SAKSDOKUMENT MØTEINNKALLING Administrasjonsutvalget har møte den 25.11.2015 kl. 10:00 i møterom Formannskapssalen Eventuelle forfall meldes til tlf. 78 45 51 96 eller Epost: postps@alta.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 11/15 15/5138 BUDSJETT 2016 OG ØKONOMIPLAN MED HANDLINGSDEL 2016-2019 12/15 15/5606 GODTGJØRELSE TIL FOLKEVALGTE 2015-2019 13/15 14/2894 MEDARBEIDERUNDERSØKELSE 2014 - STATUS RAPPORT 14/15 15/5189 RETNINGSLINJER FOR DATABRILLER 15/15 14/2874 EVALUERING AV TRIMKONTRAKT Alta kommune - 9510 ALTA Tlf. 78 45 50 00
Side 2 av 19 Orienteringer: Presentasjon av medlemmene i Adm. utvalget v/torfinn Kort presentasjon av deltakerne fra administrasjon v/målfrid Reglement og delegasjon for Adm.utvalget v/målfrid Fellestjenesten - presentasjon/ansvarsområde v/målfrid Kort orientering fra avdelingene i Fellestjenesten o Budsjett og innkjøp o Regnskap og lønn o Skatt og innfordring o Servicesenteret o Tjenesten for IKT o Personalavdelingen Alta, 18.11.15 Torfinn Reginiussen Leder Charlotte Brekkan Sætrum Sekretær
Sak 11/15 BUDSJETT 2016 OG ØKONOMIPLAN MED HANDLINGSDEL 2016-2019 Saksbehandler: Monika Olsen Arkiv: 150 Arkivsaksnr.: 15/5138 Saksnr.: Utvalg Møtedato / Ungdomsrådet 7/15 Hovedutvalg for næring,drift og miljø 17.11.2015 3/15 Hovedutvalg for helse- og sosial 18.11.2015 11/15 Hovedutvalg for oppvekst og kultur 18.11.2015 5/15 Eldrerådet 16.11.2015 8/15 Rådet for likestilling av funksjonshemmede 18.11.2015 27/15 Arbeidsmiljøutvalget 23.11.2015 11/15 Administrasjonsutvalget 25.11.2015 / Formannskapet 26.11.2015 / Kommunestyret 14.12.2015 Administrasjonens innstilling: 1. Det fremlagte forslag til budsjett for 2016 basert på økonomiplanforutsetningene, vedtas med samlet netto ramme til tjenesteområdene på kr 1 206 492 000 2. Netto rammene fordeles slik mellom tjenesteområdene: Ramme 2015 2016 108 - POLITISK VIRKSOMHET 8 328 7 747 109 - RESERVER 24 012 36 943 110 - FELLESTJENESTENE 70 526 75 912 116 - SAMFUNNSUTVIKLING 14 106 14 416 210 - OPPVEKST OG KULTUR 511 581 507 321 300 - HELSE- OG SOSIAL 387 319 419 079 440 - NÆRINGSFONDS 775 775 600 - DRIFT- OG UTBYGGING 132 695 134 990 610 - SELVKOSTOMRÅDET -4 700-4 007 730 - REVISJONEN 3 112 3 157 740 - HAVNEVESEN 1 663 1 663 750 - KIRKELIG FELLESRÅD 7 923 8 496 Sum bevilgning tjenesteområder 1 157 340 1 206 492 For at rammene skal være realistiske, må veksten begrenses. Side 3 av 19
Sak 11/15 3. Rammetilskudd og skatt er budsjettert med basis i regjeringens forslag til statsbudsjett. Eventuelle endringer som følge av Stortingets budsjettbehandling innarbeides ved budsjettregulering. 4. Det avsettes netto 84,5 millioner kroner til dekning av renter og avdrag. 0,931 millioner til avsetning av renter til kraft og næringsfond, og 3,239 mill. til disposisjonsfond 5. Det avsettes ikke driftsmidler til investering. 6. Det fastsettes bruk av bufferfond med 6,171 mill. i årene 2017-2019 for å balansere disse årene. 7. Investeringsrammen (finansieringsbehovet i skjema 2A) for 2016 fastsettes til 505,774 millioner kroner, herav startlån på 40 millioner kroner, avdrag på startlån 21,523 millioner kroner og selvkostinvesteringer 27 millioner kroner. 8. Alta kommunes skattøre for 2016 skal være lovens maksimumssatser. 9. I medhold av eiendomsskatteloven 2 og 3 skal følgende utskrivningsalternativer benyttes for skatteåret 2016: - Den generelle skattesatsen som skal gjelde for de skattepliktige eiendommer settes til 5,5. - I medhold av eiendomsskatteloven 12 bokstav a differensieres satsene ved at den skattesats som skal gjelde for boliger og fritidseiendommer settes til 2. - Takstvedtektene for eiendomsskatt i Alta kommune, vedtatt i sak 106 /13 i kommunestyret den 9.12.13, videreføres. - Skatten skrives ut i fire terminer, jf. eiendomsskatteloven 25 første ledd. - I medhold av eiendomsskatteloven 7 bokstav a fritas «Eigedom åt stiftingar eller institusjonar som tek sikte på å gagna ein kommune, eit fylke eller staten.» - I medhold av eiendomsskatteloven 7 bokstav c fritas nyoppførte bygninger i 3 år, når de helt eller delvis brukes som bolig, eller til kommunestyret endrer eller opphever fritaket. 10. Avgifter vedr. vann, avløp og renovasjon slamtømming og feiing fastsettes slik i følge selvkostberegningene: Årlig økning 2016 Vann 2,00 % Avløp 0,00 % Slam 3,00 % Renovasjon 2,00 % Feiing 2,00 % 11. Gebyrene for plansaksbehandling, byggesaksbehandling, og matrikkelloven økes med 2,7 %. Selvkostberegningen viser at tjenesten fremdeles subsidieres. Side 4 av 19
