KONKURRANSEGRUNNLAG KONKURRANSE MED FORHANDLING ANSKAFFELSE: VIRKSOMHETSOVERDRAGELSE AV KOMMUNAL BARNEHAGE LYNGDAL KOMMUNE
1. OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Lyngdal kommune innbyr til konkurranse med forhandlinger i forbindelse med virksomhetsoverdragelse på drift av barnehage i midlertidige lokaler. Oppdragsgivers kontakt person: Oddrun Rekvik tlf. 38334127/38334000 mobil +47 99299381 E-postadresse: <Oddrun.Rekvik@lyngdal.kommune.no> Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Bergeheim barnehage er i dag en kommunal barnehage med totalt 98 barnehageplasser, fordelt på 5 avdelinger. Barna er organisert i 3 småbarnsavdelinger og 2 avdelinger for barn over 3 år. Lyngdal kommunestyre har vedtatt at driften av den kommunale barnehagen Bergeheim skal tilbys private drivere. Overføringen av driften til privat leverandør er en virksomhetsoverdragelse slik at reglene i arbeidsmiljølovens kapittel 16 vil komme til anvendelse. Anskaffelsen omfatter alt av den daglige drift av barnehagen. I dette ligger en overføring av samtlige rettigheter og plikter som er tilknyttet den daglige driften. Dette inkluderer dekning av løpende utgifter som strøm og varme, samt ansvaret for renhold, vaktmestertjenester og matservering. Virksomhetsoverdragelsen omfatter også overføring av rettigheter og plikter som er tilknyttet personalet. Vedlegg 1. Barnehagen er i dag lokalisert i leide brakker med midlertidig godkjenning. Brakkene er plassert på landbruksareal med tillatelse gjennom dispensasjon. Kommunen ønsker tilbydere som kan drive privat barnehage med kommunal garanti for inntil 80 plasser med opsjon på inntil 30 ekstra plasser. Tilbyderne må selv skaffe egnede lokaler. Barnehagen bør ha en sentrumsnær plassering, nær Alleen eller Rom eller i nær tilknytning til de store boligkonsentrasjonene sentralt i Lyngdal. De kommunale barnehagene i Lyngdal drives i dag etter prinsippet om avdelingsbarnehager. Det er i utgangspunktet ønskelig at dette videreføres. Barnehagen må tilby ferieåpen barnehage. Kommunen ønsker en barnehage som drives etter den generelle formålsparagrafen i barnehageloven. Barnehagen vil inngå i kommunens samordnede opptakssystem.
1.3 Planlagt fremdriftsplan for anskaffelsen Planlagt uke Aktivitet 30 mai Kunngjøring av konkurranse i Doffin 4. august Tilbudsfrist Uke 33 Forhandlinger 21. august Endelig tilbud 28. august Valg av tilbyder Ovenstående fremdriftsplan er planlagt mål for fremdrift. Fremdriftsplanen kan bli endret. 2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er mandag 4. august 2014,kl. 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandør. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket «Anskaffelse: virksomhetsoverdragelse av kommunal barnehage». Tilbudet skal være på norsk og leveres i to eksemplarer. I tillegg bes levert en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningsmessige hemmeligheter er sladdet. Tilbudet inklusiv den sladdede versjon leveres også elektronisk. Ved motstrid rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Tilbudet leveres til: Lyngdal kommune Postboks 353, 4577 Lyngdal
Kan også leveres: Lyngdal kommune Rådhuset v/ servicekontoret Prost Birkelandsvei, Lyngdal 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet 60 dager fra tilbudsfrist. 2.5 Forbehold Eventuelle forbehold fra konkurransegrunnlaget skal klart framgå av tilbudsbrevet. 2.6 Personale (i forhold til virksomhetsoverdragelse) Oppdragsgiver legger til grunn at overføringen av driften til Leverandør er en virksomhetsoverdragelse slik at reglene i arbeidsmiljølovens kapittel 16 vil komme til anvendelse. Leverandør overtar personalet i barnehagen slik dette er beskrevet i vedlegg 1. Det kan skje endringer med hensyn til personalsammensetningen og de ansattes arbeidsvilkår frem til overføringstidspunkt. Leverandøren overtar alle rettigheter og plikter tilknyttet den enkeltes arbeidstakers ansettelsesforhold slik dette fremstår ved overføringstidspunktet. 3. KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Oppfyllelse av kravene er en forutsetning for deltakelse i konkurransen. 3.2 Kvalifikasjonskrav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge Dokumentasjonskrav Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS egenerklæring i utfylt og signert stand.
