FOSNES KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 9. februar 2012 Møtetid: Kl. 1415 Møtested: Kantina, Kommunehuset De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/12 Referatsaker 002/12 Orientering fra administrasjonen 003/12 004/12 005/12 006/12 007/12 008/12 Orientering fra revisor Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 Åpne møter i kontrollutvalget Overordnet analyse diskusjonsgrunnlag Rapport Gjennomgang av saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 2. halvår 2011 Forvaltningsrevisjonsrapport Rutiner og praksis, Institusjonsbasert pleie og omsorg Eventuelt Steinkjer 31. januar 2012 Egill Vatne (sign.) Leder Svein-Arne Myrvold Kontrollsekretær Telefon 74 11 14 77 / 990 17 981 e-post: svein.myrvold@komsek.no
SAK 001/12 REFERATSAKER Kontrollutvalget 090212 Svein-Arne Myrvold 001/12 429-1748-5.3 Referater Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 NKRFs kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 2012 2 FKTs kontrollutvalgskonferanse i Trondheim 2012 4 Postjournal 2011 Kontrollutvalget tar de fremlagte referater til orientering. SAK 002/12 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN Kontrollutvalget 090212 Svein-Arne Myrvold 002/12 429-1748-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. 2
SAK 003/12 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget 090212 Svein-Arne Myrvold 003/12 429-1748-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Brev fra KomRev Trøndelag IKS til øk.sjefen, 21.12.2011 vedr. regnskapsavslutningen for 2011. Orientering om 1. Regnskapsavslutningen for 2011. 2. Status på revisjonsarbeidet. SAK 004/12 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2011 Kontrollutvalget 090212 Svein-Arne Myrvold 004/12 429-1748-5.3 1. Det framlagte forslaget til Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 vedtas. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 til orientering. Forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 til Fosnes kommunestyre. Saksopplysninger Ifølge kommunelovens 76 har kommunestyret det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning. Til å forestå det løpende tilsynet på sine vegne, velger kommunestyret et kontrollutvalg, jfr. kommuneloven 77. 3
Kontrollutvalgets arbeid og rapportering er nærmere regulert i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Det følger av departementets merknader til denne at kontrollutvalget ikke er underlagt annen instruksjonsmyndighet enn kommunestyrets, og at all rapportering tilbake skal skje direkte til kommunestyret. Kontrollutvalget vurderer fortløpende hvilken informasjon og hvilke saker som vil være aktuelle å presentere for kommunestyret. Kontrollutvalget har hatt den praksis at forhold som kontrollinstansen avdekker, løses på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis resulterer i rapporter til kommunestyret, jfr. forskriftens 4: Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Kontrollutvalgets årlige rapport vil derfor være en oppsummering av utvalgets arbeid i løpet av året og vil derfor være viktig informasjon til kommunestyret om det tilsyn utvalget utøver på kommunestyrets vegne. Alle møteinnkallinger med saksdokumenter er sendt ordfører, og rådmann. Dette fungerer som en fortløpende informasjon til kommunen og det politiske miljøet. Ordfører har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Ut fra tidligere praksis er det også for 2011 utarbeidet en årsrapport til kommunestyret der det er redegjort for sentrale deler av kontrollutvalgets virksomhet og aktivitet i 2011. Saksbehandler anbefaler at årsrapporten oversendes kommunestyret med forslag om at kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport 2011 til orientering. SAK 005/12 ÅPNE MØTER I KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget 090212 Svein-Arne Myrvold 005/12 429-1748-5.3 1. Kontrollutvalget innfører åpne møter fra og med neste møte i 2012. 2. Møtene vil fortsatt være lukket når det behandles saker eller orienteringer der lov- og regelverk tilsier taushetsplikt. 4
