Innhold 1 Innledning...5 2 Innlogging til systemet...5 2.1 Innlogging til vedlikehold av grunndata...5 2.1.1 Feltbeskrivelse:...5 2.1.2 Knappfunksjoner:...5 3 Menysystemet...6 4 Administrasjon...6 4.1 Administrer brukere av systemet...6 4.1.1 Registrering av brukere...6 4.1.2 Endre brukere...7 4.1.3 Sletting av brukere...7 4.2 Redigere utleiere i systemet...7 4.2.1 Registrere utleiere...7 4.2.2 Endre informasjon om utleiere...9 4.2.3 Slette utleier...9 4.3 Redigere leietakere i systemet...9 4.3.1 Registrer ny leietaker...9 Feltbeskrivelse... 10 4.3.2 Endre informasjon om leietaker... 10 Kundeordre... 11 4.3.3 Slette leietaker... 11 4.4 Redigere leverandørfirma for utstyr... 11 4.4.1 Registrere ny leverandør... 12 4.4.2 Endre informasjon om leverandør... 13 4.4.3 Slette leverandør... 13 4.5 Redigere utstyrsgrupper... 13 4.5.1 Registrer ny utstyrsgruppe... 14 4.5.2 Endre informasjon på utstyrsgruppe... 14 4.5.3 Slett utstyrsgruppe... 14 4.6 Redigere region... 15 4.6.1 Registrere ny region... 15 4.6.2 Endre region... 15 4.6.3 Slette region... 15 2
4.7 Skriv en nyhet... 16 4.7.1 Endre og slette en nyhet... 17 5 Hovedmeny... 18 5.1 Oversikt... 18 5.1.1 Nyheter... 18 5.1.2 Prosjekter... 18 5.1.3 Kundeorde... 19 5.1.4 Utstyr... 19 5.2 Prosjekter... 19 5.2.1 Registrering av prosjekter... 19 Informasjon... 20 5.2.2 Endre prosjekt... 20 5.2.3 Slette prosjekt... 20 5.3 Utstyr... 21 5.3.1 Registrering av nytt utstyr... 21 Produktinformasjon:... 21 Teknisk informasjon:... 22 Leiebetingelser... 23 Annet:... 23 Kostnadslogg... 23 Filer... 24 Utleieplan... 24 5.3.2 Endre registrert utstyr... 24 5.3.3 Slette utstyr... 24 Eksternt utstyrssøk... 24 5.3.4... 24 Wiew... 24 Chart... 24 5.3.5 Fargekoder... 25 5.4 Rapporter... 25 5.4.1 Utstyrslogg... 25 Feltbeskrivelse... 25 5.4.2 Utstyrsoversikt pr prosjekt/kunde... 26 Feltbeskrivelse... 26 5.4.3 Inntekter og utgifter... 26 Feltbeskrivelse... 26 5.4.4 Periodisk kontroll... 27 3
Feltbeskrivelse... 27 5.4.5 Endre pris... 27 5.4.6 Vedlikehold... 27 5.4.7 Eksport av ordrelinjer... 28 5.4.8 Søkestatistikk... 28 Feltbeskrivelse... 28 5.4.9 Brukerstatistikk... 28 Feltbeskrivelse... 28 5.4.10 Pr bedrift... 29 5.4.11 Oversikt over utstyr... 29 5.5 Leietakere... 30 5.5.1 Registrer ny leietaker... 30 Feltbeskrivelse... 31 5.5.2 Endre informasjon om leietaker... 31 Kundeordre... 31 5.5.3 Slette leietaker... 32 5.6 Kundeordre... 32 5.6.1 Ny kundeordre... 33 Feltbeskrivelse... 33 Ikke registrert kunde... 33 5.6.2 Endre kundeordre... 34 Informasjon... 35 Ordrelinjer... 36 Faktura... 36 Ordreseddel... 37 5.6.3 Slette kundeordre... 37 5.7 Kontakt NESO... 38 4
1 Innledning Denne brukermanualen beskriver bruk av NESOs Utleiesystem for utstyr og personell. 2 Innlogging til systemet 2.1 Innlogging til vedlikehold av grunndata Registrering av grunndata må gjøres av brukere av administratorer for systemet. 2.1.1 Feltbeskrivelse: Brukernavn: Her oppgir brukeren sitt brukernavn. Passord: Her oppgir brukeren sitt passord. 2.1.2 Knappfunksjoner: Logg inn: Logger brukeren inn på sitt domene. Endre passord: Gir brukeren mulighet til å endre passordet sitt. Når brukeren er logget inn må utleier velges fra listen. 5
3 Menysystemet Brukeren vil etter pålogging finne en hovedmeny øverst på siden som vil være tilgjengelig til enhver tid. Hvis brukeren ikke er innlogget som administrator vil menypunktene for administrator og Bytt utleiefirma ikke være synlige. 4 Administrasjon Når administrator skal registrere eller redigere en bruker må han klikke på Administrator i hovedmenyen. Administratorpanelet vil da komme opp med en liste over hva man kan gjøre. 4.1 Administrer brukere av systemet Systemet skal kun brukes av autoriserte brukere. En utleier (medlemsbedrift) kan ha flere autorisertebrukere som har forskjellige rettigheter på utleierens (medlemsbedriftens) informasjon. I denne rutinen registreres brukere med navn, brukernavn, passord etc. Når man velger Administrer brukere av systemet i Administrasjonspanelet kommer det opp et refistreringsskjema for nye brukere og en liste over allerede registrerte brukere. 4.1.1 Registrering av brukere For å registrere en ny bruker fyller man ut skjemaet som kommer opp og klikke på lagre. 6