Sak 11/15 12. Foreldrebetaling i barnehagene skal være lik statens maksimal pris. 13. Foreldrebetalingen i SFO prisjusteres med 2,7 % og fastsettes til kr 2781 per måned. Foreldrebetalingen økes med ytterligere 200 kr. fra høsten 2016 til kr. 2981. 14. Tilskuddssatsene for private barnehager er beregnet slik: Korr. Etterkalkyle pga. nye regler for pensjon i finansieringsordningen Deflator Deflator Beregnet kostnad pr heltidsplass 2014 2015 2016 2016 0-2 år 166 736 3,00 % 2,70 % 176 375 3-6 år 79 435 3,00 % 2,70 % 84 027 15. Prisen på parkering videreføres med 20 kroner per time inkl. mva. Parkeringstiden utvides til kl. 20.00 på hverdager. 16. For alle andre avgifter/gebyrer/leier/tjenester økes satsene med 2,7 % dersom det ikke er fattet annet vedtak i løpet av 2.halvår 2015. 17. Kommunestyret delegerer til Rådmannen å fordele virkningen av lønnsoppgjøret fra sektor 109 Reserver til de øvrige sektorer. 18. Kommunestyret gir for øvrig sin tilslutning til de endringer som er beskrevet i de tekniske vedlegg til driftsbudsjettet. 19. I henhold til plan- og bygningslovens 11-2 rulleres handlingsdelen i kommuneplanens samfunnsdel i henhold til budsjettdokumentets kapittel 6. Formannskapet får fullmakt til å vedta tiltakene når de foreligger tidlig på nyåret 2016. 20. Låneopptak. Kommunestyret vil med basis i investeringsbudsjettet for 2016 delegere til rådmannen å foreta ordinære låneopptak på 312,659 mill.kr. Dette inkluderer opptak av lån til videre utlån (formidlingslån) på 40 mill.kr. 21. Kommunestyret gir for øvrig sin tilslutning til det fremlagte investeringsbudsjett med rådmannens merknader. Kommunestyret godkjenner at følgende budsjettforutsetninger legges til grunn i økonomiplanen med handlingsdel 2016-2019: 22. Frie inntekter (rammetilskudd/skatter) innarbeides basert på en befolkningsvekst på 0,9 % årlig i planperioden. Befolkningsveksten for hele landet forutsettes å bli 1,1 % årlig i planperioden. Befolkningsprognosen for Alta er basert på videreføring av faktisk vekst 2014-2015. Befolkningsveksten for landet bygger på SSBs MMMM befolkningsframskriving. Prognosen forutsier at vi får en sterkere befolkningsvekst enn landet i aldersgruppene 16-22 år og 67 år og eldre. Side 5 av 19
Sak 11/15 23. Eiendomsskatt forutsettes å gi nominelt 50 millioner kroner årlig i planperioden. 24. Det budsjetteres ikke med skjønnsmidler fra fylkesmannen. 25. På grunn av rentefall og fortsatt lave renter forventes det lavere vekst i kommunale avgifter enn i forrige planperiode. 26. Arbeidsgivers pensjonsandel er innarbeidet med ca. 18 % for KLP, 12,2 % for Statens pensjonskasse, og 19,2 % for sykepleierordningen i KLP. Premieavvik i forhold til forventet langsiktig pensjonskostnad framføres etter reglene for føring av pensjonskostnader. 27. For at økonomiplanen skal være realistisk er det nødvendig å gjennomføre strukturtiltak i hele kommunens drift. Veksten i kommunens tilgjengelige ressurser gir ikke rom for å finansiere behovene til en voksende befolkning uten omstilling. 28. Renter og avdragsbelastning er innarbeidet med følgende renter på nye lån: Lån med flytende rente videreføres med eksisterende rentebetingelser, Kommunalbanken 1,65 %, KLP 1,8 %, Husbanken 2,08 %. Lån med rentebinding videreføres med den rente som er på det enkelte lån. Nye lån tas opp med en avdragstid på 30 år, og låneopptaket det enkelte år forutsettes tatt opp slik at det gir 4 måneder rentebelastning, og ingen avdrag det året lånet tas opp. 29. Investeringene i perioden 2016-2019 beløper seg til totalt 1 787 mill. kr. Herav utlån til videreutlån 160 millioner kroner, avdrag på lån til videreutlån 95,1 millioner kroner, selvkostinvesteringer 108 millioner kroner og avsetninger 47 mill. 30. Det forutsettes at staten dekker reell lønns og prisvekst i økonomiplanperioden. For omregning av renter og avdrag til faste 2016 priser forutsettes det at den gjennomsnittlige lønns og prisvekst i kommunen (kommunal deflator) blir på minimum 2,7 %. 31. Kommunestyret gir for øvrig sin tilslutning til de endringer som er beskrevet i de tekniske vedlegg til driftsbudsjettet. 32. Økonomiplanen er utarbeidet i faste 2016 priser. SAKSUTREDNING: Saksutredning: Vedlegg: Rådmannens forslag til budsjett 2016 og økonomiplan 2016-2019 Andre saksdok.: Talldetaljer for driftsbudsjett 2016 Side 6 av 19
