Lier kommune Politisk sekretariat

Lier kommune Politisk sekretariat INNKALLING TIL MØTE I Formannskapet Torsdag 22.04.2010 Kl 18:00 på Glitra Bespisning kl 16:30 på Haugestad. Vennligst gi beskjed dersom du ikke skal spise. Gruppemøter fra kl 17:00. Eventuelt forfall meldes til Servicetorget, telefon 32220100 eller servicetorg@lier.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Før møtet settes gis publikum anledning til å stille spørsmål. Side 1

SAKSLISTE: Saksnr 29/2010 Godkjenning av protokoll 30/2010 Meldinger 28/2010 Månedsrapport regnskap februar 2010 29/2010 Årsmelding Lier drift 2009 30/2010 Status for renhold 31/2010 Statusrapport Høvik skole 32/2010 Arbeidsledighet ved utgangen av mars 2010 33/2010 Mulighetsstudie for 0-visjon for Lierstranda fjordby som delgrunnlag for miljøprogram - Status 31/2010 Årsrapport og regnskap 2009. 32/2010 Finansrapport 2009 33/2010 Kulturhus OPS-konkurranse - Prekvalifisering 34/2010 Økonomisk omstilling 2010-2013 35/2010 Heiahallen - skisseprosjekt 36/2010 Mangfold og integrering - avgrensning og føringer i Lier kommune 37/2010 Delegering av myndighet etter ny havne- og farvannslov Side 2

29/2010 Godkjenning av protokoll Side 3

30/2010 Meldinger Side 4

Lier kommune MELDING Saksmappe nr: 2010/677 Saksbehandler: Trond Larsen 28/2010 Formannskapet 22.04.2010 Månedsrapport regnskap februar 2010 Med erfaring fra de siste månedene i 2009 har rådmannen varslet endringer i rutinene for økonomistyring og rapportering til folkevalgt nivå. Dette skjer bl.a. ved månedlig rapportering til formannskapet om den økonomiske utviklingen i kommunen og samtidig en tettere oppfølging av virksomhetene. Kommunalsjef rapporterer til rådmannen for de virksomhetene vedkommende har oppfølgingsansvaret for. Virksomhetslederne rapporterer til kommunalsjef. Innen omsorgsområdet er rapporteringen ytterligere intensivert de innledende ukene i 2010. I motsetning til tidligere praksis som innebar tertialrapportering, basert på akkumulert forbruk ved rapporteringstidspunktet, er det foretatt endringer i rutiner og prosedyrer som muliggjør en realistisk rapportering månedlig. Netto forbruksprosent er avhengig av tidspunktet fakturaen er bokført og betalt, ikke når kostnaden faktisk har oppstått. Inntektene bokføres når de faktureres (tilskudd når de er mottatt), ikke når inntektene er opptjent. For å styrke den økonomiske kontrollen og forutsigbarheten ønsker rådmannen å endre dette og rapportere økonomiske data som gjenspeiler aktiviteten i måneden. Rutinene er under utvikling, og innføres suksessivt. Slettet: på Slettet:, Tiltak som er iverksatt Sykemeldinger registreres fortløpende slik at sykepengerefusjonen blir inntektsført i riktig måned Tidligere lå registreringen 2 3 måneder på etterskudd Detaljbudsjettene var ferdigstilt uke 2 tidligere år har dette vært klart i mars Tiltak som blir iverksatt Budsjettene periodiseres etter forventet aktivitet per måned Har tidligere ikke vært periodisert pr. måned En overordnet generell periodisering er gjennomført. Formålet er å finne et nivå som gir en nøyaktig nok periodisering samtidig som administrasjonen av periodiseringene blir minst mulig. Erfaringene viser at det er nødvendig med større grad av tilpasning for individuelle forhold på ansvarsnivå. Dette må gjennomføres i samarbeid med virksomhetene. Det tas sikte på at periodiseringene av budsjettene Side 5

skal være klare når alle virksomheter skal rapportere i nytt rapporteringssystem for aprilregnskap. Forhåndsfakturaer fordeles på de månedene de vedrører Hele kostnaden har tidligere blitt ført i måneden fakturaen ble mottatt Rutinen er under innføring ved utløpet av mars Tilskudd periodiseres i de månedene aktiviteten har vært Tidligere bokført på innbetalingstidspunktet Rutinen innføres i løpet april Påløpte inntekter skal faktureres fortløpende, eventuelt periodiseres i den måneden de er opptjent Tidligere har det på noen virksomheter vært langt etterslep på faktureringen Rutinen innføres i løpet av april Påløpte kostnader avsettes i den måneden de vedrører selv om fakturaen ikke er mottatt Hele kostnaden har tidligere blitt ført i måneden fakturaen ble mottatt Rutinen innføres i løpet av april Nytt økonomioppfølgingsverktøy blir tatt i bruk for å gjøre økonomioppfølgingen lettere for virksomhetsleder Programmet er installert og økonomirådgivere er opplært Oppsett av systemet med tilgang, rapporter og tilpasninger er gjennomført Opplæring og gjennomføring av piloter er gjennomført Opplæring og bruk av alle virksomhetsledere i april/mai Full rapportering i systemet fra og med regnskap pr. april. Nytt ebilagssystem for lettere oppfølging av tilskudd det er søkt på, samt verktøy til bruk i periodisering Programmet er installert; medarbeidere i regnskapsenheten og økonomirådgivere har gjennomført opplæring Oppsett av systemet med tilganger vil bli iverksatt i mars Opplæring og gjennomføring av piloter skjer i april/mai Opplæring og bruk av alle virksomhetsledere i mai/juni Nytt ebudsjett system som tilrettelegger tetter oppfølging av budsjettprosessen fra virksomhetsleder Man tildeles en ramme i modulen, og virksomhetsleder kan selv på en enkel måte videreføre fjorårets budsjett og endre de postene vedkommende ønsker Vil skape større eierskap til budsjettet hos virksomhetsleder Lettere å følge sitt eget budsjett gjennom hele budsjettprosessen Lengresiktige tiltak Variabel lønn kostnadsføres i den måneden det vedrører Blir i dag kostnadsført på utbetalingstidspunktet Utbetalingen av variabel lønn 12. januar er knyttet til perioden 21. november 20. desember Helligdagstillegg for julen blir først utbetalt og kostnadsført 12. februar Side 6