Feltbeskrivelse Fornavn: Etternavn: E-post: Visningsnavn: Brukernavn: Passord: Brukerens fornavn. Brukerens etternavn. Brukerens e-postadresse. Navnet som vil vises i listen over brukere. Brukernavnet brukeren må bruke for å logge inn i systemet. Passordet brukeren må bruke for å logge inn i systemet 4.1.2 Endre brukere For å endre en registrert bruker klikker man enten på brukernavnet man vil endre, eller på ikonet til høyre for å endre bruker..skjemaet vil da bli fylt ut med brukerdataen, og man kan endre og lagre ved å klikke på lagre når man er ferdig. 4.1.3 Sletting av brukere For å slette en bruker gjør man som over, men istedet for å lage en ny eller endre en bruker, klikker man på til høyre for brukernavnet i listen over brukere. 4.2 Redigere utleiere i systemet Denne rutinen brukes for å registrere og vedlikeholde utleiere. En utleier er en av NESO s medlemsbedrifter som skal leie ut ledig utstyr og personell ved hjelp av systemet. Når man velger Redigere utleiere i systemet i Administrasjonspanelet kommer det opp en liste over registrerte utleiere, og en knapp for å registrere nye. 4.2.1 Registrere utleiere Hvis man vil registrere en ny utleier klikker man på knappen Registrer utleiere og fyller ut skjemaet som kommer opp. 7
Feltbeskrivelse Id: Løpenummer. Genereres automatiska av systemet ved lagring. Bedriftsnavn: Navn på bedriften. Organisasjonsnummer: Organisasjonsnummer for bedriften. Adresse: Bedriftens adresse. Region: Valgliste over registrerte regioner. Viser regioner som bedriften tilhører. Telefon 1: Bedriftens telefon. Telefon 2: Bedriftens telefon. Telefaks: Bedriftens telefaks. E-post: Bedriftens epost-adresse. Webadresse: Bedriftens webadresse. Vises som klikkbar lenke. Kontaktperson: Navn på kontaktperson i bedriften. Kommentar: Ev. kommentar. Rabatt i prosent: Hvor mye rabatt skal utleier ha. Skriv 10 for 10 %. Legges automatisk inn for nye ordrelinjer. Ansatt: Kryss av hvis leietaker er ansatt. 8
4.2.2 Endre informasjon om utleiere For å redigere kan man klikke på bedriften eller ikonet for å endre opp et ferdig utfylt skjema med informasjon om den valgte utleieren. til høyre. Man får da Nå kan lagret informasjon om utleier endres, og når man er ferdig klikker man på Lagre endring, eller avbryt hvis man ikke vil lagre de endringer som er blitt gjort. 4.2.3 Slette utleier Hvis en utleier skal slettes fra systemet klikker man på slette i listen over registrerte utleiere. ikonet for å slette ved den man vil 4.3 Redigere leietakere i systemet Hver ekstern leietaker må oppgi kontaktopplysninger på forespørselen. Disse kontaktopplysningene registreres i denne rutinen. Vi finner menypunktet for leietakere i hovermenyen. Når vi klikker på denne vil vi få en liste over de registrerte leietakere i systemet. 4.3.1 Registrer ny leietaker For å registrere en ny leietaker klikker man på Ny leietaker. Da vil det komme opp et registreringsskjema for å registrere en ny leietaker. 9
