1 Notat frå rådmannen, 14. desember 2016 Analyse av administrasjonskostnadane i Tinn kommune Det er reist spørsmål om administrasjonskostnadane i Tinn kommune basert på samanlikningar med andre kommunar (KOSTRA rapporteringer - KommuneStatRapportering). Det blir framhalde at Tinn kommune har betydleg større administrasjon enn samanliknbare kommunar og dermed betydleg høgre kostnadar enn det som er normalt. Det blir vidare hevda at Tinn kommune kan spare inntil 12 mill. kr. pr. år ved å tilpasse talet på leiarar i kommunen til gjennomsnittet i kommunegruppe 12 som Tinn er plassert i. Vi skal sjølvsagt ha stort fokus på administrativ organisering med sikte på å drive kommunen så effektivt som råd. Kostnadsnivået i administrasjonen må ned i åra som kjem på same måte som det må på andre tenesteområder. På den andre sida trengs det tilstekkeleg leiing dersom ein skal makte å gjennomføre nødvendige omstillingar og endringar. Rådmannen vil i dette notatet gjere ei analyse av dei kommunale administrasjonskostnadane for å ha eit faktagrunnlag for diskusjonen om den kommunale administrasjonen. I analysa vert det teke utgangspunkt i sist kjende KOSTRA statistikk basert på rekneskapstal for 2015. Hovudpunkta i analysa er: Tinn er av dei kommunane i kommunegruppe 12 som har lågast folketal. Små kommunar har vanskar med å ta ut stordriftsfordelar knytt til administrasjon. Dei minste kommunane i kommunegruppe 12 har betydleg høgare administrasjonsutgifter enn dei store kommunane og enn gjennomsnittet i kommunegruppa. Fleire av disse små kommunane har administrasjonsutgifter pr. innbyggar på linje med Tinn. Då Tinn kommune har som mål å fortsetje som eigen kommune i framtida vil ein måtte rekne med at administrasjonsutgiftene her vil ligge høgare enn i kommunane med størst innbyggjartal og i forhold til gjennomsnittet i gruppa. Tinn kommune har ikkje spesielt høge administrative lønskostnadar i forhold til andre kommunar. Derimot er andre administrative kostnader høge. Ca. 60 % av dei administrative kostnadane utanom løn er knytt til IKT og drift av administrasjonsbygningar. Ein del av dei administrative kostnadane blir høge fordi Tinn generelt har høgt aktivitetsnivå og mange tilsette. Utgiftene til bedriftshelseteneste, lisensar, OU-midlar, forsikringar mm. blir høgre i ein kommune med mange tilsette og denne type utgifter blir ført under administrasjon. Tinn har eit høgt aktivitetsnivå samanlikna med andre kommunar i gruppa. Målt i forhold til dette har Tinn ikkje spesielt høge administrasjonsutgifter, særleg ikkje når det gjeld lønnsutgiftene.
2 Utgangspunkt Det er rett at KOSTRA viser at Tinn kommune har høge kostnader pr. innbyggjar til administrasjon og politisk styring samanlikna med gjennomsnittet i kommunegruppe 12: Tinn kommune : kr. 7 184 pr. innbyggar Gjennomsnitt kommunegruppe 12: kr. 5 060 pr. innbyggar Netto dr.utg. adm/politisk 1000 kr. Pr innb. 0437 Tynset 27 709 4,966 0516 Nord-Fron 36 645 6,383 0826 Tinn 42 671 7,184 1037 Kvinesdal 29 785 4,980 1146 Tysvær 55 269 5,059 1228 Odda 42 120 6,078 1263 Lindås 63 694 4,081 1424 Årdal 29 384 5,483 1426 Luster 32 705 6,422 1563 Sunndal 42 725 5,967 1820 Alstahaug 33 899 4,558 1824 Vefsn 44 577 3,320 1837 Meløy 53 287 8,235 1841 Fauske 53 738 5,595 1931 Lenvik 47 031 4,048 2003 Vadsø 35 386 5,744 2004 Hammerfest 59 383 5,680 2012 Alta 73 225 3,644 2030 Sør-Varanger 56 014 5,477 SUM 859 247 5,060 Snitt 47 736 5,060 For å få eit realistisk bilete av dette må ein imidlertid gå noko lenger ned i talmaterialet.
