1 av 8 Studieavdelingen Seksjon for studentservice Møtereferat Til stede: Eivind Rindal (avtroppende leder LMU og vara for Marta Havåg Ranestad, Læringsmiljøansvarlig, STi), Berit Kjeldstad (prorektor utdanning), Inge Fottland (studiesjef), Anne Sølberg Ellingsen (seksjonssjef studentservice), Jens Petter Nygård (seniorrådgiver, driftsavd.), Line Willersrud (vara for Sondre Flinstad Harbo, STi), Tore Romundstad (vara for Hilde Grimstad, prodekan utdanning DMF). Viktor Munch Akse (STi) Observatører: Espen Munkvik (velferdsdirektør SiT), Jorunn Alstad (Universitetsbiblioteket). Tilstede fra NT-fakultetet: Øyvind Weiby Gregersen (prodekan for utdanning og formidling), Lillian Hanssen, (seksjonssjef studieseksjonen), Ynge M. Hereide (FTR2 Siv.ing, Ingvild Hoff (FTR2 realfag), Andrea Hjelt (siv.ing). Forfall: John-Christer Rusti (STi), Observatører: Marit Svendsen (rådgiver Universell*), Reidar Angell Hansen (RFSF), Anne-Beth Holte (HMS-sjef). Kopi til: Ephorte 2014/3228 Gjelder: Møte LMU Møtetid: Fredag 7.februar 2014 Møtested: Møterom: DU2-150 Realfagbygget 1. Dialogmøte på NT-fakultetet Bakgrunn: Læringsmiljøutvalget (LMU) vedtok 17.januar 2013 (LMU-sak 7/13) å invitere seg ut på fakultetene for en tettere dialog om læringsmiljøarbeid, samt å få innsikt i hvordan studentenes læringsmiljø ivaretas på det enkelte fakultet. Hovedtema for dialogmøtene har vært studiestart, tilhørighet, kontakt mellom studenter og fakultet, samt miljø for læring. Dialogmøtene har som formål å få overblikk over styrker og utfordringer for læringsmiljøet i institusjonen; finne fokusområder for LMUs arbeid videre, samt gjøre fakultetene bedre kjent med LMUs virke. LMU har tidligere hatt dialogmøter med IVT (21.3.2013), DMF (9. 9.2013) og SVT (7.10.2013). Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon Sekretær 7491 Trondheim E-post: Gamle kjemi + 47 73 59 52 00 Cecilie Baar studentservice@adm.ntnu.no Studentekspedisjonen Telefaks http://www.ntnu.no/studentservice Gløshaugen + 47 73 59 79 99 Tlf: + 47 99 63 08 50 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
2 av 8 Dialogen tok utgangspunkt i foreslåtte punkter fra arbeidsutvalget i LMU, og er referert etter tema. Studiestart: Studentrepresentanter: - Studiestart oppleves som kaotisk for mange og inneholder mye informasjon. Det er vanskelig å vite hvem som har ansvar for å informere om hva. Dette gjelder spesielt i Teknostart og Realstart, men det er stor variasjon mellom studieprogrammene. Teknostart oppleves som statisk, det har vært lite utvikling de siste årene. I Teknostart og Realstart er det for en del studenter uklart hva som er formålet, relevans er varierende for ulike studieprogram. Faddere bidrar mest til informasjon om det praktiske som er nødvendig. Også etter jul synes det vanskelig å finne ut når undervisning starter igjen. Beskjed om obligatoriske kurs (eks. HMS-kurs) kommer sent. I første studieår er det mye frafall/bytte studieprogram, der vi tror en av grunnene er at det er vanskelig å se formål med noen av emnene. Motivasjonen går da ned, og formålsbeskrivelser savnes. Ansatte: - Studentene kommer med gode punkter her og vi arbeider hele tiden med å forbedre studiestart, spesielt for hvem som er ansvarlig for hva og informasjonen som gis. Mottak 1. års studenter: Kom-i-gang-dag og immatrikuleringsdag etterfølges av informasjonsdag for Realstart og Teknostart. Der er det mye informasjon den dagen, men vi opplever at det er da vi når studentene. NT har sluttet med fakultetets dag fordi studentene ikke møter. Ved start er det HMS-kurs, motivasjonsforedrag