1 ENEBAKK KOMMUNE MØTEINNKALLING Utvalg for helse og omsorg Møtested: Møterom 2 Ignagard Dato: 22.01.2008 Tid: 19:00 Medlemmer som ikke kan møte på grunn av lovlig forfall må omgående melde fra til INTERNE FELLESTJENESTER tlf. 64 99 20 07 eller 64 99 20 06. Varamedlemmer vil bli innkalt herfra. Dersom det er behov for ytterligere opplysninger vedrørende den enkelte sak, ber administrasjonen om å bli kontaktet i god tid før møtet. Saksnr. PS 1/08 PS 2/08 PS 3/08 Innhold GODKJENNING AV INNKALLING OG MØTEPROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE 13.11.2007 EVALUERING AV OMORGANISERINGEN AV HELSE- OG SOSIALAVDELINGEN SALDERING AV BUDSJETT 2008 HELSE- OG SOSIALAVDELINGEN EVENTUELT PS 1/08 Godkjenning av innkalling og møteprotokoll fra forrige møte /
2 ENEBAKK KOMMUNE Saksframlegg Saksnr.: 2007/795 Arkivkode: 034 Saksbehandler: Kjersti Øiseth Utvalgsaksnr.: Utvalg: Møtedato: 2/08 Administrasjonsutvalget 21.01.2008 2/08 Utvalg for helse og omsorg 22.01.2008 15/08 Formannskapet 28.01.2008 Kommunestyret Evaluering av omorganiseringen av Helse- og sosialavdelingen Dokumenter som ikke er vedlagt: Spørreskjema Tabell med oversikt over innkomne data RÅDMANNENS INNSTILLING: 1. Helse- og sosialavdelingen skifter navn til Helse- og omsorgsavdelingen fra 1. mars 2008. 2. Psykiatritjenesten opprettes som egen enhet fra 1. mars 2008. 3. Barnevernstjenesten opprettes som egen enhet fra 1. mars 2008. 4. I budsjettarbeidet for 2009 søkes det å finne midler til å øke den merkantile tjenesten med 0,5 årsverk. 5. Kostnadene for endringene i pkt 2 til 4 dekkes innenfor avdelingens budsjett. Saksprotokoll for Administrasjonsutvalget - 21.01.2008 Behandling: Votering: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. ADU s INNSTILLING: 6. Helse- og sosialavdelingen skifter navn til Helse- og omsorgsavdelingen fra 1. mars 2008. 7. Psykiatritjenesten opprettes som egen enhet fra 1. mars 2008. 8. Barnevernstjenesten opprettes som egen enhet fra 1. mars 2008. 9. I budsjettarbeidet for 2009 søkes det å finne midler til å øke den merkantile tjenesten med 0,5 årsverk.
10. Kostnadene for endringene i pkt 2 til 4 dekkes innenfor avdelingens budsjett. 3 SAKSUTREDNING: Sammendrag Som et resultat av økonomiprosjektet ble det vedtatt at helse- og sosialavdelingen skulle omorganiseres til flat struktur med egne resultatenheter med virkning fra 01.09.2005. Etter to års drift har enhetslederne klart gitt uttrykk for at de ønsker en evaluering av omorganiseringen for på denne måten få fram faktaopplysninger som kan danne grunnlag for eventuelle endringer. Evalueringen har vært preget av stort engasjement blant de ansatte og vi har fått fram interessante funn som gjør at rådmannen finner det nødvendig å gjennomføre justeringer i dagens organisering. Spørreskjema og gjennomføring av evalueringen med påfølgende forslag til endringer, har vært gjennomført med en ansvarlig referansegruppe bestående av av helse- og omsorgssjef Fredrik Konstad, organisasjons- og personalsjef Kjersti Øiseth, HTV Fagforbundet Svend Haakon Jacobsen og HTV Norsk sykepleierforbund Charlotta Lindquist. Spørreskjemaet ble distribuert til alle enhetsledere og til HTV. Det ble lagt opp til bred medvirkning fra de ansatte gjennom at fagforeningene gjennomførte medlemsmøter med sine medlemmer. Referansegruppen mener derfor å ha et godt grunnlag for de foreslåtte endringene i dagens organisering. Bakgrunn Kommunestyret vedtok i saknr.: 0034/04 10.mai 2004 å omorganisere Helse- og sosialavdelingen. Vedtaket ble fattet som en følge av økonomiprosjektet og på grunnlag av pålagte økonomiske innsparinger i økonomiplanen for 2005-2009. Vedtaket som omfattet helse- og sosialavdelingen er gjengitt i vedtakets punkter i, j og k. og er som