Grunnlag Prekvalifisering for begrenset anbudskonkurranse med forhandling under EØS-terskel ved anskaffelse av: Sør-Trøndelag Politidistrikt Videovegg Operasjonssentral
Innholdsfortegnelse 1. Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Kunngjøring... 3 1.4 Oppdraget/Spesifikasjon... 3 2. Gjennomføring av konkurransen... 3 2.1 Språk... 3 2.2 Konkurranseform... 3 2.3 Fremdrift for anskaffelsen... 4 2.4 Leverandørs deltakelseskostnader... 5 3. Krav til leverandøren... 5 3.2 Leveringsadresse... 5 3.3 Merking... 5 4. Prekvalifisering... 5 4.1 Prekvalifiseringsdokumenter:... 5 5. Avgjørelsen... 7 5.1 Kriterier for prekvalifisering... 7 Konkurransegrunnlag Side 2 av 7
1. Innledning 1.1 Bakgrunn Sør-Trøndelag Politidistrikt innbyr til prekvalifisering for begrenset konkurranse med forhandling. Konkurransen gjelder etablering videovegg og presentasjonssystem for operasjonssentral, stabsrom og utsettingsrom 1.2 Anskaffelsens formål Med grunnlag i konkurransegrunnlaget, etterfølgende forhandling og revidert tilbud har Sør-Trøndelag Politidistrikt til hensikt å inngå avtale på levering, montering og idriftsettelse av "videovegg operasjonssentral" 1.3 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin. 1.4 Oppdraget/Spesifikasjon Sør-Trøndelag Politidistrikt ønsker å etablere nytt presentasjonssystem for alarmhåndtering og operativ styring ved operasjonssentralen med tilhørende stabsrom og rom for operativ brief, utsettingsrom. For operasjonssentral etableres presentasjonssystemet i form av en videovegg i størrelsesorden 2x7,5m hvor alarmer, skjermbilder, video, kart etc. presenteres. System for alarmmottak og alarmhåndtering eksisterer i dag. Presentasjonssystemet skal motta videosignaler fra ulike kilder og presentere disse på videovegg i prioritert rekkefølge, scenariestyrt eller ved manuell styring. For stabsrom medtas 4 større skjermer for grafisk presentasjon av ulike alarmsystemer. Her skal eventuell gjenbruk av eksisterende skjermer vurderes. Stabsrom skal knyttes tett opp mot operasjonssentral med mulighet for direkte styring både av egne skjermbilder og operasjonssentralens videovegg Det skal medtas signaloverføring og styring til utsettingsrom for presentasjon av ønskede skjermbilder. Her søkes eksisterende projektor og lerret beholdt. 2. Gjennomføring av konkurransen 2.1 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. 2.2 Konkurranseform Konkurransen holdes iht. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Tilbudet skal gis på grunnlag av innhold og bestemmelser i dette dokument. Konkurransegrunnlag Side 3 av 7
I henhold til forskrift om offentlige anskaffelser av 7 april 2006, del II gjennomføres anskaffelsen som en begrenset anbudskonkurranse med forhandling. Gjennomføringsmodell velges på bakgrunn av sikkerhet og komplekse grensesnitt. Prosjektets høye målsetninger avhenger av at alle deltagere i prosjektet bidrar til at disse nås. De utførende leverandører er en nøkkelfaktor da de har svært stor påvirkningsgrad på sluttproduktet, og har førstehåndskunnskap om produkter og løsninger, og derav kan tilby nye teknologiske løsninger. Leverandører gis også stor påvirkningsmulighet gjennom at konkurransegrunnlaget er utformet som en funksjonsbeskrivelse, og det er vanskelig å avklare innholdet i tilbud uten gjennomføre en forhandlet prosedyre. Forhandlet prosedyre vil her innebære en nær dialog med utvalgte leverandører om både kvalitet og teknologiske løsninger, som kan innebære at utvalgte leverandørers tilbud ønskes justert ihht. til prosjektets målsetninger. Oppdragsgiver vil avsette tilstrekkelig tid før kontrakt til å klarlegge innholdet i utvalgte tilbud, både mht. løsninger og kvalitet, for å sikre leveransen oppfyller intensjonene. Etter prekvalifisering vil oppdragsgiver søke å velge ut 3-5 tilbydere for videre forhandlinger for å komme frem til økonomisk, teknisk og driftsmessig beste løsning for operasjonssentral. Anskaffelsen gjennomføres i 2 faser: Prekvalifisering: Leverandører prekvalifiseres på grunnlag av kriterier oppgitt i kap. 4.1. Punktene 1 og 2 må oppfylles for å kunne bli prekvalifisert. Tiltakshaver vi basert på tilbydernes besvarelse for punkt 3 søke å velge ut 3-5 tilbydere som vil motta tilbudsgrunnlaget som danner grunnlag for en forhandlet prosedyre. Tilbud: På bakgrunn av prekvalifisering og besvarelse av funksjonsbeskrivelse innkalles leverandører til en første forhandlingsrunde. Videre forhandlinger kan skje over flere runder. Løsningeforslag skal detaljeres ut slik at det kan leveres et komplett tilbud ihht. tilbudsgrunnlaget med påfølgende presiseringer og endringer i forhandlingene. 2.3 Fremdrift for anskaffelsen Anskaffelsen er planlagt gjennomført som følger: Aktivitet Dato Utsendelse prekvalifisering 08.02.2013 Svarfrist prekvalifisering 25.02.2013 Tilbud og forhandlinger 03.2013 Tilbudsfrist tilbud 01.04.2013 Kontraktstildeling 15.04.2013 Overtagelse 03.06.2013 Konkurransegrunnlag Side 4 av 7