og møte med en næringslivstopp, som følges av programvise aktiviteter. Helt fra immatrikuleringen er grupper inndelt etter program for å treffe medstudenter på studieprogrammet. Det er også omvisning for at studentene kan gjøre seg kjent på realfagbygget, kurs med biblioteket, og vi har samarbeid med linjeforeninger for å unngå kollisjon av aktiviteter. Det arbeides med å gjøre HMS-kurs mer relevant, men det er tydelig at det er en utfordring og nå frem med budskapet, da det mottas en del avvik. Vi ser på ForVei som et viktig tiltak for støtte i overgangen fra elev til student. For 2-årig master: Det er egen immatrikuleringsseremoni for internasjonale masterstudenter. Vi har informasjonsuke med informasjonsmøte for alle masterstudenter, møte med programrådsleder og aktiviteter og informasjon fra instituttene. Diskusjon: - At det oppleves kaotisk ved studiestart handler om hvordan vi bygger opp dette med fadderordninger og oppstartsuker. De 2 første ukene skal egentlig brukes til informasjon, og studenter har meldt gjennom kandidatundersøkelser og andre undersøkelser at de føler at det har vært uker til mye fest og liten nytte. Oppstartsukene skal være en introduksjon til det å være student ved NTNU, og har vi ikke fått dette til, er ikke systemene gode nok.
3 av 8 Kontakt: Studenter: - Uklart for mange hvem de skal spørre om hva. Det oppleves komplisert, og det gir studentene følelse av å bli sendt rundt uten å forstå hvem som har ansvar. Det kreves at man har kjennskap til systemet og FTR ene har oppfordret studentene til å kontakte dem, for at studentene skal ha ett kontaktpunkt. Studenter kan bli henvist til å finne informasjon på nettsider, men det oppleves vanskelig å finne riktig informasjon der. Nettverk er viktig for å få informasjon, men hva med de studentene som har lite nettverk og er mindre aktive selv? Ansatte: - Ved studiestart gir NT ut et visittkort med de sentrale nettlenker for å komme i gang som student ved NTNU. Det er en utfordring å nå studentene, de leser ikke epost fra oss, de bruker ikke innsida, de finner ikke frem til informasjon på nettsidene. Vårt spørsmål er hvordan vi skal nå dere? Studenter: - Det eneste studentene bruker på innsida er lenken til it s learning. Vi anbefaler at mer informasjon går gjennom linjeforeninger for å nå studentene. Ved oppbygging av nettbasert informasjon for studenter, anbefales en titt på http://www.instabart.no/ Diskusjon: - En av NTNUs største utfordringer er kommunikasjonsmåten med studentene, og dette bør løftes frem av læringsmiljøutvalget som en større sak. Her er det flere aktører som kan involveres, som IT-avdelingen og biblioteket og det er nødvendig med en god dialog med studentene om dette. Tilhørighet: Studenter: - Linjeforeninger er essensielle for tilhørighet. Tidlig i studiet er det lite kjennskap til hva fakultet og institutt er. Selv om linjeforeninger som oftest følger ett studieprogram, føler studentene ikke tilhørighet til programmet i samme grad som man føler til det sosiale miljøet ved linjeforeninger. Senere i studiet kan man føle større tilhørighet til instituttet. Diskusjon: - Studentservice har startet en prosess med bedre samarbeid med linjeforeninger. Samarbeid med linjeforeninger i læringsmiljøsammenheng har et stort potensiale som enda ikke er godt nok brukt. Også i rekruttering av MOT-faddere til høsten er linjeforeningene helt sentrale. Spørsmålet er hvordan vi kan oppnå kontakt med de 10 % av studentene som ikke er medlem av linjeforeningene, dette kan også ha betydning i et frafallsperspektiv.
