Utredning av internstruktur; Fakultet for Teknologi og Informatikk

2015-03-09 Utredning av internstruktur; Fakultet for Teknologi og Informatikk Rektors bestilling: «I lys av høgskolestyrets vedtak del 1 i HS-V-21/14 ber rektor hvert av de nye fakultetene å utrede ny intern institutt- og lederstruktur. HS-V-21/14 vedtaksdel 1: 3. Høgskolen skal fra 01.08.2015 ha en organisasjonsstruktur med fakultet og institutt, ved at: a. Det dannes 4 fakultet bestående av dagens avdelinger: i. ALT - avdeling for lærer- og tolkeutdanning ii. HHiT - Handelshøyskolen i Trondheim iii. AHS+ASP - avdeling for helse- og sosialfag og avdeling for sykepleierutdanning iv. AFT+AITeL - avdeling for teknologi og avdeling for informatikk og e-læring. b. Fakultetene organiseres i institutter. Styret ber rektor iverksette de nødvendige utredninger slik at styret kan vedta ny institutt- og lederstruktur ved fakultetene i sitt møte i juni 2015. c. Fra 01.01.2015 overføres studieprogram for radiograf (RAD) fra avdeling for teknologi til avdeling for helse- og sosialfag, og skal etter 01.08.2015 inngå i «AHS+ASP»-fakultetet. Rektor ønsker utredningsrapportene ferdigstilt og tilsendt innen 1. april 2015. Høgskolestyret vil gjøre endelig vedtak av internstruktur og lederstruktur ved fakultetene på sitt møte i juni 2015.» Innledning Den instituttstruktur, lederstruktur og administrasjon som velges for Fakultet for Teknologi og Informatikk (FTI) skal være velfungerende for vårt fakultet. Dette innebærer at det kan avvike fra andre fakultet grunnet ulikheter og kompleksitet. Det primære kriteriet er at den valgte ledermodellen skal sikre god styring, kontroll og involvering på alle nivå i organisasjonen. I en overgangsfase kan en også ha avvikende modeller for de ulike instituttene grunnet ulike behov. Fakultetsstrukturen i NTNU er nå oppe til vurdering, og resultatet av denne kan stå i motsetning til våre vurderinger mht ny instituttstruktur i HiST2020. Det er viktig å ivareta sikker drift av utdanningene i overgangsfasen inn i det nye NTNU. Et naturlig grep vil være å videreføre ansvaret for de respektive profesjonsutdanningene frem til 1.1.16. Utredningsgruppen foreslår derfor å utsette implementering av de nye instituttene til 1.1.16. I lys av SAKS-prosessen og orienteringssak i høgskolestyrets møte i februar er det en mulighet for at AITeL likevel ikke fusjoneres inn i det nye fakultetet fra 1.8.15. Dette avgjøres i løpet av våren og utredningsgruppen tar derfor forbehold om endringer ift dette. 10.11.2014 side 1 av 7

Instituttstruktur Ønsket med denne nye organiseringen har Høgskolestyret sammenfattet i flere punkter. De punktene som er relevante er: Betydelig færre grunnenheter enn det er i dag Robust instituttstruktur (Robusthet betyr faglighet (undervisning og FoU), økonomi og personal.) Likhet mellom fakultetene, også med hensyn til internfordeling av ansvar og oppgaver Faglig aktivitet skal prioriteres FoU-aktiviteten skal øke, og samtlige institutter skal bidra til økt publisering Administrasjonen skal gi støtte til instituttene Aktuelle føringer som har vært diskutert er satt opp nedenfor: Størrelse på instituttet Det legges primært faglige føringer for vurdering av instituttstrukturen Alle institutter skal ha ansvar for minst ett bachelorprogram. Alle institutter skal levere på alle av høgskolens og avdelingens strategiske områder, dvs. undervisning, FoU og samfunnskontakt Størrelsen på instituttene påvirkes også av antall studieplasser, men antall ansatte bør også tas med i vurderingen. Dette betyr at alle instituttene bør ha omtrentlig samme antall studieplasser. Instituttene skal alle behandles likt, dvs. de skal tildeles midler etter samme interne budsjettfordelingsmodell, og ha tilgang til de samme administrative ressursene fra dekanstab. Samarbeid mellom instituttene må etterstrebes. Her har dekan et særlig ansvar for å initiere til slikt samarbeid gjennom økonomiske insentiver. Det er behov for å synliggjøre og effektivisere yrkesfaglærerutdanningen. Selv om dette er en samlingsbasert utdanning er det knyttet KD-finansierte studieplasser til denne utdanningen. Problemstillingen knyttet til ny instituttstruktur har vært behandlet og diskutert i de enkelte grunnenheter, i arbeidsgruppen og i utredningsgruppen gjennom flere runder. Hensynet til faglighet og personal tilsier at etablerte miljøer brytes opp i minst mulig grad. Det er heller ikke gitt at en oppbrytning av etablerte fagmiljøer vil gi noen økonomisk gevinst, tvert imot kan slike store endringer føre til store omkostninger for organisasjonen og de ansatte. Vi foreslår en struktur med fem institutter som beskrevet under. Dette vil gi institutter på størrelse med de største programmene på AFT/AITeL i dag. Det vil da være mest naturlig å beholde dagens ALM, EDT og AITeL som egne institutter, mens de fem øvrige programmer kan samles i to institutter. Målet med denne organiseringen er å tilstrebe god undervisningskvalitet, utdanne gode kandidater til arbeidslivet og oppnå faglig robusthet. AFT/AITeL har tilslutt allerede tatt ut mye av gevinstene ved et nytt fakultet gjennom felles undervisning av grunnlagsfag og utstrakt samarbeid for øvrig. 10.11.2014 side 2 av 7

