KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE MØTEPROTOKOLL, KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE Tid: Tirsdag 15. mars 2016 kl. 13:00-15.30 Stad: Fjell Rådhus, møterom 107 Møteleiar: Medlem som møtte: Svein Lie, Helene W. Berger, Audhild Solsvik, Hildegunn Kaltvedt (vara) Forfall: Frå revisjonen: Anders Fjell Frode Løvlie (Deloitte AS) Saker: 01/2016 Innkalling og saksliste 02/2016 Gjennomgang av arbeidsoppgåver og arbeidsform for kontrollutval 03/2016 Saker til orientering 04/2016 Forvaltningsrevisjon av internkontroll innan pleie og omsorg 05/2016 Overordna analysar og planar for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon Leiar: Sekretariat: Advokat Morten D. Haldorsen Trengereidvegen 64, 5382 Skogsvåg Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig Telefon: 91700359 Postboks 1213 Sentrum, 5811 Bergen E-post: kristian@garlid-johannessen.com Telefon 5556 8224 / 915 79 795 E-post: mdh@svw.no
01/2016: INNKALLING OG SAKSLISTE Det var ingen merknader til innkallinga og saksliste. 02/2016: GJENNOMGANG AV ARBEIDSOPPGÅVER OG ARBEIDSFORM FOR KONTROLLUTVAL Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, fastsett 15.juni 2004, https://lovdata.no/pro/#document/sf/forskrift/2004-06-15-905?searchresultcontext=2360 Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner, fastsett 15. juni 2004 https://lovdata.no/pro/#document/sf/forskrift/2004-06-15-904?searchresultcontext=2551 Kontrollutvalsboka, Kommunal- og regionaldepartementet Saksdokument Nyval av representantar til kontrollutvalet 25.02.2016 I møtet blei det gitt ei generell orientering om kontrollutvalet sine oppgåver og arbeidsform frå kontrollutvalet sin leiar. Ei slik orientering vart også gitt i møte 9.12.2015. Kommunestyret i Fjell har den 25.2.2016 gjennomført nyval av representantar til kontrollutvalet. Endringa gjorde det difor naudsynt å orientere om sentrale sider ved utvalsarbeidet på nytt. Frode Løvlie frå revisjonsselskapet orientere kort om arbeidsform og forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalet tek informasjonen om arbeidsoppgåver og arbeidsform for kontrollutval til orientering. Kontrollutvalet tek informasjonen om arbeidsoppgåver og arbeidsform for kontrollutval til orientering. 03/2016: SAKER TIL ORIENTERING
Dokument "Uavhengighetserklæring" frå Deloitte AS v/helge-roald Johnsen Kommunen sin revisor skal etter kommuneloven 79 mv. foreta eigenvurdering av uavhengighet. Kontrollrapport 2015 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen for Fjell kommune Skatteetaten har gjennomført kontroll av kommunen sin skatteoppkrevjarfunksjon, jf. "Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverne" av 1. februar 2011. Resultatet av kontrollen er at kommunen sin internkontroll i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldande regelverk. Skatteetaten har peikt på at arbeidsgjevarkontrollen ikkje vert utført i tilstrekkelig omfang då det er utført 3,3 % kontrollar mot eit krav på 5 %. Kontrollutvalet tek informasjonen til vitande. Kontrollutvalet tek informasjonen til vitande. 04/2016: FORVALTNINGSREVISJON AV INTERNKONTROLL INNAN PLEIE OG OMSORG "Internkontroll innan pleie og omsorg", januar 2016 Kontrollutvalet vedtok i møte den 12. mai 2015 at revisjonsselskapet Deloitte AS skulle lage prosjektplan for forvaltningsrevisjon av internkontroll innan pleie og omsorg. Prosjektplanen vart framlagt i kontrollutvalsmøte den 25.6.2015, og godkjend av utvalet med dei merknader som går fram av møteprotokoll. Frode Løvlie frå revisjonsselskapet gjekk gjennom rapporten av januar 2016, og orienterte om innhaldet i rapporten. Revisjonen sine tilrådingar til Fjell kommune lista opp i 11 punkt vart særleg gjennomgått. Kontrollutvalet fekk høve til å stille spørsmål.