Sak 11/15 Bakgrunn: Prosessen med å utarbeide budsjett for 2016 og for økonomiplanperioden 2016 2019 startet formelt gjennom Kommunestyrets behandling 22. juni 2015 av sak Budsjettdrøftinger 2016. Framdriftsplanen for budsjettarbeidet ble vedtatt av Økonomiutvalget i mars. Denne bygget i stor grad på fjorårets prosess, men med følgende tillegg: Evaluering av fjorårets prosess som danner grunnlag for ny fremdriftsplan. Økt og mer involvering av virksomhetslederne i juni Økt involvering av tillitsvalgte, samt at de gis opplæring i budsjettarbeid og en reell mulighet til å komme med innspill til budsjettet før rådmannen legger frem sitt forslag. Det er kun Fagforbundet som har kommet med skriftlige innspill. Kommunestyret vedtok i juni (sak 55/15) Budsjettdrøftinger 2016 følgende: Økonomiutvalget ber administrasjonen legge frem forslag om 5 % reduksjon på alle tjenesteområder. Saken legges frem for politisk behandling i august overfor hovedutvalgene. Saksfremlegget vedrørende 5 % reduksjon har vært behandlet av hovedutvalgene og økonomiutvalget i august/september. Det ble ikke fattet noen konkrete reduksjonsvedtak i forbindelse med denne behandlingen. Drift Alta kommunes sentrale oppgave er å være samfunnsbygger og en attraktiv og konkurransedyktig tjenesteleverandør, forvalter og arbeidsgiver. Dette ansvaret ivaretas gjennom delegering av ansvar og myndighet fra Kommunestyret, via rådmannen til kommunallederne og videre til virksomhetslederne. Alta kommune har i dag 40 virksomheter fordelt på 3 ulike tjenesteområder. Ambisjonen for budsjettet (handlingsprogrammet) er å tilrettelegge for et tjenestetilbud som tilfredsstiller brukernes ulike behov, og som er innenfor dagens lovverk. Den overordnede målsettingen er å utvikle gode tjenester med fokus på kvalitet, tilgjengelighet og brukermedvirkning. Kommunesektoren står overfor flere utfordringer som begrenser det økonomiske handlingsrommet, slik som usikre finansielle rammebetingelser, økte demografiske kostnader og sentrale styringsreformer. Dermed stilles det krav om å benytte ressursene mest mulig effektivt. Kommunen må ta i bruk nye løsninger for å oppnå effektivisering og andre samfunnsmessige gevinster. Det vil derfor være et kontinuerlig behov for å tilpasse tjenesteproduksjonen til endrede rammebetingelser og arbeide målrettet med innovasjon, tjenesteutvikling og effektivisering. Virksomhetene innen de 3 tjenesteområdene yter tjenester som er svært ulike, men hvor det likevel er behov for samordning og koordinering for å oppnå best mulig tjenestekvalitet og brukertilfredshet. Utfordringene tjenesteområdene står overfor vil være ulike. Innen hvert enkelt tjenesteområde er det nærmere definert i budsjettdokumentet hvilke særskilte utfordringer det enkelte tjenesteområdet står overfor. Alta kommune vil i årene fremover måtte løse mange nye velferdsutfordringer, samtidig som kommunens økonomiske situasjon forventes å bli strammere. Fremtidens velferdsutfordringer og en Side 7 av 19
Sak 11/15 stram kommuneøkonomi krever nytekning og innovasjon. Økt fokus på forebyggende arbeid og tidlig innsats er nødvendig for å sikre optimal utnyttelse av ressursene, noe som vil komme brukerne til gode gjennom økt kvalitet på tjenestene. Alta kommune har bl.a. søkt om å få være pilotkommune i forhold til å ta et helhetlig ansvar for barnevernstjenesten. Fortsatt satsning på forebygging og tidlig innsats krever økt samhandling på tvers av fag- og tjenesteområder, slik at brukerne i størst mulig grad opplever kommunen som en helhetlig organisasjon. Betydningen av koordinerte tjenester er særlig viktig for brukere med sammensatte behov, og der tjenestene ytes av flere virksomheter og tjenesteområder. God samhandling og samordning er også viktig for å sikre effektiv ressursbruk og innovative og fremtidsrettede løsninger. Alta kommune var blant de første kommunene som tok i bruk helhetlige løsninger innen velferdsteknologi. I 2015 ble det tatt i bruk et nytt bokollektiv, som inneholder