Oslo kommune VAV. DV-system KRAVSPESIFIKASJON. Pnr

Oslo kommune VAV DV-system KRAVSPESIFIKASJON Pnr 128032 Revidert 1. desember 2009

Innhold ORIENTERING 7 TRINN 1 FORBEREDELSE AV KRAVSPESIFIKASJON 8 1 PROSJEKTDELTAGERE 8 1.1 EIERGRUPPE 8 1.2 ARBEIDSGRUPPE 8 1.3 ANDRE NØKKELPERSONER 8 2 TIDSPLAN 8 3 OMFANG AV DV-SYSTEM 9 3.1 SYSTEM 9 3.2 MODULER 9 3.3 LISENSER 9 3.4 PROGRAMKOSTNADER FOR DV-SYSTEMET 10 3.5 KOSTNADER FOR SERVER OG LISENSER 10 4 PREKVALIFISERING 10 TRINN 2 PREKVALIFISERING 11 5 INFORMASJON OM VEDLIKEHOLDSOMFANGET I VAV 11 6 INFORMASJON OM ØNSKET DV-SYSTEM 11 6.1 KOMPLETT DV-SYSTEM 11 6.2 SPRÅK 12 6.3 MODULER I DV-SYSTEM 12 6.4 FORVENTET INTEGRASJON MOT ANDRE SYSTEMER 12 6.4.1 Generelt 12 6.4.2 Dokumenter 12 6.4.3 Fjernkontroll ifix 12 6.4.4 Feilmeldingssystem Gemini Melding 13 6.4.5 Gemini Vannkilder 13 6.4.6 Ledningskart Gemini VA 13 6.4.7 Geodatabase Arc GIS 13 6.4.8 Økonomi Agresso 13 7 DELTAGELSE AV LEVERANDØR I PILOTPROSJEKT 13 8 PREKVALIFISERING AV LEVERANDØR 13 8.1 GENERELT 13 8.2 SPRÅK 13 8.3 OMSETNING OG SOLIDITET 13 2

8.4 KOMPETANSE VEDLIKEHOLD, SYSTEM, VA 14 8.5 KOMPETANSE OM INTEGRASJON 14 8.6 KAPASITET 14 8.7 TILGJENGELIGHET 14 8.8 SUPPORT / HELP DESK 14 8.9 FJERNTILKOBLING 15 8.10 VEDLIKEHOLDSAVTALE 15 8.11 OPPLÆRING / KURS 15 8.12 REFERANSER FRA VA 15 8.13 GENERELLE REFERANSER FRA SISTE 3 ÅR 15 TRINN 3 INNKJØP 16 9 INNKJØPSPROSSES 16 10 TILDELINGSKRITERIER 16 11 KRAV 16 12 PRISMATRISE 16 13 EKSEMPLER TIL BRUK I PRESENTASJON AV DV-SYSTEM 17 14 BESKRIVELSE AV DV-SYSTEM 17 15 PROGRAMVARELISENSER 17 15.1 GENERELT 17 15.2 LISENSKOSTNADER FOR BEDRIFTSLISENS MED UBEGRENSEDE ANTALL BRUKERE 18 15.3 LISENSKOSTNADER PR SAMTIDIG BRUKER 18 15.4 OPSJON: UTVIDELSE AV ANTALL LISENSER INNEN ETT ÅR 18 15.5 ULIKE BRUKERTYPER 18 16 ARBEID FORVENTET UTFØRT AV LEVERANDØR 18 16.1 GENERELT 18 16.2 TIMEPRISER 18 16.3 REISETID 18 16.4 OPPLÆRING / KURS 18 16.5 VEDLIKEHOLDSAVTALE 19 16.6 SUPPORT / HELP DESK 19 17 INSTALLASJON 19 17.1 FABRIKKTEST 1 (FAT = FACTORY ACCEPTANCE TEST) 19 17.2 FABRIKKTEST 2 (FAT = FACTORY ACCEPTANCE TEST) 19 17.3 ANLEGGSTESTER (SAT = SITE ACCEPTANCE TEST) 19 17.4 TESTFASE 20 3

17.5 GARANTIPERIODE 20 17.6 LEVERINGSTID 20 17.7 SERVER 20 17.8 VIRTUELL SERVER 20 17.9 DATABASE 20 17.10 BESKRIVELSE AV DV-SYSTEMETS DATABASE 21 17.11 ANNEN NØDVENDIG SERVERPROGRAMVARE 21 17.12 NETTVERK 21 17.13 PC 21 17.14 TERMINALSERVER 21 17.15 WEB-APPLIKASJON 21 18 PILOTPROSJEKT 22 18.1 MED INSTALLASJON PÅ SERVER HOS VAV 22 18.2 OPSJON: DV-SYSTEM DRIFTET AV LEVERANDØR 22 19 DV-SYSTEM / PROGRAM 22 19.1 SPRÅK 22 19.2 TILPASNING AV LEDETEKSTER FOR VAV 23 19.3 TILPASNING AV BRUKERGRENSESNITT 23 19.4 TILGANGSKONTROLL TIL DV-SYSTEMET 23 19.5 SØKE OG UTVALGSFUNKSJONER 23 19.6 SPESIALTEGN I NØKKELFELTER 23 19.7 PORTAL / OPPSTARTSSIDE / HJEMMESIDE 23 19.8 ORGANISASJONSVIS ELLER AVDELINGSVIS OPPDELING AV DV-SYSTEMET 23 20 MODULER 24 21 ANLEGGSMODUL / ANLEGGSREGISTER 24 21.1 UTSTYRSNUMMERERING 24 21.2 LOKALISERING 24 21.3 TILSTANDSDATA 25 21.4 GENERELLE EGENSKAPER 25 21.5 UTSTYRSSPESIFIKKE EGENSKAPER 25 21.6 LINJEOBJEKTER / VA-LEDNINGER 25 21.7 GIS 25 21.8 BRUK AV UTSTYRSPOSISJONER OG UTSTYRSINDIVIDER 25 21.9 IMPORT AV ANLEGGSDATA 26 21.10 IMPORT AV HISTORIKK 26 21.11 RAPPORTER OG UTSKRIFTER FRA ANLEGGSMODUL 26 21.12 ANDRE MULIGHETER I ANLEGGSMODULEN 26 4

22 DOKUMENTMODUL 26 23 ARBEIDSORDREMODUL 26 23.1 BRUKERVENNLIGHET 26 23.2 KORREKTIVT VEDLIKEHOLD NORMAL ARBEIDSFLYT 27 23.3 PLANLAGT VEDLIKEHOLD NORMAL ARBEIDSFLYT 27 23.4 HENDELSESSTYRT VEDLIKEHOLD - STANDARD ARBEIDSORDRE / ARBEIDSRUTINEREGISTER 27 23.5 SERVICE VEDLIKEHOLD - ENKEL FEILMELDING AV ANDRE 27 23.6 HMS PÅ ARBEIDSORDRE 27 23.7 VEDLIKEHOLDSRUNDER 27 23.8 INSPEKSJON OG TILSTANDSKONTROLL 28 23.9 KALIBRERING 28 23.10 GARANTIOPPFØLGING 28 23.11 VEDLIKEHOLDSPROSJEKTER / REHABILITERING 28 23.12 ARBEIDSPLANLEGGING 28 23.13 RAPPORTER OG UTSKRIFTER FRA ARBEIDSORDREMODUL 28 23.14 ARKIVERING AV HISTORIKK 29 23.15 ANDRE MULIGHETER I ARBEIDSORDREMODULEN 29 24 LAGER / RESERVEDELSREGISTER 29 24.1 GENERELT 29 24.2 STREKKODER 29 25 ØKONOMI / BUDSJETT 29 26 ANALYSE HISTORIKK 29 27 REGISTRERTE DATA 30 28 BRUK AV DV-SYSTEMET I FELT 30 29 INTEGRASJON MOT ANDRE SYSTEMER 30 29.1 GENERELT 30 29.2 DOKUMENTER 30 29.3 FJERNKONTROLL IFIX SCADA 31 29.4 FEILMELDINGSSYSTEM GEMINI MELDING 31 29.5 GEMINI VANNKILDER 31 29.6 LEDNINGSKART GEMINI VA 31 29.7 GEODATABASE ARC GIS 31 29.8 ØKONOMI AGRESSO 31 TRINN 4 IMPLEMENTERING 32 30 PILOTPROSJEKT 32 5

