Kvalifikasjonsgrunnlag Konkurransen trinn 1 Konkurranse med forhandling i to trinn for å anskaffe "kjøp av bedriftshelsetjeneste" Innleveringsfrist: 19.11.2012, kl. 12.00 Kunngjort i Doffin den 18. 10. 2012 Norges forskningsråd, 1.10.2012 Saksnr: 12/9660
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Tilbudsinnbydelse...3 1.1 Generell beskrivelse av oppdraget... 3 1.2 Om oppdragsgiver... 3 1.3 Underleverandører... 3 1.4 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.5 Tentativ fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen... 4 1.6 Kunngjøring... 4 1.7 Kontraktsperiode... 4 1.8 Innholdet i kvalifikasjonsgrunnlaget... 4 1.9 Tilleggsopplysninger og spørsmål... 4 1.10 Rettelser, suppleringer eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget... 5 1.11 Generelle opplysninger og vilkår... 5 2 Regler for gjennomføring av konkurransen...5 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 5 2.2 Innlevering av kvalifikasjonssøknaden... 5 2.1 Søknadsfrist... 5 2.2 Opplysningsplikt... 6 2.3 Kontaktperson... 6 2.4 Struktur og utforming av kvalifikasjonssøknaden... 6 2.5 Ønsket presentasjonsform... 6 3 Krav til leverandørene...7 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav... 7 3.2 Prinsipper for utvelgelse blant de kvalifiserte... 7 3.3 Obligatoriske krav... 7 3.4 Andre kvalifikasjons krav for denne konkurransen... 8 4 Oppdragsgivers behandling av kvalifikasjonssøknadene...8 4.1 Åpning... 8 4.2 Avvisning/avlysing... 9 4.3 Invitasjon til å inngi tilbud videre deltakelse i konkurransen, begrunnelse og klageadgang... 9 5 Vedlegg...9 Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling i to trinn etter FoU del l og lll 2
1 Tilbudsinnbydelse 1.1 Generell beskrivelse av oppdraget Norges forskningsråd ved Divisjon for administrasjon og HR-avdelingen, innbyr til konkurranse med forhandling i to trinn i forbindelse med inngåelse av avtale for kjøp av bedriftshelsetjeneste ref kunngjøring i Doffin 18.10.12. 1.2 Om oppdragsgiver Norges forskningsråd (Forskningsrådet) er et nasjonalt forskningsstrategisk og forskningsfinansierende organ. Forskningsrådet er den viktigste forskningspolitiske rådgiveren for regjeringen, departementene og andre sentrale institusjoner og miljøer med tilknytning til forskning og utvikling (FoU). Forskningsrådet arbeider for et økonomisk og kvalitetsmessig løft i norsk FoU og for å fremme innovasjon, i samspill mellom forskningsmiljøene, næringslivet og den offentlige forvaltningen. Forskningsrådet skal identifisere behov for forskning og foreslå prioriteringer. Gjennom målrettede finansieringsordninger skal Forskningsrådet bidra til å sette i verk nasjonale forskningspolitiske vedtak. Rådet skal fungere som en møteplass mellom forskere, brukere av forskning og de som finansierer forskning, og skal bidra til internasjonalisering av norsk forskning. Forskningsrådet er organisert i en administrativ divisjon og fire fagdivisjoner: Divisjon for vitenskap, Divisjon for energi, ressurser og miljø, Divisjon for samfunn og helse og Divisjon for innovasjon. Administrasjonen av de til sammen nær hundre forskningsprogrammene og finansieringsordningene som Forskningsrådet bestyrer, er fordelt mellom de fire fagdivisjonene. Forskningsrådet har omlag 460 ansatte. For ytterligere informasjon vises det til www.forskningsradet.no. Oppdragsgivers firmanavn og kontaktperson Firmanavn: Norges forskningsråd Navn: Cecilie Skrede Jahren Postadresse: Postboks 2700, St. Hanshaugen, 0131 Oslo Besøksadresse: Stensberggt. 26, 0171 Oslo e-post: csj@forskningsradet.no Telefon: 22 03 70 00 Telefaks: 1.3 Underleverandører Det er anledning til å inngi tilbud som omfatter bruk av underleverandører. Disse skal oppgis i tilbudet, med dokumentasjon knyttet til kravene for alt personell som tilbys og tilfredsstille alle de obligatoriske kvalifikasjonskravene. Underskrevet forpliktelseserklæring fra underleverandører skal vedlegges. Avtaleparten er ansvarlig overfor Forskningsrådet for leveranser utført av underleverandører, på samme måte som for egne leveranser. 1.4 Anskaffelsens formål og omfang Forskningsrådet ønsker seg en bedriftshelsetjeneste som fokuserer på forebyggende tiltak som sikrer våre ansatte et godt fysisk og psykososialt arbeidsmiljø på arbeidsplassen. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling i to trinn etter FoU del l og lll 3
