Konkurransebeskrivelsen for åpen tilbudskonkurranse om VBO. Vegårshei bo- og omsorgssenter. MØBLER OG INVENTAR Dato: 16.01.2017
Contents 1 Innbydelsen... 3 1.1 Om oppdragsgiver... 3 1.2 Kort om prosjektet... 3 2 Anskaffelsesprosedyrer og konkurranseregler... 3 2.1 Anskaffelsesprosedyren... 3 2.2 Generelle konkurranseregler... 3 2.3 Tilbudsåpning... 3 3 Grunnlag for tilbudet... 3 3.1 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 3 3.2 Spørsmål og svar til konkurransegrunnlaget... 3 4 Krav til tilbudet... 4 4.1 Tilbudets utforming... 4 4.1.1 Organisering av tilbudsdokumentene... 4 4.1.2 Språk... 4 4.2 Tilbudets innhold... 4 4.2.1 Avvik og forbehold... 4 4.2.2 Deltilbud... 5 4.3 Offentlighetslova... 5 4.4 Vedståelsesfrist... 5 4.5 Levering av tilbudet... 5 4.5.1 Leveringsadresse... 5 4.5.2 Krav til innlevering av tilbud... 5 4.5.3 Tilbudsfrist... 6 4.6 Tilbudskostnader... 6 5 Kvalifikasjonskrav... 6 5.1 Bekreftelse på at kvalifikasjonskravene er oppfylt... 6 5.2 Kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav... 6 5.3 Levering av tilbud av grupper... 7 5.4 Bruk av underleverandører som leverandøren må støtte seg på for å oppfylle kvalifikasjonskravene... 7 6 Tildelingskriterier... 8 7 Vedlegg til konkurransebeskrivelsen... 10 7.1 Mal for tilbudsbrev... 10 7.2 Mal for tilbudsvedlegg 1.1: Prisskjema... 11 2
1 Innbydelsen 1.1 Om oppdragsgiver 1.2 Kort om prosjektet Vegårshei kommune inviterer herved til konkurranse for anskaffelse av møbler og inventar til nytt Bo- og omsorgssenter på Vegårshei (VBO). Nærmere beskrivelse av anskaffelsen følger av konkurransegrunnlaget del II. 2 Anskaffelsesprosedyrer og konkurranseregler 2.1 Anskaffelsesprosedyren Konkurransen gjennomføres som åpen tilbudskonkurranse, hvilket innebærer at det ikke vil bli gjennomført en «prekvalifiseringsprosess» med utvelgelse av hvem som skal få levere tilbud. I en tilbudskonkurranse kan oppdragsgiver ha dialog med en eller flere leverandører. Dialogen kan gjelde alle sider av tilbudet og kan blant annet omfatte avklaringer og forhandlinger. Oppdragsgiver planlegger å gjennomføre forhandlinger med en eller flere av leverandørene. 2.2 Generelle konkurranseregler Lov om offentlige anskaffelser LOV-2016-06-17 nr. 73 og forskrift om offentlige anskaffelser FOR-2016-08-12 nr. 974 del I gjelder for konkurransen. 2.3 Tilbudsåpning Tilbyderne vil ikke få adgang til å være tilstede ved åpning av tilbudene og tilbyderne vil heller ikke få tilsendt utskrift av åpningsprotokollen. 3 Grunnlag for tilbudet 3.1 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget består av: Konkurransegrunnlagets del I ( Konkurransereglene ). Dette dokumentet med vedlegg. Konkurransegrunnlagets del II ( Kontraktsgrunnlaget ) som har følgende redigering: o Avtaledokument o Møbelspesifikasjon Eventuelle justeringer av konkurransegrunnlaget og referater fra befaring eller informasjonsmøte i henhold til nedenstående bestemmelser. 3.2 Spørsmål og svar til konkurransegrunnlaget Leverandøren oppfordres til å ta kontakt med oppdragsgiver i god tid før tilbudsfristen utløp dersom han finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller endres. 3
Forespørselen skal fremsettes skriftlig på e-post. Dersom forespørsel fremsettes pr telefon, skal den bekreftes med skriftlig henvendelse. Oppdragsgiver vil sende ut skriftlig meddelelse til samtlige registrerte tilbydere hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. Dersom spørsmål stilles kort tid før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver vurdere om tilbudsfristen skal forlenges. Alternativet er å fastholde fristen, men unnlate å besvare spørsmålet. Spørsmål skal stilles til: Navn: e-post: Arne Kristian Skiftenes arne.kristian.skiftenes@multiconsult.no Telefon +4791556922 4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudets utforming 4.1.1 Organisering av tilbudsdokumentene Leverandøren skal levere tilbudsbrev som minimum inneholder følgende opplysninger: Navn på konkurransen: «Tilbud VBO møbler og inventar» Firmanavn og adresse Organisasjonsnummer Navn, telefonnummer og e-postadresse til tilbyders representant Uttømmende liste over eventuelle forbehold og avvik, jf. pkt. 4.2.1 Bekreftelse på at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene, jf. pkt. 5 Bekreftelse på at det ikke foreligger avvisningsgrunner som nevnt i forskriften 9-5 (2) I tillegg skal tilbudet inneholde Dokumentasjon på tildelingskriteriene, jf. pkt. 6 kolonne C: Dokumentasjonskrav. 4.1.2 Språk Tilbudet skal utformes på norsk. 4.2 Tilbudets innhold 4.2.1 Avvik og forbehold Forbehold og avvik vil kunne føre til avvisning. I stedet for å gi tilbud med forbehold/avvik bør tilbyderne stille spørsmål underveis i gjennomføringen av anskaffelsen, jf. pkt. 3.2. 4