3 Kommunegruppe 12: Folketal Kommunegruppe 12 består av 19 kommunar med eit samla innbyggjartal på ca. 170 000. Talet på innbyggjarar i denne gruppa varierar frå ca. 5000 innbyggjarar(luster) til 20 000 innbyggjarar (Alta). Gjennomsnittleg innbyggjartal er 9 434 innbyggjarar. Tinn kommune er med sin 5 940 innbyggjarar ein av dei minste kommunane i gruppa målt etter folketal. 2015 2016 Folkemengde Folkemengde 0437 Tynset 5562 5580 0516 Nord-Fron 5754 5741 0826 Tinn 5913 5940 1037 Kvinesdal 5948 5981 1146 Tysvær 10857 10925 1228 Odda 6952 6930 1263 Lindås 15402 15607 1424 Årdal 5429 5359 1426 Luster 5118 5093 1563 Sunndal 7155 7160 1820 Alstahaug 7454 7437 1824 Vefsn 13352 13427 1837 Meløy 6454 6471 1841 Fauske 9622 9604 1931 Lenvik 11535 11618 2003 Vadsø 6239 6160 2004 Hammerfest 10417 10455 2012 Alta 19898 20097 2030 Sør-Varanger 10221 10227 SUM 169282 169812 Snitt 9405 9434
4 Inntektsnivå aktivitetsnivå Kommunane har ulikt inntektsnivå og dermed ulikt aktivitetsnivå. Dersom ein måler aktiviteten i ein kommune i høve til samla driftsnivå (kommunens samla inntekter) varierer dette frå 79 tusen kr. pr. innbyggjar (Fauske) til 121 tusen kr. (Odda). Gjennomsnittleg inntektsnivå i gruppe 12 er 93 tusen kr. Tinn kommune har driftsinntekter (aktivitetsnivå) på 116 tusen kr. pr. innbyggjar som er det nest høgaste i kommunegruppa. 2016 Sum driftsinnt. Brutto driftsutgifter Folkemengde 1000 kr. Pr innb. 1000 kr. Pr innb. 0437 Tynset 5580 555 549 100 535 366 96 0516 Nord-Fron 5741 562 440 98 542 024 94 0826 Tinn 5940 686 239 116 679 621 114 1037 Kvinesdal 5981 574 820 96 562 497 94 1146 Tysvær 10925 942 345 86 907 907 83 1228 Odda 6930 841 224 121 796 364 115 1263 Lindås 15607 1 252 946 80 1 209 151 77 1424 Årdal 5359 513 762 96 506 346 94 1426 Luster 5093 490 966 96 489 027 96 1563 Sunndal 7160 781 609 109 759 956 106 1820 Alstahaug 7437 634 515 85 629 934 85 1824 Vefsn 13427 1 087 828 81 1 062 338 79 1837 Meløy 6471 632 986 98 623 869 96 1841 Fauske 9604 754 645 79 765 645 80 1931 Lenvik 11618 1 127 356 97 1 077 502 93 2003 Vadsø 6160 617 856 100 585 534 95 2004 Hammerfest 10455 1 125 870 108 1 023 338 98 2012 Alta 20097 1 711 645 85 1 673 405 83 2030 Sør-Varanger 10227 894 524 87 898 712 88 SUM 169812 15 789 125 93 15 328 536 90 Snitt 9434 877 174 93 851 585 90
