STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite Møteinnkalling DATO: FREDAG 14. NOVEMBER 2008 TID: KL. 09:00 STED: MØTEROM VÆRNES STJØRDAL RÅDHUS Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. Saksliste 028/08 Orientering fra rådmannen om finansreglementet 029/08 Referatsaker 030/08 Orientering fra revisor 031/08 Orientering om offentlighet i forvaltningen 032/08 Kontrollkomiteens årsplan/møteplan for 2009 Stjørdal/Steinkjer, 07.11.08 Ole Meier Kjerkol leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 78 Mob. 90 95 04 40
SAK 028/08 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN OM FINANSREGLEMENTET kontrollkomiteen 11.04.08 Paul Stenstuen 028/08 Stjørdal/08 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Finansreglement for Stjørdal kommune 2. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollkomiteen ba i sak 025/08 om en orientering om finansreglementet, samt om praktiseringen av dette. Rådmannen er derfor invitert for gi en orientering i møte. SAK 029/08 REFERATSAKER kontrollkomiteen 14.11.08 Paul Stenstuen 029/08 Stjørdal/08 Referat 1 NKRF einfo 17/08 Ugildhet i samband med plan for Ikke forvaltningsrevisjon? 2 NKRF einfo 18/08 Kontrollutvalgenes valg av Ikke oppdragstakere 3 NKRF einfo 21/08 Nytt regelverk om offentlighet 4 KomRev Trøndelag IKS Epost vedr. Forvaltningsrevisjonsprosjekt Ikke Barnevern 5 KomRev Trøndelag IKS Epost vedr. Stjørdal overformynderi Ikke 6 Skatteoppkreveren i Epost vedr. Forslag til rapportering til Ikke Værnes-regionen kontrollutvalgene i Værnes-regionen 7 Stjørdal FrP Forespørsel om gjennomgang av oppfølging av vedtak
Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. SAK 030/08 Orientering fra revisor kontrollkomiteen 14.11.08 Paul Stenstuen 030/08 Stjørdal/08 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 5. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 6. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 7. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollutvalget skal påse at det føres betryggende revisjon med kommunens regnskaper. Kontrollutvalget skal også påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Revisor vil gi en orientering vedrørende status for revisjonsarbeidet i møte. SAK 031/08 ORIENTERING OM OFFENTLIGHET I FORVALTNINGEN kontrollkomiteen 14.11.08 Paul Stenstuen 031/08 Stjørdal/08 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering. 2. Det anskaffes 5 eksemplarer av veilederen til offentleglova så snart den foreligger, med 1 eksemplar til hvert av medlemmene.
Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleg lova) 2. Lov om offentlighet i forvaltningen (offentlighetsloven) 3. Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). 4. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 5. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 6. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollkomiteen har ønsket en orientering om de rettsregler som gjelder offentlighet i forvaltningen. Ny lov vedr. offentlighet i forvaltningen offentleg lova - er vedtatt. Arbeidet med forskrift til loven har imidlertid tatt noe mer tid enn tidligere antatt, men loven med den tilhørende forskrift er nå vedtatt satt i kraft fra 01.01.09. Justisdepartementet arbeider etter det en forstår også med en veileder til den nye offentleg lova. En vil her gi en kort redegjørelse for lovens formål og intensjon, hovedtrekkene i den nye loven og om de av kommunelovens bestemmelser som har størst relevans for kontrollkomiteen. Med mindre annet er angitt mener en med lovhenvisningene offentleg lova. Problemstillingene knyttet til hvem skal vokte vokterne har vært debattert siden oldtiden. I et velfungerende demokrati er det de stemmeberettigede selv som utgjør det øverste kontrollorgan. Allmennhetens rett til innsyn i forvaltningen, som for øvrig er grunnlovsfestet, er således avgjørende for at demokratiet skal kunne fungere tilfredsstillende. I tråd med norsk rettstenkning har derfor lovverket åpne møter og ugraderte dokumenter som utgangspunkt. Det følger videre av grunnlovsbestemmelsen at stortinget må anføre tungtveiende grunner for å innskrenke allmennhetens rett til innsyn. Prinsippet om innsynsrett i forvaltningen er grunngitt i 3 hovedhensyn: Demokrati-, kontrollog rettsikkerhetshensynet. I tillegg blir forvaltningens rolle som informasjonsbank fremhevet. Ved å la innsyn finne sted allerede under saksforberedelsen, kan allmennhetens kontroll finne sted før avgjørelse blir tatt. Jf. Ot. Prp. 102 (2004-2005). Den nye loven inneholder flere og lengre bestemmelser, hvor hensikten er å gi mindre åpning for å kunne unnta fra offentlighet. Loven er bygget opp etter et system med kan og skal regler. Lovens skal regler vedrører hovedsakelig opplysninger hvor taushet er hjemlet i lov. Disse vil særlig være motivert ut fra hensynet om å beskytte 3. parts interesser og integritet. I tillegg kommer motivet om beskytte vitale samfunnsinteresser som rikets sikkerhet, samt å ikke legge til rette for straffbare handlinger mv. Det synes ikke å være noen vesentlige endringer i den nye loven kontra den gamle loven mht. skal reglene. Listen over kan reglene er både lengre og mer omfattende enn i den gamle loven. Lovgiver har som nevnt med dette ønsket å være mer presis, og dermed trekke en nærmere avgrensning av hvilke dokumenter som kan unntas offentlighet. Det påhviler imidlertid organet å vurdere hvorvidt dokumenter og opplysninger som kan unntas offentlighet allikevel bør offentliggjøres, jf. pålegget om vurdere meroffentlighet i 11. Vedtak om å unnta fra innsynsrett etter kan reglene kan for øvrig påklages til fylkesmannen i medhold av lovens 32.
Det kan etter lovens 14 og 15 gjøres unntak fra offentlighet for visse organinterne dokumenter, samt for dokumenter innhentet til den interne saksforberedelse. Men etter 16 er denne muligheten innskrenket for kommunene og fylkeskommunene: Unntaka i 14 og 15 gjeld ikkje: a) saksframlegg med vedlegg til eit kommunalt eller fylkeskommunalt folkevalt organ, b) sakliste til møte i folkevalde organ i kommunar og fylkeskommunar, c) dokument frå eller til kommunale og fylkeskommunale kontrollutval, revisjonsorgan og klagenemnder, og d) dokument i saker der ei kommunal eller fylkeskommunal eining opptrer som ekstern part i høve til ei anna slik eining. 14 gjeld likevel for dokument som blir utveksla mellom kommunale og fylkeskommunale kontrollutval og sekretariatet til utvalet. Det er her viktig å merke seg at kontrollkomiteen og sekretariatet i offentleg lovas forstand regnes som det samme organ. Jf. også forskrift om kontrollutvalg 20. Lovens virkeområde er utvidet til også å gjelde offentlige eide og offentlig kontrollerte selskaper som ikke driver virksomhet av rent forretningsmessig karakter i konkurranse med private, jf. 2. Databaser regnes fortsatt ikke som et dokument. Men etter den nye loven kan det kreves innsyn i en sammenstilling av opplysninger lagret i en database. Dette forutsetter imidlertid at denne sammenstillingen kan gjøres ved hjelp av enkle metoder, jf. 9. Rettsregler som særlig berører kontrollkomiteens arbeid Kontrollkomiteens ansvar og oppgaver er av en særlig karakter. Lovgivers utgangspunkt er derfor at kontrollkomiteens møter holdes for lukkede dører. Under forutsetning av at det ikke skal avgis eller behandles informasjon underlagt taushetsplikt, avgjør kontrollkomiteen selv hvorvidt dørene skal åpnes. Jf. kommunelovens 77 nr. 8. Kontrollkomiteens medlemmer har for øvrig plikt til å bevare taushet om taushetsbelagte opplysninger, herunder om behandlingen av saker for lukkede møter. Forskrift om kontrollutvalg 5, jf. forv.l. 13. For å utføre sine oppgaver kan kontrollkomiteen hos kommunen uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som den finner nødvendig, jf. kommunelovens 77 nr. 7. Det bør imidlertid foreligge en sakelig begrunnelse for et innsynskrav i taushetsbelagte opplysninger. Som eksempel vil tilfeldige stikkprøver som ledd i en mer omfattende kvalitetskontroll være sakelig begrunnet. Indikasjoner på avvik vil også være en sakelig begrunnelse. I den grad kontrollkomiteen finner det nødvendig, kan komiteen be revisor om å foreta en nærmere undersøkelse. Revisor vil her ikke være hindret av en eventuell taushetsplikt hos kommunen. Men med mindre det følger av revisors lovpålagte oppgaver plikter revisor selv å bevare taushet om det han eller hun får kjennskap til i sitt oppdrag. Kommunelovens 78 nr. 6 og 7, jf. forv.l. 13.
