KONKURRANSE- GRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE FOR KJØP AV System for elevevaluering av undervisningen (36-UDE-2014)
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen... 3 1.4 Kontrakt... 4 1.4.1 Kontraktsperiode... 4 1.4.2 Kontraktsbestemmelser... 4 1.5 Kunngjøring... 4 1.6 Tilleggsopplysninger... 4 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 2.1 Prosedyre... 5 2.2 Tilbudsfrist... 5 2.3 Innlevering av tilbud... 5 2.4 Ønsket presentasjonsform... 5 2.5 Vedståelsesfrist... 6 2.6 Deltilbud... 6 2.7 Alternative tilbud og minstekrav... 6 2.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse... 6 2.9 Opplysningsplikt... 6 2.10 Taushetsplikt... 7 2.11 Offentlighet... 7 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver... 7 2.13 Forbehold... 7 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 7 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav... 7 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav... 8 3.3 Andre kvalifikasjonskrav... 8 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 8 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 8 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner... 8 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 9 4.1 Registrering og åpning av tilbud... 9 4.2 Tildelingskriteriene... 9 4.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode... 9 VEDLEGG... 9 Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 2
1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune v/utdanningsetaten, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av 36-UDE-2014 System for elevevaluering av undervisningen. Utdanningsetaten i Oslo er Norges største kommunale etat med over 170 undervisningssteder, ca 80 000 elever og lærlinger, 13 000 medarbeidere og 1700 lærebedrifter med 2800 lærlinger. Virksomheten favner bredt da all offentlig opplæring i Oslo, bortsett fra høyere utdanning, er samlet i en etat. Utdanningsetatens hovedoppgave er å legge til rette for og sikre at barn, unge og voksne får en solid opplæring i skoler preget av kunnskap, mangfold og valgfrihet. Elever og lærlinger skal sikres de alle beste vilkår for læring og utvikling tilpasset den enkeltes behov. Utdanningsadministrasjonen har ansvar for drift, utvikling, oppfølging og veiledning av utdanningsvirksomheten innenfor de lover, rammer og retningslinjer som nasjonale og kommunale myndigheter fastsetter. Utdanningsetaten i Oslo ønsker å anskaffe en digital løsning for gjennomføring av spørreundersøkelsen "Elevevaluering av undervisningen". Spørreundersøkelsen skal gjennomføres på samtlige videregående skoler i Oslo hvert år. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Anders Grotterød, fagkonsulent anskaffelser E-postadresse : anders.grotterod@ude.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang "Elevevaluering av undervisningen" har som hovedformål å bedre kvaliteten på opplæringen og elevenes læringsutbytte. I tillegg er det ment å fungere som et utviklingsverktøy for den enkelte lærer i arbeidet med å videreutvikle egen undervisningskompetanse. Læreren utgjør den faktoren som har størst betydning for elevenes læring og utvikling. Det er derfor viktig at læreren har nødvendig kunnskap om egen praksis for å kunne forbedre elevenes læringsutbytte. Anskaffelsen gjelder kjøp av et verktøy for gjennomføring av undersøkelsen og presentasjon og analyse av resultatene i etterkant. Elevene på samtlige trinn i videregående skole utgjør respondentene, i sum dreier det seg om alle videregående skoler i Oslo, i dag 24 skoler med totalt ca.15 000 elever. Elevevalueringen gjennomføres årlig i november og første del av desember. 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet 40 Kunngjøring av konkurranse 42 Tilbudsevaluering og valg av tilbud Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 3
42 Utsendelse av tildelingsbrev 43-44 Karensperiode 44 Kontraktsinngåelse 44 Oppstart av kontrakt Ovennevnte fremdriftsplan er tentativ. 1.4 Kontrakt 1.4.1 Kontraktsperiode Leveringstidspunkt for leveransen er november 2014 og gjelder for gjennomføring av undersøkelsen i 2014 og 2015. For kontrakten gjelder opsjon for kjøper til å forlenge kontrakten for ytterligere 1 +1 år på uendrede vilkår. 1.4.2 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontrakt SSA-K (lille) med bilag (se vedlegg 2). 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, se www.doffin.no. 1.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse 36- UDE-2014 System for elevevaluering av undervisningen., og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Det oppfordres om at spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 6 dager før utløpet av tilbudsfristen. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert på Doffin. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 4
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og II, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 13. oktober 2014 kl. 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse, forseglet med tape eller lignende, og være merket Tilbud: 36-UDE-2014, Må ikke åpnes før 13.10.2014, kl. 12.00. Tilbudet skal være på norsk. Tilbudsbrevet skal leveres på papir og de øvrige dokumentene leveres elektronisk på minnepinne. Minnepinnen skal også inneholde en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Det er ikke tillatt å levere tilbudet på e-post. Tilbudet skal leveres personlig eller ved postsending. Tilbudet skal leveres til: Utdanningsetaten i Oslo v/ Arkiv i 9. etasje. Strømsveien 102 0663 Oslo 2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres elektronisk på minnepinne og bes levert som én sammenhengende fil. Unngå å legge dokumentene i separate mapper. Navn på dokumentet Dokumentasjon Jf. pkt. Originalt, signert tilbudsbrev leveres sammen med minnepinnen. Tilbudsbrev. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer Dokument 1 - Skatteattest Skatteattest jf. punkt 3.2 Dokument 2 - Merverdiavgiftsattest Merverdiavgiftsattest jf. punkt 3.2 Dokument 3 HMS egenerklæring HMS-egenerklæring (se vedlegg 3) jf. punkt 3.2 og vedlegg Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 5
Navn på dokumentet Dokumentasjon Jf. pkt. 3 Dokument 4 - Firmaattest Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling jf. punkt 3.3.1 Dokument 5 - Kredittvurdering Dokument 6 Tekniske/faglige kvalifikasjoner Dokument 7 Løsningsspesifikasjon Kredittvurdering/rating, eller tilsvarende- ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall Bekreftelse/redegjørelse på leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjonen (bilag 2. til SSA-K) Jf. punkt 3.3.2 jf. punkt 3.3.3 Dokument 8 - Prisskjema Fullstendig utfylt prisskjema (bilag 5. til SSA-K) Dokument 9 Sladdet utgave av tilbudet Sladdet utgave av tilbudet Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 10.12.2014 kl. 12.00. 2.6 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.7 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke i denne konkurransen bli avholdt tilbudskonferanse eller tilbudsbefaring 2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 6
2.10 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. 2.11 Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. FOA 3-8. 2.13 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 7
3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling. Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet(hms) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS- egenerklæring i utfylt og signert stand. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest. lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Kredittverdig Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha et godt Leverandøren skal beskrive hva slags metoder og rutiner og velfungerende virksomheten har for kvalitetssikring av denne type kvalitetssikringssystem for oppdrag. ytelsene som skal leveres Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 8
Krav Leverandøren skal ha erfaring fra gjennomføring av undersøkelser med tilsvarende omfang og tilsvarende krav til datasikkerhet. Leverandøren skal beskrive inntil tre tilsvarende oppdrag fra de siste årene. 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering og åpning av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. 4.2 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Eksempel: Kriterium Vekt Pris 60 % Ferdig utfylt prisskjema Kvalitet 40 % Løsningsbeskrivelse 4.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt opplyst lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. * * * VEDLEGG Vedlegg 1: Standardkontrakt med bilag. Vedlegg 2: Standardspørsmål Vedlegg 3: HMS-egenerklæring Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 9