Vedlegg 2 til konkurransegrunnlaget Beskrivelse av bistanden Rammeavtale om konsulentbistand ved rekruttering til Statens landbruksforvaltning Side 1 av 8
Bilag 1 Beskrivelse av bistanden Rammeavtale om konsulentbistand ved rekruttering til Statens landbruksforvaltning Side 2 av 8
Beskrivelse av bistanden Del 1 Kundens kravspesifikasjon av bistanden 1. Anskaffelsens formål SLF ønsker å rekruttere best mulig ledere til organisasjonen, ønsker i den forbindelse å inngå rammeavtale om konsulenttjenester knyttet til utvelgelse rekruttering av ledere. Det kan så være aktuelt å benytte konsulentbistand ved rekruttering av særskilte nøkkelstillinger til virksomheten. Dette er nøkkelstillinger som kan være innenfor alle SLFs fagområder/resultatområder (se www.slf.dep.no ). Anskaffelsen inkluderer så kurs for ledere i for eksempel intervjuteknikk referanseinnhenting, samt andre fagområder innen rekruttering. 2. Anskaffelsens omfang Det er usikkerhet knyttet til omfanget av behovet for konsulenttjenester den økonomiske rammen for avtalen. Anskaffelsens omfang vil avhenge av turnoveren i ledergruppa behovet for å rekruttere til andre særskilte nøkkelstillinger. Anskaffelsens omfang vil så avhenge av ledernes behov for opplæring i selv å gjennomføre profesjonelle rekrutteringsprosesser. Erfaringsmessig har SLF i perioden 2008 1. halvår 2012 hatt behov for å rekruttere 1-2 ledere per år. Det er vanskelig å anslå anskaffelsens verdi på grunn av varierende behov fra år til år. Det tas forbehold om omfanget som følge av behovsendring budsjettmessige organisatoriske forhold. Den økonomiske rammen for den nye avtalen for perioden 2013-2015 estimeres til mellom 0,4 0,7 millioner kroner eksklusiv mva fordelt på tre år. Oppdragsgiver vil bestille bistand ved behov. Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 3. Bistanden Bistanden vil bestå av bistand i forbindelse med rekruttering av ledere eventuelt andre særskilte nøkkelstillinger innenfor alle SLFs fagområder/resultatområder. Bistanden vil kunne variere fra oppdrag til oppdrag. 3.1 Sluttvurdering Side 3 av 8
Kunden vil i hovedsak ha behov for bistand ved sluttvurdering av et mindre antall kandidater i de fleste rekrutteringsprosesser. Erfaringsmessig vil det kunne være behov for 12 sluttevaluering av kandidater som tilsvarer rekruttering av omtrent 2-5 stillinger. Med sluttevaluering av aktuelle kandidater menes konsulentbistand i forbindelse med testing av kandidat når det gjelder evner, ferdigheter personlige egenskaper, dybdeintervju, referanseinnhenting, skriftlig vurdering anbefaling. Det som ikke er spesifisert, utføres av Kunden uten bistand fra Konsulenten. 3.2 Full rekrutteringsprosess I særskilte tilfeller vil det kunne være behov for bistand gjennom hele rekrutteringsprosessen. Bistanden vil bestå av bistand i forbindelse med rekruttering av ledere eventuelt andre særskilte nøkkelstillinger innenfor alle SLFs fagområder/resultatområder. Det er aktuelt med bistand i alle ledd i en utlysnings- rekrutteringsprosess med unntak av annonsering/kunngjøring, søknadsadministrasjon inkludert utforming av søkerlister skriving av tilsettingssaker. I en slik rekrutteringsprosess er det aktuelt med konsulentbistand knyttet til behovsanalyse, utforming av stillingsprofil stillingsannonse, bidrag i rekrutteringsprosessen, innledende intervjuer, testing av aktuelle kandidater når det gjelder evner, ferdigheter personlige egenskaper, dybdeintervju, referanseinnhenting, skriftlig vurdering anbefaling. I tillegg kommer eventuelt aktivt søk etter kandidater i leverandørens databaser. Kandidater i leverandørens databaser må søke stillingen på ordinær måte pga ivaretagelse av krav i offentleglova. Det er ikke aktuelt med mer enn 10 kandidater til førstegangsintervju normalt ikke aktuelt med flere enn 5 kandidater til sluttevaluering. I bilag 4 Samlet pris- prisbestemmelser skal det oppgis pris for full rekrutteringsprosess eksklusivt inklusivt kandidatsøk. 