Bilag 1 Beskrivelse av bistanden

Transkript

1 imro-konsulent til CTO DVU Side 1 av 9 Bilag 1 Beskrivelse av bistanden 1 Bakgrunn Forsvaret innfører Felles integrert forvaltningssystem (FIF) og Forsvarssjefen har etablert følgende overordnede målsetting for FIF: "Forsvaret skal innføre et felles system for styring og kontroll av personell-, materiell-, og økonomifunksjoner. Forsvarets organisasjon og prosesser innen disse områdene skal tilpasses, slik at det oppnås betydelige innsparinger og effektiviseringer som resultat av investeringene. Innføring av ny informasjonsteknologi skal tilpasses eksisterende systemer og kompetanse der dette er regningssvarende, og ut fra forutsetningen om at det skal konvergeres mot et felles styringssystem for Forsvaret." FIF skal i fremtiden støtte Forsvarets styrkeproduksjon, logistikktjenester og operative evne, og gi informasjon som sikrer ledelse og styring i Forsvaret. LOS-programmet i Forsvaret har ansvaret for utvikling og innføring av FIF. FIF er i hovedsak basert på Enterprise Resource Planning-systemet (ERP-system) SAP. Forsvarets SAP-løsning inneholder i dag funksjonalitet innen økonomi, lønn, tid- og reiseadministrasjon, forsyning, HMS, styring og ledelse. Løsningen vil bli utvidet, og innføringen gjøres trinnvis gjennom flere enkeltstående prosjekter i LOSprogrammet. Det pågår nå ett prosjekt som skal videreutvikle FIF: - Logistikkprosjektet (P2814) skal utvikle en felles løsning for investeringsstyring, materiellstyring, forsyning og vedlikehold i FIF. Cyberforsvaret/Cybertjenester og operasjoner/ Avdeling for Drift og videreutvikling (CTO DVU) har ansvar for teknisk drift og videreutvikling både av FIF og tilgrensende produksjonssystemer, samt maskin- og programvare som understøtter disse. Interne prosesser er basert på ITIL rammeverk, og det er pekt ut egne prosessledere innenfor hendelse, problem, endring, test, konfigurasjonsstyring og release. CTO DVU er mottaker av leveransene fra LOS-prosjektene, og samarbeider tett med LOS-programmet. CTO DVU består av vel 130 personer, hvorav de fleste er lokalisert i Oslo. Både ansatte og konsulenter bemanner organisasjonen. 2 Anskaffelsens formål Formålet med denne utlysningen er å fylle en rolle som SAP PLM_iMRO-konsulent i CTO DVU i forbindelse med produksjonsstart av SAP systemet som leveres av Logistikkprosjektet (P2814). Rollen ønskes besatt av enten 1 person eller to personer fra samme firma, med hver i 50 %. 3 Avtalen punkt 1.1 Avtalens omfang 3.1 Varighet Det henvises til prosjekt- og fremdriftsplanen i bilag 2 for opplysninger om varighet og omfang av bistanden.

