1
Innhold Innholdsfortegnelse Innhold... 2 Innledning... 4 Bakgrunn... 4 Gjennomført arbeid... 4 Overordnende intensjoner... 4 Planlagt prosess videre... 4 Beskrivelse av ønsket løsning... 5 Innledning... 5 Prosesser som skal understøttes... 5 Overordnet løsnings arkitektur... 5 Innledning... 5 Overordnet forslag til arkitektur... 6 Brukergrensesnitt... 7 Modulbasert oppbygging... 7 Integrasjonsplattform... 7 Integrasjons- og rapporteringsbehov... 7 Behov for arkivering av individuelle opplæringsplaner (IOP)... 9 Overordnede funksjonelle behov... 9 Innledning... 9 Overordnede behov... 9 Fagadministrasjon... 9 Sentrale behov knyttet til fagadministrasjon:... 9 Læreradministrasjon... 10 Sentrale behov knyttet til ansattadministrasjon:... 10 Elevadministrasjon... 10 Sentrale behov knyttet til elevadministrasjon... 10 Eksamensadministrasjon... 11 Sentrale behov knyttet til eksamensadministrasjon:... 11 2
Rom- og ressursstyring... 11 Sentrale behov knyttet til rom og ressursstyring:... 11 Stillingsplanlegging / arbeidsplan... 11 Sentrale behov knyttet til stillingsplanlegging:... 11 Arbeidsplan... 12 Administrasjon av vikarer og ansattfravær... 12 Sentrale behov knyttet til administrasjon av vikar og ansattfravær:... 12 3
Innledning Formålet med denne veiledende kunngjøringen er å informere markedet om en fremtidig anskaffelse knyttet til et nytt skoleadministrativt system i Askøyskolen. Askøy kommune er skoleeier for grunnskolene i Askøy, Kulturskolen og Voksenopplæringen. Askøy kommune vil i tillegg invitere med Fjell, Øygarden og Sund kommuner til å delta i konkurransen. Det er tre ulike scenarier: 1: Askøy kommune alene. 2: Askøy kommune sammen med Fjell-, Øygarden- og Sund kommuner. 3: Askøy kommune og et utvalg av de 3 øvrige kommuner. Det antas at omfanget vil bli avklart etter dialogkonferansen. Bakgrunn I januar 2013 behandlet kommunens IKT utvalg et prosjektforslag fra Fagavdeling skole. Formålet med prosjektet var å gjennomføre en forstudie for anskaffelse av nytt skoleadministrativt system (SAS) for kommunen. Bakgrunn for initiativet var et ønske om å erstatte dagens enkle skoleadministrative system, og bidra til mer ensartede skoleadministrative arbeidsprosesser i hele undervisningssektoren i Askøy kommune. Forstudien skulle utrede om mer moderne system og standardiserte arbeidsprosesser kan bidra til bedre kvalitet i skolens administrative arbeid. Gjennomført arbeid I perioden februar 2013 til november 2013 ble det gjennomført en forstudie. Forstudien har kartlagt dagens skoleadministrative prosesser, identifisert utfordringer knyttet til disse, samt definert fremtidens behov i et overordnet kravdokument. Forstudiens resultater er basert på data innhentet fra skolebesøk og brukerundersøkelser. Forstudien ble ferdigstilt i november 2013 og et sammendrag av gjennomført arbeid, vurderinger og anbefalinger ble presentert for kommunens IKT utvalg mars 2014. Overordnende intensjoner Intensjonen er at Fagavdeling skole skal kunne samles om anskaffelse av en felles hyllevareløsning for skoleadministrasjon. Løsningen skal tilfredsstille grunnskolens behov, og bør ha moduler for kulturskole og voksenopplæring. Planlagt prosess videre Planlagt prosess videre er illustrert i figuren under (Figur 1) Faser i prosjektet 2014 Q2 2014 Q3 2014 Q4 2015 Q1 2015 Q2 2015 Q3 0. Planlagt administrativt vedtak 1. Forprosjekt 2. Anskaffelse 4