Med basis i bestilling om færre enheter først og fremst, er det bred enighet om en instituttstruktur med 5 institutter som beskrevet under: AITeL - videreføres som eget institutt ALM - videreføres som eget institutt EDT - videreføres som eget institutt BYG+MAL - slås sammen; det er pekt på faglig likhet innenfor VVS og konstruksjon BIO+KMT+MAT - slås sammen; alle tre programmene har pekt på mulige samarbeidsområder Denne strukturen vil gi følgende sammenstilling av studieprogram studieplasser og årsverk: Institutter informatikk? allmennfag? elektrofag og fornybar energi? teknikk og miljø? maskin- og byggteknikk? prosessteknologi? kjemi, mat og medisinsk teknologi? Nåværende program AITeL ALM EDT BYG + MAL KMT + BIO + MAT + O&G Studieprogram Informatikk, Drift av datasystemer, Informasjonsbeh., Bedriftsutv. Master i samhandling Forkurs Realfagskurs Elektroing., Fornybar energi Master instrumentering Master energi Bygging., Bygghåndtverk, Maskining., Logistikking. Kjemiing., Materialteknolog, Bioteknolog, Matteknolog, Olje&gass, Matmaster Studieplasser (DBH) Årsverk (DBH) 648 33,2 460 33,8 566 24,9 633 28,5 594 58,6 Endelig forslag til instituttnavn utarbeides i etterkant av høringsrunden. Tabellen inkluderer ikke YFL og Ingeniør deltid. Instituttforslag med KMT, BIO og MAT er begrunnet i endel samkjørt undervisning, mange ansatte med lik bakgrunn, felles laboratorier og utstyr, felles laboratoriepersonell, flere stipendiater i samme institutt (stipendiatmiljø), robust FoU. Alle tre programmene har pekt på mulige samarbeidsområder. Ulempen kan være kostbare studieplasser pga mye lab og stort sprik i fagområder. Det er helt avgjørende for et positivt resultat at profesjonsutdanningene får sine profesjonsledere. KMT, BIO og MAT vil ikke sammenslås geografisk, og dette gir ekstra utfordringer i samkjøring av undervisning og ledelse. Det er også en utfordring at BIO og MAT følger en annen rammeplan enn KMT. Samarbeid er også mulig uten en organisatorisk sammenslåing. ALM viderefører faglige aktiviteter knyttet til forkurs og realfagskurs, samt grunnlagsemner. 10.11.2014 side 3 av 7