2 imro-konsulent til CTO DVU Side 2 av Nærmere om bistanden/arbeidsoppgaver Konsulenten skal i perioden som nevnt over yte bistand til CTO DVU innenfor fagfeltet Product Lifecycle Management (PLM) som angitt nedenfor: Teknisk drift og vedlikehold av FIF SAP Asset Management, Production Planning & Maintenance med industriløsning imro (Maintenance, repair and overhaul operations). Herunder: Ivareta rollen som tung teknisk fagressurs innen eierskapsadministrasjon, vedlikehold, leieproduksjon og konfigurasjonsstyring. Design, konfigurasjon og videreutvikling av SAP eierskapsadministrasjon, vedlikehold, leieproduksjon og konfigurasjonsstyring iht. kravene til prosesseiere. Tilføre kompetanse innen SAP/iMRO Eierskapsadministrasjon, Vedlikehold, Leieproduksjon og Konfigurasjonsstyring. Bidra som SAP PLM ekspert i henhold til DVUs til enhver tid gjeldende behov. 3.3 Krav til kompetanse Informasjon om utfylling kompetansetabell: - Hvert kompetansekrav skal besvares med ja eller nei - I tabellen under skal det gis en beskrivelse av tilbudt konsulents kompetanse på hvert av kompetansekravene. I beskrivelsen skal det henvises til relevant kompetanse/erfaring i konsulentens CV. Det skal også oppgis en beskrivelse av hvilke typer virksomheter konsulenten har arbeidet hos/med, og hvilke arbeidsoppgaver konsulenten har utført. - Rådgiverens CV skal vedlegges tilbudet, og vil være en del av inngått kontrakt, jf. punkt 3 nedenfor. - Ved evalueringen blir det lagt vekt på konsulentselskapets beskrivelse av tilbudt konsulents kompetanse sammenholdt med konsulentenes CV er. - Språkkravet er et skal-krav som ikke vil bli vektet, men hvor tilbudet vil bli avvist dersom konsulenten ikke oppfyller kravet. Vi minner om at det er tilbyder som har risikoen for at det i tilbudet er gitt tilstrekkelig og korrekt informasjon til oppdragsgiver slik at tilbudet kan bli evaluert på lik linje med øvrige tilbud. Forsvarets kompetansekrav Konsulenten skal sannsynliggjøre at han/hun har følgende kompetanse: Inngående kjennskap til 3. parts add on imro for SAP. Praktisk konfigurasjonserfaring for å understøtte PLM prosesser kjørt fra imro. Konsulenten må ha praktisk erfaring med vedlikehold, reparasjon, overhaling av komponenter, samt god innsikt i oppbygging av tekniske systemer, og leieproduksjon, document management. Erfaring med drift av store SAP løsninger som er understøttet med imro 3 parts add on i prosess, design, konfigurasjon og utvikling. Minimum fem års erfaring med utvikling og/eller konfigurasjon av SAP PLM. Oppfylt (Ja/Nei) Tilbyders beskrivelse av konsulentens kompetanse:

3 imro-konsulent til CTO DVU Side 3 av 9 Erfaring med løsningsutvikling basert på imro. Integrasjon til andre fagområder, med vekt på økonomi, logistikk og masterdata. Konsulenten bør sannsynliggjøre at han/hun har følgende kompetanse: Teknisk kompetanse innenfor aktuelle SAP-moduler som Forsvaret benytter (HR, FI, CO, MM, PM). Erfaring med utvikling av SAP grensesnitt vha. IDOC/ALE og RFC/BAPI. Erfaring med ITIL-prosesser Det er ønskelig med kjennskap og erfaring med følgende verktøy: Kjennskap til Logistikk masterdata samt erfaring med bruk av test-, prosess- og dokumentasjonsverktøy fortrinnsvis HP Quality Center, ARIS og Solution Manager og Remedy Språkkrav: Konsulenten må kunne kommunisere (skriftlig og muntlig) på engelsk. Det er ønskelig at konsulenten skal kunne kommunisere (skriftlig og muntlig) på et skandinavisk (norsk, svensk, dansk) språk. Med å kommunisere, menes at konsulenten må kunne føre faglige samtaler og utarbeide dokumenter med prosjektledelses spesifikk terminologi. 3.4 Dokumentasjonskrav Besvarelsen i kravtabellen skal dokumenteres med ressursens CV, og denne skal inneholde referanser med kontaktopplysninger (navn, telefon og e-post) for tilbudte ressurs. Forsvaret forbeholder seg retten til å avstå fra referanseinnhenting dersom: Evaluering før eventuelle intervjuer tilsier at tilbudt ressurs ikke oppfyller kompetansekravene. Evaluering etter eventuelle intervjuer tilsier at referanser ikke vil kunne påvirke resultatet. Forsvaret forbeholder seg også retten til å be om personopplysningsblankett før/etter tildeling for tilbudt konsulent slik at sikkerhetsklarering kan påbegynnes. 3.5 Kompetanseoverføring Konsulenten skal aktivt overføre kompetanse til Forsvaret og forventes å engasjere seg i Forsvarets behov og formål med anskaffelsen samt til å gi råd og veiledning for å oppnå et vellykket resultat. Kompetanseoverføringen skal skje i samsvar med arbeidsleders beskrivelser.

