Halden kommune 2. Kontaktperson: Øyvind Stokseth 3. E-post: oyvind.stokseth@halden.kommune.no 4. Telefon: 93 24 40 87 5. Fortell oss kort hvorfor akkurat deres kommune fortjener Innovasjonsprisen 2016: Halden kommune fortjener innovasjonsprisen fordi kommunen ser nytteverdien av å satse på å utvikle og finne innovative løsninger og arbeidsmetoder på tross av at kommunen har svært begrensede økonomiske ressurser. Intensjonen i kommunen er at innovativ satsing vil gi kommunen økonomiske besparelser over tid. I kommunens ledelse er det forståelse for at nye løsninger må utarbeides for at kommunen skal kunne tilfredsstille innbyggernes og samfunnets fremtidige behov. I Halden kommune er det flere bedrifter som arbeider svært strategisk med å utvikle innovative løsninger, de fleste av disse er tilknyttet med næringsklyngen Norwegian Center of Expertice (NCE). Kommunen har tett samarbeid både med Høgskolen i Østfold og flere av kompetansebedriftene fra NCE med å etablere nye systemer som vil kunne bidra til bedre tjenester for innbyggerne. Samtidig med at kommunen arbeider strategisk med å utvikle innovative løsninger for innbyggere, er vi kontinuerlig opptatt av å tenke nytt for å se om det er andre måter enkelte ansatte kan jobbe på for å effektivisere arbeidsdagen. 6. Beskriv kort hvordan dere jobber systematisk med innovasjon i kommunen: I Haldens «Næringsplan for 2015-2020» er det nedfelt et mål om at kommunen skal være den mest innovative kommunen i Norge. Dette målet gjelder kommunen som helhet og kommunen som organisasjon må ikke nødvendigvis håndtere dette alene. I 2015 opprettet kommunen en avdeling for Samfunnsutvikling som arbeider med å utvikle Haldensamfunnet gjennom å kjøre planprosesser, og å bidra inn i ulike innovasjonsprosesser. I tillegg er informasjon- og serviceavdelingen en viktig bidragsyter i kommunens innovasjonsarbeid. I 2017 ble det opprettet en stilling som innovasjonsansvarlig med tilknytning til IT-avdelingen. Kommunen har satt i gang mange tiltak for å sette innovasjon i fokus. I 2015 inngikk kommunen et pilotprosjekt i samarbeid med næringsklyngen NCE med fokus på innovasjon i helse og omsorgssektoren. Firmaet esmart ble valgt til å utvikle løsningen. esmart har utviklet ny teknologi på flere områder og er lagt merke til i verdenssammenheng blant annet på energismarte løsninger. Kommunen har i samarbeid med NCE også planlagt å starte opp med nye innovative SmartCityprosjekter-«Smart City Halden». For Halden kommune er Smart City et viktig satsingsområde i tiden fremover, og dette samarbeidet vil således inngå i næringsutviklingsplanen for kommunen. Avtalen går over 3 år og vil evalueres etter hvert endte år. Det nye Smart City Halden -programmet skal startes opp innen 1. mai 2017, og målet er å få i gang minst seks pilotprosjekter i løpet av seks måneder. De aktuelle prosjektene vil ha et sterkt miljø- og klimafokus innen bl.a. områdene energi, mobilitet, helse, bygg og vann. Avtalen innebærer at en Smart City-rådgiver og koordinator fra Smart Innovation Norway skal jobbe i en 40 prosent stilling i Halden kommune, og da direkte inn i programmet «Smart City Halden».
