Gloppen kontrollutval SEKOM-sekretariat

Gloppen kontrollutval SEKOM-sekretariat www.sekom.no post@sekom.no Innkalling Utval: Gloppen kontrollutval Møtested: Gloppen hotell, møterom Rock Dato: 03.10.2016 Tid: Kl. 11:15 Innkalling: Faste medlemar i utvalet, rådmannen i sak 41/16 og revisor i sakene 42-43/16 Dersom du ikkje kan møte: Meld frå på e-post: arva@sekom.no Audhild Ragni Vie Alme, telefon: 57 61 27 85 mobil: 971 70 064 Sakliste Sak nr. Sakstittel 39/16 Godkjenning av innkalling og sakliste 40/16 Skriv og meldingar 41/16 Rådmannen informerer om barnevernet i Gloppen kommune 42/16 Orientering om rekneskapsrevisjon for 2016 43/16 Forvaltningsrevisjon: Administrativt nivå/stillingsheimlar - Prosjektplan 44/16 Oppfølgingsliste 6-2016 45/16 Eventuelt Med helsing Frode Fagerli Leiar

Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 39/16 Gloppen kontrollutval 03.10.2016 Arkiv Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Godkjenning av innkalling og sakliste Innkalling og sakliste vert godkjent.

Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 40/16 Gloppen kontrollutval 03.10.2016 Arkiv Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Skriv og meldingar Saksnummer Tittel Budsjett for Kommunerevisjonen i Nordfjord 2017 Særutskrift frå Samstyret for Kommunerevisjonen i Nordfjord om organisering av kommunerevisjonen i fylket Høyringsuttale NOU 2016-4 (Frå Sekretariatforum i Møre og Romsdal og Sogn og Fjordane) Sak 080/16 Godkjenning av økonomireglementet for Gloppen kommune, handsama i kommunestyret 26.9.2016 Skriv og meldingar vert teke til vitande.

Sekretærforum for kontrollutvalssekretariata i Møre og Romsdal og Sogn og Fjordane Høyring om NOU 2016 4 - Ny kommunelov Tilhøvet mellom kontrollutval, revisjon og kontrollutvalssekretariat Innleiingsvis vil vi gje uttrykk for at det er svært uheldig å svekke kontrollutvala sin funksjon ved å redusere sekretariatet sitt ansvar for å påsjå at sakene i utvalet er forsvarleg utgreidd. At slike oppgåver ligg til sekretariatet er heilt avgjerande for bestiller-utfører modellen i kontroll- og tilsynsordninga vi har i dag. Sekretariatet for kontrollutvalet har tre hovudoppgåver. Dei tre oppgåvene er utgreier, sakshandsamar og administrator. Ved å gå inn for at sekretariatet ikkje kan gjere vurderingar opp mot lover og regler avgrensar utvalet sekretariatet si rolle til berre å vere administrator. Dette vil svekke det kommunale sjølvstyret innanfor kontroll og tilsyn alvorleg. Vi vil særskilt gjere det tydelig overfor departementet at vi ikkje støtter formuleringa i kap. 25.3.4.2: "Etter utvalgets mening har sekretariatet ikke anledning til å innhente informasjon og vurdere denne opp mot et regelverk, vedtak e.l. Dette vil etter utvalgets forslag være å utføre revisjon, og dermed en oppgave for revisor." Dette er ei formulering som definerer revisjon så vidt at omgrepet blir meiningslaust. Kontrollutvalet må ha mogelegheit til sjølv å vurdere korleis oppgåver som ikkje fell inn under ein meir presis definisjon av revisjon, skal utførast og kven som skal utføre desse oppgåvene. Revisjon er definert gjennom nasjonale og internasjonale standardar. Det er ikkje naturleg å utvide revisjonsomgrepet i kommunelova. Eigarskapskontroll er eit typisk eksempel på ei oppgåve som ikkje er ei revisjonsoppgåve. Dette er, og børe vere, ei oppgåve som kontrollutvalet kan be sekretariatet eller andre kompetente organ om å utføre. Lovutvalet sitt syn vil også svekke kontrollutvalet sitt ansvar for å påsjå at kommunen har ein forsvarleg revisjon. I dette arbeidet har sekretariata i dag ei viktig rolle. Det er avgjerande at kontrollutvalssekretariatet vert oppretthalde som eit organ med kompetanse til å utføre oppgåvene som både utgreier, sakshandsamar og administrator. Det bør vere krav i lov eller forskrift om minst ein tilsett med tre års høgare utdanning i eit kontrollutvalssekretariat. Denne uttalen er utarbeidd av eit sekretærforum som består av sekretariata for alle kommunane i Møre og Romsdal, 17 av kommunane i Sogn og Fjordane i tillegg til sekretariata for Møre og Romsdal fylkeskommune og Sogn og Fjordane fylkeskommune. Leikanger 15.09.2016 Med venleg helsing Einar Ulla Leiar i sekretærforumet