5 Kostnadssamansetjing I kommunegruppe 12 er det ulik samansetjing av kostnadane knytt til administrasjon og politisk styring. Fordeling mellom dei ulike formåla (kostrafunksjonane) er slik: Politisk styring: Politisk organ 100 Kontroll og revisjon 110 Sum politisk 1000 kr. Pr innb. 1000 kr. Pr innb. 1000 kr. Pr innb. 0437 Tynset 5459 978 414 74 5 873 1053 0516 Nord-Fron 4722 823 819 143 5 541 965 0826 Tinn 3940 663 1 065 179 5 005 843 1037 Kvinesdal 4351 727 747 125 5 098 852 1146 Tysvær 6848 627 561 51 7 409 678 1228 Odda 4787 691 1 040 150 5 827 841 1263 Lindås 5816 373 590 38 6 406 410 1424 Årdal 2458 459 641 120 3 099 578 1426 Luster 3440 675 764 150 4 204 825 1563 Sunndal 5206 727 878 123 6 084 850 1820 Alstahaug 3385 455 1 846 248 5 231 703 1824 Vefsn 5968 444 269 20 6 237 465 1837 Meløy 4340 671 820 127 5 160 797 1841 Fauske 8630 899 2 106 219 10 736 1118 1931 Lenvik 6362 548 1 880 162 8 242 709 2003 Vadsø 3844 624 1 003 163 4 847 787 2004 Hammerfest 5648 540 1 492 143 7 140 683 2012 Alta 8943 445 3 167 158 12 110 603 2030 Sør-Varanger 3421 335 1 182 116 4 603 450 SUM 97568 575 21 284 125 118 852 700 Snitt 5420 575 1 182 125 6 603 700
6 Administrasjon (inkl. pol sekretariat) Administrasjon 120 Forvaltning eiendom 121 Administrasjonsbygg 130 Sum administrasjon 1000 kr. Pr innb. 1000 kr. Pr innb. 1000 kr. Pr innb. 1000 kr. Pr innb. 0437 Tynset 25941 4649 1 135 203 1 303 234 28 379 5086 0516 Nord-Fron 27752 4834 3 563 621 2 057 358 33 372 5813 0826 Tinn 32258 5431 2 506 422 3 461 583 38 225 6435 1037 Kvinesdal 21092 3527 620 104 6 031 1008 27 743 4639 1146 Tysvær 39749 3638 4 625 423 5 232 479 49 606 4541 1228 Odda 34090 4919 3 074 444 2 273 328 39 437 5691 1263 Lindås 53141 3405 4 471 286 2 408 154 60 020 3846 1424 Årdal 28080 5240 935 174 1 340 250 30 355 5664 1426 Luster 25590 5025 2 051 403 1 405 276 29 046 5703 1563 Sunndal 37964 5302 936 131 2 755 385 41 655 5818 1820 Alstahaug 35189 4732 3 042 409 1 968 265 40 199 5405 1824 Vefsn 36808 2741 2 861 213 2 930 218 42 599 3173 1837 Meløy 44569 6887 3 496 540 2 003 310 50 068 7737 1841 Fauske 38763 4036 6 169 642 2 413 251 47 345 4930 1931 Lenvik 36873 3174 2 024 174 3 641 313 42 538 3661 2003 Vadsø 32431 5265 2 0 1 331 216 33 764 5481 2004 Hammerfest 47998 4591 0 0 9 144 875 57 142 5466 2012 Alta 54804 2727 4 672 232 5 957 296 65 433 3256 2030 Sør-Varanger 48454 4738 1 071 105 3 690 361 53 215 5203 SUM 701546 4131 47 253 278 61 342 361 810 141 4771 Snitt 38975 4131 2 625 278 3 408 361 45 008 4771