Kontorollutvalet sluttar seg til premissane og konklusjonane i revisjonen si utgreiing. Med bakgrunn i rapporten tilrår kontrollutvalet at Fjell kommune gjennomfører tiltaka som foreslått i revisjonsrapporten. Handsaming i møte: Kontrollutvalet drøfta i møte kor vidt tilrådingane i punkt 4 og punkt 5 i rapporten av januar 2016 kunne og burde formulerast tydelegare. Det vart gjort framlegg om å omformulere tilråding nr. 4 og nr. 5. Kontrollutvalet var samde om å særskilt merke tilråding nr. 7 og nr. 8, og å supplere tilråding nr. 8. Kontrollutvalet sluttar seg i det vesentlege til premissane og konklusjonane i revisjonen si utgreiing. Med bakgrunn i rapporten tilrår kontrollutvalet at Fjell kommune gjennomfører tiltaka som føreslått i revisjonsrapporten, med ei omformulering av tilråding nr. 4 og nr. 5, samt supplering i tilråding nr. 8. Kontrollutvalet gjer framlegg om følgjande tiltak for Fjell kommune: 1. Fastsetje eit tydeleg "overbygg" for kvalitetssystemet, med ein sentral strategi og formalisering av oppgåver og ansvar knytt til internkontroll/kvalitetsarbeid, og syte for at det er klåre mål for forbetring/kvalitet ved alle einingar. 2. Innføre klårare retningslinjer knytt til dokumentstyring, gjennom felles krav til å utarbeide, godkjenne, informere om og oppdatere rutinar, prosedyrar og referansar til lov- og regelverk. 3. I større grad formalisere og dokumentere arbeidet med kompetansekartlegging og opplæringsplanar, slik at ein tydeleg knyter kompetansekartlegginga saman med opplæringsog rekrutteringsarbeidet. 4. Kartlegge og setje i verk tiltak for å sikre at ein i tilstrekkeleg grad tar med seg dei tilsette sine erfaringar vidare i arbeidet med å forbetre omsorgstenestene i kommunen. 5. Kartlegge og setje i verk tiltak for å betre nytta brukarane og deira pårørande sine erfaringar i forbetringsarbeidet i omsorgstenestene. 6. Stille krav til ROS-analysar knytt til innhaldet i tenestene, og fastsetje malar og prosedyrar i samband med gjennomføring og oppfølging av slike analysar. 7. Gi opplæring knytt til avviksmelding for å auke talet på meldte avvik. 8. Freiste å få til ei løysing der ein slepp å melde same avviket i to ulike system, og kartleggje kor vidt eit av dei to avvikssystema kan dekke det totale behovet for avviksrapportering. 9. Gå gjennom rutinar for avvikshandsaming for å sikre at alvorlege avvik blir rapportert vidare i organisasjonen, og at alle avvik blir lukka med tilbakemelding til den som har meldt. 10. Vurdere å innføre meir systematiske former for eigenkontroll knytt til kvaliteten i tenestene og etterleving av sentrale krav i internkontroll-/kvalitetssystemet, t.d. i form av internrevisjonar eller gjennomgangar i eigne "kvalitetsutval" eller "kvalitetsgrupper". 11. Fastsetje tydelege krav til formel leiaroppfølging av internkontroll i omsorgstenestene, t.d. i form av fast "leiinga sin gjennomgang" av internkontrollen. Kontrollutvalet ber Fjell kommune særskilt å setje i verk tiltak i tilråding nr. 7 og nr. 8.
05/2016: OVERORDNA ANALYSAR OG PLANAR FOR SELSKAPSKONTROLL OG FORVALTNINGSREVISJON Prosjektplan overordna analysar og planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Framdriftsplan og timebudsjett overordna analyse og planarbeid (u. off. jf. forvaltningsloven 13) Kontrollutvalet vedtok i møte 9.12.2015 å gi Deloitte AS i oppdrag å starte arbeid med prosjektplan for overordna analyse for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for valperioden 2015-2019. Deloitte AS ga i møte ei nærare framstilling av prosjektplanen og framdriftsplanen. Kontrollutvalet vedtek framlagte prosjektplan og framdriftsplan.. Kontrollutvalet vedtek framlagte prosjektplan og framdriftplan. *** Kontrollutvalet i Fjell kommune, 15. mars 2016 Leiar Morten D. Haldorsen Sekretariat