Tiltakene innebærer en betydelig endring av praksis og fordrer nødvendigvis innsats og tid før tallmaterialet kan anses tilstrekkelig for et ønsket styringsnivå i såvel virksomhetene som organisasjonen under ett. Nødvendig opplæring og tilpasning av rutinene iverksettes. Likevel starter rådmannen opp den månedlige rapporteringen til formannskapet, i første rekke med fokus på fast og variabel lønn korrigert for fødsels- og sykepengerefusjoner. Omfanget av faste stillinger i organisasjonen sees i forhold til tildelte budsjettrammer. Videre er det utarbeidet en risiko- og mulighetsmatrise knyttet til endrede forutsetninger for budsjettet. Denne favner om større risikoelementer, og tiltak er iverksatt for å minimalisere sannsynligheten for at negativ risiko inntreffer. Analyser av fordeling av lønn pr. måned tilbake i tid viser at en driftsmessig normalt belastet februar skal utgjøre 18,3 % av virksomhetenes lønnsbudsjett i gjennomsnitt. Vi har derfor lagt dette inn som et referansetall under budsjett. Tabellen nedenfor viser lønn utbetalt pr. februar, korrigert for refundert fødsels- og sykepengerefusjon. Lønn utbetalt i februar består av fast lønn for januar og februar, og variabel lønn påløpt i perioden 21. november 2009 til og med 20. januar 2009. Område Regnskap Budsjett Avvik Grunnskole 40 324 223 979-664 Barnehage 4 431 25 848-299 Omsorg 39 504 219 402-647 Helse- og sosialtjenester 10 465 52 366 882 Kultur 3 035 16 321 48 Infrastruktur - Bygg, VA, Vei 9 515 52 453-84 Plan/ Samfunn 3 401 18 938-64 Fellestjenester, ledelse og politikk 10 230 43 855 2 205 Fellesområdet - selskaper, finans, frie innt, overf.0-600 110 Totalt 80 581 652 562 1 487 Fellestjenester, ledelse og politisk ligger over budsjettert forbruk. Dette skyldes i hovedsak at personalforsikringene på 2,8 MNOK for alle medarbeidere for hele 2010 er bokført på lønn i januar og februar og indikerer i seg selv ikke et overforbruk. Helse- og sosialtjenester har høye utgifter i forholdt til introduksjonsstønaden, dette føres på lønnskonti og henger sammen med overforbruket i sosial (se risikomatrisen). Omsorgstjenestene ligger under det generelle normalt forbruk, dette er normalt og har flere årsaker. Hovedårsaken er en noe annerledes periodiseringen for helligdagstillegg og ferievikarer enn hva tilfellet er innen andre tjenesteområder. Som nevnt er det i gang en prosess for å legge en mer nøyaktig periodisering som er tilpasset månedsrapportering. I 2009 var forbruket pr. februarlønn 19,3% av budsjett mens resultatet i februar 2010 viser en forbruksprosent 18,0%. Det er for tidlig å trekke noen slutninger, men de første indikasjonene viser en noe bedre trend enn i 2009. Samlet sett ligger Lier kommune som forventet i januar på lønn korrigert for refusjoner. Side 7

Risikomatrisen inneholder følgende poster: Risiko (+) ogmulighets (-) matrise for påvirkning av netto driftsresultat i 2010 (tall i hele 1000 NOK) Risiko Årseffekt Sannsynlighet Justert Overforbruk sosial 5 000 90 % 4 500 Endringer i fordeling omsorg 1 000 50 % 500 Tilskudd ressurskrevende -4 000 80 % -3 200 Barnevern plassering og Ny bolig 1 000 50 % 500 Habilitering - Nye brukere/ økn 1 200 80 % 960 Manglende utleieav Stoppen 800 100 % 800 Manglende helårseffekt strukturprosjektet - St ab- og støtte 1 700 30 % 510 Samferdsel 1 400 80 % 1 120 Plan 1 000 90 % 900 Bygningsdrift 676 90 % 608 Sum 9 776 7 198 Det er ingen endringer i risikomatrisen siden januar. Det har vært arbeidet med de ulike postene, men arbeidet har ikke kommet så langt at det har medført endringer i risikoprofilen. Risikomatrisen er en ny måte å presentere avvik på. I arbeidet med avvikene ser vi at det er en utfordring å presentere avvik og risiko slik at det gir et korrekt og oversiktelig bilde. Etter hvert som vi får bearbeidet avvikene må det påregnes endringer i både tall og form. Overforbruket i sosial er anslått med bakgrunn i at trenden for 2009 har fortsatt inn i 2010. Det er iverksatt tiltak for å redusere overskridelsene. Innføringen av en ny fordelingsmodell innen omsorg har resultert i intern omfordeling av ressurser. Det fremstår som utfordrende å redusere rammene der fordelingsmodellen tilsier et lavere ressursforbruk enn hva tilfellet er i dag. Institusjonene har nå ferdigstilt kartlegging av brukerne som grunnlag for de analysene som nå gjennomføres. Tilskudd ressurskrevende brukere er stipulert med bakgrunn i tilskuddet for 2009. Kriterier kan endres underveis i året slik at både beløp og sannsynlighet er usikker. Risikoen angitt på barnevern og habilitering er knyttet til aktivitetsøkninger. Manglende utleie av Stoppen skole er satt inn i matrisen ut fra de erfaringene som til nå er gjort mht utleie av bygget/anlegget. Manglende helårseffekt strukturprosjektet skyldes at tiltakene iverksettes gjennom året og først får helårseffekt i 2011. Risikomatrisen viser en potensiell reduksjon i budsjettert netto driftsresultat i 2010 på 7,2 MNOK. Budsjettert netto driftsresultat i 2010 er på 38,2 MNOK, korrigert netto driftsresultat med risikomatrisen blir på 31 MNOK. Side 8

Lier kommune MELDING Saksmappe nr: 2010/1039 Saksbehandler: Thorgeir Bjerknes 29/2010 Formannskapet 22.04.2010 Årsmelding Lier drift 2009 Bakgrunn Lier drift er en av kommunens større virksomheter og det er tradisjon for å utarbeide en årsmelding. Årsmelding 2009 Ligger vedlagt Side 9

ÅRSMELDING LIER DRIFT 2009 Side 10

INNHOLD 1.INNLEDNING 2.DAGLIG LEDER HAR ORDET 3.ØKONOMISK OVERSIKT MED KOMMENTARER FOR LIER DRIFT SAMLET OG AVDELINGSVIS 4.UTVIKLINGSTREKK OG UTFORDRINGER Side 11

1. INNLEDNING Årsmeldingen fra Lier drift for 2009 er den ellevte i rekken. Årsmeldingen skal gi et bilde av utviklingstrekkene i enheten og er med å gi signaler om hvilken retning og utvikling enheten skal ha. I årsmeldingen er resultatene fra 2009 sammenlignet med resultater fra 2006, 2007 og 2008. 2 DAGLIG LEDER HAR ORDET Lier drift gjennomførte i 2009 på nytt en organisatorisk tilpassing ved å organisere renholdsavdelingen (Miljøservice) og bygningsdriftsavdelingen under samme avdelingsleder. Lier drift er av den oppfatning at dette på sikt vil kunne gi ytterligere synergieffekter ved at vaktmester/renholder i stor grad jobber på de samme stedene og bør i noe større grad enn i dag kunne hjelpe hverandre i det daglige arbeidet. En direkte effekt er selvfølgelig en lederstilling mindre, som i seg selv gir en innsparing og som ikke gir færre hender i produksjonsapparatet. Det er viktig å understreke at dette hadde ikke vært mulig å gjøre uten den betydelige effektiviseringen/strømlinjeformingen som har vært gjort av tidligere leder av denne avdelingen i nær samarbeidet med ansatte og deres representanter. En av disse har vært å videreføre/optimalisere de mulighetene den nye prøveordningen knyttet til renhold av skolebygg har gitt oss. Skolebygg rengjøres i dag fra kl. 11.00 18.30, dette gir renholderen i stor grad tomme lokaler fra ca. 14.00 som påvirkere effektivitet/kvalitet. Våre erfaringer er positive når det gjelder effektivitet og kvalitet men medarbeiderne opplever dette som mer belastende enn tidligere arbeidstidsordning. For å bedre på dette er vi i dialog med brukerne og våre ansatte om muligheten for å slutte noe tidligere på fredag (frem til kl. 17.00). Lier drift har hatt og har stor oppmerksomhet på økonomi og økonomioppfølging, og leverer igjen ett økonomisk resultat bedre enn budsjett. Dette skjer samtidig med at kontrakten mellom Lier drift, Miljøservice og Anlegg og Eiendom er ytterligere redusert med de siste NOK 500.000,- som ble avtalt i omstillings-/effektivitetsprosjektet. Avdelingen for vann og avløp har det beste økonomiske resultatet men dette skyldes at Glitrevannverket ikke gjennomførte den varslede prisøkningen på vann. De økonomiske resultatene er mer detaljert kommentert under pkt 3. under. Mattilsynet gjennomførte høsten 2009 ett tilsyn i VA avdelingen i Lier drift og deres hovedinntrykk er at Lier kommune har god oversikt og kjennskap til eget vannforsyningssystem. Det ble ikke avdekket avvik under tilsynet. Lier drift ble på ny Miljøsertifisert, 18. november 2009, denne gangen etter 6 ulike bransjekrav (byggmester, vaskeri, maskinentreprenør, kontorvirksomhet, renholdsbedrift, bilverksted). Sertifikatet gjelder for 3 nye år, frem til 18.11. 2012. I 2009 har det innenfor samferdselsområdet blitt gjennomført ett stort antall tidligere vedtatte/besluttede trafikksikkerhetsprosjekter. Videre er Åmotveien nå i det alt vesentligste ferdig oppgradert, gjenstår nå kun en liten strekning fra Baneveien til Vestsideveien. Det er også blitt gjort ett betydelig arbeidet på Eikseterveien, hvor veien mellom Torskroken og Side 12

