1 av 5 Studieavdelingen Seksjon for studentservice Dato 19.12.2015 Referanse Ephorte 2015/2393 Møtereferat Til stede: Sverre Johann Bjørke (Leder LMU 2015 og Læringsmiljøansvarlig, STi) Inge Fottland (studiesjef) Hilde Grimstad (prodekan utdanning, DMF) Anne Sølberg Ellingsen (seksjonssjef seksjon for sudentservice) Anne Helene Bakke (Internasjonalt ansvarlig, STi) Ida Kristine Bakke (STi) Lindis Burheim (leder campusprosjektet NTNU). Berit Kjeldstad (prorektor utdanning) var til stede for o-sak 9/15, o-sak 8/15 og sak 18/15. Observatører: Jorunn Alstad (Universitetsbiblioteket) Marit Svendsen Seniorrådgiver, Universell) Geir Tvedt (seniorrådgiver SVT fakultetsadm. og vara for Åse Berg, seksjonssjef studieseksjonen SVT). Hanne Kvello (rådgiver, Tilretteleggingstjenesten og vara for Reidar Angell Hansen (Tilretteleggingstjenesten), var til stede for o-sak 9/15. Forfall: Eivind Rindal (STi). Observatører: Espen Munkvik (velferdsdirektør SiT) Anne-Beth Holte (HMS-sjef) Kopi til: Ephorte 2015/2393 Gjelder: Møte Læringsmiljøutvalget (LMU) Møtetid: Fredag 27. november 8.30-10.30 Møtested: Møterom Studentservice, Gamle Kjemi Signatur: CCB O- sak 9/15 Avvikssystemet Status og planer for avvikssystemet for studenter, presentert av Hanne Kvello ved Sentral mottaksenhet for avvikssystemet. Systemet har vært åpent i 2 år, og ble utviklet som et supplement til kvalitetssikringssystemet for utdanning. Hvis rutiner i kvalitetssikringssystemet for utdanningskvalitet og læringsmiljø ikke følges opp er det et avvik som kan meldes inn i avvikssystemet. Videreutvikling av avvikssystemet var en del av virksomhetsmål 6 i 2014, og gikk over til ordinær drift i 2015. Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon 7491 Trondheim E-post: Gamle kjemi + 47 73 59 52 00 studentservice@adm.ntnu.no Studentekspedisjonen Telefaks http://www.ntnu.no/studentservice 7034 Trondheim + 47 73 59 79 99 Tlf: + 47 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 19.12.2015 Referanse 2 av 5 Det skrives tertialrapporter fra avvikssystemet. Samlet for 2014 ble det meldt inn 57 saker, hvorav 26 ble avvist. Avvik går til sentral mottaksenhet som ligger på Studentservice, som vurderer om melding er et avvik, og avvik videresendes til studiekvalitetskontakt eller HMS-koordinator på fakultet. Avviste saker er saker som enten er meldt feil eller ikke først er tatt gjennom kvalitetssikringssystemet. Identifiserte utfordringer er: 1) Inngangsside: hvor avvik på utdanningskvalitet og læringsmiljø er del av en samleside for andre avvik som har ulike systemer, med ulik varsling-rutiner og - kriterier. Det er skrevet en informasjonsside som skal beskrive rutiner, men den er komplisert grunnet ulike underliggende system. Det arbeides med endringer for å gjøre inngangssiden mer oversiktlig og brukervennlig. 2) Informasjon ut til studentene. Fakultetene skal informere sine studenter og ansatte, og det burde også vært en sentral kampanje. Det er likevel valgt ikke å gjøre dette grunnet noen uklarheter rundt avvikssystemet. 3) Avvisning av saker. Ved avvisning av saker fikk melder tidligere kun en e-post med info om at saken var avvist og lenke til saken. Dette er nå endret slik at melder får begrunnelse for hvorfor saken er avvist i e-post. Det er skissert ulike veier videre: å beholde avvikssystemet med de ulike underliggende systemer uendret, med små endringer eller å vurdere et nytt system. Før fusjonen er det bestemt at det kun gjøres små endringer. Det er nå begynt et samarbeid med personer fra ressursgruppe for kvalitetssikring i fusjonsarbeidet. (gruppen er nedsatt for å se på kvalitetssikringssystemet for samlet institusjon og for implementering av