Konkurransegrunnlag nr 2013023385 Rammeavtale på levering av maritime sertifikatgivende kurs i Bergensområdet Konkurransegrunnlaget har følgende oppdeling: Del I: Forespørsel inklusive vedlegg Del II Spesielle vilkår (Kontraktsutkast) Postadresse Besøksadresse Sivil telefon/telefaks Epost/ Internett Vedlegg Oslo mil/akershus Adm bygg. 2 etg / forsvaret@mil.no 5 0015 OSLO 5886 Haakonsvern www.mil.no NORGE NORGE Militær telefon/telefaks 99/0500 3699 Organisasjonsnummer NO 986 105 174 MVA Feil! Fant ikke referansekilden.
2 av 12 Innhold DEL I...3 1 Innledning...3 2 Om anskaffelsen...3 2.1 BAKGRUNN...3 2.2 VARIGHET...3 3 Kunngjøring av anskaffelsen og anskaffelsesprosedyre...3 4 Generelle krav...3 4.1 LEVERANDØRENS SAMFUNNSANSVAR...3 4.2 OFFENTLIG INNSYN...3 4.3 VARSOMHET, TAUSHETSPLIKT OG HABILITET...4 4.4 ETISKE EGENERKLÆRING...4 5 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud...4 6 Kommunikasjon...4 6.1 SPRÅK...4 6.2 KONTAKTPERSON...4 6.3 RETTELSER, SUPPLERING ELLER ENDRING AV FORESPØRSELEN...4 7 Kvalifikasjonkrav og dokumentasjon...5 8 Omfang...5 8.1.1 Nye kurs/endringer...6 9 Gjennomføring av kursene...6 9.1 KONTRAKTSBRUKERE...7 10 Krav til leverandør...7 11 Ansvar...7 12 Pris...7 12.1 TILBUDSFRIST...7 12.2 LEVERINGSADRESSE...7 12.3 MERKING AV TILBUD...8 12.4 TILBUDETS INNHOLD OG STRUKTUR...8 12.4.1 Krav til tilbudets innhold...8 13 Tildelingskriterier...8 14 Vilkår...9 14.1 GENERELT...9 15 Vedståelsesfrist...9 16 Administrative opplysninger...9 DEL II 1 Dokumentoversikt og rang...10 2 Omfang...10 3 Leverandørens forpliktelser...11 3.1 GENERELLE OG SPESIFIKKE KRAV...11 4 Forsvarets forpliktelse...11 5 Gjennomføring...11 5.1 AVROP/BESTILLING...11 6 Pris...11 6.1 PRISJUSTERING...11 7 Fakturering og betaling...11 7.1 BETALINGSBETINGELSER...11 7.2 FAKTURA...11 7.3 GEBYRER...11 8 Kontraktsperiode...11 8.1 OPPSIGELSE...12 9 Leverandørkontakt og kundeoppfølging...12 10 Kontaktpersoner...12
3 av 12 1 Innledning DEL I Forsvarets logistikkorganisasjon Divisjon for Forsyning Driftsanskaffelsesavdelingen heretter kalt FLO/F-DAA, har til hensikt å inngå en rammeavtale på maritime sertifikatgivende kurs, med oppstart august 2013. FLO/F-DAA inviterer Dem herved til å inngi tilbud. Tilbudet skal gis i henhold til pkt 8 OMFANG, på de spesifiserte vilkår som fremgår av denne forespørsel, herunder Alminnelige vilkår ved anskaffelser - Blankett 5002 (mars 2008) A. 2 Om anskaffelsen 2.1 Bakgrunn Forsvaret er pålagt å sørge for at personell som har tjeneste om bord tilfredsstiller sivile krav i henhold til STCW konvensjon. Kursene må være godkjent av sjøfartsdirektoratet. Det kan gis tilbud på hele eller deler av oppdraget. Forsvaret forbeholder seg retten til å gi oppdraget til en eller flere leverandører. Av tjenestemessige grunner må kursene avholdes i Bergensområdet. 2.2 Varighet En rammeavtale vil bli inngått med en varighet på 2 -to- år fra signering av begge parter, med opsjon for ytterligere 2 -to- år. Rammeavtalen vil således maksimalt få en varighet på 4 -fire- år. Avtalen gir ikke Forsvaret noen finansielle forpliktelser. Det er den enkelte Innkjøpsordre/Avrop på kontrakt som forplikter Forsvaret. 3 Kunngjøring av anskaffelsen og anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen er kunngjort på DOFFIN (www.doffin.no). Anskaffelsen kunngjøres som en uprioritert tjeneste (kategori 24/Utdanning og yrkesutdannelse) i henhold til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Den kunngjøres som en konkurranse med forhandling. 