det siste innen teknologi. Økt fokus på helhet og samhandling utfordrer den tradisjonelle sektortenkningen, og kan medføre behov for endringer i arbeidsprosesser og rutiner. Rådmannen vil også i 2016 ha et særskilt fokus på å hente ut samordningsgevinster mellom virksomheter og tjenesteområder. De ansattes kompetanse er avgjørende for at kommunen skal kunne levere tjenester av god kvalitet til brukere og innbyggere. Systematisk kompetanse- og fagutvikling er viktige strategiske virkemidler for å kunne satse på innovasjon og ny teknologi. Arbeidsgiverpolitikken skal sikre at ledere og ansatte har den nødvendige kompetanse for å kunne realisere kommunens mål. Alta kommune har vedtatt et nytt arbeidsgiverpolitisk dokument. Hovedfokusområdet i 2016 vil være lederopplæring/lederutvikling. I tillegg vil nærværsarbeidet fortsatt ha stort fokus, hvor målsettingen for 2016 er å ha et nærvær på 92,5 %. Ekstraordinær flyktningsituasjon Europa påvirkes av en ekstraordinær flyktningsituasjon. Mennesker på flukt fra et krigsherjet Syria spesielt, men også regionen generelt gir utfordringer for alle land i Europa. I Norge er mottaksapparatet for nye asylsøkere satt på store prøver, og Finnmark som yttergrense for Schengen påvirkes i særlig grad i Sør-Varanger. UDI anslår at Norge i 2016 vil kunne få tre ganger så mange asylsøkere til landet enn tidligere antatt. Dette innebærer i overkant av 30 000 mennesker som skal inn i mottaksapparatet, og etter hvert også få et tilbud om bosetting. Om dette blir tilfelle, og hvordan Norge skal møte denne situasjonen fremstår fortsatt som noe uoversiktlig. Regjeringen har derfor gitt en åpning i statsbudsjettet som gir rom for betydelig justering innenfor dette området, dersom dette blir påkrevd. Regjeringen har i tillegg vært tydelig i sine forventninger til at kommunene i Norge må bidra. Det er derfor naturlig at Alta kommune, som den største kommunen i Finnmark, bidrar aktivt for å avhjelpe den situasjonen som har eskalert de siste månedene og som for noen kommuner er alvorlig. Rådmannen har derfor i budsjettarbeidet gjort vurderinger av hvilken påvirkning en økning i mottaksapparatet og ny bosetting vil medføre for kommunens tjenester. Det er åpenbart at dette vil gi utfordringer innenfor noen tjenesteområder, slik som flyktningetjenesten. Innenfor andre sentrale områder vil det være kapasitetsrom innenfor planlagt budsjett. Samtidig er viktige tilskuddsordninger Side 8 av 19
Sak 11/15 proporsjonale, dvs. at en økning i antall bosatte samtidig vil gi økte tilskudd. For Alta kommune er det i første omgang viktig å få en oversikt over boligbehov og tilgjengelige boliger i kommunen. Rådmannen vil derfor følge nøye med på den videre utviklingen. Kommunereformen I kommuneøkonomiproposisjonen og i statsbudsjettet har kommunereformen fått stor plass, og er det viktigste enkeltprosjektet for regjeringen når det gjelder kommunal sektor. I tillegg har et stort flertall på Stortinget støttet arbeidet med å få på plass en ny kommunestruktur i inneværende stortingsperiode. Alta, Kautokeino, Kvænangen og Loppa kommune har vedtatt å utrede kommunereformen sammen. Til å foreta det konkrete utredningsarbeidet har kommunene engasjert PWC. PWC vil i november presentere en foreløpig rapport. Denne rapporten skal være grunnlag for gjennomføring av folkemøter i alle kommunene. I løpet av desember 2015 vil endelig rapport foreligge fra PWC. Kommunene har frist til 30. juni 2016 med å fatte vedtak om sammenslåing med andre kommuner, eller om valget er at man fortsatt skal være egen kommune. Alta kommunes økonomiske stilling Alta kommune har for øyeblikket en økonomi som balanserer, men med svært små marginer. Vi har imidlertid et for svakt netto driftsresultat, og marginalt med fondsmidler. Budsjettert netto driftsresultat i gjeldende økonomiplan er ikke tilfredsstillende i forhold til ønsket om en sunn kommuneøkonomi og behovet for å bygge opp buffere. Rådmannen har derfor etterstrebet å legge frem et budsjettforslag med et budsjettert netto driftsresultat på 1 %. Det ble tidlig i budsjettprosessen avklart at kommunen for 2016 hadde et omstillingsbehov på 27 mill. Dette omstillingsbehovet fremkommer slik: Styrking av netto driftsresultat fra 0,3 % (i øk. planen) til 1 % i 2016 11,25 