kvalitetssystemet). Nåværende høgskoler skal inn i systemet fra 1.1.2016. Det blir opprettet studiekvalitetskontakter på Gjøvik, Ålesund og de nye fakultetene. Meldingskriterier må vurderes, da høgskolene nå har lavere kriterier for å melde. Som overgangsordning overføres alle saker som angår deres studenter til kontaktpersonene på de tidligere høgskolene. Presentasjon er vedlagt. Diskusjon: - Avvikssystemet fungerer som en siste instans, og kan ikke sammenlignes med avvikssystem der alt skal meldes inn. Det som skal meldes, er det som ikke følges opp i andre systemer. Det er derfor lite som meldes, men det tyder likevel på at det begynner å fungere. - Utfordring at ikke alt som skal inn på avvikssiden er avvik. Og også brukernes oppfatning av hva som er avvik er ulik. - Inngang til e-vaktmester må følges opp, da det ikke er avklart når e-vaktmester kan gjelde for de tidligere høgskolene. O-sak 8/15: Nytt Læringsmiljøutvalg (LMU) Presentert av Inge Fottland. Notat mandat LMU NTNU vedlagt. Mandat er mindre endret enn først planlagt, og nytt LMU kan utvikle mandatet videre. Formålet for LMU er lite endret, holdes i henhold til lovteksten, og begrepet «Læringsmiljø» utdypes som det
Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 19.12.2015 Referanse 3 av 5 fysiske, psykososiale, organisatoriske, digitale og pedagogiske læringsmiljø. Det som er gjort tydeligere, er LMUs forankring i kvalitetssikringssystemet. Det nye reviderte kvalitetssikringssystemet skulle behandles i juni 2016, men blir behandlet allerede i mars, samtidig med kvalitetsmeldingen, noe som tydelig vil vise sammenhengen. Det er gjort endringer i sammensettingen: Det skal oppnevnes ansatterepresentanter fra ledelsen i Trondheim, Gjøvik og Ålesund, men det er ikke definert ytterligere. Det er en endring på observatører som skal være representert, spesielt at kvalitetssikringssansvarlig skal inn. Andre observatører kan også inviteres inn, fast eller etter behov. Det skal være 3 underutvalg og skal spille inn saker til det sentrale utvalg. Hva de skal hete er ikke bestemt, men det skal ikke hete lokale LMU. Representanter fra de lokale underutvalg skal inn i det sentrale utvalg, og dette vil sikre flyt. Sekretariatet har koordinerende ansvar. Sekretariatet skal bestå av representanter fra de ulike campuser. Endringer i LMUs mandat vedtas av NTNUs styre. Diskusjon: - Kommentar til mandatet der det står: Begrepet «Læringsmiljø» forstås som de fysiske, psykososiale, organisatoriske, digitale og pedagogiske kontekster der studentenes læring skjer, og som påvirker studenters prestasjoner og holdninger. Det spørres om ordet «prestasjon» kan vurderes, og muligens erstattes med f.eks. kompetanse eller læringsutbytte. 18/15: Årsrapport 2015 til kvalitetsmeldingen Hovedpunkter fra LMU-møtene i 2015 ble diskutert. Årsrapport 2015 til kvalitetsmeldingen skal leveres innen 1. februar, og vi får innsyn i fakultetenes kvalitetsmeldinger etter deres frist den 15. januar. LMU ser på utvalgte hovedtema for arbeid med læringsmiljø ved NTNU i 2015, og rapporten bygger på fakultetenes kvalitetsmeldinger og drøftinger i LMU-møtene. Diskusjon: Oppsummering av hovedpunkter har relevante overskrifter og er et godt utgangspunkt før vi tar med det som ligger i kvalitetsmeldingen for utarbeidelse av endelig rapport. Sakene bør ses i sammenheng med hvordan det arbeides med utdanningskvalitet. LMU må se helheten og hvordan saker følges opp i linja. Studentene må se på hvordan STi arbeider med læringsmiljøsaker. Vedtak: Innspill til temaene tas inn i utkast til årsrapporten. Utvalgets medlemmer må tenke over hvilke anbefalinger vi skal ha for Rektor sine prioriteringer i 2016.
Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 19.12.2015 Referanse 4 av 5 19/15: Aktuelle problemstillinger for LMU 2016 Det blir ett nytt LMU fra 1.1.2016. LMU 2015 legger frem sine anbefalinger over hva som kan være aktuelle problemstillinger for LMU i 2016. Vedtak: LMU anbefaler nye LMU å følge opp følgende problemstillinger: 1) Ivaretagelse av læringsmiljøet i fusjonsprosessen. Herunder hvordan prosessen med administrativ organisering påvirker læringsmiljøet, i hvilken grad usikkerhet i prosessen påvirker studenter og ansatte, samt hvordan vi kan vi sikre at vi innhenter informasjon fra studentene om hvordan ulike momenter som påvirker læringsmiljøet i fusjonsprosessen håndteres. 2) Opprettholde dialogmøter mellom fakultetene og LMU 3) Oppfølging av Læringsmiljøundersøkelsen 2015 4) Campusutvikling. Være involvert i, og følge opp at studentenes læringsmiljø ivaretas i alle utviklingsprosjekter på campuser. 5) Oppfølging av arbeid med politikk for veiledning på NTNU. 6) Følge nøye arbeid som pågår for å identifisere suksesskriterier for at studenter fullfører sine studier, samt arbeid med analyser av årsak til frafall. 7) Følge opp sak «Helsefremmende universitet». LMU har i 2015 fått innspill fra fagmiljø, og studentenes perspektiv på hva et helsefremmende universitet kan innebære, og hva det kan bety for studentenes læringsmiljø. 8) Følge opp «Læringsmiljø ved internasjonalisering av studieprogram og i internasjonale program», og se på hvordan læringsmiljøet påvirker læringsutbyttet. Utfordringer som kom frem fra dialogmøter mellom fakultetene og LMU i 2013/2014 var språk, kommunikasjon, medvirkning og tilhørighet. Læringsmiljøundersøkelsen 2015 og kvalitetsmeldingen 2014/2015 kan gi ytterligere informasjon om læringsmiljøet i internasjonale program. 9) Videreutvikling av Avvikssystemet for studenter. O-sak 10/15: LMU-kartlegging Universell har gjennomført en nasjonal kartlegging av arbeid i LMU 2014 2015. Marit Svendsen, seniorrådgiver Universell orienterte om bakgrunn for kartlegging og hva den brukes til. Kartlegging av arbeid i LMU gjennomføres hvert annet år for å følge utviklingen. Det omhandler bl.a. hvilke oppgaver LMU har, hvordan mandatet oppfattes, om LMU opplever seg synlige i organisasjonen og om de har innflytelse. Oppdraget fra KD er blant annet å bidra til at LMU er premissleverandør, er synlig i organisasjonen og ha hensiktsmessige oppgaver. KD er opptatt av at LMU er riktig plassert i organisasjonen, slik at utvalget i praksis også har innflytelse. Universell innhenter informasjon fra lærestedene, og årets
Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 19.12.2015 Referanse 5 av 5 kartlegging ble sendt ut i oktober. Det er 34 universitet og høgskoler som har svart, og NTNU har besvart kartleggingen gjennom LMU-sekretær. Universell bruker resultatene fra kartleggingen brukes til å dokumentere overfor KD hvor det er utfordringer i sektoren. KD har spesielt bedt Universell om å ha fokus på fusjoner i 2015-2016. Dataene er ikke analysert enda. En minikartlegging Universell gjennomførte blant institusjoner som har fusjonert, tyder på at LMU i liten grad er involvert i fusjonsprosesser. Det ble da rapportert om at det er mange utfordringer ved fusjoneringer; det påvirker læringsmiljøet, lærestedets LMU ligger helt nede etter fusjon, underutvalg ser ut til å fungere uavhengig av sentralt LMU, og det blir vanskelig å ivareta den rollen LMU er tiltenkt. Universells inntrykk er at LMU-mandatene de siste årene er tydeligere for de som jobber i institusjonene, og tilbakemeldinger tyder på at utvalgene i større grad arbeider bredere og mer i tråd med KDs intensjoner, enn tidligere. Nytt i år er at Kunnskapsdepartementet har tatt inn i styringsdialogen med utdanningsinstitusjonene deres arbeid med inkluderende læringsmiljø og universell utforming. Universell skriver en rapport på bakgrunn av funnene fra kartleggingen, og planlegger en nyhetssak til LMU-nettverket på hva som er viktig å tenke på i forbindelse med fusjoner. Det kan leses mer om kartleggingen på http://www.universell.no/lmu/nyheter/lmu-paadriver-ogpremissleverandoer/ Diskusjon: - Vi kan se på helheten i hva som har skjedd i fusjonsprosessen i ressursgruppene. Studenter har vært fornøyd med involvering i fusjonsprosessen, men det har ikke skjedd via LMU. - Norsk studentorganisasjon (NSO) arbeider også mot en læringsmiljø-lov. Vedlegg: O-sak 9/15: Avvikssystemet. Presentasjon av Hanne Kvello. O-sak 8/15: Nytt Læringsmiljøutvalg (LMU). Notat Mandat LMU NTNU.