1.5 Tentativ fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt tid for (dato/uke/kl.) Aktivitet Prekvalifisering (Trinn 1) 18.10.2012 Kunngjøring av konkurranse 30.10.2012 Frist for spørsmål til prekvalifisering 19.11.2012 kl. 12.00 Søknadsfrist Uke 47 Uke 47/48 Evaluering av kvalifikasjoner Tilbakemelding Konkurranse (trinn 2) Utsendelse av konkurransegrunnlag med invitasjon til videre deltakelse Uke 47/48 12.12.2012 kl. 12.00 Frist for å stille spørsmål 2.1.2013 kl. 12.00 Tilbudsfrist Uke 1 til 3 2013 Evaluering av tilbudet og forhandlinger 25.1.2013 Utsendelse av tildelingsbrev 8.2.2013 kl. 12.00 Klagefrist 12.2.2013 Kontraktsinngåelse 1.3.2013 Oppstart av kontrakt 1.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, se www.doffin.no 1.7 Kontraktsperiode Avtalene inngås for perioden1.3.2013 31.12.2016 Opsjon på forlengelse av kontrakten For kontrakten gjelder opsjon for Forskningsrådet til å forlenge kontrakten for ytterligere ett år på uendrede vilkår. 1.8 Innholdet i kvalifikasjonsgrunnlaget Kvalifikasjonsgrunnlaget består av dette dokumentet samt: Vedlegg 1: Forpliktelseserklæring leverandører i sammenslutning / faste underleverandører Vedlegg 2: Habilitetserklæring 1.9 Tilleggsopplysninger og spørsmål Dersom leverandøren oppdager feil i kvalifikasjonsgrunnlaget eller det ikke gir tilstrekkelig veiledning, eller at leverandøren har spørsmål vedrørende forståelsen av innholdet og anskaffelsen for øvrig, kan han be om svar hos oppdragsgiver. Ovennevnte henvendelser sendes pr e-post til Forskningsrådets kontaktperson innen 30.10.2012, kl. 15:00. E-post skal være merket Bedriftshelsetjenester - prekvalifisering. Spørsmål og svar vil bli anonymisert og meddelt skriftlig via Doffin til alle interessenter. Spørsmål/henvendelser som mottas etter angitt frist vil ikke bli besvart. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling i to trinn etter FoU del l og lll 4
1.10 Rettelser, suppleringer eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg rett til å foreta mindre vesentlige rettelser, suppleringer og endringer av kvalifiseringsgrunnlaget fram til den fastsatte tilbudsfristens utløp. Dersom endringene likevel viser seg å være av en art som gjør det vanskelig for tilbyder å ta hensyn til dem i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige tilbydere skal varsles om en evt. slik forlengelse. Eventuelle oppdateringer av kvalifikasjonsgrunnlaget vil bli meddelt samtlige interessenter via Doffin. 1.11 Generelle opplysninger og vilkår Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer i Forskningsrådet hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. Utgifter som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert. Mottatte tilbud vil ikke bli returnert. 2 Regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402, samt de bestemmelser som fremgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som en konkurranse med forhandling i ett trinn etter forskriftens Del I og Del III (over EØS- terskelverdi). Denne prosedyreformen gjennomføres i to trinn, ved at leverandørene sender inn dokumentasjon for kvalifikasjonskravene sammen med tilbudet. Forskningsrådet vurderer først hvilke leverandører som har oppfylt kvalifikasjonskravene, dvs. de minimumskrav oppdragsgiver har satt til leverandørenes kvalifikasjoner. Dernest vurderer Forskningsrådet tilbudene fra de kvalifiserte leverandørene opp mot tildelingskriteriene før det gjennomføres forhandlinger. 