Sogna nå er tilnærmet ferdig, parkeringsplassen ved Eggevollen er tilnærmet ferdig og arbeidet mellom Sogna og Kleivdammen er godt i gang. Arbeidende forventes ferdigstilt i 2010. Dette i.hht kommunestyrets vedtak om en gradvis oppgradering av denne veien. Medarbeidertilfredshetsundersøkelsen som ble gjennomført høsten 2009 viser en ytterligere bedring i forhold til forrige år, generelt dokumenterer denne at våre ansatte trives godt på jobb samtidig som de er stolt av egen arbeidsplass. Når det gjelder eksternsalg viser den nedenfor oppsatte tabellen utviklingen av eksternsalg i Lier drift over de siste 5 år, denne viser en jevn utvikling i perioden 2004-2007. Reduksjonen i 2008 skyldes helt konkret en reduksjon av et årsverk ved verkstedet på BILBO. Av større nye kunder nevnes spesielt Røyken kommune, hvor det er inngått en tre års avtale om salting av deres mest trafikkerte (de med mest problemer vintertid), kontrakten har en verdi på mellom 200-300 pr. år og kommer i tillegg til de øvrige avtalene som tidligere er gjort med Røyken kommune (feiing/skraping). Effekten av denne kommer ikke før i 2010, da avtalen ble inngått høsten 2009. 2004 2005 2006 2007 2008 2009 NOK NOK NOK NOK NOK NOK 2.812.240 3.027.386,- 3.295.614,- 4.236.999,- 3.797.713,-* 3.617.942,-* *pga sykdom er kapasiteten redusert med 1 årsverk på verkstedet, dette årsverket er ikke erstattet og påvirker selvfølgelig eksternsalget som fra verkstedet sunket med ca. 400.000,-. Hensyntatt dette ligger eksternsalget på nesten samme nivå som i 2007. Resultatet i Lier drift ble ett overskudd på NOK. 2.541.573,-, noe virksomheten er godt fornøyd med. Det minnes om at dette resultatet inkluderer en reduksjon i renholdskontrakten med kommunen på ytterligere 0,5 mill NOK i forhold til 2008. 3. ØKONOMISK OVERSIKT MED KOMMENTARER FOR LIER DRIFT SAMLET OG AVDELINGSVIS Lier drift samlet 2006 2007 2008 2009 Rammeoverføringer 37 084 412 28 680 600 31 446 701 35 967 334 Interne salgsinntekter 24 795 907 35 683 933 37 322 910 44 693 536 Eksterne salgsinntekter 3 295 614 4 236 999 3 797 713 3 617 942 Andre inntekter 388 394 35 300 49 655 182 702 Sum inntekter 28 479 915 39 956 232 41 170 278 48 494 180 Lønnskostnader 37 456 874 40 536 098 39 651 734 41 789 010 Driftskostnader 29 039 001 28 675 962 32 581 974 40 130 931 Sum kostnader 66 495 875 69 212 060 72 233 708 81 919 941 Resultat (931 548) (575 228) 383 271 2 541 573 Kommentar: Lier drift leverer et samlet positivt resultat på kr. 2.541.573,-, resultatet uten VA avdelingen er på ca. kr. 650.000. Resultatet inkludere en reduksjon i renholdskontrakten på kr. 500.000,-, resultatet Side 13

inkluderer også en rammereduksjon på kr. 250.000,- (som et resultat av kommunestyret beslutning om økte salgsinntekter). Vi velger også og kommentere her at aktivitetsnivået har vært spesielt høyt i 2009 når det gjelder kommunale samferdselsprosjekter, dette som ett resultat av tiltaksmidler fra regjeringen i forbindelse med finanskrisen. Dette er prosjekter som gjennomføres uten påslag og gir da ingen resultatbidrag til Lier drift, da det er handling mellom kommunale virksomheter. Administrasjonsavdelingen 440 2006 2007 2008 2009 Rammeoverføringer 860 000 1 268 200 1 010 200 976 600 Interne salgsinntekter - - 3 166 879 3 745 540 Eksterne salgsinntekter - 9 076 634 137 756 052 Andre inntekter - - 35 917 12 000 Sum inntekter - 9 076 3 836 933 4 513 592 Lønnskostnader 1 329 969 1 347 901 2 431 072 2 412 356 Driftskostnader 803 349 863 260 3 200 593 3 597 299 Sum kostnader 2 133 318 2 211 161 5 631 665 6 009 655 Resultat (1 273 318) (933 885) (784 532) (519 463) Kommentar De siste vedtatte økninger av eksternsalg i Lier drift ligger i sin helhet regnskapsmessig ført på administrasjonsavdelingen, dette betyr at rammeoverføringen er redusert med dette beløpet. Det betyr at overskuddene i de øvrige avdelingen må sees i sammenheng med dette. Utover dette er bedriftshelsetjeneste for hele Lier drift ført på denne avdelingen for enkelthets skyld. Verkstedet, som er en internleverandør til hele Lier drift, ble i 2008 flyttet fra 442 (vei) til administrasjonsavdelingen 440, da dette er en internleverandør til alle avdelinger. Dette er grunnen til de relativt store endringen både på inntekt/kostnadssiden i regnskapet fra 2007 til 2008. VA (Vann/Avløp) avdelingen 441 2006 2007 2008 2009 Rammeoverføringer 23 156 112 24 771 000 28 761 500 33 094 100 Interne salgsinntekter (139 086) 195 390 618 742 981 951 Eksterne salgsinntekter 272 944 210 452 261 768 145 062 Andre inntekter - 9 600 7 188 - Sum inntekter 133 858 415 442 887 698 1 127 013 Lønnskostnader 6 710 462 8 007 469 8 069 717 8 612 654 Driftskostnader 16 662 664 17 175 400 21 896 755 23 714 310 Sum kostnader 23 373 126 25 182 869 29 966 472 32 326 964 Resultat (83 156) 3 573 (317 274) 1 894 149 Kommentar VA avdelingen er den avdelingen i Lier drift som leverer det beste resultatet, dette er imidlertid forårsaket av at Glitrevannverket ikke realiserte den varslede økningen på vannavgiften. For øvrig går VA avdelingen som forventet/budsjettert. VA avdelingen har i 2009 startet et prosjekt med rehabilitering/driftsovervåking av Linnes RA og 16 pumpestasjoner, prosjektet sluttføres i 2010. I tillegg har det vært stort fokus på lekkasjesøk/lekkasjekontroll. Vi har gått til anskaffelse av nye loggere som i fremtiden vil gjøre det lettere å oppdage lekkasjer. På tross av økt fokus på dette område har ikke Side 14