mill Signaliserte må tiltak fra tjenesteområdene 19,50 mill Inntektssystemet økte inntekter -4,00 mill Dette tilsvarer et omstillingsbehov på 1,67 % av det samlede årsbudsjettet. Rådmannen har tidligere påpekt at investeringsbudsjettet i gjeldende planperiode er meget ekspansivt. Dersom alle planlagte prosjekt gjennomføres som forutsatt vil den samlede gjeldsbelastningen øke dramatisk. Dette vil være et stort risikoprosjekt, da vi ikke vil få effekt av strukturendringene innen helse/sosial før i 2018/19 samt at dagens skolestruktur skal beholdes. Ut over dette er det heller ingen politisk vilje til å øke eiendomsskatteinntektene. Økt eiendomsskatt er det eneste området hvor Alta kommune merkbart kan øke sine inntekter. På bakgrunn av dette, samt behovet for å redusere kommunens gjeldsbelastning har rådmannen redusert investeringsbudsjettet i økonomiplanperioden med 335 mill. Reduksjonen kommer i all hovedsak innenfor oppvekst. Rådmannen prioriterer investeringer innenfor omsorg og næring i økonomiplanperioden. Selv om rådmannen har redusert investeringsnivået og samtidig fjernet Side 9 av 19
Sak 11/15 «rentebufferen», vil rente og avdragsbelastningen i økonomiplanperioden øke fra 84 mill i 2016 til 115 mill i 2019. Utgiftene til renter og avdrag vil øke mer enn forventet vekst i frie inntekter. Dette vil det bli ei utfordring å finne dekning for innenfor de årlige driftsbudsjettene. Fjerning av rentebufferen gjør oss i tillegg sårbare i forhold til fremtidige renteøkninger. Hvor mye vi kan investere vil være helt avhengig av hvordan driften av Alta kommune utvikler seg de kommende årene. En betydelig andel av investeringene må medføre effektiviseringsgevinster. Alta kommune må investere for å få en mer effektiv infrastruktur, samt for å møte fremtidig vekst. Dette gjelder i all hovedsak innenfor Helse og sosial. For å oppnå et positivt netto driftsresultat i 2016 har det vært behov for å redusere driften på noen områder. For årene 2017 2019 er netto driftsresultat tilnærmet i null. Behovet for handling i forhold til de økonomiske realitetene er derfor stort. En økonomi under kontroll som forvaltes på en forsvarlig måte er et helt nødvendig redskap for god drift og evne til fornyelse og utvikling over tid. Samtidig må det påpekes at tjenesteområdet helse og sosial, samt noen andre områder er styrket i det foreslåtte budsjettet for 2016. Årsakene er den demografiske utviklingen, flere ressurskrevende brukere samt nasjonale føringer. I økonomiplanperioden må sannsynligvis både ambisjonsnivået og kvaliteten på noen tjenester reduseres. Det blir ei stor utfordring å holde dagens tjenestenivå innenfor alle tjenesteområdene. Det økonomiske opplegget for 2016 er stramt, men er samtidig både realistisk og gjennomførbart. I og med at Alta kommune har minimalt med reserver og det budsjetteres med et netto driftsresultat på i underkant av 1 %, må det være stort fokus på økonomistyring gjennom hele 2016. Side 10 av 19
Sak 12/15 GODTGJØRELSE TIL FOLKEVALGTE 2015-2019 Saksbehandler: Målfrid Kristoffersen Arkiv: 082 Arkivsaksnr.: 15/5606 Saksnr.: Utvalg Møtedato 12/15 Administrasjonsutvalget 25.11.2015 Administrasjonens innstilling: Adm. utvalget godkjenner det reviderte reglementet: Godtgjørelse til folkevalgte i perioden 2015 2019, med tilhørende presiseringer: SAKSUTREDNING: Saksutredning: Vedlegg: Revidert reglement: Godtgjørelse til folkevalgte i perioden 2015 2019 K-vedtak sak 6/15 Politisk organisering perioden 2015 2019 K- vedtak sak 64/15 politisk organisering og godtgjørelser 2015 2019 Godtgjørelse til folkevalgte i perioden 2011 2015, revidert av kommunestyret i sak 35/14 Andre saksdok.: KS økonomiske vilkår for folkevalgte Bakgrunn: Godtgjørelse til folkevalgte i perioden 2011 2015, ble sist revidert av kommunestyret i sak 35/14. KS sine anbefalinger er at godtgjøringsreglementet bør vedtas av det avtroppende kommunestyret og bekreftes av det påtroppende, en anbefaling som Alta kommune følger. Høring/merknader: Saken har ikke vært på høring Økonomiske konsekvenser: Side 11 av 19
