Møteprotokoll Porsgrunn kontrollutvalg Dato: 24.01.2017 kl. 8:30 Sted: Porsgrunn Rådhus møterom 3 etg. Arkivsak: 17/00045 Til stede: Leder Erik Bystrøm, nestleder Karl Erik Høegh, medlem Bente Tangen, medlem Ingrid Brubakken, medlem Henning Yven, sekretær Marianne Lundeberg, oppdragsrevisor Ingebjørg Nordby Vibeto. Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: TKR IKS v/ Anne Hagen Stridsklev Marianne Lundeberg Sakskart Side Møteinnkalling 1/17 17/00045-1 Godkjenning av møteinnkalling 24.01.2017 3 Møteprotokoll 1/17 17/00045-2 Godkjenning av protokoll 06.12.16 4 Saker til behandling 1/17 17/00187-1 2/17 17/00138-2 Prosjektplan - Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Offentlige anskaffelser/sosial dumping" Porsgrunn kommune Uavhengighetserklæring 2017 - Forvaltningsrevisjon - Porsgrunn kommune 5 6 1
3/17 17/00050-1 Orientering fra revisor 24.01.2017- Porsgrunn kommune 7 4/17 17/00199-1 Årsmelding for kontrollutvalget 2016 - Porsgrunn kommune 8 5/17 17/00304-1 Kontrollutvalgets ansvar i forbindelse med misligheter - Porsgrunn kommune 9 6/17 17/00057-1 Referat- og drøftingssaker 24.01.2017- Porsgrunn kommune 10 7/17 17/00064-1 Eventuelt 24.01.2017- Porsgrunn kommune 11 8/17 16/03816-7 Rullering av plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 - Porsgrunn kommune 12 Porsgrunn, 24.01.2017 Kontrollutvalgsleder Erik Bystrøm Sekretær Marianne Lundeberg 2
Møteinnkalling 1/17 Godkjenning av møteinnkalling 24.01.2017 1 Porsgrunn kontrollutvalg 24.01.2017 1/17 Møteinnkalling 24.01.2017 godkjennes. Møteinnkalling 24.01.2017 ble lagt frem for godkjenning. Møteinnkalling 24.01.2017 godkjennes. 3
Møteprotokoll 1/17 Godkjenning av protokoll 06.12.16 1 Porsgrunn kontrollutvalg 24.01.2017 1/17 Protokoll 06.12.16 godkjennes. Protokoll 06.12.16 ble lagt frem for godkjenning. Protokoll 06.12.16 godkjennes. 4
Saker til behandling 1/17 Prosjektplan - Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Offentlige anskaffelser/sosial dumping" Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg 24.01.2017 1/17 Kontrollutvalget godkjenner prosjektplan «Offentlige anskaffelser/sosial dumping» med følgende problemstilling/vinkling: Forvaltningsrevisor Anne Hagen Stridsklev la fram prosjektplan på «Offentlige anskaffelser/sosial dumping». Kontrollutvalget valgte problemstillinger til prosjektet i møte. Kontrollutvalget godkjenner prosjektplan «Offentlige anskaffelser/sosial dumping» med følgende problemstilling/vinkling: Alternativ 2 Samfunnshensyn i offentlige anskaffelser I hvilken grad har Porsgrunn kommune etablert tiltak for å sikre at det vises samfunnsansvar ved anskaffelser av varer, tjenester og bygge- og anleggsprosjekt? Herunder undersøke om det tas miljøhensyn, om kommunen har tiltak mot sosial dumping, og om det vises sosialt ansvar i anskaffelsene 5
2/17 Uavhengighetserklæring 2017 - Forvaltningsrevisjon - Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg 24.01.2017 2/17 Saken tas til orientering. Dokumentet «Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet forvaltningsrevisjon» ble lagt frem. Saken tas til orientering. 6
3/17 Orientering fra revisor 24.01.2017- Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg 24.01.2017 3/17 Saken tas til orientering. Oppdragsrevisor Ingebjørg Nordby Vibeto orienterte muntlig om revisjonen sitt arbeid i Porsgrunn kommune. Kontrollutvalget ba om en orientering fra revisor om Porsgrunn utvikling og kommunens momsplikt. Revisor ga en generell orientering med eksempler. Saken tas til orientering. 7
4/17 Årsmelding for kontrollutvalget 2016 - Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg 24.01.2017 4/17 Kontrollutvalgets årsmelding 2016 Porsgrunn kommune» godkjennes og oversendes bystyret. Innstilling til bystyret: «Kontrollutvalgets årsmelding 2016 Porsgrunn kommune» godkjennes som den foreligger. Sekretariatets forslag til «Kontrollutvalgets årsmelding 2016 Porsgrunn kommune» ble lagt frem. Kontrollutvalgets årsmelding 2016 Porsgrunn kommune» godkjennes og oversendes bystyret. Innstilling til bystyret: «Kontrollutvalgets årsmelding 2016 Porsgrunn kommune» godkjennes som den foreligger. 8
