Forprosjekt it-organisering i Knutepunkt Sørlandet Prosjektplan Utarbeidet av Dato 05.02. Versjon 1.5 John Are Tharaldsen/Per Bendixen, KS John Ånon Jonassen Behandling Rådmannsutvalget 02.02. Status Vedtatt
1. MÅL OG RAMMER 1.1 Bakgrunn Kommunene er helt avhengige av robuste it-tjenester. Effektivitetskravene innen pleie og omsorg, skole og teknisk sektor fordrer mer IT. Kjerneoppgavene i seg selv baseres i økende grad på IT; integreringen av IT i undervisningen ved skolene og bruk av it innen helse- og omsorg er eksempler på dette. Kommunes it-organisasjon må tilby stadig mer profesjonelle tjenester etter hvert som teknologien blir mer forretningskritisk. Døgnkontinuerlig tilgang til it-systemene stiller høye krav til sikker infrastruktur og robuste IT-løsninger. Særlig for små kommuner kan dette være svært vanskelig å innfri. Samarbeid mellom kommuner muliggjør profesjonalitet og leveringsevne, og blir derfor viktig for fornyelsesarbeidet i offentlig sektor. Kommunene i Knutepunkt Sørlandet har i 2007 utarbeidet en it-strategi hvor kommunene bl. a. har vedtatt å standardisere sine fagsystemer. Dette vil gi konsekvenser for hvordan man organiserer it-drift i Knutepunkt Sørlandet. 1.2 Tidligere vedtak Rådmannsutvalget vedtok 26..07 å sette i gang en forstudie for å se hvilke gevinster som finnes ved å organisere it på en annen måte. Prosjektgruppen konkluderte med at det er gevinster ved å samarbeide om it-drift. Gruppen anbefalte at man etablerer felles datarom og installerer nye fagsystemer som skal driftes felles her, etter hvert som disse anskaffes. Gruppen legger opp til at det skal være kost/nytte eller bestilling fra virksomhetene som skal være styrende for hva som driftes felles. Gruppen anbefalte at kommunene opprettholder en egen it-organisasjon som håndterer lokal brukerstøtte og it-utvikling. Gruppen anbefalte at det settes i gang et forprosjekt for å utrede de praktiske sidene ved en ASP-løsning (vertskommunemodell). Gruppen anbefalte at it-utvikling organiseres gjennom prosjektsamarbeid koordinert av it-utvalget og nettverkene Gruppen viste til erfaringene fra andre interkommunale it-samarbeid hvor felles it-systemer og -drift er brukt som en av de vesentlige driverne som skal skape samarbeid og felles tjenesteproduksjon i kommunene. Universitetet i Agder viste i sin rapport til at dette i begrenset grad har 2
vært vellykket. Etter gruppens mening viste dette at felles IT-konsepter bør komme som en konkret bestilling basert på et konkret og tidfestet behov i virksomhetene. Forstudien ble behandlet av rådmannsutvalget 12.06.08. Rådmannsutvalget fattet følgende vedtak: 1. Det settes i gang et forprosjekt for å utrede en sentralisert løsning for drift av felles it-systemer ut fra en vertskommune-modell. Det legges opp til en gradvis innføring av systemer ut fra konkrete behov fra virksomhetene og kost/nytte-betraktninger. 2. Dagens bemanning og organisering av it-avdelingene i kommunene videreføres inntil videre. 3. It-utvalget utarbeider prosjektplan for forprosjektet. I forbindelse med behandlingen av overordnet prosjektplan for oppfølging av it-strategien ba rådmannsutvalget 22..09 om at det ble utarbeidet en ny prosjektplan for et forprosjekt for it-organisering i Knutepunkt Sørlandet og et konkurransegrunnlag for ekstern prosjektledelse av forprosjektet. I etterkant av forstudien har det vist seg at det er vanskelig å realisere en løsning basert på vertskommunemodellen. Styringsgruppen vedtok 02.02.20 et forslag om å endre prosjektplanen slik at det primært er en sentralisert løsning basert på kommunelovens 27 som skal utredes. 