AITeL viderefører de faglige aktivitetene som foregår nå i dag. EDT viderefører de faglige aktivitetene som foregår nå i dag. Sammenslåing av BYG og MAL er et godt alternativ for å få ned antall enheter på AFT. Det kan gi mulige positive synergier i fagområdene konstruksjonsteknikk og VVS. BYG og MAL vil ikke sammenslås geografisk så de positive synergiene er også mulig uten en organisatorisk sammenslåing. Det er helt avgjørende for et positivt resultat at profesjonsutdanningene får sine profesjonsledere. Eget institutt for allmennfag Det har i utredningsgruppen blitt stilt spørsmål om behovet for eget institutt for allmennfag. Dette er derfor beskrevet spesielt i uttalelsen. Avdeling for teknologi har et stort og anerkjent kvalifiseringskurs, og er også blitt tildelt det nasjonale forkurssekretariatet fra 2015. Forkursmiljøet er tett integrert med undervisning på ingeniørutdanningene og annen aktivitet ved ALM. Følgende 2 punkter har gjort at organisatorisk plassering av allmennemnene er gjenstand for diskusjon: Hvilken organisering gir best kvalitet på undervisningen? Samarbeidet mellom ALM og de forskjellige studieprogrammene om innholdet og relevansen i allmennemnene, og koblingen av allmennemnene opp mot de tekniske emnene er sentralt i dette spørsmålet. Programmene har i dag jevnlige samlinger hvor de blant annet jobber med å få et studieløp som er relevant og har en god og riktig progresjon. EDT og AiTel som underviser flere av allmennemnene selv mener at denne kontrollen med innholdet gir langt bedre integrering av disse inn i studieløpet enn om de skulle vært undervist av ALM. Det har vist seg krevende å utarbeide en økonomisk fordelingsmodell på avdelingen. Erfaringen viser at de modellene som er benyttet på AFT alle har gitt ALM relativt stor uttelling. Den delen av dagens modell som går på studiepoengs produksjon fordeler den økonomiske uttellingen proporsjonalt med antall produserte studiepoeng. Det er naturlig å anta at det er økonomisk mer gunstig å ha store fellesemner tidlig i studiet enn mindre studieretningsemner sent i studieløpet. Selv om en av faglige årsaker skulle ønsket en tettere kontakt mellom lærerne som underviser allmennemnene og programmene, er en gjennomgående fornøyd med kvaliteten på undervisningen som tilbys fra ALM. Forkurset har også fungert bra med en positiv effekt på rekrutteringen til ingeniørstudiene. ALM har et større FoU-miljø som har lyktes både med eksternfinansiering og publisering innenfor et av høgskolens satsningsområder. Dette vil være vanskelig å ta vare på ved en eventuell oppsplitting. En evt oppsplitting vil umiddelbart ha følgende konsekvenser: Dyrere og mindre robust løsning i form av manglende fleksibilitet ift undervisning Lite utviklende miljø for den som isoleres til forkurs 10.11.2014 side 4 av 7

Videre vil en mulig oppsplitting av realistmiljøet ved ALM være vanskelig å balansere med hvor mange som skal ut til hvert program. Det må også framheves at en tettere integrasjon mot de tekniske fagene er fullt mulig innenfor en modell med et eget realistmiljø. Vi bør beholde et realistmiljø ved det nye fakultetet ut fra følgende: Det blir krevende å administrere kvalifiseringskursene og sekretariatet uten et samlet realistmiljø Ut fra hensyn til kvalitet og robusthet på realfagsundervisning Fortsatt en økonomisk og høykvalitets administrasjon av samfunnsfagene Det sterke FoU-miljøet ved ALM bør ikke ødelegges Realfag og samfunnsfag trenger et ansikt utad mot departement og andre institusjoner. Det er derfor valgt å videreføre ALM som eget institutt, men det er ønskelig å ha en løpende kontakt mellom profesjonsstudiene og de respektive faglærerne for å sikre god relevans. Samarbeid mellom instituttene Et av ønskene med de nye instituttene er å prioritere den faglige aktiviteten. Selv om det faglige samarbeidet alltid vil være tettest innenfor et og samme institutt, må de ulike instituttene samarbeide tett. Nedenfor er det forsøkt å visualisere hovedtrekkene i dette samarbeidet mellom de foreslåtte instituttene. Rekruttering, realfag, FoU AITeL Programmering, dataingeniør Rekruttering, realfag, YFL ALM/YFL BIO/MAT/ KMT/YFL/ olje&gass Rekruttering, realfag, YFL Olje & gass Elektro/ fornybar energi BYG/MAL Fornybar energi, automatisering, master energi Dekan har et spesielt ansvar for å initiere, belønne og følge opp slikt samarbeid. Ingeniør deltid er ikke tatt med i tabellen. 10.11.2014 side 5 av 7

