Bruk av reiserekning i Agresso

Bruk av reiserekning i Agresso Generell saksgang: 1. Reiserekning på web skal fyllast ut av den tilsette. 2. Når reiseregning er ferdig utfylt, skal den tilsette skrive ut reisebilag og stifte kvitteringar på baksida av reisebilaget. 3. Reisebilaget skal sendast direkte til lønskontoret, ikkje via leiar. 4. Leiar skal kontrollere og godkjenne reiseregning i Agresso web. 5. Lønskontoret godkjenner reiserekninga når dei har mottatt reisebilag. Reisebilag må difor alltid skrivast ut. 6. Utbetaling av reiserekningar er den 12. og den 25. kvar månad. Lønslipp på reise vert sendt ut på epost. Logg på/opne Agresso Self Service: 1. Vel tilsetteportal, eventuelt leiarportal. 2. Klikk på reiseweb. http://agresso/agresso Versjon 1.0 dato: 26.11.09 Side 1

Brukarnamn: Skriv inn ident (same som pålogging pc) Firma: 22 Passord: Ved første innlogging skriv inn agresso. Du vil etterpå få beskjed om å lage nytt passord. Om du får problem med ident eller passord, må du kontakte kundesenteret IKT. Versjon 1.0 dato: 26.11.09 Side 2

Registrering av reiserekning 1. I menyen til venstre ligger modulen Reiseregning/Utlegg. Klikk på menypunktet: Tid og utlegg 2. Du får då opp eit nytt menypunkt øvst til venstre i skjermbildet som heiter Reiserekning/Utlegg: 3. Klikk på + for å få fram detaljar. 4. Klikk på Reiserekning for å få fram registreringsbilete: 5. Det er fire skiljekort i registreringsbildet. 1.Generell 2.Reise 3.Utlegg 4.Sammendrag Versjon 1.0 dato: 26.11.09 Side 3

Skillekort 1: GENERELT 1. Det første du gjer er å finne ut kva for reisetype reisa er. I feltet reisetype kan du velje dei ulike reisetypane som er definert. 2. Deretter vel du føremålet med reisa. (t.d. kurs i Bergen). 3. Fyll inn inn reiserute i feltet beskrivelse Desse felta er obligatoriske. Dersom du vil skrive ein kommentar, til dømes har fått reiseforskot, kan dette skrivast i feltet kommentar. Versjon 1.0 dato: 26.11.09 Side 4

Skillekort 2. REISE I dette skillekortet skal du skrive opplysningar om kva land du reiste i, når du reiste, og i tillegg opplysningar om kostfrådrag og eventuelt netter med privat overnatting. Nokre felt vil vere utfylt på førehand, men alle felt skal kontrollast og eventuelt korrigerast! 1. I feltet destinasjon angir du kva land du har reist. Valet her er avgjerande for utrekning av diett etter staten sine satsar. 2. I dei neste felta oppgir du start og slutt tidspunkt for reisa. Dette skal skrivast med dato og klokkeslett. Når du legg inn start- og sluttidspunkt vil systemet automatisk rekne ut diett. Det vil du sjå på skillekort 3. Versjon 1.0 dato: 26.11.09 Side 5

3. Når informasjon om reisetid er lagt inn, klikkar du på: Her vil alle måltida som er omfatta av reisa di kome fram. Du skal markere dei måltida som du ikkje betaler sjølv. I utgangspunktet vil alle måltida vere markert. (dvs. ta vekk dei måltida du ikkje har fått dekka) 4. Dersom du har overnatta privat, skal dette skrivast i feltet Netter privat overnatting. Deretter må ein velje Privat overnatting (m/kokemulighet) I vårt døme har vi overnatta på hotell. Vi har fått lunch 02.10. og frukost/lunch 03.10 Kostfrådraget skal då vere fylt ut på følgjande måte: Kontroller at antal gratis måltid er rett, bekreft med ok. Dersom det er feil, gå tilbake til førre bilde og rett. Versjon 1.0 dato: 26.11.09 Side 6

Skillkort 3. UTLEGG Her kjem utrekna diett fram. Dersom du har andre utlegg på reisa som skal dekkjast, skal desse utlegga skrivast på dette skillekortet. F.eks. hotellutgifter, km-godtgjersle, taxi, fly etc. Obs! 2 typar km-godtgjersle. Bruk yrkesreiser om det er reise i samband med utføring av arbeid og arbeidsreise om det er reise mellom heim og arbeidsstad. Dei linjene som ligg der allereie kjem av diettberekninga. For å leggje til ytterlegare utleggslinjer, klikk på Legg til. Du får då opp eit felt der du skal angi utleggstype: Versjon 1.0 dato: 26.11.09 Side 7

DØME HOTELL: Dersom du har utlegg for hotell, vel du utleggstypen Hotell. I feltet Dato skriv du dato for første natta på hotell. I feltet Beskrivelse skal namn og adresse på hotell fyllast ut. Dette er obligatorisk. I feltet Beløp gir du opp kor mykje hotellet kosta. Versjon 1.0 dato: 26.11.09 Side 8

Reiserekninga blir i utgangspunktet belasta di avdeling. Dersom den skal belastast ei anna avdeling, eller eit prosjekt, må du trykkje på kontering, og fylle inn med riktige verdiar i ulike felt. Versjon 1.0 dato: 26.11.09 Side 9

FLYBILLETTAR: Vel utleggstype flybillett og fyll ut dato og beløp. ANDRE UTLEGGSTYPAR: For andre utleggstypar, vel riktig utleggstype og fyll ut i samsvar til skjermbildet. Når du har fylt ut alle utlegg, klikk på Versjon 1.0 dato: 26.11.09 Side 10