Avvikssystemet for studenter NTNU
Bakgrunn Åpent for studenter siden 24.10.2013. Avvikssystemet er et supplement til kvalitetssikringssystemet dersom emnevaluering ikke blir gjennomført eller fulgt opp. Videreutvikling av avvikssystem var en del av virksomhetsmål 6: God utdanningsledelse og kvalitetskultur (T6.1) i 2014, og gikk over til ordinær drift i 2015.
Rapport 2014/2015 Klassifisering 1. tertial 2014 2. tertial 2014 3. tertial 2014 Hele 2014 Meldt Avvist Meldt Avvist Meldt Avvist Meldt Avvist Utdanningskvalitet 5 0 8 3 5 3 18 6 Fysisk Læringsmiljø 8 1 7 6 12 10 27 17 Psykososialt LM 2 0 4 2 0 0 10 2 Forbedringsforslag 6 1 0 0 0 0 2 1 Totalt antall saker 21 2 19 11 17 13 57 26 Klassifisering 1. tertial 2015 2. tertial 2015 Meldt Avvist Meldt Avvist Utdanningskvalitet 6 0 6 2 Fysisk Læringsmiljø 16 11 6 4 Psykososialt LM 2 0 0 0 Forbedringsforslag 0 0 0 0 Totalt antall saker 24 11 12 6 Ca 45% avvist
Utfordringer Inngangsside Informasjonsside Informasjon ut til studentene Avviste meldinger
Utfordringer Inngangsside Informasjonsside Informasjon ut til studentene Avviste meldinger
Anbefalinger Har skissert ulike veier videre, med konsekvenser Før fusjon kun gjøre små endringer Revidert inngangsside -
Veien videre Kobles på ressursgruppe for kvalitet i fusjonsarbeidet Høgskolene skal inn i eksisterende system fra 1.1.16 I løpet av 2016 vurder fremtidig avvikssystem Videreføre dagens system? Ett felles system? Én knapp Kriterier/terskel for innmelding?
Avvik fordelt på fakultet 2014 Klassifisering Totalt NTNU IME IVT HF SVT DMF NT AB Utdanningskvalitet 18 5 3 2 2 1 4 1 Fysisk læringsmiljø 27 5 3 1 2 0 16 0 Psykososialt læringsmiljø 2 0 1 0 1 0 0 0 Forbedringsforslag 10 3 2 3 1 0 1 0 Totalt 57 13 9 6 6 1 21 1 30 27 25 20 15 10 18 10 16 Utdanningskvalitet Fysisk læringsmiljø Psykososialt læringsmiljø Forbedringsforslag 5 0 5 4 3 3 3 3 3 2 2 2 2 1 1 1 1 1 0 0 0 Totalt NTNU IME IVT HF SVT DMF NT AB 0
Avvik fordelt på fakultet 1. og 2. tertial 2015 Klassifisering Totalt NTNU IME IVT HF SVT DMF NT AB Utdanningskvalitet 13 1 3 1 4 0 4 0 Fysisk læringsmiljø 22 2 0 8 4 0 8 0 Psykososialt læringsmiljø 2 0 0 0 0 0 2 0 Forbedringsforslag 0 0 0 0 0 0 0 0 Totalt 37 3 3 9 8 0 14 0 25 20 15 10 5 Utdanningskvalitet Fysisk læringsmiljø Psykososialt læringsmiljø Forbedringsforslag 0 Totalt NTNU IME IVT HF SVT DMF NT AB
18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 1.tertial 2014 2. tertial 2014 3. tertial 2014 1. tertial 2015 2. tertial 2015 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 1.tertial 2014 2. tertial 2014 3. tertial 2014 1. tertial 2015 2. tertial 2015 Utdanningskvalitet Fysisk læringsmiljø Psykososialt læringsmiljø Forbedringsforslag
NTNU Mandat for LMU 1. Formål Styret ved NTNU har det overordnede ansvaret for å sikre studentene et godt og fullt forsvarlig læringsmiljø i tråd med universitets- og høgskolelovens 4-3, punkt 1 og 2. Læringsmiljøutvalget (LMU) rapporterer direkte til styret, og skal gi råd til styret og ledelsen i saker som vedrører læringsmiljøet ved NTNU. Begrepet læringsmiljø definerer Læringsmiljøutvalgets arbeidsområde: Begrepet «Læringsmiljø» forstås som de fysiske, psykososiale, organisatoriske, digitale og pedagogiske kontekster der studentenes læring skjer, og som påvirker studenters prestasjoner og holdninger. Dette utdypes på følgende vis: Fysisk læringsmiljø omhandler utforming og bruk av bygninger og fysiske omgivelser slik at det lager gode rammer for læring og læringsaktiviteter hos alle studenter. Psykososialt læringsmiljø omhandler mellommenneskelige forhold i og rundt