30.1 GENERELT 32 30.2 SYSTEMANSVARLIG OG SUPERBRUKERE 32 30.3 AKTIVITETER I PILOTPROSJEKTET OG ETTERFØLGENDE FASER 32 30.4 DRIFT OG VEDLIKEHOLDSHÅNDBOK 33 30.5 PILOTOMRÅDER 33 30.5.1 VAM Vannkilder 33 30.5.2 Oset vra 33 30.5.3 Skullerud vra 33 30.5.4 VTR - Pumpegruppa 33 30.5.5 VTR Ledningsnett 34 30.5.6 ATR Ledningsnett 34 30.5.7 ATR Pumpegruppa 34 30.5.8 Fjernkontroll 34 VEDLEGG (KUN FORELØPIGE EKSEMPLER) 35 31 ANLEGGSREGISTER 35 32 EKSEMPLER PÅ RUTINER 35 32.1 INSPEKSJON AV VANNPUMPESTASJON 35 32.2 INSPEKSJON AV AVLØPSPUMPESTASJON 36 32.3 VEDLIKEHOLD AV PUMPER 36 6

Orientering VAV forvalter infrastruktur med store gjenanskaffelsesverdier og har derfor behov for et beslutningsstøtteverktøy, som gjør etaten i stand til å sette inn vedlikeholdsinnsats der behovet er størst for å opprettholde funksjon og forlenge funksjonstiden for anleggene. Et DV-system gir mange muligheter blant annet med å generere arbeidsordre samt styring og planlegging av aktiviteter. Videre gir DV-system mulighet for å registrere tilstandsdata, feilmeldinger og utført arbeid slikt at dette kan danne et beslutningsgrunnlag for framtidige strategier. VAV benytter i dag Jobtech 6 på Oset vra, vannkilder er beskrevet i Gemini Vannkilder, tekniske data for pumpestasjoner er registrert i MS Access og ledningsnett er beskrevet i Gemini VA. En intern gruppe med representanter fra virksomhetsseksjonene Vannmiljø (VAM), Vanntransport (VTR) og Avløpstransport (ATR) har jobbet med å kartlegge behovet for et DV system. Det er inngått en kontrakt med COWI for utarbeidelse av kravspesifikasjon (trinn 1) og opsjon for anskaffelse (trinn 2) er utløst. Opsjon implementering (trinn 3) gjenstår. 7

Trinn 1 Forberedelse av kravspesifikasjon 1 Prosjektdeltagere 1.1 Eiergruppe 3 seksjoner samarbeider om innføring av DV-system: Vannmiljø (VAM) Vanntransport (VTR) Avløpstransport (ATR) Eiergruppen består av: Jonny Ødegård Kjartan Reksten Kari Tingnes Seksjonsleder vannmiljø (VAM) Seksjonsleder vanntransport (VTR) Seksjonsleder avløpstransport (ATR) 1.2 Arbeidsgruppe Arbeidsgruppen består av følgende personer: Anders F. Hansen Eivind Engesvik Erik Sandberg Gjermund Holt Jan-Ivar Skullerud Jørn Fuglerud Ragnar Dehli Rune Larsbråten Sven-Erik Olsen Nanna Gaarder Roar AG Magnussen COWI Bjørn S. Børstad COWI Driftstekniker, Oset og Skullerud vba. (VAM) Ingeniør 1 fjernkontroll, avløp(atr) Driftsleder ledningsnett avløp(atr) Fagarbeider, tilsyn, drift og vedlikehold ledningsnett, vann (VTR) Driftsleder pumpegruppa vann (VTR) Arbeidsledelse, drift og vedlikehold, dammer, nedbørfeltene (VAM) VTR Fjernkontroll / Elektro VAM Dammer Pumpegruppa avløp (ATR) VAM (Ivaretar kart) 1.3 Andre nøkkelpersoner Deltagelse fra Innkjøp: Ole Langbraaten Deltagelse fra Kart: Ivaretas av Nanna Gaarder Deltagelse fra IT: Det opprettes en fast kontaktperson fra IT Deltagelse fra Økonomi 2 Tidsplan Trinn Beskrivelse Start Slutt Trinn 1 Foreberedelse av kravspesifikasjon 05.02.2009 01.07.2009 Trinn 2 Prekvalifisering 01.09.2009 01.10.2009 Trinn 3 Innkjøp 01.10.2009 31.12.2009 Trinn 4 Implementering 01.01.2010 31.12.2010 8

3 Omfang av DV-system 3.1 System Krav til teknologi og eventuelt andre IT-krav kan være avgjørende i valg av DV-system. For eksempel om det er krav til at systemet skal være web-basert eller om det også kan være serverklient basert. Videre kan krav til type database også være avgjørende for valget, for eksempel Oracle eller MS SQL database. MS SQL foretrekkes som database av IT. Dette er spesifisert i kapittel 17.9. 3.2 Moduler I DV-systemet er følgende moduler prioritert: Anleggsregister Tag-nummer og teknisk beskrivelse Tilstandsdata Arbeidsordremodul Feilmelding Korrektivt vedlikehold Tidsplanlegging Rapportering av utført vedlikeholdsarbeid Forebyggende vedlikeholdsmodul Planlegging av vedlikeholdsarbeid Historikk Rapporter fra vedlikeholdsarbeidet Lager Reservedelsstyring Økonomi / Budsjett Kostnadsoppfølging Følgende modul er nedprioritert på grunn av at funksjonalitet er ivaretatt i andre systemer: Innkjøp 3.3 Lisenser Antall brukere av systemet vil være avgjørende for lisenskostnaden og den årlige service og vedlikeholdsavgiften. De ulike leverandørene kan ha forskjellige typer lisenser: Navngitte brukere Samtidige brukere Bedriftslisens med ubegrenset antall brukere 9

En samtidig bruker lisens kan være ca 3 ganger så dyr som en navngitt brukerlisens. Antall lisenser må stå i forhold til bruk av DV-systemet i pilotprosjektet og i full skala. Opsjon for utvidelse av antall lisenser bør inngå i avtalen med leverandør. 3.4 Programkostnader for DV-systemet Følgende er anslåtte budsjettkostnader basert på 10 lisenser for samtidige brukere: NOK eks avg Prosjektdeltagelse av leverandør 200 000 Installasjon på eksisterende server 50 000 Lisens pr samtidig bruker: 75 000,- 750 000 Tilpasning av brukergrensesnitt og rapporter 100 000 til VAV Grunnopplæring av brukere 50 000 Årlig serviceavgift 20 % pr bruker: 15 000,- 150 000 Sum første år 1 300 000 Innkjøp vil beregne nåverdi av serviceavgift i henhold til gjeldende regler. Deltagelse av byggherres rådgiver er ikke med i denne oversikten. 3.5 Kostnader for server og lisenser Leverandør skal opplyse om hva som kreves av server og lisenser for kjøre DV-systemet. VAV kjøper selv inn nødvendig server / servere utenfor denne avtalen med leverandør av DV-system. Dette er spesifisert i kapittel 17.7, 17.9 og 17.11. 4 Prekvalifisering Ved innkjøp over terskel på 1.6 millioner så må innkjøp foretas i 2 trinn, for eksempel prekvalifisering og konkurranse med forhandling. Driftskostnader som service og vedlikeholdsavtale for eksempel for 10 år skal inkluderes i prisen. Innkjøp anbefaler bruk av prekvalifisering for å velge ut et mindre antall aktuelle leverandører, for eksempel 5. Innkjøp har standard krav til leverandører. Prekvalifisering av leverandør er ikke forhåndsgodkjenning av deres DV-system. Det er et forholdsvis stort utvalg av DV-systemer i Norge. Disse spenner fra enkle anleggsoversikter med aktiviteter til omfattende Enterprise Asset Management (EAM) systemer. Noen systemer er spesialtilpasset for sitt område, mens andre er generelle systemer. Aktuelle systemer for VAV synes å være begrenset ut fra leverandørenes kompetanse og kapasitet. Videre vil krav til referanser fra vann og avløp begrense utvalget ytterligere. I NORVAR-rapport 151/2007 er det listet opp 8 leverandører av vedlikeholdssystemer som er i bruk i VA-sektoren. (Listen er ikke fullstendig.) Systemets egnethet for VAV bør være det klart viktigste kriterium ved valg av DV-system. 10