Skillekort 4: SAMMENDRAG. På det siste skillekortet får du et samandrag av reiseregninga. Kontroller at alt er fylt ut riktig. Når du er sikker på at reiseregninga er korrekt, endrar du status frå UTKAST til KLAR. Deretter lagrar du reiseregninga ved å klikke på Du sender då samstundes reiseregninga vidare til næraste overordna (den som skal godkjenne reisa). Versjon 1.0 dato: 26.11.09 Side 11

Reisa får då et bilagsnummer: Vel førehandsvisning utskrift. Skriv deretter ut reisebilag. Reisebilag (og reiser som er utan bilag) skal alltid sendast direkte (ikkje via leiar) til lønskontoret. Dater og signer på utskrifta. Leiar skal ikkje skrive på denne. Stift kvitteringar på baksida av utskrifta og lever til lønskontoret. Små bilag limast eller heftast på eigne ark. Bruk ikkje binders! Utlegg skal dokumenterast! Reiserekninga er no sendt elektronisk for attestasjon til din næraste leiar. Merk: Det er berre daterte og signerte reiseregningar som det er levert bilag på, og som er godkjend av leiar, som blir utbetalt. Versjon 1.0 dato: 26.11.09 Side 12

Spørring på arbeidsflyt-hvor befinner reiseregningen seg i systemet? Klikk på Spørring arbeidsflyt-reiserekning. Du får då opp dette bilete. Vel under feltet Status arbeidsflyt lik, etter kva du ønskjer å søke på. I vårt tilfelle ønskjer vi å sjå kvar reiserekninga finst i arbeidsflyten. Vel Arbeidsflyt pågår Trykk søk Versjon 1.0 dato: 26.11.09 Side 13

Dette bilete viser kvar reiseregninga finst i flyten. Sjå under Eier av oppgave. I dette tilfellet er næaste leiar Reise 2 Dei andre reisene er komen til Lønn Versjon 1.0 dato: 26.11.09 Side 14

Avviste reiserekningar Leiar/løn ser at det er manglar med reiserekninga. Døme: Reisa skal belastast anna avdeling/originalkvitteringar manglar. Reiseregninga blir då sendt i retur til den reisande med kommentar om årsak. For å sjekke avviste reiserekningar: Vel Mine oppgåver og sjå under arbeidsflytoppgaver. Klikk på den du ønskjer å sjå. Følgjande bilete viser med kommentar, dato og klokkeslett Gjer endringa og skriv ein kommentar i kommentarfeltet. Vel Lagre og reiserekninga blir sendt på ny. Versjon 1.0 dato: 26.11.09 Side 15

For å søkja opp ei reiserekning som ligg som utkast (kladd) Du kan henta opp igjen ei reiserekning som ligg som utkast (kladd) Klikk på åpne Versjon 1.0 dato: 26.11.09 Side 16

Klikk på dei tre prikkane til høgre for bilagsnummer (eller set inn bilagsnummeret). Klikk deretter på søk for å få fram alle reiserekningane som ikkje er bokførte av lønn Du får då opp alle reiserekningar som ikkje er ferdig bokført. Du kan endra på dei som ligg som utkast. Klikk på rett linje, så får du opp reiserekninga. Du endrar deretter status til klar og klikkar på lagre. Viss du må endra på ei reiserekning som ligg hjå leiar eller hjå lønn, så ber du leiar eller lønn om å avvise reiserekninga, slik at du får den tilbake. Versjon 1.0 dato: 26.11.09 Side 17

Køyrebok Skal du fylle ut køyrebok, gå inn i reiseregninga på same måte som vist tidlegare, men når du kjem til feltet Reisetype vel du: C Køyrebok. Du fyller ut føremål og beskrivelse på reisene, Klikk neste steg Og du kjem rett til skillekort 3 utlegg. Vel Legg til og vel Utleggstype Fyll ut dato og tal km pr. dag pluss eventuelle andre utlegg. Gå til skillekortet Samendrag. Ønskjer du å leggje inn fleire turar i køyreboka, lagrar du dette som eit utkast. Du får tildelt bilagsnummer som du treng for å hente opp den påbegynte køyreboka. Versjon 1.0 dato: 26.11.09 Side 18

Hente opp køyrebok/kladden: Gå inn på same måte som for å registrere ei reiserekning. Klikk på Åpne Fyll inn bilagsnummer Trykk Tab og du opnar køyrebok. Du kan då leggja inn fleire reiser Når du har lagt inn så mange turar du vil ha med i køyreboka, gå til skillekort 4 Sammendrag. Endre Status frå utkast til klar Trykk Lagre Versjon 1.0 dato: 26.11.09 Side 19

Godkjenning hos Attestant/Anviser Reiserekningane blir godkjend av leiar. Leiar kan til dømes vere definert som ansvarleg for ein koststad. Dersom dette er tilfelle, vil leiar få alle reiserekningane som er kontert på sin koststad til godkjenning. Dersom du har ei reiserekning til godkjenning, vil du få ei linje i oppgåvelista som heiter Arbeidsflytoppgaver. Klikk på Godkjenn reiseregning og du vil få opp de reiserekningane som ligg til godkjenning. Klikk på reisa du vil godkjenne for å få fram detaljar Det må kontrollerast at: Reisa er gjennomførd og at di avdeling som skal dekkje denne reisa. At reisa skal belastast din kostnadsstad evt. prosjektnummer. Dersom alt ser greitt ut vel Godkjenn, og reiseregninga går vidare til løn. Dersom du ikkje vil godkjenne ei reise, vel du Avvise. Når du trykkjer på denne vil ein boks der du kan fylle inn kommentar/årsak til avvisinga visast. Legg inn kommentar, trykk Avvis, og reiserekninga går tilbake til den tilsette. Versjon 1.0 dato: 26.11.09 Side 20