3. Systeminnføring Figur 1: Tentativ tidsplan for anskaffelse av felles skoleadministrativt system Anskaffelsen forutsetter administrativt vedtak. Forprosjektet skal detaljere anskaffelsens endelige omfang. Basert på den tentative tidsplanen er intensjonen å utlyse anskaffelsen høst 2014. Beskrivelse av ønsket løsning Innledning Dette kapitlet beskriver, på overordnet nivå, hvilke behov som ønskes dekket gjennom fremtidens skoleadministrative system. Prosesser som skal understøttes De funksjonelle behovene er gruppert etter et rammeverk for skoleadministrasjon som ble utarbeidet i forbindelse med forstudien (jf. Figur 2). Rammeverket er delt inn i fire hovedprosesser fordelt på en planleggings- og gjennomføringsfase Figur 2 SKOLEADMINISTRATIVT SYSTEM (SAS) PLANLEGGING GJENNOMFØRING FAGADMINSTRASJON ANSATT-ADMINISTRASJON ELEVADMINISTRASJON EKSAMENSADMINISTRASJON *Ansatte: Omfatter alt personale som lærere, inspektører, rådgivere, assistenter, miljøarbeidere og andre som jobber mot elevene. *Elever: Omfatter ordinære elever, også voksne elever. I de etterfølgende kapitlene beskrives først den tiltenkte løsningsarkitekturen for SAS. Deretter beskrives kort hvilke behov som ønskes dekket innenfor de ulike skoleadministrative prosessene. Overordnet løsnings arkitektur Innledning Dette kapittelet beskrives et overordnet målbilde for nytt SAS. Målbildet viser løsningens tiltenkte oppbygging og representerer det kommunen ønsker å oppnå med et skoleadministrativsystem. 5
Målbildet gir overordnede føringer for de funksjonelle og tekniske kravene, samt hvordan løsningen skal realiseres. Målbildet er ikke en endelig løsning, men et forslag som prosjektet kan bygge videre på i neste fase. Overordnet forslag til arkitektur Figur 3 viser SAS-løsningens overordnede arkitektur. Det er lagt vekt på at løsningen primært skal støtte grunnskolens behov, voksenopplæring og kulturskolen. I forprosjektet vil man også vurdere å be om støtte for barnehagenes behov som en opsjon. Løsningen må derfor være fleksibel og skalerbar. SAS må som minimum inkludere moduler som understøtter prosessene elevadministrasjon, læreradministrasjon, fagadministrasjon og eksamensadministrasjon. Portal SAS brukerportal Tilgangskontroll (Feide, ID porten) SAS applikasjon Sentral administrasjon og rapportering Modul 1 Modul 2 Modul 3 Modul 4 Modul 5 Felles tjenester for modulene Systemadministrasjon og drift Integrasjonsplattform Sentral database Eksterne applikasjoner og databaser Figur 3: Overordnet målbilde (arkitekturskisse) for SAS. Modul 1: Elevadministrasjon, Modul 2 Ansattadministrasjon, Modul 3 Eksamensadministrasjon osv.. Skalerbarheten skal gi skolene mulighet til å tildele funksjonalitet og moduler mot ulike brukergrupper og roller etter behov. Det er viktig at grunnskolene enkelt kan administrere skoleåret uten å måtte forholde seg til mer avanserte behov i kulturskole og voksenopplæring. Det er derfor behov for en løsning som legger til rette for at brukerne kun får tilgang til den funksjonaliteten de trenger. En viktig del av SAS-initiativet er å etablere en felles integrasjonsplattform for å standardisere grensesnitt og meldingsutveksling mellom SAS og andre systemer i kommunen og nasjonalt. 6
Nedenfor beskrives kort behovene knyttet til brukergrensesnitt, moduler og integrasjoner. Brukergrensesnitt Fremtidens SAS må være enkelt i bruk. Det skal håndteres blant annet ved at brukerne kun skal ha tilgang til den funksjonaliteten de har behov for. Det skal for eksempel være mulig å begrense antall menyvalg i brukergrensesnittet gjennom roller. Rollene bestemmer videre hvilke tilgangsrettigheter brukeren skal ha i systemet. Dette er spesielt viktig for å kunne ivareta grunnskolens behov innenfor skoleadministrasjon. Det er også ønskelig at systemet er web basert og støtter åpne standarder slik at skolene ikke må knytte seg mot proprietære løsninger. Modulbasert oppbygging Framtidens SAS i Askøy kommune skal inkludere basisfunksjonalitet som skal tilfredsstille alle grunnskolens behov. Funksjonaliteten i SAS skal grupperes i ulike moduler. Basisfunksjonaliteten