GLOPPEN KOMMUNE SAKSPAPIR SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Kommunestyret 26.09.2016 080/16 Avgjerd av: Kommunestyret Saksbehandlar: Janne Storevik/Jan Kåre Fure Objekt: Arkiv: 211 Arkivsaknr.: 14/1305-14 Godkjenning av økonomireglementet for Gloppen kommune Vedlegg: Dok.nr Tittel på vedlegg 277785 Økonomireglement for Gloppen kommune Bakgrunn for saka: Gloppen kommune har hittil ikkje hatt noko samla økonomireglement, og dette har vore etterlyst m.a. av kontrollutvalet ved fleire høve i førre valperiode. Av ulike årsaker har det teke tid å utarbeide reglementet, men no er det klart til politisk behandling. Saksutgreiing: Rådmannen har lagt vekt på å gjere reglementet så kort og lett forståeleg som råd. Dette er sjølvsagt ikkje så lett. Her er det fort gjort å skrive for og til «seg sjølv» og sine likesinna. Etter kommunelova kan folkevalde organ berre delegere oppgåver og mynde til rådmannen. Dette er teke omsyn til i reglementet. Rådmannen sine delegasjonar er tekne inn og omtala for å gjere reglementet komplett. Rådmannen har sjølvsagt sett på korleis dei andre kommunane vi samarbeider med har gjort det, men reglementet er ikkje ein kopi av andre sitt regelverk. For oversikta si skuld, har rådmannen oppsummert alle sine delegasjonar i eit eige kapittel til slutt i reglementet. Det er ikkje innført «ny rett» i reglementet utover at fullmakta til å disponere uforutsette meirinntekter er utvida. Framlegget til økonomireglement har vore lagt fram for kommunerevisjonen, som ikkje har kome med merknader. Økonomiske konsekvensar for kommunen: Ingen. Rådmannen si vurdering:

Rådmannen er glad for at vi omsider har klart eit økonomireglement til politisk behandling. Økonomisjefen, som er ganske fersk i jobben, har gjort eit godt og grundig arbeid med reglementet. Rådmannen meiner at reglementet gjev eit godt grunnlag for god økonomistyring av kommunen. Særleg er det viktig og utfordrande å halde styr på alle prosjekta våre, anten dette gjeld drift eller investeringar. Forhåpentlegvis vil reglementet bli til god hjelp. Rådmannen ber om at kommunestyret godkjenner reglementet. RÅDMANNEN SI TILRÅDING: Kommunestyret godkjenner rådmannen sitt framlegg til økonomireglement for Gloppen kommune slik dette går fram av saksvedlegget. 29.08.2016 FORMANNSKAPET 101/16 VEDTAK: Rådmannen si tilråding vart samrøystes innstilt. Nye opplysningar i saka: I sak 38/16 kom kontrollutvalet med dette innspelet til økonomireglementet: Kontrollutvalet viser til nytt økonomireglementet for Gloppen kommune, og stiller spørsmål til om investeringsprosjekt ikkje skal innom kontrollutvalet for uttale, før handsaming i kommunestyret. Kontrollutvalsleiar tek dette opp i kommunestyret i samband med handsaming av økonomireglementet. Rådmannen si vurdering: I reglementet er det ikkje sagt noko spesielt om saksgangen i rapporteringa av investeringsprosjekt til kommunestyret. Kap. 7.810 i reglementet omhandlar den rekneskapsmessige behandlinga av investeringsprosjekt. For å imøtekome innspelet frå kontrollutvalet, kan kap. 7.8.10 få dette tillegget: I dei tilfelle det blir skrivne eigne sluttfinansieringssaker til kommunestyret på enkeltprosjekt, skal desse først leggast fram for kontrollutvalet til uttale. Investeringsprosjekt som blir avslutta som ein del av rekneskapssaka, blir «automatisk» lagt fram for kontrollutvalet sidan utvalet får rekneskapen til uttale. RÅDMANNEN SI TILRÅDING: Kommunestyret godkjenner rådmannen sitt framlegg til økonomireglement for Gloppen kommune slik dette går fram av saksvedlegget, med dette tillegget til kap. 7.8.10:

I dei tilfelle det blir skrivne eigne sluttfinansieringssaker til kommunestyret på enkeltprosjekt, skal desse først leggast fram for kontrollutvalet til uttale.

Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 41/16 Gloppen kontrollutval 03.10.2016 Arkiv FE - 009 Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Rådmannen informerer om barnevernet i Gloppen kommune Vedlegg i saka: 22.09.2016 Goppen kommune brev datert 12.9.2016: Møte med kontrollutvalet 3. oktober om Fylkesmannen sitt tilsynsrapport om barnevernet 6014 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet tek informasjonen om barnevernet i Gloppen kommune til vitande. Saksutgreiing: Gloppen kontrollutval fekk i møte 1.9.2016 sak 34/16 Skriv og meldingar 5-2016, framlagt Fylkesmannen sin rapport frå tilsyn med kommunens arbeid med oppfølging av meldingar i Gloppen kommune. Det vart under sak 38/16 Eventuelt, mellom anna notert fylgjande under handsaming: Kontrollutvalet ynskjer å kalla inn rådmannen til neste møte for å få informasjon om barnevernet i Gloppen kommune i høve Fylkesmannen sin tilsynsrapport datert 3.6.2016. SEKOM-sekretariat sende e-post med innkalling av rådmannen 2.9.2016, og fekk 23.9.2016 tilbakemelding om at det vert oppvekstsjef Per Arne Strand som vil møte på vegne av rådmannen i kontrollutvalet 3. oktober.

GLOPPEN KOMMUNE SEKOM-sekretariatet Att: Dykkar ref Vår ref (oppgje ved svar) Dato 16/10059 12.09.2016 Møte med kontrollutvalet 3. oktober om Fylkesmannen sitt tilsynsrapport om barnevernet Eg viser til e-post datert 2. september i år der du m.a. skriv: Kontrollutvalet ynskjer å kalla inn rådmannen til neste møte for å få informasjon om barnevernet i Gloppen kommune i høve Fylkesmannen sin tilsynsrapport datert 3.5.2016. Dette møtet kolliderer med Nordfjordrådet sitt møte i Stryn, så eg kan ikkje møte personleg. Eg håpar det er greitt at anten oppvekstsjefen eller barnevernsleiar kan møte i min stad. Det vil vere eit godt val! Med helsing Jan Kåre Fure rådmann tlf. 476 21 981 Kopi til: Per Arne Strand Gerd Berit Ynnesdal Adresse: Telefon: Organisasjonsnummer: E post: Grandavegen 9, 6823 Sandane 57 88 38 00 964 969 124 post@gloppen.kommune.no

Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 42/16 Gloppen kontrollutval 03.10.2016 Arkiv FE - 216 Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Orientering om rekneskapsrevisjon for 2016 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet tek orienteringa frå revisor om rekneskapsrevisjonen for 2016 til vitande. Saksutgreiing: I kontrollutvalssak 05/16 Saker og oppgåver for kontrollutvalet, som står på oppfølgingslista, er eit av punkta at revisor skal gje orienteringar. Orientering om rekneskapsrevisjonen om våren i samband med uttale til rekneskapen, og om hausten orientere om revisjonsplanen/revisjonsarbeidet. Etter 6 i forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar skal kontrollutvalet sjå til at årsrekneskapen vert revidert på ein betryggande måte. Under dette halde seg orientert om revisjonsarbeidet og sjå til at dette føregår i samsvar med dei vedtekter som følgjer av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalet sin instruks eller avtale med revisor. SEKOM-sekretariat har difor førespurt Kommunerevisjonen i Nordfjord om dei har høve til å orientere om revisjonsarbeidet/revisjonsplanen 2016 på møte 3. oktober. Revisor Haldor Sunde har gitt positiv tilbakemelding om at han møter i kontrollutvalet og orienterer om rekneskapsrevisjonen for 2016.

Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 43/16 Gloppen kontrollutval 03.10.2016 Arkiv FE - 217 Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Forvaltningsrevisjon: Administrativt nivå/stillingsheimlar - Prosjektplan Vedlegg i saka: 26.09.2016 Kommunerevisjonen i Nordfjord: Prosjektplan datert 21.9.2016 6035 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Gloppen kontrollutval godkjenner prosjektplanen for forvaltningsrevisjonsprosjektet Administrativt nivå/stillingsheimlar datert 21.9.2016. Frist for levering: 1.1.2017 Saksutgreiing: Gloppen kontrollutval handsama sak 35/16 Forvaltningsrevisjon: Administrativt nivå/stillingsheimlar tinging i møte 1.9.2016, der det vart gjort følgjande vedtak: Gloppen kontrollutval tingar forvaltningsrevisjon - Administrativt nivå/stillingsheimlar av Kommunerevisjonen i Nordfjord, der det vert sett fokus på følgjande problemstillingar: - kva system og kontroll kommunen har for oppretting og avvikling av stillingsheimlar - om kommunen har prosedyre ved tilsetting som er i tråd med lov- og avtaleverk - om kommunen har system for reserveløysing ved fråvær av nøkkelpersonar. Kommunerevisjonen i Nordfjord legg fram prosjektplan i neste kontrollutvalsmøte. SEKOM-sekretariat sende vedtaket til Kommunerevisjonen i Nordfjord 2.9.2016, og fekk tilsendt prosjektplanen 21.9.2016. Vi tilrår at prosjektplanen for Administrativt nivå/stillingsheimlar frå Kommunerevisjonen i Nordfjord vert godkjent.

