Vedlegg 2 Administrative bestemmelser Rammeavtale for levering og analyse av Sporfilmer til måling av radon Side 1 av 5
1 Gyldighet Bestemmelsene i dette dokumentet gjelder alle leveranser til Etat for eiendom, samt andre enheter i Bergen kommune der annet ikke er avtalt spesielt. 2 Fordeling av oppdrag ved enkeltstående rammeavtale 2.1 Oppdrag med estimert verdi under 100 000 Oppdrag der den estimerte verdien anslås til å være under 100 000 NOK eks. mva, vil bli tildelt direkte til avtalepart. Dersom den valgte leverandøren av ulike grunner ikke kan foreta en leveranse, har oppdragsgiver anledning til å hente inn tilbud fra andre leverandører. 2.2 Oppdrag med estimert verdi over 100 000 Ved oppdrag med estimert verdi over 100.000 NOK eks. mva, forbeholder Bergen kommune seg retten til å vurdere å utlyse oppdraget separat i åpen konkurranse. 3 Fordeling av oppdrag ved parallelle rammeavtaler 3.1 Oppdrag med estimert verdi under 100 000 Dersom den valgte leverandøren av ulike grunner ikke kan foreta en leveranse, har oppdragsgiver anledning til å benytte en av de andre rammeavtalepartnerne. 3.2 Oppdrag med estimert verdi over 100 000 Ved oppdrag med estimert verdi over 100.000 NOK eks. mva, forbeholder Bergen kommune seg retten til å vurdere hvilket av de følgende alternativene som vil være mest gunstig: a) Separat konkurranse Oppdraget lyses ut separat i åpen konkurranse. Det vil være mulighet for deltagelse for leverandører med rammeavtale. b) Minikonkurranse innenfor rammeavtalene Dersom Bergen kommune finner det mest gunstig å benytte rammeavtale for et oppdrag over 100 000 NOK eks. mva, vil det bli fordelt ved en såkalt minikonkurranse. Alle de valgte leverandørene vil da bli invitert til å levere et tilbud på det bestemte oppdraget. Denne konkurranseformen er nærmere beskrevet under konkurransegrunnlagets pkt 2.1.3. Tildelingskriterier for valg av leverandør for slike oppdrag er beskrevet i punkt 6.5. 4 Leveringsbetingelser 4.1 Tidsfrister og dagmulkter Ordinære oppdrag skal være mulig å bestille mellom kl 07.00 og 15.00 på hverdager. Leveringstid på sporfilmene fra bestilling til levering skal ikke overstige 2 uker. Side 2 av 5
Leverandør er pliktig til å informere om leveranser de ikke kan levere innen fristen snarest mulig. Analyser av de innsendte sporfilmene skal utføres fortløpende og resultatene skal leveres til Etat for eiendom, Bergen kommune, elektronisk innen 6 uker etter innlevering. Tidsfristene er dagmulktbelagt slik at det løper en dagmulkt på kr 1000,- pr kalenderdag inntil levering er skjedd. Dagmulkten løper i inntil 30dager etter avtalt levering. Forsinkelser ut over dette anses som vesentlig mislighold som gir oppdragsgiver rett til å heve kontrakten, og kreve erstatning for det lidte tap utover maksimal dagmulkt. 4.2 Bestilling Ordinære oppdrag vil bli bestilt av oppdragsgiver, som avrop på rammeavtale innen normal arbeidstid. 4.3 Avbestilling av oppdrag Oppdragsgiver kan avbestille oppdrag. Avbestilling skal gjøres skriftlig. Leverandøren har rett på honorar for arbeid som er utført før avbestilling har funnet sted. 4.4 Endring av oppdrag Oppdragsgiver kan når som helst endre oppdragets omfang. Endring skal gjøres skriftlig. Dersom endringen innebærer en vesentlig utvidelse av oppdraget, skal oppdragsgiver drøfte endringen med leverandør før endring finner sted. 5 Fakturering BK ønsker primært å motta alle fakturaer elektronisk og forbeholder seg rett til å kreve efaktura levert på nærmere spesifisert format i løpet av avtaleperioden. Inntil annet er avtalt, skal det faktureres på papir, som beskrevet i punkt 5.2 Leverandøren skal ikke innføre nye eller endrede faktureringsmåter eller faktureringsformater som medfører ekstra kostnader for BK etter at kontrakten er trådt i kraft. Endringer knyttet til faktureringsmåter eller faktureringsformater, både i papirformat og elektronisk, skal godkjennes skriftlig av BK før de trer i kraft. 