i SAS skal dekke grunnleggende behov knyttet til læreradministrasjon, elevadministrasjon, eksamensadministrasjon og fagadministrasjon. Det er også behov for en modul eller funksjonalitet som muliggjør sentral administrasjon. Dette kan være å styre tilgang til oppbygning av kodeverket for skolen, roller, tilgangsrettigheter og rapporter. På tvers av alle modulene er det også behov for et sett med felles tjenester som arkiv, rapportering, maler, med mer. Kommunen vurderer også å integrere kulturskolen, voksenopplæring og barnehage i et felles SAS. Arkitekturen skal gi mulighet for å utvikle moduler etter behov. Dette kan inkludere egne moduler for enkelte fagområder. Integrasjonsplattform All kommunikasjon mellom ulike moduler og andre systemer skal skje via en integrasjonsplattform og standardiserte grensesnitt. Det er behov for å forenkle all utveksling av data for å oppnå bedre datakvalitet. Det er behov for å kunne legge til rette for at integrasjonene støtter Web Services eller lignende teknologi slik at oppdateringene oppleves som sann tid for brukeren. En integrasjonsplattform skal legge til rette for at skolene kan integrere applikasjoner såfremt de tilfredsstiller standardiserte grensesnitt. Mange skoler har investert mye tid og ressurser på utvikling og tilpasning av LMS systemet (itslearning). Det er viktig at integrasjonsplattformen gjør det mulig å fortsette bruken av disse systemene, og legge til rette for integrasjoner mot kommunens øvrige systemer. Integrasjons- og rapporteringsbehov Et nytt SAS vil ha et omfattende behov for integrasjon og rapportering til andre systemer. Skolene rapporterer både til skoleeier og sentrale myndigheter. I tillegg krever SAS grunnlagsdata fra andre systemer og databaser slik at nødvendig struktur for skoleåret kan etableres. Selv om det er behov for standardiserte rapporter som dekker sentrale rapporteringskrav skal det også enkelt være mulig å utarbeide og konfigurere rapporter lokalt for alle brukere. Bedre integrasjon står sentralt i ønsket om å redusere tidkrevende dobbeltregistreringer som i mange tilfeller gjøres manuelt i dag. Askøyskolene bruker registreringsverktøyet Vokal som er et nettbasert system som samler og sammenstiller vurdering og kartlegging. 7
Figur 4 oppsummerer de ulike integrasjoner og rapporteringskrav som er aktuelle. Sentralt administrerte 1. Rapportering av statistikk i GSI 2. Rapportering og oppfølging av elever 3. Oppmelding til eksamen og sensurarbeid 4. Registrering av elever til norskprøve(vo) og samfunnsfagprøve (VO) 5. Innhenting av oppdatert kodeverk. SAS Lokalt administrerte 6. Overføring av grunnlag for timeplanlegging 7. Overføring av dokumenter til skolenes saks- og arkivsystem. 8. Overføring av lønns- og kostnadsfordeling 9. Overføring av fakturagrunnlag. 10. Overføring av grunnlag for variabel lønn. 11. Overføring av kjernedata for brukere. 12. Overføring av elevfravær. 13. Overføring av personalfravær Figur 4: Eksempel på SAS-integrasjoner og rapporteringskrav (funksjonelt perspektiv) 8
Behov for arkivering av individuelle opplæringsplaner (IOP) IOP-er inneholder sensitive data som må kunne behandles og arkiveres etter gjeldende lover og regler, herunder personopplysningsloven med forskrift. SAS må derfor ha sikkerhetsmekanismer som muliggjør en forsvarlig og sikker behandling av sensitive personopplysninger. I tillegg vil det være behov for å kunne integrere SAS med kommunens eksisterende saks- og arkivsystem (pr. 01.06. 