1.3 Prosjektmål Hovedmål for hele prosjektet: Kommunene i Knutepunkt Sørlandet har en effektiv og kvalitetsmessig god it-tjeneste som tilfredsstiller brukernes behov for it-tjenester og som muliggjør felles fagsystemer og samarbeid om tjenester innen Knutepunkt Sørlandet. Delmål for prosjektet: Stordriftsfordeler er utnyttet Ikt-personell har god bredde- og dybdekompetanse Ikt-organisasjonen er robust Ikt-systemene i kommunene har god sikkerhet Nye tjenester er utviklet 3
Hovedmål forprosjekt: Styringsgruppen har et godt beslutningsgrunnlag for å velge den beste måten å organisere it-virksomheten i Knutepunkt Sørlandet. Delmål forprosjekt: Fordeler og ulemper ved anbefalt organisasjonsmodell er utredet Ressursbehov og kompetansebehov er kartlagt Tekniske, organisatoriske og juridiske problemstillinger er kartlagt Arbeidet med forprosjektet er godt forankret i kommunene. 1.4 Rammer Lov og avtaleverk i kommunesektoren, generelt, men også spesielt inn mot kommunenes muligheter og begrensninger ift egenregi og interkommunalt samarbeid. I tillegg styrende dokumenter i Knutepunkt Sørlandet. Det vises til Omstillingsplan for Knutepunkt Sørlandet og Overordnet prosjektplan for oppfølging av it-strategien (ikke endelig vedtatt). Økonomiske rammer iht avtale med prosjektleder/firma. I tillegg rammene for møtedeltakelse fra deltakerne i prosjektgruppen. Tidsramme for forprosjektet er ca 6 mnd med avslutning innen 15. sep. 20. 2. OMFANG OG AVGRENSNING Forprosjektet skal utrede konsekvensene av å etablere en sentralisert løsning basert på anbefalingene i den gjennomførte forstudien om fremtidig drift, brukerstøtte og utvikling av it-systemer i kommunene i Knutepunkt Sørlandet. Videre skal forprosjektet lage en prosjektplan for et eventuelt hovedprosjekt (gjennomføring). Primært skal en sentralisert løsning basere seg på kommunelovens 27. Innenfor dette alternativet skal både de organisatoriske, IKTteknisk/faglige, økonomiske og juridiske muligheter og begrensninger ivaretas - med brukerne og innbyggerne i fokus. 4
Anbefalingen fra forprosjektet skal være et anbefalt rammeverk og en modell for it-organiseringen slik at videre it-samordning kan skje innenfor denne modellen/tankesettet. De to viktigste koplinger til it-strategien er å ivareta: - en effektiv, kompetent og robust it-organisasjon som tilfredsstiller de enkelte kommuners fremtidige behov for it-tjenester. - en organisasjon som tilrettelegger for videre utvikling av samarbeid innenfor tjenesteområdene mellom kommunene i Knutepunkt Sørlandet. Forprosjektet skal ikke vurdere behovet for felles fagsystemer eller portalløsninger. Forprosjektet må sikre god informasjonsflyt til fagnettverk og til informasjonsmøter i kommunene slik at arbeidet blir godt forankret blant de ansatte, ledere og politikere. Forprosjektet skal være gjennomført innen 15. september 20. 5
3. ORGANISERING 3.1 Roller og ansvar Styringsgruppe Styringsgruppen vil ofte bestå av prosjekteiere og andre sentrale aktører slik at kommunikasjon og forankring med basisorganisasjonene er sikret Bidra til at prosjektet får de nødvendige ressurser og status Behandle og gi råd i de saker som PA legger frem Gi PL aktiv støtte for å sikre fremdrift Kommunisere med prosjekteiere, oppdragsgivere, brukere, ressurseiere, premissgivere og andre aktører Prosjektansvarlig (PA) Har det totale økonomiske ansvar Påse samsvar mellom mål og prosjektplan Har det overordnede kvalitetssikringsansvaret Leder en eventuell styringsgruppe Sørger