1. Kommuneloven. 2. Forskrift om kontrollutvalg. Saksopplysninger Møtene i kontrollutvalget har til nå vært lukket, i medhold av 77 nr. 8 i kommuneloven: Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 nr 3 siste punktum gjelder tilsvarende. 31 nr 3 siste punktum lyder: Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører. I flere av de 22 eierkommunene i KomSek Trøndelag IKS har kontrollutvalget vedtatt å åpne sine møter. Det er ikke kjent at denne praksisen har skapt problemer for kontrollutvalgenes arbeid. Arbeidsgruppa som avga rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane til Kommunal- og regionaldepartementet i desember 2009, hadde fått som tilleggsmandat å vurdere om åpne møter i kontrollutvalgene bør innføres ved lovendring. Alle partier på Stortinget har i utgangspunktet gått inn for åpne møter. Konklusjonen fra arbeidsgruppen er slik: Tilråding 8: Kommunelova bør endrast slik at møta i kontrollutvalet som hovudregel er opne møte. Konsekvensane for det praktiske arbeidet i kontrollutvalet bør bli nærare utgreidde, og det er behov for rettleiing til kontrollutvala før lovendringa eventuelt blir sett i verk. Det vil særlig være tre kriterier for når behandlingen i kontrollutvalget skal lukkes: - Personalsaker (jfr. 31 nr. 3 i kommuneloven) - Andre opplysninger som er underlagt taushetsplikt (jfr. 77 nr. 8 i kommuneloven) - Orienteringer til kontrollutvalget fra revisjonen Revisjonens taushetsplikt er regulert i kommunelovens 78 nr. 7: Med mindre det følger av revisjonens oppgaver etter denne lov eller forskrift gitt i medhold av nr 8, eller den opplysningene gjelder har samtykket til at taushetsplikten ikke skal gjelde, har revisor plikt til å bevare taushet om det de får kjennskap til i sitt oppdrag for kommunen eller fylkeskommunen. Innenfor en praksis med åpne møter vil det i tillegg til å lukke møtet i enkeltsaker, også kunne være aktuelt å lukke møtet bare under en del (for eksempel en orientering) om en sak. I et åpent, demokratisk samfunn er det en forutsetning at forhandlingene i folkevalgte organer prinsipielt skal være åpne for publikum. Både for å sikre tilliten og legitimiteten til styrings- 5
organene og for å stimulere den enkelte innbygger til medvirkning, bør lukkede møter bare praktiseres når lov- og regelverk har definert et vern for den parten opplysningene gjelder. Et mål for kontroll og tilsyn er å gi innbyggerne tillit til at den offentlige forvaltningen fungerer best mulig. Som ledd i dette må kontrollutvalgenes virksomhet formidles. Det kan bl.a. gjøres ved å åpne møtene og ved å legge informasjon tilgjengelig på internett. Med åpne møter vil utfordringene for kontrollutvalgets arbeid være å opprettholde en fri og variert debatt, samtidig som kravet til formell korrekthet økes. SAK 006/12 OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON DISKUSJONSGRUNNLAG Kontrollutvalget 090212 Svein-Arne Myrvold 006/12 429-1748-5.3 Kontrollutvalget drøftet saken og ga innspill til revisjonen om innhold i planen. KomRev Trøndelag IKS Diskusjonsgrunnlag til kontrollutvalget i forbindelse med overordnet analyse og Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015. Kontrollutvalgets sak 023/11 Overordnet analyse Plan for forvaltningsrevisjon 2011 2015, oppstart. Saksopplysninger Viser til kontrollutvalgets sak 023/11, der kontrollutvalget bl.a. ba revisor igangsette arbeidet med overordnet analyse. Den overordnede analysen skal gi svar på hvilke områder det er knyttet størst risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke. Hensikten med overordnet analyse er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhetsområder. Den overordnede analysen er bakgrunnsmaterialet i forbindelse med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalgsforskriftens 9 og 10 inneholder bl.a. følgende bestemmelser om forvaltningsrevisjon: Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 6