følger: i) Det settes i gang en prosess for opprettelse av egne resultatenheter innen Helse- og sosial for å garantere et fullverdi tilbud til brukerne, med virkning fra 01.08.05 j) I prosessen må det legges til rette for egnede enheter med dertil hørende ansvar og et fullverdi tilbud til brukerne, og sikres nødvendig faglig og administrativ kompetanseutvikling. k) Personal-, lønns- og økonomifunksjoner med dertil hørende stillingsressurser overføres fra Helse- og sosialavdelingen til stabsfunksjoner ved rådmannskontoret fra samme dato. Selv om vedtaket ikke inneholdt bestemmelser om evaluering, har det kommet fram et ønske fra enhetsledere og tillitsvalgte om å gjennomføre en evaluering. Saksopplysninger Dagens organisering av helse- og sosialavdelingen. Helse- og omsorgssjef Kommunelege I Merk. konsulent Helsetj barn/unge Sosialtjenesten Hjemmetjenesten Enebakk sykehjem Ignagard sykehjem Tiltaksenhet Gaupeveien Nylendeveien Forpl. enhet Barnevern Hjemmesykepl Sykeavd Sykeavd Bestillerfunksj Sløssåsveien Hjelp i hjemmet Skjermet enhet Dagavd Psykiatriteam Rehabilitering Tiltak funksjonsh. Flyktningetjeneste
4 Innkomne data er gjennomgått i referansegruppen og er gjengitt i vedlagte tabell. 1. Funn i innkomne data Omorganiseringen har gitt bedre muligheter for å se verdikjeden under ett, med styrking og synliggjøring av de ulike tjenestene i avdelingen. Ved å lokalisere rehabiliteringstjenesten på Ignagard, har samarbeidet i saksbehandlerstaben blitt bedre og enklere. Omorganiseringen synes også å ha bidratt til positive endringer i kulturen, samarbeidet enhetene i mellom og forståelse for hverandres arbeidsoppgaver. Omorganiseringen har imidlertid bidratt til fravær av merkantilt personell, særlig oppleves dette i forbindelse med flytting av økonomikonsulenten til økonomistaben hos rådmannen. Det blir også stilt spørsmål ved om det er riktig at alle skal lære alt, særlig gjelder dette innenfor økonomi og personal. Et gjennomgående trekk er at enhetslederne føler at administrativt arbeid i stor grad tar fokus fra det faglige arbeidet i enhetene inklusiv arbeidet med kvalitetssikring og ledelse. Lederavtalene oppleves som et godt verktøy, men det gjenstår fortsatt arbeid før disse blir så gode som forutsatt. Evalueringen har vist oss at personalet opplever at enhetslederen er mye borte fra arbeidsplassen. Dette går utover hjelp og støtte fra nærmeste leder. Dette oppleves ikke like framtredene fra enhetsleder til avdelingssjef. Omorganiseringen bidro til at rehabiliteringstjenesten ble organisert i tiltaksenheten. Personalet opplever dette som å falle mellom to stoler. Grunnen til at enheten ikke ble organisert som egen resultatenhet er at avdelingen er liten, og det er derfor ikke i samsvar med vedtaket. Å dele opp en organisasjon i for små enheter, vil kunne svekke samordning/samhandlingsmuligheter mellom enhetene. Det vil også være kostnadsdrivende i form av økte kostnader til lønn for flere enhetsledere. IA- avtalen ses på som et godt verktøy i arbeide med å få sykmeldte medarbeidere tilbake i jobb, men oppleves som tidkrevende og tungt, særlig når man ser at sykefraværet ikke går vesentlig ned. De ulike møtearenaene oppleves noe ulikt av respondentene, men ses på i stor grad som nyttige. Vurderinger Organisasjonsendringen i avdelingen har stort sett vært vellykket og gitt tydeligere ledelse. ne har fått delegert alle nødvendige fullmakter innenfor sitt område, noe som har medført bedre styring. Endringene har medført større arbeidspress på enhetslederne, noe som vi dessverre ser har resultert i enkelte sykmeldinger. I løpet av disse 2 årene etter omorganiseringen er det på noen områder at behovet for endring særlig viser seg:
5 Psykiatritjenesten, som er en del av Tiltaksenheten, bør vurderes utskilt som egen enhet. Psykiatritjenesten er etter hvert blitt stor og driver med helt spesifikk tjenesteproduksjon, dette medfører at enhetsleder i praksis kun har kontroll med økonomi og overordnet personellarbeid. Ved å gjøre psykiatritjenesten til egen enhet vil vi få en enhetsleder som kan ta fullt ansvar for både fag, økonomi og personell. Tiltaksenheten vil da bli mer enhetlig som tildeler og oppfølger av den enkeltes tjenestebehov. Ved omorganiseringen ble det etablert to selvstendige sykehjemsenheter. Sykehjemmenes funksjon har etter hvert endret seg ved at Enebakk sykehjem har fått ansvar for mennesker med demens. Det er vedtatt å bygge ut Ignagard sykehjem med 20 plasser, hvorav 7 skal brukes som kommunehospital (korttids og behandlingspost). Etter utbyggingen vil Enebakk sykehjem bli sykehjem for demente. Denne utbyggingen og endringen i oppgaver medfører behov for grundig driftsplanlegging og organisering. For å oppnå ønsket resultat er det ønskelig på sikt å vurdere en mulighet for å se på om det er reelt å samle sykehjemsenhetene sammen til en enhet, noe som etter rådmannens vurdering vil kunne medføre mindre koordineringsinnsats fra avdelingssjef. Eventuell opprettelse av en slik enhet bør først skje når forholdene ligger til rette for dette. For å oppnå ønsket resultat bør en se på om det er aktuelt å samle sykehjemsenhetene til en enhet, noe som etter rådmannens vurdering vil medføre bedre samordning og mindre koordineringsinnsats fra avdelingssjef. Eventuelt opprettelse av en slik enhet bør først skje når forholdende ligger til rette for dette. Barnevernstjenesten ble ved omorganiseringen ikke definert som egen enhet, da det først skulle vurderes om den skulle slås sammen med PP tjenesten. Etter en gjennomgang av oppgaver og funksjoner, fant rådmannen at en slik sammenslåing ikke på dette tidspunktet var rett. Dersom man skal gjøre et slikt grep vil det være mer hensiktsmessig å vurdere en enhet for barn og unge som omfatter PP tjenesten, barnevern, helsetjenester barn/unge og SLT. Dersom en slik organisering skal bli vellykket må de ha stor fysisk nærhet, noe som i dag ikke er mulig. Barnevernstjenesten bør derfor få status som egen enhet. Rådmannen ser ikke at det er hensiktsmessig å gjøre rehabiliteringstjenesten til egen enhet. Tjenesten består av rehabiliteringskonsulent, som har som oppgave å lede rehabiliteringsteamet, utarbeide individuelle planer og å følge opp brukere under rehabilitering. Resten av tjenesten er fysioterapeuter og ergoterapeuter som i hovedsak driver med behandling i hjemmene og på sykehjemmene og burde høre inn under hjemmetjenesten og sykehjemmene. Da det kun er 1,5 årsverk ergoterapeut og 2,4 årsverk fysioterapeut er det ikke hensiktsmessig å fordele resursene på enhetene. Det er av stor betydning å beholde et samlet fagmiljø, derfor denne organiseringen. Økte oppgaver, ved overgang fra fagledelse til enhetsledelse, uten styrking av staben, har medført merarbeid, som har medført at enhetslederne er bundet opp i administrative oppgaver. Ved å styrke den merkantile støttefunksjonen vil noen rutineoppgaver kunne overføres hit som avlastning. Lederavtalene skal videreutvikles som et redskap for samhandling og ansvarsutvikling mellom avdelingssjef og den enkelte enhetsleder. Det må legges vekt på å formulere klare og målbare mål innenfor enhetene, som igjen skal danne grunnlag for oppfølging av den enkelte enhetsleder. Avdelingen heter i dag Helse- og sosialavdelingen. Avdelingssjefens tittel er Helse- og omsorgssjef. Dette er noe forvirrende og Rådmannen mener at avdelingen bør endre navn til Helse- og omsorgsavdelingen. Dette vil også være mer korrekt da sosialenheten fra primo 2009 vil gå inn i NAV-Enebakk.