Dekan og Prodekan Fakultetet ledes av dekan som har det totale budsjett og personalansvar. Det benyttes ikke prodekan på AITeL eller AFT i dag da det ikke er funnet formålstjenlig. På AFT har dekanen i dag en stedfortreder som til daglig er programleder. På AITeL har dekanen en stedfortreder som også har rollen som FoU-koordinator. Det vil imidlertid være behov for å øke fokus på enkeltområder i tiden som kommer, og i den sammenheng kan det være fornuftig å løfte dette til en eventuell prodekan. Det bør imidlertid vurderes hvordan ansvarsområdet til prodekan skal defineres, og om det skal være fast. Prodekan kan f.eks. få ansvar for å administrere større satsinger i tillegg til FoU, innovasjon mm. I en fremtidig struktur er det ønskelig at lederressursene utnyttes best mulig ut i organisasjonen, på instituttnivå. Slik situasjonen er i dag ser enhetene ikke behov for å ansette prodekan. Ledelse på instituttnivå Instituttene ledes av instituttleder som har personal og budsjettansvar. Instituttleder inngår i ledergruppen på fakultetet. Noen av instituttene vil bestå av to eller flere tidligere programmer. For disse kan det være andre ledelsesbehov, både på kort og lang sikt, enn for de programmene som videreføres i sin eksisterende form. Det blir uansett viktig å sikre god nok profesjonsledelse for de tidligere grunnenhetene (programmene). Lederstrukturen vil med bakgrunn i dette kunne variere avhengig av størrelse/kompleksitet og hvilken kompetanse og faglig bakgrunn den enkelte leder har. I tillegg bør en ta med i betraktningen hvilke enheter som har særskilte behov for stedlig ledelse/ansvarlig. Det anbefales derfor at det i første omgang etableres en formell koordinatorrolle på den enkelte enhet. Instituttleder skal i samråd med dekan vurdere behovet for ulike koordinatorroller og stillingsandeler for disse. Administrative ressurser For å få et velfungerende HiST er det viktig at det er felles policy for hele HiST på sentrale områder i organisasjonen. Samtidig kan det være funksjonelt å ha det operative ansvaret så nær primæraktiviteten som mulig. Vi ønsker derfor at en ivaretar felles policy sentralt i HiST, men sørger for at fakultetene er autonome enheter på det operative. Fakultetet skal levere felles administrative ressurser til instituttene, og de organisatoriske tilpasningene skal være gjennomført innen utgangen av 2016. Naturlige milepæler er 01.08.2015, 01.01.2016 og 01.01.2017. 10.11.2014 side 6 av 7

Både AFT og AITeL har stabsfunksjoner i dag. Det skal i utgangspunktet være felles stab for instituttene på fakultetsnivå. Instituttleder kan i samråd med dekan likevel etablere administrative funksjoner på institutter der arbeidets art tilsier dette. Konsekvenser av SAKS SAKS gir endrede forutsetninger i arbeidet med utredning av ny organisering og HiST2020. HiST2020 blir etter all sannsynlighet en midlertidig løsning da HiST skal slås sammen med NTNU, HiÅ og HiG. Hvordan strukturen i den nye sammenslåtte organisasjonen vil se ut er uvisst, og dette gjør arbeidet med denne utredningen noe utfordrende. Det vil trolig gå med mye tid til å arbeide med de foreslåtte nye instituttene, og kostnadene ved omstrukturering er sannsynligvis store og gevinstene usikre og relativt kortvarige. Vi bør bruke mye tid på SAKS, da det er viktig å bruke ressursene på å bli interessante samarbeidspartnere i fusjonen. Dette gjør at fortsatt arbeid med og implementering av ny fakultets- og instituttstruktur internt blir en krevende tilleggsbelastning for ansatte og ledere, og at dette bør vurderes nøye i lys av at belastningen bør reduseres til et minimum for organisasjonen. I det videre arbeidet inn mot SAKS vil det være en fordel i forhandlinger med NTNU at våre profesjonsutdanninger har operative profesjonsledere som kjenner de faglige aktivitetene og de ansatte på sitt fagfelt. Dette kan være avgjørende for et godt resultat av forhandlingene med NTNU. Videre er det svært viktig at daglig drift på grunnenhetene/profesjonsutdanningene blir ivaretatt på en god og forsvarlig måte for å redusere risikoen for alvorlige hendelser. Dersom en implementerer ny instituttleder fra 1.8.15 vil en måtte ha midlertidige instituttledere. Det er viktig for våre utdanninger at organisasjonen nå kan bruke ressursene på å bevare en profesjonsnær utdanning i samarbeid med næringsliv og industri, samt bruke tiden sin i gode forhandlinger med NTNU fremfor en intern omorganisering. Fakultetsstrukturen i NTNU er nå oppe til vurdering, og resultatet av denne kan stå i motsetning til våre vurderinger og anbefalinger mht ny instituttstruktur i HiST2020. For å ivareta sikker drift i HiST kan det være en stor fordel å utsette gjennomføring av ny instituttstruktur på AFT til årsskiftet. På bakgrunn av ovennevnte anbefaler derfor utredningsgruppen en forskyvning av implementering av ny instituttstruktur frem til 1.1.2016. 10.11.2014 side 7 av 7