2.2 Innlevering av kvalifikasjonssøknaden Kvalifikasjonssøknaden skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Søknaden skal avgis i lukket forsendelse og være merket Kvalifikasjonssøknad for bedriftshelsetjeneste v/cecilie Skrede Jahren. Kvalifikasjonssøknaden skal være på norsk og leveres i 2 papireksemplarer. Søknaden skal også leveres elektronisk på minnepinne (Word/Excel-format, evt. Pdf-format). Leverandør har ansvar for at papirversjon og elektronisk versjon er like. Ved motstrid, rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Kvalifikasjonssøknaden skal leveres til resepsjonen i Norges forskningsråd, Stensberggata 26 eller sendes til: Norges forskningsråd, Postboks 2700 St. Hanshaugen, 0131 Oslo. Kvalifikasjonssøknaden skal ikke leveres som e-post. 2.1 Søknadsfrist Siste frist for innlevering av kvalifikasjonssøknad er 19.11.2012 kl. 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling i to trinn etter FoU del l og lll 5
Tilbyder er selv ansvarlig for at søknad, uavhengig av leveringsmåte, ankommer Forskningsrådet innen angitt tidsfrist. Forskningsrådet tar ikke ansvar for eventuelle forsinkelser i postgang eller liknende. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.2 Opplysningsplikt Forskningsrådet vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller søknad avvises, samtlige søknader forkastes eller konkurransen avlyses. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for avvisningen, forkastelsen eller avlysningen. Forskningsrådet plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 2.3 Kontaktperson Kvalifikasjonssøknaden skal inneholde informasjon om én fast hovedkontaktperson i tillegg til eventuelt øvrig personell. 2.4 Struktur og utforming av kvalifikasjonssøknaden Leverandørenes søknad skal bestå av: 1. Følgebrev 2. Søknad med vedlegg 2.4.1 Følgebrev Følgebrevet skal være datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å binde tilbyder/leverandør. Brevet skal for øvrig inneholde: Leverandørens fulle navn og adresse Leverandørens organisasjonsnummer Leverandørens kontaktperson (i forbindelse med anbudskonkurransen) med telefonnummer og e-postadresse. 2.5 Ønsket presentasjonsform Søknaden skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling i vedlegg som beskrevet nedenfor. Dokumentasjon Skilleark Signert følgebrev 1 Skatteattest, jf. punkt 4.2 2 Merverdiavgiftsattest, jf. punkt 4.2 3 HMS-egenerklæring (se vedlegg), jf. punkt 4.2 4 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. punkt 5 3.5.1 Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk stilling, jf. punkt 6 3.5.2 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. punkt 7 3.5.3 Underskrevet forpliktelseserklæring, jfr pkt 1.8 8 Underskrevet habilitetserklæring, jfr pkt 1.8 9 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling i to trinn etter FoU del l og lll 6
3 Krav til leverandørene 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller krav til leverandørene. Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som leverandørene må oppfylle for å delta i konkurransen om den aktuelle anskaffelsen. Formålet med å stille kvalifikasjonskrav er å sikre at leverandøren teknisk, organisatorisk, økonomisk og finansielt har det nødvendige grunnlaget for å gjennomføre kontrakten. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil bli invitert til å delta i den videre konkurransen. 3.2 Prinsipper for utvelgelse blant de kvalifiserte Under forutsetning av at Forskningsrådet mottar tilstrekkelig antall kvalifiserte søknader, tas det sikte på at 3 kvalifiserte virksomhetene skal inviteres til å inngi tilbud. (Jf. forskrift om offentlige anskaffelser del III, 17-6). Begrensningen av antall deltakere (utvelgelsen blant de kvalifiserte) vil bli gjort ut fra en vurdering av hvem av leverandørene som er relativt best kvalifisert i forhold til de tekniske og faglige kvalifikasjonskravene eller ut i fra en sammensetning av leverandører som sikrer den beste konkurransen i trinn to. Når søknadsfristen er utløpt, vil Forskningsrådet rangere søknadene i henhold til de overnevnte kvalifikasjonskriteriene. 