BERGEN KOMMUNE Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke Intern korrespondanse Saksnr.: 201300455-23 Saksbehandler: MKRI Emnekode: ESARK-1212 Til: Fra: Bergenhus/Årstad v/ Emil Matthiesen BKNI v/kom.dir. Harm-Christian Tolden Dato: 21. apr 2013 Mål og fokusområder for 2013 Hensikten med dokumentet er å gi en mest mulig samlet oversikt over sentrale føringer for resultatenhetens arbeid i 2013. Resultatenheten arbeider ellers under de fullmakter som er delegert i linjen fra kommunaldirektør til resultatenhetsleder. Innhold: Del 1: Mål for 2013 Del 2: Personalområdet Del 3: Økonomiområdet Del 4: Samlet oversikt over rapportering gjennom året Del 5: Spesielle føringer for resultatenhetens arbeid Vedlegg A: Økonomiske fullmakter 2013 DEL 1: MÅL FOR 2013 Resultatenhetens målsettinger for 2013 baseres på Bergensbyrådets politiske plattform. I tillegg har bystyret vedtatt konkrete mål for 2013 gjennom budsjettet. Også tekstforslag og merknader fremmet i forbindelse med budsjettbehandlingen i bystyret vil ha betydning for utforming av mål og styringsindikatorer. Oppfølging av målene skjer bl.a. gjennom ledersamtaler og tertial-/månedsrapportene. 1.1 Overordnede føringer som følger av Bergensbyrådets politiske plattform Byrådets politiske plattform er uttrykt i et eget dokument og i byrådets tiltredelseserklæring. Begge dokumenter er tilgjengelig via byrådets egen side på internett Resultatenheten har et selvstendig ansvar for å sette seg inn i byrådets overordnede føringer for inneværende valgperiode, og legge dette til grunn for resultatenhetens arbeid. 1.2 Mål som følger av vedtatt budsjett for 2013
Se budsjettdokumentet for aktuelle mål. DEL 2: PERSONALOMRÅDET 2.1 Overordnede prinsipper for personalarbeidet Bergen kommunes HR-strategi legges til grunn for personalarbeidet i resultatenhetene. I henhold til den nye HR-strategien vil Bergen kommune ha medarbeidere som: Utvikler sine kompetanser. Er ansvarlige og tydelige. Bidrar til et inkluderende arbeidsmiljø. Forstår sin rolle og bruker sitt handlingsrom. Motiveres i arbeid med kommunens samfunnsoppdrag. Bergen kommune vil ha ledelse som: Utvikler egne, medarbeidernes og teamenes kompetanse. Har omstillingsevne og et helhetsperspektiv. Avklarer forventninger og er tydelig. Vil lede, motivere, sette mål og skape resultater. Bestreber seg på å være et godt forbilde og motivere i arbeid med kommunens samfunnsoppdrag. Utvikler hensiktsmessige systemer, organiseringer og ressursstyring. Bergen kommune vil kjennetegnes ved: Ansatte som omtaler sin arbeidsplass godt. Tjenester med kvalitet. Høy etisk standard. Utviklingsorientert organisasjon. Tydelighet og vennlighet. Tydelige, gode resultater. 2.2 Prioriterte satsinger på personalfeltet i 2013 For å oppnå kommunens mål i HR strategien ber kommunaldirektøren om at følgende satsingsområder blir vektlagt spesielt innenfor det løpende personalarbeidet i 2013: Følge opp vedtatte konsern IA-mål for Bergen kommune, jfr. saksnr. 201110374-5, herunder utrede og gjennomføre relevante etatsvise tiltak. Fullføre implementering av HR-verdier i byrådsavdelingen. Videreføre arbeidet med etikk og habilitet i saksbehandlingene. Alle enheter i BKNI skal etablere arena for etisk refleksjon. Legge til rette for at medlemmene i AMG har nødvendig grunnopplæring i HMSarbeid. Bruke personal- og økonomiforum og rekrutteringsforum aktivt i formidling av endringer i lov og avtaleverk, som er relevante på personalområdet. 2 av 6
