REFERAT FRA GENERALFORSAMLING I SKARSDALEN VEL ONSDAG 16. februar 2011 KL.1830 PÅ NORCONSULT Vestfjordgt. 4 Sandvika SAKSLISTE: 1. GODKJENNING AV INNKALLING 2. KONSTITUERING 3. ÅRSBERETNING FOR PERIODEN 10.02.2010 TIL 16.02.2011 4. REGNSKAP 2010 5. FASTSETTELSE AV KONTINGENT for 2012 OG BUDSJETT 2012 6. INNKOMNE FORSLAG 6.1. Løypeavtale 6.2. Utslipp ved Damtjernhallin 6.3. Forslag til alternativ veiavtale 6.3.1. Veiavtale for Flagligrend 6.3.2. Styrets forslag til alternativ veiavtale 6.3.3. Uendret veiavtale 6.4. Endring i oppkreving av innbetaling til vel, vei og løyper 7. VALG I HENHOLD TIL VEDTEKTENE 1 av 5
Sak 1 og 2. Innkalling godkjent. Møtet startet 18:35. Sverre Høven valgt til referent, Hans Jørgen Mikkelsen valgt til styreleder. Antall stemmeberettigete 35, hvorav 4 fullmakter. Vedtak: Konstituering uten kommentarer Sak 3 Årsberetning lest opp av formann (se innkalling). Gjennomgang av komiteenes årsberetninger. Fiskegruppens innspill levert under møtet og ble gjennomgått under generalforsamlingen. Gruppen oppfordrer alle til å bruke redningsvest når de ferdes i båt eller kano på vannene i området. Harehopp gruppen gjennomlest under møtet. Problemer med overvann som fryser under hytta. Alternativ løsning er å flytte hele hytta lengre bort fra bekken. Påskeskirenn gruppen. Kort info. Stor takk rettes til de personene som driver denne viktige aktiviteten for alle hyttefolk i Skarsdalen Vel. Over 100 barn deltar hver påske. Web sider. Nye sider lanser i 2010. Økt funksjonalitet innfases etter hvert. Ca. 50 besøk per dag. Oppfordrer folk til å legge ut info og bruke sidene. Vi retter en takk til alle medlemmene i komiteene, og oppfordrer medlemmer å melde sin interesse til styret. Sak 4 Regnskap Gjennomgått under møtet. Underskudd på ca. 14.000 kroner som er bedre enn budsjett. Dette skyldes at det ble utbetalt mindre til løypekjøring enn det som var budsjettert. Styret oppfordrer alle til å betale velavgiften. Det er mye jobb å sende ut betalinger, registrere og purre opp. Revisjonsrapporten lest opp under møtet. Vedtak: Regnskap vedtatt uten kommentarer Sak 5 Fastsettelse av kontingent 2012. Budsjettet gjennomgått uten kommentarer (se innkalling og budsjett vedlagt). Kontingenten for 2012 settes til 200,-. Purregebyr settes til 50,- Vedtak: Budsjett og kontingent på 200,- vedtatt uten kommentarer 2 av 5
Sak 6 innkomne forslag 6.1 løypeavtale Styremedlem gikk igjennom arbeidet med løypekjøring og dialogen med grunneierne. Styret ønsker er avtale med grunneiere men grunneiere ønsker ikke å binde seg til et fast opplegg da det er mye jobb å kjøre opp løyper. Sporsetteren har i tider vært ute av drift grunnet feil. En ny løypemaskin vil være en større investering fra MNOK 0,5 1. Gjennomgang av spørreundersøkelse som styret gjennomførte i 2010/11. Stort sett er folk fornøyde med løypetraseene etc. men det er ønske om en fast avtale. Grunneiere fikk inn en del penger i den frivillige innsamlingen for et par år siden. Noen av velets medlemmer mener de har kjøpt en hyttetomt med en forventning om at løyper kjøres opp i en bedre og hyppigere kvalitet enn i dag. Det er viktig å understreke at scooter oppkjørte løyper er et omfattende arbeid som tar mye tid. Styret har også vært i dialog med Sørvestre Vassfaret Vel (Veneli) for å få til felles løsninger. Begge velene er innstilt på dette og vil fortsette samarbeidet. En mulig sponsing av løyper fra andre interessenter har vært vurdert. Kommentarer fra velets medlemmer: Medlemmer er innstilt på å betale for løyper forutsatt at det inngås en avtale. Dette er en forutsetning for mange for å bruke hyttene og å kjøpe tomt i området. Det har eksistert avtaler men det var en utfordring for grunneierne å følge avtalen og flere av medlemmene klaget på utførelsen. Flere medlemmer understreker at tomter er solgt tomter med godt oppkjørte løyper. Oppfordrer styret til å komme med nye forslag til løsninger. Det hadde vært en fordel om grunneierne kunne være tilstede på møtene. Styret kan også vurdere et løypelag. Styret har også kommentert en utviklingsplan for kommunene som kommunen har invitert styret til å mene noe om. Vedtak: Generalforsamlingen slutter seg til styrets forslag. Generalforsamlingen understreker at tometer selges med godt oppkjørte løyper og at styret understreker dette mot grunneierne og at medlemmene er villige til å bidra økonomisk uten at styret kan binde medlemmene. 