Konsulentbistand til LOS-programmet: Konsulentstøtte til mottak av ny økonomiløsning Side 1 av 8 Bilag 1 Beskrivelse av bistanden 1 Bakgrunn Forsvaret innfører Felles integrert forvaltningssystem (FIF) og Forsvarssjefen har etablert følgende overordnede målsetting for FIF: "Forsvaret skal innføre et felles system for styring og kontroll av personell-, materiell-, og økonomifunksjoner. Forsvarets organisasjon og prosesser innen disse områdene skal tilpasses, slik at det oppnås betydelige innsparinger og effektiviseringer som resultat av investeringene. Innføring av ny informasjonsteknologi skal tilpasses eksisterende systemer og kompetanse der dette er regningssvarende, og ut fra forutsetningen om at det skal konvergeres mot et felles styringssystem for Forsvaret." I forbindelse med implementeringen av FIF har Forsvaret gått over til ny økonomiløsning med overgang til standard kontoplan for staten og periodisert regnskap etter statlige regnskapsstandarder (SRS). Sentralt i dette arbeidet er etableringen av en åpningsbalanse med tilhørende krav til dokumentasjon, herunder etablering av et fullverdig anleggsregister. Arbeidet med åpningsbalansen er pågående og vil i første omgang foregå inneværende år med fremsendelse av søknad om godkjennelse av åpningsbalansen til overliggende departement (Forsvarsdepartementet) per 1. desember 2016. LOS-programmet i Forsvaret har ansvaret for utvikling og innføring av FIF. FIF er i hovedsak basert på Enterprise Resource Planning-systemet (ERP-system) SAP. Forsvarets SAP-løsning inneholder i dag funksjonalitet innen økonomi, lønn, tid- og reiseadministrasjon, forsyning, HMS, styring og ledelse. LOSprogrammet er hovedansvarlig for å lede oppdraget med å gjennomføre etableringen av anleggsregisteret. Fagmyndighet økonomi- og virksomhetsstyring i etatene Forsvaret og Forsvarsmateriell er fagansvarlig for etableringen av åpningsbalansen, herunder anleggsregisteret. De ulike kapasitetsdivisjonenene i Forsvarsmateriell er ansvarlig for å vurdere, dokumentere og verdsette konkrete anleggsmidler. Forsvaret lyste i 2015 ut behov for bistand til dette arbeidet over «Rammeavtale for strategisk rådgivning». Avtale ble inngått med EY AS. Engasjementet er pågående og vil fortsette til 31.12.2016. Omfang og kompleksitet i arbeidet har imidlertid vist seg mer omfattende enn forutsatt, og Forsvaret lyser med dette ut behov for ytterligere bistand. 2 Anskaffelsens formål Formålet med denne utlysningen er tredelt. For det første skal rådgiveren(e) støtte fagmyndighet økonomiog virksomhetsstyring i tolkning av SRSer og utarbeidelse av prinsipper og metoder gjeldende for arbeidet med åpningsbalansen, herunder sørge for at nødvendig dokumentasjon blir fremskaffet samt støtte arbeidet med å utarbeide åpningsbalansen fra Forsvaret til Forsvarsdepartementet. For det andre skal rådgiveren(e) i samarbeid med LOS-programmet kvalitetssikre data knyttet til etablering av anleggsregister i henhold til SRS og etablerte prinsipper og metode. For det tredje skal rådgiveren(e) ved behov utøve direkte støtte til verdsettelsesarbeidet. Rollen vil innebære samarbeid med øvrige avdelinger i Forsvaret og prosjekter i LOS-programmet. Bistanden ønskes dekket av 3-4 ressurser. Hoveddelen av arbeidet forventes utført i 2016, men det kan være aktuelt med bistand fra en eller flere ressurser t.o.m. 31.07.2020. Det kan også være aktuelt med arbeid for andre deler av Forsvarets organisasjon. 3 Avtalen punkt 1.1 Avtalens omfang 3.1 Varighet Det henvises til bilag 2 for beskrivelse av varighet og omfang.
