Det innkalles med dette til det 34. ordinære årsmøtet i Skjelsvik Båtforening. Møtet holdes tirsdag 29/11-2016 kl 18.30 i Herøyahuset. Til behandling foreligger: 1. Forretningsorden: Godkjenning av innkalling og saksliste 2. Valg av møteleder og referent 3. Valg av 2 medlemmer til å underskrive protokollen 4. Styrets årsberetning 5. Regnskap og revisjonsbetraktning 6. Årsmøtet innvilger styret ansvarsfritak 7. Innkomne forslag 1. Overgang til elektronisk kommunikasjon (fakturaer, innkallinger, osv). Bruk av hjemmeside for vaktliste, mv. 2. Utskifting av utriggere på innsiden av bølgebryter 3. Parkeringsordning oppheves i vinterhalvåret, Starter ved uttak og stopper ved opptak 8. Budsjett 2017 9. Fastsettelse av kontingent, avgifter, leier og gebyrer 10. Valg
Sak 4: ÅRSBERETNING 2016 SKJELSVIK BÅTFORENING Tillitsvalgte På foreningens 33. ordinære årsmøte tirsdag 24/11-2015 ble følgende tillitsvalgte oppnevnt: Styre Revisor Styreleder: Oddvar Holmer (valgt for 2016-2017) Kasserer: Bjørn Lie ((valgt for 2016-2017) Sekretær: Kjetil Stordalen (valgt for 2015-2016) Styremedlem: Torbjørn Krogstad (valgt for 2016-2017) Styremedlem: Eivind L. Apalnes (valgt for 2015-2016) 1. varamedlem: Geir Bjarne Sørensen (valgt for 2016-2017) 2. varamedlem: Svein Hørta (valgt for 2015-2016) 1. revisor: Geir Sundmark (valgt for 2016-2017) 2. revisor: Karl Henrik Jensen (valgt for 2015-2016) Havnekomite Leder: Eivind L. Apalnes (valgt for 2015-2016) Medlem: Kjell Theodorsen (valgt for 2016-2017) Medlem: Finn Roar Andersen (valgt for 2016-2017) Medlem: Richard Kleiv (valgt for 2016-2017) Medlem: Roald H. M. Johansen (valgt for 2016-2017) Medlem: Christian Tufte (valgt for 2016-2017) Medlem: Rolf K. Nilsen (valgt for 2015-2016) Medlem: Henning Hansen (valgt for 2015-2016) Medlem: Stian Tufte (valgt for 2015-2016) Arrangementskomite Leder: Torbjørn Krogstad (valgt for 2016-2017) Medlem: Svein Hørta (valgt for 2015-2016) Medlem: Trond Namløs (valgt for 2015-2016) Valgkomite Halvard Berg (leder), Karin H. Knudsen, Sjur Keim, alle valgt for 1 år
Møter Det er holdt 6 styremøter og saker er i tillegg fulgt opp via mail og telefon. Spesielt har oppfølging av det nye bryggeanlegget med omrokkering av båtplasser, oppfølging av ny parkeringsordning og behandling av nytt bobleanlegg vært arbeidskrevende.. Foreningen er også i konflikt med grunneier av g.nr./b.nr. 60/196, 60/124 og 60/151 med i alt 266 m2 om hvorvidt disse er omfattet av avtaleforholdet. Styret har sammen med de respektive grunneierne godkjent avtaler med Porsgrunn kommune vedrørende den del av kyststien som går over vårt område. Parkeringsordningen Ny parkeringsordning med elektronisk skiltkontroll ble innført fra 1. mai. Kontrakten med Security Park er på tre år som er korteste kontrakstid for parkeringstjenester. Ordningen administreres av båtforeningen ved at det er vi som gir tilgang til medlemmene med båtplass til å registrere kjøretøy på «leieparkering.no». Alle henvendelser om parkering skal meldes inn på nettadressen parkeringsbf@gmail.com. Oppstarten med frist for registrering innen 21. mars gikk tregt. Kun halvparten av båtplasseierne meldte inn biler innen fristen til tross for egen info pr. post og info på nettsiden. I juli var det fortsatt 30 som ikke var