Feltbeskrivelse Id: Løpenummer. Genereres automatisk av systemet ved lagring. Leietaker: Navn på leietaker (Kontaktperson). Bedrift: Leietakerens bedrift. Dersom leietakeren ikke er en bedrift, gjentas leietakerens navn her. Organisasjonsnummer: Bedriftens organisasjonsnummer. Adresse: Bedriftens adresse. Postnummer: Postnummer. Poststed hentes automatisk av systemet. Telefon 1: Bedriftens telefon. Telefon2: Bedriftens telefon. Telefaks: Bedriftens telefaks. E-post: Bedriftens e-postadresse. Webadresse: Bedriftens webadresse. Kommentarer: Ev. Kommentarer. Når informasjonen er fylt ut, klikker man på lagre, og den nye leietakeren er lagret i systemet. 4.3.2 Endre informasjon om leietaker For å endre informasjon om en allerede registrert leietaker, klikker man på ikonet for å endre, i listen over registrerte leietakere. Det vil da komme opp et ferdig utfylt skjema med informasjon om leietakeren. 10
Kundeordre Her vil man også kunne håndtere kundeordrer for denne kunden. Se kundeordre. 4.3.3 Slette leietaker For å slette en leietaker klikker man på ikonet for å slette til høyre. 4.4 Redigere leverandørfirma for utstyr Denne rutinen brukes for å registrere og vedlikeholde leverandører og servicefirmaer. Leverandørene og servicefirmaene er felles for alle bedrifter. Feltene for Kontaktperson og Mobiltelefon (kontaktperson) er bedriftspesifike. Det vil si at hver bedrift kan registrere en egen kontaktperson i firmaet og kontaktpersonens telefonnummer. Brukere i bedriften som har skrive-rettigheter kan opprette nye firmaer. Når firmaet har blitt opprettet i databasen, er det kun brukere med Administrator-rettigheter som kan endre opplysninger om firmaet og slette firmaet fra databasen. Bedriftene kan kun endre opplysninger i feltene Kontaktperson og Mobiltelefon (kontaktperson). Når man velger redigere leverandørfirma for utstyr i Administrasjonspanelet kommer det opp en liste over registrerte leverandører, og en knapp for å registrere nye. 11
4.4.1 Registrere ny leverandør Øverst er det en knapp Registrer firma. Når man klikker på denne vil det komme opp et skjema for å registrere en ny leverandør. Feltbeskrivelse Id: Firmanavn: Adresse: Postnummer: E-post: Telefon: Telefaks: Kontaktperson: Mobiltelefon: Webadresse: Bedriften er leverandør: Bedriften er service: Registrert dato: Registrert av: Oppdatert av: Løpenummer. Genereres automatisk av systemet ved lagring. Navnet på firmaet som skal registreres. Adressen til firmaet som skal registreres. Fyll inn postnummer og poststed vil automatisk bli fylt inn. E-post adresse til leverandøren Telefonnummer til leverandøren Telefaksnummer til leverandøren. Navn på kontaktperson. Mobiltelefonnummer til kuntaktperson. Webadresse til leverandøren. Avkrysningsboks. Kryss av hvis bedriften er leverandør. Avkrysningsboks. Kryss av hvis bedriften utfører service. Dato for registrering. Navn på den som registrerer. Når opplysningene er fylt inn klikker man på Lagre, og leverandøren er registrert. 12
4.4.2 Endre informasjon om leverandør Hvis man vil endre informasjon om en registrert leverandør klikker man enten på firmanavnet eller på ikonet for å endre, under operasjoner til høyre. Det vil da komme opp et skjema med lagret informasjon om leverandøren. Endre og velg Rediger for å lagre. 4.4.3 Slette leverandør For å slette en leverandør klikker man på ikonet for å slette til høyre under operasjoner. 4.5 Redigere utstyrsgrupper Når man velger Redigere utstyrsgrupper i Administrasjonspanelet kommer det opp en liste over registrerte utstyrsgrupper, og en knapp for å registrere nye. 13