7 Fordeling mellom løn og andre utgifter (kun administrasjon) Lønn administrasjon Adm. andre utgifter Sum administrasjon 1000 kr. Pr innb. 1000 kr. Pr innb. 1000 kr. Pr innb. 0437 Tynset 18715 3354 9 664 1732 28 379 5086 0516 Nord-Fron 22467 3913 10 905 1899 33 372 5813 0826 Tinn 19302 3249 18 923 3186 38 225 6435 1037 Kvinesdal 17903 2993 9 840 1645 27 743 4639 1146 Tysvær 36045 3299 13 561 1241 49 606 4541 1228 Odda 23339 3368 16 098 2323 39 437 5691 1263 Lindås 37166 2381 22 854 1464 60 020 3846 1424 Årdal 18160 3389 12 195 2276 30 355 5664 1426 Luster 21447 4211 7 599 1492 29 046 5703 1563 Sunndal 28344 3959 13 311 1859 41 655 5818 1820 Alstahaug 28081 3776 12 118 1629 40 199 5405 1824 Vefsn 29445 2193 13 154 980 42 599 3173 1837 Meløy 25187 3892 24 881 3845 50 068 7737 1841 Fauske 25173 2621 22 172 2309 47 345 4930 1931 Lenvik 27111 2334 15 427 1328 42 538 3661 2003 Vadsø 21279 3454 12 485 2027 33 764 5481 2004 Hammerfest 39789 3806 17 353 1660 57 142 5466 2012 Alta 41555 2068 23 878 1188 65 433 3256 2030 Sør-Varanger 27218 2661 25 997 2542 53 215 5203 SUM 507726 2990 302 415 1781 810 141 4771 Snitt 28207 2990 16 801 1781 45 008 4771
8 Administrasjonskostnadar fordelt prosentvis mellom løn og andre utgifter: Administrasjon Lønn Andre utg. Sum 0437 Tynset 65,9 % 34,1 % 100 % 0516 Nord-Fron 67,3 % 32,7 % 100 % 0826 Tinn 50,5 % 49,5 % 100 % 1037 Kvinesdal 64,5 % 35,5 % 100 % 1146 Tysvær 72,7 % 27,3 % 100 % 1228 Odda 59,2 % 40,8 % 100 % 1263 Lindås 61,9 % 38,1 % 100 % 1424 Årdal 59,8 % 40,2 % 100 % 1426 Luster 73,8 % 26,2 % 100 % 1563 Sunndal 68,0 % 32,0 % 100 % 1820 Alstahaug 69,9 % 30,1 % 100 % 1824 Vefsn 69,1 % 30,9 % 100 % 1837 Meløy 50,3 % 49,7 % 100 % 1841 Fauske 53,2 % 46,8 % 100 % 1931 Lenvik 63,7 % 36,3 % 100 % 2003 Vadsø 63,0 % 37,0 % 100 % 2004 Hammerfest 69,6 % 30,4 % 100 % 2012 Alta 63,5 % 36,5 % 100 % 2030 Sør-Varanger 51,1 % 48,9 % 100 % Snitt 62,7 % 37,3 % 100 %
9 Administrasjonsutgifter i forhold til adktivitetsnivå (driftsinntekter) Tinn har låge administrative lønnsutgifter i forhold til aktivitetsnivå, men andre administrative utgifter ligg relativt høgt. Administrasjon ift. dr.inntekter Lønn Andre urg, Sum 0437 Tynset 3,4 % 1,7 % 5,1 % 0516 Nord-Fron 4,0 % 1,9 % 5,9 % 0826 Tinn 2,8 % 2,8 % 5,6 % 1037 Kvinesdal 3,1 % 1,7 % 4,8 % 1146 Tysvær 3,8 % 1,4 % 5,3 % 1228 Odda 2,8 % 1,9 % 4,7 % 1263 Lindås 3,0 % 1,8 % 4,8 % 1424 Årdal 3,5 % 2,4 % 5,9 % 1426 Luster 4,4 % 1,5 % 5,9 % 1563 Sunndal 3,6 % 1,7 % 5,3 % 1820 Alstahaug 4,4 % 1,9 % 6,3 % 1824 Vefsn 2,7 % 1,2 % 3,9 % 1837 Meløy 4,0 % 3,9 % 7,9 % 1841 Fauske 3,3 % 2,9 % 6,3 % 1931 Lenvik 2,4 % 1,4 % 3,8 % 2003 Vadsø 3,4 % 2,0 % 5,5 % 2004 Hammerfest 3,5 % 1,5 % 5,1 % 2012 Alta 2,4 % 1,4 % 3,8 % 2030 Sør-Varanger 3,0 % 2,9 % 5,9 % Snitt 3,2 % 1,9 % 5,1 %