4 Generelle krav 4.1 Leverandørens samfunnsansvar Forsvaret har som mål å foreta effektive anskaffelser som understøtter en positiv samfunnsutvikling som tar hensyn til mennesker, samfunn og miljø. For å kunne nå dette målet stiller Forsvaret en rekke krav til de som ønsker å bli leverandører til Forsvaret. Dette omfatter krav til leverandørens sosiale ansvar, miljøansvar, økonomiske ansvar, samt krav til leverandørens virksomhetsstyring, ref vedlegg B Leverandørens samfunnsansvar. 4.2 Offentlig innsyn Hovedregelen i den nye offentlighetsloven er offentlig innsyn. Loven pålegger offentlige etater å offentliggjøre pristilbud og oppdragsgivers protokoll for anskaffelsen straks vedtak om kontraktstildelingen er gjort. FLO/F-DAA ber om at tilbyder fyller ut vedlagt skjema C og angir hva tilbyder mener skal unntas offentligheten og begrunner dette. Skjemaet skal underskrives, og underskrift gir samtykke til at
4 av 12 opplysninger som ikke er oppført på skjemaet kan offentliggjøres. FLO/F-DAA gjør likevel oppmerksom på at vi ikke blir bundet av tilbyders vurdering av hva som kan unntas offentligheten. 4.3 Varsomhet, taushetsplikt og habilitet Tilbyder skal lese og gjøres seg kjent med Forsvarets retningslinjer angående varsomhet, taushetsplikt og habilitet. Skjema for Varsomhet, taushetsplikt og habilitet er vedlagt D. 4.4 Etiske egenerklæring Tilbudet skal inneholde en signert egenerklæring E for etiske standarder, Etisk egenerklæring for leverandører til Forsvarsdepartementet (FD) med underliggende etater. Skulle det finnes situasjoner som er listet i artikkel 3, bokstav a) g) som gjelder deres foretak, vennligst opplys om dette i deres tilbud. De etiske retningslinjene som gjelder for næringslivskontakt mellom leverandører og ansatte i FD med underliggende etater finnes på http://www.regjeringen.no/nb/dep/fd Opptreden i strid med punkt 2 i den etiske egenerklæringen, eller grov misvisende eller feilaktige opplysninger eller unnlatelse av å gi opplysninger i henhold til punkt 3 i den etiske egenerklæringen, kan medføre avvisning fra å levere tilbud til FD og underliggende etater. 5 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud FLO/F-DAA er ikke ansvarlig for kostnader som tilbyder måtte pådra seg som følge av denne forespørselen i forbindelse med utarbeidelse av tilbud, eventuelle kontraktsforhandlinger eller øvrige kontraktsforberedende aktiviteter. Disse kostnadene dekkes ikke av FLO/F-DAA. Innlevert tilbud vil ikke på noen måte forplikte Forsvaret til å inngå kontrakt med Leverandør, eller involvere Forsvaret i økonomiske forpliktelser. Leverandøren skal utarbeide tilbudet basert på kravene og betingelsene i disse dokumentene. 6 Kommunikasjon 6.1 Språk All kommunikasjon skal være på norsk. 6.2 Kontaktperson Alle spørsmål og henvendelser angående denne konkurransen skal rettes til Forsvarets kontaktperson: Merkantil saksbehandler: Sigrid E Olsen Telefon: + 47 55 50 30 73 Telefaks: + 47 55 50 30 93 E-post: sigolsen@mil.no Spørsmålene skal være skriftlige med referanse til forespørselsnummer 2013023385. Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli tilsendt samtlige tilbydere samtidig gjennom Doffin. 6.3 Rettelser, supplering eller endring av forespørselen Rettelser, suppleringer eller endringer av forespørselen vil bli meddelt skriftlig samtidig til alle tilbydere.