Trinn 2 Prekvalifisering 5 Informasjon om vedlikeholdsomfanget i VAV Oslo vann og avløpsverk har ansvaret for: Drikkevannskildene: Nedbørfeltene til drikkevannet i Oslo ligger i Østmarka, Lillomarka, Nordmarka og Krokskogen. Vannbehandlingsanlegg Nedbørsfelt Hovedvassdrag Forsyningsandel Oset Maridalsvassdraget Akerselva 90 % Skullerud Elvågavassdraget Glomma 8 % Langlia Langliavassdraget Lysakerelva 1 % Alunsjøen Alunsjøenvassdraget Alna (Loelva) 1 % Distribusjonssystemet består av: 1550 km offentlige vannledninger 27 pumpestasjoner 18 bassenger med et volum på rundt 200 000 129 trykkreduksjonskummer og 51 separate trykksoner Avløpssystemet består av: 240 overløp 82 pumpestasjoner 2200 km avløpsledninger 250 km kulverter 33 km tunneler 10 nedbørsstasjoner 9 vassdragsmålestasjoner bekkerister, påslipp og fordøyningsbasseng Totalt er det 52117 vann og avløpskummer. Avløpsrenseanlegg: Avløpsvannet fra Oslo behandles ved Bekkelaget renseanlegg (BRA) og Vestfjorden avløpsselskap (VEAS). VEAS behandler avløpsvannet fra det vestlige Oslo (60 % av Oslos avløp), samt Asker og Bærum. BRA behandler avløpsvannet fra det østlige Oslo (40 % av Oslos avløp), samt deler av Oppegård og Nittedal kommune. 6 Informasjon om ønsket DV-system 6.1 Komplett DV-system Det skal leveres ett komplett DV-system som er allment tilgjengelig / Hyllevare. DV-systemet med nødvendige konfigurasjoner og tilpasninger skal testes ut av leverandør før det overleveres til VAV. 11

6.2 Språk DV-systemet skal benytte norsk språk (bokmål). Ordinær bruker dokumentasjon skal være på norsk. 6.3 Moduler i DV-system I DV-systemet er følgende moduler ønsket: Anleggsregister Tag-nummer og teknisk beskrivelse Tilstandsdata Arbeidsordremodul Feilmelding Korrektivt vedlikehold Tidsplanlegging Rapportering av utført vedlikeholdsarbeid Forebyggende vedlikeholdsmodul Planlegging av vedlikeholdsarbeid Historikk Rapporter fra vedlikeholdsarbeidet Lager Reservedelsstyring Økonomi / Budsjett Kostnadsoppfølging 6.4 Forventet integrasjon mot andre systemer 6.4.1 Generelt VAV benytter en rekke systemer som har tilknytning til drift og vedlikehold. I etterfølgende underkapitler nevnes det mest relevante for DV-systemet. 6.4.2 Dokumenter VAV har FDV-dokumentasjon i form av: Bildearkiv Tegninger - DAK-system Dokumenter - MS-Office Denne dokumentasjon forventes tilknyttet / benyttet i DV-systemet. 6.4.3 Fjernkontroll ifix VAV har ifix fjernkontrollsystem for overvåking og styring av over 200 utestasjoner. Fjernkontrollen utfører datainnsamling for videre bruk i andre systemer. 12

Det ønskes å overføre driftstimer fra fjernkontroll for å benytte drifttidsbasert vedlikehold. Videre kan det ønskes å overføre alarmer og andre driftsparametere for videre oppfølging i DV-systemet. 6.4.4 Feilmeldingssystem Gemini Melding Mottak av feilmeldinger fra for eksempel publikum skjer via Gemini Melding. Det kan være ønskelig å overføre utvalgte feilmeldinger fra dette systemet. 6.4.5 Gemini Vannkilder Nedbørsfelt, vassdrag og dammer samt installasjoner er registrert i Gemini Vannkilder. Disse presenteres blant annet i GIS grensesnitt. 6.4.6 Ledningskart Gemini VA Alle VA-ledninger og kummer opprettes i Gemini VA og gis unik geografisk identifisering (SID nummer), se kapittel 21.6. GIS referanser i DV-systemet skal benytte SID fra Gemini VA. 6.4.7 Geodatabase Arc GIS Analyse og presentasjon av GIS baserte data skjer i Arc GIS. Det er ønskelig å benytte data fra DV-systemet i analyse og presentasjon i Arc GIS. 6.4.8 Økonomi Agresso VAV benytter Agresso økonomisystem med kontoplan basert på KOSTRA. 7 Deltagelse av leverandør i pilotprosjekt Innføring av DV-system i VAV vil bli gjennomført som pilotprosjekt. Her betyr det at først innføres DV-systemet for: Utvalgte personer Utvalgt utstyr Utvalgte arbeidsrutiner Leverandør skal bistå i pilotprosjektet. Tilpasninger av skjermbilder, utskrifter og rapporter, import av anleggsdata samt innspill til arbeidsprosesser er eksempler på arbeidsoppgaver i pilotprosjektet. 8 Prekvalifisering av leverandør 8.1 Generelt VAVs generelle krav til leverandører følges. 8.2 Språk All kommunikasjon til og fra leverandør både muntlig og skriftlig skal gjennomføres på norsk. 8.3 Omsetning og soliditet Det må forventes et langvarig samarbeid med leverandører i forhold bruk og utvikling av DVsystemet. Det stilles derfor krav til at leverandøren har en sunn økonomi. 13

8.4 Kompetanse vedlikehold, system, VA Leverandøren er en viktig bidragsyter til tilpasningen og bruken av DV-systemet i VAV. Det forventes at leverandørene kan gi VAV nødvendig støtte i bruk av DV-systemet og utvikling av vedlikeholdskompetanse. Det stilles derfor krav til: Generell vedlikeholdskompetanse Spesiell kompetanse på aktuelt DV-system Kjennskap til vedlikehold i VA-sektoren / forsyningssektoren Erfaring med å integrere med DV-systemet med andre systemer som benyttes i VAsektoren / forsyningssektoren Det skal det beskrives hvilken kompetanse leverandøren besitter og hvilken kompetanse som vil bli tilført denne leveransen. 8.5 Kompetanse om integrasjon Det forventes at DV-systemet skal integreres med eksisterende systemer i VAV, kapittel 6.4. Det stilles derfor krav til: Erfaring med å integrere med DV-systemet med andre systemer som benyttes i VAsektoren / forsyningssektoren Det skal det beskrives hvilken kompetanse leverandøren besitter og hvilken kompetanse som vil bli tilført denne leveransen. 8.6 Kapasitet Leverandører skal dokumentere kapasitet til å delta i implementering av DV-system i VAV. Prosjektdeltagere hos leverandører skal navngis og beskrives med relevant CV. 8.7 Tilgjengelighet Leverandør skal bidra aktivt i implementeringen av DV-systemet. Møter og opplæring skal gjennomføres i VAVs lokaler i Oslo. VAV ønsker rask oppfølging ved uforutsette problemer. Det skal beskrives hvordan reisetid/reisekostnader vil bli håndtert. 8.8 Support / Help desk Det skal det beskrives hva slags support som inngår i avtalen for DV-systemet. Det skal dokumenteres rutiner for hvordan henvendelser fra brukere hos VAV ivaretas. Videre skal det beskrives hvilken responstid VAV kan forvente på sine henvendelser, eventuelt i forhold til type henvendelse. Det skal det beskrives hvordan kostnad for ytterligere bistand, utover det som dekkes av support vil bli avtalt i forkant av slikt arbeid. 14