DEL 3: ØKONOMIOMRÅDET 3.1 Overordnede prinsipper for økonomiarbeidet Rammebudsjett omdisponeringer Budsjettet for 2013 er tildelt som en netto ramme. Økonomireglement, budsjettfullmakter, og rammer for administrative fullmakter og instrukser er vedtatt i byrådssak 1059/13. Kommunaldirektørs delegasjon fremgår av BKDOK-2013-00329. I henhold til Bergen kommunes budsjettfullmakter punkt 2.2 delegerer kommunaldirektør til resultatenhetsleder fullmakt til å foreta budsjettjusteringer innenfor eget ansvarsområde mellom tjenester (innen samme tjenesteområde på nivå 2), enkeltarter og ansvarssteder. Se i denne sammenheng også fullmaktenes punkt 2.1. Bruk av budsjettmidlene skal skje iht. gjeldende økonomireglement og budsjettfullmakter, og med bakgrunn i vedtatte mål og prioriteringer for resultatenhetens virksomhet i 2013. Justeringer som medfører endring av netto budsjettramme for den enkelte resultatenhet kan bare utføres av byrådsavdelingen, enten som følge av administrativt vedtak med hjemmel i administrativt delegasjonsreglement, eller som følge av vedtak av byråd eller bystyre. Det vil bli gitt skriftlig melding om alle slike budsjettjusteringer. Bruk av arts- og tjenestekontoplan Regnskapet for 2013 skal føres i tråd med oppdatert arts- og tjenestekontoplan, som kan lastes fra Bergen kommunes økonomihåndbok. 3.2 Økonomistyring Resultatenhetene rapporterer økonomisk status (driftsregnskapet) til kommunaldirektøren basert på avsluttet perioderegnskap for månedene februar, mars, april, juli, august og oktober. Fristene fremgår av BKSAK 201300455-11. Økonomirapporteringen skjer i prognosemodulen i Agresso. Status for prosjekter i investeringsbudsjettet rapporteres pr. tertial. Ved behov blir det sendt ut en egen bestilling ifm. rapportering etter hhv. første og andre tertial (rapportene basert på april- og augustregnskapene). Kommunaldirektøren ber resultatenhetene om spesielt å ta hensyn til følgende i 2013: Oppfølging av rutiner for gjennomføring og avslutning av investeringsregnskap. (BKSAK 200900109-62) Spesifisering av den økonomiske rammen for 2013 - vedtatt budsjett Den økonomiske rammen for resultatenhetene i 2013 er bygget opp på følgende måte; vist som endringer ift. vedtatt budsjett 2012: 3 av 6
01 Vedtatt budsjett inneværende år 24 404 018,45 02 Pensjonsendringer (effekt av reduserte pensjonspremier) -943,92 03 Helårsvirkning av årets lønnsoppgjør til neste år kap 4 215 276,00 03 Helårsvirkning av årets lønnsoppgjør til neste år kap 4 - lokalt oppgjør 47 473,00 03 Helårsvirkning av årets lønnsoppgjør til neste år kap 3 og 5 281 948,15 05 Generell prisstigning 229 153,00 09 Videreføring av budsjettjusteringer -101 260,00 1-1 midler kr. 50 000 Gevinstrealisering ny avtale data og telefoni kr. 12 260 (-) Ny 2011 konsertserien/tilgjegelighet på etablerte scener kr. 150 000 Signatur II - Bydelsvise minifestivaler kr. 50 000 Signatur II - Kompetanse kr. 100 000 (-) Signatur II - Kompetanse lokalt kr. 125 000 Signatur II - Sommerhappening U1880 kr. 50 000 Signatur II - Til helgen 30 sept kr. 600 000 (-) Signatur II - Utveksling UNG 13 kr. 86 000 Ungdommens kulturmønstring kr. 100 000 12 Effektivisering (gevinstrealisering TEK prosjektet) -20 563,00 15 Nye tiltak - drift (Wrap huskostnader) 290 000,00 29 Generelt inntektskrav -108 326,00 31 Diverse endringer 1 909 160,01 Internleie NY-Korhnborg kr. 1 910 000 Kultur Ulriken bydelssenter kr. 178 360 Meyermarken bydelshus kr. 81 049 Nordnes bydelshus kr. 60 577,51 Nulle ansvarssted som skal avvikles kr. 2 805 298,75 (-) Ny 2011 Realisering Grafitti plan / Hip hop byen kr. 43 750 Redusere inntektsbudsjettet DK kr. 100 000 Signatur II - Bydelsvise minifestivaler kr. 50 000 (-) Signatur II - Sommerhappening U1880 kr. 50 000 (-) Signatur II - Utveksling UNG 13 kr. 86 000 (-) Støpeskjeen kr. 688 616 Tiltak for utv.h., Årstad tj. Område 12A kr. 1 411 073,85 Tiltak for utv.h., Årstad tj. Område 12B kr. 33 281,40 Vitalitetssenteret kr. 293 751 Økt lønnsbudsjett DK kr. 100 000 Vedtatt budsjett 2013 27 145 936 Mindreforbruk 2012 på kr. 246 000 vil bli lagt til budsjettrammen for 2013. Etter detaljeringssaken (oppfølging og detaljering av bystyrets budsjettvedtak) i februar 2013 kan det bli foretatt mindre justeringer som påvirker resultatenhetens netto budsjettramme. Agressorapport BUE12 viser budsjettjusteringer. 3.3 Økonomisk internkontroll Resultatenhetsleder har ansvar for at tilstrekkelige internkontrolltiltak er etablert og fungerer i resultatenheten. Tilsynsansvaret med forvaltningen er formulert som følger i den overordnede rutinen som omhandler tilgang til økonomisystemet (delegasjon av anvisningsmyndighet): 4 av 6