Konsulentbistand til LOS-programmet: Konsulentstøtte til mottak av ny økonomiløsning Side 2 av 8 3.2 Nærmere om bistanden/arbeidsoppgaver Konsulentene skal i perioden som nevnt over yte bistand til: Rådgivning og støtte til fagmyndighet økonomi- og virksomhetsstyring innenfor SRS, etablering av prinsipper og metode for etablering av åpningsbalanse, herunder regnskapsmessige konsekvenser, krav til dokumentasjon knyttet til åpningsbalanse samt støtte utarbeidelsen av søknad om godkjennelse av åpningsbalansen til Forsvarsdepartementet. Gjennomføre mottakskontroll av data, herunder kvalitetssikre verdivurderinger, dokumentasjon og verdsettelse av anleggsmidler i henhold til SRS og fastlagt metode og prinsipp. Forvalte og drifte modell for verdivurderinger slik at data er klar for innlasting i teknisk løsning. Ved behov utøve direkte støtte til kapasitetsdivisjonene i Forsvarsmateriell i arbeidet med verdsettelse av anleggsmidler. 3.3 Krav til kompetanse Informasjon om utfylling kompetansetabell: - Hvert kompetansekrav skal besvares med ja eller nei og det skal fremgå hvilke konsulenter som innehar den aktuelle kompetanse - Det skal gis en beskrivelse av tilbudt konsulentteams kompetanse på hvert av kompetansekravene. I beskrivelsen skal det henvises til relevant kompetanse/erfaring i den enkelte konsulents CV. Det skal også oppgis en beskrivelse av hvilke typer bedrifter konsulentene har arbeidet hos/med, og hvilke arbeidsoppgaver konsulentene har utført. - Konsulentenes CV er skal vedlegges tilbudet, og vil være en del av inngått kontrakt, jf. punkt 3 nedenfor. - Ved evalueringen blir det lagt vekt på konsulentselskapets beskrivelse av tilbudt konsulentteams kompetanse sammenholdt med konsulentenes CV er. Vi minner om at det er tilbyder som har risikoen for at det i tilbudet er gitt tilstrekkelig og korrekt informasjon til oppdragsgiver slik at tilbudet kan bli evaluert på lik linje med øvrige tilbud. Forsvarets kompetansekrav Konsulentene skal sannsynliggjøre at han/hun har følgende kompetanse: Kompetanse innenfor etablering av åpningsbalanse i statlige virksomheter. Erfaring og kompetanse på overgang fra kontantbasert til periodisert regnskapsprinsipp Kompetanse innenfor vurderinger, dokumentasjon og verdsettelse knyttet til etablering av åpningsbalanse, herunder etablering av anleggsregister Tung regnskapsfaglig bakgrunn/kompetanse f.eks statsautorisert revisor Det er ønskelig med kjennskap og erfaring med følgende verktøy: SAP Språkkrav: Konsulentene skal kunne kommunisere (skriftlig og muntlig) på norsk. Med å kommunisere menes at Oppfylt (Ja/Nei) Tilbyders beskrivelse av konsulentenes kompetanse: Navn på konsulent
Konsulentbistand til LOS-programmet: Konsulentstøtte til mottak av ny økonomiløsning Side 3 av 8 konsulentene må kunne føre faglige samtaler og utarbeide dokumenter med spesifikk terminologi på norsk 3.4 Dokumentasjonskrav Besvarelsen i kravtabellen skal dokumenteres med ressursenes CV er, og denne skal inneholde referanser med kontaktopplysninger (navn, telefon og e-post) for tilbudte ressurs. Forsvaret forbeholder seg retten til å avstå fra referanseinnhenting dersom: Evaluering før eventuelle intervjuer tilsier at tilbudt ressurs ikke oppfyller kompetansekravene. Evaluering etter eventuelle intervjuer tilsier at referanser ikke vil kunne påvirke resultatet. Forsvaret forbeholder seg også retten til å be om personopplysningsblankett etter tildeling for tilbudte konsulenter slik at sikkerhetsklarering kan påbegynnes. 3.5 Kompetanseoverføring Konsulentene skal aktivt overføre kompetanse til Forsvaret og forventes å engasjere seg i Forsvarets behov og formål med anskaffelsen samt til å gi råd og veiledning for å oppnå et vellykket resultat. Kompetanseoverføringen skal skje i samsvar med arbeidsleders beskrivelser. 