Halden kommune bidrar med tilsvarende egeninnsats i programmet. På denne måten sikres det en god arbeidsflyt og fremdrift i programmet, samtidig som bindeleddet mellom kommunen og NCE, offentlige og private klyngepartnere forsterkes. Kommunen samarbeider også med Høgskolen i Østfold med å utvikle nye løsninger. Spesielt innen renovasjon har kommunen satset på bistand fra studenter med å utvikle nye systemer. En av løsningene er en app som viser fyllingsgrad i sanntid for de ulike miljøstasjonene i kommunen. I hver miljøstasjon sitter en sensor som sender informasjon om fyllingsgrad over mobilnettet til en server i kommunens lokaler. En utvidet versjon av samme løsning benyttes av de som har ansvar for å tømme miljøstasjonene. Tidligere kunne miljøstasjoner bli tømt på tross av liten fyllingsgrad og kommunen hadde ikke mulighet til å kontrollere når tømminger ble utført, men nå har kommunen full kontroll og det godtas ikke at en miljøstasjon tømmes før den har 80% fyllingsgrad. Renovasjonsløsningene som er utarbeidet i samarbeid med Høgskolen i Østfold bidrar til bedre informasjon til kommunens innbyggere, besparte kostnader til kommunen ved færre tømminger og et grønt bidrag ved at det nå kun utføres tømminger på stasjoner der dette er nødvendig. Etter at renovasjonsappen ble lansert på vårparten i fjor fikk kommunen en ide om at denne appen også kunne bli benyttet ved festivaler og større arrangementer i Halden. Både under Allsang på Grensen og Tons of Rock ble appen benyttet. For studentene er utvikling av slike løsninger svært nyttig læring, men det kreves tett oppfølging fra kommunen for at slike prosjekter skal lykkes. Halden kommune etablerte i 2012 sammen med Fredrikstad kommune og Høgskolen i Østfold aksjeselskapet Drivhuset Østfold. Drivhuset Østfold er et gratis tilbud for unge mennesker som ønsker hjelp med å utvikle sin drivkraft for entreprenørskap. Gjennom personlig veiledning, kurs, tilgang til kontorlandskap og et motiverende miljø gir Drivhuset verktøyene som trenges for å utvikle en ide til en forretningsmulighet. Halden kommune ønsker at Drivhuset skal skape et miljø for medarbeiderdrevet innovasjon i Halden kommune. Løsning 1: Virtuell korttidsavdeling 1. Beskriv løsningen med to setninger: Løsningen medfører at pasienter som er ferdigbehandlet i spesialisthelsetjenesten og som trenger tett oppfølging, kan bli fulgt opp hjemmefra den første tiden etter utskrivelse fra sykehuset. Målet er at enkelte pasienter kan komme raskere ut fra sykehus ved at de benytter teknologi som gir den nødvendige trygghet i eget hjem. 2. Bakgrunn Hvorfor gikk dere i gang? Halden kommune har store økonomiske utfordringer og kommunen tror at en godt planlagt og hensiktsmessig utbredelse av velferdsteknologi vil føre til en mer effektiv og ressursbesparende måte å jobbe på. Målet er at de menneskelige ressursene benyttes der dette trengs, men at teknologi kan overta der fysisk tilstedeværelse ikke er nødvendig. Det medfører store kostnader for kommunen å ha pasienter på sykehus og dersom velferdsteknologi kan gi enkelte pasientgrupper mulighet til å være i sitt eget hjem fremfor på sykehus, vil dette gitt store besparelser. 3. Hva består løsningen av (hva er nytt)? Målet med løsningen er pasienter kan bli utskrevet tidligere fra sykehus og oppleve det trygt å bo hjemme i egen bolig. Løsningen er bygget på en plattform hvor ulike enheter ute i kommunen sender
informasjon til et responssenter. I første fase, som nå er etablert og i bruk, får pasienter som er utskrevet fra sykehus, men som trenger oppfølging, utlevert en koffert med en Ipad, digital trygghetsalarm og en gateway. Kommunen er ansvarlig for å installere utstyr og å lære pasienten hvordan utstyret benyttes og fungerer. Pasientene kan ved å trykke på en stor grønn knapp på Ipaden kontakte responssenteret, som er legevakten, for en videosamtale. Alternativt kan pasienten benytte trygghetsalarmen om han/hun trenger assistanse. På legevakta er det satt opp en større skjerm der en kartløsning viser hvor aktuelt utstyr/pasient befinner seg når en pasient tar kontakt via trygghetsalarm eller Ipad. Når en pasient trykker på trygghetsalarm eller Ipad går det en alarm via en høyttaler på legevakta. Om pasienten har benyttet Ipad, vil vakthavende sykepleier på legevakt snakke med pasienten via videosamtale. Det vil da være mulig for sykepleier ved legevakt å vurdere tilstanden til pasienten både ut fra hva pasienten sier og hvordan pasienten ser ut. Om trygghetsalarm er benyttet, eller dersom det anses nødvendig etter en videosamtale, vil vakthavende sykepleier via systemet sende et oppdrag til en ansatt fra hjemmesykepleien om å besøke pasienten. Den ansatte ved hjemmesykepleien mottar oppdraget via en app på sin mobiltelefon og han/hun må enten kvittere ut at oppdraget er mottatt eller alternativt sende oppdraget videre via app til en annen person fra hjemmesykepleien. Saksgangen vises i sanntid på skjermen til vakthavende sykepleier på legevakta (responssenteret) slik at det er kontroll på om pasienten får umiddelbar assistanse. Etter at kommunen har fått nok erfaringer fra første fase i prosjektet vil løsningen bli utvidet med ytterligere velferdsteknologi slik at helsestatus til pasientene kan vises i sanntid på skjerm i responssenteret. Blodtrykk og puls fra pasient er eksempler på hva som kan bli aktuelt å integrere inn i løsningen, men det er også aktuelt med at løsningen benyttes som kontroll på når det sist ble åpnet kjøleskap eller tappet vann fra kran. Det vil da kunne gå alarm til legevakten, basert på ulike kriterier, uten at pasienten selv har tatt kontakt. Det spesielle med Halden sin løsning er at plattformen som løsningen bygger på har mange bruksområder. Innenfor teknisk sektor ser kommunen mange bruksmuligheter for plattformen. Smarte vannmålere og energistyring av bygg er eksempler på dette. 4. Fremgangsmåte Hvordan har dere jobbet og hvem har vært involvert? Det er inngått en forpliktende konsortiumavtale mellom Halden kommune og NCE. Firmaet esmart fra NCE er ansvarlig for å utvikle løsningen. Partene stiller gjensidig krav til fremdrift og måloppnåelse. Det er utarbeidet milepælsplan for oppdraget der avvik meldes styringsgruppen ved rådmannen eller ledelsen ved NCE. Dette er å betrakte som interne kontrollaktiviteter og internrevisjon. Det er i kommunen opprettet en kommunal prosjektgruppe bestående av leder for kommunikasjonog service, en spesialrådgiver fra IT, en rådgiver fra koordinerende fellestjenester og en rådgiver fra administrasjon helse og omsorg. Kommunens prosjektgruppe har annenhver uke hatt møter med firmaet esmart. Høgskolen, som er ansvarlig for brukerrelatert følgeforskning, har deltatt på noen av disse møtene. Styremøter har blitt avholdt jevnlig for å kontrollere prosjektets status. I tillegg har det blitt avholdt svært mange møter mellom partene uten at de har hatt faste intervaller. Kommunens prosjektgruppe har annenhver uke hatt faste møter med leder fra legevakt, hjemmesykepleier og leder koordinerende fellestjenester for å gi status og få innspill på videre utvikling.