Den enkelte budsjettansvarlige leder har tilsynsansvar for at anvisningsansvaret blir ivaretatt på en korrekt måte, og i tråd med gjeldende forskrifter og retningslinjer innen sine enheter. ( ) Byrådet har et overordnet ansvar for at den interne kontroll i Bergen kommune fungerer. Dette ansvaret utøves gjennom linjelederne som har ansvar for internkontroll innenfor sitt myndighetsområde, herunder også økonomisk internkontroll. Ansvaret for økonomisk internkontroll innenfor resultatenhetens budsjettansvarsområde vil blant annet inneholde følgende: Sikre at delegasjonen av alle økonomiske fullmakter er dokumentert. Sikre at medarbeidere med økonomiske fullmakter har tilstrekkelig kompetanse. Etterleve regler og forskrifter for offentlige innkjøp, med særlig fokus på dokumentasjon. Gjennomføre interne kontrollaktiviteter (stikkprøvekontroller) i nødvendig grad. I budsjettåret 2013 ber kommunaldirektøren om at følgende momenter blir vektlagt spesielt innen økonomisk internkontroll: Kontroll av transaksjoner på lønnsområdet, så langt verktøy og rapporter gir mulighet for dette (ifm. utfordringer knyttet til innføring av ERV). Etterlevelse av regelverk for anskaffelser og dokumentasjon. Bruk av Bergen kommunes rammeavtaler. Inngåelse av lokale rammeavtaler der dette er hensiktsmessig. Videreføring av systematiske kontrollaktiviteter (månedlige stikkprøvekontroller) for transaksjoner under kr 5.000, som i Agresso håndteres av kun én person. Kartlegging av risiko og implementering av tiltak. Dokumentasjon av internkontrollaktiviteter. 3.4 Budsjettprosessen for 2014 Informasjon vil bli utsendt. 3.5 Regnskapsmessig mer-/mindreforbruk på resultatenhetene Viser til punkt 4.1.15.1 i Bergen kommunes økonomireglement. Dersom det ved årsavslutningen er netto budsjettavvik på resultatenhetene på nivå 2, vil BKNI søke å få dette videreført i budsjettrammene for kommende år. Budsjettjusteringen er begrenset til + / - 2 % av enhetenes vedtatte budsjett. DEL 4: SAMLET OVERSIKT OVER RAPPORTERING GJENNOM ÅRET Resultatenhetene må bl.a. rapportere på følgende: Innspill til byrådets årsmelding for 2013 (sluttrapportering mål / økonomi). Kostra-rapportering for 2013. Vedtak i politiske organer kan medføre krav om rapportering også på andre områder. Oversikt over fastsatt rapporteringstidspunkter gjennom året (inkl. frister ifm. årsmelding 2013 / Kostra 2013): 5 av 6
Rap.måned Rapporteringstype Frist Januar Innspill til årsmelding 2012 21. januar 2013 Februar KOSTRA-rapportering for 2012 11. februar 2013 Mars Økonomirapport basert på februar-regnskapet 19. mars 2013 April Økonomirapport basert på mars-regnskapet 16. april 2013 Mai Økonomirapport basert på april-regnskapet (1. tertial) 14. mai 2013 Mai Rapportering av status for tekstforslag og merknader pr. 1. tertial 14. mai 2013 August Økonomirapport basert på juli-regnskapet 13. august 2013 September Økonomirapport basert på august-regnskapet (2. tertial) 17. september 2013 September Rapportering av status for tekstforslag og merknader pr. 2. tertial 17. september 2013 November Økonomirapport basert på oktober-regnskapet 19. november 2013 Desember Årsavslutningsaktiviteter økonomi iht. egen plan Kommer Januar Innspill til årsmelding 2013 Kommer Februar KOSTRA-rapportering for 2013 Kommer Det sendes ut egen informasjon knyttet til arbeidet med kultur-/idrettsårboken. DEL 5: SPESIELLE FØRINGER FOR RESULTATENHETENS ARBEID Ut over de føringer som er gitt i del 1 5 i årsoppdraget ber kommunaldirektøren om at følgende momenter innenfor resultatenhetens arbeidsfelt vektlegges spesielt i 2013: I 2013 skal alle enheter og seksjoner ha et særskilt fokus på journalføring og arkivering av dokumenter i Bksak. Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Marius Kristiansen - saksbehandler 6 av 6