4.5.1 Registrer ny utstyrsgruppe For å registrere en ny utstyrsgruppe, klikker man på Ny utstyrsgruppe. Det vil nå komme opp et skjema som må fylles ut. Feltbeskrivelse Id: Løpenummer. Genereses automatisk av systemet ved lagring Kategori: KatNummer: Beskrivelse: Beskrivelse av utstyrsgruppen. Når skjema er ferdig utfylt klikker man Lagre. Felt merket med * er påkrevd, og må være fylt ut. 4.5.2 Endre informasjon på utstyrsgruppe Hvis du vil endre på en utstyrsgruppe som allerdere er registrert klikker du på endre i listen over registrerte utstyrsgrupper. ikonet for å Nå vil det komme opp et skjema med den informasjonen som er lagret om denne utstyrsgruppen. Endre de ønskede feltene, og velg Lagre endringer. 4.5.3 Slett utstyrsgruppe For å slette en utstyrsgruppe klikker man på utstyrsgrupper. ikonet for å slette i listen over registrerte 14
4.6 Redigere region For å registrere en ny region klikker man på Administrator i hovedmenyen, og velger Redigere region. Det vil nå komme opp en liste over registrerte regioner, og en knapp som gir mulighet for å legge til nye regioner. 4.6.1 Registrere ny region For å registrere en ny region klikker man på Registrer Region, og et skjema kommer opp. Feltbeskrivelse Id: Region: Beskrivelse: Hver region vil få en egen id. Navnet på regionen. Dette feltet er påkrevd. En beskrivelse av regionen. Når feltene er fylt ut, klikk Lagre for å legge til regionen. 4.6.2 Endre region For å endre en region klikker men på informasjon om regionen kommer opp. ikonet for å endre og et skjema med registrert Skriv inn de ønskede endringene, og klikk på Lagre endring for å lagre. 4.6.3 Slette region For å slette en region klikker man på ikonet for å slette. 15
4.7 Skriv en nyhet For å skrive en nyhet klikker man på Administrator i hovedmenyen, og velger Skriv en nyhet. Det vil nå komme et skjema for å skrive en nyhet. Feltbeskrivelse Tittel: Dette er overskriften på nyheten. Beskrivelse: Dette er en kort beskrivelse av hva nyheten er. Dette vil vises under overskriften, og det vil være en Les mer -knapp under. Les mer innhold: Når man klikker på les mer vil man få opp hele nyheten. Når man har skrevet inn nyheten klikker man på lagre. Nyheten vil da komme på under Oversikt i hovedmenyen. 16
4.7.1 Endre og slette en nyhet Hvis man vil endre en nyhet klikker man på overskriften til nyheten. Man får da valget mellom å redigere eller slette nyheten. 17
5 Hovedmeny Hovedmenyen i Nupa ser slik ut. Alle tilgjengelige menypunkter vil ligge øverst. For å se de forskjellige valg man kan gøre innenfor de ulike menypunktene, klikker man på ønsket menypunkt. 5.1 Oversikt Oversikt er det første menypunktet i hovedmenyen, og det er også hit man kommer automatisk når man logger inn. Her er snarveier til de operasjoner som det antas vil være mest brukt. 5.1.1 Nyheter Her kan man lese nyheter som NESO har skrevet. For å skrive nyheter må man være Administrator. Administrator kan legge inn en ny nyhet ved å klikke på Administrator og Skriv en nyhet. 5.1.2 Prosjekter Se punkt 5.2 Dette er en annen presentasjon av menypunktet prosjekter i hovedmenyen. For å lage et nytt prosjekt klikker man på knappen Nytt prosjekt og fyller ut skjemaet som kommer. Man kan også se alle prosjekter eller velge i nedtrekksmenyen for å velge blant alle aktive prosjekter. Det er og mulighet for å søke etter prosjekter. 18
5.1.3 Kundeorde Her vil man kunne håndter kundeordene. Hvis det er en ny kunde må kunden først registreres. For å gjøre dette klikker man på Ny leietaker, og fyller ut skjemaet som kommer opp. Hvis man vil legg inn en ny kundeordre klikker man på knappen Ny kundeordre. Man må deretter velge en leietaker ut fra listen over registrerte leietakere. Nå den er valgt vil kundebildet komme opp. Under informasjonen om leietakeren vil man kunne håndtere kundeorde. Valgene er å velge fra rullemenyen, slette en kundeordre eller legge inn en ny. Dette er nærmere beskrevet i punkt 5.6. 