4 av 8 Miljø for læring: Studenter: - Det ønskes bedre lesesalsplasser. Antall lesesalsplasser er bra, men det savnes bl.a. bedre kommunikasjon om lesesalreglement. At det henges opp forenklet reglement ønskes spesielt det med at en plass bare kan holdes av inntil en time uten at man er tilstede, og at en annen kan ta over plassen hvis det ikke overholdes. - Det er dårlig ventilasjon på enkelte auditorier. - Plassproblemer i auditorier ved studiestart er uheldig. Vi får beskjed om at årsaken til at auditorium har for få plasser er at det av erfaring blir frafall. Det oppleves som at signalet er at man ikke trenger å gå på forelesninger, noe som kan forplante seg til resten av studietiden. - Å vise frem læringsmål underveis som viser formål med undervisningen i emnene fungerer godt på lokale emner, men følges opp i mindre grad i de store fellesemner som er tverrfakulære. - Det er vanskelig å si at man sliter, og at mange bare utfører det de må gjøre uten å lære. Det er en tøff overgang fra å være veldig flink på videregående skole til å være middels flink. - Det er stort fokus på gjennomføring av det obligatoriske, som lab og levere øvinger til riktig tid, og lite fokus på hva du lærer av det. Erfaringer viser at en kort gjennomgang av stud.ass/vit.ass før lab og øvinger av om hva som skal læres er veldig nyttig, og gir en forståelse av hvorfor man skal gjennomføre aktiviteten. Mangel på fokus på læring gir også miljø for koking. I den sammenheng er det viktig at stud.ass er kan formidle, og ansettelse av stud.ass er bør derfor ikke være bare grunnet karakterer. Det ønskes bedre evaluering av studentassistenter i emneevalueringene. - HMS-kurs oppleves ikke veldig informativt. HMS-kurs oppleves som at det utvikles lite, og er likedan år etter år. Det fremstår også som det er et kurs som holdes for at det skal holdes, og ikke for studentenes del. At det føles lite relevant er formidlet til fakultetet, og fakultetet har nå satt i gang en prosess hvor dette evalueres. Ansatte: - Som studentene sier er det greit med lesesalsplasser, men vi har behov for gruppearbeidsplasser i løpet av semesteret. Vi har forslag om at det blir en omgjøring av en del av lesesalsplassene, slik at de møbleres for gruppearbeid under semesteret, og ommøbleres til enkeltarbeidsplasser i eksamensperiodene. Dette for å utnytte kapasiteten bedre og gir studentene en arbeidsform som stimulerer til læring. - Romsituasjon for forelesninger: Vi har fått tildelt for små saler ved semesterstart, som gir et veldig uheldig signal til studentene. Man har nødt å spørre seg om problemet er at det er for mange emner, for mange studenter eller for dårlig planleggingsverktøy. - Digitale verktøy for innovativ utdanning finnes, men de er lite kjent i fagmiljøene. NTNU har en opplæringsjobb å gjøre når det gjelder å få fagmiljøene kjent med de system og hjelpemidler som kan brukes, f.eks. hvordan en faglærer kan lage filmsnutter, hvilke digitale verktøy skal dette legges inn i og hvem kan hjelpe med dette.