5 av 12 7 Kvalifikasjonkrav og dokumentasjon Leverandøren må oppfylle følgende krav for å kunne delta i utvelgelsesprosessen for deltakelse i konkurransen: Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: a. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift. b. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner/kommunekasserer og skatt og arbeidsgiveravgift c. HMS egenerklæring i vedlegg B skal fylles ut og signeres d. Firmaattest. e. Tilbyder må være sertifisert av Veritas på IMO-60 for å være kvalifisert. Tilbyder bes fremsende sertifisering. f. Det er et krav at kjøretur med buss ikke er mer enn 60 minutter hver vei fra Haakonsvern. Tilbyder bes bekrefte dette i sitt tilbud. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at søknad om deltakelse blir avvist. 8 Omfang Kursporteføljen skal være kvalitetssikret til å oppfylle krav i henhold til IMO, SOLAS og ISM koden og slik STCW konvensjon gir pålegg om og inneholde følgende kurs: IMO 80 gjennomføres over 2 uker (a 5 arbeidsdager) IMO 60 gjennomføres over 1 uke (a 5 arbeidsdager) IMO/REP 16 gjennomføres over 2 dager IMO/REP 24 gjennomføres over 3 dager MED BEH 40t gjennomføres over 1 uke (a 5 arbeidsdager) GOC/ROC gjennomføres over 2 uker (a 5 arbeidsdager) REP 66/68 gjennomføres over 7 arbeidsdager ASSESSORKURS gjennomføres over 2 dager. Temadag kurs gjennomføres over 1 dag Leverandøren må kunne levere, kvalitetssikre og utstede kursbevis etter gjennomført kurs slik at dette godkjennes av Sjøfartsdirektoratet ved sertifikatutstedelse. Leverandøren må angi hvilken tidsfrist og fleksibilitet han opererer etter, dvs hvor lang frist må man ha forut for å arrangere et kurs evt skaffe kursplass annet sted (1 dag, 1 uke, 1 mnd). Når tjenesten prises bes oppgitt maks antall deltakere pr kurs.
6 av 12 FLO ønsker å få pris på følgende: Kursnavn Ca årsbehov Pris: 1 deltager Pris pr plass: 2-4 deltagere Pris pr plass: 5-10 deltagere Prispr plass: Helt arr: 24 elever+ Merknader IMO 60 115 IMO 80 9 IMO/REP 16 IMO/REP 24 MEDISINSK BEHANDLING Ikke avklart Ikke avklart 7 GOC 17 ROC uavklart ASSESSORKURS 20 REP 66/68 HELIKOPTER- EVAKUERING Ikke avklart Ikke avklart DUNCER 12 TEMADAG 4 8.1.1 Nye kurs/endringer Den leverandør som blir tildelt kontrakt vil være ansvarlig for å holde Oppdragsgiver orientert om nye kurs som kan erstatte, eventuelt supplere utdannelsen som er listet i artikkel 8 Omfang. Slike nye produkter skal, om Oppdragsgiver ønsker det, tas med i kontraktsomfanget. 9 Gjennomføring av kursene Kursene skal gjennomføres hos kursleverandøren, i Bergensområdet. Forsvaret vil daglig levere og hente mannskapene selv med busser. Leverandøren skal ikke ha transportkostnader. Det forventes at Leverandøren besørger og bekoster normal lunsj og at det er lett og tilgjengelig tilgang på kostnadsfritt friskt vann/kaffe/te. Undervisningen skal foregå innenfor normal arbeidstid. All undervisning og dokumentasjon skal være på norsk.
7 av 12 9.1 Kontraktsbrukere Rammeavtalen vil i hovedsak bli benyttet av Sjøforsvaret. Andre avdelinger innen Forsvaret skal ha anledning til å handle i henhold til avtalen. 10 Krav til leverandør Leverandør av tjenesten skal ha kunnskap og erfaring fra maritim sektor innen nasjonale og internasjonale bestemmelser, herunder lov og regelverk utgitt av den norske stat ved Sjøfartsdirektoratet samt spesielle internasjonale konvensjoner som omhandler fartøy og sikkerhet. Leverandør skal justere kurs til å oppfylle nye krav som stilles ved endringer fra nasjonale myndigheter og internasjonale avtaler som Norge har forpliktet seg til å ratifisere (jfr. IMO, SOLAS og ISM). Kursporteføljen skal være kvalitetssikret til å oppfylle krav iht. IMO, SOLAS og ISM koden og slik STCW konvensjon gir pålegg om. Dette innebærer videre at: Leverandør vil være ansvarlig for at elevene får utdanning av lærerkrefter som tilfredsstiller kravene til slike lærerstillinger, dette gjelder også eventuell vikarhjelp som må tas i bruk. Leverandør vil være ansvarlig for at elevene får gjennomført påkrevde tester innenfor både teori og bruk av simulator. Leverandør stiller tilfredsstillende lokaler og undervisningsmateriell, med den nødvendige standard, til disposisjon i Bergensområdet. Dette inkluderer alt materiell og utstyr som er nødvendig for gjennomføring av utdanningen. Det skal utleveres nødvendig undervisningsutstyr/materiale til elevene, enten til odel og eie eller til låns. Den ukentlige undervisning skal legges til alminnelige virkedager. Det faglig innholdet må være godkjent av Sjøfartsdirektoratet. Fagmodulens timeplan og plan for lesetid utarbeides av leverandøren og godkjennes av Forsvaret. Kompetansebevis/vitnemål for den enkelte elev, sendes Kysteskadren samlet for kurset senest 1 - en - uke etter hvert enkelt kurs er avsluttet. 