Kontrollutvalet i Ullensvang herad Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Ullensvang herad Møtestad: Kantina, Heradshuset i Kinsarvik Dato: 28.09.2016 Tidspunkt: 10:30 14:30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Anders Djønne Leiar V Torgeir T. Alvsåker Nestleiar SP Eli Lillevik Medlem H Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Torbjørn Bjotveit Olaug Askeland Medlem Medlem V SV Kari Herstad Varamedlem V Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Olaug Askeland kunne ikkje møte då RV 13 vart stengt grunna rasfare. Elin Bye frå IHR kom 11.25 Odd J. Storebø frå IHR gjekk 13.30 Andre som møtte: Navn Kjartan Haugsnes Odd J. Storebø Magnus Steigedal Stilling Spesialrådgjevar Hordaland fylkeskommune Revisjonssjef IHR Rådmann (Til PS 30/16) Anders Djønne utvalsleiar Kjartan Haugsnes utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift.
Saksliste Utvalgssaksnr PS 28/16 PS 29/16 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte PS 30/16 Orientering frå rådmann, innsynsportal Ullensvang herad 2016/100 PS 31/16 PS 32/16 IHR presenterer overordna revisjonsstrategi for Ullensvang herad 2016 Prosessmøte 2, Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2020 2015/54 2015/52 PS 33/16 Prosessmøte 2, plan for selskapskontroll for perioden 2016 2020 2014/142 PS 34/16 Budsjett for kontroll og tilsyn Ullensvang herad 2017 2015/111 PS 35/16 Årsmelding for kontrollutvalet 2015 2015/117 PS 36/16 Referatsaker RS 12/16 Vedtak heradsstyret årsmelding og rekneskap 2015 2015/54 RS 13/16 Informasjon heimeside 2016/100 RS 14/16 Tertialrapport 2 Ullensvang herad 2015/54 PS 37/16 Eventuelt PS 28/16 Godkjenning av innkalling og sakliste Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste Innkalling og sakliste vart godkjent. PS 29/16 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 02.06.2016 Protokoll frå møte 02.06.2016 vart godkjent.
PS 30/16 Orientering frå rådmann, innsynsportal Ullensvang herad Informasjonen vert teken til orientering Rådmann Magnus Steigedal orienterte utvalet og var mellom anna innom slike punkt. - Ullensvang herad nyttar Acos og Websak, system som oppleves lite fleksible i høve førespurnader frå heradet. - Mange manuelle/ikkje digitale system i dag. - Ny heimeside for heradet kjem i haust. - Det er fokus på innsyn og innsynsreglement i dag. - Ullensvang herad er einaste av dei 7 Hardangerkommunane som ikkje publiserer dokument i innsynsportal. - Det er eit ressurs/budsjettspørsmål og vil takast opp i samband med budsjettet til hausten. - Rådmannen har merka seg at kontrollutvalet er særs oppteken av saka. Informasjonen vart teken til orientering. PS 31/16 IHR presenterer overordna revisjonsstrategi for Ullensvang herad 2016 Kontrollutvalet tar revisjonsplanen og informasjon om rekneskapsrevisjonen så langt i 2016 frå IHR til orientering. Elin Bye frå IHR orienterte. Fokusområder i haust vil mellom anna vere - IT sikkerheit, mellom anna tilgangskontroll til system - Store personellutskiftingar på økonomi og løn Kontrollutvalet tar revisjonsplanen og informasjon om rekneskapsrevisjonen så langt i 2016 frå IHR til orientering.