3.6 Krav til arbeidsresultat og dokumentasjon Konsulentene forplikter seg til å utføre oppgaver på de vilkår som er beskrevet i denne kontrakten. Dersom det anses hensiktsmessig og arbeidsleder krever det, skal konsulentene utarbeide erfaringsrapporter underveis, og sluttrapport i forbindelse med avslutning av konsulentbistanden. All timeregistrering skal følge Forsvarets til enhver tid gjeldende prosedyrer. P.t. innebærer dette at konsulentene ukentlig skal føre timer i Forsvarets oppfølgingsverktøy, Artemis, jf. bilag 4. 3.7 Organisering, arbeidssted og sikkerhetsklarering Konsulentene vil organisatorisk disponeres av LOS-programmet og Forsvarsstaben. Forsvaret skal stille arbeidsplass i Forsvarets lokaler med nødvendig utstyr til disposisjon for konsulentene. Arbeidssted vil være Forsvaret s lokaler, primært Langkaia 1 og Glacisgate 1. Forsvaret tar forbehold om at arbeidssted vil kunne bli flyttet innenfor Oslo/Akershus-området. Det må påregnes noe reiseaktivitet ut til Forsvarets avdelinger innenlands. Konsulentselskapets oppdragsleder skal samarbeide med Forsvarets prosjekt/arbeidsleder. Konsulentselskapets konsulenter skal ikke gi uttalelser til pressen. Aktuelle konsulenter må, dersom behovet tilsier det, kunne sikkerhetsklareres for graderingsnivå Konfidensielt. Autorisasjonssamtale vil bli avholdt. Taushetserklæring skal signeres før oppdraget påbegynnes.
Konsulentbistand til LOS-programmet: Konsulentstøtte til mottak av ny økonomiløsning Side 4 av 8 Bilag 2 Prosjekt- og fremdriftsplan Oppstart og varighet for Bistanden Bistanden skal påbegynnes tidligst 01.08.2016, og skal vare i 5 måneder, dvs. t.o.m. 31.12.2016. Endelig oppstartstidspunkt avhenger av når konsulentene kan klareres, og avtales nærmere med arbeidsleder i samarbeid med sikkerhetsleder. Bistanden er estimert til inntil 100 % i hele perioden, dvs. inntil 3 200 timer i perioden. Forsvaret har en ensidig rett til å forlenge avtalen med inntil 3 år og 7 måneder tilsvarende inntil ytterligere totalt 15 000 timer (opsjon). Opsjonen kan utløses helt eller delvis. Hoveddelen av arbeidet forventes utført i 2016, men det kan være aktuelt med bistand fra en eller flere ressurser t.o.m. 31.07.2020. Forsvaret tar forbehold om at det reelle behovet i enkelte perioder, herunder spesielt ifbm. alminnelig ferieavvikling, vil kunne være mindre enn 100 %. Konsulentene må påregne å følge Forsvarets ferieregime. Bistanden opphører ved det tidligste av: a) Når det spesifiserte antall timer er levert. b) Sluttdatoen. c) Når Forsvaret avbestiller bistanden iht. de generelle avtalevilkårenes punkt 2.3.
Konsulentbistand til LOS-programmet: Konsulentstøtte til mottak av ny økonomiløsning Side 5 av 8 Bilag 3 Administrative bestemmelser Bilaget brukes til å samle administrative rutiner for avtaleforholdet og samarbeidet mellom partene. Alle henvendelser vedrørende denne avtalen rettes til: Hos Forsvaret Navn: Merkantil faggruppe v/andrea A. Brovold Stilling: Seniorkonsulent i merkantil faggruppe Telefon: E-post: los-merkantil@mil.no Hos Konsulentselskapet Navn: Stilling: Telefon: E-post: Avtalen punkt 1.5 Partenes representanter, Bemyndigede representanter for partene: For Forsvaret Navn: Stilling: For Konsulentselskapet Navn: Stilling: Prosedyrer og varslingsfrister for utskifting av bemyndiget representant: Dersom bemyndiget representant for en part skiftes ut, skal den andre part bli varslet om dette 1 uke i forkant. Avtalen punkt 1.6 Nøkkelpersonell, Konsulentenes nøkkelpersonell (tilbudte konsulenter) i forbindelse med utførelsen av Bistanden: Navn Stilling Kompetanseområde E-post Telefon