8.9 Fjerntilkobling Det skal det beskrives hvilke muligheter leverandør har for å fjerntilkoble seg til DV-systemet hos VAV for eksempel for å yte assistanse, oppgradere eller feilrette. VAV er inneforstått med at dette forutsetter at tilkoblingsmulighet opprettes og tillates hos VAV. Videre kan VAV sette krav til hvilken metode som skal benyttes ut ifra for eksempel sikkerhets hensyn. 8.10 Vedlikeholdsavtale VAV skal ha mulighet til å inngå vedlikeholdsavtale for oppgradering av programvare. Det skal beskrives hva som inngår i en slik avtale, eventuelt hva som må utføres men som ikke er inkludert i prisen, for eksempel arbeidstid. 8.11 Opplæring / Kurs Leverandør skal ha kompetanse og kapasitet til å avholde kurs for brukere og superbrukere/systemansvarlige. 8.12 Referanser fra VA Leverandør bør oppgi referanser fra VA-sektoren. Om leverandører benytter samarbeidspartner/underleverandør så kan referansene være knyttet til denne. 8.13 Generelle referanser fra siste 3 år Leverandør skal oppgi generelle referanser fra siste 3 år. 15

Trinn 3 Innkjøp 9 Innkjøpsprosses Innkjøp av DV-system utføres av innkjøpsavdelingen i henhold til standard prosedyrer. Etter anbefaling benyttes det innkjøp med forhandling. Dette åpner for mulighet til å tilpasse leveransen i forhold til muligheter i tilbudt DV-system. Det benyttes utarbeidet kravspesifikasjonen som er en teknisk beskrivelse av DV-systemet med fokus på ytelse. 10 Tildelingskriterier VAV forventer å nedlegge store resurser i form av egeninnsats for å innføre DV-system i organisasjonen. VAV vil derfor velge det tilbudet som etter helhetsvurdering er systemteknisk og deretter økonomisk mest fordelaktig. Tildelingskriterium DV-system - Egnethet for VAV - Tilpasningsmuligheter Kostnader - Lisenskostnader - Vedlikeholdskostnader - Support - Timepriser - Opplæring - Implementering og tilpasning Vektlegging 60 % 40 % Kriterier i forhold til leverandør avklares i forbindelse med prekvalifisering. Vektlegging av tildelingskriterium vurderes i samarbeid med Innkjøp. 11 Krav I denne kravspesifikasjonen er følgende definisjoner benyttet: SKAL: Kravet skal oppfylles. BØR: Det bør tilstrebes å oppfylle kravet. KAN: Kravet kan oppfylles på alternativet måter. At kravet ikke kan oppfylles ansees som ett alternativ. I en eventuell kontrakt for leveranse av DV-system vil kun SKAL bli benyttet. 12 Prismatrise Leverandør skal fylle ut følgende prismatrise med kostnader eks avgifter: 16

Tildelingskriterium Kostnad for 10 samtidig bruker lisenser Opsjon: Utvidelse av antall lisenser innen ett år Lisenskostnad pr samtidig bruker Lisenskostnader pr samtidig bruker for rimeligste brukertype Pris på installasjon på server Timepriser på relevant personell Pris på kurs Vedlikeholdsavtale pr år Pris på support Pris på deltagelse i pilotprosjekt Opsjon: Driftet system Pris på installasjon på driftet server Pris på driftet system i 1 år Pris eks avg Kostnader eks avgifter skal også framgå i tilbudet under de respektive punkter. 13 Eksempler til bruk i presentasjon av DV-system VAV utarbeider eksempler på registreringer. Det forventes at presentasjon og beskrivelse av DVsystemet benytter dette materiale slik at VAV lettere kan gjenkjenne sine data. Eksemplene vil foreligge samlet i zip-fil med innhold i følgende formater: MS Access, MS Excel, MS Word, Adobe pdf og jpg-bilder. Der det er nødvendig kan leverandør fritt komplettere disse eksemplene. Ytterligere eksempler fra VA-bransjen er beskrevet i NORVAR-rapport 151/2007 Veiledning for vedlikeholdssystemer (http://norskvann.no). 14 Beskrivelse av DV-system Det skal leveres ett komplett DV-system som er allment tilgjengelig / Hyllevare. Det forusettes videre at normal funksjonalitet som for eksempel dataregistrering, søk, lagring av historikk, rapportering og utskrift er i varetatt. Leverandør skal kort beskrive normal funksjonalitet som de mener kan være interessant for VAV. Ytterliggere beskrivelse for eksempel i form av brosjyremateriell kan vedlegges (ikke digitale presentasjoner). 15 Programvarelisenser 15.1 Generelt VAV ønsker å innføre DV-system som et pilotprosjekt, se kapittel 18. 17

Lisenskostnader skal inkludere all nødvendig programvare for å kunne benytte DV-systemet. Programvare spesifisert i krav til server, nettverk og pc i kapittel 17.7, 17.8 og 17.13 skal ikke inkluderes. Eventuell utvidelse av antall lisenser innen minimum 2 år etter avtaleundertegnelse skal kunne skje til pris som oppgitt i avtale. 15.2 Lisenskostnader for bedriftslisens med ubegrensede antall brukere Lisenskostnader for bedriftslisens med ubegrensede antall brukere bør oppgis. 15.3 Lisenskostnader pr samtidig bruker Lisenskostnader for 10 samtidige brukere skal oppgis. 15.4 Opsjon: Utvidelse av antall lisenser innen ett år VAV ønsker opsjon på utvidelse av antall lisenser. Lisenskostnader pr samtidig bruker skal oppgis. 15.5 Ulike brukertyper VAV kan ha behov for lisenser til andre de som trenger full tilgang til DV-systemet. For eksempel innsynsbrukere og feilmeldingsbrukere. Leverandør bør beskrive hvilke lisenstyper som kan benyttes i DV-systemet og hvilke muligheter de ulike typene har. Lisenskostnader pr samtidig bruker for rimeligste brukertype bør oppgis. 16 Arbeid forventet utført av leverandør 16.1 Generelt Leverandør skal bidra aktivt i implementeringen av DV-systemet. Møter og opplæring skal gjennomføres i VAVs lokaler i Oslo. 16.2 Timepriser Timepriser inkludert reisekostnader på relevant personell skal oppgis. 16.3 Reisetid Reisetid skal ikke faktureres. 16.4 Opplæring / Kurs Leverandør skal oppgi pris på kurs for brukere og superbrukere/systemansvarlige. 18