10 Kva brukar ein administrative kostnadar på? Lønnsutgifter adm. 1000 kr. Rådmannskontoret 3 714 Kommunens store avtaler 592 Servicetorget 940 Politisk kontor 640 Økononomiavdeling 4 473 IKT og innkjøp 603 Felles inntekter/utgifter 1 471 Lønn og personal 2 685 Postmottak/arkiv 2 988 Renhold 532 Stab teknisk 1 063 Eiendom/bygg 48 SUM 19 751 Flat organisasjonsstruktur Tinn kommune har ein flat organisasjonsstruktur (såkalt 2-nivå-modell) Arbeidsdelinga mellom enhetsleiare og rådmann i flat struktur kan beskrivast slik: Nivå 1: Rådmannen (rådmannsteamet) Skal i hovudsak arbeide på strategisk nivå, på mål-, styrings- og rammenivå, og sørge for god kontakt med politisk ledelse og dei tenesteytande enhetane. Nivå 2: Enhetslederne Er ledarar for dei 15 tjenesteytande enhetane, og er delegert totalansvaret for den daglege drifta og utvikling av kommunens tenester. Kommuneledelsen er justert og krympa dei siste åra. Det har vore ei utvikling der det stragiske nivået er styrka, medan talet på enhetsledarar er redusert. I 2008 bestod rådmannsteamet av 3 personer (rådmann + 2 ass. rådmenn) og 27 enhetsledarar. dvs. 30 ledere. Pr. dd. består rådmannsteamet av 5 personar (rådmann+3 kommunalsjefar +organisasjonssjef) og 15 enhetsledere dvs. 20 ledere. Det er difor ikkje belegg for å hevde at administrativ ledelse totalt sett har aukt dei siste åra.
11 I forhold til de andre kommunane i gruppe 12 er dei administrative utgiftene utanom løn høge i Tinn. Det er imidlertid ikke mogleg å finne ut kvar Tinn er høgare i forhold til dei andre kommunane, men ca. 60 % av utgiftene i Tinn er relatert til IKT og administrasjonsbygninger og vi antek at noko av forklaringa kan ligge her. Andre utgifter brto 1000 kr. % Kontorutgifter mm 2 187 11,3 % Kontormateriell 436 Diverse forbruksmateriell 118 Porto/telefonutgifter 1 063 Annonseutgifter 195 IKA-Kongsberg 376 Reiser/kurs/servering 1 083 5,6 % Mat/servering 320 Opplæring/kurs/reiser 763 Konsulentjenester 894 4,6 % Konsulenttjenester ØK 454 Ander konsulenttjenester 440 IKT-utgifter 6 657 34,3 % Datalinjer 452 Lisenser IKT 1 500 Driftsavtaler IKT 2 297 Konsulenttjenester IKT 628 Regionalt IKT-program 136 Kvalitetslosen 40 IKT - Kongberregionen 1 604 Eiendomsutgifter 4 598 23,7 % Elektrisk kraft 842 Forsikringer 1 357 Husleiger 334 Vedlikehold 177 Avskrivninger 1 888 Avgifter/gebyr/lisenser 3 376 17,4 % Avgifter/gebyr/lisenser 2 025 Lisenser/utstyr anna 1 351 Finansutgifter 552 2,8 % Tap på fordinger/garantier 475 Bankomkostninger 77 Andre utgifter 36 0,2 % Andre utgifter 36 SUM ADM. UTG. 19 383 100,0 %