lekkasjeprosenten gått ned (48 %). Dette kan skyldes økt spyling av nettet. Tilsyn fra Fylkesmannens miljøavdeling etter inspeksjon på Linnes RA er avsluttet, med brev fra Fylkesmannen om at avvikshånteringen fra vår side er håndtert tilfredsstillende. Vei/Maskin avdelingen 442 2006 2007 2008 2009 Rammeoverføringer 9156600 328100 89800 134300 Interne salgsinntekter 1712514 9417322 6222505 10146121 Eksterne salgsinntekter 2034584 2559501 1622033 1489530 Andre inntekter 0 23700 0 0 Sum inntekter 3747098 12000523 7844538 11635651 Lønnskostnader 6026408 6615989 5163689 5872714 Driftskostnader 7859116 6068923 2581086 6211548 Sum kostnader 13885524 12684912 7744775 12084262 Resultat -981826-356289 189563-314311 Kommentar Dette er den avdelingen i Lier drift som har det største eksternsalget. Avdelingen har i 2009 inngått en ny 3 års avtale med Røyken kommune knyttet til salting av deres veier, effekten av denne avtalen vil i midlertidig ikke synes før i 2010 regnskapet. Avdelingen har hatt stor oppmerksomhet på kommunale prosjekter og det er i disse prosjektene benyttet interne priser (dvs. priser uten påslag). Av prosjekter som er gjennomført i 2009 er: Bygging av fortau og støyskjerm v/larsehagan på Tranby. Ny sykkel og gangsti i Gjellebekkveien, 50 % av prosjektet gjennomført (fullføring avhengig av bevilgninger). Bygging av ny vei inn til pumestasjon E18 Kjelstad. Bygging/Opparbeidelse av gangsti mellom Bachesvei og Nøsteveien. Opparbeidelse av fortau Lierskogen, Ovenstadlia. Endring av kryssløsning Hammerborg, Sjåstad (gjenstår noe arbeider på dette prosjektet, fullføres i 2010). I tillegg er det lagt på armering og nytt bærelag i Åmotveien i tillegg til reasfaltering, arbeidene fullføres i 2010, fra Baneveien og opp til Vestsideveien. Eikseterveien m/parkeringsplasser er under arbeid, fullføres i 2010. Denne økte aktiviteten gir positiv effekt på avdeling 440, hvor verkstedet er organisert, dette i form av at bruken av maskiner har vært større enn forutsatt og dette gir igjen noe økte inntekter. Miljøservice (renholdsavdelingen) 443 2006 2007 2008 2009 Rammeoverføringer 1 356 100 1 770 100 1 356 400 1 386 500 Interne salgsinntekter 12 826 827 12 580 830 13 560 473 13 721 216 Eksterne salgsinntekter 829 426 1 109 309 1 030 499 1 187 263 Andre inntekter 118 519 2 000 6 000 168 202 Sum inntekter 13 774 772 13 692 139 14 596 972 15 076 681 Lønnskostnader 13 237 178 13 268 603 13 645 202 13 974 231 Driftskostnader 1 843 983 2 493 999 2 027 712 2 145 589 Sum kostnader 15 081 161 15 762 602 15 672 914 16 119 820 Resultat 49 711 (300 363) 280 458 343 361 Kommentar Resultatet i 2009 inkluderer en ytterligere reduksjon i renholdskontrakten med kommunen (Anlegg og Eiendom) på NOK. 500.000,-, kontrakten er nå redusert med totalt 1,5 millioner Side 15

kroner som varig verdi. Det ble etter regnskapsavslutning avdekket at avdelingen var tilført ca. 140.000,- i mer inntekter enn den skulle, dette gjelder ekstra renhold av skolebygg etter arrangementer (disse pengene tilhører Anlegg og Eiendom). Bygningsdrift avdelingen 444 2006 2007 2008 2009 Rammeoverføringer 2 555 600 543 200 228 801 375 834 Interne salgsinntekter 10 395 652 13 490 391 13 754 311 16 098 708 Eksterne salgsinntekter 158 660 348 661 249 276 40 035 Andre inntekter 269 875-550 2 500 Sum inntekter 10 824 187 13 839 052 14 004 137 16 141 243 Lønnskostnader 10 152 857 11 296 136 10 342 054 10 917 055 Driftskostnader 1 869 889 2 074 380 2 875 828 4 462 185 Sum kostnader 12 022 746 13 370 516 13 217 882 15 379 240 Resultat 1 357 041 1 011 736 1 015 056 1 137 837 Kommentar Bygningsdriftsavdelingen er den avdelingen som oppnår de beste resultatene i Lier drift, dersom en ser bort fra VA avdelingen (hvor resultatet i stor grad skyldes forhold som vi i mindre grad påvirker). Årsaken er mer effektiv bruk av egne ressurser og minimal bruk av vikarer. 4. UTVIKLINGSTREKK OG UTFORDRINGER Lier drift synes å ha brukere i dag som er rimelig godt fornøyd med de tjenestene som leveres, dette gjelder både interne og eksterne. Det er imidlertid en stor utfordring å opprettholde denne fornøydheten i en situasjon hvor det skal spares betydelige beløp både innenfor samferdselsområdet og innenfor eiendomsdrift (bygningsdrift/renhold - omstillingsprosjektene). Lier drift utgjør i dag en svært viktig operativ beredskap i kommunen, dette så vi ett eksempel på sommeren 2007 da Lier ble rammet av stor flom midt i juli mnd. Dette er en tjeneste som ikke faktureres med mindre det faktisk utføres arbeidet, men den er viktig for kommunen når denne type hendelser inntreffer. Det er i denne type situasjoner kommunen er avhengig av å ha en enhet som både er forberedt, godt kjent og er organisert på en slik måte at den raskt kan etablere og at kostnadene holdes på et lavt nivå i normalsituasjonen. Lier drift har sterk fokus på økonomi og økonomioppfølging, noe som er godt overrenstemmende med rådmannens målsetting for 2010 økonomisk kontroll. Lier drift har vært konservative mht nyansettelse når noen slutter, eksempel på dette er at vi i dag har en leder og to avdelingsleder, mot tidligere en leder og fire avdelingsledere. Samarbeidet med bestillerorganisasjonen i Anlegg og Eiendom er god og det er Lier drift sin opplevelse at disse organisasjonene i sum i dag utfyller hverandre. Vi ser i midlertidig tegn på at den delen som dreier seg om økonomi i større grad kan bli en utfordring på sikt, dette da rammene reduseres samtidig med at arbeidsomfanget forventes oppretthold/forsterket. Det må i fremtiden bli mer fokus på hva kommunen skal/må levere (lovpålagt) og hva den enkelte i større grad må betale for/eller ikke forventet utført. Side 16

Når det gjelder eksternsalg gjøres dette innenfor nisjeområder, en prøver å unngå å være en konkurrent til det etablerte kommersielle markedet. Lier drift bruker i dag tilnærmet ikke ressurser på salg/markedsføring men følger med der en ser at det kan være naturlig å tilby tjenester innenfor primærarbeidsfeltet. Således eksponerer Lier drift seg i liten grad for risiko noe vi oppfatter er i tråd med kommunestyret vedtak om eksternsalg. Lier 24. mars 2010 Thorgeir Bjerknes Daglig leder Lier Drift Side 17