Sak 12/15 Vurdering: I reglementet for Alta kommune «Godtgjørelse til folkevalgte», skal reglementet revideres ved utgangen av hver kommunestyreperiode. Avtroppende kommunestyret behandlet i sak 64/15, politisk organisering og godtgjørelser 2015 2019. Det påtroppende kommunestyret behandlet i K-sak 6/15 Politisk organisering perioden 2015 2019. Vedtaket fra K-sak 64/15 og 6/15 er inntatt i reglementet «Godtgjørelse til folkevalgte i perioden 2015 2019» med rød skrift. I tillegg vil rådmannen bemerke at reglene for medlemskap i pensjonsordningen er endret av partene i arbeidslivet, slik at alle ansatte/folkevalgte skal meldes inn i pensjonsordningen, uavhengig av stillingsstørrelse, dette er gjennomført. Fortolkningsspørsmål: Av punkt 6j i reglementet «Godtgjørelse til folkevalgte» fremgår at Administrasjonsutvalget har myndighet til å avgjøre legitimasjons- og fortolkningsspørsmål tilknyttet reglementet. Rådmannen har følgende spørsmål som må fortolkes av Administrasjonsutvalget: 4. Møtegodtgjørelser Punkt 4H: Rådmannens spørsmål: Det er reist spørsmål om følgende fra folkevalgte: Dersom ordfører innkaller til «arbeidsmøter» utenom den ordinære møtekalenderen på ettermiddagstid, skal det da utbetales møtegodtgjørelse? Punkt 4I: Rådmannens forslag til omformulering:.styremedlemmer honoreres med 10% av styreleders lønn. Kommunen betaler godtgjøring, tapt arbeidsfortjeneste og reisegodtgjøring i hht til kommunens regulativ. 5. Frikjøp punkt d står følgende: Kommunestyrets gruppeledere frikjøpes/honoreres etter følgende modell: Gruppelederne mottar 8 % av et årsverk, i tillegg en ressurs på 1 % pr. innvalgt representant som partiet har i kommunestyret. Partigruppene beholder sine økonomiske ressurser i hele valgperioden, uavhengig av om noen melder seg ut av partigruppen. I KS sin veileder»økonomiske vilkår for folkevalgte» under punktet andre verv fremgår: «Noen steder yter kommunen en fast, ekstra godtgjøring til gruppelederne i kommunestyret». KS benevner dermed gruppeledergodtgjøringen som godtgjøring. Side 12 av 19
Sak 12/15 1) Rådmannens spørsmål: Er godtgjørelsen til gruppelederne frikjøp eller er det en godtgjørelse? Frikjøp av folkevalgte er lønn og behandles etter regler for lønn. Godtgjørelse er ikke lønn, og behandles på samme måte som møtegodtgjørelse. 2) Rådmannens spørsmål: Dersom gruppeledergodtgjørelsen blir definert som frikjøp, skal da frikjøpet gå til fradrag hos folkevalgte som mottar etterlønn for 100% stilling? Hva med folkevalgte som har etterlønn for 60% stilling? Punkt iv: Medlemmer av formannskapet som ikke er omfattet av annet frikjøp, frikjøpes med 10 dager pr. år. Rådmannens spørsmål: Hvilket frikjøpsgrunnlag skal legges til grunn? Stortingsrepresentanters lønn? Forslag: Bør punktet omformuleres, slik at frikjøp erstattes med en fast godtgjøring? 6. Utfyllende bestemmelser - punkt 6 g i revidert reglement står det: Vedr. pkt. 5. Frikjøp legges gjennomsnitts ordinære lønn for kommunens kommunalledere til grunn ved fastsetting av sats for godtgjørelse. Rådmannens spørsmål: Skal det endres til stortingsrepresentants lønn? 7. Annet Dette punktet omfatter gruppestønad og her henvises det til rådmannens lønn Rådmannens spørsmål: Hva skal være grunnlaget for tilskudd til politiske partier, rådmannens lønn eller ut fra stortingsrepresentantenes lønn? Side 13 av 19
Sak 13/15 MEDARBEIDERUNDERSØKELSE 2014 - STATUS RAPPORT Saksbehandler: Maria Wirkola Arkiv: 420 &32 Arkivsaksnr.: 14/2894 Saksnr.: Utvalg Møtedato 13/15 Administrasjonsutvalget 25.11.2015 33/15 Arbeidsmiljøutvalget 23.11.2015 Administrasjonens innstilling: Saken tas til orientering SAKSUTREDNING: Saksutredning: Ved AMU møtet 12.06.14 ble det vedtatt at kommunallederne, assisterende rådmann og rådmann skulle sørge for oppfølging av medarbeiderundersøkelsen innfor sine ansvarsområder. Det innebar å vurdere konkrete behov for oppfølging og tiltak. AMU har bedt om å få en oversikt over hvordan oppfølgingen i virksomhetene/avdelingen har blitt gjennomført. Det er viktig at de ansatte opplever det som meningsfylt å delta i medarbeiderundersøkelsen, og at de ser resultater i virksomheten/avdelingen. Ved besøk ute i tjenesteområdene, har flere fra personalavdelingen fått tilbakemelding om at enkelte ansatte ikke har hørt noe om resultatet av medarbeiderundersøkelsen. I høst har vi har bedt kommunallederne om å gi tilbakemelding om hvordan det har blitt arbeidet med undersøkelsen. Alle tjenesteområder har gitt tilbakemelding. - Fellestjenestene