5 av 8 Diskusjon: - Lesesalsplasser: - Angående informasjon om bruk av lesesalsplasser/ forenklet lesesalreglement, vil studiesjef ta ansvar for formuleringer og driftsavdelingen kan sørge for å henge det opp på relevante plasser. - Det er klare regler som skulle ha vært på plass og vedlikeholdt. Dette følges opp. - Hvordan læringsarealer er best har vi mye dokumentasjon på. IME har hatt et prosjekt på dette, og SA er veldig interessert i med varierende bruk av arealer. Utvikling av bygningsmasse for å legge rette til godt læringsmiljø er også en viktig diskusjon inn i campusutvikling. Det er et mål å få en teknologi som viser oss bruken av rommet, slik at vi kan kanalisere til der det er ledig i løpet av 2014. Dette gjennom kartlegging av hvor mange som er i et rom ved hjelp av mobiltelefonsignal. - Det er mulig å tenke ukonvensjonelt, studentene trenger kanskje ikke lukkede rom, men bare flere bord. Hvor bordene er plassert er studentene fleksibel på, og bruk av vrimlearealer for studentarbeid er mulig. - DMF har hatt oppgradering på biblioteksiden, hvor det er mange lesegrupper. Vil gjerne oppfordre til å besøke biblioteket, for å se hvordan det har blitt. - Viktig å huske stikkontakter også på grupperom. - Prorektor har hatt dialog med biblioteket om det er mulig å se på bibliotek og lesesalsplasser i fellesskap, og å lage prosjekter på lokalt nivå. - Bibliotekets overgang fra papir til «e», vil gi ledig kapasitet, og biblioteket vil samarbeide med Realfagsbygget om hvordan ledig plass i realfagbiblioteket best kan utnyttes. Realfagbiblioteket kommer til å utvide åpningstider til eksamen nå til våren. - I forbindelse med aktivitet utenfor normal arbeidstid, har studentservice samtaler med biblioteket om de kan kobles opp mot hverandre. I første omgang på Dragvoll, men det er også mulig her på Realfagbygget. Her kan det være mye å hente for å yte bedre service til studenter. - Realfagbygget kan være pilot på å tenke nytt om dette. Eiendom og SiT kan involveres, slik at vi får en samordning av ulike tjenester: prosjekt læringsmiljø realfagbygget. Studentene må involveres i dette og studiesjef tar initiativ til prosjektet. - - Luftkvalitet: - Driftsavdelingen vil ta med seg videre det med luftkvalitet. - Den største utfordringen for studenter er at det på kveldstid er dårlig ventilasjon på kontorer og grupperom. - Dette er kjent, og det arbeides med å finne riktige balanse mellom å være et grønt universitet og ha god luftkvalitet i de lokaler som er i bruk. - Avtrekk på lab er det gjort et stort arbeid på, og er i orden. - Auditorier: - Maksimal utnyttelse av størrelsen av auditorier må bedres. - Det må vurderes om antall emner og antall studenter helt på grensen av det mulige.
6 av 8 - Auditorier har ikke i realiteten like mange plasser som oppgitt, fordi f.eks. stoler er ødelagt, og dette må følges opp. - Ambisjoner: - 80-90 % av studentene ønsker å være bedre enn middels; hvilken utfordring gir det for en institusjon? LMU kan løfte opp sak om hvordan institusjonen kan legge til rette og følge opp hvordan vi skal håndtere dette. NTNU kan også trenge hjelp fra SiT Råd i hvordan man kan håndtere skuffelsen som kan oppstå hos studentene. - Forventninger til gode resultater og innvirkningen dette har på motivasjon, er studentservice godt kjent med. Det synes å være en tendens til at flinke studenter slutter fordi de tror de ikke er flinke nok. Det arbeides nå med en kartlegging av veiledningstilbudet for studenter på institutt, fakultet og sentralt nivå for å tydeliggjøre hvem som gjør hva og hvordan dette kan samhandles på beste måte. - Læring: - Pedagogisk refleksjon hos faglærere og studentassistenter ønskes, og krever bevissthet