6.2 utslipp Damtjernallin Utslipp ved Damtjernhallin. Ref sak fra generalforsamling 2010. Styret har vært i kontakt med grunneiere og kommune. Kommunen har ikke mottatt noen klager, men det er klart at tiltak må iverksettes for å stoppe utslipp av kloakk til terrenget. Vedtatt: Vedtatt slik styrets forslag ble lagt fram, uten kommentarer fra medlemmene. 6.3 Veiavtale Forslag til ny veiavtale. Styret redegjorde for arbeidet med en ny veiavtale. Styret har fremmet flere forslag til avtale. Grunneiere var positive til å se på ulike modeller men styret har ikke mottatt noen konkret tilbakemelding fra veilaget (grunneierne) men mottok en henvendelse i går om at veilaget fremdeles er positive og ønsker å gå videre med å se på en ny avtale. Vedtak: Generalforsamlingen sluttet seg til styrets forslag, uten kommentarer. 3 av 5
Sak 7 Valg av styre Valg i henhold til vedtekter Valgkomiteens leder gikk igjennom styrets sammensetning og presenterte kandidatene på listen som lagt fram for generalforsamlingen. Ingen benkeforslag. STYRET: Styreleder/formann : Ketil Omberg Styremedlem : Hans Jørgen Mikkelsen Styremedlem : Erik Frode Hansen Styremedlem : Fridtjov Tjemsland Styremedlem : Viggo Henriksen VALGKOMITEEN Valgkomiteen styrkes da med Kjetil Gamre og vil bestå av : Ove Soltvedt Liv Jakobsen Kjetil Gamre Lars Bjørnstad REVISOR Revisor : Ulf Terje Olsen Vedtak: Valgkomiteens forslag vedtatt ved akklamasjon uten kommentarer. Revisor vedtatt ved akklamasjon. Valgkomiteens leder takket av tidligere medlemmer. Styret ønsker de nye medlemmene velkommen til spennende jobber i Skarsdalen Vel. Møtet sluttet 20:10. 4 av 5
Vedlegg (budsjett 2011) Budsjett 2011 Regnskap 2010 Konto Post Antall Stk. pris Beløp Antall Stk. pris Beløp B 2010 RESULTAT -34 000-14 285,78-37 650 100 INNTEKTER 50 000 51 952,97 66 850 110 Medlemskontingent (restanseinnbet. vår) 40 250 10 000 34 212 7 200,00 18 250 111 Medlemskontingent (ordinær innbet. høst) 180 200 36 000 175 200 35 050,00 45 000 112 Medlemskontingent for neste år 4 200 800 3 200 600,00 1 000 120 Salg turkart 12 250 3 000 16 250 4 000,00 2 500 130 Renter 200 102,97 100 150 Sponsorinntekter 0 5 000,00 0 200 UTGIFTER 84 000 66 238,75 104 500 201 Porto for utsending til medlemmene 1 500 660,00 1 500 202 Kopiering for utsending til medl. 400 0,00 400 203 Kontorutgifter (Konvolutter mv.) 500 0,00 500 204 Finansutgifter (Kontogebyr mv.) 100 32,00 100 205 Utgifter til generalforsamling og styremøter 2 500 1 089,00 2 000 206 Reiseutg. til møter m. Flå kom. + Veilaget 1 500 0,00 1 500 221 Abonnement og medlemsskap 3 500 3 140,00 3 500 225 Nettside 7 500 7 131,25 7 000 230 Løypekjøring uten avtale årets sesong 40 000 20 000,00 40 000 231 Løypekjøring uten avtale 2008-2009 0 30 000,00 30 000 232 Skilting av stier og løyper 3 000 0,00 3 000 235 Påskeskirenn 7 500 2 186,50 4 000 260 Bidrag til komitéene (inkl. drift Harehopp) 15 000 0,00 10 000 261 Harehopp: Årsavgift etter avtale med eier 1 000 2 000,00 1 000 300 Postbanken konto 0530 58 36143 310 Saldo pr 1.1.2011 85 405,21 320 Resultat 2010-34 000,00 330 Saldo pr 31.12.2011 51 405,21 Postmerknader 110 Samlekonto for restanser. Stykkpris kr 250 inkl. purregebyr kr 50. 111 Det er ca 245 registrerte hytter i Skarsdalen. Det budsjetteres med at 220 betaler velkontingent, derav 180 om høsten. 112 Konto for å fange opp medlemmer som betaler 2x for samme år. Nr 2 bokføres på neste år. 120 Antar 12 solgte kart. 130 Renteinntekten er lav på foreningskonto. Høyere rente krever personlig konto, noe som ikke er aktuelt for velet. 150 Inntekten i 2010 anses som et engangstilfelle, det antas ingen inntekt i 2011. 201 Tar ut fra erfaring høyde for noe utsending med papirpost. Tilsvarende for postene 202 og 203. 204 Fanger opp eventuell moderat gebyrøkning. 205 Fanger opp eventuell moderat kostnadsøkning. Tilsvarende for post 206 221 Hallingdølen og Norges hytteforbund. Fanger opp en viss økning i abonnementsprisene. 225 Utgifter til full omlegging ble tatt i 2010. Tar høyde for evt oppgradering med webkamera i 2011. 230 Maksimal beløpsramme. Styret kan betale for løypekjøring innenfor denne rammen etter nærmere vurdering etter sesongen. 231 Ekstraordinær betaling i 2010, for tidligere år. Ikke aktuelt for 2011. Posten er bare med pga regnskapet for 2010. 232 For å dekke opp eventuell supplering av skiltingen samt reparasjon av skadete skilt. 235 Startnummer og premier mv. 260 Fiskegruppen, løype- og turstigruppen og Harehopp-gruppen (drift og vedlikehold). Harehopp-hytta ble skadet av isgang høsten 2010. Budsetterer med økte utgifter til rep. og vedlikehold. 261 Årsavgift kr 1000 etter bruks- og vedlikeholdsavtale mellom velet og eieren av Harehopp. 5 av 5