Pris på kurs skal oppgis. 16.5 Vedlikeholdsavtale VAV skal ha mulighet til å inngå vedlikeholdsavtale for oppgradering av programvare. Det skal beskrives hva som inngår i en slik avtale, eventuelt hva som må utføres men som ikke er inkludert i prisen, for eksempel arbeidstid. Videre skal det beskrives om VAV har mulighet til å utsette eller hoppe over oppgraderinger. Pris på vedlikeholdsavtale pr år skal oppgis. 16.6 Support / Help desk Det skal det beskrives hva slags support som inngår i avtalen. Pris på support skal oppgis. 17 Installasjon 17.1 Fabrikktest 1 (FAT = Factory Acceptance Test) DV-systemet med nødvendige konfigurasjoner og tilpasninger skal testes ut av leverandør før det overleveres til VAV. Leverandør utarbeider testopplegg for FAT-test. Det kreves fremlagt dokumentasjon fra leverandørens egen fabrikktest 1 for gjennomgang/kontroll. 17.2 Fabrikktest 2 (FAT = Factory Acceptance Test) Når dokumentasjon fra leverandørens egen fabrikktest 1 foreligger skal VAV eller dennes representant varsles for å kunne delta på fabrikktest 2 (FAT-test) hos leverandør. Leverandør utarbeider dokumentasjon fra fabrikktest 2 som skal godkjennes av VAV eller dennes representant. 17.3 Anleggstester (SAT = Site Acceptance Test) DV-systemet med nødvendige konfigurasjoner og tilpasninger skal før det overdras byggherren testes ut hos VAV. I tillegg til at tester utført i FAT blir repetert, skal anleggsspesifikke tester bli utført. Leverandør utarbeider testopplegg for SAT-tester. Disse gjennomføres i testfasen, se kapittel 17.4. Testprotokoller skal inneholde kvitteringsrubrikk for testdato, aksept og signatur av ansvarlig byggherrerepresentant. Protokollene skal også inngå som en del av sluttdokumentasjonen av leveransen. Alle testprosedyrer skal som et minimum inneholde beskrivelse av: 19

Formål med testen Omfang av testen Omgivelser og testbetingelser Forberedelse til testen, nødvendig utstyr, fasiliteter og simuleringer Behandling av grensesnitt Testark som beskriver o Gjennomføring o Forventet resultat o Akseptkriterier o Målt resultat Det legges spesiell vekt på testing av grensesnitt. 17.4 Testfase Innføring av DV-system i VAV vil bli gjennomført som pilotprosjekt, se kapittel 18. Pilotprosjektet er å betrakte som testfase av systemet. 17.5 Garantiperiode Etter gjennomført testfase skal det avtales en garantiperiode på 2 år. 17.6 Leveringstid Det forventes at tilbudt DV-system skal leveres innen 2 måneder etter kontraktsinngåelse, med forbehold om ledig serverkapasitet hos VAV. Leverandør skal beskrive leveringstid på tilbudt system. 17.7 Server DV-systemet skal installeres av leverandør på server i lokale til VAV. Krav til hardware og software på server skal oppgis som minimumskrav og anbefalte krav. VAV kjøper selv inn nødvendig server / servere utenfor denne avtalen. Pris på installasjon på server skal oppgis. 17.8 Virtuell server Det kan være ønskelig å benytte virtuell server for drift av DV-systemet. Leverandør skal beskrive om det er mulig å benytte virtuell server for drift av DV-systemet og om dette medfører begrensninger. 17.9 Database VAV drifter i dag ulike typer og versjoner av databaser. MS SQL foretrekkes som database. Leverandør skal beskrive hvilken database og versjon som tilbudt DV-system krever. 20

Pris på databaselisens skal oppgis. VAV kan trekke ut innkjøp lisenser fra denne avtalen om de finner dette hensiktsmessig. 17.10 Beskrivelse av DV-systemets database Leverandør skal beskrive hvordan DV-systemets database er dokumentert med hensyn på tabeller, datafelter og relasjoner. Videre skal leverandør bekrefte om denne dokumentasjonen vil bli gjort tilgjengelig for VAV, eventuelt med hvilke forutsetninger og begrensninger. 17.11 Annen nødvendig serverprogramvare Leverandør skal beskrive hvilke servere / serverprogramvare som kreves av DV-systemet. Dette kan for eksempel være databaserserver, webserver og rapportserver. All nødvendig programvare skal være oppgitt. Pris på serverlisenser som ikke inngår i lisenskostnadene i kapittel 15 og 17.9 skal oppgis. VAV kan trekke ut innkjøp lisenser fra denne avtalen om de finner dette hensiktsmessig. 17.12 Nettverk DV-systemet skal benyttes på PCer i nettverk hos VAV. Krav til hardware og software i forhold til nettverk skal oppgis. 17.13 PC DV-systemet skal benyttes på PCer med VAVs gjeldende Windows versjon. Krav til hardware og software på PC skal oppgis. All nødvendig programvare skal være oppgitt. 17.14 Terminalserver VAV kan foretrekke å kjøre DV-systemet via terminalserver. Leverandør skal beskrive om det er mulig å kjøre DV-systemet via terminalserver og om dette medfører begrensninger. 17.15 Web-applikasjon Leverandør bør beskrive muligheter for å benytte DV-systemet som web-applikasjon via VAVs intranett og eksternt via internett med for eksempel hjemme-pc. 21

18 Pilotprosjekt 18.1 Med installasjon på server hos VAV Innføring av DV-system i VAV vil bli gjennomført som pilotprosjekt. Her betyr det at først innføres DV-systemet for: Utvalgte personer Utvalgt utstyr Utvalgte arbeidsrutiner Leverandør skal bistå i pilotprosjektet. Eksempler på arbeidsoppgaver er: Tilpasninger av skjermbilder, utskrifter og rapporter Import av anleggsdata og historikk Beskrivelse av arbeidsflyt ved bruk av DV-system, spesielt bestillinger mellom avdelinger Innspill til effektive vedlikeholdsaktiviteter og arbeidsprosesser Leverandør bør beskrive hvilke suksesskriterier og fallgruver som De mener VAV bør ta hensyn til ved innføring av Deres DV-system. Antatt arbeidsomfang for leverandør er 250 timer. Tidsramme for pilotprosjekt skal avtales. Pris på deltagelse i pilotprosjekt skal oppgis. 18.2 Opsjon: DV-system driftet av leverandør Det kan være aktuelt å la leverandør drifte DV-systemet utenfor VAV, i pilotprosjektet for å forenkle installasjonen. Tilgjengelighet for VAV skal beskrives. Driftsperiode er 1 år med mulighet for forlengelse. Pris på opsjon installasjon av driftet system skal oppgis. Pris på opsjon driftet system i 1 år skal oppgis, eventuelt med rabattmuligheter ved avtale om lengre perioder 19 DV-system / Program 19.1 Språk DV-systemet skal benytte norsk språk (bokmål). Ordinær bruker dokumentasjon skal være på norsk for tilbudt versjon av DV-systemet. Leverandør skal bekrefte at tilbudt versjon av DV-system er på norsk. Videre skal det beskrives hvilken type dokumentasjon som finnes på norsk og eventuelt hva slags dokumentasjon som er på annet språk. 22