6
7 ENEBAKK KOMMUNE Saksframlegg Saksnr.: 2007/445 Arkivkode: 151 Saksbehandler: Fredrik Konstad Utvalgsaksnr.: Utvalg: Møtedato: 3/08 Utvalg for helse og omsorg 22.01.2008 Saldering av budsjett 2008 - Helse- og sosialavdelingen Dokumenter som ikke er vedlagt: RÅDMANNENS INNSTILLING: Budsjettene til enhetene i Helse- og sosialavdelingen endres i henhold til tabell nedenfor. SAKSUTREDNING: Sammendrag Bakgrunn Budsjettet for 2008 K-sak 101/07 ble vedtatt 10/12-07. Det er behov for noen justeringer enhetene mellom. Saksopplysninger Etter at budsjettet for den enkelte enhet ble vedtatt viste det seg at det er behov for å foreta justeringer enhetene mellom. I hovedsak skyldes dette behov for å finne midler til å dekke manglende konsekvensjustering. I 2007 ble det gitt ekstrabevilgninger til økte utgifter i barnevernet på 2,6 mill som ikke er konsekvensjustert. I tillegg kommer nedgangen i refusjon for resurskrevende brukere grunnet revisjonsendring på ca 1 mill. Vurderinger Budsjettrammene i Helse- og sosialavdelingen er meget stramme. Alle enhetslederne har gått gjennom egne budsjetter, med sikte på at avdelingen kan få et saldert budsjett samlet. Gjennomgangen har gitt resultater. Det gjøres oppmerksom på at det ikke foreligger noen buffer for nye tiltak/brukere. For å kunne holde driften i gang i barnevernet med de tiltak som er i gang, mangler avdelingen 1.880.000,-. Dette er løpende kostnader som må dekkes inn. Dersom dette skal dekkes innenfor avdelingens egne budsjetter, vil det medføre at tjenestenivået må senkes. Å senke tjenestenivået uten at det medfører fare for lovbrudd, betyr at ikke lovpålagte tjenester må reduseres.
8 Risikoen for å overskride budsjettet eller å motta klager på tjenestetilbudet er dermed betydelig øket i forhold til tidligere. Dette kan også resultere i reaksjoner, blant annet av økonomisk karakter, i form av bøter, fra fylkesmannens side. Rådmannen vil gå nærmere gjennom alle tiltak og komme med forslag om tjenester som må reduseres for å oppnå balanse i budsjettet. Rammene til enhetene i helse- og sosialavdelingen foreslås endret slik; Oppr budsj Nytt budsj Endring 300 HSA 8 738 000 8 445 000-293 000 3010 Helsetj Barn/unge 2 958 000 3 048 000 90 000 3020 Barnevern 12 202 000 13 000 000 798 000 304 Tiltaksenheten 19 210 000 19 374 000 164 000 3050 Sosialtjenesten 7 534 000 7 137 000-397 000 3061/62 Enebakk sykehjem 13 632 000 13 392 000-240 000 3063/64 Ignagard sykehjem 7 420 000 7 348 000-72 000 3071 Hjemmetjenesten 10 948 000 10 443 000-505 000 3072 Gaupeveien 6 048 000 5 969 000-79 000 3073/44 Nylendeveien 7 653 000 8 275 000 622 000 3080 Forpleiningsenheten 3 562 000 3 474 000-88 000 Sum 99 905 000 99 905 000 - Endringene er tatt ved en nøye gjenomgang av alle poster sett i forhold til forbruk i 2007. For 3071 og 3073 skyldes i hovedsak at midler til avlastning er feilført på hjemmetjenesten i stedet for Nylendeveien der avlastningen foregår. For 3050 Sosialtjenesten er endringen i hovedsak nedgang i utgiftene til sysselsetting. For 3061/62 Enebakk sykehjem er endingen i hovedsak tatt på lønnsbudsjettet på postene ferievikar og ekstrahjelp.
9 Referatsaker RS 1/08 Referatsaker