registrert. Det er også lagt inn en rekke servicebiler for kortere eller lengre tidsrom. Bestillingen av dette går kun på sms til nr. 95007140 av hensyn til dokumentasjon på bestillingen. Det er et viktig prinsipp at det alltid er bileier som er ansvarlig for at opplysningene i systemet er korrekt. Fra mai tom august er det skrevet ut 150 bøter. Av disse har vår egen administrator slettet 17 som var feil ilagt. Den vanligste årsaken til sletting av bot har vært feil innmelding av bilnummer. Slik styret vurderer det har parkeringsordningen fungert etter hensikten som var å hindre fremmedparkeringen på området. Ordningen virker å ha «satt seg» og det er i dag få henvendelser til administrator om parkeringen. Vedlikehold, dugnader, nattevakt 1. Utbedret jordfeil på kabel over til kamera ytterst på tangen landet, denne er nå erstattet med ny kabel. 2. Lappet på hull i betong brygge 3. Det har vert rotter i klubbhuset sist vinter, fjerning av dyr og forbyggende tiltak er iverksatt. 4. Montert nummerskilt på de nye bryggene 5. Utbedret strømmangel i siste strømstolpe på bølgebryter 6. Skiftet 1 strømstolpe på tangen (er i bestilling pr dato) 7. Dugnads gebyrer for 2016: 42 stk 8. Det er 11 stk. som ikke har møtt til nattevakt
Medlemsmasse / båtplasser Medlemmer med båtplass: 240. Medlemmer uten båtplass: 64. Sum antall medlemmer: 304. Plassfordelingen etter etablering av nye brygger er som følger: Breddemeter Antall Ledige 1,4 7 0 2,0 3 1 2,5 3 0 3,0 53 1 3,5 88 0 4,0 54 1 4,5 35 0 5,0 7 0 Sum 250 3 Som kjent nullstilles ansienniteten ved bytte av båtplass når dette ikke initieres av foreningen. For lettere å holde orden på ny ansiennitet har styret vedtatt å endre medlemsnummer slik at medlemmer ved plassbytte får neste ledige medlemsnummer. Opprinnelig medlemsnummer merkes i foreningens EDB-system for evt prioritering ved opplag.( For å ivareta gml passus om prioritet ved vinteropplag). Salg, leie, bytte og kjøp av båtplasser Det er omsatt 33 båtplasser i 2016 og det har vært fremleid 9 plasser med samlet leie kr 45.800. Fremleier har fått refundert vedlikeholdsavgiften. Leier har plikt til vakt og dugnad. Vi har hatt ca 40 stk som har ønsket å kjøpe båtplass, og 17 stk. som har ønsket å leie. Pt. har vi klare 6 båtplasser (ledige pluss meldt inn for salg) som blir lagt ut for salg etter 1. mars 2017. Etableringen av «ny» havn med omrokkering av båtplasser har for første gang på 30 år gjort at vi klarte å tømme ventelisten våren 2016. 8 medlemmer har 2 rettigheter/båtplasser og 3 båtplasser eies av foreningen. Utdrag av videoovervåkingslogg Det er innmeldt tyveri av en påhengsmotor fra en av båtene som står i kanten mot Kloppevegen noen uker før uttak. Hendelsen ble meldt inn for sent slik at opptaket hadde blitt foreldet og slettet. Kameraet som har vært rettet mot bølgebryter har vært uten strøm i sommer og ble utbedret nå i høst. Det er et kamera som har vært defekt på Tangenlandet og dette er utbedret. Utdrag av nattevaktslogg