4 imro-konsulent til CTO DVU Side 4 av Krav til arbeidsresultat og dokumentasjon Konsulentene forplikter seg til å utføre oppgaver på de vilkår som er beskrevet i denne kontrakten. Dersom det anses hensiktsmessig og arbeidsleder krever det, skal konsulenten utarbeide erfaringsrapporter underveis, og sluttrapport i forbindelse med avslutning av konsulentbistanden. All timeregistrering skal følge Forsvarets til enhver tid gjeldende prosedyrer. P.t. innebærer dette at konsulenten ukentlig skal føre timer i Forsvarets oppfølgingsverktøy, Artemis, jf. bilag Organisering, arbeidssted og sikkerhetsklarering Konsulenten vil organisatorisk plasseres i CTO DVU og arbeidsleder vil være seksjonsleder Terje Finnanger. Forsvaret skal stille arbeidsplass i Forsvarets lokaler med nødvendig utstyr til disposisjon for konsulenten. Arbeidssted vil være i Forsvarets lokaler i Langkaia 1. Forsvaret tar forbehold om at arbeidssted vil kunne bli flyttet innenfor Oslo/Akershus-området. Konsulentselskapets oppdragsleder skal samarbeide med Forsvarets prosjekt/arbeidsleder. Konsulenten må kunne sikkerhetsklareres for Konfidensielt. Sikkerhetsklarering for bistanden ivaretas av Forsvarets sikkerhetsleder. Taushetserklæring skal signeres før oppdraget påbegynnes. Konsulentselskapets konsulenter skal ikke gi uttalelser til pressen.

5 imro-konsulent til CTO DVU Side 5 av 9 Bilag 2 Prosjekt- og fremdriftsplan Oppstart og varighet for Bistanden Oppdragsgiver har til hensikt å inngå kontrakt med oppstart tidligst Endelig oppstartstidspunkt avhenger av når konsulenten kan klareres, og avtales nærmere med arbeidsleder i samarbeid med sikkerhetsleder. Rollen er estimert til 100 %, dvs. inntil timer f.o.m. oppstart t.o.m Timeantallet er estimert til inntil 800 timer per konsulent dersom rollen deles mellom to ressurser. Forsvaret har en ensidig rett til å forlenge avtalen med inntil 3 år (inntil 100 %), tilsvarende inntil ytterligere timer (opsjon). Opsjonen kan utløses helt eller delvis. Maksimal varighet vil således kunne bli t.o.m Forsvaret tar forbehold om at det reelle behovet i enkelte perioder, herunder spesielt ifbm. alminnelig ferieavvikling, vil kunne være mindre enn 100 %. Konsulenten må påregne å følge Forsvarets ferieregime. Bistanden opphører ved det tidligste av: a) Når det spesifiserte antall timer er levert. b) Sluttdatoen. c) Når Forsvaret avbestiller bistanden iht. de generelle avtalevilkårenes punkt 2.3.

6 imro-konsulent til CTO DVU Side 6 av 9 Bilag 3 Administrative bestemmelser Bilaget brukes til å samle administrative rutiner for avtaleforholdet og samarbeidet mellom partene. Alle henvendelser vedrørende denne avtalen rettes til: Hos Forsvaret Navn: Merkantil faggruppe v/andrea A. Brovold Stilling: Seniorkonsulent i merkantil faggruppe Telefon: E-post: los-merkantil@mil.no Hos Konsulentselskapet Navn: Stilling: Telefon: E-post: Avtalen punkt 1.5 Partenes representanter, Bemyndigede representanter for partene: For Forsvaret Navn: Stilling: For Konsulentselskapet Navn: Stilling: Prosedyrer og varslingsfrister for utskifting av bemyndiget representant: Dersom bemyndiget representant for en part skiftes ut, skal den andre part bli varslet om dette 1 uke i forkant. Avtalen punkt 1.6 Nøkkelpersonell, Konsulentens nøkkelpersonell (tilbudt konsulent) i forbindelse med utførelsen av Bistanden: Navn Stilling Kompetanseområde E-post Telefon

