SAK 05/12 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL MØTEPROTOKOLL - STYRET I FOSEN REN. Rissa 10.02.12 kl. 09.00 11.00 Til stede Andre :Kjell Sverre Tung, Laila Lund, Ole Hyllmark, Gro Kristiansen og Marit Rennan deltok på møte. :Ola Sørås. SAK 01/12 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Styret godkjenner protokollen fra møte den 09.12.2011 fra sak 22/11 til 27/11. Vedtak: Styret godkjenner protokollen fra møte den 09.12.2011 fra sak 22/11 til 27/11. SAK 02/12 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER I forbindelse med referatsak om fakturagebyr ble det anbefalt fra styret, at Bjugn kommune skal få reduksjon i fakturagebyr per kunde tilsvarende kostnad Fosen Renovasjon har ved fakturering av en kunde. Det vil si tilsvarende reduksjon som er gitt tidligere. Styret kom fram til følgende enstemmige Vedtak: Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. SAK 03/12 ISO-GJENNOMGANG OG EVALUERING AV SELSKAPSSTRATEGI I saksliste ble det opplyst at det skulle deles ut to vedlegg. Kvalitets og handlingsplan for 2011 og 2012. Dette ble isteden sydd sammen i et dokument som ble sendt ut før møtet. 1. MKS-04 Miljø- kvalitets- og HMS-mål med handlingsplan 2012 vedtas. 2. Selskapsstrategien videreføres uten endringer. Vedtak: 1. MKS-04 Miljø- kvalitets- og HMS-mål med handlingsplan 2012 vedtas. 2. Selskapsstrategien videreføres uten endringer.
SAK 04/12 SELSKAPETS FORSIKRINGSLØSNINGER Styret tar fremlagte forslag til forsikringsløsning til orientering. Vedtak: Styret tar fremlagte forslag til forsikringsløsning til orientering. Underskrifter: Kjell Sverre Tung Ole Hyllmark Laila Lund Gro Kristiansen Marit Rennan Styret godkjenner protokollen fra møte den 10.02.2012 fra sak 01/12 til 04/12.
SAK 06/12 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER Lønnspolitikk Vedlegg 1 - Lønnspolitikk I følge hovedtariffavtalen skal arbeidsgiver regelmessig ta initiativ til revidering av lokal lønnspolitikk. Det er i dag ikke noe nedskrevet lønnspolitikk i selskapet. Utfyllende informasjon er vedlagt. Retningslinjer styrets arbeid Vedlegg 2 Retningslinjer for styrets arbeid Selskapet har dokumentert retningslinjer for styrets arbeid. Dette er vedlagt og gjennomgås i møtet. Utredning næringskunder Vedlegg 3 Utredning næringsrenovasjon Fosen Renovasjon jobber med utredning av organisasjonsform for næringsrenovasjon. I dag leies næringskundene ut til Retura Sør-Trøndelag, en avtale som går fram til 2015. Med denne utredningen ønsker Fosen Renovasjon å se på muligheten til å betjene næringslivskunder direkte. Første del av utredningen er utført og vedlagt. Revisjon ISO Onsdag 7.mars ble det gjennomført revisjon av selskapets sertifisering i ISO 9001:2008 (kvalitetsstandard) og ISO14001:2004 (miljøstandard). Revisjonen ble gjennomført av Teknologisk Institutt Sertifisering AS. Dette var en revisjon av sertifiseringsperioden 2010-2012. I 2013 vil det bli en ny sertifisering for 3 nye år. Sammenfatning og konklusjon fra revisjonsrapport: Bedriften viser vilje og engasjement for å levere tjenester med riktig kvalitet, og riktig miljøfokus. Styringssystemet er godt utviklet, men det kan kanskje anvendes mer effektivt. Eksempel på dette er ledelsens gjennomgåelse, hvor bedriften vil være tjent med å heve blikket i større grad for å evaluere status, før nye mål settes. Intern revisjonene kan også med fordel målrettes i større grad, slik at fokus blir satt på antatt viktige områder. Systematisk beredskapsarbeid er også noe bedriften bør vurdere å se nærmere på, eksempelvis hvilken beredskap krever aktivitetene som utføres og hvordan øves det. Gjenbruksstasjonen på Rissa fremsto som ryddig. Revisjonsgruppen har stilt 98 spørsmål og gjort 4 observasjoner. Disse fordeler seg som følger: 2 avvik (A)