Kommunerevisjonen i Nordfjord Postadresse: Tonningsgata 4 6783 STRYN Telefon: 57 87 47 00 Foretaksregisteret: NO 976 304 470 TITTEL: Administrativt nivå/stillingsheimlar OPPDRAGSGJEVAR: PROSJEKTPLAN Kontrollutvalet i Gloppen kommune OPPDRAGSANSVARLEG REVISOR: UTFØRANDE REVISOR: Markvard Sunde Gunnar Ryste 1. Bakgrunnsinformasjon Kommunestyret i Gloppen kommune har vedtatt Plan for forvaltningsrevisjon for 2016-2019 i sak 053/16. Ifølge denne planen skal prosjektet «Administrativt nivå/stillingsheimlar» gjennomførast først. I kontrollutvalssak 035/16 står følgjande: «Stillingsheimlar og administrativt nivå vart av kontrollutvalet slått saman til eit forvaltningsrevisjonsprosjekt ved handsaming av planen i møte 2.6.2016, sak 29/16. Ut frå diskusjonen i tidlegare møter har SEKOMsekretariat forstått at hovudfokuset til kontrollutalet med dette prosjektet var å få fram korleis stillingsheimlar vert oppretta i Gloppen kommune. Internkontroll som står omtala som problemstilling under administrativt nivå, er eit omfattande prosjekt som etter SEKOM-sekretariat si meining bør vere ein sjølvstendig forvaltningsrevisjon. Vi har difor ikkje tatt det med som ein del av prosjektet - Administrativt nivå/ stillingsheimlar.» Med utgangspunkt i plandokumentet og ovannemnde avgrensing av prosjekttemaet, legg kommunerevisjonen med dette fram prosjektplan. Planen er i samsvar med Standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001), punkt 18 og 19. 2. Problemstillingar Revisjonen ønskjer å gjennomføre undersøkinga med utgangspunkt i følgjande problemstillingar: 1. Kva system og kontroll har kommunen for oppretting, omgjering og avvikling av stillingsheimlar? 2. Kva slags prosedyrar har kommunen for å sikre at tilsettingar er i samsvar med lov- og avtaleverk? 3. Har kommunen system for reserveløysing ved fråvær av nøkkelpersonar? 3. Avgrensning Med omsyn til pkt. 1 er analyseperioden avgrensa til tidsrommet 2010 2015 Med omsyn til pkt. 2 er tilsettingsrutinar ikkje vurdert opp mot dei tilsettingsvurderingane som er gjort 4. Revisjonskriterium I standard for forvaltningsrevisjon blir revisjonskriterium definert som dei «krav, normer og/eller standarder» som revisjonsobjektet skal vurderast opp mot. For den delen av

personalområdet som vi skal undersøke i dette prosjektet, vil følgjande kjelder til kriterium vere aktuelle: Oppretting, omgjering og avvikling av stillingsheimlar Rådmannen sin instruks/reglement Prosedyrar for å sikre at tilsettingar er i samsvar med lov- og avtaleverk Arbeidsmiljøloven (AML) Hovedtariffavtalen (HTA) Kommunens delegasjonsreglement Lokale retningslinjer for tilsettingsarbeid og personalpolitikk System for reserveløysingar ved fråvær av nøkkelpersonell Rådmannen sin instruks/reglement NB! Dersom det i arbeidet med prosjektet oppstår situasjonar som krev endringar i forhold til tinginga, vil dette bli teke opp med kontrollutvalet sitt sekretariat. 5. Metodisk tilnærming - Intervju med aktuelle personar i administrasjonen. - Dokumentstudiar. 6. Organisering, ansvar og uavhengigheit Ifølgje 6 i forskrift om revisjon skal revisjonseininga peike ut ein fagleg ansvarleg for kvart oppdrag. I Kommunerevisjonen i Nordfjord er revisjonssjefen tillagt det faglege ansvaret for forvaltningsrevisjon generelt, slik at det ikkje er behov for å vurdere dette frå prosjekt til prosjekt. Prosjektet vil bli utført av Gunnar Ryste. Det ligg ikkje føre forhold som kan bidra til å virke inn på revisors uavhengigheit eller objektivitet i gjennomføringa av prosjektet. 7. Ressursbehov og tidsplan Vi tek sikte på å ferdigstille rapporten i løpet av desember 2016, og innanfor budsjetterte rammer. Dato: 21. september 2016 Markvard Sunde Revisjonssjef 2

Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 44/16 Gloppen kontrollutval 03.10.2016 Arkiv FE - 040 Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Oppfølgingsliste 6-2016 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. Saksutgreiing: Status over saker som er handsama i kontrollutvalet og som utvalet skal følgje opp eller sjekke ut seinare. Sak Dato Status Rutinar for avslutta investeringsprosjekt 02.12.2010 03.12.2010 13.12.2010 Sak 018/10 Tilråding til kommunestyret Saka sendt Gloppen kommune. Vedtak kommunestyre sak 057/10: Gloppen kommune bør utarbeide økonomireglement eller rutinar der det går fram at avslutta prosjektrekneskapar med bruttokostand over kr 2.000.000,- skal leggjast fram for kontrollutvalet for uttale før det vert sendt over til formannskapet for tilråding og kommunestyret for endeleg vedtak. Orientering om rutinar for avslutning av investeringsprosjekt, og framdrift i arbeidet med 11.6.2012 23.8.2012 24.8.2012 30.11.2012 5.2.2014 Det bør leggjast fram sluttrapport og rekneskapar for avslutta prosjekt snarast. I samband med kontrollutvalsmøte og gjennomgang av årsrekneskapen for 2011 vart det stadfesta at dette ikkje ereffektuert. Sak 025/12 vedtak: Kontrollutvalet kallar inn rådmann for å orientere om status i arbeidet med økonomireglement og rutinar rundt avslutta prosjektrekneskap i Gloppen kommune. Brev til Gloppen kommune. Sak 032/12 Orientering. Administrasjonen jobbar med økonomireglementet. Rådmann vil forsøke å legge fram sak til neste kommunetyremøtet i desember. Sak 05/14 vedtak: Kontrollutvalet tek orienteringa om arbeidet med økonomireglement til vitande. Sak 019/14 vedtak: Kontrollutvalet har ikkje

økonomireglementet Forvaltningsrevisjon Kommunal saksgang og dokumenthandtering. 20.8.2014 21.8.2014 28.12.2015 30.12.2015 24.8.2016 20.8.2014 21.8.2014 14.11.2014 26.11.2014 29.1.2015 18.3.2015 19.3.2015 15.6.2015 28.12.2015 12.1.2016 18.3.2016 2.9.2016 Eigarskapskontroll 16.9.2015 Møteplan 2016 for Gloppen kontrollutval 21.9.2015 2.9.2016 merknader til orienteringa frå rådmannen. Økonomireglementet skal vere klart til 1. mars 2015. Vedtak sendt til Gloppen kommune/rådmannen. E-post til Gloppen kommune/rådmannen med spørsmål om økonomireglementet for Gloppen er ferdig. Svarfrist 11.1.2016 Svarbrev frå rådmannen. E-post til rådmann med førespurnad om økonomireglementet var ferdig og politisk handsama Fekk tilsendt framlegg til økonomireglement for Gloppen kommune, og sak 101/16 til formannskapet 29.8.2016 Sak 018/14 Tinging vedteken. Sendt til kommunerevisjonen i Nordfjord. Fått plan frå revisjonen. Sak 028/14 Prosjektplan godkjent. Fått rapporten frå revisjonen. Sak 011/15 vedtak: Kommunestyret viser til forvaltningsrevisjonsrapport «Kommunal saksgang og dokumenthandtering i Gloppen», frå Kommunerevisjonen i Nordfjord, datert 29.1.2015. Kommunestyret ber administrasjonen følgje opp tilrådingane på side 5 og 6 i rapporten, og at sakshandsamingsreglementet og arkivinstruks vert oppdatert. Kommunestyret ber også administrasjonen følgje miljøverndepartementet si anbefaling for saksgang i dispensasjonssaker jfr. side 22 og 23 i rapporten. Saksbehandlingskapasitet må vurderast i samband med årsbudsjettet for Gloppen kommune. Rådmannen informerer kontrollutvalet innan 1.1.2016 om kva som er gjort i forhold til oppfølging av tilrådingane i rapporten. Sendt Gloppen kommune/kommunestyret. Handsama i kommunestyret sak 032/15. E-post til Gloppen kommune/rådmannen med spørsmål om informasjon på møte 1.2.2016. Svarfrist 11.1.2016. Rådmannen ber om å få informere i møte 18.3.2016. Sak 12/16 Rådmannen orienterte om oppfølging etter rapporten, og vil sende skriftleg dokumentasjon til kontrollutvalet/ kommunestyret på oppfølging av funna i rapporten. Sendt påminning til Gloppen kommune/rådmannen. Sak 026/15 vedtak: Kontrollutvalet er gjort kjent med at Gloppen kommune ikkje har noko formulert dokument for eigarskapsstrategi. Kontrollutvalet oppmodar rådmannen om å få utarbeidd eigarskapsstrategi nedfelt i eit dokument. Sendt Gloppen kommune v/rådmannen. Sendt etterspurnad til Gloppen kommune/rådmannen. 9.12.2015 Sak 034/15 vedtak: Møteplan 2016 for Gloppen kontrollutval vert godkjent med følgjande datoar og møtestart kl. 10.00 :