KomRev Trøndelag IKS har foreløpig utarbeidet et diskusjonsgrunnlag. Liste over risikofaktorer i kommunal sektor er vedlegg til dokumentet og gir en god generell oversikt over temaet. Det legges opp til at kontrollutvalget på bakgrunn av diskusjonsgrunnlaget som er utarbeidet skal diskutere aktuelle problemstillinger og gi innspill til det videre arbeidet med den overordnede analysen og Plan for forvaltningsrevisjon 2011 2015. Diskusjonsgrunnlaget er gitt i vedlegg til saken. SAK 007/12 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV SAKER BEHANDLET AV FORMANNSKAPET OG KOMMUNESTYRET 2. HALVÅR 2011 Kontrollutvalget 090212 Svein-Arne Myrvold 007/12 429-1748-5.3 1. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. 2. Rapporten oversendes rådmann og ordfører for videre oppfølging. (til kontrollutvalget) Revisjonsrapport Gjennomgang av saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 2. halvår 2011.. Saksfremstilling Rapporten omfatter en gjennomgang av saker fra avholdte møter 1. halvår i formannskapet og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes. Det vises til rapporten i sin helhet, men spesielt til punktene 3.1.1, 3.1.2 og 3.2.1, 3.2.2 Funn og vurdering, hhv. Formannskapet og Kommunestyret, og spesielt til hovedkonklusjoner og anbefalinger, punktene 4 og 5. Rapporten anbefales oversendt rådmann og ordfører for videre oppfølging. 7
SAK 008/12 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT RUTINER OG PRAKSIS, INSTITUSJONSBASERT PLEIE OG OMSORG Kontrollutvalget 090212 Svein-Arne Myrvold 008/12 429-1748-5.3 1. Kontrollutvalget tar slutter seg til vurderingene i rapporten. 2. Forvaltningsrevisjonsrapport nr. 1748-1/2011 oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering, og ber administrasjonen følge opp innholdet i rapportens kap. 6. 2. Administrasjonen rapporterer til kommunestyre og kontrollutvalg når anbefalte forbedringer er gjennomført. Forvaltningsrevisjonsrapport nr. 1748-1/2011, Rutiner og praksis, institusjonsbasert pleie og omsorg. 1. Plan for forvaltningsrevisjon 2008 2011. 2. Kontrollutvalgets sak 004/11, Forvaltningsrevisjonsprosjekter omprioritering. Saksfremstilling Prosjektet ble vedtatt av kontrollutvalget den 1.3.2011 gjennom en omprioritering i sak 004/11. KomRev Trøndelag IKS, avd. Namsos har gjennomført prosjektet i perioden juli november 2011. Forvaltningsrevisjonens metode omfatter dokumentanalyse og intervju. Rapporten har vært på høring i kommunens administrasjon. Rådmannens høringssvar er avgitt den 18.1.2012, og er tatt inn i rapporten, side 28 og 29. Høringssvaret har ikke medført vesentlige endringer i den endelige rapporten. Det fremgår av høringssvaret at Vi kjenner oss igjen utkastet til rapport og vil ta med oss revisors anbefalinger i det videre kvalitetsutviklingsarbeidet vårt. Følgende problemstillinger har vært utgangspunktet for revisjonens arbeid: 1. Sikrer kommunens rutiner og prosedyrer at brukere avpleie- og omsorgstjenesten får tilfredsstilt grunnleggende behov? 2. Sikrer kommunens rutiner brukernes medbestemmelse ved utforming av tjenestetilbudet? 8
3. Er vedtak om tjenester innenfor helse og omsorg institusjon fattet i tråd med forvaltningslovens krav? 4. Analyse av KOSTRA-tall. Av konklusjonene i rapporten kan nevnes: 1. Fosnes kommune prioriterer pleie og omsorg omtrent likt som landsgjennomsnittet. 2. En stabil arbeidsstokk bidrar til forutsigbarhet i tjenesten, og det fremgår at arbeidsmiljøet er godt. 3. Kommunens rutiner på området bidrar til at brukerne opplever respekt, forutsigbarhet og trygghet. 4. Medbestemmelse i forhold til den daglige utførelsen av tjenesten, valgfrihet i forhold til mat, og brukernes mulighet til å følge en naturlig døgnrytme er godt ivaretatt. Kommunestyret kan ta forvaltningsrevisjonsrapporten til orientering. Til tross for at rapporten har mange positive konklusjoner, finnes det flere forbedringspunkter. Det vises her spesielt til kap. 6 i rapporten. Det vises til de konklusjoner som fremgår av rapporten. Etter en tid bør kontrollutvalget be om tilbakemelding fra administrasjonen for å forsikre seg om at det er satt i verk tiltak på de forbedringsområdene som er nevnt. 9