Konsulentbistand til LOS-programmet: Konsulentstøtte til mottak av ny økonomiløsning Side 6 av 8 Bilag 4 Samlet pris og prisbestemmelser Avtalens punkt 4.1 Vederlag Alle priser skal oppgis eksklusive merverdiavgift og i norske kroner (NOK). Prisen skal oppgis som en fast timepris der alle Leverandørens kostnader er innberegnet. Ved beregningen skal det legges til grunn at arbeidssted for bistanden er LOS-programmets lokaler på Havnelageret (Langkaia 1) og/eller Rådhusgata 12 i Oslo, men at det tas forbehold om at arbeidssted kan endres i området Oslo/Akershus uten at det kompenseres for dette. Det vil ikke bli gitt ytterligere dekning for utlegg, overtid, reise-/diettkostnader (billetter, kost og losji) og/eller reisetid, jf. de generelle avtalevilkårene punkt 3.1 annet ledd. Unntaket er tjenestereiser utenfor Oslo/Akershus som Forsvaret pålegger konsulentene. Timepris konsulentbistand Antall timer totalt: Timepris teamleder eks. mva: Timepris teammedlem eks. mva: 3 200 (ek s. opsjon) Fyll inn her Fyll inn her Forsvarets maksimale økonomiske forpliktelse eks. mva: #VERDI! + merverdiavgift: 25 % #VERDI! Forsvarets maksimale økonomiske forpliktelse inkl. mva: #VERDI! Ved en eventuell tjenestereise pålagt av Forsvaret dekkes dokumenterte utgifter iht. Statens gjeldende satser. I forbindelse med en slik tjenestereise kan Konsulentene fakturere medgått reisetid dersom det er skriftlig forhåndsavtalt med Forsvaret: Reisetid innenfor normal arbeidstid (08:00 16:00) faktureres iht. avtalens timepris. Reisetid utenfor normal arbeidstid (08:00 16:00) faktureres med 50 % av avtalens timepris. Avtalen punkt 4.2 Fakturering Fakturering skjer etterskuddsvis pr måned. All timeregistrering skal følge Forsvarets til enhver tid gjeldende prosedyrer. P.t. innebærer dette at fakturaen skal ledsages av utskrift fra Artemis der spesifiserte detaljer pr arbeidsdag fremkommer. Utskriften skal være datert og signert av Forsvarets arbeidsleder. Annen relevant dokumentasjon, f. eks. skriftlig bekreftelse på godkjent tjenestereise, skal også vedlegges fakturaen. Timelistene skal månedlig avrundes til nærmeste halve time. Enhver faktura skal referere til kontraktsnummer og innkjøpsordrenummer: Forsvarets referanse: 4501 xxxxxx/xxxxx Kontraktsreferanse: FST/LOS/F/201x-0xx Faktura uten påslag av noen art i forhold til avtalt pris sendes i ett eksemplar til: Forsvarets regnskapsadministrasjon (FRA) K-11 Postboks 1, Haakonsvern 5886 BERGEN Avtalen punkt 4.5 Prisendring På grunn av avtaleforholdets varighet vil det ikke være aktuelt med prisendring.
Konsulentbistand til LOS-programmet: Konsulentstøtte til mottak av ny økonomiløsning Side 7 av 8 Bilag 5 Endringer i den generelle avtaleteksten Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles i bilag 5, med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag. Det er mulig å gjøre endringer til alle punkter i avtalen, også der hvor det ikke klart henvises til at endringer kan avtales. Endringene til avtaleteksten skal fremkomme her, slik at teksten i den generelle avtaleteksten forblir uendret. Det må fremkomme klart og utvetydig hvilke bestemmelser i avtalen det er gjort endringer til. Konsulentselskapet bør imidlertid være oppmerksom på at forbehold og endringer i avtalen ved tilbudsinnlevering kan medføre at tilbudet blir avvist av Forsvaret. Forsvaret ber Konsulentselskapet være oppmerksom på konkurransegrunnlagets punkt 6.5 (Forbehold) og 6.7 (Instrukser for utfylling av kontrakt) ved utfylling av dette bilaget. Punkt Erstattes med 2.3 b Utgår 2.3 c Utgår
Konsulentbistand til LOS-programmet: Konsulentstøtte til mottak av ny økonomiløsning Side 8 av 8 Bilag 6 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Avtalen punkt 2.1 Endringer av avtalen Endringer av ytelsen etter avtaleinngåelsen skal avtales skriftlig. Konsulentselskapet skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør dette bilaget. Nr Dato Endringen gjelder