læringsprosessene. Det berører trivsel og samhandling mellom studenter og ansatte, og i mellom studentene. Organisatorisk læringsmiljø omhandler systemer for tilbakemelding og medvirkning, slik at utvalget sikrer studentenes innflytelse og medvirkning i organisasjons- og endringsprosesser som har innvirkning på studentenes totale læringsmiljø. Digitalt læringsmiljø omhandler bruk av teknologi som støtte for studentenes læring, herunder bruk og utforming av digitale læringsressurser og læringsplattformer. Pedagogisk læringsmiljø omhandler rammene for den pedagogiske aktiviteten som påvirker studentenes læring. Dette berører utforming av mål, innhold, aktiviteter og vurderinger, men avgrenses mot kvalitetsvurdering av den enkelte læringsaktivitet. Ut fra denne forståelsen av begrepet skal Læringsmiljøutvalget ved NTNU ha et helhetlig og overordnet bilde på NTNUs arbeid med læringsmiljø. På bakgrunn av dette avgir LMU rapport til Styret og gir innspill i Kvalitetsmeldingsprosessen. 2. Roller og funksjoner
Læringsmiljøutvalget ved NTNU skal ivareta roller, funksjoner og oppgaver presisert i Universitets- og høgskolelovens 4-3, punkt 3. For LMU ved NTNU betyr dette: 1. Læringsmiljøutvalget skal være forankret i NTNUs system for kvalitetssikring av utdanning. Kvalitetssikringssystemet skal beskrive roller, ansvar og oppgaver i organisasjonen når det gjelder læringsmiljø, slik at enhetene kan rapportere på læringsmiljøet som en del av kvalitetsmeldingen. Rapportene skal behandles i LMU, slik at utvalget kan påvirke sentrale organisasjons- og endringsprosesser, og videre prioriteringer av det som berører studentenes læringsmiljø. 2. Læringsmiljøutvalget skal sikres god informasjon om læringsmiljøet. Dette skjer gjennom a. Innsikt via kvalitetssikringssystemet og tilbakemeldinger fra enhetene b. Data fra læringsmiljøundersøkelsen og andre studentundersøkelser c. Dialogmøter med fakulteter d. Innspill fra studentorganer e. Rapporter fra tilbakemeldings- og avvikssystemet når det gjelder læringsmiljø og HMS-avvik som gjelder studentenes læringsmiljø. f. Egne saker tatt opp i møter i utvalget, underutvalgene eller arbeidsutvalget 3. Læringsmiljøutvalget rapporterer til styret i en egen årlig rapport. Dette er en overordnet rapport om NTNUs helhetlige arbeid med læringsmiljø, og bygger på innsikt utvalget har fått gjennom arbeidet beskrevet i punkt 2. 4. Læringsmiljøutvalget skal gi uttalelser vedrørende klager på læringsmiljøet. Dette skal skje gjennom innsyn i studentenes avviks- og tilbakemeldingssystem, eller via tilbakemeldingen fra fakultetene. LMU skal se på klager på overordnet nivå, avvik som ikke lukkes eller gjentakende klagesaker. 5. Læringsmiljøutvalget skal være en pådriver og premissleverandør som aktivt deltar i planleggingen av NTNUs arbeid med utvikling av et inkluderende, mangfoldig og universelt utformet læringsmiljø. 6. LMU skal nøye følge utviklingen i spørsmål som har med studentenes helse, sikkerhet og velferd å gjøre. Dette skal gjøres i forståelse med Studentsamskipnaden. LMU skal holde seg orientert om pålegg og enkeltvedtak som Arbeidstilsynet treffer vedrørende studentenes læringsmiljø. 3. Sammensetting LMU ved NTNU består av 10 faste medlemmer, hvorav fem representanter fra studentene og fem fra ansatte. LMU velger selv sin leder hvert år, vekselvis blant ansattes og studentenes representanter. Alle de faste representantene skal ha personlig vararepresentant. Alle studiesteder skal være representert i LMU, og det gjelder både studentene og ansatte. Ledere/nestledere fra lokale underutvalgene sikrer lokal forankring.