19.2 Tilpasning av ledetekster for VAV Det skal beskrives hvilke muligheter det er for å tilpasse terminologi / ledetekster i DV-systemet slik at VAV eventuelt kan tilpasse dette til sitt ordbruk. 19.3 Tilpasning av brukergrensesnitt Det skal beskrives hvilke muligheter det er for å tilpasse brukergrensesnitt til bruker/brukergruppe. Dette omfatter mulighet til å skjule/deaktivere moduler, deler av moduler, skjermbilder og datafelter. Mulighet for å sperre endring av datafelt/registreringer for bruker/brukergruppe skal også beskrives. 19.4 Tilgangskontroll til DV-systemet Leverandør skal beskrive hva som styrer tilgangen til data og funksjonalitet i DV-systemet. Videre skal det beskrives om tilgangen kan gis på grupper, avdelinger og organisasjoner. 19.5 Søke og utvalgsfunksjoner Det skal beskrives hvilke søke og utvalgsfunksjoner som DV-systemet har. Videre skal det beskrives om disse kan lagres og om de kan standardiseres for ulike brukertyper. 19.6 Spesialtegn i nøkkelfelter VAV benytter flere systemer/programmer med egne nøkkelfelt/ider. Se kapittel 29. For å øke brukervennlighet og gjenkjennelse er det ønskelig å benytte de samme kodene, se eksempel i kapittel 21.1. Det skal beskrives eventuelle begrensninger i bruk av spesialtegn i nøkkelfelter. Ved begrensninger bør det beskrives muligheter for å omgå dette. 19.7 Portal / Oppstartsside / Hjemmeside Det forventes at DV-systemet benytter 1 pålogging av bruker med passord. Det skal beskrives hvilken side som brukeren møter når hun/han møter ved oppstart av DV-systemet og om denne kan tilpasses. Beskrivelsen av oppstartssiden bør innholde beskrivelse av mulighet for å vise: Måltall for arbeidsordre, hendelser, anlegg og eventuelt annet. Indikatorer for hvordan det ligger an med for eksempel arbeidsorde. Snarveier til arbeidsordre og anlegg. Videre skal det beskrives om innhold/struktur på oppstartssiden kan tilpasses individuelle brukere/brukergrupper. 19.8 Organisasjonsvis eller avdelingsvis oppdeling av DV-systemet VAV er organisert i relativt uavhengige enheter som har fokus på sitt ansvarsområde. Det skal beskrives hvilke muligheter det er for å dele registrerte anlegg og arbeidsorde (og eventuelt annet) i organisasjoner eller avdelinger slik at brukere ikke ser registreringer som ikke er relevante for dem i skjermbilder, oppslag, lister, søk og rapporter. 23

20 Moduler DV-systemet bør kunne benyttes som uavhengige moduler. Det vil her si at anleggsmodul og arbeidsordremodul bør kunne benyttes uten å registrere data i andre moduler. Installasjonsparametere og installasjonsregistreringer er unntatt fra dette. Det skal være full integrasjon mellom de ulike modulene i DV-systemet. DV-systemet bør kunne huske nøkkelverdier ved overgang til annen modul. 21 Anleggsmodul / Anleggsregister VAV har et svært vidt spenn på anlegg og utstyr fra renseanlegg til ventiler. Disse er registrert med ulik detaljeringsgrad og på ulike måter (manuelt og digitalt). Det er derfor nødvendig å kunne tilpasse registreringsmulighetene/datafeltene til de ulike utstyrstypene. Som et utgangspunkt for aktuelle utstyrstyper og egenskaper i VAV anbefales det å se Norsk Vanns Rapport 165/2009 Innsamlingsverktøy for vedlikeholdsdata (http://norskvann.no). Alle typer objekter og egenskaper (også grå) kan være aktuelle. Aktuelle utstyrstyper og egenskaper som er aktuelt å registrere i DV-systemet vil avklares i pilotprosjektet. 21.1 Utstyrsnummerering VAV benytter anlegg og utstyrsnummerering som består av bokstaver, tall og tegn. Denne utstyrsnummereringen er innarbeidet i andre systemer som for eksempel fjernkontrollanlegget. Eksempler på utstyrsnummerering er: RK13_FT1 Reguleringskum Bogstad, mengdemåler 1 S_LCO01_PV01 (Oset vra) Søndre anlegg, lesking CO, pneumatisk ventil 1 VP14_P1 Vannpumpesstasjon Gaustad, pumpe1 PA1636_P01 Avløpspumpestasjon Huk, pumpe 1 PA1636_HV01 Avløpspumpestasjon Huk, manuell ventil 1 Det skal beskrives om det er begrensninger i valg av bokstaver, tall og spesialtegn i utstyrsnummereringen. I tillegg skal det oppgis maksimal lengde på feltet. Videre skal det beskrives muligheter for å aggregere for eksempel vedlikeholdskostnader for underliggende utstyr i utstyrshierarkiet. 21.2 Lokalisering Utover utstyrsnummeret er det flere egenskaper som beskriver plasseringen av anlegg og utstyr. For eksempel system, gruppe, sone og område. Det skal beskrives hvilke egenskaper som kan benyttes utover utstyrsnummer som kan benyttes for beskrive lokasjon/plassering av utstyr og anlegg i DV-systemet. 24

21.3 Tilstandsdata VAV benytter oversikter over tilstand på anlegg og utstyr i sin langsiktige planlegging. Det skal beskrives hvilke generelle tilstandsdata som kan registreres for ulike anlegg og utstyr. Videre bør det beskrives hva slags rapporter som kan tas ut basert på tilstandsdata. 21.4 Generelle egenskaper Det skal beskrives hvilke generelle utstyrsegenskaper som er standard og hvilke muligheter det er til å endre disse. 21.5 Utstyrsspesifikke egenskaper Det skal beskrives hvilke muligheter det er til å benytte slike. 21.6 Linjeobjekter / VA-ledninger VAV vedlikeholder vann og avløpsledninger i tillegg til anlegg og utstyr. Alle ledninger har angitt en geografisk identifisering (SID nummer). Disse har blant andre følgende egenskaper utover de geografiske: Eier Material Dimensjon Anleggsår Lengde Det skal beskrives hvilke muligheter VAV kan benytte for vedlikehold av VA-ledninger. For eksempel brudd på vannledning eller tilstoppelse av avløpsledning. 21.7 GIS VAV benytter Gemini VA ledningskart og ArcGIS geodatabase for drift av VA-ledninger og utstyr. Det skal beskrives hvilke muligheter som foreligger for presentasjon av vedlikeholdsobjekter i GIS. Videre skal det beskrives om GIS er inkludert i denne leveransen eller er modul/funksjonalitet som må anskaffes i tillegg til denne leveransen. 21.8 Bruk av Utstyrsposisjoner og utstyrsindivider VAV skal i hovedsak registrere og vedlikeholde utstyrsposisjoner. Utstyrsnummereringen er stedsbestemt for dette utstyret. I tillegg kan det være aktuelt å registrere utstyrsindivider blant annet for elektrokomponenter som sensorer, PLS, kommunikasjonsutstyr og radio. Det da interessant å følge opp hvilke posisjoner som individet har vært knyttet til. Det skal beskrives om DV-systemet kan benytte utstyrsposisjoner eller utstyrsindivider og om det er mulighet for å benytte begge typer. 25

21.9 Import av anleggsdata VAV har registrert betydelige mengder anleggsdata. Dette foreligger i hovedsak i MS Access og MS Excel. Det forventes at nye anlegg senere vil bli levert med data i disse formater, eventuelt med annen datastruktur. Leverandør skal beskrives hvordan allerede registrerte anleggsdata kan importeres til DV-systemet. Eventuell import utført av leverandør forutsettes utført som del av pilotprosjekt (se kapittel 18) eller basert på medgått tid etter nærmere avtale basert på oppgitte timepriser. 21.10 Import av historikk VAV har registrert betydelige mengder med historiske arbeidsordre i MS Access og MS Excel. Leverandør skal beskrives hvordan historiske arbeidsordre kan importeres til DV-systemet og hvilke forutsetninger som gjelder. Eventuell import utført av leverandør forutsettes utført som del av pilotprosjekt (se kapittel 18) eller basert på medgått tid etter nærmere avtale basert på oppgitte timepriser. 21.11 Rapporter og utskrifter fra anleggsmodul Det skal beskrives hvilke muligheter det er for å lage anleggsoversikter, med eventuelle utvalgte egenskaper som for eksempel leverandør, modell og installasjonsår. Eksempel på utskrift av anleggsoversikt og utstyrsdetaljer skal vedlegges. 21.12 Andre muligheter i anleggsmodulen Det bør beskrives hvilke andre muligheter som VAV kan ha fordel av å benytte i anleggsmodulen utover de krav som er angitt her. For eksempel muligheter som forenkler registrering og oppdatering av utstyr. 22 Dokumentmodul VAV har anlegg og utstyrsinformasjon i form av dokumenter, bilder, video og tegninger, se kapittel 29.2. Det skal beskrives hvilke muligheter VAV har for å lagre slik dokumentasjon i DV-systemet og hvilke muligheter det er for å tilknytte slik informasjon i DV-systemet fra filbasert lagring. Det bør beskrives hvilke muligheter dokumentmodulen har for oppfølging av dokumentstatus og versjonsnummer. 23 Arbeidsordremodul 23.1 Brukervennlighet Etter innføring av DV-systemet vil VAVs arbeid med DV-systemet i hovedsak ivaretas i arbeidsordremodulen. Det legges derfor stor vekt på brukervennlighet, tilpasningsmuligheter for bruker/brukergrupper og oversiktlige arbeidsprosesser. 26