5.1 efaktura Oppdragsgiver er i gang med innføring av elektronisk fakturatjeneste, jfr. NS4145:2008 fra sine leverandører. For Leverandører vil dette innebære ansvar for å benytte til enhver tid gjeldende offentlige standard meldingsformat for faktura til offentlige virksomheter. Løsningen må være leverandøruavhengig. Partene dekker hver for seg egne kostnader ved bruk av elektroniske fakturatjenester. Det kan bli avtalt en egen framdriftsplan for innføring av efaktura. Side 3 av 5
Dersom Leverandøren benytter meldingssentral for formidling av elektroniske fakturaer, må Leverandøren dekke de kostnader som BK blir belastet med som følge av en eventuell avtaleinngåelse med meldingssentralen. Dette gjelder etableringskostnader, månedlige driftskostnader og transaksjonskostnader pr. faktura (listen er ikke uttømmende). 5.2 Papirfaktura Inntil annet er avtalt skal alle fakturaer sendes på papir til felles fakturamottak på følgende adresse: Bergen kommune, LRS Bergen kommunale bygg Serviceboks 7880 5020 Bergen Krav som må oppfylles ved utstedelse av papirfaktura: Sort skrift på hvit bakgrunn Fast oppsett på fakturaen Faktura skal merkes med bestillers navn og ressursnr. (5 siffer) eller ordrenr. (8 siffer) som er påført elektroniske bestillinger via ehandelsløsningen til BK. Avvik fra overnevnte krav skal godkjennes av BK før de trer i kraft, slik at ikke BK får problemer ved innskanning av fakturaene. Fakturaene skal være spesifiserte mht. medgått materiell og arbeidstimer, og skal alltid inneholde en referanse til arbeidssted. 6 Betalingsbetingelser All fakturering skal skje på grunnlag av dokumentert utført arbeid. Betaling forfaller 30 dager etter korrekt faktura er utstedt. Dersom ikke annet er avtalt skal alle kostnader i forbindelse med et oppdrag faktureres samlet. For oppdrag av mer enn 3 måneders varighet vil det normalt bli åpnet for delbetaling underveis i leveringsperioden, fortrinnsvis knyttet opp mot konkrete delleveranser av selvstendig økonomisk verdi for oppdragsgiver. Dette vil bli nærmere beskrevet i konkurransegrunnlaget for den enkelte minikonkurranse. 7 Elektronisk handel Oppdragsgiver har tatt i bruk Markedsplassen ehandel.no for å foreta bestillinger på en rekke vareområder. For en nærmere beskrivelse av Markedsplassen ehandel.no, henvises det til nettstedet www.ehandel.no. Løsningen er foreløpig i liten grad tilrettelagt i forhold til tjenestekjøp, minikonkurranser og lignende, men oppdragsgiver vil arbeide for å tilrettelegge løsninger som muliggjør elektroniske bestillinger på alle områder. Det forutsettes derfor at leverandøren kan tilpasse seg elektronisk handel, dersom oppdragsgiver gjennomfører dette i avtaleperioden. Side 4 av 5
8 Krav til statistikkmateriale Leverandøren skal uoppfordret levere statistikker for siste halvår senest 31. juli (for perioden f.o.m. januar t.o.m. juni) og 31. januar (for perioden f.o.m. juli t.o.m. desember) Statistikken skal leveres på elektronisk format, på et format som er både lesbart og redigerbart for BKB. Følgende statistikker skal leveres: Halvårlig statistikk: Totalvolum i kroner og mengde Totalt antall fakturaer i perioden og gjennomsnittlig ordrestørrelse. Totalt kjøp av materiale i perioden, fordelt på produkter og produktgrupper. Totalt timeforbruk og arbeidskostnad i perioden. Hensikten med statistikker er at enheter skal være bevisst sin bruk av de ulike ressurser. Side 5 av 5