Studentene Studentrepresentanter velges av sentralt og lokalt studentdemokrati med personlige vara, og slik at alle studiesteder er representert. Alle studentene oppnevnes fra samme tidspunkt uavhengig av campustilhørighet, og for et år av gangen. Studentenes representanter fordeles på følgende vis: Tre studentrepresentanter fra Trondheim (to fra sentralt studentdemokrati, en åpen plass) En studentrepresentant fra NTNU Gjøvik (velges av lokalt studentdemokrati) En studentrepresentant fra NTNU Ålesund (velges av lokalt studentdemokrati) Ansatte Ansattes representanter oppnevnes av rektor med personlige vara slik at alle studiesteder er representert. Ansattes representanter oppnevnes for to år. Ansatte i Læringsmiljøutvalget fordeles på følgende vis: Tre ansattrepresentanter fra ledelsen ved NTNU i Trondheim En ansattrepresentant fra ledelsen ved NTNU Gjøvik En ansattrepresentant fra ledelsen ved NTNU Ålesund Observatører LMU inviterer observatører med møte- og forslagsrett, og velger observatører som bidrar til at LMU ivaretar nødvendige funksjoner ut fra formål, roller og oppgaver. Eiendomsforvaltningen, kvalitetssikringsansvarlig, Studentsamskipnaden, AMU, bibliotektjeneste og tilretteleggingstjenesten bør være representert. Utover dette kan observatører kalles inn fast eller etter behov. Lokale underutvalg Det sentrale læringsmiljøutvalget skal ha to underutvalg, ett ved NTNU Gjøvik og ett ved NTNU Ålesund. Underutvalgene skal ivareta studenter ved regionale campus, og arrangere møter senest to uker før LMU har sitt møte. En statusoppdatering fra underutvalgene skal være fast post på programmet ved LMU-møtene. Underutvalgene ved Høgskolen i Gjøvik og Høgskolen i Ålesund skal ha følgende oppgaver: Sikre kontakt mellom studenter og lokal ledelse for å følge opp læringsmiljørelaterte oppgaver og bidra til at lokale tiltak blir iverksatt. Dokumentere utvalgets arbeid og rapportere til LMU og lokale ledelsesnivåer i tråd med kvalitetssystemet. Sammensetning De lokale underutvalgene skal bestå av 2 studentrepresentanter og 2 representanter fra ansatte med personlig vararepresentanter. Studentenes representanter oppnevnes av studentdemokratiet, hvorav minst en student skal være medlem av øverste studentorgan for å sikre god kommunikasjon. Utvalgenes leder eller nestleder skal sitte i det sentrale LMU for å sikre den lokale forankringen.
4. Sekretariatsfunksjon Rektor skal sørge for at sekretariatsoppgavene for LMU og underutvalgene ivaretas på en effektiv og hensiktsmessig måte. Det skal etableres et arbeidsutvalg (AU) i tilknytning til LMU bestående av leder av LMU, sekretær, en ansatt- og en studentrepresentant som forbereder sakene før møtene og i oppfølgingen etterkant av møtene. Funksjonen organiseres inn i stab/støtte til rektoratet. LMU-sekretær har særlig ansvar for koordinering og kontakt mellom LMU og de lokale underutvalg. De lokale underutvalgene må også tilstås sekretariatsfunksjon ved de lokale studiesteder. 5. Arbeidsmåte LMU skal ha 6 årlige møter, og alle møter skal legges innenfor studentenes studieår. Alle fakulteter skal besøkes i løpet av en toårig syklus gjennom et dialogmøte, dette gjelder også for lokale underutvalg. LMU konstituerer seg selv med leder og nestleder, som velges for et år av gangen, vekselvis blant de ansattes og studentenes representanter. Leder kaller inn til møtene og innkalling med saksliste skal være skriftlig. Referat fra møtene skal være tilgjengelig på nett. LMU er beslutningsdyktig når minst 7 medlemmer er på møtet. Ved stemmelikhet får lederen dobbel stemme, og det er ikke tillatt å stemme blankt. Der medlemmer i utvalget anses som inhabile og ved konfidensialitet, gjelder vanlige regler. 6. Endring av vedtekter Endringer i LMUs mandat vedtas av NTNUs styre.