Lier kommune MELDING Saksmappe nr: 2010/1063 Saksbehandler: Anne Kristine Hole / Thorgeir Bjerknes 30/2010 Formannskapet 22.04.2010 Status for renhold Renholdet i Lier kommune utføres i dag av Lier kommune sin egen renholdsavdeling (Lier drift Miljøservice) med ca 80% og et eksternt renholdsfirma Elite Servicepartner AS (kommunen byttet ekstern leverandør i 2009) med ca. 20%. I 2005 bestemte kommunestyret å konkurranseutsette 3 skoler, dette begrunnet i varierende kvalitet på renholdet, samt at en ønsket å redusere kostnader. Prisforskjellen den gang mellom ISS Servicepartner AS (som vant konkurransen) og Lier drift Miljøservice utgjorde ca. 95 kr/m2 (omregnet til 2010 kroner ca. 116 kr/m2.) Med denne bakgrunn prisdifferansen mellom kommunen egen renholdsleverandør og ISS ble det iverksatt ett omstilling/effektiviseringsprosjekt i Lier drift Miljøservice med mål å redusere kostnadene med 1,5 millioner kroner, dette skulle skje ved at kontraktssummen mellom bestiller Anlegg og Eiendom og utfører Miljøservice skulle reduseres med kr. 500.000,- hvert år i perioden 2007-2008-2009. Lier drift Miljøservice har gjennomført en rekke tiltak og situasjonen i dag er at kontraktssummen mellom bestiller anlegg og eiendom og utfører Lier drift Miljøservice, er redusert med 1,5 millioner kroner, slik som forutsatt i prosjektet. Det er dog fremdeles en prisforskjell mellom den private renholdsaktøren og kommunens renholdsavdeling, i størrelse ca. 35 kr/m2. Prisen er ikke helt sammenlignbar da kommunens m2 pris er gjennomsnitt mellom skoler, kontorlokaler og sykehjem. Sykehjem er dyrere å rengjøre enn en skole men kontorer en noe rimeligere å rengjøre Lier drift miljøservice arbeider med en ytterligere reduksjon av kostnader og har allerede gjort en organisatorisk endring ved å organisere bygningsdriftsavdelingen og renholdsavdelingen under samme avdelingsleder, etter at tidligere leder av renholdsavdelingen sluttet høsten 2009. Denne endringen i kombinasjon med å hente noe mer effekt ut av andre tiltak vil kunne gi en ytterligere reduksjon i størrelse ca. 1,0 millioner kroner i løpet av 2010/2011, noe som vil redusere m2 prisen med ytterligere ca. 16 kr/m2. Dette som et bidrag i omstillingsprosjektets forutsatte og budsjetterte kostnadskutt for eiendomsdrift i 2010. Det er et faktum at en kommunalt tilsatt renholder har bedre lønns/avtalevilkår enn en privat renholder, dette gjelder spesielt arbeidstid og pensjonsordning. Det er også ett faktum at det hersker en annen kultur i det private renholdsmarkedet med hensyn til tilhørighet, hvor ansettelsesforholdet mer er knyttet opp til varigheten av enkeltstående oppdrag (altså så lenge Side 18

oppdraget/kontrakten varer). En ser også større bruk av delte dagsverk, deltidsstillinger og mer kveldsarbeidet. For kommunen er det mer ressursskrevende å følge opp en ekstern leverandør enn en internleverandør, dette i form av kontroller, generell oppfølging, anbudsgjennomføringer, etc. Kvaliteten på renholdet i dag er generelt god, dette gjelder både Miljøservice og Elite Servicepartner AS. De stikkeprøve baserte kontrollene som utføres av ett eksternt innleid firma (Kleven og Bauer AS) 4 ganger pr. år viser at begge renholdsleverandørene leverer en generelt god kvalitet på det utførte arbeidet, men at det finnes forbedringsområder (det gjelder begge aktørene). I tillegg til disse kontrollaktivitetene gjennomføres det brukermøter, hvor kvalitet er et området som diskuteres. Det er få klager og de klagene som kommer tas det tak i med en gang, generelt synes det som om brukerne er fornøyd. Rådmannen er av den oppfatning at dagens organisering er hensiktmessig, den er gir en god følelse med markedsprisen, virker konkurransestimulerende og organisasjonsutviklende og tydeliggjør produktet. Status renhold bestiller, Anlegg og Eiendom Bestiller-/utførermodellen ble for renhold innført fra 1. januar 2005. Budsjett for renhold ble fra samme tidspunkt overført til bestiller, Anlegg og Eiendom. Fra skolestart høsten 2005 ble det innført ny renholdsstandard, NS Insta-800. Kvalitetsprofilene som definerer standarden er gjennomgått og godkjent. Ny standard har vært avklarende både for brukere av lokaler og for leverandør av renholdstjenestene, Lier drift. Med den nye standarden har man fått konkretisert renholdet og avklart forventninger. Bestiller har fått økt kunnskap om renhold og renholdskvalitet for å kunne bedømme om det leveres kvalitet som samsvarer med bestillingen. Bestiller ønsker å arbeide aktivt med utvikling av renholdet i egen regi for å øke effektivitet og bli mer konkurransedyktig samtidig som Lier drift skal oppleves som en god arbeidsplass, og har signalisert dette til de ansatte. I dette arbeidet vil både eierrolle, ledelse, tillitsvalgte og alle ansatte utfordres. Siden konkurranseutsetting ble innført fra 01.01.2006, er det blitt foretatt en reduksjon på renholdskostnader fra Lier drift på 1,5 mill over 3 år, for å komme private renholdsaktører i møte. Første runde av konkurranseutsettingen utført i 2005 (med virkning fra 01.01.06) på tre skoler, Hegg, Hallingstad og Tranby skole, nådde Lier drift ikke opp p.g.a pris. Den gang var det en prisforskjell på ca. 1,5 millioner kroner på dette begrensede arealet mellom ISS Norge AS og Lier drift Miljøservice. Alle kriterier i konkurransegrunnlaget for oppnåelse blir poengbasert, og går på kvalitet, pris, og service. I jan 2009 ble det satt i gang ny anbudsrunde på renhold, etter forrige runde ble avlyst i 2008 Etter nærmere gjennomgang av dokumentene med juridisk bistand, valgt kommunen å avlyse konkurransen i henholdt til forskrift om offentlig anskaffelse 22-1 Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det forligger saklig grunn. 6 leverandører la inn bud på oppdraget, og det ble utført en omfattende vekting på bakgrunn av 50% kvalitet, 40% pris, og 10% service. (Vektingen er kommet i stand etter hva Lier kommune mener er riktig i forhold til levering av tjeneste til våre brukere) Side 19