PS 32/16 Prosessmøte 2, Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2020 1. Kontrollutvalet godkjenner overordna analyse for forvaltningsrevisjon for 2016 2020 slik den ligg føre. (Evt. med dei endringar / justeringar som kom fram i møte). 2. Forslag til plan for forvaltningsrevisjon vert å sende sekretariatet snarast. Kontrollutvalet gjev forvaltningsrevisjon og sende denne til heradsstyret for endeleg vedtak. Revisjonssjef Odd Storebø frå IHR orienterte om arbeidet med overordna analyse. Etter sams drøfting i utvalet vart det gjort slik prioritering av prosjekt for forvaltningsrevisjon 2016-2020 1. Helsestasjon - skulehelseteneste 2. Legetenesta (austsida) 3. Vatn og avlaup 4. Bemanning kompetanse (leiing,teknisk) 5. Oppfølging investeringsprosjekt. Resten av prosjekta i analysen vert sett som uprioritert med prosjekt merka som raude øverst. Utvalet vil og synleggjera prosjektet «Oppfølging av politiske vedtak» ved å sette dette som første uprioritert. Sekretariatet orienterte munnleg om korleis innstillinga til heradstyret kom til å sjå ut når saka vert sendt endeleg vidare. Innstillinga vil innehalde slike punkt: (Endeleg vedtak i heradsstyret) 1. Framlegg til plan for forvaltningsrevisjon vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden 2012 2016. 3. Planen gjeld for resten av valperioden, 2016 2019, og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i 2020. 4. Heradsstyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å foreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen. 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Heradsstyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av forvaltningsrevisjonar til heradsstyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for heradsstyret etter kvart 1. Kontrollutvalet godkjenner overordna analyse for forvaltningsrevisjon for 2016 2020 slik den ligg føre med dei endringar / justeringar som kom fram i møte. 2. Forslag til plan for forvaltningsrevisjon vert å sende sekretariatet snarast. Kontrollutvalet gjev forvaltningsrevisjon og sende denne til heradsstyret for endeleg vedtak
PS 33/16 Prosessmøte 2, plan for selskapskontroll for perioden 2016 2020 1. Kontrollutvalet godkjenner overordna analyse for selskapskontroll for 2016 2020 slik den ligg føre. (Evt. med dei endringar / justeringar som kom fram i møte). 2. Forslag til plan for selskapskontroll vert å sende sekretariatet snarast. Kontrollutvalet gjev selskapskontroll og sende denne til heradsstyret for endeleg vedtak. Elin Bye frå IHR orienterte utvalet om arbeidet med overordna analyse. Det kjem ei endring i analysen då Ullensvang herad har kjøpt aksjar i Hardangerviddatunnelen AS Sekretariatet orienterte munnleg om korleis innstillinga til heradstyret kom til å sjå ut når saka vert sendt endeleg vidare. Innstillinga vil innehalde slike punkt: Innstilling (Endeleg vedtak i heradsstyret) 1. Framlegg til plan for selskapskontroll vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden 2012 2016 3. Planen gjeld for resten av valperioden, 2016 2019, og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i 2020. 4. Heradsstyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til heradsstyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Heradsstyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av selskapskontrollar til heradsstyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for heradsstyret etter kvart. Etter sams drøfting i utvalet vart det gjort slik prioritering av aktuelle prosjekt for selskapskontroll 2016-2020 1. Krisesenter IKS 2. Indre Hordaland Miljøverk IKS 3. Hardanger energi AS 4. Eigarskapskontroll 1. Kontrollutvalet godkjenner overordna analyse for selskapskontroll for 2016 2020 slik den ligg føre med dei endringar / justeringar som kom fram i møte. 2. Forslag til plan for selskapskontroll vert å sende sekretariatet snarast. Kontrollutvalet gjev selskapskontroll og sende denne til heradsstyret for endeleg vedtak.
PS 34/16 Budsjett for kontroll og tilsyn Ullensvang herad 2017 Kontrollutvalet godkjenner budsjettframlegget slik det ligg føre. Budsjettframlegget vert å sende Ullensvang herad til vidare handsaming. Sekretariatet orienterte om forslag til budsjett. Kontrollutvalet godkjenner budsjettframlegget slik det ligg føre. Budsjettframlegget vert å sende Ullensvang herad til vidare handsaming. PS 35/16 Årsmelding for kontrollutvalet 2015 Forslag til innstilling Heradsstyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2015. Heradsstyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2015. PS 36/16 Referatsaker Referatsakene vart tekne til orientering Referatsakene vart tekne til orientering
RS 12/16 Vedtak heradsstyret årsmelding og rekneskap 2015 RS 13/16 Informasjon heimeside RS 14/16 Tertialrapport 2 Ullensvang herad PS 37/16 Eventuelt Det vart meldt tre saker til eventuelt. 1) Eli Lillevik stilte spørsmål om offentleglova og gjeld for Hardangerrådet IKS og om dei har innsynsportal? 2) Eli Lillevik stilte spørsmål om rutinar for å kalle inn varamedlemmer til verv i organisasjonar og selskap utanfor heradet. Det vart ikkje fatta vedtak i sakene 3) Utvalsleiar Anders Djønne orienterte om brev han har fått frå Arnfinn Langesæter gjeldande avfall frå svovelkalkproduksjon på gr.nr. 101 br.nr. 9 i Ullensvang herad. Etter sams drøfting i utvalet vart slikt forslag samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet går ikkje vidare med saka 2. Kontrollutvalet ber sekretariatet informere Arnfinn Langesæter om vedtaket Eventuelt sak nummer 3. 1. Kontrollutvalet går ikkje vidare med saka 2. Kontrollutvalet ber sekretariatet informere Arnfinn Langesæter om vedtaket.