Møteinnkalling Tokke kontrollutval Dato: 13.12.2016 kl. 9:00-12:00 Møtestad: Tokke kommunehus, møterom Kultur Arkivsak: 15/09396 Arkivkode: 033 Meld fråfall til: marianne.lundeberg@temark.no eller pr.tlf 90114543 Innkallast: Sak 25-26/16 TKR IKS v/dag Oftun Kl: 09:00 Det blir ikkje budsjettorientering i kontrollutvalet sitt møte. Dei av medlemmane som ynskjer det, kan fylgje budsjettorienteringa i kommunestyret kl 13:00 same dag. Sakskart Side Møteinnkalling 4/16 16/12871-1 Godkjenning av møteinnkalling 13.12.2016 3 Møteprotokoll 4/16 16/12872-1 Godkjenning av protokoll 04.10.2016 4 Saker til behandling 25/16 16/13871-1 26/16 16/13022-2 Prosjektplan - Forvaltningsrevisjonsprosjekt - Økonomistyring - Tokke kommune Selskapskontroll - Brannversamarbeidet i Vest Telemark IKS - Tokke kommune 5 7 27/16 16/13869-1 Orientering frå revisor 13.12.2016 9 28/16 16/12877-1 Møte- og arbeidsplan 2017 for Tokke kontrollutval 10 29/16 16/12876-1 Referat- og drøftingssaker 13.12.2016 12 30/16 16/12874-1 Eventuelt i møte 13.12.2016 13 1
Sakene vert også lagt ut på www.temark.no Bø, 02.12.2016 For kontrollutvalsleiar Olav Godtland Sekretær Marianne Lundeberg 2
Møteinnkalling 4/16 Godkjenning av møteinnkalling 13.12.2016 Arkivsak-dok. 16/12871-1 Arkivkode. 033 1 Tokke kontrollutval 13.12.2016 4/16 Møteinnkalling 13.12.2016 vert godkjend. Møteinnkalling 13.12.2016 leggast fram for godkjenning. Vedlegg: - møteinnkalling 13.12.2016 3
Møteprotokoll 4/16 Godkjenning av protokoll 04.10.2016 Arkivsak-dok. 16/12872-1 Arkivkode. 033 1 Tokke kontrollutval 13.12.2016 4/16 Protokoll 04.10.2016 vert godkjend. Protokoll 04.10.2016 leggast fram for godkjenning. Vedlegg: - protokoll 04.10.2016 Vedlegg til sak 4
Saker til behandling 25/16 Prosjektplan - Forvaltningsrevisjonsprosjekt - Økonomistyring -Tokke kommune Arkivsak-dok. 16/13871-1 Arkivkode. 217 1 Tokke kontrollutval 13.12.2016 25/16 Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan på økonomistyring frå Telemark kommunerevisjon IKS som den ligg føre. Bakgrunn for saka: Tokke kontrollutval handsama saka i møte 24.05.2016 sak 12/16 (se ks vedtak) og 13/16 Vedtak: Kontrollutvalet bestiller prosjektplan frå TKR IKS, på det fyrste forvaltningsprosjektet som blir vedtatt i kommunestyre i sak om «overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019» Kommunestyret handsama saka 20.09.2016 PS 16/44 Kontrollutvalets vedtak vart samrøystes vedteke. KU Sak (12/16) Vedtak Overordna analyse for Tokke kommune tas til orientering. Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 godkjennast slik den ligg føre, med fylgjande prosjekt i prioritert rekkefølge: 1. Økonomistyring 2. Offentlege anskaffingar 3. Etikk og arbeidsmiljø Kontrollutvalet vil utdype punktet økonomistyring og endre vinkling og nytte til: Fokus på budsjettering, konsekvensutredning, og rapportering. Kontrollutvalet vil utdype punktet offenlege anskaffingar og endre vinkling og nytte til: Undersøke om kommunen har utarbeida reglement og strategi for anskaffingar at dei er til økonomisk og samfunnsmessig nytte og blir fulgt opp. Sikre merksemd på reglane i organisasjonen og bidra til at dei blir følgd dei opp. Kontrollutvalet vil utdype punktet etikk og varsling, endres til Etikk og arbeidsmiljø, vinkling og nytte endrast til: Fokus på kva kommunen har gjort for å sikre gode etiske haldningar eit godt arbeidsmiljø. Bidra til kontinuerleg arbeid med etikk og arbeidsmiljø. Kontrollutvalet får fullmakt til å endre planen i perioden. 5