2.4 Leverandørs deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med tilbyder, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 3. Krav til leverandøren 3.2 Leveringsadresse Dokumenter for prekvalifisering sendes på papirformat til: Rambøll Norge AS Postboks 9420 Sluppen N-7493 Trondheim eller leveres til: Rambøll Norge AS Mellomila 79 (Besøksadresse) N-7493 Trondheim Dokumenter kan eventuelt sendes digitalt til kjell.nergard@ramboll.no Forsendelse på mail gjøres på eget ansvar og tilbyder må da forsikre seg at disse er mottatt. 3.3 Merking Prekvalifiseringsdokumenter merkes med: Sør Trøndelag Politidistrikt Videovegg OPS 4. Prekvalifisering 4.1 Prekvalifiseringsdokumenter: Leverandøren må oppfylle og dokumentere følgende krav for å kunne bli prekvalifisert: 1 Obligatoriske krav: Krav: Skatteattester. Dokumentasjonskrav: Skatteattester ikke eldre enn 6 mnd fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: Konkurransegrunnlag Side 5 av 7
- skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift - skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner- /kommunekasserer for skatt/arbeidsgiveravgift. For utenlandske leverandører: - Utenlandske firmaer må framlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i aktuelt land ikke utsteder slike attester, må leverandør fremlegge en erklæring som bekrefter at alle skatter/avgifter er betalt. Erklæring må være signert av økonomiansvarlig. Krav: HMS Egenerklæring. For arbeid som skal utføres i Norge skal oppdragsgiver kreve at samtlige leverandører fremlegger en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt, vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Dokumentasjonskrav: HMS egenerklæring i samsvar med FOA vedlegg 2 om HMS. Benytt gjerne vedlagte mal, se vedlegg 2 i konkurransegrunnlaget. 2 Juridisk og finansiell stilling: Krav: Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest fra foretaksregisteret i Brønnøysund eller tilsvarende attester for utenlandske foretak. Krav: Det kreves god økonomi. Dokumentasjonskrav: Leverandørens årsregnskap inkl. noter med styre- og revisjonsberetning for de to (2) siste år skal vedlegges.. Dersom regnskap for siste år ikke er ferdigstilt ved tilbudsfristens utløp, skal midlertidig regnskap for siste år vedlegges. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente opplysninger om tilbyders økonomi. Det vil være krav om rating på minimum nivå A fra Dun & Bradstreet eller tilsvarende fra annet kredittopplysningsbyrå. Eventuelle betalingsanmerkninger må redegjøres for. 3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav: Erfaring fra relevante prosjekt eller leveranser Dokumentasjonskrav: Oversikt over minimum 3 relevante prosjekter eller tilsvarende leveranser, tidspunkt for gjennomføring. Kjøper skal bli gitt mulighet til å kunne kontakte referansepersoner. Tilbyder skal oppgi referansepersoner med telefonnummer som skal kunne kontaktes. Krav: God gjennomføringsevne. Dokumentasjonskrav: Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten. Herunder gis en redegjørelse for foretakets forretningsidé og kjernekompetanse relatert til leveransen. Størrelse og kapasitet skal oppgis. Konkurransegrunnlag Side 6 av 7
Beskrivelse av hvordan leverandøren er organisert for gjennomføring av dette oppdraget. Ved bruk av samarbeidspartnere/underleverandører må dette beskrives. Krav: Tilfredsstillende KS-systemer Dokumentasjonskrav: Det skal gis en kortfattet beskrivelse av det helhetlige kvalitetssikringssystem leverandøren vil legge til grunn for gjennomføring av oppdraget. Det gjøres spesielt oppmerksom på at personell som skal ha tilgang til dokumenter og adgang for installasjon må kunne sikkerhetsklareres. All informasjon etter prekvalifisering vil bli taushetsbelagt og skal behandles som konfidensielt. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at søknad om prekvalifisering blir avvist, jfr. FOA 20-12. 5. Avgjørelsen 5.1 Kriterier for prekvalifisering Forutsatt at kravene til punkt 1 og 2 i kap 4.1 er tilfredstilt vil leverandører bli prekvalifisert ut i fra punkt 3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner. Med grunnlag i tilsendte dokumenter og oppdragsgivers kunnskap om marked og leverandører vil 3-5 leverandører blir prekvalifisert for å kunne motta tilbudsdokumenter og kunne innkalles til forhandling. Konkurransegrunnlag Side 7 av 7