innen helse, miljø og sikkerhet. (HMS) Leverandør skal være et lovlig etablert foretak Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Norske selskap: Firmaattest Utenlandske selskap: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som forskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Foretakets siste årsregnskap inklusive noter, styrets årsberetninger og revisorberetninger, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente kredittvurdering av tilbyder som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Leverandøren må ha en organisasjon som har kapasitet til å utføre tjenestene. Leverandør må ha erfaring fra drift av barnehage Leverandør må ha et kvalitetssikringssystem i henhold til gjeldende lovverk for tjenestene som skal leveres Oversikt over foretakets totale bemanning, samt et organisasjonskart for leverandørens organisasjon. Beskrivelse av hvordan leverandøren sikrer tilgang på kvalifisert personale Foretakets viktigste kontrakter/drift siste 3 år. For nystartede selskap må de ansattes erfaring fra drift av barnehage dokumenteres. En beskrivelse av system og rutiner for kvalitetssikring, beskrivelse av system for internkontroll. I tillegg skal innholdsfortegnelsen i kvalitetssikringshåndboken eller tilsvarende legges ved. 4. BEHANDLING AV INNKOMNE TILBUD 4.1 Åpning av tilbud Tilbudsåpning vil finne sted tirsdag 5. august 2014 kl. 09.00. Leverandørene får ikke være til stede ved åpningen.
4.2 Gjennomføring av forhandlinger Konkurransen tillater forhandlinger med leverandørene som har levert tilbud og alle sider ved de innleverte tilbudene kan det forhandles om. Alle leverandører som har gitt gyldig tilbud, vil gis adgang til å gi et et revidert tilbud før beslutning om tildeling av kontrakt. Reviderte tilbud må inngis skriftlig. 4.3 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på bakgrunn av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige for kommunen, basert på følgende kriterier: Tomt/Bygg 30% Kvalitet 70% I vurderingen av kriteriene vil det bli lagt spesielt vekt på følgende: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Tomt Herunder vektlegges blant annet: 1. Geografisk plassering Oppdragsgiver vil legge vekt på hvor i Lyngdal barnehagen er plassert. (vektes 15%) 30% Kartskisse som viser tomtas plassering 2. Utnyttelse av tomt. Hvordan er bygg plassert, utnyttelse av bygg (bygg utforming), uteområde, adkomst, veistruktur, av og påstigning, parkering o.l. (vektes 15%) Kvalitet Herunder vektlegges blant annet: 1. Det vil legges vekt på leverandørens forståelse for oppdragets utfordringer, og hvordan leverandøren planlegger å gjennomføre oppdraget Herunder inngår leverandørens vurdering av pedagogisk innhold og nødvendig bemanning for oppdraget. Andel barnehagelærere for oppdraget vektlegges. (vektes 50%) 70% Skisse over tomta som viser tenkt plassering av bygninger, uteområde og veistruktur. Leverandøren skal beskrive sin forståelse av oppdragets utfordringer og hvordan utfordringene planlegges imøtekommet. Bemanningsplan som viser hvordan leverandøren vil fordele personalressursene på antall barn pr pedagogisk leder, antall barn pr ansatt og styrerressurs for dette oppdraget.
2. Det vil legges vekt på Leverandørens kompetansebygging av barnehagens ansatte og hvordan man arbeider for å beholde barnehagelærerne for dette oppdraget. (vektes 25%) Beskrivelse av de kompetansehevende tiltak og opplæring som Leverandøren har for sine ansatte, samt beskrivelse av hvordan man arbeider for å beholde barnehagelærerne for dette oppdraget. Opplærings- og kompetanseplan skal vedlegges. 3. Prosess for overtakelse. Det vil legges vekt på leverandørens forståelse av hvilke utfordringer overtakelsen vil medføre. (vektes 25%) Leverandør skal vedlegge en handlingsplan og en informasjonsstrategi for overtakelsen, som danner grunnlag for å sikre en forsvarlig og god overtakelsesprosess. Planen skal inneholde ivaretakelsen av de personalmessige og driftsmessige forholdene ved overtakelsen 5. Annet 5.1 Lover og forskrifter Drift av barnehagene skal utføres i samsvar med krav stilt i lov om barnehager med tilhørende forskrifter, samt andre lover og forskrifter som gjelder for barnehagedrift.