Forvaltningsrevisor Dag Oftung legg fram prosjektplan på økonomistyring Tokke kommune med følgjande problemstilling/vinkling og avgrensing: I kva grad er kommunen sine budsjettdokument og økonomirapporteringar eigna til å : gi kommunestyret god styringsinformasjon sikre realistisk budsjettering Forvaltningsrevisjonen bør avgrensast til å omfatte økonomirapportering for 2016. Det kan vere aktuelt å gjere andre avgrensingar. Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet legg fram forslag at kontrollutvalet godkjenner prosjektplan på økonomistyring frå Telemark kommunerevisjon IKS som den ligg føre. Diskusjon om endringar skjer i møte med medlemmane, og kan leggast inn eit vedtak. Vedlegg: -prosjektplan økonomistyring Tokke kommune Vedlegg til sak 6
26/16 Selskapskontroll - Brannversamarbeidet i Vest Telemark IKS - Tokke kommune Arkivsak-dok. 16/13022-2 Arkivkode. 216 1 Tokke kontrollutval 13.12.2016 26/16 Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan og tilbodet på Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Brannvernsamarbeidet i Vest Telemark IKS frå Telemark kommunerevisjon som det ligg føre. Med ein samla pris på kr. 200 000,-. Bakgrunn for saka: Kontrollutvala i dei seks eigarkommunane (Tokke,Vinje, Kviteseid, Seljord, Fyresdal og Nissedal) har i likelydande vedtak hausten 2016 bestilt selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Vest-Telemark Brannvernsamarbeid IKS med tema sjølvkost. Bestillingane er i samsvar med plan for selskapskontroll i alle eigarkommunane. Problemstilling/vinkling Korleis er Brannvernsamarbeidet i Vest-Telemark IKS organisert? o Formell organisering o Økonomisk organisering og fordeling av utgifter mellom kommunane og selskapet o Ansvarsfordeling og roller selskapet og kommunane o Dokumentasjon av verksemda Korleis er nivået på utgifter og tenester for eigarkommunane i forhold til andre kommunar? I kva grad får kommunane god nok dokumentasjon på at feie- og tilsynstenestene blir gitt til sjølvkost? Prosjektplan og tilbodsbrev leggast fram som vedlegg i saka. Telemark kommunerevisjon IKS kan gjennomføre forvaltningsrevisjonen i samsvar med omtale i plan for selskapskontroll og vedlagte prosjektplan innanfor ein samla pris på kr. 200 000,-. Prisen inkluderer nødvendige reiser, ein samla presentasjon av rapporten for kontrollutvala og for kommunestyra om ynskjeleg. Tillegg sjølvkosthandtering i den einskilde kommune: Dersom kommunen ynskjer å ta med ei undersøking av den einskilde kommunen si prissetting av feie- og tilsynstenestene i forhold til sjølvkostreglane kan vi tilby det. Det vil i så fall koste kr. 20 000,- ekstra for del av kommunane som eventuelt ynskjer det. 7
Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet legg fram forslag til vedtak om å godkjenne prosjektplan og tilbodet som det ligg føre. Forvaltningsrevisjonen er avgrensa mot sjølvkostberekninga i den enkelte kommune. Kontrollutvalet veljer i møte om dei vil ha med sjølvkostberekninga for sin eigen kommune i prosjektet. Det vil i så fall koste kr. 20 000,- ekstra for dei av kommunane som eventuelt ynskjer det. Vedlegg: - Prosjektplan Brannvernsamarbeidet - Tilbudsbrev Brannvernsamarbeidet i Vest-Telemark IKS - forvaltningsrevisjon i selskap Vedlegg til sak 8
27/16 Orientering frå revisor 13.12.2016 Arkivsak-dok. 16/13869-1 Arkivkode. 210 1 Tokke kontrollutval 13.12.2016 27/16 Saka vert teken til vitande. Oppdragsrevisor Ingebjørg Nordby Vibeto orienterar om revisjonen sitt arbeid i Tokke kommune. 9