5.1.4 Utstyr Her kan man hurtig velge å registrert nytt utstyr, vise verktøystavlen, vise ledig utstyr og utføre et eksternt utstyrssøk. Videre vil det være informasjon om utstyr som skal på kontroll og når det sist var på kontroll. Det er også en mulighet for å søke etter utstyr etter navn gruppe eller prosjekt. Dette vil være mer detaljert forklart under punkt 5.3 5.2 Prosjekter 5.2.1 Registrering av prosjekter Denne rutinen brukes for å registrere og vedlikeholde prosjekter. Prosjekter brukes for å merke hvor utstyr er i bruk i den interne verktøyadministrasjonen. Et prosjekt kan f eks være en byggeplass, oppdrag for kunde eller et internt prosjekt som Reparasjon eller Service. Utlån internt til medarbeidere bør registreres i utleie-delen av systemet. Medarbeideren vil da registreres som leietaker. Hvis man vil registrer et nytt prosjekt klikker man på Prosjekter i hovedmenyen. Det vil da komme opp et skjermbilde av de valg man har, samt en liste over allerede registrerte prosjekter. Skal man lage et nytt prosjekt klikker man på Nytt prosjekt. Det vil nå komme opp et registreringsskjema for prosjektet. 19
Informasjon Prosjektnummer: Prosjekt: Beskrivelse: Start dato: Slutt dato: Bedrift/kunde: Organisasjonsnummer: Adresse: Postnummer: E-post: Telefon: Telefaks: Kontaktperson: Identifiserende nummer på prosjektet. Navn på prosjektet. Beskrivelse av prosjektet. Dato for oppstart av prosjektet. Dato for avslutning av prosjektet. Navn på bedrift/kunde. Bedriftens organisasjonsnummer. Bedriftens adresse. Bedriftens postnummer. Poststed hentes automatisk av systemet. Bedriftens epost-adresse. Redriftens telefon. Bedriftens telefaks. Navn på kontaktperson i bedrifte 5.2.2 Endre prosjekt For å endre informasjon på et registrert prosjekt klikker man på ikonet for å endre under operasjoner til høyre. Man vil da få åpnet lagret inotmasjon om dette prosjektet, og kan endre ønsket informasjon. 5.2.3 Slette prosjekt For å slette et prosjekt klikker man på ikonet for å slette under operasjoner til høyre. 20
5.3 Utstyr Hvis man klikker på Utstyr i hovedmenyen vil man komme til utstyrstavlen. 5.3.1 Registrering av nytt utstyr Produktinformasjon: Id: Løpenummer. Genereres automatisk av systemet ved lagring. Tilhører Utstyrskategori som utstyret tilhører. Valgliste med registrerte utstyrsgruppe: utstyrskategorier. Artikkelnummer: Identifiserende nummer for utstyret. Kan representeres av en kombinasjon av tall og bokstaver. Utstyr: Navn/beskrivelse av utstyr. Antall: Antall enheter av utstyret som ønskes registrert. Initiell verdi er 1. Dersom det registreres flere enheter av samme utstyr, vil alle enhetene få samme artikkelnummer og andre egenskaper. Leverandør/produsent: Navn på den/de som har produsert/levert utstyret. Valgliste. Dersom ønsket leverandør ikke finnes i listen, klikk på ikonet som ligger ved siden av valglisten for å legge til et nytt firma. Innkjøpspris: Innkjøpspris for utstyret. Avskrivningsperiode: Avskrivningsperiode i hele år. Restverdi: Restverdi for utstyret. 21
Avskrivningsverdi: Nåverdi: Innkjøpsdato: Arkivreferanse: Beregnes automatisk når innkjøpspris, avskrivningsperiode, restverdi og innkjøpsdato er fylt ut. Beregnes automatisk når innkjøpspris, avskrivningsperiode, restverdi og innkjøpsdato er fylt ut. Dato for når utstyr ble kjøpt inn. Referanse for brosjyremateriell etc fra arkiv. Når feltene er fylt ut klikker man lagre for å lagre data. Teknisk informasjon: Teknisk data: Kjennetegn: Sertifisering: Servicedata: Fervicefirma: Siste eksterne service: Neste eksterne service: Siste lovpålagte kontroll: Neste lovpålagte kontroll: Beskrivelse av tekniske detaljer for utstyret. Beskrivelse av kjennetegn for utstyret. Beskrivelse av sertifiseringsopplysninger. Beskrivelse av servicedata Dato for sist gjennomførte service. Dato for neste service. Dato for sist gjennomførte lovpålagte kontroll. Dato for neste lovpålagte kontroll. 22