Det bør beskrives hva slags funksjonalitet som ivaretar brukervennlighet og tilpasningsmuligheter i arbeidsordremodulen. 23.2 Korrektivt vedlikehold Normal arbeidsflyt Det skal beskrives normal arbeidsflyt for korrektivt vedlikehold fra feilmelding blir registrert, via arbeidsplanlegging til rapportering og historikk. Ulike status som arbeidsordren kan ha bør beskrives. Det skal beskrives antall skjermbilder, antall felter som kreves utfylt og antall museklikk. 23.3 Planlagt vedlikehold Normal arbeidsflyt Det skal beskrives normal arbeidsflyt for planlagt vedlikehold fra registrering av arbeidsrutine, via arbeidsplanlegging til rapportering og historikk. Ulike status som arbeidsordren kan ha bør beskrives. Det skal beskrives antall skjermbilder, antall felter som kreves utfylt og antall museklikk. 23.4 Hendelsesstyrt vedlikehold - Standard arbeidsordre / Arbeidsrutineregister VAV utfører drift og vedlikeholdsarbeid som følger samme arbeidsrutine, men som ikke har (fast) intervall. Eksempel på slikt arbeid vannlekkasje. Det skal beskrives hvordan hendelsesstyrt vedlikehold med for eksempel standard arbeidsordre eller tidligere registrerte arbeidsrutiner kan benyttes i DV-systemet. 23.5 Service vedlikehold - Enkel feilmelding av andre En vesentlig del av feilmeldingene som VAV mottar kommer fra personer som ikke vil være brukere av DV-systemet. Henvendelser fra publikum blir registret i Gemini-Melding, se kapittel 29.4. Det skal beskrives hvordan feilmeldinger ivaretas i DV-systemet. 23.6 HMS på arbeidsordre VAV legger stor vekt på helse, miljø og sikkerhet (HMS). Det skal beskrives hvordan HMS-rutiner kan innarbeides/beskrives i arbeidsordren. 23.7 Vedlikeholdsrunder Mye av VAVs vedlikeholdsarbeid er runder på anlegg og utstyr. Det skal beskrives hvordan samme arbeidsrutine kan benyttes på for eksempel 10 forskjellige pumpestasjoner som besøkes i løpet av en uke. Videre skal det beskrives hvordan dette rapporteres og hvordan historikk fra en slik runde lagres i forhold til de ulike stasjonene. 27

23.8 Inspeksjon og tilstandskontroll VAV utfører inspeksjon og tilstandskontroll som en del av drift og vedlikeholdsarbeidet. Dette foregår på ulike typer utstyr som kan ha flere inspeksjonspunkter. Det skal beskrives hvordan inspeksjon og tilstandkontroll generelt kan benyttes i DV-systemet. 23.9 Kalibrering VAV har et velfungerende system for fjernkontroll. Se kapittel 29.3. Dette systemet er avhengig av at målere som for eksempel trykk og mengde til en hver tid er så riktige som mulig. Det skal beskrives hvordan kalibreringsrutiner kan beskrives og kalibreringsresultater følges opp, og om disse resultatene kan knyttes til utstyrsposisjoner og/eller utstyrindivider. 23.10 Garantioppfølging Ved rehabilitering og nyinstallering er garantioppfølging arbeid som VAV ønsker å prioritere. Det skal beskrives hvordan garantier, anlegg og utstyr med garanti og utløpende garanti kan følges opp i DV-systemet. Videre bør det beskrives om garantioppfølging også kan knyttes til utstyr som er lagret, for eksempel på beredskapslager. 23.11 Vedlikeholdsprosjekter / Rehabilitering VAV utfører rehabilitering og installasjon av nye anlegg i form av prosjekter. I forhold til rehabilitering av ledningsnett er det stor fokus på tilstand før og etter rehabilitering. Det skal beskrives hvordan prosjekter med flere arbeidsordre med ulik status og krav til registrering av data kan ivaretas i DV-systemet. 23.12 Arbeidsplanlegging Å prioritere og tidsplanlegge vedlikeholdsarbeid i en arbeidssituasjon i kontinuerlig endring er en utfordring i VAV. Det skal beskrives hvilken funksjonalitet DV-systemet har for å prioritere og tidsplanlegge arbeidsordre for eksempel i forhold til tilgjengelig resurser som arbeidskraft og utstyr. 23.13 Rapporter og utskrifter fra arbeidsordremodul Utskrifter av arbeidsordre og rapporter fra arbeidsordremodulen antas å bli hyppig brukt i VAV. Eksempler på følgende utskrifter skal vedlegges (forutsatt at DV-system kan lage disse): Arbeidsordre Runde arbeidsordre (inspeksjon) Tidsplanlagte arbeidsordre neste uke Planlagte arbeidsoppgaver neste måned Uført arbeid forrige uke Uførte arbeidsoppgaver forrige måned 28

Vedlikeholdsbehov i mannetimer kommende år Etterslep, ikke utført vedlikehold i mannetimer forrige år Ikke leverte utskrifter betraktes som at DV-systemet ikke kan lage disse. 23.14 Arkivering av historikk Etter flere års bruk kan detaljert historikk bidra til at søk og rapportering blir uoversiktlig. For eksempel historikk fra nedlagte anlegg eller utstyr som er tatt ut av drift. Det skal beskrives hvordan eldre historikk kan arkiveres eller skjules fra den daglige bruken av DV-systemet. 23.15 Andre muligheter i arbeidsordremodulen Det bør beskrives hvilke andre muligheter som VAV kan ha fordel av å benytte i arbeidsordremodulen. 24 Lager / Reservedelsregister 24.1 Generelt VAV planlegger ikke å styre lagerhold i DV-systemet, likevel er det aktuelt å registrere viktige reservedeler med leverandør og hvor delene benyttes. Det skal beskrives hvilke muligheter VAV har til å registrere reservedeler uten å gå via innkjøp og lagerhold. Det skal beskrives hvilke muligheter VAV har for å importere allerede registrerte reservedeler og reservedelslister. Det bør beskrives generelle muligheter i lagermodulen som kan være aktuelt for VAV. 24.2 Strekkoder Det bør beskrives muligheter for bruk av strekkode. Om leverandør har mulighet for bruk av strekkoder på andre områder enn lager så kan dette beskrives. 25 Økonomi / Budsjett VAV har stor fokus på drift og vedlikeholdskostnader. På sikt har VAV planer om å bruke DVsystemet i sin kostnadsoppfølging og budsjettering av drift og vedlikehold. Det skal beskrives hvordan kommunenes KOSTRA system kan benyttes i DV-systemet. Det skal beskrives muligheter for å aggregere kostnader i forhold til utstyrsindivider, utstyrsposisjoner, stasjoner og anlegg. 26 Analyse historikk Det forutsettes at utførte registreringer i DV-systemet skal være egnet for rapportering og analyse. 29