28/16 Møte- og arbeidsplan 2017 for Tokke kontrollutval Arkivsak-dok. 16/12877-1 Arkivkode. 004 1 Tokke kontrollutval 13.12.2016 28/16 Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet 2017 vert godkjend. Planen og møtedatoane er leiande og kontrollutvalet står fritt til å ta opp dei saker og avhalde dei møte utvalet ynskjer. Møtedato 2017: Tirsdagar: 09:00, 21.02-23.05-03.10 12.12. Sekretariatet legg med detta fram ei eiga sak om møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet. Saka skal vidare leggast fram som orienteringssak i kommunestyret. Møte- og arbeidsplanen er ikkje å forstå som ein fullstendig presentasjon av alle dei oppgåver/saker som kontrollutvalet vil handsame i løpet av året, men legg vekt på dei oppgåver som utvalet etter eigen forskrift er pålagt å handsame. Kontrollutvalet i Tokke kommune har fire møte i året, fordelt på to møte på våren og to møte på hausten. Lengda på møta bestemmast av kor mange saker som skal opp i møte. Sekretariatet legg fram forslag til følgjande møtetidspunkt og forslag til agenda for 2016: 10
Tirsdag 21. februar 2017 kl. 09:00 Godkjenning av møteprotokoll og Innkalling Generell sak om misligheit Årsmelding 2015 frå kontrollutvalet Orientering frå revisjonen Referatsaker/Eventuelt Tokke kommune - Kontrollutvalet Møte- og arbeidsplan 2017 Tirsdag 23. mai 2017 kl. 09:00 Godkjenning av møteprotokoll og Innkalling Rekneskapssak 2016 for kommunen /Orientering frå økonomisjefen Melding om andre reviderte rekneskap (bl.a skatteoppkrevjaren) Orientering frå revisjonen Referatsaker/Eventuelt Tirsdag 03. oktober 2017 kl. 09:00 Godkjenning av møteprotokoll og Innkalling Budsjett for kontroll og tilsyn Orientering frå revisjonen Overordna rekneskapsrevisjon for 2017 Revisors eigenvurdering av uavhengighet Referatsaker/Eventuelt Tirsdag 12. desember 2017 kl. 09:00 Godkjenning av møteprotokoll og Innkalling Kontrollutvalets møte- og arbeidsplan for 2018 Budsjettorientering Orientering frå revisjonen Referatsaker/Eventuelt Det kan være aktuelt å kalle inn representantar frå administrasjonen for å orientere om aktuelle saker/tema utover dei punkt som er nemnd ovanfor. Framlegging, bestilling og oppfylging av forvaltningsrapportar og selskapskontrollar kjem fortløpande. Det stillas stadig større krav og forventningar til kontrollutvalets kompetanse, både frå det politiske miljø og kommunens innbyggarar. Endra regelverk gjør det naudsynt å leggje til rette for opplæring og kursverksemd for alle medlem av kontrollutvalet. Kunnskap om kontrollutvalets rolle, oppgåver og lovverk er naudsynt for å utføre dei oppgåver som frem går av lov og forskrift. Slik opplæring og kursverksemd kan skje lokalt (haust og vår konferanse i regi av Temark) eller gjennom sentrale tilbod. Kontrollutvalet inviterast blant anna årlig til landskonferansen for kontrollutval i regi av Norges kommunerevisorforbund (NKRF). Detta er ei viktige samling for å tilføre kontrollutvalets medlemmer ny kunnskap, og det er ein arena der kontrollutvalsmedlemmer frå heile landet møtast og drøfter saker og arbeidsmetodar. Planen er leiande og kontrollutvalet står fritt til å ta opp saker og avhalde dei møte dei ynskjer. 11
29/16 Referat- og drøftingssaker 13.12.2016 Arkivsak-dok. 16/12876-1 Arkivkode. 033 1 Tokke kontrollutval 13.12.2016 29/16 Sakene vert tekne til vitande. Temark sin Haustkonferanse betraktningar Påmelding NKRF sin kontrollutvalskonferanse 01-02.02.2017 12
30/16 Eventuelt i møte 13.12.2016 Arkivsak-dok. 16/12874-1 Arkivkode. 033 1 Tokke kontrollutval 13.12.2016 30/16 13