MØTEPROTOKOLL Nittedal kontrollutvalg Dato: 21.01.2016 kl. 17:00 Sted: Rådhuset, møterom Slåttemyra Arkivsak: 15/00015 Tilstede: John Ivar Rygge (leder), Berit Hvidsten (nestleder), Ole Erik Yrvin, Gunvor A. Olsen, Øistein Lid. Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: Fra Romerike Revisjon: Spesialrevisor Jens Chr. Utsigt, prosjektleder Øyvind N. Grøndahl, daglig leder Nina Neset og advokat Øyvind S. Førde. Konsulent Øystein Hagen Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS SAKSKART Side Saker til behandling 1/16 16/00010-1 Referater 3 2/16 15/00146-3 3/16 15/00140-2 Overordnet analyse Nittedal kommune - opplegg og fremdrift Orientering om overordnet revisjonsstrategi og revisjonsplan for regnskapsrevisjon 2015 4 5 4/16 15/00264-2 Eierskapskontroll - Miljøhuset Gnisten AS 6 5/16 15/00220-2 Diskusjonsnotat for forvaltningsrevisjonsprosjektet - beredskap 7 6/16 15/00140-1 Engasjement brev fra Romerike Revisjon IKS 8 7/16 15/00142-3 Sak om Samarbeidsrådet for Nedre Romerike (SNR) 9 8/16 15/00150-1 Årlig orientering om kommunens behandling av tips/varsling 10 1
9/16 15/00135-1 Kontrollutvalgets årsplan for 2016 11 10/16 15/00137-1 Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 12 11/16 16/00011-1 Eventuelt 13 Det var ingen merknader til innkallingen og sakslisten. Møtet ble hevet kl. 20:20. Nittedal, 21.01.2016 John Ivar Rygge (sign.) Kontrollutvalgsleder 2
Saker til behandling 1/16 Referater 1 Nittedal kontrollutvalg 21.01.2016 1/16 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Kontrollutvalget gjennomgikk referatene. Kontrollutvalget tar referatene til orientering. 3
2/16 Overordnet analyse Nittedal kommune - opplegg og fremdrift 1 Nittedal kontrollutvalg 21.01.2016 2/16 1. Kontrollutvalget slutter seg til opplegget og fremdriftsplanen for overordnet analyse. 2. Kontrollutvalget tar informasjon fra rådmannen til orientering Kontrollutvalget fikk en redegjørelse fra rådmannen hvor det ble lagt vekt på utfordringer og rådmannens internkontrollaktiviteter. Kontrollutvalgets innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. 1. Kontrollutvalget slutter seg til opplegget og fremdriftsplanen for overordnet analyse. 2. Kontrollutvalget tar informasjon fra rådmannen til orientering 4
3/16 Orientering om overordnet revisjonsstrategi og revisjonsplan for regnskapsrevisjon 2015 1 Nittedal kontrollutvalg 21.01.2016 3/16 Kontrollutvalget tar fremleggelsen om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2015 og revisjonsplan for Nittedal kommune til orientering. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor orienterte om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2015. Kontrollutvalgets innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. Kontrollutvalget tar fremleggelsen om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2015 og revisjonsplan for Nittedal kommune til orientering. 5
4/16 Eierskapskontroll - Miljøhuset Gnisten AS 1 Nittedal kontrollutvalg 21.01.2016 4/16 Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar rapporten til orientering og ber om at rapportens anbefalinger blir fulgt opp. Advokat Øyvind S. Førde presenterte rapporten. Kontrollutvalgets innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar rapporten til orientering og ber om at rapportens anbefalinger blir fulgt opp. 6