Eventuelle forbehold og avvik skal beskrives i tilbudsbrevet. Alle forbehold og avvik skal være presise og entydige og skal inneholde en henvisning til hvilke (t) punkt (er) i konkurransegrunnlaget som ikke er oppfylt. Tilbyderen kan ikke påberope forbehold og avvik som er beskrevet på annen måte. 4.2.2 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på bare deler av beskrevet arbeidsomfang. 4.3 Offentlighetslova I henhold til 23 i lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd av 19. mai 2006 nr 16 ( Offentleglova ), er tilbud unntatt offentlighet kun frem til leverandør er valgt. Oppdragsgiver har taushetsplikt om forretningshemmeligheter i tilbudene, jf. anskaffelsesforskriftens 7-4. Ved begjæring om innsyn i leverandørens tilbud vil Oppdragsgiver ta kontakt med leverandøren for å avklare hvilke opplysninger som er å anse som forretningshemmeligheter. Oppdragsgiver har plikt til å gjøre en selvstendig vurdering av hva som er omfattet av taushetsplikten, og leverandørens vurderinger kan derfor ikke automatisk legges til grunn. 4.4 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende frem i 90 dager fra tilbudsfristens utløp. 4.5 Levering av tilbudet 4.5.1 Leveringsadresse Adresse for levering av tilbud pr. post (Postadresse) Vegårshei kommune Att: Tore Smeland Molandsveien 11 4985 Vegårshei Adresse for levering av tilbud med bud (Besøksadresse) Multiconsult AS Att: Arne K. Skiftenes Jon Lilletunsvei 3, 3. etg. 4879 Grimstad 4.5.2 Krav til innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og avgis enten direkte eller per post. Tilbudet skal utformes i et originaleksemplar på papir og et eksemplar i elektronisk format på minnepinne eller på CD. Dersom det er avvik mellom papirutgaven og elektronisk utgave, går papirutgaven foran. 5
4.5.3 Tilbudsfrist Tilbudet skal være mottatt av oppdragsgiver, dvs. kommet frem til angitt postadresse eller besøksadresse, innen følgende frist: Torsdag 02. februar 2017 kl.12. 4.6 Tilbudskostnader Tilbyderen må selv dekke kostnader til å utarbeide tilbud og andre kostnader han påføres ved å delta i konkurransen. 5 Kvalifikasjonskrav 5.1 Bekreftelse på at kvalifikasjonskravene er oppfylt Leverandøren skal i tilbudsbrevet bekrefte at kvalifikasjonskravene i konkurransen, slik disse er angitt i kolonne B i tabellen nedenfor, er oppfylt. Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskravene, skal ikke innleveres sammen med tilbudet Oppdragsgiver vil etterspørre dokumentasjon som angitt i kolonne C nedenfor fra valgte leverandør, senest før kontrakt signeres. Oppdragsgiver kan på ethvert tidspunkt i konkurransen etterspørre dokumentasjon som angitt i kolonne C fra alle deltakerne i konkurransen. 5.2 Kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav A: Kravsgruppe B: Kvalifikasjonskrav C: Dokumentasjonskrav Skatteattest Obligatorisk Norske leverandører skal fremlegge følgende attest: 1. Skatteattest for skatt og merverdiavgift (Utstedes av skattefogden i tilbyders fylke) Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Egnethet Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert Norske leverandører: Firmaattest Utenlandske leverandører: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert 6
Krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandøren skal ha en tilfredsstillende økonomi til å gjennomføre kontrakten. Leverandøren skal ha den nødvendige kompetansen og erfaringen til å gjennomføre kontrakten på en tilfredsstillende måte. Leverandørens årsregnskap, eller utdrag fra dette, for de siste tre år. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 1) Redegjøre for leverandørens viktigste arbeider de siste tre årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. 2) Redegjøre for leverandørens kvalitetssikringssystem / fremlegge attest /sertifisering fra uavhengig organ som viser at leverandøren oppfyller relevant kvalitetssikringsstandard (ISOsertifisering e.l.) Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å vektlegge egne erfaringer med tilbyderen. 5.3 Levering av tilbud av grupper Både enkeltfirmaer og grupper av firmaer kan innlevere tilbud. Dersom tilbyderen består av en gruppe med to eller flere deltakere (prosjekteringsgruppe, arbeidsfellesskap, mv.) skal samtlige deltakende firmaer i gruppen signere tilbudet. Hvert enkelt gruppemedlem må oppfylle kravet til «skatteattest», «egnethet» og «økonomisk og finansiell kapasitet». Gruppen skal i felleskap oppfylle kravene til tekniske og faglige kvalifikasjoner, eventuelt ved bruk av underleverandører. Dokumentasjon på gruppedeltakernes oppfyllelse av kvalifikasjonskravene skal ikke leveres sammen med tilbudet, jf. pkt. 5.1. 5.4 Bruk av underleverandører som leverandøren må støtte seg på for å oppfylle kvalifikasjonskravene Dersom tilbyderen (enkeltfirma eller gruppe) er avhengig av å støtte seg på underleverandørers kvalifikasjoner for å oppfylle kravene til økonomisk og finansiell kapasitet, må underleverandøren oppfylle kravene til økonomisk og finansiell kapasitet. Underleverandøren må oppfylle kravene til økonomisk og finansiell kapasitet, og må på forespørsel utstede en forpliktelseserklæring hvor det fremgår at underentreprenøren er solidarisk ansvarlig for utførelsen av kontrakten. 7
Dersom tilbyderen (enkeltfirma eller gruppe) er avhengig av å støtte seg på underleverandørers kvalifikasjoner for å oppfylle kravene til tekniske og faglige kvalifikasjonskravene, må underleverandøren oppfylle den/de deler av kravet til tekniske og faglige kvalifikasjoner som Leverandøren (enkeltfirma eller gruppe) ikke oppfyller med egne ressurser. Underleverandører må ikke oppfylle øvrige kvalifikasjonskrav. Underleverandøren må i tillegg levere en forpliktelseserklæring. Dokumentasjon fra underleverandører skal ikke leveres sammen med tilbudet, jf. pkt. 5.1 6 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Dokumentasjon på tildelingskriteriene, slik dette er angitt i kolonne C nedenfor, skal leveres sammen med tilbudet, jf. pkt. 4.1. A: Tildelingskriterier B: Vekt C: Dokumentasjonskrav D: Tilbudsvedlegg Pris* 60% Utfylt prisskjema (inkl. opsjon) Tilbudsvedlegg 1.1 Eventuelle forbehold og/eller avvik Tilbudsbrev et Kvalitet** 40 Beskrivelse av tilbudte produkter, inkl. brosjyrer og foto Tilbudsvedlegg 1.2 Merknader til tabellen: * I evalueringen av pris vil den tilbyder som har lavest pris får poengsummen 10. Øvrige tilbydere får et fratrekk i poeng som tilsvarer prosentvis avstand fra laveste tilbyder. 10% høyere pris enn laveste tilbud gir således poengsummen 9 (10 minus 10% av 10). Poengene avrundes normalt til en desimal, men ved liten prisforskjell benyttes så mange desimaler som er nødvendig for å skille mellom tilbudene. ** Kvalitet: Oppdragsgiver vil foreta en innkjøpsfaglig vurdering av tilbudte produkters kvalitet. Beste tilbud vil få 10 poeng, mens øvrige tilbud vil få en forholdsmessig score sammenlignet med faktiske kvalitetsforskjeller. 8
Kvalitet består av 3 elementer: Funksjon, mål og farge. Tilbydere får fratrekk dersom der er avvik på ett eller flere av disse elementene slik: 0,001 poeng pr kvalitetselement pr. enhet. Eksempel: Dersom Spisestustol (30 stk. i beskrivelsen), ikke har softgrip, trekkes 0,001 poeng * antall enheter = 0,001*30 = 0,3 poeng. Denne tilbyder får da 9,7 poeng for kvalitet dersom alt annet er iht. krav. 9
7 Vedlegg til konkurransebeskrivelsen 7.1 Mal for tilbudsbrev Navn på konkurransen «VBO møbler og inventar» Kontaktinfo Firma:... Organisasjonsnr.:... Adresse:... Tilbyders representant: Navn: E-post: Telefon:... Kvalifikasjonskrav og avvisningsgrunner Det bekreftes at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene i pkt. 5. Det bekreftes at det ikke foreligger avvisningsgrunner som nevnt i forskriften 9-5 (2). Forbehold og/eller avvik Tilbudet inneholder ingen forbehold eller avvik (sett kryss) Tilbudet inneholder følgende forbehold og/eller avvik: Signatur...... Sted, dato. Tilbyders underskrift og stempel 10
7.2 Mal for tilbudsvedlegg 1.1: Prisskjema Vedlagt følger beskrivelse og prisskjema i ett og samme ex-cel ark.. Tilbyder bør bruke dette ved prising og innlevering av tilbudet. Siste post, Diverse, er en opsjon. Det vil i forhandlingene bli besluttet bestilt eller ikke. Ves sluttoppgjør får tilbyder betalt for det reelt leverte antall av de enkelte produkter. 11