Et stille og rolig vakt år med ingen unormale hendelser å rapportere. Takk til Røde Kors for vakter i ferien og helger. Regnskap og revisjonsbetraktning Regnskap og balanse legges på hjemmesiden (krever medlemsinnlogging) så snart disse er ferdigbehandlet av styret og presenteres i tillegg på årsmøtet. Oppfølging fra forrige årsmøte Årsmøtet 2015 ønsket bedre informasjon fra styret og styret har møtt dette ved økt bruk av hjemmesiden. Det er litt i overkant av 230 registrerte brukere på våre web-sider. Det ble stor pågang for å brukertilgang når bryggeoversikten ble lagt ut i våres. Vi har benyttet oss av masseutsending av e-post ved et par anledninger for å informere om viktig informasjon på hjemmesiden. SAK 7: INNKOMNE FORSLAG Styret fremmer følgende saker for behandling på årsmøtet: 1. Fra papirutsendelser i posten til elektronisk kommunikasjon via mail og hjemmeside Det har også tidligere vært fremmet forslag om overgang fra brev i posten til elektronisk utsendelse til medlemmene, og styret vurderer at vi nå har et så godt e-mailregister at dette vil være en fullgod løsning. Vi vil på denne måten spare porto og arbeid med postutsendelser og vil få en mer effektiv distribusjonsform. Beregnet kostnadsbesparelse ca kr 25.000 pr år. Allerede i dag er det medlemmenes ansvar å melde adresseendring til foreningen. Vi ser at det hvert år er noen som glemmer dette, med de problemer som dette medfører. Tilsvarende vil en ordning med overgang til elektronisk informasjon (utsendelse på mail og bruk av hjemmesiden) kreve at medlemmene holder adressen a jour. Hjemmesiden tas i bruk for endringer både av postadresse, telefon og mailadresse. Medlemmer som ikke har mailadresse eller tilgang til hjemmesiden må alliere seg med familie, venner eller kollegaer i båtforeningen for tilgang på informasjonen. Styret kjenner kun et fåtall medlemmer uten mailadresse. Forslag til vedtak: Ordningen innføres fra 1/1-2017. 2. Utskifting av utriggere på innsiden av bølgebryter
Styret ser at utriggerne på innsiden av bølgebryteren burde vært byttet sammen med utskiftingen av bryggeanlegget i år. Vi har innhentet budsjettpris stor kr 284.000 ekskl. mva. ferdig montert for utriggere tilsvarende hva vi nå ellers har. Forslag til vedtak: Disse skiftes ut i 2017. I tillegg har det kommet inn følgende forslag: 3. Parkeringsordning oppheves i vinterhalvåret, Starter ved uttak og stopper ved opptak. Dette må i tilfellet reforhandles med Security Park. Forslag til vedtak: Styret bes søke å reforhandle kontrakten til ikke å gjelde i vinterhalvåret. SAK 8: BUDSJETT 2017 og SAK 9: FASTSETTELSE AV KONTINGENT, AVGIFTER, LEIER OG GEBYRER Budsjettet for 2017 er satt opp med styrets forslag til tiltak og kontingenter, avgifter, leier og gebyrer. Sak 8 og sak 9 behandles derfor i sammenheng. Hovedposter innarbeidet i budsjett for 2017 sml med 2016: 1. Nye utriggere på F-pir (se eget forslag om dette) 2. Avdrag og renter på lån normaliseres til en årlig nedbetaling 3. Medlemsavgiften indeksreguleres og boblehavnavgift tas inn. Andre avgifter reguleres ikke. 4. Trykksaker og porto reduseres pga overgang til mailutsendinger (se eget forslag om dette) 5. Etablering av boblehavn belastes i sin helhet 2016-regnskapet Styret tar sikte på å legge ut forslaget på vår hjemmeside i forkant av årsmøtet (krever innlogging med brukeridentitet). Kassereren presenterer styrets forslag i årsmøtet, dette diskuteres og stemmes over. SAK 10: VALG Valgkomiteens leder presenterer forslag til tillitsvalgte for de tillitsverv hvor det er valg på dette årsmøtet.