3.3 Kurs Rammeavtalen omfatter så kjøp av kurs for lederne i for eksempel intervjuteknikk referanseinnhenting, samt andre tema innen rekruttering. Halvdagskurs har varighet på 4 timer. Heldagskurs har varighet på 8 timer. 3.4 Arbeidsspråk ved rekrutteringsbistand Arbeidsspråket i SLF er norsk. Konsulentene må kunne kommunisere med oppdragsgivere potensielle søkere på skandinaviske språk. 3.5 Konsulentbistand ved deler av prosessen Konsulentbistand ved deler av prosessen gjelder bistand der Kunden gjør mesteparten av rekrutteringsprosessen selv, overlater mindre deler av rekrutteringsprosessen til Konsulenten. 3.6 Test av kandidater innen evner, ferdigheter personlige egenskaper Side 4 av 8
Konsulentbistand gjelder så testing av kandidater innen evner, ferdigheter personlige egenskaper ved oppdrag som legges til Konsulent når Kunden utfører mesteparten av rekrutteringsoppdraget selv. 4. Tilbudte konsulenters kompetanse Leverandøren skal stille konsulenter til rådighet som sikrer at tjenestene utføres på en mest mulig effektiv måte, med forventet kvalitet. Alle kostnader knyttet til at konsulentene har tilstrekkelig kunnskap kompetanse dekkes av leverandøren. SLF ber om tilbud på minimum 2 navngitte konsulenter som får ansvar for å gjennomføre aktuelle oppdrag for SLF. Tildelingskriteriet Kompetansen til de tilbudte konsulentene vil på bakgrunn av en helhetlig vurdering vurderes på grunnlag av den dokumentasjon de opplysninger tilbyder gir i denne konkurransen. I vurderingen av dette tildelingskriteriet inngår konsulentenes utdannelse erfaring med å rekruttere toppledere mellomledere til direktorat, departement eller annet offentlig organ. Det vil bli lagt vekt på at konsulentene har god kompetanse erfaring. Det er ønskelig at tilbudte konsulenter skal inneha følgende egenskaper: Relevant høyere utdannelse God kunnskap om offentlig forvaltning ledelse i staten God kunnskap om regelverket for tilsettinger i staten Minimum 3 års erfaring med å rekruttere toppledere, mellomledere annet nøkkelpersonell til offentlig privat sektor Erfaring fra rekruttering av toppledere /eller mellomledere til direktorat /eller departement (legg ved liste over relevante oppdrag oppgi referanse fra minimum 3 av disse). Sertifisering i bruk av relevante anerkjente testverktøy (personlige egenskaper, evner ferdigheter) God kunnskap om SLFs fagområder/resultatområder herunder landbruks- matsektoren Overoppfyllelse av Oppdragsgivers beskrivelse av ønskede egenskaper ved konsulentene i vedlegg 2 Beskrivelse av Bistanden vil bli belønnet under evalueringen av dette tildelingskriteriet. Sammen med tilbudet bes det at tilbyder leverer konsulentenes CV med minst 3 referanser pr tilbudte konsulent, se konkurransegrunnlaget punkt 7.2 nr.22. CVene skal være oppdaterte, rettet mot vår kravspesifikasjon skrevet på norsk. Det bes at tilbyder i alle tilfeller utfyller tabell i vedlegg 1 Beskrivelse av Bistanden. Vi ber om at dere fyller ut vedlagte skjema konsulentenes kompetanse for å lette sammenlikningen av tilbudene dermed effektivisere evalueringsprosessen i denne anskaffelsesprosessen. Konsu- Hoved- Relevant Kunnskap Kunnskap om Erfaring med å Erfaring fra Sertifisering Kunnskap Side 5 av 8