Revisor skal iht. kommunelovens 78 nr. 5 rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollkomiteen. At det er resultatene som skal rapporteres, må trolig forstås slik at revisor plikter å bevare taushet om forhold som ikke har betydning for forståelsen av sine konklusjoner. Mistanke om mulige straffbare forhold kan for øvrig unntas offentlighet inntil forholdet er avklart, jf. 24. I den grad taushetsbelagte opplysninger er nødvendig for forståelsen av denne, plikter revisor - med mindre annet følger av revisors lovpålagte oppgaver - å merke disse opplysningene med unntakshjemmel. Det er imidlertid her verdt å merke seg at et revisjonsoppdrag er mer avgrenset og at det derfor vil bli stilt strengere krav til saklig interesse hos revisor, enn til kontrollkomiteen som har et videre og mer altomfattende tilsynsansvar. Generelle kommentarer knyttet til for eksempel forsvarlighet eller lovetterlevelse som ledd i en vedtatt forvaltningsrevisjon vil således ikke kunne unntas offentlighet. Et eventuelt faktagrunnlag bestående av taushetsbelagte opplysninger knyttet til 3. part skal derimot kun medtas i rapporten dersom disse opplysningene er nødvendige for forståelsen av konklusjonen. Hele eller deler av rapporten skal i så fall unntas offentlighet. Et annet eksempel vil kunne være en bestilt rapport vedrørende kommunens økonomiforvaltning eller internkontroll. Dersom opplysninger her er unntatt offentlighet av kommunen, jf. 23 1. ledd, skal også hele eller deler av rapporten unntas offentlighet. Om adgangen til å gjøre unntak for resten av dokumentet heter det i offentleglova 12. Unntak for resten av dokumentet: Når organet gjer unntak frå innsyn for delar av eit dokument, kan det også gjere unntak for resten av dokumentet dersom a) desse delane aleine vil gi eit klart misvisande inntrykk av innhaldet, b) det vil vere urimeleg arbeidskrevjande for organet å skilje dei ut, eller c) dei unnatekne opplysningane utgjer den vesentlegaste delen av dokumentet. Gjennom sitt virke vil (og skal) kontrollkomiteen fremskaffe viktig informasjon til kommunestyret om bl.a. i hvilken grad kommunen etterlever lov og forskrift praktiserer lik behandling og gir innbyggerne rettsikkerhet gjennomfører og etterlever politiske vedtak fremmer lokaldemokratiet har en effektiv og forsvarlig forvaltning Denne type informasjon har imidlertid ikke bare stor interesse for kommunestyret, men også for allmennheten mer generelt. Jf. kommunelovens kapitel 1. Lovens formål og virkeområde, samt bemerkningene ovenfor om et velfungerende demokrati. Offentleg lova har ikke trådt i kraft ennå og er derfor åpen for fortolkning. Jf. bl.a. NKRFs standpunkt mht. revisors råd og vurderinger (Se NKRF einfo nr. 21/08 Nytt regelverk om offentlighet ). En må således ta høyde for at det vil kunne komme presiseringer i forhold til hvordan loven skal forstås. Vurdering Som hovedregel kan ikke resultatene (les vurderinger og konklusjoner) av kontrollkomiteens og revisors arbeid unntas fra offentlighet.