Alle avdelinger i FS har hatt gjennomgang av medarbeiderundersøkelsen i sine avdelinger. Assisterende rådmann har gjennomgått medarbeiderundersøkelsen for stabsledergruppa i ledermøte 20. mai. I snitt så har Felles støtte samlet gode resultater, men også de har noen utfordringer. Utfordringer fra medarbeiderundersøkelsen vil sammen med andre innspill knyttet til arbeidsmiljøet, blir fulgt opp i avdelingene sine HMS planer. Helse og sosial Virksomhetslederne hadde først en gjennomgang av resultatene med hver avdelingsleder, hvor rapportene og resultatene fra de siste årene ble gjennomgått. Avdelingsledere presenterte så resultatene for sine ansatte på et eget personalmøte. Basert på resultatene og tilbakemeldingene fra de ansatte, ble det laget en handlingsplan med sikte på å forbedre ulike områder innenfor hver avdeling. Det ble Side 14 av 19
Sak 13/15 for eksempel laget en egen kompetanseplan, det ble fulgt opp spørsmål om inneklima, det ble laget en ny plan for arbeidsfordeling, mål for arbeidsplassen ble gjennomgått og nye ble utarbeidet. En stor del av fokuset har vært på det psykososiale arbeidsmiljøet. Noen av punktene er ferdigstilt, mens andre må det arbeides med kontinuerlig. Virksomhetene bistand og helse har meldt om at alle avdelinger har gjennomført dette. Virksomhetene sykehjem og hjemmetjenester sier at resultatene er gjennomgått i alle avdelinger, der de er diskutert og de ansatte har kommet med innspill. De fleste avdelinger har også laget handlingsplan. Leder for kjøkkenet har gjennomgått resultatet med sine ansatte. - Avdeling for samfunnsutvikling Slik de oppfattet undersøkelsen (og etter å ha drøftet den både blant leder og i plenum på avd.) var det ikke forhold der hvor særskilte tiltak var nødvendig. - Drift og utbygging Alle avdelinger og virksomheter har beskrevet prosessen i hvert sitt responsskjema, samt laget en handlingsplan for de tiltak som skal gjennomføres for å få opp scoren innenfor valgte fokusområder innen neste måling i 2016. Ikke alle har laget spesifikke arbeidsplaner, da identifiserte tiltak gikk inn i andre driftsplaner/rutiner. Utfordringen nå er å følge opp planene, samt få hver virksomhet til å foreta evalueringer av planene for å sikre gjennomføringen. - Oppvekst og kultur Kommunalleder har gått igjennom undersøkelsen med alle virksomhetsledere, samt rådgivere. Det er også utarbeidet en handlingsplan fra kommunalleder, som har tatt utgangspunkt i de områdene som ble belyst i undersøkelsen, dvs besvarelsene fra virksomhetsledere og rådgivere. Alle virksomhetsledere har fått beskjed om at de må ha en gjennomgang av undersøkelsen med sine ansatte, og sammen med dem utarbeide en handlingsplan. Pr. september 2015 har 23 meldt tilbake at dette er gjennomført, 10 har ikke gitt slik tilbakemelding. I etterkant har vi også bedt kommunallederne og assisterende rådmann svare på et tilleggsspørsmål: «Hvordan opplever dere medarbeiderundersøkelsen (bedrekommune.no) som et verktøy i forbedringsarbeidet i tjenesteområdet?» Tilbakemeldingene er at medarbeiderundersøkelsen Bedrekommune.no vurderes som et godt verktøy i dette arbeidet. Side 15 av 19
Sak 14/15 RETNINGSLINJER FOR DATABRILLER Saksbehandler: Kirsten Brita Toft Arkiv: 442 &00 Arkivsaksnr.: 15/5189 Saksnr.: Utvalg Møtedato 14/15 Administrasjonsutvalget 25.11.2015 30/15 Arbeidsmiljøutvalget 23.11.2015 Administrasjonens innstilling: Nye retningslinjer for databriller og søknadskjema godkjennes. SAKSUTREDNING: Saksutredning: Vedlegg: Retningslinjer for databriller Søknadskjema for databriller Retningslinjer for databriller- gammel Bakgrunn: I Forskrift om organisasjon, ledelse og medvirkning 14-4 står det at: «Arbeidstakere som jevnlig og som en betydelig del av sitt arbeid* arbeider ved dataskjerm, skal få tilbud om øyeundersøkelsen og synsprøve foretatt av en person med nødvendige kvalifikasjoner (her menes øyelege eller optiker): - før de begynner arbeid ved dataskjerm - om nødvendig med jevne mellomrom i tiden deretter og - dersom arbeidstaker melder fra om synsproblemer som kan skyldes arbeidet ved dataskjerm. - Arbeidstakeren har rett til undersøkelse hos øyespesialist dersom utfallet av undersøkelsen og prøvene nevnt i første ledd gjør det nødvendig. - Dersom utfallet av prøven eller undersøkelsen gjør det nødvendig, og dersom vanlige synskorrigerende hjelpemidler ikke kan benyttes, skal arbeidstakerne få spesielle synskorrigerende hjelpemidler som egner seg for vedkommende arbeid - Utgifter til spesielle synskorrigerende hjelpemidler skal dekkes av arbeidsgiver.» Alta kommunes gjeldende rutine er fra 1996. Den søknadsprosedyren som er beskrevet, er ikke praktisert i dag. I de fleste tilfeller brukes ikke bedriftshelsetjenesten til å vurdere Side 16 av 19