lentens navn stilling utdanning Angis om oppnådd mastergrad/ bachelor e.lignede i hvilket fag tilleggsutdanning Angis som navn på relevante fag antall studiepoeng om offentlig forvaltning ledelse i staten beskrivelse av kunnskapen er ervervet regelverket for tilsettinger i staten beskrivelse av kunnskapen er ervervet rekruttere toppledere, mellomledere annet nøkkelpersonell til offentlig privat sektor Angi antall år rekruttering av toppledere /eller mellomledere til direktorat /eller departement Angi antall år legg ved en liste over relevante oppdrag med nærmere beskrivelse av oppdragene i bruk av relevante anerkjente testverktøy (personlige egenskaper, evner ferdigheter) om SLFs fagområder/ resultatområder herunder landbruks matsektoren beskrivelse av kunnskapen er ervervet 5. Tilbudt bemanning Leverandøren skal stille konsulenter til rådighet som sikrer at oppdraget utføres på en mest mulig effektiv måte, med den forventede kvalitet. Alle kostnader knyttet til at konsulentene har tilstrekkelig kunnskap kompetanse dekkes av leverandøren. Leverandøren har ansvar for at oppdraget gjennomføres av de konsulenter som er avtalt mellom partene. Ved skifte av konsulent plikter Leverandøren å erstatte vedkommende med en alternativ konsulent med tilsvarende eller høyere faglig kompetansebakgrunn. Eventuelle kostnader ved å tilføre ny konsulent kompetanse på tilsvarende nivå som fratredende konsulent, skal dekkes av Leverandøren. Hvis de konsulenter som tilbys avviker fra det som er oppgitt i tilbudet, skal dette forklares/begrunnes, Kunden forbeholder seg retten til å vurdere å godkjenne kompetansen til alternative konsulenter, samt avvise konsulenten. Kunden kan ikke nekte å godkjenne konsulenter uten saklig grunn. Skifte av konsulent skal først skje etter skriftlig godkjenning fra Kunden. Kunden kan kreve at den bestilte bistanden stanses midlertidig frem til ny konsulent godkjennes av Kunden. Leverandøren skal utpeke en ansvarlig for sine konsulenter. 6. Service responstid Statens landbruksforvaltning ønsker god service rask responstid på tilbudt bistand. Oppgitt antatt responstid gjelder i hele avtaleperioden. Responstid defineres som tiden det går fra Kunden har sendt sin bestilling til første dial/telefonmøte/møte hvor oppdraget avklares, fremdriftsplan settes oppdraget avtales gjennomført mellom Leverandøren Kunden. Hvis responstiden varierer ut i fra oppdragets størrelse, så vil den lengste antatte responstiden legges til grunn ved evaluering. Responstiden oppgis i antall virkedager. Side 6 av 8
Tildelingskriteriet Service responstid vil bli vurdert på grunnlag av den dokumentasjon de opplysninger tilbyder gir i tilbudet referansesamtaler med referansene til de tilbudte konsulentene. Referansers evaluering tilbakemelding på tilbudte konsulenters service i tidligere oppdrag inngår i vurderingen. SLF ber om at tilbyder oppgir responstid i antall virkedager for å muliggjøre sammenligning av tilbudene. Del 2 Leverandørens beskrivelse av bistanden I dette bilaget skal Leverandøren beskrive Leverandøren funksjonelt vil oppfylle de kravene som er stilt i bilag 1 spesifisere det som tilbys. 1. Bistanden 2. Tilbudte konsulenters kompetanse Det bes at tilbyder i alle tilfeller utfyller tabell i vedlegg 1 Beskrivelse av Bistanden. Vi ber om at dere fyller ut vedlagte skjema konsulentenes kompetanse for å lette sammenlikningen av tilbudene dermed effektivisere evalueringsprosessen i denne anskaffelsesprosessen. Konsulentens navn stilling Hovedutdanning Angis om oppnådd mastergrad/ bachelor e.lignede i hvilket fag Relevant tilleggsutdanning Angis som navn på relevante fag antall studiepoeng Kunnskap om offentlig forvaltning ledelse i staten beskrivelse av kunnskapen er ervervet Kunnskap om regelverket for tilsettinger i staten beskrivelse av kunnskapen er ervervet Erfaring med å rekruttere toppledere, mellomledere annet nøkkelpersonell til offentlig privat sektor Angi antall år Erfaring fra rekruttering av toppledere /eller mellomledere til direktorat /eller departement Angi antall år legg ved en liste over relevante oppdrag med nærmere beskrivelse av oppdragene Sertifisering i bruk av relevante anerkjente testverktøy (personlige egenskaper, evner ferdigheter) Kunnskap om SLFs fagområder/ resultatområder herunder landbruks matsektoren beskrivelse av kunnskapen er ervervet 3. Tilbudt bemanning Side 7 av 8
4. Service responstid Side 8 av 8