2 anmerkninger (M) 0 forbedringspunkt (F) Informasjon om Retura Norge - aksjesalg Kort informasjon om saken Informasjon om nasjonal strandryddedag Kort informasjon om saken Ny transportør for Fosen Transport Kort informasjon om saken
SAK 07/12 ÅRSREGNSKAP OG ÅRSMELDING 2011 Vedlegg: Vedlegg 4 Årsregnskap 2011 Vedlegg 5 Årsmelding 2011 Vedlegg 6 Revisorberetning 2011 (usignert) Saksopplysinger: Det vedlagte årsregnskap, årsmelding og revisorberetning inneholder de nødvendige saksopplysninger. Revisor har påpekt stort avvik i driftsinntekter i forhold til budsjett. Det er også kommentert at driftsfondet på renovasjon er høyt med tanke på selvkostprinsippet. Revisor signerer revisorberetning etter styrevedtaket. Vurderinger: Det synes ikke nødvendig å komme med ytterligere vurderinger til denne saken. Både styrets årsberetning og daglig leders bemerkninger synes å gi tilstrekkelig med informasjon i saken. 1. Styret vedtar årsmelding og regnskap som fremlagt. 2. Styret foreslår at overskuddet på kr. 3 885 247,- settes på driftsfond, fordelt med henholdsvis 979 545 på slam og 2 905 702 på renovasjon.
SAK 08/12 LÅNEOPPTAK Vedlegg: Ingen Saksopplysninger: Det er behov for innkjøp av flere konteinere. I de siste årene har antall storkonteinere 35m3, 30 m3 og 22 m3 som vi leier fra Fosen Transport økt. Leie av konteinerne er på sikt vesentlig dyrere enn å eie. I tillegg er det behov for flere 6 m3 konteinere til utleie hos næringskunder. Det er også behov for en del konteinere for å fortsette utskifting av hyttekonteinere til låsbare. Dette vil typisk være utskifting av 660 liters dunker til små konteinere, 4 m3, med låsbare luker. Det er ønskelig å investere i følgende konteinere: Bestilling Leverandør Type konteiner Antall Total pris 4 kbm m/luker og lås 8 stk 128 000 1 Kanstad 6 kbm m/luker og lås 4 stk 69 000 Tillegg korrosjonskl. C5 og frakt 54 000 2 Kanstad 6 kbm lukket m/store luker 2 stk 50 000 35 kbm 3 stk 120 000 3 BNS Miljø 22 kbm 4 stk 136 000 6 kbm 2 stk 30 000 Frakt 3 000 Total 590 000 Ref sak 07/11 fra representantskapet ble investeringsplan vedtatt og styret gis fullmakt til å vedta finansieringen i hvert enkelt prosjekt innenfor rammene i investeringsplanen. Følgende ramme var gitt for konteinere i investeringsplan for 2012: Type konteiner Beløp Beholdere Returpunkt 60 000 Containere omlasting 850 000 Containere næring/hytte 200 000 Beholdere (80-1000) 40 000 Total 1 150 000 Vurdering: En ser det som nødvendig å kjøpe de konteinere som er listet opp over. Dette for å spare penger på leie av storkonteinere og for å opprettholde kvalitet på hyttekonteinerne.
1. Styret vedtar innkjøp av de konteinere som er beskrevet i saken, til en samlet verdi på 590 000 kr. 2. Investeringene til konteinerkjøpet finansieres ved lån. Det søkes om et lån på inntil kr 590 000 kr med avskrivning på 5 år.
SAK 09/12 MEDARBEIDERSAMTALE MED FASTSETTING AV LØNN TIL DAGLIG LEDER «Unntatt offentlighet - 13 og 25 i Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova).»