Leiebetingelser Intern pris (ekskl. Mva) pr tidsenhet: Prosentvis endring: Ekstern pris (ekskl mva) pr tidsenhet: Pris for ekstern utleie. Peosentvis endring: Tidsenheter (for prisberegning): Leiebetingelser: Annet: Pris for utleie internt i bedriften (for eksempel til prosjekter). Enhet for hvilken prisen for utleie gjelder (dag, uke, måned etc.) minste tidsenhet for hvilken utstyret kan leies. Beskrivelse av spesielle betingelser som gjelder for utleie av dette utstyret. Bildefilnavn: Ikke vis vilde på internett: Ikke vis bilde på verktøtavlen: Her kan man laste opp et ønsket bilde. Klikk på Browse og upload file for å finne filen. Bestemmer om bildet skal viser på internett eller ikke. Bestemmer om bildet skal vises på tavlen for intern verktøyadministrasjon eller ikke. Kostnadslogg 23
Slette utstyrskostnader Filer Slette dokumenter/filer Utleieplan 5.3.2 Endre registrert utstyr Når man velger å redigere et allerede registret utstyr er det veldig likt som bestrevet over. Det som nå er annet er at man i tillegg til knappene nederst, Lagre og Avbryt, har fått en knapp som heter Kopier. 5.3.3 Slette utstyr For å slette et utstyr klikker man på ikonet for å slette til høyre under operasjoner. 5.3.4 Eksternt utstyrssøk Man kan ved å klikke på Eksternt utstyrssøk søke etter utstyr eksternt. Når man velger region, utleier, utstyrskruppe og ev. Skriver en søketekst, vil det når man trykker Søk komme en liste over treff. Wiew Til høyre i listen er det et ikon for å wiew informasjon om dette utstyret.. Når man klikker på dette vil man få se mer Chart Til høyre i listen er det et ikon for chart. 24
5.3.5 Fargekoder Status på utstyret vil bli illustrert med fargekoder. 5.4 Rapporter Sytemet kan generere forskjellige rapporter. Når man klikker på Rapporter i hovedmenyen vil man få opp de forskjellige rapportmulighetene. 5.4.1 Utstyrslogg Rapporten gir en oversikt over hvor (i hvilke prosjekter alternativt hos hvilke kunder) utstyr har vært i bruk, innenfor en gitt tidsperiode. Dersom utstyret er kassert vises det i feltet for Utstyrsgruppe. Rapporten inneholder kun informasjon fra pålogget bedrift. Feltbeskrivelse Utstyrsgruppe: Valgliste med gyldige utstyrsgrupper. Artikkelnr: Tekstfelt. Her angis artikkelnummer direkte eller klikk på for å finne riktig. Fritekst: Tekstfelt. Her angis ett eller flere søkeord for å avgrense rapporten. Fra dato: Startdato for hvillken tidsperiode rapporten skal vises. Til dato: Sluttdato for hvilken tidsperiode rapporten skal vises. 25
5.4.2 Utstyrsoversikt pr prosjekt/kunde Rapporten gir en oversikt over hvilke utstyr som har vært i bruk innenfor et gitt prosjekt eller hos en kunde, i en gitt tidsperiode. Rapporten gir også oversikt over ledig utstyr resp. Ikke ledig utstyr i en gitt tidsperiode. Dersom utstyret er kassert, vises det i feltet for Artikkelnummer. Feltbeskrivelse Prosjekt: Velgliste med gyldige prosjekter. Kunde: Valgliste med gyldige prosjekter. Artikkelnummer: Tekstfelt. Her angis artikkelnummer direkte eller klikk på for å finne riktig. Fritekst: Tekstfelt. Her angis ett eller flere søkeord for å avgrense rapporten. Fra dato: Startdato for hvillken tidsperiode rapporten skal vises. Til dato: Sluttdato for hvilken tidsperiode rapporten skal vises. Ledig utstyr: Rapporten gjelder kun for ledig utstyr. Ikke ledig utstyr: Rapporten gjelder kun for ikke ledig utstyr. Begge: Rapporten gjelder for både ledig og ikke ledig utstyr. 5.4.3 Inntekter og utgifter Rapporten viser en oversikt over inntekter og utgifter i forhold til det forskjellige utstyret. Feltbeskrivelse Ustyrsgruppe: Valgliste med gyldige utstyrsgrupper. Artikkelnr: Tekstfelt. Her angis artikkelnummer direkte eller klikk på for å finne riktig. Fritekst: Tekstfelt. Her angis ett eller flere søkeord for å avgrense rapporten. Fra dato: Startdato for hvillken tidsperiode rapporten skal vises. Til dato: Sluttdato for hvilken tidsperiode rapporten skal vises. 26