Ut fra disse kriterier ble ny leverandør valgt, og Elite Partner AS, er nå inne som ekstern renholdsleverandør. Elite Partner AS startet sitt arbeid fra 01.08.2009 og har en kontrakt med Lier kommune på 2 år +1+1 år opsjon. Års kostnad fra ekstern leverandør er på kr. 185,-pr. m2. Lier miljøservice leverte pris på kr. 237.-pr. m2 av skole arealet. Dette er en forskjell på kr. 52.- pr. m2. Differanse er fortsatt stor, men fallende i forholdt til første runde av konkurranseutsettingen. Det er utarbeidet et avvikssystem og bestiller mottar og behandler avviksmeldinger og har jevnlig driftsmøter med utfører og kontakt med brukerstedene. Bestiller gjennomfører også periodiske kontroller med inspeksjon av renholdskvaliteten. For å innhente erfaringer fra brukerne på bestiller- utførerorganiseringen innen renhold, har bestiller- og utfører deltatt i møter hos de største brukergruppene, og vært i et lokalt medbestemmelsesutvalg. Tilbakemeldingene i disse møtene har vært positiv og det har ikke vært forslag om store endringer. Forslag som er fremmet i møtene er under utredning og forsøkes innarbeidet i den daglige driften. Bestiller vil arbeide videre med å forbedre kommunikasjonen mellom bruker, utfører og bestiller. Som et tiltak har renholdsbestiller og representant fra utfører tiltrådt brukerrådet som er opprettet for bygningsdrift. Klager føres systematisk og følges opp. Det er i tillegg opprettet et brukerråd for kvalitetsutvikling av tjenesten. Ved levering av lavere standard enn det vi har idag, oppleves det som en redusert tjeneste av renholdet. Endret frekvens kan skape mye støy i lang tid, og kan over tid øke vedlikeholdskostnader på bygget Som bestiller oppleves det noe mer krevende å følge opp eksterne leverandører (dette gjaldt både ISS Norge AS og nå Elite Servicepartner AS.). Det er blitt en tettere oppfølging av renholdskontrakten, og ofte mer støy fra virksomhetene om levering av renholdet som går på kvalitet og kommunikasjon. Lier Miljøservice har utfordringer med å komme ned på priser som eksterne leverandører kan tilby for samme tjeneste. Årsaken er bl.a Lier Miljøservice har en offentlig arbeidstids-, tjeneste- og pensjonsordninger som er god og som følges av alle kommunale ansatte, i forholdt til private aktører. Lønns ansiennitet spiller også inn. Miljøservice har en gjennomsnittsalder på over 50 år. Elite servicepartner har ett snitt på 37 år på sine ansatte i Lier. Ved mer konkurranseutsetting av renhold, ser bestiller også det blir mer kostnader knyttet til administrasjonsoppfølging, og konsulent tjenester. Erfaringen frem til nå, er at det blir mer støy fra virksomhetene, der det oppleves at det blir en avstand mellom eksterne leverandører kontra sine egne renholdere. Kleven og Bauer som er kommunes innleide konsulent innenfor dette området har uttalt at Lier drift miljøservice ligger langt fremme når en sammenligner denne virksomheten med andre kommunale renholdsorganisasjoner. De er videre av den oppfatning at det fremdeles er noe å gå på når det gjelder kostnadsnivå vis a vis det private markedet, slik det også fremkommer andre steder i denne meldingen. Dette skyldes i alt vesentlighet lønn- /arbeidsvilkår som er bedre for de kommunalt tilsatte enn de private. Prisen som Miljøservice har presentert i forbindelse med den nye Høvik skole er av Kleven og Bauer vurdert til konkurransekraftig, sammenlignet med det private markedet. Dette kan skje ved at denne skolen er bedre tilrettelagt for et effektivt renhold ved at det er mye store flater og mindre hindringer langs gulvene som muliggjør mer bruk av rengjøringsmaskiner, samt bruk av reduserte stillinger (renholder er kun på jobb når bygget er tomt for elever). Status renhold utfører (Miljøservice) Side 20

Lier drift Miljøservice er den avdelingen i Lier drift (trolig- i hele Lier kommune) som har vært gjennom de største omstillingene de siste årene. Kommunestyret besluttet i 2005 å konkurranseutsette deler av renholdet ca. 15500m2 begrunnet i klager både på kvaliteten og på prisnivået. Anbudet ble vunnet av ISS som hadde en pris som lå ca. 95 kr/m2(omregnet til 2010 kroner ca. 116 kr/m2), under den prisen Miljøservice på det tidspunktet var i stand til å levere. Det ble derfor besluttet å iverksette ett omstillingsprosjekt med partssammensatt styringsgruppe. Styringsgruppen har- foruten representanter fra Anlegg og eiendom, bestått av representanter fra Lier drift, Personalenheten, Fag og rådgivningsenheten og Fagforbundet. I tillegg har konsulentfirmaet Kleven & Bauhr AS også deltatt. Prosjektet har hatt som målsetting å gjøre denne delen av organisasjonen konkurransedyktig, samtidig med økt brukertilfredshet og ett godt arbeidsmiljø. Målet var å få m2 prisen ned til 170-180 m2 i løpet 2009 målt i 2006 kroner (med dagens kroneverdi utgjør dette 208-220 kr/m2), dette utgjorde en kostnadsreduksjon på 1,5 mill NOK. Det ble derfor besluttet å redusere kontrakten mellom bestiller (Anlegg og Eiendom) og Lier drift Miljøservice med 500 pr. år, i perioden 2007 2008-2009, Miljøservice har klart dette innsparingskravet. Denne gruppen (som er en lavtlønnsgruppe) har hatt en noe større lønnsmessig økning enn antatt i siste periode. Dette har gitt Lier drift Miljøservice større økte lønnskostnader enn forutsatt og den gjennomsnittlig m2 prisen ligger i dag på ca. 220 kr/m2. Det er imidlertid iverksatt og det jobbes med nye tiltak som i sum vil redusere kostnadene med ytterligere ca. 1,0 millioner kroner innen utgangen av 2011. Dette vil gi en ytterligere gjennomsnittlig reduksjon pr. m2 i størrelse ca. 16 kr, som igjen vil gi en m2 pris på ca. kr. 204,- (gjennomsnittlig for alle type bygg). Sett fra utførers side har overgangen til B/U modellen gitt gode effekter med hensyn til beskrivelse av oppdraget som Lier drift skal utføre. Det ble samtidig med denne overgangen spesifisert en ny standard (INSTA 800) som skulle benyttes på alle kommunale oppdrag (tidligere beskrevne kvalitetskriterier var for upresise). I tillegg har prosessen medført en rydding i ansvar og roller som fra utførers side synes fornuftig. Organiseringen innad i Lier drift har vært i kontinuerlig utvikling. Lier drifts opprinnelige soneinndeling med 4 områder er redusert til 3, -det samme gjelder arbeidsledelsen. Denne er redusert fra 4 til 3 Ledende renholdere. nåværende soneinndeling var på plass også før overgangen til B/U. Dette har vist seg å være en hensiktsmessig organisering også innenfor nåværende modell i forhold til inndekning av sykefravær og ressursallokering. - Teoretisk innføringskurs i NS-INSTA 800 med test for alle medarbeidere gjennomført og bestått med 92% av medarbeiderne. - Teoretisk innføringskurs med test i NS-INSTA 800 for medarbeidere som ikke deltok i 1. rune- er gjennomført og bestått! - Kontroll og inspeksjonskurs for renholdsbestiller og renholdsutførers representanter. - Kurs for Ledende renholdere i bruk av planleggingsmodul i beregningssystemet ABLUO. - Veiledningskurs for Ledende renholdere i forhold til implementering og bruk av renholds- og timeplaner for øvrige medarbeidere. - Kurs i planlegging og bruk av elektronisk planleggingsmodul for Ledende renholdere. - Servicekurs for alle medarbeidere for å lære om gode holdninger og ferdigheter- og som skaper lojale og fornøyde kunder. Side 21