5. Prosess Hvor langt har dere kommet? Løsningen var ferdig utviklet i november 2016 og ansatte ble deretter lært opp i bruk av løsningen. Fra desember har pilotprosjektet vært i skarp drift med noen få utvalgte pasienter. 6. Verdi Hvilken verdi har løsningen skapt og hvordan er denne dokumentert? Løsningen vil gi stor verdi ved besparte kostnader og mange pasienter vil føle det langt bedre å bo hjemme enn på et sykehus dersom de får den nødvendige trygghet og oppfølging. Prosjektet er etablert som et FoU-prosjekt og Høgskolen i Østfold utfører følgeforskning på hvordan ansatte, pårørende og pasienter blir påvirket av løsningen. Høgskolen er ansvarlig for å lage en sluttrapport når pilotprosjektet avsluttes. 7. Spredning Er løsningen spredt internt i kommunen og/eller utover kommunegrensene (hvordan kan andre bruke det)? Løsningen er blitt godt markedsført i Halden kommune og i regionen. Flere media har omtalt prosjektet og løsningen i tillegg til at kommunen aktivt har gått ut med informasjon til blant annet Helsedepartementet, sykehuset i Østfold og andre ulike instanser. Den 3. mars 2017 vil kommunen ha en konferanse for å vise frem løsningen. Alle kommuner i Østfold, Sykehuset i Østfold, Helseministeren, Microsoft og ulike media er blant annet invitert til denne konferansen. En video er laget for å vise hvordan løsningen fungerer for både pasient og helsepersonell. 8. Hvor forankret dere arbeidet? Kommunestyret Rådmann Egen virksomhet NCE 9. Hvordan inngår løsningen som en del av kommunens innovasjonsarbeid (synliggjør strategiske grep, planer og systematikk)? Prosjektet og løsningen «Virtuell korttidsavdeling» er første grep kommunen gjør i samarbeid med NCE med å utvikle nye innovative løsninger. Plattformen løsningen bygger på vil kunne benyttes som basis i helt andre typer løsninger. Det sentrale i plattformen er at ulike sensorer skal kunne sende informasjon i sanntid til et responssenter. For enkelte typer data kan det bli aktuelt også å sende informasjonen rett inn i kommunens nåværende fagsystemer. I samarbeidet kommunen har med NCE blir det jobbet systematisk med å utvikle nye løsninger og både NCE og kommunen har satt av ressurser til dette. Høgskolen i Østfold vil bidra aktivt i dette arbeidet med fokus på forskning på brukerrelaterte opplevelser. 10. Kan dere beskrive noe som gikk feil (gjerne noe dere ønsket å gjøre, men som dere ikke fikk gjort, noe som havarerte eller som stoppet opp)? Det har vært en del utfordringer i prosjektet. Problemene har først og fremst vært relatert til tekniske feil eller begrensinger i løsningen, men brukerfeil har også vært årsaken til noen problemer. En utfordring som har skapt en del frustrasjon er at 3G dekningen innendørs er relativt dårlig i Halden. Gatewayen som skal sende informasjon til responssenteret har inntil nylig ikke fungert på 4G og med dårlig 3G innendørsdekning har dette gitt problemer. Ny software gjør at 4G nå kan benyttes og dette medfører langt bedre innendørsdekning fra mobilnettet.
Det har også vært problemer med forsinkelse på signaler og dårlig lyd. Endret konfigurasjonsoppsett har rettet opp disse problemene. Mange ting som fungerte fint i testmiljøet fungerte ikke like fint i praksis. Kommunen har lært at det er viktig å sette av mye tid til testing før en løsning skal settes i drift og at testing må gjøres under helt like forhold som operativ løsning.