7 imro-konsulent til CTO DVU Side 7 av 9 Bilag 4 Samlet pris og prisbestemmelser Avtalens punkt 4.1 Vederlag Alle priser skal oppgis eksklusive merverdiavgift og i norske kroner (NOK). Prisen skal oppgis som en fast timepris der alle Leverandørens kostnader er innberegnet. Ved beregningen skal det legges til grunn at arbeidssted for bistanden er LOS-programmets lokaler på Havnelageret (Langkaia 1) og/eller Rådhusgata 5 i Oslo, men at det tas forbehold om at arbeidssted kan endres i området Oslo/Akershus uten at det kompenseres for dette. Det vil ikke bli gitt ytterligere dekning for utlegg, overtid, reise-/diettkostnader (billetter, kost og losji) og/eller reisetid, jf. de generelle avtalevilkårene punkt 3.1 annet ledd. Unntaket er tjenestereiser utenfor Oslo/Akershus som Forsvaret pålegger konsulenten. Timepris konsulentbistand Antall timer: (eks. opsjon) Timepris eks. mva: kr - Forsvarets maksimale økonomiske forpliktelse eks. mva: kr - + merverdiavgift: 25 % kr - Forsvarets maksimale økonomiske forpliktelse inkl. mva: kr - Ved en eventuell tjenestereise pålagt av Forsvaret dekkes dokumenterte utgifter iht. Statens gjeldende satser. I forbindelse med en slik tjenestereise kan Konsulenten fakturere medgått reisetid dersom det er skriftlig forhåndsavtalt med Forsvaret: Reisetid innenfor normal arbeidstid (08:00 16:00) faktureres iht. avtalens timepris. Reisetid utenfor normal arbeidstid (08:00 16:00) faktureres med 50 % av avtalens timepris. Avtalen punkt 4.2 Fakturering Fakturering skjer etterskuddsvis pr måned. All timeregistrering skal følge Forsvarets til enhver tid gjeldende prosedyrer. P.t. innebærer dette at fakturaen skal ledsages av utskrift fra Artemis der spesifiserte detaljer pr arbeidsdag fremkommer. Utskriften skal være datert og signert av Forsvarets arbeidsleder. Annen relevant dokumentasjon, f. eks. skriftlig bekreftelse på godkjent tjenestereise, skal også vedlegges fakturaen. Timelistene skal månedlig avrundes til nærmeste halve time. Enhver faktura skal referere til kontraktsnummer og innkjøpsordrenummer: Forsvarets referanse: 4501 xxxxxx/xxxxx Kontraktsreferanse: INI/DVU/K/201x/0xx Faktura uten påslag av noen art i forhold til avtalt pris sendes i ett eksemplar til: Forsvarets regnskapsadministrasjon (FRA) K-11 Postboks 1, Haakonsvern 5886 BERGEN Avtalen punkt 4.5 Prisendring På grunn av avtaleforholdets varighet vil det ikke være aktuelt med prisendring.

8 imro-konsulent til CTO DVU Side 8 av 9 Bilag 5 Endringer i den generelle avtaleteksten Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles i bilag 5, med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag. Det er mulig å gjøre endringer til alle punkter i avtalen, også der hvor det ikke klart henvises til at endringer kan avtales. Endringene til avtaleteksten skal fremkomme her, slik at teksten i den generelle avtaleteksten forblir uendret. Det må fremkomme klart og utvetydig hvilke bestemmelser i avtalen det er gjort endringer til. Konsulentselskapet bør imidlertid være oppmerksom på at forbehold og endringer i avtalen ved tilbudsinnlevering kan medføre at tilbudet blir avvist av Forsvaret. Forsvaret ber Konsulentselskapet være oppmerksom på konkurransegrunnlagets punkt 6.5 (Forbehold) og 6.7 (Instrukser for utfylling av kontrakt) ved utfylling av dette bilaget. Punkt Erstattes med 2.3 b Utgår 2.3 c Utgår

9 imro-konsulent til CTO DVU Side 9 av 9 Bilag 6 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Avtalen punkt 2.1 Endringer av avtalen Endringer av ytelsen etter avtaleinngåelsen skal avtales skriftlig. Konsulentselskapet skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør dette bilaget. Nr Dato Endringen gjelder