- Etter besøk fra Folkeuniversitet i et av avdelingens personalmøter, meldte 9 medarbeidere seg på fagbrevudanning- og begynte høsten 2007. Åtte har gjennomført utdanning- hvor 6 har bestått eksamen. Konkurranseutsetting av renhold ved tre skoler var et viktig signal for Lier drift. Lier drift ga pris på dette oppdraget på lik linje med eksterne tilbydere. Lier drift ble nr. 2 i konkurransen og tapte med dette oppdraget til ISS. De ansatte som ble berørt av denne konkurranseutsettingen ble værende i Lier drift i tråd med det politisk vedtaket. På grunn av hensiktsmessigheten ift. eiendomsstrukturen resulterte valget av skolebygg (Tranby, Hallingstad, Hegg) som skulle konkurranseutsettes i at Lier drift i tillegg til nevnte skoler mistet oppdragene i en idrettshall(tranbyhallen), biblioteket(tranby) samt voksenopplæringen(hegg). Antall ansatte kombinert med individuell effektivitet er derfor nøkkelfaktorer når timekostnaden vår skal synliggjøres. Rammebetingelsene innenfor kommunal sektor er et dilemma, det være seg de formelle rammer som lønn, arbeidtidsordninger og lignende, som at tradisjon for tilpasninger i arbeidsstokken etter behov er annerledes. Når konkurranseutsetting reduserer det totale arealet Lier drift skal rengjøre, og samtidig beholder alle ansatte, har det vært utfordrende å holde alle medarbeiderne i jobb og samtidig få ned timekostnaden. Dette har så langt vært løst ved salg av renholdstjenester til eksterne og mindre bruk av vikarer. Igangsatt utviklingsprosjekt har bla. befattet seg med; Status på arbeidsmiljø- og brukertilfredshet basert på -Arbeidsmiljø- og brukertilfredshetsundersøkelser. Kontroll med grunnlagsdata Rutiner for løpende ajourhold er innført. Kostnadsforskjeller Det er utviklet et lovspeil der de private og offentlige firmaers hovedavtaler, samt særavtalen til Lier kommune blir vurdert for å få frem fordyrende omstendigheter for Lier drift Miljøservice. Sammenligning og vurderinger viser at timekostnaden, -pensjonskostnaden, -betalt lunsj og at skiftarbeid er 43 kroner dyrere for Lier drift Miljøservice- på undersøkelsestidspunktet (2007) enn for private aktører. Private aktører i sammenligningene har vært ISS AS og Toma AS. Funksjonsbeskrivelser er utviklet for arbeidsledelsen. Implementering av renholdsstandard- NS-INSTA 800. -Standarden er innført. Kompetansehevingtvikling-/utdanning. (Se egen beskrivelse lenger opp i dette dokument..) Kommunikasjonsplan for avdelingens interne- og eksterne samhandling er utviklet i prosesser, herunder service, -oppfølging og avvikshåndtering. Det er under B/U modellen hyppige driftsmøter mellom utfører og bestiller. I disse møtene drøftes problemstillinger som oppstår, innkomne avviksmeldinger, og andre renholdsrelaterte pågående prosjekter. Det er per i dag gode kommunikasjonsrutiner mellom bestiller og utfører. Det er opprettet en egen e-post adresse for brukere som ønsker å gi melding til bestiller, og det er planer om å opprette en egen e-postadresse for direkte bestillinger hos Lier drift.(-er opprettet, men de fleste bestillinger skjer som regel via telefonhenvendelser eller separate mail) Kvaliteten i leverasen fra Lier drift blir jevnlig kontrollert. (Hver 4. måned) Kontrollene blir gjennomført med ekstern- innleid bistand med utfører til stede og resultatet blir benyttet i en forbedringsprosess hos Lier drifts renholdere. (Dette har hatt god effekt!) Side 22

Lier drift miljøservice har vært igjennom en omstillingsperiode der gamle metoder og organisering skal avlæres samtidig som ny opplæring i standard og metode gis. For å etablere en god og konkurransedyktig renholdsbedrift trengs motivasjon i alle ledd. I en internorganisasjon som i lang tid har vært eneleverandør, er det krevende å etablere denne motivasjonen. Ledelsen av Lier drift er i dag av den oppfatning at motivasjonen hos den enkelte ansatte er god, dette til tross for at ikke populære effektiviseringstiltak er gjennomført, som eksempel forskyving av arbeidstiden på skolebygg til ettermiddag/tidlig kveld. I perioden 2007-2010 har sykefraværet gått betydelig ned fra over 20% i 2007 til 15,5% i 2009, utviklingen synes å fortsette også i 2010. Medarbeiderundersøkelsen som gjennomføres hvert år viser en stadig økende tilfredshet med egen arbeidsplass. Det har i perioden vært lagt stor vekt på å tilpasse arbeidsoppgaver i forhold til den enkeltes alder / helsesituasjon, noe som selvfølgelig er utfordrende når effektiviteten skal økes. Alderssammensetningen i Miljøservice i dag vises i figuren under og indikerer også en utfordring samtidig som den viser at også eldre arbeidstakere tas hånd om i denne avdelingen. Over halvparten av de ansatte er godt over 50 år og av disse igjen er 9 ansatte over 60 år, noe som er god samfunnsøkonomi og som er i tråd med rådmannens ønske om at de ansatte ikke skal tidlig pensjonere seg men jobbe lenger. Alderssammensetning Miljøservice 14 12 10 Antall 8 6 4 2 Serie1 0 20-29 30-39 40-49 50-59 60-69 Alder Side 23

Lier kommune MELDING Saksmappe nr: 2008/843 Saksbehandler: Einar F. Heitmann 31/2010 Tjenesteutvalget 21.04.2010 31/2010 Formannskapet 22.04.2010 Statusrapport Høvik skole Side 24

Høvik skole Statusrapport 17 Mars 2010 Utarbeidet av Ingrid Gåsvik Eklund Dato: 30.03.10.2010 Side 25

Prosjekt 8440 Høvik Stoppen skoleanlegg: Ferdigstillelse 03.05.2010 - Prosjektbudsjett kr. 467 millioner Prosjektleder: Ingrid Gåsvik Eklund 1. Status utførte arbeider 1.1 Prosjektering og byggesak Prosjektering er ferdig. Arkitekt som ansvarlig søker har ansvar for midlertidig brukstillatelse klar til overtakelse. Det jobbes aktivt mot planavdelingen i Lier kommune med dette. 1.2 Innkjøp Hovedanbud på løst inventar er evaluert. Pitney Bowes er tildelt kontrakt. Sekundæranbud på inventar er under evaluering. Klart for inngåelse av kontrakt primo april. Innkjøp av AV-utstyr er sendt ut på rammeavtaleforespørsel. Tilbud kommet inn og evaluering helt i sluttfasen. Nye avklarte innkjøp: Løst inventar - hovedanbud: Pitney Bowes 2. Produksjon Tidspunkt for overlevering av bygget nærmer seg og det er fokus på utbedring av alle bygningsmessige feil og mangler. Samtidig jobbes det hardt på teknisk side for å være klar for integrerte tester (fullskalatest) den 8. april. Arbeider kommende periode: Utbedring av feil og mangler i hele bygget. 3. Økonomi Totalt for hele prosjektet ligger prognosen for prosjektkostnad på budsjett, men reservene i prosjektet er økt. Prosjektet er i hovedsak ferdig innkjøpt. Det gjenstår noe på løst og fast inventar. Reserven i målsum er på ca 35,6 mill inkl. mva. Alliansen melder at prognosen for prosjektkostnad vil komme under målsum, at ikke hele reserven blir benyttet. Bakgrunnen for dette er at bygget snart er ferdigstilt og at det er mindre risiko for uventede hendelser. Sluttoppgjør fra alliansen skal foreligge hos byggherren 60 dager etter overtakelse, dvs ca. 1. juli, med unntak av utomhus som har overtakelse 5. juli. Først etter byggherrens behandling av dette vil man ha den fulle økonomiske oversikt. Utenfor kontrakten med alliansen har rådmannen et eget budsjett med en reserve som har økt underveis i prosjektet. Denne reserven disponeres i sin helhet av byggherren. Reserven er økt i hovedsak fordi innkjøp av løst inventar er under budsjett. I tillegg er prosjektet tildelt tilskudd fra Enova som er på ca 1,7 mill. Tilskuddet er gitt til prosjektet som er forbildeprosjekt pga lav energibruk. Det er også søkt om spillemiddeltilskudd for idrettshallen og utomhusområdene. Dette er foreløpig ikke tildelt, men forventes å komme. Side 26

