Skudeneshavn og Norheim) 7.2. Alarmportaler Alarmportalene skal integreres med biblioteksystemet. Foruten å gi alarm, skal de overføre opplysninger om dokumenter som det ikke er registrert utlån for. Programvare for alarmportalene skal være inkludert, likeså overføring av alarm med dokumentopplysninger til utlånsskranke. Øvrige krav: Alarmportalen skal integreres med biblioteksystemet som pr. i dag er Bibliofil. Innebygd besøksteller Gir melding om konkret materiale som utløser alarmen. Programvare for alarmportalene skal være inkludert, likeså overføring av alarm med dokumentopplysning til utlånsskranke. Følsomhet/rekkevidde: Det ønskes opplysninger om rekkevidde for god brikkeavlesing forutsatt dokumenter oppi vesker. Alarmporten skal følge internasjonal standard med norsk profil, se http://www.biblev.no/rfid-no.html 7.3. Pristilbud alarmportaler Pristilbud skal inkludere levering, montering, idriftsetting og opplæring. Portaler skal plasseres: Hovedbiblioteket Kopervik 1 stk dør med 132 cm bredde Skudenes filial 1 stk dør med 143 cm bredde Åkra filial 1 stk dobbeldør med 170 cm bredde Norheim filial 1 stk dobbeldør med 200 cm bredde

20 Portaler skal stå med minimum innbyrdes avstand på 1,2 m. Dette kravet er av hensyn til universell utforming (rullestol, tvillingvogn, svaksynte). 7.4. Radiobrikker (RFID-brikker) Radiobrikker skal benyttes for bøker og CD/DVD. Standard ISO 15693/ISO 18000 13, 56MHZ, HF 13 Standardisert til bruk på ulike plattformer og I kombinasjon med utstyr av forskjellige leverandører. Brikkene må kunne leses av portabel hylleleser/hyllescanner Mulighet til egen logo/ biblioteknavn Det er viktig med lang levetid. Leverandøren oppgir brikkenes forventede levetid, samt garanterte levertid, ved bruk og lagring. Brikkene må være av god kvalitet, dvs. ha god festeevne på alle typer materiale. Brikkene må ha rekkevidde som gjør at følgende ivaretas. Leses av inn- og utlånsautomat. Leses av hylleskanner. Detekteres av alarmportal. Brikkene skal følge internasjonal standard med norsk profil, se http://www.biblev.no/rfid-no.html 7.5. Pristilbud radiobrikker Pristilbud for radiobrikker: Priser oppgis ekskl. mva: RFID-brikker for bøker: Antall: 190 000 RFID-brikker for CD/DVD: Antall: 35 000 7.6. Hyllerydder/letepinne/leteenhet Hylleskanner/hyllerydder for gjenfinning av materiell med variabel status. Det skal tilbys en mobil løsning for en enhet som leser RFID-brikker for å lete etter materiale i bibliotekets hyller. Hylleskanner skal ha integrasjon mot Bibliofil. 7.7. Pristilbud hylleskanner/leteenhet Pristilbud for hylleskanner/hyllerydde: 5 stk hylleskanner/hyllerydder 7.8. Konverteringsvogn/RFID-brikkemaskin I overgangsfasen kan det være nødvendig med bruk av utstyr som kan gjøre strekkodeutskiftningen raskere, både på hovedbiblioteket og våre 3 filialer. En portabel konverteringsstasjon som lett kan flyttes mellom hyllene og mellom filialene og hovedbibliotek skal være inkludert i tilbudet.