Når kontrollkomiteen innhenter informasjon fra kommunen selv som kommunen plikter å bevare taushet om skal også kontrollkomiteen bevare taushet. Det samme gjelder dersom kommunen har hjemmel for å unnta opplysningene fra offentlighet (etter kan reglene) og kommunen ikke ønsker at informasjonen blir offentlig tilgjengelig. I begge tilfelle vil kontrollkomiteens unntakshjemmel være 13 1. ledd. Dette vil imidlertid ikke være til hinder for at kontrollkomiteen vedrørende unntak kommunen har gjort etter kan reglene kan anmode rådmannen om en ny vurdering om meroffentlighet. Se også 13 3. ledd som pålegger organet å legge visse innsynkrav frem for den det gjelder for eventuell opphevelse av taushetsplikt. Kontrollkomiteen vil ved sitt virke fremskaffe informasjon av vesentlig betydning for meningsdannelsen og for ordskifte. Kontrollkomiteen har således en særdeles viktig rolle i det lokale demokrati. En kan imidlertid ikke se bort fra at denne informasjonen tidvis vil kunne være egnet til å skade eller svekke kommunens interesser og/eller omdømme. Saksfremlegg med vedlegg kan allikevel ikke unntas offentlighet begrunnet med at det er et internt dokument, jf. 16 1. ledd a) og c). Unntak må i så fall hjemles i lovpålagt taushetsplikt, jf. 12 og 13. Se også diskusjonen ovenfor. Mange av de forhold som vil kunne være egnet til å svekke kommunens interesser og/eller omdømme skal forutsetningsvis fanges opp i kommunens egen internkontroll og bli korrigert. En kommune som opptrer ryddig, og som viser sterk vilje og evne til å rydde opp, vil normalt over tid få styrket sin posisjon i allmennhetens bevissthet. Kontrollkomiteen kan derfor vurdere å ha et spesielt fokus på kommunens egen internkontroll og oppfølging. SAK 032/08 KONTROLLKOMITEENS ÅRSPLAN / MØTEPLAN FOR 2009 kontrollkomiteen 14.11.08 Paul Stenstuen 032/08 Stjørdal/08 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollkomiteen vedtar det fremlagte forslag til Kontrollkomiteens møteplan / årsplan for 2009 for sin virksomhet i 2009. 2. Kontrollkomiteens årsplan oversendes kommunestyret til orientering. Vedlegg til kontrollkomiteen Forslag til Kontrollkomiteens årsplan/møteplan for 2009. Andre saksdokumenter ikke vedlagt. 1. Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon. 2. Gjeldende plan for selskapskontroll.
Saksopplysninger Forslag til kontrollkomiteens møteplan / årsplan for 2009 følger vedlagt denne saken. Årsplanen for 2009 samler kontrollkomiteens planer for sin virksomhet og er utarbeidet på et overordnet nivå. Planen inneholder derfor ikke en detaljert beskrivelse av kontrollkomiteens virksomhet. Det er foreløpig lagt opp til 5 møter i 2009. Utkast til årsplan må ses på som en skisse over de aktiviteter kontrollkomiteen vil ta for seg i løpet av året, se også vedlegg til årsplanen. Kontrollkomiteen bør alltid innenfor planen ha rom til å omprioritere dersom vanskelige eller viktige saker skulle komme frem gjennom revisors arbeid eller på annen måte. Av viktige dokumenter som ligger til grunn for årsplanen er Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll. Begge disse planene skal rulleres i 2009. Revisjonsstrategien er førende for det revisjonsarbeidet KomRev Trøndelag IKS skal gjennomføre. Kontrollkomiteen har fått presentert revisjonsstrategien for regnskapsåret 2008 i møte den 19. september 2008 sak 025/08. Kommunestyret behandlet reglement for kontrollkomiteen i møte den 24.04.08, sak 035/08, og gjorde slikt vedtak: Kommunestyret vedtar kontrollkomiteens forslag til nytt reglement for kontrollkomiteen med følgende tillegg i 4: Komiteen skal påse at det i kommunen er etablert rutiner for oppfølging av politiske vedtak, samt reglement for håndtering av verbalforslag og oversendelsesforslag. Årsplanen skal ikke vedtas av kommunestyret, men kan sendes kommunestyret til orientering. Saken legges med dette frem for diskusjon i møte. Steinkjer 07.11.08 Paul Stenstuen Kontrollsekretær