på alle nivå i NTNU. Krav, oppfølging og opplæring ligger på instituttnivå. Denne bevissthet ligger i kvalitetssikringssystemet, og det som nevnes her håper vi vil inngå i referansesystemet og komme frem i evalueringsrapporter. Det er viktig at studentene bruker de ordinære kanaler for oppfølging. Hvis dette ikke virker, så kan ekstraordinære systemer brukes. - Diskusjoner om aktiviteter i emner har en funksjon for læring hører til på instituttet, noe som fakultetet må stimulere til. Det er viktig at man har læringsmiljø-diskusjoner på instituttet. - Verktøy innovativ utdanning: - Å vise ansatte hva som finnes av verktøy er en stor jobb, og det er håp om at fakultetene setter av kapasitet til å tenke på hvordan dette skal gjøres, hva som finnes av verktøy og hvordan nyansatte skal læres opp. Her må det startes i alle ledd, også på sentralt nivå. Støtteapparat for ansatte er mangelfull, og mentaliteten må endres. Vi må bevisstgjøres at studieadministrasjon ved institutt, fakultet og hos rektor er støtteapparat for ansatte/ledelse i tillegg til studenter. - Det er tiden for mer informasjon ut i organisasjonen om bruk av verktøy. Det er et prosjekt om innovativ utdanning og IKT på gang. Avslutningsvis fra leder Berit Kjeldstad: LMU tar med oss fra dette møtet at vi fortsatt skal ha fokus på studiestart og frafall, og der er kommunikasjon en viktig bit. NTNU må ha større fokus på å vise undervisningspersonell læreverktøy. I tillegg settes det i gang pilotprosjekt Realfagbygget. Det er en utfordring at det er mange enheter på NTNU, hvor alle venter på alle. Rektor har også bare en viss kapasitet, så institutt og fakultet må ha litt handlingsrom. Det ventes ofte på hvem som skal koordinere dette, og her er kommer fellesadministrasjonen inn, som SA. Vi må være bevisst at krever mye organisasjonskultur for å håndtere dette. Vi håper fakultetet fortsetter med å ha læringsmiljømøter på deres måte, og arbeider med å utvide begrepet læringsmiljø. LMU takker for et veldig bra møte, og NT for vertskapet!
7 av 8 2. Ordinært LMU-møte 1/14: Godkjenning av innkalling og referat Vedtak: Innkalling og referat fra LMU møte 25.11.2013 godkjent. 2/14: Konstituering av LMU 2014 1. Studentrepresentanter LMU 2014 Studentrepresentanter for LMU 2014 er: Viktor Munch Akse (1.1.2014-31.12.2014) Marta Havåg Ranestad (1.1.2014-31.12.2014) Fra før sitter: Sondre Flinstad Harbo (1.7.2013-30.6.2014) John-Christer Rusti (1.7.2013-30.6.2014) Vararepresentanter: Simon Utseth Sandvåg (1.1.2014-31.12.2014) Eivind Rindal (1.1.2014-31.12.2014) Ellen Helstad (1.1.2014-31.12.2014) Mads Andreassen (1.1.2014-31.12.2014) Fra før sitter: Line Willersrud: (1.7.2013-30.6.2014) Vedtak: Oppnevning fra Studenttinget tas til etterretning 2. Oppnevning av representanter for ansatte Vedtak: LMU ber rektor oppnevne følgende representanter fra institusjonen for perioden 1.1.2014-31.12.2015: Berit Kjeldstad - Prorektor for utdanning Vara: Frank Arntsen - Direktør for økonomi og eiendom Inge Fottland - Studiesjef Vara: Anne Sølberg Ellingsen Seksjonssjef for studentservice, studieavdelingen Hilde Grimstad - Prodekan for studier ved DMF Vara: Tore Romundstad - Seksjonssjef studieseksjonen DMF Jens Petter Nygård - Seniorrådgiver driftsavdelingen stab Vara: Elin Erdal - Seksjonssjef drift og logistikk 3. Leder for LMU Vedtak: leder for LMU i perioden 1.1.2014-31.12.20142014 er prorektor utdanning Berit Kjeldstad
8 av 8 4. AU for LMU i 2014 AU for LMU i perioden 1.1.2014-31.12.2014 er leder LMU Berit Kjelstad, Læringsmiljøansvarlig STi Marta Havåg Ranestad, seksjonssjef studentservice Anne Sølberg Ellingsen og sekretær Cecilie Baar. LMU vil takke Eivind Rindal for sitt arbeid som leder i 2013.