5/17 Kontrollutvalgets ansvar i forbindelse med misligheter - Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg 24.01.2017 5/17 Kontrollutvalget tar forelagt sak om kontrollutvalgets ansvar i forbindelse med misligheter til orientering. Kontrollutvalget ber rådmann om å få forelagt en årsoversikt over økonomiske uregelmessigheter og misligheter. Kontrollutvalget anmoder rådmann om å se til at kommunen har tilfredsstillende internkontroll for å forhindre misligheter, og at revisjonen skal varsles (som videre skal varsle kontrollutvalget) i de tilfeller hvor det avdekkes misligheter. Saken om kontrollutvalgets ansvar i forbindelse med misligheter ble lagt frem. Kontrollutvalget tar forelagt sak om kontrollutvalgets ansvar i forbindelse med misligheter til orientering. Kontrollutvalget ber rådmann om å få forelagt en årsoversikt over økonomiske uregelmessigheter og misligheter. Kontrollutvalget anmoder rådmann om å se til at kommunen har tilfredsstillende internkontroll for å forhindre misligheter, og at revisjonen skal varsles (som videre skal varsle kontrollutvalget) i de tilfeller hvor det avdekkes misligheter. 9
6/17 Referat- og drøftingssaker 24.01.2017- Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg 24.01.2017 6/17 Ingen forslag til vedtak. Henvendelser til kontrollutvalget : 1. helse og omsorgstjenester i Porsgrunn kommune. Vedlegg: Sekretariatet sender ut henvendelsen i egen forsendelse unntatt offentlighet: Offl 13 jfr Fvl 13.1 Saken ble lukket etter KL 31.punkt 4 Jfr. Fvl. 13, 1) 2. striden rundt «Lilleelvkrysset» vedlegg: en parkeringsplass til besvær 3. Regelverk i henhold til renovering og bevaring av bygg vedlegg: Skal vi stole på et JA fra Porsgrunn kommune 4. Alkoholpolitiske retningslinjer. Vedlegg: Slutt på gratis alkohol i galleri Sak 1. helse og omsorgstjenester i Porsgrunn kommune : Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kontrollutvalget ber om en orientering fra kommunalsjef Pleie og omsorg i neste møte, med bakgrunn i enkeltsaker kontrollutvalget er gjort oppmerksom på. Sak 2. striden rundt «Lilleelvkrysset». : Kontrollutvalget ber om en orientering fra styreleder i Porsgrunn utvikling og daglig leder i Lilleelv Parkering, om selskapets organisering og deres forhold til Porsgrunn kommune. Kontrollutvalget ber samtidig å få fremlagt eiermeldingen på Porsgrunn Utvikling og Lilleelv parkering fra Porsgrunn kommune, til neste møte. Sak 3. Regelverk i henhold til renovering og bevaring av bygg. : Kontrollutvalget ber om en orientering om saksbehandling og regelverk rundt byggesaksbehandlingen i sak om salg av tomter på Løvsjø og takstein i Brevik til neste møte. Sak 4. : Kontrollutvalget går ikke videre med saken. 10
7/17 Eventuelt 24.01.2017- Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg 24.01.2017 7/17 Kontrollutvalget ber leder om å undersøke litt rundt sak om Brevik oppvekstsenter og Kruse Smith og komme med tilbakemelding til kontrollutvalget til eller i neste møte. NKRF konferanse praktisk info om reise. Ingen vedtak. 11
8/17 Rullering av plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 - Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg 24.01.2017 8/17 Ingen forslag til vedtak. Kontrollutvalget gjennomgikk prioriteringene av prosjektene i Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 og bestemte rekkefølgen på de neste prosjektene. Det var en feil opplysning i saksframlegget om at kontrollutvalget har startet 4 prosjekt, dette rettes til: Kontrollutvalget har gjennomført og startet til sammen 3 prosjekter. Det gjenstår da 5 prosjekter innenfor rammen av prosjekt i perioden 2016-2019. Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 rulleres. Følgende prosjekt prioriteres til neste rullering: 4. Bypakke Grenland 5. Journal og arkiv 6. Eiendoms-forvaltning 7. Pleie- og omsorgs-sektoren 8 Byggesaksbehandling 12