11 Ansvar Den som blir valgt som leverandør vil ha det hele og fulle ansvar for å administrere og koordinere det forespurte omfang. 12 Pris De bes tilby pris iht pkt 8 OMFANG. Prisen skal inkludere alle utgifter i forbindelse med gjennomføringen. 12.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være mottatt innen10.07.2013 kl 12.00. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 12.2 Leveringsadresse Tilbudet sendes til følgende adresse: FLO/Forsyning /DAA- kontraktseksjon Bergen v/ Sigrid Olsen Postboks 3 Haakonsvern, K-8 5886 Bergen
8 av 12 Eller etter avtale på telefon (99096298) leveres man-fre 0900-1500 til FLO/Forsyning /DAA- kontraktseksjon Bergen v/ Sigrid Olsen Postboks 3 Haakonsvern, K-8 5886 Bergen 12.3 Merking av tilbud Tilbud skal merkes: Tilbud rammeavtale på levering av maritime sertifikatgivende kurs 2013023385 12.4 Tilbudets innhold og struktur 12.4.1 Krav til tilbudets innhold Tilbudet skal inneholde punktene listet nedenfor med samme nummerering: 1.1. Signert tilbudsbrev 1.2. Priser 1.3 Tilbud på CD 1.4 Skatteattester 1.5 HMS egenerklæring 1.6 Offentlig innsyn 1.7 Etisk egenerklæring 1.8 Firmaattest 1.9 Sertifikater 1.10 Bekreftelse på alle pkt i forespørselen som krever svar/underskrift 13 Tildelingskriterier Kontrakt vil bli tildelt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet ift tildelingskriteriene. Tildelingskriteriene for anskaffelsen er som følger: Tildelingskriterier Vekt Krav til dokumentasjon Pris (Inkludert normal lunsj, dokumentasjon mv.) Kapasitet Det vil kunne være fordelaktig at leverandøren kan gjennomføre flere klasser samtidig.) 80 % Tilbyder skal oppgi fast pris pr plass, alt inkludert. Tilbyder bes opplyse om hva slags lunsj og dokumentasjon som er inkludert. 10% Tilbyder bes oppgi hvilke uke(er) han kan tilby kurset. Tilbyder bes oppgi hvor mange klasser, med hvor mange personer, han kan gjennomføre samtidig. Gjennomføring (Forsvaret er opptatt av at 10 % Tilbyder bes opplyse hvilket pedagogisk opplegg han har for kurset.
9 av 12 leverandøren har et godt pedagogisk opplegg for kurset) 14 Vilkår 14.1 Generelt Tilbyder bes fremkomme med eventuelle forbehold til konkurransegrunnlag eller kontrakt i sitt tilbudsbrev. Tilbudsbrevet må være signert av person med myndighet til å forplikte tilbyder. Det bes opplyst hvem som er kontaktperson. 15 Vedståelsesfrist Deres tilbud skal være gyldig til 15 oktoberr 2013, og skal frem til dette tidspunkt når som helst kunne erkjennes fra FLO sin side. 16 Administrative opplysninger FLO understreker følgende: FLO har ikke til hensikt å betale for utarbeidelsen av Deres tilbud. Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. FLO forbeholder seg retten til å føre forhandlinger med tilbyder før eventuell kontrakt inngås, eller til å forkaste tilbudet uten å angi grunn. FLO er ikke forpliktet til å inngå kontrakt med Dem på bakgrunn av denne forespørsel. a Vedlegg: Alminnelige vilkår ved anskaffelser BL 5002 (mars 2008) b Vedlegg: Leverandørens samfunnsansvar c Vedlegg: Offentlig innsyn d Vedlegg: Varsomhet, taushetsplikt og habilitet e Vedlegg: Etisk egenerklæring for leverandører til Forsvarsdepartementet med underliggende etater
10 av 12 DEL II Spesielle avtalevilkår (utkast til avtale) 1 Dokumentoversikt og rang Denne Avtalen består av følgende dokumenter. Spesielle avtalevilkår (dette dokumentet) Blankett 5002 vedlegg som spesifisert i konkurransegrunnlaget Del I Tilbud Dersom Avtalen inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: 1. Disse spesielle avtalevilkår 2. Vedlegg 1 Blankett 5002 3. Vedlegg som spesifisert i konkurransegrunnlaget Del I 2 Omfang I samsvar med denne kontrakts spesielle vilkår og Blankett 5002 «Alminnelige vilkår ved anskaffelser»vedlegg A,til denne kontrakt, forplikter xxxxx heretter kalt LEVERANDØREN seg til å levere varer listet i denne artikkel til Forsvarets. I omfanget inngår følgende kurs Rammeavtalen vil ikke forplikte FORSVARET til å kjøpe et bestemt kvantum i avtaleperioden..