5.4.4 Periodisk kontroll Rapporten gir en oversikt over lovpålagte kontroller og gjennomført ekstern service. Rapporten inneholder kun informasjon fra pålogget bedrift. Feltbeskrivelse Utstyrsgruppe: Valgliste med gyldige utstyrsgrupper. Artikkelnummer: Tekstfelt. Her angis artikkelnummer direkte eller klikk på for å finne riktig. Fritekst: Tekstfelt. Her angis ett eller flere søkeord for å avgrense rapporten. Lovpålagte kontroller: Viser rapport kun på lovpålagte kontroller Kontroller og ekstern service: Viser rapport på kontroller og ekstern service. 5.4.5 Endre pris I denne rapporten kan man endre prisen på alt utstyr i en operasjon. NB! Prisendringen er irreversibel. Det vil si at hvis man senker prisen med 10%, må man regne ut hvor mye man må høye prisen for å komme tilbake til utgangspunktet. 5.4.6 Vedlikehold Denne rapporten gir en oversikt over utstyr som er sendt til vedlikehold. 27
5.4.7 Eksport av ordrelinjer Denne rapporten genererer en tekst-fil med ordrelinjer fra en oppgitt tidsperiode. Filen kan importeres i andre systemer. 5.4.8 Søkestatistikk Rapporten gir en oversikt over hvilke søkeord nettvandrerne har brukt og hvor mange treff som søkeordet har gitt. Rapporten viser også antall søk som er gjennomført i en gitt periode. Feltbeskrivelse Fra dato: Til dato: Søkeord: Vis kun søk uten treff: Startdato for hvilken tidsperiode rapporten skal vise. Sluttdato for hvilken tidsperiode rapporten skal vise. Tekstfelt. Her angis ett eller flere søkeord som nettvandreren kan ha brukt ved søk i systemet. Avmerkningsboks som markeres dersom oversikt over søk som ikke har gitt treff ønskes. 5.4.9 Brukerstatistikk Rapporten gir en oversikt over antall sidevisninger pr utstyr. Feltbeskrivelse Utstyrsgruppe: Valgliste med gyldige utstyrsgrupper. Fra dato: Startdato for hvilken tidsperiode rapporten skal vise. Til dato: Sluttdato for hvilken tidsperiode rapporten skal vise Søkeord: Teksfelt. Her angis ett eller flere søkeord. 28
5.4.10 Pr bedrift Rapporten gir en oversikt over alt utstyr sortert per bedrift. Om utstyre er registrert for utleie og hvilke bedrifter som har registrert utstyrl. Rapporten er kun tilgjengelig for brukere med administratorrettigheter. 5.4.11 Oversikt over utstyr Rapporten gir en oversikt over hvilke bedrifter og hvilket utstyr for respektive bedrift som bruker valgt firma som leverandør eller servicefirma. Når man velger bedrift blir informasjonen automatisk fyllt inn. 29
5.5 Leietakere Hver ekstern leietaker må oppgi kontaktopplysninger på forespørselen. Disse kontaktopplysningene registreres i denne rutinen. Vi finner menypunktet for leietakere i hovermenyen. Når vi klikker på denne vil vi få en liste over de registrerte leietakere i systemet. 5.5.1 Registrer ny leietaker For å registrere en ny leietaker klikker man på Ny leietaker. Da vil det komme opp et registreringsskjema for å registrere en ny leietaker. 30