2014, ephorte). Overordnede funksjonelle behov Innledning Dette kapittelet beskriver de mest sentrale behovene med utgangspunkt i det skoleadministrative rammeverket vist i figur 2. Dette inkluderer behov innenfor følgende områder: Overordnede behov Fagadministrasjon Elevadministrasjon Eksamensadministrasjon Rom- og ressursstyring Læreradministrasjon Stillingsplanlegging, arbeidsplan for læreren Administrasjon av vikarer og personalfravær Overordnede behov De overordnede behovene omfatter funksjonalitet som skal være tilgjengelig på tvers av systemet, uavhengig av tilgjengelig funksjonalitet innenfor de ulike prosessområdene. Sentrale behov er: Skolene har behov for å utarbeide egne rapporter basert på data som er lagret i SAS. Skolene har også behov for å utarbeide og endre dokumentmaler som kan gjenbrukes. Skolene har et omfattende behov for å håndtere arkivverdig materiale som må arkiveres i henhold til arkivlovens bestemmelser. Det er behov for å ha funksjonalitet for datavalidering ved registrering slik at muligheten for feilregistreringer reduseres. Fagadministrasjon Fagadministrasjon inneholder aktiviteter som er nødvendig for å legge til rette for planlegging og oppfølging av elevene i SAS. Aktivitetene gjennomføres derfor i stor grad før elevene har første skoledag. Sentrale behov knyttet til fagadministrasjon: Ungdomsskolene har behov for å registrere «valgbare» fag (språkfag, valgfag og arbeidslivsfag), sees i sammenheng med lærerressurs på den enkelte skole. Det er behov for å kunne innhente kodeverk automatisk fra sentrale databaser. Skolene har behov for å utarbeide en timeplan. Denne bør gi en enkel oversikt over de ulike undervisningsaktiviteter(fag), fellesaktiviteter (møter), dag, time, rom, og hvem som underviser/deltar. Det er behov for å kunne vedlikeholde fagregister. Oppdaterte fagkoder er nødvendig for å 9
skrive ut korrekte vitnemål og kompetansebevis. Det er behov for å kunne dokumentere fag og timefordeling. Skolene må ha kontroll på undervisningstimer i alle fag for å sikre at kravene 1 blir oppfylt. Læreradministrasjon Læreradministrasjon omfatter alle aktiviteter rundt forvaltning av pedagogisk personell som underviser eller har andre sosialpedagogiske aktiviteter på skolen. Læreradministrasjon legger videre grunnlaget, sammen med fagadministrasjon, for at skolene kan ta i bruk SAS. Alle skoletyper har et minimumsbehov tilknyttet en eller flere av aktivitetene. Arbeidsoppgavene innenfor dette området er stort sett like for skolene, med unntak av de som kan ha flere kostnadssteder og ekstrafunksjoner. Sentrale behov knyttet til ansattadministrasjon: Det er behov for registrering av ulike ansattes kompetanse og integrering mot omkringliggende systemer for utveksling av personalopplysninger. Administrasjon av sensorer (lokalt gitt muntlig og skriftlig). Det er behov for å registrere og fordele ansattes lønnskostnad ut i fra den ansattes beskjeftigelse på de ulike tjenestesteder / KOSTRA funksjoner. Elevadministrasjon Elevadministrasjon omfatter registrering og oppfølging av alle som skal ha undervisning (og eventuelt delta i SFO). Sentrale behov knyttet til elevadministrasjon Det er behov for å registrere og administrere undervisning som gis utover grunnopplæringen, 2.8 og 5.1 Det er behov for en løsning som ivaretar skolens behov i forhold til behandling av individuell opplæringsplan (IOP). Det er behov for en løsning som kan bistå med innhenting og registrering av elevenes ønsker om valgfag/språkfag. Det er behov for å registrere elever og innhente elevopplysninger fra omkringliggende systemer. Løsningen må støtte registrering av elever som ikke har personnummer eller DUF nummer. Elevopplysninger må også kunne endres/oppdateres av foresatte på en sikker måte. Det er behov for en løsning som kan forenkle arbeidet med fordeling av elever på klasser, grupper og fag. Det er behov for å kunne registrere realkompetanse i fag (grunnskoleopplæring for voksne). Det er behov for å registrere og vedlikehold behov