Det skal beskrives muligheter for rapportering og analyse som kan være aktuelle for VAV utover det som er skrevet om oppstartsside / Hjemmeside i kapittel 19.7. Videre kan det beskrives andre analyse metoder som finnes i DV-system som for eksempel: Paretodiagram, feiltreanalyse og metodikk for Reliability-centered Maintenance (RCM). Eksempler på nøkkeltall og indikatorer er beskrevet i NORVAR-rapport 151/2007 Veiledning for vedlikeholdssystemer (http://norskvann.no). 27 Registrerte data Alle registrerte data i DV-systemet skal være VAVs eiendom og det bør være mulighet for å eksportere disse ved eventuell oppgradering eller utskiftning. Leverandør skal beskrive hvilke muligheter det er for å eksportere eller hente ut registrerte data inkludert grunnregistre (systemregistre) til annet format. 28 Bruk av DV-systemet i felt VAV kan i en senere fase av innføringen av DV-system vurdere om bruk av DV-system i felt er aktuelt, blant annet til registrering av tilstandsdata. Leverandør bør beskrive muligheter for bruk av DV-systemet i felt, gjerne med eksempler på rapportering på arbeidsordre, registrering av tilstandsdata og kalibrering. 29 Integrasjon mot andre systemer 29.1 Generelt VAV benytter en rekke systemer som har tilknytning til drift og vedlikehold. I etterfølgende underkapitler nevnes det mest relevante for DV-systemet. Det skal beskrives hvilke systemer leverandør har erfaring med å integrere med DV-systemet. Det bør beskrives generelle muligheter for å integrere de systemer nevnt i etterfølgende kapitler med DV-systemet. Leverandøren skal være ansvarlig for funksjonaliteten i sin del av grensesnittet. 29.2 Dokumenter VAV har FDV-dokumentasjon i form av: Bildearkiv Tegninger - DAK-system Dokumenter - MS-Office Denne dokumentasjon er tenkt tilknyttet / benyttet i DV-systemet. 30

29.3 Fjernkontroll ifix SCADA VAV har ifix SCADA fjernkontrollsystem for overvåking og styring av over 200 utestasjoner. Fjernkontrollen utfører datainnsamling for videre bruk i andre systemer. Det ønskes å overføre driftstimer fra fjernkontroll for å benytte drifttidsbasert vedlikehold. Videre kan det ønskes å overføre alarmer og andre driftsparametere for videre oppfølging i DV-systemet. 29.4 Feilmeldingssystem Gemini Melding Mottak av feilmeldinger fra for eksempel publikum skjer via Gemini Melding. Det kan være ønskelig å overføre utvalgte feilmeldinger fra dette systemet. 29.5 Gemini Vannkilder Nedbørsfelt, vassdrag og dammer samt installasjoner er registrert i Gemini Vannkilder. Disse presenteres blant annet i GIS grensesnitt. 29.6 Ledningskart Gemini VA Alle VA-ledninger og kummer opprettes i Gemini VA og gis unik geografisk identifisering (SID nummer), se kapittel 21.6. GIS referanser i DV-systemet skal benytte SID fra Gemini VA. 29.7 Geodatabase Arc GIS Analyse og presentasjon av GIS baserte data skjer i Arc GIS. Det er ønskelig å benytte data fra DV-systemet i analyse og presentasjon i Arc GIS. 29.8 Økonomi Agresso VAV benytter Agresso økonomisystem med kontoplan basert på KOSTRA. 31

Trinn 4 Implementering 30 Pilotprosjekt 30.1 Generelt Det må legges stor vekt på kompetanseoppbygging på vedlikehold generelt og vedlikeholdssystemet spesielt. Det er viktig å se bruken av ulike systemer som ledningskart, driftskontroll og vedlikeholdssystem i sammenheng. Det anbefales å la en begrenset utstyrsgruppe, eller del av anlegget fungere som et pilotanlegg. Registreringen av data begrenses til dette området, slik at det er mulig å starte positiv bruk av DVsystemet innen kort tid. Erfaringene fra pilotprosjektet kan medføre forbedringer/tilpasninger før DV-systemet benyttes i full skala. Det er da en fordel at den registrerte datamengden er begrenset slik at disse tilpasningene kan gjøres raskt og smertefritt. Det er derfor fornuftig å ta DV-systemet i full bruk på en begrenset del av anlegget, hvor aktiviteten er forholdsvis stor. Vedlikehold av pumpestasjoner og teknisk utstyr på vann og avløpsnettet er kjerneområder i pilotprosjektet. Pilot prosjektet bør omfatte noen nye stasjoner med lettere tilgang til data. Også utstyr fra driftskontrollen bør med. 30.2 Systemansvarlig og superbrukere Det må utpekes systemansvarlig og superbrukere av DV-systemet. Aktuelle kandidater er deltagere i arbeidsgruppa. 30.3 Aktiviteter i pilotprosjektet og etterfølgende faser Følgende aktiviteter er planlagt gjennomført i pilotprosjektet: Installasjon av DV-system Oppsett av DV-system for VAV Opplæring av pilotdeltagere Definere grunnregistre i DV-systemet Samle registrerte data om pilotanlegg Manuell registrering av utvalgte anleggsdata Import av anleggsdata Definering av vedlikeholdstyper samt å tilpasse/utarbeide instrukser, aktiviteter og arbeidsordre (vedlikeholdstyper utvides eventuelt senere) Tilpassing av HMS-instrukser og sikkerhetsnotater fra sikkerhetshåndboka til VAV Registrering av forbyggende vedlikeholdsoppgaver Registrering av korrektivt vedlikehold Gjennomgå arbeidsprosessene ved bruk av vedlikeholdssystem Bruk av DV-system for pilotanlegg Tilpasning av brukergrensesnitt Integrere DV-systemet med fjernkontroll: Overføre timetellere for pumper 32

Legge opp rapporteringsrutiner som fokuserer på drift og vedlikehold Ta i bruk utskrifter og rapporter fra DV-systemet Følgende aktiviteter bør gjennomføres etter at pilotprosjektet er gjennomført: Innføre DV-system som program i installasjonspakken for tekniske PCer i VAV Ta DV-systemet i daglig bruk for pilotanleggene Lage plan for implementering av nye områder Ta i bruk reservedelsregister Ta i bruk økonomi / budsjett modul Integrere DV-systemet mot økonomi 30.4 Drift og vedlikeholdshåndbok Det foreslås at resultatene fra pilotprosjektet samles i en drift og vedlikeholdshåndbok for VAV. Denne håndboken vil innholde de avgjørelser som er tatt i pilotprosjektet og være en mal for den videre bruken av DV-systemet. 30.5 Pilotområder Pilot prosjektet bør omfatte noen nye stasjoner med lettere tilgang til data. Også utstyr fra driftskontrollen bør med. 30.5.1 VAM Vannkilder Pilotanlegg: Anlegg er beskrevet i Gemini Vannkilder. Pilotrutine: Regelmessig vedlikehold av teknisk utstyr. (Driftstilsyn er beskrevet i Gemini Vannkilder.) HMS: Vernerunde Sikkerhetshåndbok 30.5.2 Oset vra Anlegg og rutiner er beskrevet i Jobtech 6. Erfaringer fra dette arbeidet benyttes i prosjektet. SRO på Oset er integrert mot Jobtech. 30.5.3 Skullerud vra Anlegg og rutiner beskrives i Jobtech 6. SRO på Skullerud er integrert mot Jobtech. 30.5.4 VTR - Pumpegruppa Pilotanlegg: VP14 Gaustad Elektriske komponenter er registrert i driftskontrollen. Tekniske data ligger i Access database. (S:\FDV-Vann\) 33