for klare rammer og arbeidsforhold for PL Leder og gjennomfører beslutningspunktmøtene Følger opp ressurstilgang og gjennomfører eskaleringsrutinene Ansvarlig for ekstern informasjon om prosjektet Prosjektleder (PL) PL har det operative utøvende ansvaret for prosjektet og skal blant annet: Lage prosjektplan og kvalitetssikre denne Innenfor prosjektrammen planlegge, lede, utføre og kontrollere prosjektet Identifisere og følge opp de kritiske suksessfaktorer Sørge for at PA har et kvalitetssikret underlag ved beslutningspunktene og styringsgruppemøter Analysere sterke/svake sider, trusler og muligheter 3.2 Prosjektledelse Forprosjektet Prosjekteier: Rådmannsutvalget Prosjektansvarlig: Daglig leder i Knutepunkt Sørlandet Kjell A. Kristiansen Prosjektleder: Innleid avtalepartner Styringsgruppe: Rådmannsutvalget supplert med to representanter for de tillitsvalgte fungerer som styringsgruppe for forprosjektet. 6
Prosjektgruppe: 2 representanter oppnevnt av arbeidsgivernettverket (organisasjons- /personalkompetanse): Britt Hellem - Lillesand kommune, Arvid Håkonsen, Kristiansand kommune 2 representanter oppnevnt av økonominettverket (økonomikompetanse): Terje Fjellvang - Kristiansand kommune, NN nn kommune 2 representanter oppnevnt av it-utvalget (it-teknisk kompetanse): Steinar Nørstebø - Birkenes kommune, Arild Sandnes Kristiansand kommune 1 representant fra sekretariatet i KnpS (utredningskompetanse): John Ånon Jonassen 2 tillitsvalgte: Frode Aarøe, Unio, Rita Wroldsen, LO-K Det kan være behov for å utvide prosjektgruppen slik at alle berørte kommuner er representert i prosjektgruppen. Prosjektleder er leder for prosjektgruppen. 3.3 Øvrige roller Arbeidsgrupper: I forprosjektet og i hovedprosjektet er det aktuelt å ha flere arbeidsgrupper. Dette vurderes fortløpende i prosjektet. Referansegrupper: Nettverkene i Knutepunkt Sørlandet er referansegrupper som skal jevnlig informeres og har mulighet til å komme med innspill. Videre vurderer prosjektgruppen om det skal opprettes en ekstern referansegruppe med medlemmer fra eksterne kompetansemiljø og kommuner som har erfaring med interkommunal organisering av it. Medvirkning: De tillitsvalgte deltar i styringsgruppen og prosjektgruppen i forprosjektet og i et evt. hovedprosjekt. De tillitsvalgtes representanter er Styringsgruppen: Ottar Stordahl, Unio Pål Tjøm, LO-K Prosjektgruppen: Frode Aarøe, Unio Rita Wroldsen, LO-K 7
4. BESLUTNINGSPUNKTER, OPPFØLGING OG MILEPÆLER 4.1 Beslutningspunkter 1. Igangsetting: 26 nov 09 i Rådmannsutvalget 2. Valg av prosjektledelse 3. Endelig prosjektplan vedtas 4. Valg av IT organisatorisk løsning/prosjektplan for Hovedprosjekt behandles 5. Sluttrapport vedtas avslutning av forprosjektet og overgang til evt. hovedprosjekt 4.2 Oppfølging Prosjektleder utarbeider månedlige rapporter til prosjektansvarlig med hensyn til fremdrift, ressursbruk og oppnådde resultater. Referansegruppene får kopi av disse rapportene. Statusmøter avholdes for styringsgruppen ifm Rådmannsutvalgets møter. Prosjektansvarlig rapporterer i forbindelse med beslutningspunkt 6 avslutning av prosjektet. Ved signifikante avvik rapporteres det fortløpende til prosjektansvarlig og styringsgruppe. 4.3 Milepæler forprosjektet 1. Igangsetting: 26. nov 2009 i Rådmannsutvalget 2. Valg av prosjektledelse innen 22. mars. 20 3. Endelig prosjektplan vedtas innen 4. mars 20 4. Statusmøter i styringsgruppen ca 1 gang per mnd 5. Sluttrapport behandles i styringsgruppen ca 15. september 20 6. Høringsfrist 1. nov. 20 6. Valg av IT organisatorisk løsning innen 15. nov. 20 7. Prosjektplan for evt. hovedprosjekt behandles innen 15. sep. 20 8