Feltbeskrivelse Id: Løpenummer. Genereres automatisk av systemet ved lagring. Leietaker: Navn på leietaker (Kontaktperson). Bedrift: Leietakerens bedrift. Dersom leietakeren ikke er en bedrift, gjentas leietakerens navn her. Organisasjonsnummer: Bedriftens organisasjonsnummer. Adresse: Bedriftens adresse. Postnummer: Postnummer. Poststed hentes automatisk av systemet. Telefon 1: Bedriftens telefon. Telefon2: Bedriftens telefon. Telefaks: Bedriftens telefaks. E-post: Bedriftens e-postadresse. Webadresse: Bedriftens webadresse. Kommentarer: Ev. Kommentarer. Rabatt i prosent: Hvor mange prosent får leietaker. Skriv 10 for 10 prosent. Denne vil videre settes automatisk på nye ordrelinjer. Ansatt: Kryss av hvis leieteker er ansatt. Når informasjonen er fylt ut, klikker man på lagre, og den nye leietakeren er lagret i systemet. 5.5.2 Endre informasjon om leietaker For å endre informasjon om en allerede registrert leietaker, klikker man på ikonet for å endre, i listen over registrerte leietakere. Det vil da komme opp et ferdig utfylt skjema med informasjon om leietakeren. Kundeordre Her vil man også kunne håndtere kundeordrer for denne kunden. Se kundeordre under. 31
5.5.3 Slette leietaker For å slette en leietaker klikker man på ikonet for å slette til høyre. 5.6 Kundeordre Registrering av en ny kundeordre knyttes opp mot leietaker. For håndtere kundeordrer klikker man derfor på Leietaker i hovedmenyen, og deretter på ikonet for å endre for å få opp kundebildet. Herfra vil man kunne håndtere alle kundeordrer for kunden. Man kan også finne informasjon om kundeordrer under Oversikt i hovedmenyen. 32
Nedrest her kan man legge inn ny leietaker, ny kundeordre se alle registrerte kundeordrer og velge en leietaker for å redigere eller legge inn ordre på. 5.6.1 Ny kundeordre For å registrere en ny ordre på kunden klikker man på Ny kundeordre eller velger prosjektordre ny kundeordre. Deretter fyller man ut skjemaet. Feltbeskrivelse Opprettet dato: Kostnadssted: Leveringsadressat: Leveringsadresse: Postnummer: Leveringskommentar: Avtaletekst: Kommentar: Dato for når orden blir opprettet. Genereres automatisk av systemet. Avdeling eller byggeplass hvor fakturaen skal sendes. Innehaver av den adresse hvor utstyr skal sendes. Adresse hvor utstyr skal sendes. Postnummer for adressen. Poststed genereres automatisk av systemet. Ev. Ekstra informasjon om leveransen. Felt for redigering av forhåndsdefinerte avtaletekster. Ved klikk på Velg tekst under vises en oversikt over tilgjengelige tekster i et eget vindu. Når en tekst velges lastes den over i editeringsfeltet, hvor den kan redigeres dersom ønskelig. Intern kommentar. Ikke registrert kunde Hvis leietakeren ikke er registrert fra før må denne registreres. 33
5.6.2 Endre kundeordre Hvis man skal redigere en kundeordre må man først finne leietakeren som har ordren. Når denne er funnet klikker man på ikonet for å endre, og kundebildet åpner seg. For å endre en ordre må du velge hvilken ordre fra listen under Velg prosjektordre. 34
Informasjon Her vil den informasjonen som ble lagt inn når kundeordren ble lagt inn stå. Legg inn ønskede endringer og klikk på Lagre nederst. 35
Ordrelinjer Hver prosjektordre vil kunne omfatte et eller flere utstyrl. For hvert utstyr må utleieperiode, pris og andre opplysninger registreres i en ordrelinje. Registrer ny ordrelinje Nullstill Vis ordreseddel Skriv ut ordreseddel Faktura Her vil man kunne se faktura for en gitt ordre. Man kan velge dato fra og til og klikke på Vis faktura for å se faktura for en gitt periode. Man kan klikke på Vis i nytt vindu for å åpne visningen i et nytt vindu, og man kan klikke på Skriv ut for å få en utskrift av fakturaen. 36
Ordreseddel Her kan man se ordrseddelen for ordren. Denne kan åpnes i nytt vindu og skrives ut. 5.6.3 Slette kundeordre For å slett en kundeordre må man først finne fram kunden som har ordren man vil slette. Deretter klikker man på ikkonet for å endre og alle ordrer for kunden kommer opp. Finn den aktuelle ordren i listen for Velg prosjektordre og klikk på Slett kundeordre for å slette den aktuelle ordren. 37
5.7 Kontakt NESO Her finner man kontaktinformasjon. 38