3.2.1 Vekting av tekniske og faglige kvalifikasjonskrav Tekniske og faglige kvalifikasjonskrav vektes som følger: Gjennomføringsevne og kapasitet Leverandørens spisskompetanse Reisetid/avstand arbeidssted - bedriftshelsetjeneste 3.3 Obligatoriske krav Dokumentasjonskravene referert i etterfølgende punkter gjelder også for eventuelle underleverandører. Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Skatteattest ordnede forhold med hensyn til skatte- og Merverdiavgiftsattest (attest for betalt merverdiavgift) merverdiavgiftsinnbetaling Næringsdrivende kan bestille skatteattest for skatt og for merverdiavgift på ett sted. Du kan enten henvende deg til ditt lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. Se: www.skatteetaten.no Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring Se: http://www.anskaffelser.no/filearchive/hms-egenerklaering.doc Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling i to trinn etter FoU del l og lll 7
3.4 Andre kvalifikasjons krav for denne konkurransen 3.4.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling: Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Dokumentasjon som viser at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.4.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på tilstrekkelig siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig økonomisk evne til å godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Forskningsrådet vil i tillegg kunne gjennomføre kunne innhente egen kredittvurdering der dette er hensiktsmessig. kontraktsforpliktelsene 3.4.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Selskapets spisskompetanse innen de ulike felt, med referanse til offentlige og private kunder av en viss størrelse. Vi legger også vekt på erfaring og kjennskap til kunnskapsbedrifter, herunder organisering av arbeid i åpne landskap. Selskapet må ha tilstrekkelig kapasitet og tilgjengelighet for å betjene Forskningsrådet. Reisetid/avstand Oversikt over foretakets viktigste tilsvarende leveranser de siste tre år som er utført av personer ansatt på det nåværende tidspunkt i bedriften. En kort beskrivelse av leverandørens gjennomføringsevne (for den aktuelle type oppdrag) og kapasitet vedlegges. Total reisetid må ikke overstige 30 minutter fra Forskningsrådet til bedriftshelsetjeneste med offentlig kommunikasjonsmiddel. (Stensberggata 26, frem til juni 2014 og Drammensveien 288, fra og med juli 2014). Vi forbeholder oss retten til å selv sjekke ut reisetid med Ruter. 4 Oppdragsgivers behandling av kvalifikasjonssøknadene 4.1 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning. Kvalifikasjonssøknadene åpnes så snart fristen for innlevering er utløpt. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling i to trinn etter FoU del l og lll 8
4.2 Avvisning/avlysing Forskningsrådet vil avvise for sent innkomne kvalifikasjonssøknader. For øvrig gjelder bestemmelsene i forskriften 20-12. Ved en eventuell avlysning av konkurransen vil alle tilbydere få skriftlig meddelelse. Evt. avlysning før søknadsfristen vil bli meddelt samtlige tilbydere på e-post til oppgitt kontaktperson. 4.3 Invitasjon til å inngi tilbud videre deltakelse i konkurransen, begrunnelse og klageadgang Det er bare de som er kvalifisert som vil bli invitert til å delta i trinn 2 i konkurransen Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt en frist for å påklage beslutningen til Forskningsrådet. 5 Vedlegg Vedlegg 1: forpliktelseserklæring Vedlegg 2: habilitetserklæring Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling i to trinn etter FoU del l og lll 9