11 av 12 3 Leverandørens forpliktelser 3.1 Generelle og spesifikke krav Artiklene som omfattes av denne kontrakten skal være i h t tilsendte kravspesifikasjoner og tilhørende dokumenter: 4 Forsvarets forpliktelse Partene skal aktivt informere og påse at Sjøforsvarets avdelinger benytter inngått rammeavtale. Rammeavtalen kan bli benyttet av alle avdelinger i Forsvaret. 5 Gjennomføring 5.1 Avrop/Bestilling Alle bestillinger skal skje skriftlig med henvisning til kontraktsnr 46xxxxxxxx /Innkjøpsordre/ansattnummer. Ved bestilling skal det klart fremgå hvem som er forpliktende fakturaadressat og ansattnummer på den person som innehar denne myndighet som bestiller 6 Pris For kurs under denne kontrakt betaler OPPDRAGSGIVER priser som anført i artikkel 2 OMFANG. 6.1 Prisjustering Forsvaret har opsjon på å videreføre avtalen ytterligere 2 år. Tilbyder bes komme med forslag til hvordan pris skal indeksreguleres. Søknad om prisjustering skal dokumenteres. Rammeavtalen vil således maksimalt få en varighet på 4 -fire- år. 7 Fakturering og betaling 7.1 Betalingsbetingelser Jfr. Vedlegg 1 Alminnelige vilkår ved anskaffelser, bl 5002, pkt. 5 Betaling. 7.2 Faktura Fakturaadresse Alle fakturaer til Forsvaret skal sendes til: Forsvarets Regnskapsadministrasjon Postboks 1, Haakonsvern 5886 Bergen Fakturaen skal være tydelig merket med kontraktsnummer, bestillingsnr. og ansattnr, som er oppgitt i den enkelte bestilling. Dersom annen fakturaadresse enn ovennevnte skal benyttes, vil det være oppgitt i den enkelte bestilling. 7.3 Gebyrer Ingen former for gebyrer aksepteres. 8 Kontraktsperiode En rammeavtale vil bli inngått med en varighet på 2 -to- år fra signering av begge parter, med opsjon for ytterligere 2 -to- år. Rammeavtalen vil således maksimalt få en varighet på 4 -fire- år.
12 av 12 8.1 Oppsigelse Ihht blankett 5002 pkt 14. En eventuell oppsigelse skal gjøres med 2 måneders skriftlig varsel. 9 Leverandørkontakt og kundeoppfølging For en kontinuerlig effektivisering av rutinene knyttet opp mot denne rammeavtale skal det avholdes et årlig oppfølgingsmøte. På dette møtet gjennomgåes statistikkene, evet endringsforslag samt søknad om prisjustering for neste periode. Møtetid, -sted og -deltagere avtales særskilt foran hvert møte. LEVERANDØREN har ansvar for å kalle inn til og føre referat fra oppfølgingsmøtene. Kopi av referatet sendes FORSVARET ved kontaktpersoner, ref pkt 12. 10 Kontaktpersoner OPPDRAGSGIVERS kontaktpersoner i forbindelse med denne kontrakt er: Merkantil: Sigrid E Olsen Tlf: 55 50 30 73 Fax: 55 50 30 93 E-post: sigolsen@mil.no Fagteknisk: xxxxxxxxx LEVERANDØRENS kontaktpersoner i forbindelse med denne kontrakt er: A Vedlegg: Alminnelige vilkår ved anskaffelser BL 5002 (mars 2008) B Vedlegg: Leverandørens samfunnsansvar C Vedlegg: Offentlig innsyn D Vedlegg: Varsomhet, taushetsplikt og habilitet E Vedlegg: Etisk egenerklæring for leverandører til Forsvarsdepartementet med underliggende etater