5/16 Diskusjonsnotat for forvaltningsrevisjonsprosjektet - beredskap 1 Nittedal kontrollutvalg 21.01.2016 5/16 Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor området. fra Romerike Revisjon IKS. Basert på diskusjonen i møtet ber kontrollutvalget revisjonen om å legge frem en prosjektplan for prosjektet. Prosjektplanen behandles i møtet den xx.xx.2016. Revisjonen presenterte diskusjonsnotat for neste forvaltningsrevisjonsprosjekt. Kontrollutvalget drøftet saken. Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor området Samfunnssikkerhet og beredskap på virksomhetsnivå: skole, fra Romerike Revisjon IKS. Basert på diskusjonen i møtet ber kontrollutvalget revisjonen om å legge frem en prosjektplan for prosjektet. Prosjektplanen behandles i møtet den 1.3.2016. 7
6/16 Engasjement brev fra Romerike Revisjon IKS 1 Nittedal kontrollutvalg 21.01.2016 6/16 Kontrollutvalget tar revisjonens engasjementsbrev til orientering. Revisjonen la frem engasjementsbrev for kontrollutvalget. Kontrollutvalget tar revisjonens engasjementsbrev til orientering. 8
7/16 Sak om Samarbeidsrådet for Nedre Romerike (SNR) 1 Nittedal kontrollutvalg 21.01.2016 7/16 1. Kontrollutvalget bestiller en forundersøkelse fra revisjonen som tar sikte på å avklare de tre beskrevne problemstillingene. 2. Eventuelle forhold som ikke lar seg avklare i forundersøkelsen skal kvitteres ut i en prosjektplan. Kontrollutvalget vil ta stilling til denne planen og vurdere om man ønsker å gå videre med en mer inngående undersøkelse. 3. Forundersøkelsen og eventuell prosjektplan leveres innenfor rammen av 75 til 100 timer og leveres til behandling i april 2016. Kontrollutvalget drøftet saken. 1. Kontrollutvalget bestiller en forundersøkelse fra revisjonen som tar sikte på å avklare de tre beskrevne problemstillingene. 2. Eventuelle forhold som ikke lar seg avklare i forundersøkelsen skal kvitteres ut i en prosjektplan. Kontrollutvalget vil ta stilling til denne planen og vurdere om man ønsker å gå videre med en mer inngående undersøkelse. 3. Forundersøkelsen og eventuell prosjektplan leveres innenfor rammen av 75 til 100 timer og leveres til behandling i april 2016. 9
8/16 Årlig orientering om kommunens behandling av tips/varsling 1 Nittedal kontrollutvalg 21.01.2016 8/16 Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse om varslingssaker 2015 til orientering. Kontrollutvalget gjennomgikk rådmannens redegjørelse om varslingssaker 2015. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse om varslingssaker 2015 til orientering. 10
9/16 Kontrollutvalgets årsplan for 2016 1 Nittedal kontrollutvalg 21.01.2016 9/16 1. Kontrollutvalget vedtar den foreslåtte årsplanen for 2016, med de endringer som fremkom i møtet. 2. Saken sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsplan for 2016 til orientering. Kontrollutvalget gjennomgikk forslag til årsplan for 2016. 1. Kontrollutvalget vedtar den foreslåtte årsplanen for 2016, med de endringer som fremkom i møtet. 2. Saken sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsplan for 2016 til orientering. 11
10/16 Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 1 Nittedal kontrollutvalg 21.01.2016 10/16 1. Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 vedtas. 2. Saken sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport for 2015 til orientering. Kontrollutvalget gjennomgikk forslag til årsrapport for 2015. 1. Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 vedtas. 2. Saken sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport for 2015 til orientering. 12
11/16 Eventuelt 1 Nittedal kontrollutvalg 21.01.2016 11/16. Kontrollutvalget fikk en halvårsrapport fra revisjonen (Rapport til kontrollutvalget i Nittedal pr 31.12.2015). Kontrollutvalget er gjort kjent med at Datatilsynet har vært på tilsyn i Nittedal kommune. Kontrollutvalget tar revisjonens rapport til kontrollutvalget i Nittedal pr 31.12.2015 til orientering. Kontrollutvalget ber sekretariatet legge fram rapport fra Datatilsynets tilsyn når den er tilgjengelig. 13