4.4 Tids- og ressursplaner Aktivitet Kalender: (dag/ukenr/mnd/kvartal) Marker aktivitet med strek/x/skygge eller annet. Ressurs O 09 N 09 D 09 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S bruk Forprosjekt 1. Tilbud prosj. ledelse 2. Utredning 3. Sluttrappor t X 4. Høring 5. Vedta k X Hovedprosjekt Milepæler X X X X Beslutningspkt.møte X X X Styringsgruppemøte X X X X X Statusmøter Sum dagsverk/ukeverk/ 9
5. RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING 5.1 Kritiske suksessfaktorer A. Prosjektet når ikke målene Mulige årsaker 1. Prosessen er ikke godt nok forankret i ledelsen i kommunene 2. Prosessen er ikke godt nok forankret blant de ansatte 3. Gevinstpotensialet er for optimistisk anslått 4. Kostnadene i prosessen er underestimert 5. Tekniske og juridiske forhold er ikke godt nok utredet 6. Deltakerne i prosessen har ikke samme mål B. Prosjektet har ikke nødvendig fremdrift Mulige årsaker 1. Prosjektet har ikke tilstrekkelig med ressurser 2. Fremdriftsplanen er for optimistisk 3. Prosjektet har ikke tilstrekkelig støtte fra ledelsen 4. Prosjektledelsen har ikke tilstrekkelig kompetanse 5.2 Kvalitetssikring Måten prosjektet legges opp med et forprosjekt og et hovedprosjekt er i seg selv en form for kvalitetssikring. Det er på denne måten mulig å stoppe prosjektet etter forprosjektet uten for store kostnader hvis prosjektet viser seg ikke å ha livets rett. Det er nødvendig med en sterk forankring av prosjektet hos rådmennene i kommunene samt at de ansatte trekkes inn i prosessen på en god måte. Det vil være nødvendig å trekke inn ekstern kompetanse og ressurser for å sikre kvaliteten i prosjektet. Det legges opp til en anbudskonkurranse om ekstern prosjektledelse samt utredningskompetanse. Prosjektplan
6. GJENNOMFØRING 6.1 Hovedaktiviteter Forprosjekt Forprosjektet skal utrede konsekvensene av å etablere en sentralisert løsning basert på anbefalingene i den gjennomførte forstudien om fremtidig drift, brukerstøtte og utvikling av it-systemer i kommunene i Knutepunkt Sørlandet. Videre skal forprosjektet lage en prosjektplan for et eventuelt hovedprosjekt (gjennomføring). Aktiviteter Kartlegge og analysere fordeler og ulemper, kostnader og gevinstmuligheter med en sentralisert løsning basert på kommunelovens 27, herunder utrede tekniske, organisatoriske, juridiske og økonomiske konsekvenser av anbefalte modell. Utarbeide rapport og innstilling til styringsgruppen. Lage forslag til prosjektplan for Hovedprosjekt som skal gjennomføre beste løsning. Informere og sikre god forankring av prosjektet blant ansatte, ledere og politikere. 6.2 Ressursbruk Styringsgruppen 4 møter x 0,5 dag x deltakere = 20 dagsverk Prosjektgruppen 2 x møter per mnd x ½ dag x 6 mnd x deltakere i prosjektgruppen = 60 dagsverk. Arbeidsgrupper Vurderes av prosjektgruppen i forbindelse med detaljert prosjektplan. Referansegrupper Integrert del av nettverkenes ordinære møter. Informasjonsmøter i kommunene 2 x hver kommune (ledermøter + ansatte), rådmenn leder disse. Informasjon og forankring. Prosjektplan
7. ØKONOMI Unntatt offentlighet. Se saksutredning. 8. KONTRAKTER OG AVTALER Se kontrakt med ekstern prosjektleder Det er ofte viktig at det foreligger avtaler med prosjektmedlemmenes (både interne og eksterne ressurser) arbeidsgivere mht hvilke ressurser de skal stille med, når og hvor lenge. Her anføres hvilke avtaler som er inngått. Det samme gjelder kontrakter med leverandører av produkter og tjenester. Prosjektplan 12