Sak 14/15 optimal arbeidsplass. I den nye rutinen er denne delen av vurderingen lagt til leder, som kan involvere BHT ved behov. Den nye rutinen definerer hva «jevnlig og som en betydelig del av sitt arbeid» betyr, nemlig gjennomsnittlig 3 timer pr. dag foran dataskjerm. Rutinen definerer også begreper «databrille». Det er ønskelig at de nye rutinene skal gjøre det enklere for ledere å ta avgjørelse om den ansatte har rett til dekning av databrille. Inntil nå har vi ikke hatt avtale med noen optiker. De ansatte har brukt alle de tre optikerne som er lokalisert i Alta. Det er Brillehuset, Synsam og Specsavers. Ved å gå gjennom regnskapet for perioden 2012-2014, ser vi at det i gjennomsnitt har vært innvilget dekning av 35 databriller pr. år. Dette innebærer utgift på ca. 140 000.- pr. år. Dette er en så stor sum, at en avtale mellom kommunen og en optiker må lyses ut på anbud. Når de nye retningslinjene er vedtatt, vil vi lyse ut et slikt anbud. Økonomiske konsekvenser: Tydeligere retningslinjer og avtale med en optiker, vil sannsynligvis senke utgiftene til databriller. Side 17 av 19
Sak 15/15 EVALUERING AV TRIMKONTRAKT Saksbehandler: Kirsten Brita Toft Arkiv: 441 &34 Arkivsaksnr.: 14/2874 Saksnr.: Utvalg Møtedato 15/15 Administrasjonsutvalget 25.11.2015 28/15 Arbeidsmiljøutvalget 23.11.2015 Administrasjonens innstilling: Evaluering av trimkontrakten 2015 tas til orientering SAKSUTREDNING: Saksutredning: Vedlegg: Trimkontrakt- evaluering 2015 AMU-sak 14/2874-1 Vedtak Adm. Utvalg 27.08.14 Bakgrunn for saken er at Administrasjonsutvalget i møte 27.08.2014 gjorde følgende vedtak: «I et helsefremmende perspektiv gis det mulighet til å inngåtrimkontrakter mellom leder og ansatte. I en individuell trimkontrakt vil ansatte få anledning til å trimme inntil en time i arbeidstiden, dersom den ansatte bruker tilsvarende tid utenom arbeidstiden. Det skal legges vekt på helseeffekten for den ansatte og virksomheten. Det inngås en kontrakt mellom leder og ansatt. Ordningen evalueres etter 1 år.» Personal avdelingen har nå gjennomført denne evalueringen. 403 ansatte har svart (mot 477 i 2014). I store trekk gir denne evalueringen samme svar som i 2014. Vi vil trekke frem følgende elementer fra evalueringen; Det er en større positivitet til trimkontrakten fra lederes svar. 89 % av svarene kommer fra ansatte som jobber dagtid. Det kommer klart frem at trimkontrakten er viktig for ansatte med stillesittende arbeid. Et par respondenter har beskrevet at trimkontrakten har vært helt nødvendig for å komme seg tilbake og holde seg i arbeid etter alvorlig sykdom. Fremdeles er det mange som svarer at de ikke har hørt om trimkontrakten, noen trodde den var avviklet. Side 18 av 19
Sak 15/15 Skoler, barnehager og turnusvirksomheter gir tilbakemelding om at det er vanskelig å gjennomføre. Noen viser stor kreativitet for å få dette til. For eksempel ved å sykle til jobben (bruke en halv time av arbeidstiden 2x uka), eller ta 15 min. styrketrening 4 x uka. Hovedvekten av respondentene sier at trimkontrakten er et viktig og godt tiltak, og at det gir signal om at kommunen bryr seg om de ansattes helse. Vurdering: Denne spørreundersøkelsen avviker ikke mye fra den som ble gjort i fjor. Da fremmet administrasjonen forslag til vedtak om at ordningen skulle avvikles i henhold til likhetsprinsippet. Vedtaket i AMU ble å videreføre trimkontrakten etter gitte kriterier. Behandlingen i administrasjonsutvalget endte med ordningen skulle fortsette, men at den skulle evalueres på nytt etter et år. Årets spørreundersøkelse/evaluering gir ingen ny informasjon om fordeler og ulemper ved trimkontrakten. Bestillingen fra administrasjonsutvalget er en ny evaluering av trimkontrakten, ikke en vurdering om avvikling eller videreføring av trimkontrakten. Side 19 av 19