4. Fremdrift Prosjektet følger planlagt fremdrift. Følgende milepæler gjelder: Riving Høvik skole ferdig 1. september 2008 Byggestart 1. september 2008 Ferdigstillelse bygningsmessig 3. mai 2010 Ferdigstillelse utomhus 5. juli 2010 Vi har nå 4 arbeidsuker igjen til overlevering og fokuset ligger på utbedring av feil og mangler samt teknisk ferdigstillelse. Det skal kjøres integrerte tester på hele det tekniske anlegget 8. april. Vi ligger i rute i forhold til ferdigstillelse av bygget til 3. mai. Total ferdiggrad i prosjektet er nå ca 93% Det er ikke meldt om avvik som har betydning for prosjektets milepeler. 5. HMS, kvalitet, miljø og risikostyring 5.1 HMS Det er ikke registrert skade på personell i perioden. Den overordnede status er at HMS arbeidet er godt ivaretatt. 5.2 Kvalitetsstyring Avvik som har konsekvenser for sluttproduktet og/eller har store økonomiske konsekvenser sendes byggherrens prosjektledelse for godkjenning/uttalelse. Det er i siste periode ikke forekommet slike avvik. Det er ikke oppstått andre kritiske avvik som ikke er utbedret i perioden, det er god kontroll og høy fokus på KS i prosjektet. Arbeidene som er gjennomført til nå preges i stor grad av høy kvalitet og det er registrert en ytterligere forbedring i antall KS-feil den siste perioden. 5.3 Miljø Miljøarbeidet har generelt høy fokus og det holdes spesielt et høyt fokus på avfallssortering. Akkumulert sorteringsgrad er på 95%, likt med målet på 95%. Rent-Tørt-Bygg (RTB) har høy fokus, det er nå såkalt rød sone i hele bygget. Det kreves høy grad av oppfølging for å holde dette oppe på et akseptabelt nivå i den fasen produksjonen nå er inne i. Dette fungerer greit. Redegjørelse for prosjektets miljøambisjoner og oppfyllelse av disse vises i vedlegg 2. Side 27

5.4 Risikovurdering Risikovurderingen av sluttfasen med tiltaksliste følges opp jevnlig. Risikoen i prosjektet ligger nå i hvorvidt de tekniske anleggene fungerer, eller hvis noe drastisk uventet skulle skje med det bygningsmessige. Dette er risiko man lever med i alle byggeprosjekter og det er ingenting som tilsier at dette skal bli et problem ved Høvik skole pr i dag. 6. Presentasjon og visning av Høvik skole Det er mange som etter hvert melder sin interesse for å få omvisning i den nye skolen og brukerne ser frem til å ta skolen i bruk og vise den fram, det blir en flott skole. Fram til nå har kun grupper som skal bruke bygget fått komme inn på byggeplassen i tillegg til de som deltar i utforming og byggingen. Tjenesteutvalget har fått to omvisninger og vil få en ny runde i juni. Med unntak av disse gruppene har prosjektet en restriktiv holdning til å vise skolen nå i sluttfasen før den er ferdig møblert og klar til innvielse. Det vil bli lagt opp til en flott åpning og mange muligheter til å få se skolen i slutten av august og september. Det vil bli offisiell åpning med innbudte gjester fra kommune, skole og de som har stått for utforming og bygging. Det vil bli åpen dag/kveld med omvisning av elevguider, åpent arrangement på kveldstid med ulike aktiviteter samt foredrag og visninger for kommunens ansatte i forbindelse med ansattdag. 7. Vedlegg 1. Status økonomi 2. Miljøstatus Side 28

Høvik skole - økonomisk rapport Mars 2010 Beskrivelse Budsjett Korrigert målsum/budsjett Forventet tillegg/fradrag prosjektkostnad Prognose prosjektkostnad Kommentar til prosjektkostnader Side 29 Prosjektering 37 500 000 37 500 000 11 297 933 48 797 933 Prognose prosjektkostnad er økt fordi avtalte tillegg til målsum gir økt prosjektkostnad på ulike fag Rigg og drift 45 540 688 45 540 688 9 067 504 54 608 191 Grunn og utomhus 57 434 454 57 434 454 (4 079 764) 53 354 690 Betong og stål 52 238 669 52 238 669 (1 502 788) 50 735 881 Delvis kontrahert/egenregi alliansen Tømmer 82 699 624 82 699 624 (22 934 071) 59 765 553 Delvis kontrahert/egenregi alliansen Brannisolering, murerarbeider, blikkenslager, taktekking malerarbeider, fast inventar, lås og beslag 25 920 294 25 920 294 (5 629 364) 20 290 930 Tekniske fag 57 717 426 57 717 426 2 442 555 60 159 981 Byggherrekostnader 8 187 500 8 187 500 625 000 8 812 500 Økte byggherrekostnader pga 2 mnd lengre byggetid Reserve 8 750 000 8 750 000 26 864 439 35 614 439 Reserven er økt i forhold til budsjett LPS 21 409 319 21 409 319 (14 192 815) 7 216 504 Garantiprovisjon, revisjon, Brønnøysundregisteret mm 0 0 1 062 500 1 062 500 Kostnader som skal inngå i prosjektkostnad ihht. kontrakt Tillegg til målsum, budsjett er redusert tilsvarende i andre budsjettposter. Påløpte kostnader inngår i Tillegg til målsum 0 6 667 500 (3 521 129) 3 146 371 prosjektkostnad under ulike fag. Kjøkken-, lab-, naturfagsinnredning og disker er med her Reduksjon i målsum pga økt byggetid (500 000) (500 000) 500 000 0 Prognose prosjektkostnad inngår i de andre postene Målsum 396 897 973 403 565 473 0 403 565 473 Riving Høvik skole inkl. asfalt 2 500 000 (845 566) 1 654 434 Avsluttet. Riving asfalt er gjennomført som tillegg til målsum Parkeringsplass nord 1 468 750 156 250 1 625 000 Avsluttet Undergang Nøsteveien inkl. adkomst til Stoppen borettslag 1 875 000 40 469 1 915 469 Riving musikkskolen 231 250 0 231 250 Avsluttet Generelle kostnader LK, påløpte og budsjetterte 9 062 500 0 9 062 500 På plan i forhold til budsjett. Vurdering av gjenstående budsjett pågår. Sum generelle kostnader 15 137 500 (648 847) 14 488 653 Sum byggekostnad 412 035 473 (648 847) 418 054 126 Spesielle kostnader løst inventar 25 000 000 (4 000 000) 21 000 000 Prognose lavere enn budsjett med bakgrunn i innkomne tilbud på løst inventar Spesielle kostnader fast inventar 3 750 000 (3 142 951) 607 049 Fast inventar som tillegg til målsum, gjelder kjøkken, naturfag, lab, disker med mer.reserve gjenstår Spesielle kostnader utsmykning 2 668 750 0 2 668 750 Kunstnere er i gang med arbeidene. Mangler i garantitiden, fast avtalt beløp 3 750 000 0 3 750 000 Avtalt Oppgradering miljøambisjon 5 000 000 (4 500 000) 500 000 Reserve utenfor målsum 14 795 777 5 624 298 20 420 075 Reserven er økt i forhold til budsjett Sum spesielle kostnader 54 964 527 (6 018 653) 48 945 874 Sum prosjektkostnad 467 000 000 467 000 000