for skyssgodtgjørelse. Det er behov for å registrere og rapportere elever som slutter/begynner, samt beholde historikk ved bytte av skole. Det er behov for å håndtere og eksportere elevfravær, fraværshistorikk og fraværsmerknader. Behov for å håndtere permisjonssøknader (enkeltvedtak). Det er behov for funksjonalitet tilknyttet oppfølging av elever, vurdering for læring. Det er behov for administrering av sluttvurdering. Det er behov for utskrift og distribusjon av vitnemål/kompetansebevis. Vitnemål, kompetansebevis og annen dokumentasjon skal kunne overføres til Samordna Opptak (SO)/ 1 Fag og timefordeling i grunnopplæringen. 10
videregående skole. Det er behov for støtte til håndtering av klage på standpunkt og eksamenskarakter. Det er behov for registrering av grunnlag for fakturering av SFO/ og andre kurs (eks. Kulturskolen). Grunnlaget skal kunne overføres til andre systemer. Behov for å registrere og behandle søknader til Kulturskole og SFO. Behov for å registrere og behandle leie av skolerom. Behov for elektronisk påmeldingsskjema til ulike aktiviteter. Eksamensadministrasjon Denne prosessen omhandler de aktivitetene som i stor grad foregår halvårlig ved avvikling av sentralt gitt og lokal gitt eksamen. Sentrale behov knyttet til eksamensadministrasjon: Det er behov for funksjonalitet tilknyttet oppmelding / uttrekk til eksamen. Det er behov for å registrere lærernes sensorkompetanse og eventuelt ønske om å være sensor, samt oversende sensorer til PAS. Det er behov for funksjonalitet tilknyttet avvikling av eksamen. Blant annet kobling av eksamenspartier, eksamensvakt, sensorer og rom. Det er behov for å eksportere eksamensdata for eksamener gitt sentralt og innhenting av eksamensresultater fra PAS. Det er behov for støtte til registrering og overføring av lønnsgrunnlag til utbetaling. Eksterne og interne eksamensvakter skal ha lønn for å være eksamensvakt og sensorer skal i noen tilfeller ha lønn for sensorarbeid. Det er behov for funksjonalitet til gjennomføring av særskilt, utsatt og ny prøve (VO), både for norsk og samfunnsfag. Rom- og ressursstyring Rom og ressurs inneholder aktiviteter for å administrere rom og utstyr tilknyttet SAS. Sentrale behov knyttet til rom og ressursstyring: Det er behov for et enkelt grensesnitt som muliggjør reservasjon av rom og utstyr til undervisning. Ofte kan det oppstå et behov for et rom som må reserveres av brukerne. Stillingsplanlegging / arbeidsplan Stillingsplanlegger skal legge til rette for at skolen skal kunne identifisere stillingsbehov og utarbeide en stillingsplan. Sentrale behov knyttet til stillingsplanlegging: Skolene har behov for støtte til planlegging av skoleåret og utarbeidelse av en stillingsplan. En stillingsplan ønskes benyttet for å identifisere eventuelt stillingsbehov basert på skolens ressurser og undervisningstilbudet som skal dekkes. I stillingsplanen registreres alle aktiviteter som skal fordeles blant personale. I tillegg registreres alt personale med stillingsstørrelse. Det skal også legges til rette for å rapportere overtallighet. 11
Arbeidsplan Administrasjon av vikarer og ansattfravær Aktivitetene skal legge til rette for at ansattes fravær kan registreres slik at vikarer kan identifiseres og grunnlag for variabel lønn kan oversendes til andre systemer. Sentrale behov knyttet til administrasjon av vikar og ansattfravær: Det er behov for å registrere ansattes fravær i SAS slik det kan utarbeides oversikt over personalfraværet, og ved behov anvendes for å identifisere vikarbehov og gjennomføre ekstern rapportering. Det skal være mulig å registrere vikartimer / ekstraundervisning som kan gi grunnlag for variabel lønn og videre generere lønnsgrunnlag for utbetaling hvis vikaren har krav på dette. 12