005/16 Saker og oppgåver for kontrollutvalet 29/16 Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for Gloppen kommune 2016-2019 30/16 Strategiplan for Gloppen kontrollutval 35/16 Forvaltningsrevisjon: Administrativt nivå/stillingsheimlar - tinging 36/16 Budsjett for Gloppen kontrollutval 2017 1. februar 18. mars 2. mai (ekstra møte) 2. juni 1. september( flytta frå 19. september) 3. oktober (ekstra møte) 23. november 25. januar deltok kontrollutvalet på felles opplæring for alle kontrollutvala i fylket på Skei. 1.2.2016 Aktuelle skriv og meldingar: Tilsynsrapportar frå Fylkesmannen Tertialrapportar/kvartalsrapportar Skatterekneskapen Årsrapport SEKOM-sekretariat Årsrapport revisjonsselskap Orientering frå revisor: vår rekneskap/haust revisjonsplan 2.6.2016 Vedtak: 1. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert vedteken med følgjande prioritering av prosjekt: 1. Administrativt nivå/stillingsheimlar 2. Felles prosjekt om IKT og Nordfjordnett 3. Miljø, ureining, berekraftig utvikling 4. Planarbeid 2. Kontrollutvalet får fullmakt til å gjere endringar i prioritering, og å legge til nye prosjekt i perioden. 3.6.2016 Sendt til Gloppen kommune/kommunestyret 17.6.2016 Sak 053/16 Planen vedteke i kommunestyret. 2.6.2016 Vedtak: Kontrollutvalet gjer ikkje endringar på Strategiplan for 2008-2011 Kontrollutvalet i Gloppen kommune, men tar vekk årstala. 31.8.2016 Sent til Gloppen kommune/ligg på heimesida 1.9.2016 Vedtak: Gloppen kontrollutval tingar forvaltningsrevisjon - Administrativt nivå/stillingsheimlar av Kommunerevisjonen i Nordfjord, der det vert sett fokus på følgjande problemstillingar: - kva system og kontroll kommunen har for oppretting og avvikling av stillingsheimlar - om kommunen har prosedyre ved tilsetting som er i tråd med lov- og avtaleverk - om kommunen har system for reserveløysing ved fråvær av nøkkelpersonar.kommunerevisjonen i Nordfjord legg fram prosjektplan i neste kontrollutvalsmøte. Vedtak/tinging sendt til Kommunerevisjonen i Nordfjord 2.9.2016 Fått prosjektplan frå Kommunerevisjonen i 21.9.2016 Nordfjord 1.9.2016 Vedtak: Kontrollutvalet tilrår følgjande budsjett for drift av kontrollutvalet på eiga teneste 11051 Kontrollutval for 2017:

Sendt til Gloppen kommune for vidare handsaming 2.9.2016 38/16 Eventuelt 1.9.2016 26.9.2016 2.9.2016 23.9.2016 1. Kontrollutvalet viser til nytt økonomireglementet for Gloppen kommune, og stiller spørmål til om investeringsprosjekt ikkje skal innom kontrollutvalet for uttale, før handsaming i kommunestyret. Kontrollutvalsleiar tek dette opp i kommunestyret i samband med handsaming av økonomireglementet. Sak 080/16 handsama i kommunestyret. 2. Kontrollutvalet ynskjer å kalla inn rådmannen til neste møte for å få informasjon om barnevernet i Gloppen kommune i høve Fylkesmannen sin tilsynsrapport datert 3.5.2016. Sendt innkalling til Gloppen kommune/rådmannen Oppvekstsjef Per Arne Strand møter for rådmannen 3. Neste møte: måndag 3. oktober

Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 45/16 Gloppen kontrollutval 03.10.2016 Arkiv Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Eventuelt